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strategische steuerung in der gemeinde

erfahrungen dergemeinde bassersdorf

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1. Einbindung von Behörden mit selbstständiger Verwaltungs-befugnis in das strategische Steuerungssystem einer Gemeinde

2. Mögliche Lösungsansätze auf heutiger gesetzlicher Grundlage am Beispiel der Gemeinde Bassersdorf

3. Auswirkungen des neuen Gemeindegesetzes

präsentation | ziele

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ausgangslage | kurzporträt bassersdorf

_ 11‘000 Einwohner_ Bevölkerungswachstum: 21,7% (letzte 5 Jahre)_ Steuerfuss 99%_ Einheitsgemeinde seit 2006_ Gemeinderat (7 Mitglieder), Schulpflege (9), Sozialbehörde (7)_ Diverse unselbstständige Kommissionen, u.a. Bau-, Planungs-und Werkausschuss sowie Liegenschaftenausschuss

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strategische steuerung | bisher

bau + werke (z.b.) bildung f + l sozialessicherheitpräsidialesg + k

legislaturziele

1 2 3 4 1234 1234 1234 1234 1234 1234

projekte + aufgaben projekte +aufgaben

projekte +aufgaben

projekte +aufgaben

projekte +aufgaben

projekte +aufgaben

projekte +aufgaben

Themen-schwerpunkte

Themen-schwerpunkte

Themen-schwerpunkte

Themen-schwerpunkte

Themen-schwerpunkte

Themen-schwerpunkte

Themen-schwerpunkte

legislaturzielelegislaturzielelegislaturziele legislaturziele legislaturzielelegislaturziele

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strategische steuerung | erkenntnisse

1. Ressortübergreifendes Denken und Handeln gering ausgeprägt

2. Kommissionen mit selbstständigen Verwaltungsbefugnissen nicht eingebunden

3. Enge Koppelung zwischen Ressortvorsteher und Abteilungsleitung� erschwert Trennung von strategisch und operativ� erschwert abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

4. Geringer zeitlicher Fokus (4 Jahre/Legislatur)

5. Starker Abteilungsfokus erschwert in der Verwaltung übergreifendes Denken und Handeln in Prozessen

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modell bassersdorf | strategische steuerung

Gemeinderat und Kommissionen sind auf "gleicher Augenhöhe" (gleiche Rechte/Pflichten)

Kommissionen steht es offen, sich am Prozess der stärkeren Trennung von operativer + strategischer Ebene zu beteiligen.

LösungsansatzProblematikAusgangslage

Gemeinderat kann ein einheitliches Steuerungssystem nicht "verordnen"

Kommissionen müssen Schwerpunkte nicht aus den Stoss-richtungen des Gemeinderats ableiten

Stossrichtungen können wider-sprüchlich sein

Stossrichtungen werden auf Stufe der Präsidenten inhaltlich überprüft und konsoli-diert.

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modell bassersdorf | budget + finanzplanung

Finanzplanung + Budgetierung muss letztlich in einem Finanzplan und einem Budget vereinigt werden.

Kommissionen mit selbstständigen Verwaltungsbefug-nissen geniessen eigene Budgethoheit

LösungsansatzProblematikAusgangslage

Uneinheitliche Auf-gaben- und Finanz-planungssysteme

Eigeninteresse liegt oft über dem Gesamt-interesse

Gemeinsame, einheit-liche Budgetrichtlinien verabschieden

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modell bassersdorf | operative steuerung

Abteilungen arbeiten sowohl für Gemeinde-rat als auch für Kom-missionen mit selbst.Verwaltungsbefugnis

LösungsansatzProblematikAusgangslage

Keine allgemeingültige Weisungen für Verwal-tung möglich

Uneinheitliche Verwal-tungsorganisation, hoher Koordinations-aufwand, Intranspa-renz, komplizierte Entscheidungswege, Abgrenzungsprobleme

Aufgaben, Projekte werden mit einheit-lichen Hilfsmitteln, Instrumenten geplant und überwacht

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Verwaltungs-strategische Ebene (GL)

Politisch-strategischeEbene

operative Ebene(Abteilungen)

1

2

3

4

5

Stossrich-tungen

GR

Schul-pflege

Sozial-behörde

y

v

z

w

Ressortüber-greifend,inhaltsähnlich

Behörden-spezifisch

D

B

E

C

Verwaltungsintern identifizierte Handlungsbedarfe (aus Stärken-/Schwächenanalyse)

Abteilungsspezifische Anforderungen aus laufendem Betrieb

Massnahmenpläne aufAbteilungsebeneStrategy Map und BSC

Aus behördenspezifischen Stossrichtungen abgeleitete Projekte, Massnahmen für

jeweilige Abteilung

z.B. Abt. Bildung

FinanzplanBudget

Aus Stossrichtung

Abteilungsspezifisch

Behörden-spezifisch

x

Behörden-spezifisch,nicht abteilungsrelevant

operative Ebene (Schulleitung)A

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Effektive Gemeinde-Organisation aufbauen

Bürg

er

Finan

zen

Pro

zesse

Potentiale /

Mitarb

eitende

Fam ilientaugl. Angebote

Bürgertaugliche Öffnungsz eitenAttraktiver Dorfkern

Naturschutz- und Naherholungsgebiete sichern

Zusammenarbeit der Abteilungen stärken

Kulturelle Anlässe organisieren

Trägerschaft für Betreuung Kleinkinder sichern

Mögliche strategische Positionierung

Einfache, bequeme Leistung im Internet

1. Die Gemeinde Bassersdorf greift den Trend der wachsenden Anzahl PendlerInnen auf und positioniert sich als wohnliche Gemeinde mit einem intakten Gemeindeleben.

2. Die Gemeinde Bassersdorf greift den Trend der zunehmenden Digitalisierung auf und nutzt ihn positiv zur Schaffung einer bürgernahen Behörde.

Kosten senken im Einkauf der Verwaltung

Attraktiver Steuerfuss

Perspektiven

Ziele unterstütz en einander von unten nach oben

Beispiel

Strategy Map: ZielsystemJedes Ziel wird mittels Messgrössen und Projekten weiter konkretisiert und kann so in der Realisierung von der Verwaltungund dem Gemeinderat überwacht werden

Strategisches Ziel

Ziel-

VerantwortlicheR

(Geschäftsleitung) Messgrösse Zielwert 2010

Zielwert

2011

Massnahmen/

Projekte Budget

Meilen-

steine

Quartal 1 Quartal 2 Q 3 Q 4

Attraktiver Dorfkern AB

Frequentierung

Dorfplatz als

Treffpunkt

mind. 300 h im

Jahr

mind. 400 h im

JahrNeugestaltung Dorfplatz y Jul 10

….

Kostenreduktion XYBeschaffungskosten

Verwaltung

höchstens xy

CHF / Jahr

höchstens xy

CHF / Jahrkoordinierte Beschaffung x Dez 10

….

Naturschutzgebiete

sichernQS

Fläche

Naturschutzgebiete

mindestens xy

Hektar

mindestens xy

HektarZonen ausweisen z Sep 10

….

Zusammenarbeit

Abteilungen ausbauenUV

Mitarbeiterumfrage zur

Zusammenarbeit

mindestens 70%

sehr zufrieden

mindestens

80% sehr

zufrieden

reglemässiger Infolunch mit

Kurzpräsentationen aus

allen Abteilungen

a Mai 10

….

Ist-Wert-Reporting2010

Beispiel einer Balanced Scorecard (Auszug)

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strategische steuerung heute | fazit

1. Grosser Koordinationsaufwand für Behörden und Verwaltung

2. Abhängig vom Willen zur Zusammenarbeit zwischen Gemeinderat und Kommissionen mit selbstständiger Verwaltungsbefugnis

3. Verlust von Synergien

� Gemeinderat, Schulpflege und Sozialbehörde Bassersdorf haben sich für ein "Miteinander mit gleichen Kompetenzen" statt ein "Nebeneinander mit gleichen Kompetenzen" entschieden

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neues gemeindegesetz | modell

1. Kommissionen sind dem Gemeinderat untergeordnet� handeln gemäss Vorgaben des Gemeinderats� ersetzen Gemeinderat bei Entscheiden, die

politisch/strategisch sind oder grosses Ermessen erfordern

2. Verwaltungsangestellte entscheiden Aufgaben im Rahmen der Rechtsanwendung� handeln gemäss Vorgabe der Behörde (Gemeinderat /

Kommissionen)

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neues gemeindegesetz | auswirkungen

1. Ermöglicht eine einheitliche strategische Führung� weg vom "Gärtlidenken" und von Partikularinteressen

2. Vereinfacht Behördenstruktur� weniger Nahtstellen, geringerer Koordinationsaufwand

3. Sinnvolle Aufteilung der Aufgabenerfüllung auf Kommissionen und Verwaltungsangestellte� massgeschneiderte Lösungen möglich

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Verwaltungs-strategische Ebene

Politisch-strategischeEbene

operative Ebene(Abteilungen)

Politische Stossrichtungen Gemeinderat

Konkretisierung der politischen Stossrichtungen

Operative Um-setzung durch Verwaltung

neues gemeindegesetz | auswirkungen

FinanzplanBudget

Kommissionen mit Entscheidungs-befugnissen

Kommissionen mit Entscheidungs-befugnissen

Verwaltungs-angestellte mit Entscheidungs-befugnissen