Studie: Betriebliche Projektwirtschaft - Eine Vermessung

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(Erscheinungsdatum Januar 2010) Die heute global erforderliche Flexibilität, Schnelligkeit und Innovationskraft sind mit herkömmlichen Organisationsstrukturen nur noch schwer zu erreichen. Dies bestätigt die vorliegende Studie des Institutes für Beschäftigung und Employability (IBE), die im Auftrag von Hays durchgeführt wurde. Projektwirtschaft heißt daher das Zauberwort. Im Rahmen der Studie wurden 298 Entscheider aus Konzernen und mittelständischen Unternehmen im deutschsprachigen Raum zu Struktur, Verbreitung, Organisation und der zukünftigen Entwicklung von Projektwirtschaft befragt. Außerdem wurden die Vorteile, Problemstellungen und Herausforderungen dieser Organisationsform herausgearbeitet. Wie sich zeigt, ist in der großen Mehrheit der Unternehmen Projektwirtschaft bereits fest etabliert. Projekte werden also nicht nur „ad hoc“ aufgesetzt, um aktuelle Problemstellungen schnell zu lösen, sondern strategisch genutzt und sind fest in den unternehmensweiten Planungsprozessen verankert. Nur so lassen sich die Vorteile projektwirtschaftlicher Prozesse – wie z.B. lösungsorientierteres und selbstständigeres Arbeiten der Projektteams – optimal nutzen. Entsprechend wird der Anteil von Projektwirtschaft in den Unternehmen auch in Zukunft weiter steigen. Wir wünschen Ihnen eine anregende Lektüre und neue und interessante Perspektiven für Ihren beruflichen Alltag.

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  • 1. 30 155515BETRIEBLICHEPROJEKTWIRTSCHAFT.EINE VERMESSUNG20Eine empirische Studie des Instituts fr Beschftigungund Employability (IBE) im Auftrag von HAYS

2. INHALT 1. Einfhrung und Ausgangsfragen 041.1. Fokus und Aufbau der Studie051.2. Methodik und Kennzeichnung der Stichprobe07 2. Verbreitung und Strukturbetrieblicher Projektwirtschaft 08 3. Zielstellungen, Motivationen und Herausforderungenprojektwirtschaftlicher Prozesse133.1. Aufgaben und Einsatzschwerpunkte betrieblicher Projektwirtschaft 133.2. Motivationen zur Einfhrung betrieblicher Projektwirtschaft143.3. Vorteile betrieblicher Projektwirtschaft 163.4. Hrden bei der Implementierung betrieblicher Projektwirtschaft 183.5. Die Grnde, warum Projekte scheitern 19 4. Organisation betrieblicher Projektwirtschaft214.1. Verortung, Beauftragung und Management 224.2. Rekrutierung und Zusammensetzung von Projektteams22 5. Kommunikation und Vernetzung innerhalb von Projekten245.1. Formen der Zusammenarbeit245.2. Kommunikationstools25 6. Prognose: Betriebliche Projektwirtschaft in zwei Jahren 26 7. Management Summary28Autoren:Prof. Dr. Jutta Rump (IBE), Frank Schabel (HAYS), Dr. David Alich (HAYS), Sibylle Groh (IBE)Betriebliche Projektwirtschaft | 3 3. 01 | EINFHRUNG UND AUSGANGSFRAGEN1.1. Fokus und Aufbau der StudieDie wachsende Vernetzung und die fortschreitendeZu diesen verschiedenen Themenbereichen wurden in Im Fokus dieser Studie steht eine grundlegende Organisation betrieblicher Projektwirtschaft: In diesemGlobalisierung der Weltwirtschaft erfordern der Zeit zwischen August und Oktober 2009 Entscheider Vermessung betrieblicher Projektwirtschaft. DieKapitel wird analysiert, wie in Unternehmen die Arbeitimmer schnellere Innovations-, Entwicklungs- undaus 293 Unternehmen befragt. Die Unternehmen sind Analyse liefert somit einen gesicherten Startpunkt und Kommunikation in Projektteams organisiert wird. AufProduktionszyklen. Die traditionellen Ablauf- und vornehmlich in Deutschland verortet. Entsprechend fr eine Diskussion heutiger und zuknftiger welchen Hierarchieebenen spielt sich ProjektwirtschaftAufbauorganisationen mit ihren formalisierten Prozessen ist ein kleinerer Anteil international angesiedelt. Dabei Organisationsstrukturen von Unternehmen. Darber mageblich ab? Wer beauftragt Projekte blicherweiseerweisen sich hier zunehmend als Hindernis. Eine wesentlich ergab sich ein erstaunlich klares Bild. Die groe Mehrheithinaus gibt sie dezidierte Hinweise auf die Potenziale und und inwieweit werden sie in unternehmerischehhere Agilitt versprechen dagegen projektwirtschaftlicheder Unternehmen setzt Projektwirtschaft nicht nur Herausforderungen betrieblicher Projektwirtschaft. Die Planungsprozesse strategisch integriert?Organisationsstrukturen, insbesondere wenn dieseregelmig, sondern auch strategisch ein. Sie ist fest in die Studie ist wie folgt gegliedert:betriebliche Projektwirtschaft d.h. die Arbeit in Projekten unternehmensweiten Planungsprozesse integriert.Zuknftige Entwicklung und Ausblick: Im letzten Abschnittauch im Rahmen des operativen Tagesgeschfts (siehe Verbreitung und Struktur betrieblicher Projektwirtschaft:erfolgt ein kurzer Ausblick auf die Zukunft der betrieblichenInfokasten) fest im Unternehmen verankert ist.Zunchst werden die wesentlichen Merkmale derProjektwirtschaft. Welchen Anteil wird sie im Vergleich zuProjektwirtschaft dargelegt: Wie hoch ist ihr Anteil inherkmmlichen Arbeitsablufen zuknftig haben? Wie vieleEmpirische Befunde ber Struktur, Dimensionen und Betriebliche ProjektwirtschaftUnternehmen? Wie viele Mitarbeiter arbeiten bereits in Mitarbeiter sind von der Arbeit in Projekten in welchemVerbreitung von betrieblicher Projektwirtschaft sindsolchen Strukturen? In welchen Unternehmensbereichen Umfang betroffen?bisher sehr rar. Die vorliegende Studie erhebt zum ersten Betriebliche Projektwirtschaft definieren wir als findet Projektarbeit am hufigsten statt? Wie lange dauernMal die Struktur und Verbreitung von Projektwirtschaftspezielle Organisationsform in Unternehmen. Projekte und wie gro sind die eingesetzten Teams?in Unternehmen. Dabei fokussiert sie die folgendenSie bezieht sich auf Gruppen von MitarbeiternFragestellungen: Inwieweit ist die betriebliche (Projektteams), die in zeitlich und thematischZielstellungen, Motivationen und HerausforderungenProjektwirtschaft bereits Alltag in den Unternehmen?begrenzten Projekten eingesetzt werden. Diesprojektwirtschaftlicher Prozesse: Das zweite Kapitel gibtIn welchen Ausprgungen und Unternehmensbereichen kann einen Teil oder aber die gesamte Arbeitszeit Antworten auf die Fragen: Fr welche Aufgabenstellungenfindet sie statt? Wie sind Projektteams strukturiert? von Mitarbeitern umfassen. Whrend mit Projekt- wird die betriebliche Projektwirtschaft genutzt?Welche Motivationen und Zielstellungen stecken hinter arbeit bisher eher besondere Aufgabenstellungen Welche internen und externen Ursachen frdern dieder Implementierung von Projektwirtschaft und welcheverbunden sind, gehren Projekte nun zumImplementierung projektwirtschaftlicher Prozesse? WelcheHindernisse gilt es zu bercksichtigen? Welche Vorteile Tagesgeschft. Zentrale Aufgabenstellungen vonHrden gilt es bei der Einfhrung von betrieblicherbietet diese Organisationsform? Und wie werden sich Unternehmen werden ber Projekte bearbeitet, so Projektwirtschaft zu meistern und was lsst Projektarbeitprojektwirtschaftliche Strukturen in Zukunft entwickeln?dass sich Projekte in der Organisation verfestigen. scheitern?4 | Betriebliche Projektwirtschaft Betriebliche Projektwirtschaft | 5 4. 01 | EINFHRUNG UND AUSGANGSFRAGEN1.2. Methodik und Kennzeichnung der StichprobeABBILDUNG 01: VERTEILUNG DER STICHPROBENACH GRSSE DER UNTERNEHMENZusammensetzung der Stichprobe nach Grenklassen Mittelstand 11 15bis 499500 bis 999 Grounternehmen 271000 bis 4999 47 5000 und mehr 74% Angaben in % aller befragten Unternehmen N = 293Die empirische Erhebung wurde mithilfe einereinen grundlegenden berblick ber unternehmensweiteanonymisierten Online-Befragung zwischen August und Prozesse und Strukturen besitzen. Die Teilnehmer derOktober 2009 durchgefhrt. Die identifizierten Ent- Befragung kommen aus unterschiedlichen Unterneh-scheider in den Unternehmen wurden durch E-Mails zurmensbereichen: Hier reicht das Spektrum von Per-Beantwortung eines Fragebogens eingeladen.sonalwesen, Unternehmensfhrung, Verwaltung undOrganisation bis hin zu IT sowie Forschung undInsgesamt beteiligten sich Entscheider aus 293 Unter- Entwicklung.nehmen unterschiedlicher Gren und Branchen an derBefragung. Wie Abbildung 1 zeigt, lassen sich 42 ProzentDie befragten Unternehmen verteilen sich ber sehrdem Mittelstand zuordnen, whrend 58 Prozent ausunterschiedliche Branchen. Die meisten Firmen sind demGrounternehmen stammt. Diese Verteilung ermglicht Automotive- bzw. Maschinen- und Anlagenbausektorgesonderte Analysen der Grenklassen.zuzuordnen, gefolgt von Handel und Konsumgterindustrie,Banken und Versicherungen, Informations- und Telekom-Rund 88 Prozent aller Befragten sind eindeutig mittlerenmunikationstechnologie sowie Chemie und Pharma. Folglichoder hohen Fhrungspositionen zuzuordnen. Bei Ent-werden universelle, branchenbergreifende Aussagen berscheidern dieser Ebenen ist davon auszugehen, dass sieCharakteristika betrieblicher Projektwirtschaft ermglicht. Betriebliche Projektwirtschaft | 7 5. 02 | VERBREITUNG UND STRUKTURABBILDUNG 02: VERBREITUNG VONBETRIEBLICHER POJEKTWIRTSCHAFTBETRIEBLICHER PROJEKTWIRTSCHAFTFrage 1: Werden in Ihrem Diagramme Unternehmen Mitarbeiter fr26 Sofern nicht anders bezeichnet, beziehen sich betriebliche Projektwirtschaft alle Angaben in den folgenden Diagrammen auf eingesetzt? Unternehmen die betriebliche Projektwirtschaft einsetzen (N = 217).Kein Einsatz von Projektarbeit74Einsatz von Projektarbeit Angaben in % aller befragten Unternehmen N = 293 Die unternehmensinterne Verbreitung von Projektwirt-sind knapp zwei Drittel der Arbeitsablufe noch inbereits der grte Teil der Arbeitsablufe zwischen 60 30 Prozent der Belegschaft in flexible Projektstrukturen schaft lsst sich am besten gegenber herkmmlichentraditioneller Art und Weise strukturiert.und 100 Prozent projektwirtschaftlich organisiert. Wie eingebunden sind. Analog zu den Ergebnissen in Arbeitsablufen abgrenzen und beschreiben. Diese in Abbildung 3 auerdem dargestellt, gibt es deutliche Abbildung 3 beschftigen jedoch ca. 30 Prozent der konventionellen Ablufe sind gekennzeichnet durch Der Anteil betrieblicher Projektwirtschaft in den FirmenUnterschiede hinsichtlich der Unternehmensgre. Tenden- Unternehmen bereits die Mehrzahl der Mitarbeiter in wiederkehrende Ttigkeiten und standardisierte Prozesse,schwankt jedoch erheblich. In Abbildung 3 wird dies ziell findet im Mittelstand hufiger Projektwirtschaft statt projektwirtschaftlichen Arbeitsablufen. die weitestgehend die Arbeitszeit der Mitarbeiter deutlich. Zum besseren Verstndnis der Grafik: Auf derals in Grounternehmen. Bezglich ihrer Organisations- determinieren und nur geringe Gestaltungsspielrume horizontalen Achse wird gemessen, wie viel Prozentstrukturen verhalten sich kleinere und mittlere Unter- Dabei zeigt sich, dass in Grounternehmen tendenziell ein bieten. Projektwirtschaft in den Unternehmen relativ zu nehmen also innovativer und flexibler. eher kleinerer Anteil der Beschftigten an Projektarbeit traditionellen Ablufen ausmacht. Auf der vertikalen teilnimmt. Im Gegensatz dazu lsst sich im Mittelstand Betriebliche Projektwirtschaft gehrt lngst zum Alltag Achse wird angezeigt, in wie vielen der befragten Ein hnliches Bild ergibt sich, betrachtet man den Anteil dereine Polarisierung und Differenzierung beobachten. 46 in den meisten Unternehmen. Drei Viertel der befragtenUnternehmen die auf der horizontalen Achse genanntenMitarbeiter, die in betrieblicher Projektwirtschaft arbeiten Prozent der Unternehmen beschftigen einen eher kleinen Entscheider geben an (Abbildung 2), dass in ihrer Anteile vorkommen. So ergibt sich das folgend