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Neues Reisekostenrecht ab 2014für ambulante Pflegedienste und Pflegekräfte

www.gmb-beratung.de Referent: Ivonne Beutler, StBin 2

Agenda

Definitionen

Fahrtkosten

Verpflegungsmehraufwendungen

Übernachtungskosten

Fazit

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Definitionen

Erste Tätigkeitsstätte

Erstmals Definition der regelmäßigen Arbeitsstätte im Gesetz

§ 9 Abs. 4 EStG

Alle ambulanten Pflegekräfte hatten bisher eine regelmäßige Arbeitsstätte

dort, wo die Leitung ihren Sitz hat und somit der Austausch mit der

Pflegedienstleitung bzw. den Kollegen stattfand und die Pflegedokumentation

verrichtet wurde.

Definiert als:

• ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten

Der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist.


Definitionen


dauerhafte Zuordnung:

• die der Arbeitgeber im Arbeitsvertrag festlegt (dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegungen)

fehlt eine Festlegung :

• oder ist diese ungenau, erfolgt die Zuordnung nach quantitativen Kriterien:

• Typischerweise arbeitstäglich oder

• je Woche zwei volle Arbeitstage oder ein Drittel der vereinbarten Arbeitszeit,

• und der Arbeitnehmer dort seine eigentliche Tätigkeit erbringt


Definitionen


Empfehlung:

• Prüfung der Arbeitsverträge zum 01.01.2014

• Steuerrecht folgt der arbeitsvertraglichen Festlegung

Bezüglich der Frage, ob eine ambulante Pflegekraft eine erste Tätigkeitsstätte hat, sind die Antworten auf zwei Fragen ausschlaggebend:

1. Hat der Arbeitgeber für die Pflegemitarbeiter eine bestimmte ortsfeste betriebliche Einrichtung dauerhaft als erste Tätigkeitsstätte arbeits – oder dienstrechtlich festgelegt?

2. Soll der Arbeitnehmer dauerhaft an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden?


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Definitionen

Fahrtkosten



Fazit

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Fahrtkosten

bei Fahrten Wohnung und Arbeitsstätte (erste Tätigkeitsstätte) Entfernungspauschale

• wie bisher 0,30 € je vollen Entfernungskilometer

• nicht steuerfrei erstattungsfähig aber

• Erstattung + pauschale Besteuerung durch AG (15%) möglich

Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte,

• auch anzuwenden bei Fahrten zu festgelegten Treff- oder Sammelpunkten

• Statt Ansatz der Fahrtkosten Begrenzung auf Entfernungspauschale

Hinweis:

• bis Veranlagungsjahr 2013 können nach der neuen BFH – Rechtsprechung 0,30 € pro gefahrenen Kilometer geltend gemacht werden


Fahrtkosten

bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit

Ansatz in Höhe der tatsächlich entstanden Aufwendungen

• Individueller Kilometersatz

• abgeleitet aus den Gesamtkosten des jeweiligen Kfz für 12 Monate

• Ansatz bis zur wesentlichen Änderung der Verhältnisse (Ablauf AfA-bzw. Leasingzeitraums)

• Unterlagen sind zum Lohnkonto zu nehmen

Ersatzweise pauschale Kilometersätze,

• Typisierend nach Art des benutzten Verkehrsmittels

• Pkw wie bisher 0,30 € je Kilometer

• Aufwendungen für laufenden Betrieb des Kfz abgegolten


Fahrtkosten

Fahrtkosten / öffentliche Verkehrsmittel Bahn, Bus, Taxi, Schiff, Flugzeug

Wahl der höheren Tarifklasse ist zulässig

Taxikosten, z. B. für Fahrt zum Bahnhof

Kosten für Mietwagen

Fahrpreis plus Zuschläge

Fahrkarten/Rechnungen sind als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren

• es genügt auch, wenn sich aus anderen Unterlagen wie Hotelrechnungen, Korrespondenz die Auswärtstätigkeit ergibt

• Fahrtkosten müssen dann geschätzt werden

Kosten Bahncard können steuerfrei ersetzt werden, wenn dies im Ergebnis für AG günstiger ist


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Fahrtkosten



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Verpflegungsmehraufwendungen Nur noch zweistufige Staffelung

• Bei einer Abwesenheit von mind. 8 h: 12 €

• Bei einer ganztägigen Abwesenheit: 24 €

• Bei mehrtägigen Reisen: - An- und Rückreisetag 12 €

- ohne Mindestabwesenheitszeit

• Ausland: jeweiliger Länderpauschbetrag

3 Monatsfrist bleibt grundsätzlich

• Neubeginn bei Unterbrechung von „mindestens 4 Wochen“- Greift laut Formulierung im Gesetz

- Gesetzesbegründung besagt: auch bei Urlaub oder Krankheit


Verpflegungsmehraufwand

Eintägige Auswärtstätigkeit

Haben die ambulanten Pflegekräfte keine erste Tätigkeitsstätte, liegt an jedem Arbeitstag eine eintägige Auswärtstätigkeit vor.

Bei Abwesenheit von mehr als acht Stunden kann der Arbeitgeber einen Pauschbetrag von 12 € steuerfrei an die betroffenen Arbeitnehmer auszahlen.

Zahlt der Arbeitgeber grundsätzlich keine Verpflegungspauschalen an die Pflegekräfte, können die Arbeitnehmer diese als Werbungskosten ansetzen.



Beispiele Eine ambulante Pflegekraft hat eine Vollzeitbeschäftigung.

• Arbeitstage 250 Tage

• Urlaubstage 30 Tage

• Krankheitstage 16 Tage

• Tage der

Auswärtstätigkeit 204 Tage

• Maximale Pauschale 12 € x 204 Tage = 2.448 €



Dienstreise:

• Der Arbeitnehmer A ist auf einer dreitägigen Auswärtstätigkeit. Der Arbeitgeber hat für den Arbeitnehmer in einem Hotel zwei Übernachtungen jeweils mit Frühstück sowie am Zwischentag ein Mittag- und ein Abendessen gebucht und bezahlt. Der Arbeitnehmer A erhält vom Arbeitgeber keine weiteren Reisekostenerstattungen


Anreisetag (unabhängig vom Beginn der Dienstreise) 12,00 Euro

Zwischentag (Abwesenheit 24 Stunden) 24,00 Euro

Kürzung wegen Verpflegung

1 x Frühstück 4,80 Euro 4,80 Euro

1x Mittagessen: 9,60 Euro 9,60 Euro

1x Abendessen: 9,60 Euro 9,60 Euro 0 Euro

Rückreisetag (unabhängig vom Ende der Dienstreise) 12,00 Euro

Kürzung wegen Verpflegung

1 x Frühstück 4,80 Euro 4,80 Euro 7,20 Euro

Steuerfreie Erstattung Verpflegungsmehraufwand 19,20Euro


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Übernachtungskosten tatsächliche Aufwendungen für eine Unterkunft als WK

AG kann anstelle der tatsächlichen Kosten ohne Nachweis folgende Pauschalen steuerfrei erstatten (LStR 9.7 Abs. 3) :

• Im Inland 20 € je Übernachtung

• Im Ausland ausgehend von den Pauschalen laut Ländertabelle

bei privater Mitnahme von Personen, nur die Aufwendungen, die bei alleiniger Nutzung angefallen wären abzugs- bzw. erstattungsfähig

Zeitliche Begrenzung:

• 48 Monate, danach nur Höchstbetrag für doppelte Haushaltsführung

• nach 48 Monaten im Inland höchstens 1.000 € im Monat

• Zeit beginnt neu nach Unterbrechung von mindestens 6 Monaten



Übernachtungskosten Beispiel private Mitnahme von Personen:

• Der Arbeitnehmer wird auf einer einwöchigen beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit von seinem nicht berufstätigen Ehegatten begleitet. Die Übernachtungskosten für das Doppelzimmer betragen 120 € für zwei Personen. Die Kosten für das Einzelzimmer hätten 100 € betragen.

Die Übernachtungskosten sind nur i. H. der Kosten für ein Einzelzimmer (100 €) beruflich veranlasst.


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Fahrtkosten



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Fazit

Reisekostenreform bringt finanzielle Vorteile für ambulante Pflegedienste bzw. ihre Arbeitnehmer

Wesentliche Neuerung:

• Ambulante Pflegekräfte haben in der Regel keine erste Tätigkeitsstätte und sind damit auswärts tätig.

Reisekosten können vom Arbeitgeber steuer – und sozialversicherungsfrei ausgezahlt oder vom Arbeitnehmer im Rahmen der persönlichen Veranlagung als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Im Wesentlichen handelt es sich um die Verpflegungspauschalen bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden.

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Erstattungen durch Arbeitgeber

Rechtsgrundlage § 3 Nr. 16 EStG

Steuerfreier Arbeitgeberersatz/ Werbungskostenabzug möglich für Fahrtkosten

Mehraufwendungen für Verpflegung


Reisenebenkosten

Nicht erstattungsfähig Aufwendungen für Bekleidung, Koffer u.a. Reiseausrüstung, selbst wenn

diese Gegenstände nur für die Auswärtstätigkeit angeschafft wurden

Referent: Ivonne Beutler, StBin 20

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