Tipps und Tricks zur Instandhaltung mit SAP · PDF fileAktivierung von EA-PLM In SAP ERP ECC...

Bonn � Boston

Tipps und Tricks zur Instandhaltung mit SAP

aus dem Buch »Praxishandbuch Instandhaltung mit SAP®«von Karl Liebstückel

© Galileo Press 2013ISBN 978-3-8362-2110-8

Praxishandbuch Instandhaltung mit SAP


In diesem Dokument finden Sie in komprimierter Form noch einmalsämtliche Tipps und Tricks zu sämtlichen Kapiteln. Einige davonwenden sich an SAP-Einsteiger und einige an fortgeschrittene SAP-Anwender.

Tipps und Tricks zu SAP ERP

PLM Extensions

Business Functions

Tipps und Tricks zu den Organisationsstrukturen

Organisationseinheiten

AllgemeineOrganisations-

einheiten

Aktivierung von EA-PLM

In SAP ERP ECC können Sie bestimmte Funktionen von SAP EAM (z.B.Massenänderung von Meldungen und Aufträgen) nur nutzen, wenn Siedie sogenannte Enterprise Extension EA-PLM aktiviert haben. AktivierenSie die Enterprise Extension EA-PLM über die Transaktion SFW5, wennSie diese Instandhaltungsfunktionen nutzen möchten. Beachten Sie aller-dings, dass Sie die Aktivierung nicht mehr rückgängig machen können.

Aktivierung von Business Functions

In SAP ERP ECC können Sie bestimmte Funktionen von SAP EAM (z.B. dieMassenänderung von Equipments und Technischen Plätzen) nur nutzen,wenn Sie sogenannte Enterprise Business Functions aktiviert haben. Akti-vieren Sie die gewünschten Business Functions über die Transaktion SFW5,wenn Sie diese Instandhaltungsfunktionen nutzen möchten. Diese Aktivie-rung können Sie später allerdings nicht wieder zurücknehmen.

Organisationseinheiten im SAP-Projekt

Um eines vorwegzunehmen: In der Regel sind die allgemeinen Organisa-tionseinheiten im SAP-System, wie z.B. Buchungskreis, Kostenrechnungs-kreis und Werk, bereits definiert, wenn Sie sich an die Einführung von SAPEAM machen. Denn die Definition erfolgt bereits bei der Einführung ande-rer Applikationen (wie CO, MM usw.). Nur dann, wenn SAP EAM in derersten Welle dabei ist oder wenn Sie aus einer reinen Instandhaltungsper-spektive eigene Organisationseinheiten definieren, haben Sie Einfluss aufdie Ausgestaltung.

1


Planergruppen

Standort

Betriebsbereich

Kostenrechnungs-kreis

Werksüber-greifende Instand-haltung

Die Nutzung von Planergruppen

Planergruppen richten Sie z.B. ein, wenn Sie eine Arbeitsvorbereitung odereinzelne, namentlich benannte Instandhaltungsplaner abbilden möchten.

Benennung von Standorten

In der Praxis haben sich als Standorte entweder Gebäudenummern (z.B.F141 oder WDF21) oder – falls vorhanden – die Werkskoordinaten (z.B.A01 oder K15) durchgesetzt.

Zuständigkeiten für den Betriebsbereich

In der Praxis haben sich als Betriebsbereiche entweder der für die Anlagezuständige Betriebsingenieur oder der zur Anlage gehörende Produk-tionsbereich bewährt.

Beteiligte Kostenrechnungskreise

Aus Sicht der Instandhaltung ist es immer von Vorteil, wenn der Kosten-rechnungskreis des technischen Objekts und der Kostenrechnungskreisdes Arbeitsplatzes identisch sind.

Werke in unterschiedlichen Kostenrechnungskreisen

Wenn Sie eine werksübergreifende Instandhaltung nutzen und sich dieWerke in unterschiedlichen Kostenrechnungskreisen befinden, ist die fol-gende Vorgehensweise empfehlenswert:

� Legen Sie im Arbeitsplatzwerk eine Kostenstelle für das eigentlicheStandortwerk an.

� Ordnen Sie alle technischen Objekte dem Arbeitsplatzwerk als Stand-ortwerk und dieser Kostenstelle zu.

� Wickeln Sie alle Instandhaltungsaufträge im Arbeitsplatzwerk ab.

� Führen Sie manuell periodische Fakturen (z.B. monatlich) vom Arbeits-platzwerk zulasten des Kundenstandortwerks und zugunsten der Kos-tenstelle durch.

Diese Vorgehensweise erspart Ihnen das Erstellen von Bestellungen undKundenaufträgen, das Erstellen einzelner Fakturierungen und das Bucheneinzelner Eingangsrechnungen.

2


Arbeitsplatz

Personen-arbeitsplatz

NotwendigeBedingung

Kurze Nummer

Grunddaten

Steuerschlüssel

Keine Einzelpersonen als Arbeitsplatz

Vermeiden Sie die Verwendung von Einzelpersonen als Arbeitsplatz.Denn Sie verbauen sich hierdurch unter Umständen Möglichkeiten derKapazitätsplanung, und Sie haben einen enormen Pflegebedarf bei denArbeitsplatzdaten. Verwenden Sie für personenscharfe Verantwortlich-keiten bevorzugt Partnerrollen. Wenn Sie dennoch Arbeitsplätze proPerson erfassen, beachten Sie bitte die jeweiligen Landesgesetze. InDeutschland etwa dürfen Sie dies nur tun, wenn Sie mit den Arbeitneh-mervertretern eine schriftliche Betriebsvereinbarung getroffen haben,aus der unter anderem hervorgeht, dass die Informationen nicht füreinen Leistungsvergleich verwendet werden.

Notwendigkeit von Arbeitsplätzen

Arbeitsplätze sind die einzigen Stammsätze, die Sie für die Nutzung vonSAP EAM wirklich anlegen müssen. Sie können die Geschäftsprozesse z.B.ohne technische Objekte (Technische Plätze, Equipment usw.) durchfüh-ren, aber nicht ohne Arbeitsplätze.

Wahl der Arbeitsplatznummern

Der Arbeitsplatz ist im Rahmen der EAM-Abwicklung häufig einzugeben.Deshalb sollten Sie die Arbeitsplatznummern so kurz wie möglich halten(z.B. M für Mechanische Werkstatt, E für Elektrische Werkstatt).

Ausprägung der Planverwendung

Achten Sie bei den Grunddaten eines Arbeitsplatzes darauf, dass Sie diePlanverwendung entweder auf 004 (= Instandhaltungspläne) oder auf 009(= alle Plantypen) setzen, damit der Arbeitsplatz in der EAM-Abwicklungverwendet werden darf.

Ferner muss der Vorgabewertschlüssel auf SAP0 stehen, damit späterkeine Vorgaben wie Rüstzeiten oder Maschinenzeiten notwendig werden.

Nutzung des Steuerschlüssels

Mithilfe des Steuerschlüssels können Sie sehr fein aussteuern, welchebetriebswirtschaftlichen Funktionen ein Vorgang haben soll (Kalkulieren,Drucken, Rückmelden, Fremdvergeben, Terminieren usw.)

3

http://saptraining.fh-wuerzburg.de/



Terminierung

Kapazitäten

Nutzungsgrad

Sie benötigen mindestens zwei Steuerschlüssel: einen Schlüssel für dieEigenbearbeitung und einen Schlüssel für die Fremdbearbeitung; die Ver-wendung weiterer Steuerschlüssel richtet sich nach dem jeweiligen Bedarf.

Den Steuerschlüssel sollten Sie im Arbeitsplatz auf jeden Fall als Vor-schlagswert hinterlegen, damit Sie ihn in Arbeitsplan und Auftrag nichtimmer manuell eingeben müssen.

Formel für die Dauer der Eigenbearbeitung

Wenn Sie später die Aufträge terminieren möchten, benötigt Ihr Arbeits-platz zwingend eine Formel im Feld Dauer Eigenbearb. Diese muss auf dasFeld DAUNO, also auf die Dauer aus dem Vorgang zeigen. Im SAP-Stan-dard ist die Formel SAP004 hinterlegt.

Die Formel für die Dauer der Eigenbearbeitung können Sie mithilfe derCustomizing-Funktion Formelparameter Arbeitsplatz einstellen überprü-fen bzw. definieren.

Formel für den Bedarf der Eigenbearbeitung

Wenn Sie später für Ihren Arbeitsplatz eine Kapazitätsplanung durchfüh-ren möchten, benötigt Ihr Arbeitsplatz zwingend eine Formel im FeldBedarf Eigenb. Diese muss auf das Feld ARBEI, also die Arbeit aus demVorgang zeigen. Im Standard ist dies die Formel SAP008.

Überprüfen bzw. definieren können Sie dies mithilfe der Customizing-Funktion Formelparameter Arbeitsplatz einstellen.

Nutzungsgrade in der Praxis

Ohne Berücksichtigung der ungeplanten Aufträge hat sich in der Praxisein Nutzungsgrad von 65 bis 75% herauskristallisiert.

Zur Berücksichtigung der ungeplanten Aufträge haben Sie zwei Möglich-keiten:

� Sie berücksichtigen die ungeplanten Aufträge im Nutzungsgrad; dannreduziert sich der Nutzungsgrad entsprechend dem Anteil Ihrer unge-planten Aufträge auf einen Wert zwischen 30 und 50%.

� Sie halten über die Anzahl der im Kapazitätsangebot angegebenen Ein-zelkapazitäten (= Anzahl der Handwerker) hinaus Personal vor, das Sieausschließlich für ungeplante Aufträge einsetzen, so dass die im Kapa-zitätsangebot angegebenen Daten ausschließlich für geplante Aufträgezur Verfügung stehen.

4


Kalkulation

Beispiele im Web

Tipps und Tricks zur Anlagenstrukturierung

Allgemeines

Wenige Hilfsmittel

Strukturierungs-tiefe

Voraussetzungen für die Kalkulation

Wenn Sie später für Ihren Arbeitsplatz eine Kalkulation durchführen möch-ten, benötigt Ihr Arbeitsplatz zwingend:

� eine Kostenstelle

� eine Leistungsart

� eine Formel im Feld Bedarf Eigenb. Diese muss auf das Feld ARBEI, alsodie Arbeit aus dem Vorgang zeigen. Im Standard ist dies die FormelSAP008.

Beispielprozesse im Web

Auf der E-Learning-Plattform, die Sie über http://saptraining.fh-wuerz-burg.de/ erreichen, können Sie unter SAP ERP � Instandhaltung Prozesse

� Instandhaltung Prozesse @-learning SAP starten � 1. Organisation dasAnlegen eines Arbeitsplatzes und die Pflege des Kapazitätsangebots ver-folgen.

So wenig Hilfsmittel für die Strukturierung wie möglich

Setzen Sie so wenig verschiedene Strukturierungshilfsmittel wie möglichein. Je mehr Strukturierungshilfsmittel Sie verwenden, desto schwerer fälltIhnen im Einzelfall die Entscheidung, in welche Kategorie Sie ein speziellesObjekt einordnen, und desto mehr Fehler werden Ihnen unterlaufen: Istdies ein Equipment oder vielleicht doch eine Baugruppe oder doch eherein Material? Folgen Sie immer dem Grundsatz: So viel wie nötig, aber sowenig wie möglich.

Breit oder tief strukturieren?

Aufgrund meiner Erfahrungen aus verschiedenen Projekten kann ich Ihnenim Hinblick auf die Anlagenstrukturierung die folgende Empfehlung geben– und diese Strategie hat sich bei vielen Anwendern schon bewährt:

Bilden Sie zunächst Ihre Anlagen flächendeckend mit einer groben Struk-tur ab. Brechen Sie diese Struktur später gezielt (nicht flächendeckend!)dort herunter, wo es Ihnen notwendig erscheint. Zum Beispiel könntenSie die Struktur an den Stellen verfeinern, an denen Ihnen die Aussage-kraft der Schwachstellenanalyse als zu gering erscheint oder an denen Siekostenintensive Anlagen ausgemacht haben.

5






Abgrenzung Equipment und Technischer Platz

Abgrenzung Technischer Platz und Material

Abgrenzung Equipment und Material

Nummernvergabe der Technischen Plätze

Auswahl der Daten

Die Vorgehensweise, von Anfang an flächendeckend tief zu strukturie-ren, birgt das Problem, dass Sie möglicherweise wieder Strukturebenenzurücknehmen müssen. Dies ist wiederum – wenn überhaupt möglich –mit sehr viel Aufwand und Nachteilen verbunden.

Komplexe Strukturen und Einzelgeräte

Bilden Sie mehrstufige Anlagenstrukturen über eine Hierarchie der Tech-nischen Plätze ab und einzelne Geräte wie Maschinen oder Fahrzeuge alsEquipments.

Technischer Platz oder Stücklistenposition?

Die funktionalen Einheiten, für die eine Einzelhistorie notwendig ist, bil-den Sie als Technische Plätze ab. Die Teile, die im Lager liegen und für dieSie keine einzelne Einzelhistorie benötigen, bilden Sie als Materialnum-mer in der Stückliste ab.

Equipment oder Stücklistenposition?

Inventare, für die eine Einzelhistorie notwendig ist, bilden Sie als Equip-ments ab; Inventare, bei denen dies nicht notwendig ist, bilden Sie alsMaterialnummer bzw. in der Stückliste ab.

Nummer des Technischen Platzes

Wenn Sie bereits andere Systeme (wie z.B. CAD oder DMS) im Einsatzhaben, die die Nummer des Technischen Platzes verwenden, können Siedie bestehende Nummer auch in SAP EAM verwenden und nicht generi-sche Nummern vergeben.

Überlegen Sie sich Ihre Nummerierung im Vorfeld genau, und stimmenSie die Handhabbarkeit mit Anwendern und Fachleuten ab. Eine nach-trägliche Änderung der Nummer des Technischen Platzes ist zwar unterbestimmten Voraussetzungen möglich (z.B. bei eingeschalteter alternati-ver Kennzeichnung), wird unter Umständen aber sehr aufwendig.

Vermeiden Sie die Verwendung von Organisationsabkürzungen in derTechnischen Platznummer (z.B. Buchungskreis, Werk, Kostenstelle). Dennbei einer Umorganisation bestünde so auf jeden Fall die Notwendigkeit,die Technischen Plätze umzubenennen.

Daten und Informationen

Erfassen Sie nur Daten, die für Sie auch Informationen sind.

6



Layout derBilschirmmasken

Stammdatenlöschen

WelcheFunktionen?

Technische Plätze

WarumTechnische Plätze?

Werk

Eigene Layouts definieren

Machen Sie regen Gebrauch von der Möglichkeit, das Aussehen derStammdaten selbst festzulegen, und entwerfen Sie eigene Layouts für IhreStammdaten: Bringen Sie z.B. die wichtigsten Informationen auf die ersteRegisterkarte, und blenden Sie unwichtige Felder aus.

Löschen von Stammsätzen: geht nicht

Ein Equipment oder einen Technischen Platz, der schon eine gewisse Zeitim Einsatz war, können Sie so gut wie nicht mehr löschen.

Funktionen streichen

Nehmen Sie die Liste aller Funktionen für die Stammdaten, und streichenSie die Funktionen – auf dem Papier und aus Ihrem Hinterkopf –, die Sienicht nutzen möchten.

Verwendung von Technischen Plätzen

Für welche Positionen der Anlagenstruktur sollten Sie einen TechnischenPlatz anlegen?

� wenn Sie aus Instandhaltungssicht individuelle Daten verwalten möch-ten, technische Daten wie z.B. Leistungsdaten oder organisatorischeDaten wie z.B. Arbeitsplatz

� wenn Sie Meldungen, Aufträge oder Wartungspläne öffnen möchten

� wenn Sie dokumentationspflichtig sind und Nachweise der durchge-führten Instandhaltungsmaßnahmen erbringen müssen

� wenn Sie technische Daten wie Schadensursachen, Messwerte oderZählerstände sammeln und auswerten möchten

� wenn Sie einen Kostennachweis führen möchten

� wenn Sie verschiedene Sichten auf die Anlagen benötigen (z.B. eineSicht für Elektrotechnik und eine Sicht für Mess- und Regeltechnik)

Oberster Technischer Platz: Werk

Wenn Sie das SAP-System in mehreren Werken nutzen, ist es in der Regelempfehlenswert, als erste Ebene das Werk selbst als Technischen Platzanzulegen. Vermeiden Sie aber die Verwendung der SAP-Werksnummer.

7


Übergeordneter Platz

Schrottplatz

Layout

Feldauswahl

Position

Begründung: Die Technische Platznummer vergeben Sie auf der Mandan-tenebene; das System kann deshalb nicht gleichzeitig einen TechnischenPlatz ICE im Werk 01 und im Werk 02 verwalten. Es empfiehlt sich also,die Technischen Plätze 01 bzw. 02 für die Werke anzulegen und für dieeigentliche Anlage die Nummern 01-ICE und 02-ICE zu vergeben.

Übergeordneten Technischer Platz setzen

Wenn das System den neuen Technischen Platz nicht automatisch einemübergeordneten Technischen Platz zuordnen kann, geben Sie auf demEinstiegsbild der Transaktion IL01 unbedingt einen beliebigen überge-ordneten Technischen Platz manuell ein, um Probleme bei der späterenDatenpflege zu vermeiden.

Schrottplatz einrichten

Da es sehr schwierig, wenn nicht sogar unmöglich ist, Stammdaten ausdem SAP-System zu löschen, sollten Sie neben den »echten« TechnischenPlätzen zusätzlich einen »Schrottplatz« anlegen und alle nicht mehr benö-tigten Technischen Plätze und Equipments dorthin umhängen.

Eigenes Layout einstellen

Das Layout der Stammsätze (Technischer Platz, Equipment, Serialnum-mer) ist relativ flexibel konfigurierbar. Mithilfe der Customizing-FunktionSichtenprofile für technische Objekte einstellen können Sie mehrereRegisterkarten definieren, und auf jeder Registerkarte können Sie bis zu 4Bildgruppen zuordnen.

Blenden Sie Felder aus

Die einzelnen Felder können Sie über die Bildsteuerung anpassen, d.h.,Sie können unnötige Felder ausblenden oder wichtige Felder als Muss-Felder deklarieren. Nutzen Sie hierzu die Customizing-Funktion Feldaus-

wahl für Technische Plätze festlegen.

Verwenden Sie die Position

Verwenden Sie das Feld Position in der Bildgruppe Strukturierung, umIhre Technischen Plätze und Equipments zu ordnen. Achten Sie dabei aufeinheitliche Konventionen, da z.B. der Wert 20 vor dem Wert 3 einsor-tiert wird. Am besten verwenden Sie grundsätzlich vierstellige Positions-nummern (z.B. 0001 anstatt 1 oder 0030 anstatt 30).

8





Arbeitsplatz

Bautyp

AlternativeKennzeichnung

Beispiele im Web

Equipments

WarumEquipments?

Arbeitsplatz versus verantwortlicher Arbeitsplatz

Der Arbeitsplatz repräsentiert den Technischen Platz als Ressource in derProduktion (Produktionsarbeitsplatz im SAP-Modul Produktionsplanungund -steuerung, PP). Der verantwortliche Arbeitsplatz entspricht einerInstandhaltungswerkstatt.

Bautyp als Klammer

Sie verwenden das Feld Bautyp, wenn Sie eine Verbindung zu einer Mate-rialnummer, zur Stückliste dieses Materials oder zu Anleitungen herstellenmöchten.

Aktivieren Sie die alternative Kennzeichnung

Über die Customizing-Funktion Alternative Kennzeichnung aktivieren

schalten Sie die alternative Kennzeichnung ein und können dann dieNummer des Technischen Platzes ändern. Die Aktivierung der alternati-ven Kennzeichnung kann allerdings nicht zurückgenommen werden.


Auf der E-Learning-Plattform unter http://saptraining.fh-wuerzburg.de/finden Sie über den Menüpfad SAP ERP � Instandhaltung Prozesse �Instandhaltung Prozesse @-learning SAP starten � 2. Technische Organi-

sation � 2.1 Verwalten von Technischen Plätzen die Geschäftsprozessezum Anlegen und Pflegen von Technischen Plätzen.

Verwendung von Equipments

Für welche Geräte legen Sie nun im SAP-System einen Equipmentstamm-satz an? Sie legen ein Equipment in den folgenden Fällen an:

� Sie bauen die Geräte auf Technischen Plätzen ein und möchten hier-über eine Einsatzhistorie nachweisen.

� Sie möchten die Geräte lagern.

� Sie möchten aus Instandhaltungssicht individuelle Daten verwalten,technische Daten wie z.B. Leistungsdaten oder organisatorische Datenwie z.B. den Arbeitsplatz.

� Sie möchten Meldungen, Aufträge oder Wartungspläne öffnen.

9



Equipment-hierarchie

Beispiele im Web

Verbindungen und Netze

� Sie sind dokumentationspflichtig und müssen Nachweise der durchge-führten Instandhaltungsmaßnahmen erbringen.

� Sie sammeln technische Daten wie Schadensursachen, Messwerte oderZählerstände und möchten diese auswerten.

� Sie möchten einen Kostennachweis führen.

� Sie möchten an einem Gerät Aufarbeitungen durchführen.

� Sie möchten eine Lohnbearbeitung von einem externen Lieferantendurchführen lassen (Subcontracting).

� Sie verwalten Geräte in einem Pool und möchten den Ausleihprozessunterstützen.

� Sie möchten oder müssen Kalibrierungen und Prüfungen durchführen.

Equipmentverbund als Equipmenthierarchie

Wenn Sie immer einen kompletten Equipmentverbund betrachten, soll-ten Sie mit Equipmenthierarchien arbeiten.

Eine Auftrags- und Meldungshistorie wird immer auf dem Equipmentfortgeschrieben, das in Auftrag oder Meldung angegeben ist. Sie wirdnicht direkt zum übergeordneten Equipment fortgeschrieben. Deshalbsollten Sie prüfen, ob die Equipmenthierarchien Ihre Anforderungen anReporting und Analyse erfüllen.



sation � 2.2 Verwalten von Equipment und 2.3 Equipments ein- und aus-

bauen die Geschäftsprozesse zum Anlegen und Pflegen von Equipments.

Sollten Sie die Objektverbindungen nutzen?

In der Praxis spielt die Abbildung von Verbindungen und Netzen im SAP-System aus den folgenden Gründen eine eher untergeordnete Rolle:

� Objektverbindungen können nicht in die Geschäftsprozesse eingebun-den werden, d.h., dass Sie keine Meldungen, Aufträge, Wartungspläneusw. auf eine Objektverbindung schreiben können.

� In der Regel werden geeignete, branchenspezifische Systeme einge-setzt (wie z.B. geografische Informationssysteme (GIS), Netzüberwa-chungssysteme und Mess-/Regeltechniksysteme) und mit dem SAP-System gekoppelt.

10








Lineare Objekte

DynamischeSegmentierung

Material und Baugruppen

Warum Material?

Lineare Objekte voll integriert in die Abwicklung

Im Gegensatz zu den Verbindungen ist das Linear Asset Managementdurchgängig in die Geschäftsprozesse der Instandhaltung integriert. Siekönnen somit nicht nur in den Stammdaten, sondern auch in der Planung(Wartungspläne, Meldungen, Aufträge) und in der Rückmeldung lineareDaten erfassen.

Dynamische Segmentierung

Das Besondere bei der Pflege von linearen Merkmalen ist, dass Sie das-selbe Merkmal mit gleichen oder unterschiedlichen Ausprägungen mitLängenangabe zuordnen können. So wechselt im gezeigten Beispiel dieOberflächenbeschaffenheit (auf dem Streckenabschnitt 3 bis 12 km Bitu-men, auf dem Abschnitt 12 bis 17 km Teer und auf dem Abschnitt 17 bis21 km Bitumen), während nur auf dem Strekkenabschnitt 5 bis 10 km eineGeschwindigkeitsbeschränkung von 120 km/h gilt. Diese Funktionalitätbezeichnet man als dynamische Segmentierung.

Funktionen von Materialien und Baugruppen

Warum sollten Sie Materialstammsätze anlegen?

� Es gibt Materialstammsätze, die als Ersatzteile gekauft und gelagertwerden.

� Es gibt Materialstammsätze, die als Equipments gekauft und als Mate-rial-/Serialnummer eingelagert werden.

� Es gibt Materialstammsätze, die als Bautyp lediglich eine Klammer umeine Gruppe von gleichartigen Equipments oder Technischen Plätzenbilden, um gemeinsame Funktionen ausführen zu können, wie bei-spielsweise die Verwaltung gemeinsamer Stücklisten oder Anleitungen.

� Es gibt Materialstammsätze, die als IH-Baugruppen zur Unterstruktu-rierung von Equipments oder Technischen Plätzen dienen.

� Es gibt Materialstammsätze, die die gleiche Funktion wie Ersatzeileerfüllen, aber nicht auf Lager gelegt werden, sondern als Nichtlager-teile in jedem Bedarfsfall neu beschafft werden, beispielsweise weildiese Teile zu teuer oder zu groß sind oder zu selten gebraucht werden.

� Es gibt Materialstammsätze, die als Betriebsmittel für Instandhaltungs-maßnahmen eingesetzt, aber nicht wie Ersatzteile verbaut werden, wiebeispielsweise Werkzeuge oder Schutzkleidungen.

11


Materialarten

Layout des Materialstamms

Stücklisten

Warum Stücklisten?

Verwendung

Direkte und/oder indirekte Stück-listen?

Legen Sie Ihre eigenen Materialarten fest

Welche Materialarten Sie mit welchen Steuerungen für Ihr Unternehmenbenötigen, können Sie im Customizing mithilfe der Funktion Eigenschaf-

ten der Materialarten festlegen selbst bestimmen.

Layout des Materialstammsatzes anpassen

Sie sollten nicht das von SAP im Standard ausgelieferte Layout des Mate-rialstammsatzes nutzen, denn dies beinhaltet zu viele Sichten, zu vieleBildgruppen und zu viele Daten.

Vielmehr sollten Sie ein eigenes Layout mit ausgewählten Sichten, ausge-wählten Bildgruppen und ausgewählten Daten definieren. Dieses legenSie über die Customizing-Funktionen fest, die Sie unter Konfigurieren des

Materialstamms finden.

Funktionen von Stücklisten

Warum sollten Sie Stücklisten verwenden?

� weil Sie dann die Struktur eines technischen Objekts oder eines Mate-rials näher spezifizieren können

� weil Sie dann den Schadensort bzw. Durchführungsort von Instandhal-tungsmaßnahmen an einem technischen Objekt näher lokalisierenkönnen

� weil Sie dann Ersatzteile für ein technisches Objekt zuordnen könnenund damit später einer Fehlauswahl entgegenwirken

Ersatzteilstücklisten

In der Praxis werden Instandhaltungsstücklisten hauptsächlich als Ersatz-teilstücklisten eingesetzt.

Verwendung von Stücklisten

Wenn Sie Stücklisten in der Instandhaltung einsetzen, beachten Sie Fol-gendes:

� Equipments und Technische Plätze können sowohl direkt als auch indi-rekt zugeordnete Stücklisten haben.

� Equipments und Technische Plätze werden in der Instandhaltungsab-wicklung gleichzeitig aufgelöst.

12


Varianten- undMehrfachstück-

listen

Beispielprozesseim Web

Klassen

WarumKlassifizierung?

Prüfen

� Wenn Sie Stücklisten einsetzen, sollten Sie, soweit das möglich ist,Materialstücklisten anlegen und sie als Bautypen den Equipments undTechnischen Plätzen zuordnen.

� Erfassen Sie die Teile, die für den betroffenen Equipmenttyp oder Tech-nischen Platztyp gleich sind, als Materialstückliste. Erfassen Sie dieTeile, in denen sich der Typ eines Equipments oder Technischen Platzesunterscheidet, als Equipment- oder Technische Platzstückliste.

Keine Verwendung anderer Stücklistentypen

Die in anderen Anwendungen üblichen Stücklistentypen wie Varianten-stücklisten oder Mehrfachstücklisten, die z.B. in der Produktion genutztwerden, spielen in der Instandhaltung so gut wie keine Rolle.



sation � 2.4 Verwalten von Stücklisten die Geschäftsprozesse zum Anle-gen und Pflegen von Stücklisten.

Verwendung der Klassifizierung

Warum sollten Sie eine Klassifizierung verwenden?

� Sie können damit beliebige Objekte (z.B. Equipments, TechnischePlätze, Material) mithilfe von Merkmalen über die Felder der Stamm-sätze hinaus technisch beschreiben.

� Sie können ähnliche Objekte nach technischen Gesichtspunkten inKlassen gruppieren.

� Das SAP-System bietet Ihnen an verschiedenen Stellen Suchfunktio-nen, um mithilfe der Klassen und Merkmale die Objekte leichter findenzu können.

Vorsicht bei der Nutzung des Parameters »Gleiche Klassifizierung«

Der Parameter Gleiche Klassifizierung prüft, ob innerhalb einer KlasseObjekte mit gleichen Merkmalsausprägungen vorhanden sind. Setzen Siediesen Parameter auf Nicht prüfen, denn ansonsten entstehen bei derKlassifizierung ungewollt lange Laufzeiten bzw. Performanceprobleme.

13


Klassenfunktionen

Anzahl Merkmale

eCl@ss

Klassifizierung und Merkmals-übernahme

Standardklasse

Weitere Funktionen der Klassifizierung

Die Klassifizierung bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten, die den Rahmendieses Buches sprengen würden. Genannt seien hier beispielsweise dieMerkmalsableitung über das Beziehungswissen, die Hinterlegung vonkompletten Merkmalswerttabellen über die Variantenkonfiguration, dieMerkmalswertübernahme aus dem jeweiligen Technischen Platz bzw.Equipment oder die Hinterlegung von Wertetabellen.

Nutzen eines Klassensystems

Mit einem wohlüberlegten Klassensystem und einer überschaubarenAnzahl von Merkmalen (die Merkmale sollten möglichst auf eine Seitepassen) erzielen Sie eine hohe Akzeptanz bei Ihren Anwendern. Ihr SAPEAM wird zu einer Betriebsmitteldatenbank, und Nebenaufzeichnungenoder Parallelsysteme erübrigen sich.

Vorlage für ein Klassensystem

Unter http://www.eclass.de finden Sie eine Vorlage für ein ganzheitlichesKlassensystem inklusive aller Merkmale und Schlagworte. eCl@ss ist einhierarchisches System zur Gruppierung von Materialien, Produkten undDienstleistungen entsprechend den produktspezifischen Eigenarten, diesich über Merkmale beschreiben lassen. eCl@ss umfasst momentan ca.38.000 Klassen in vier hierarchischen Ebenen, ca. 16.000 Merkmale undca. 52.000 Schlagworte. Dies ist wahrscheinlich weit mehr, als Sie jebenötigen werden, aber es dürfte einfacher sein, die notwendigen Ele-mente aus einer Vorlage auszuwählen, als selbst von vorne anzufangen.

Übernahme der Klassen

Darüber hinaus können Sie für die Klassifizierung und Merkmalsüber-nahme auch die entsprechenden Datenübernahmeprogramme der Klassi-fizierung verwenden. Diese stehen Ihnen in der Transaktion SXDA unterden Datenübernahmeobjekten 0130, 0140 und 0150 zur Verfügung.

Setzen Sie eine Standardklasse

Setzen Sie bei der Zuordnung einer Klasse zu einem Technischen Platzoder Equipment immer den Haken bei der Standardklasse. Nur so stellenSie sicher, dass die klassenbezogenen Objektstatistiken des Instandhal-tungsinformationssystems PM-IS fortgeschrieben werden.

14


Produktstruktur-browser


Spezielle Funktionen

Datenpflegevereinfachen

Datenweitergabe

Indikator

Massen-bearbeitung

Nutzen Sie den Produktstrukturbrowser

Der Produktstrukturbrowser ist ein geeignetes Hilfsmittel, um Objekt-strukturen nicht nur anzeigen, sondern auch verändern zu können. AberAchtung: Die Änderungen werden sofort auf der Datenbank verbucht.



sation � 2.5 Produktstrukturbrowser die Geschäftsprozesse zum Umgangmit dem Produktstrukturbrowser.

Achten Sie auf die Kennzeichen bei der Datenherkunft

Durch eine geschickte Strukturierung der Technischen Plätze und Equip-ments können umfangreiche Datenpflegearbeiten – z.B. Kostenstellenän-derungen oder Änderungen in den Zuständigkeiten – vermieden werden.

Datenherkunft ändern

Bei hierarchisch weitergegebenen Daten können Sie den Indikator fürjedes Feld jederzeit manuell ändern. Bei horizontal weitergegebenenDaten können Sie dies nur zum Zeitpunkt der Datenweitergabe festlegen– also z.B. nur zu dem Zeitpunkt, zu dem das Equipment auf dem Techni-schen Platz eingebaut wird.

Datenherkunft und individuelle Pflege

Wenn Sie ein Feld auf einer untergeordneten Ebene manuell pflegen,erhält es den Indikator Individuelle Pflege, mit der Konsequenz, dass beieiner Datenänderung auf der übergeordneten Ebene das Objekt selbstund auch seine untergeordneten Objekte unverändert bleiben.

Massenbearbeitung von Equipments und Technischen Plätzen

Mithilfe der Massenbearbeitungsfunktion können Sie einfach und schnellin mehreren technischen Objekten mehrere Feldinhalte gleichzeitig abän-dern. Beachten Sie jedoch, dass hierarchisch vererbte Feldinhalte nichtverändert werden und dass nicht alle Felder zur Verfügung stehen.

15


Messpunkte und Zähler

Dokumente und Objekt-verknüpfungen

SAP Easy Document Management

Adressverwaltung

Garantie

Verwendung von Zählern und Messpunkten

Die Definition von Zählern und das regelmäßige Erfassen von Zählerstän-den bilden die Basis für eine leistungsabhängige, vorbeugende Instand-haltung.

Die Definition von Messpunkten und das regelmäßige Erfassen von Mess-werten bilden die Basis für eine zustandsabhängige Instandhaltung.

Verwendung von Dokumenten

Wann sollten Sie Dokumentenstammsätze verwenden, und wann Objekt-verknüpfungen?

Je mehr N:M-Verknüpfungen Sie benötigen, desto eher lohnt sich für Sieder Aufwand der Dokumentenstammsatzpflege. Wenn es bei Ihnen über-wiegend 1:M-Verknüpfungen gibt, ist für Sie die Verwendung der einfa-chen Verfahrensweise der Objektverknüpfungen anzuraten.

SAP Easy DMS

SAP Easy Document Management bietet Ihnen eine einfache Möglichkeit,um Dokumentenstammsätze im SAP-System anzulegen und zu verwalten.Dabei können Sie die Dokumentenstammsätze direkt mehreren techni-schen Objekten zuordnen.

Verwendung der Adressverwaltung

Wenn Sie eine typische Werksinstandhaltung betreiben und die postali-schen Adressen der Objekte identisch mit der Werksadresse sind, brau-chen Sie keine Objektadressen zu hinterlegen.

Wenn Ihre Objekte aber regional oder überregional verstreut sind (z.B.Energie-, Wasser-, Gasversorger, Telekommunikation, Infrastruktur), ist esempfehlenswert, Adressinformationen an die beteiligten Techniker undFremdfirmen weiterzugeben.

Warum sollten Sie bei den technischen Objekten Garantien hinterlegen?

Bei den technischen Objekten sollten Sie Garantien hinterlegen, weil Siedann mithilfe der Garantieprüfung feststellen können, ob sich ein techni-sches Objekt noch in der Garantiezeit befindet, um so beispielsweise kurzvor Garantieablauf noch mal einen Anlagencheck durchzuführen.

16


Lieferanten-garantie

Partner

Genehmigungen

Anwenderstatus

Zusammenhangvon System- undAnwenderstatus

Tipps und Tricks zu den Geschäftsprozessen

Allgemeines

Benötigen Sie nur eine Lieferantengarantie?

Wenn Sie selbst kein Garantiegeber sind und deshalb nur eine Lieferanten-garantie benötigen, was ja in der Instandhaltung meistens der Fall ist, blen-den Sie die Kundengarantie aus, indem Sie in der Customizing-FunktionGarantiearten ändern den Eintrag Garantieart 1 = Kundengarantie löschen.

Warum sollten Sie Partner verwenden?

SAP kennt standardmäßig nur wenige Organisationseinheiten, die Sie einemtechnischen Objekt oder einer Instandhaltungsmaßnahme zuordnen können– im Wesentlichen sind dies die Planergruppe und der verantwortlicheArbeitsplatz. Mit der Definition von Partnern können Sie diese Zuständig-keiten und Verantwortlichkeiten deutlich ausweiten und näher spezifizieren.

Warum sollten Sie Genehmigungen verwalten?

� weil Sie hierüber die Genehmigungspflicht im SAP-System dokumen-tieren können

� weil Sie hierüber den Bearbeitungsablauf durch das Freigeben vonGenehmigungen beeinflussen können

Warum sollten Sie Anwenderstatus benutzen?

Mithilfe von Anwenderstatus können Sie detailliert aussteuern, welchebetriebswirtschaftlichen Vorgänge an Ihren technischen Objekten erlaubtoder verboten sein sollen.

Statusvergabe automatisieren

Sie können im Customizing die Anwenderstatus so einrichten, dass sie beider Veränderung eines Systemstatus automatisch gesetzt bzw. gelöschtwerden. Auf diese Weise können Sie die erlaubten betriebswirtschaftlichenVorgänge eines Systemstatus auf elegante Weise weiter einschränken, ohnedass der Anwender eine zusätzliche Datenpflege betreiben müsste.

Mut zur Lücke: Lassen Sie Unnötiges weg

Das SAP-System muss nicht und sollte auch nicht auf einmal mit vollerFunktionalität eingeführt werden.

17


Priorisierung

Meldung und/oder Auftrag?

Frühzeitige Entscheidung

Welche Informationen?

Priorisieren Sie die Funktionen

Lösungen sollten den Anwendern zuerst da angeboten werden, wo derSchuh am meisten drückt. Empfehlenswert ist eine dreistufige Priori-sierung:

� Priorität A: absolut notwendig, muss gleich in der ersten Ausbaustuferealisiert werden

� Priorität B: könnte einen Zusatznutzen haben, könnte in einer späterenAusbaustufe eingeführt werden

� Priorität C: wird nicht eingeführt

Kümmern Sie sich in erster Linie um die Funktionen mit Priorität A. Strei-chen Sie hingegen die Funktionen mit Priorität C von der Liste – und ausIhren Gedanken.

Was sind die grundsätzlichen Unterschiede zwischen einer Meldung und einem Auftrag?

� Eine Meldung dient der Anforderung und Dokumentation einerInstandhaltungsleistung, während ein Auftrag zur Planung und Durch-führung einer Instandhaltungsmaßnahme genutzt wird.

� Eine Meldung beinhaltet deshalb überwiegend technische Informatio-nen, während ein Auftrag hauptsächliche Abwicklungsinformationenbeinhaltet.

� Eine Meldung hat so gut wie keine Integrationsaspekte zu anderenSAP-Anwendungen und kennt deshalb z.B. keine Kosten, während derAuftrag als hochintegratives Objekt viele Verbindungen zu Applikatio-nen wie Lager, Einkauf oder Controlling hat.

Entscheidung für Auftrag oder Meldung

Treffen Sie möglichst frühzeitig eine Entscheidung darüber, ob Sie eineMeldung und/oder einen Auftrag einsetzen möchten. Wenn Sie sich wiedie Mehrheit von ca. 80% der SAP-Anwenderfirmen entscheiden, nutzenSie sowohl die Meldung als auch den Auftrag. Der Rest nutzt ausschließ-lich den Auftrag. Vereinzelt – vor allem in der Anfangsphase – gibt es Fir-men, die ausschließlich auf die Meldung setzen.

So viel wie nötig und so wenig wie möglich.

Auch hier muss der Grundsatz »So viel wie nötig und so wenig wie mög-lich« gelten. Ein Datenfriedhof, der nur um seiner selbst willen aufgebautwird, der niemanden interessiert, den sich niemand ansieht, den niemandauswertet und der nur Aufwand bei der Datenerfassung und Datenpflegebedeutet, ist nicht sinnvoll. Erfassen Sie also nur Daten, die für Sie auchInformationen sind.

18


Layout vonMeldung und

Auftrag

Ist-Analyse derGeschäftsprozesse

Abstimmung mitanderen Fach-

bereichen

Meldung

Meldungslayoutentwerfen

Meldungslayoutfür das Hinzufügen

und Ändern

Entwerfen Sie Ihre eigenen Layouts

Machen Sie regen Gebrauch von der Möglichkeit, das Aussehen von Mel-dung und Auftrag selbst festzulegen, und entwerfen Sie eigene Layouts:Bringen Sie z.B. die wichtigsten Informationen auf die erste Registerkarte,und blenden Sie unwichtige Felder aus.

Ist-Analyse der Geschäftsprozesse der Einführung voranstellen

Bevor Sie sich an das System setzen, sollten Sie eine saubere Ist-Analyseder heutigen Geschäftsprozesse durchführen.

Darauf aufbauend entwerfen Sie ein Soll-Konzept der zukünftigen Ge-schäftsprozesse, wie sie mit Unterstützung des SAP-Systems abgewickeltwerden sollen.

Der Aufwand für eine vollständige und richtige Geschäftsprozessmodellie-rung zahlt sich auf jeden Fall aus.

Verdoppeln Sie die geplante Zeit

Faustregel: Verdoppeln Sie die geplante Zeit für die Abstimmung mit denbetroffenen Fachbereichen – und Sie liegen in etwa richtig. Gehen Sie denAbstimmungsprozess so früh wie möglich an. Legen Sie dabei genau fest,wer sich wann um welchen Aspekt zu kümmern und welche Festlegungenzu treffen hat, und kontrollieren Sie schließlich im Sinne der Nachhaltig-keit die »Hausaufgaben«.

Entwerfen Sie eigene Layouts für Meldungen

Entwerfen Sie für Ihre Meldungsarten geeignete Bildschirmlayouts. Dennangepasste und vereinfachte Bildschirmlayouts steigern die Benutzerak-zeptanz. Hierzu nutzen Sie die Customizing-Funktion Bildschirmaufbau

für erweiterte Sicht oder Bildschirmaufbau für einfache Sicht.

Unterschiedliche Layouts für das Hinzufügen und Ändern

Sie können die Bildschirmlayouts sogar so einstellen, dass beim Verändernein anderes Layout erscheint als beim Hinzufügen. Nutzen Sie hierzu inder Customizing-Funktion zum Bildschirmaufbau den Aktivitätstyp.

19


Objekt-informationen

Nutzung von Meldungs-positionen

Kataloge und Codegruppen

Wie viele Codes?

Berichtsschema

Objektinformationen geben einen kompakten Überblick

Objektinformationen liefern Ihnen kompakte Informationen zum Bezugs-objekt und tragen zur Entscheidungsfindung insofern bei, ob und wanneine Maßnahme durchgeführt werden soll. Den Inhalt der Objektinforma-tionen legen Sie im Customizing über die Funktion Objektinformations-

schlüssel definieren fest, und über die Customizing-Funktion Objekt-

informationsschlüssel Meldungsarten zuordnen ordnen Sie sie Ihre Mel-dungsart zu.

Meldungspositionen werden kaum genutzt

Meldungspositionen werden in der Praxis kaum genutzt. Die Spezifizie-rung von Schäden und Anforderungen erfolgt in der Regel über den Lang-text oder über Kataloge.

Gliederungskriterien für Kataloge

Als Gliederungskriterien für Codegruppen in Katalogen werden bei denAnwenderfirmen in der Regel genutzt:

� funktionale Kriterien (z.B. mechanische Schadensbilder, elektrischeSchadensursachen oder hydraulische Objektteile)

� objektbezogene Kriterien (z.B. Schadensbilder an Motoren, Schadens-ursachen an Pumpen oder Objektteile für Stapler)

Kataloge pflegen Sie im Customizing mithilfe der Funktion Kataloge pfle-

gen oder über die Transaktion QS41.

In Kataloggruppen sollte es maximal 25 Einträge geben

Gestalten Sie die Schadens-, Ursachen- und Objektteilcodes übersichtlich.So sollten dem Anwender nicht mehr als ca. 25 Codierungen zur Auswahlstehen, da sonst die Codierungssuche für die Mitarbeiter zu aufwendig wirdund die Datenqualität und die Systemakzeptanz darunter leiden. Daher giltalso auch hier der Grundsatz »So viel wie nötig und so wenig wie möglich«.

Setzen Sie das Berichtsschema ein

Mit einem Berichtsschema stellen Sie eine Grundmenge an Codes zur Ver-fügung, die für das Bezugsobjekt sinnvoll sind; alle anderen Codes werden»aussortiert«. Dies erhöht die Genauigkeit und die Benutzerakzeptanz.

20


Klassifizierung

Zuständigkeiten

Meldungspapiere

Meldungsdruck

Anwenderstatus

Anwender- undSystemstatus

Zusatzinformationen durch die Klassifizierung einer Meldung

Mithilfe der Klassifizierung haben Sie ohne Programmierung und ohneModifikation die Möglichkeit, Ihre Meldungen um Zusatzinformationenzu ergänzen. Voraussetzung hierfür ist die Definition von Klassen der Klas-senart 015 (Fehlersätze) und deren Zuordnung im Customizing zumBerichtsschema.

Zusätzliche Verantwortlichkeiten durch Partnerrollen

Das SAP-System kennt standardmäßig nur wenige Organisationseinhei-ten, die Sie einer Instandhaltungsmaßnahme zuordnen können – imWesentlichen sind dies die Planergruppe und der verantwortliche Arbeits-platz. Mit der Definition von Partnern können Sie diese Zuständigkeitenund Verantwortlichkeiten deutlich ausweiten und näher spezifizieren.Voraussetzung hierfür ist die Definition von Partnerrollen und Partner-schemata sowie deren Zuordnung zur Meldungsart.

Beim Drucken haben Sie die Wahl

Es bleibt Ihnen überlassen, wie viele und welche Meldungspapiere Sieausdrucken möchten, welches Layout diese Meldungspapiere haben sol-len und welches Meldungspapier auf welchem Ausgabemedium ausgege-ben werden soll.

Meldungs- und/oder Auftragsdruck

Üblicherweise werden jedoch nicht Meldungs-, sondern Auftragspapieregedruckt. Meldungspapiere dienen in der Regel nur als Ergänzung derAuftragspapiere oder werden eingesetzt, wenn die Auftragsabwicklungnicht aktiv ist.

Mit Anwenderstatus Funktionen erlauben oder verbieten

Mithilfe von Anwenderstatus können Sie detailliert aussteuern, welchebetriebswirtschaftlichen Vorgänge in Ihren Meldungen erlaubt oder ver-boten sein sollen.

Statusvergabe automatisieren

Sie können im Customizing die Anwenderstatus so einrichten, dass sie beiVeränderung eines Systemstatus automatisch gesetzt bzw. gelöscht wer-den. Auf diese Weise können Sie die erlaubten betriebswirtschaftlichenVorgänge eines Systemstatus auf elegante Weise weiter einschränken,ohne dass der Anwender zusätzliche Datenpflege betreiben muss.

21


Welche Meldungs-funktionen?


Auftrag

Welche Auftragsarten?

Absprachen notwendig

Auftragslayout

Funktionen auswählen

Sie sollten gezielt auswählen, welche der Meldungsfunktionen Sie tat-sächlich nutzen möchten. Hierbei sollten Sie den Aufwand zur Einführungund zum Betrieb der Funktionen und den Nutzen, den Sie aus den Funk-tionen tatsächlich ziehen, abwägen.


Auf der E-Learning-Plattform unter http://saptraining.fh-wuerzburg.de/erreichen Sie über den Menüpfad SAP ERP � Instandhaltung Prozesse �Instandhaltung Prozesse @-learning SAP starten � 4. Geplante Instand-

haltung � 4.1 Meldung eines Instandhaltungsbedarfes die Teilgeschäfts-prozesse zur Meldung.

Auftragsarten in der Instandhaltung

Es hat sich in der Praxis gezeigt, dass Sie in der Regel mindestens die fol-genden Auftragsarten benötigen:

� eine Auftragsart für die Instandsetzung

� eine Auftragsart für die vorbeugende Instandhaltung

� eine Auftragsart für Kalibrierungen (falls genutzt)

� eine Auftragsart für Investitionsmaßnahmen

Auftragsarten müssen mit anderen Bereichen abgestimmt werden

Bei der Definition Ihrer Auftragsarten müssen Sie sich mit den Kollegenaus dem Controlling (CO-Innenaufträge), der Produktion (PP-Fertigungs-aufträge), dem Servicemanagement (CS-Serviceaufträge) und dem Pro-jektmanagement (PS-Netzpläne) abstimmen, da diese dieselben Auftrag-stabellen nutzen.

Entwerfen Sie Ihre eigenen Layouts für Aufträge

Entwerfen Sie für Ihre Auftragsarten geeignete Bildschirmlayouts; diesekönnen Sie vom Aktivitätstyp (Hinzufügen, Ändern, Anzeigen) abhängigmachen. Angepasste und vereinfachte Bildschirmlayouts steigern dieBenutzerakzeptanz.

22


Steuerschlüssel

Verantwortlich-keiten

Terminierung

Ecktermine nichtanpassen

Vorwärts-terminierung

Welche Steuerschlüssel für die Instandhaltung?

Mithilfe des Steuerschlüssels können Sie sehr fein aussteuern, welchebetriebswirtschaftlichen Funktionen ein Vorgang haben soll (Kalkulieren,Drucken, Rückmelden, Fremdzuvergeben, Terminieren usw.).

Sie benötigen mindestens zwei Steuerschlüssel: einen für die Eigenbear-beitung und einen für die Fremdbearbeitung sowie andere Steuerschlüsselnach Bedarf.

Zuständigkeiten für den Auftrag

Als Verantwortlicher können Sie dem Auftrag auf der Kopfebene eine Pla-nergruppe, einen verantwortlichen Arbeitsplatz und eine verantwortlichePerson zuordnen – Letztere, wenn sie im Customizing der Auftragsart alsPartner zugeordnet ist.

Als Ausführender können Sie auf der Vorgangsebene einen Arbeitsplatz,eine Person oder mehrere Personen zuordnen – Letzteres, wenn im Cus-tomizing der Auftragsart die Rolle Splits zugeordnet ist.

Darüber hinaus können Sie dem Auftrag unter der Zuhilfenahme vonPartnerschemata beliebige und beliebig viele weitere Verantwortlichezuordnen.

Terminierung ist nicht immer sinnvoll

Eine Terminierung im SAP-System ist nur dann sinnvoll, wenn Sie gesi-cherte Vorgabezeiten haben. Wenn Sie diese nicht haben, sollten Sie dieTerminierung erst gar nicht aktivieren. Dies erreichen Sie, indem Sie einenSteuerschlüssel verwenden, für den die Option Terminieren aktiviert ist.

Ecktermine nicht anpassen

In der Customizing-Funktion Terminierungsparameter einstellen findenSie eine Einstellmöglichkeit zum Anpassen der Ecktermine. Setzen Siediese auf Ecktermine nicht anpassen. Denn ansonsten werden die vonIhnen manuell vorgegebenen Ecktermine bei der Terminierung durch dieterminierten Termine überschrieben, d.h., sie gehen verloren und sindauch nicht wiederherstellbar.

Vorwärtsterminierung als Normalfall

Der Normalfall für eine Durchlaufterminierung in der Instandhaltung istdie Vorwärtsterminierung.

23


Anordnungs-beziehungen

Reservierung und Bestell-anforderung

Reservierung und Bestellanforderung

Termine anpassen

Material-verwendung

Normalfolgen automatisch bilden lassen

Im Auftrag können Sie über Auftrag � Funktionen � Termine � AOBs erzeu-

gen vom System automatisch Normalfolgen für alle Vorgänge erstellenlassen. Sie erzeugen damit eine grafische Netzstruktur.

Automatisches Erzeugen von Reservierungen

Beachten Sie, dass Sie das Auslösen einer Reservierung für Lagermaterialnicht unterdrücken können; Materialreservierungen werden also in jedemFall erzeugt. Über den Customizing-Pfad Änderungsbelege � Sammel-Banf

� Disporelevanz definieren und Aktivierung des Schalters Reservierung/

Banf können Sie lediglich steuern, wann die Reservierung wirksam wer-den soll, entweder sofort oder erst bei der Freigabe des Auftrags.

Keine Trennung zwischen Reservierung und Bestellanforderung

Wichtig ist außerdem, dass Sie keine Trennung zwischen der Reservierungfür Lagermaterial und der Bestellanforderung für Nichtlagermaterial vor-nehmen können. Wenn Sie also den Schalter Reservierung/Banf über denCustomizing-Pfad Änderungsbelege � Sammel-Banf � Disporelevanz defi-

nieren aktiviert und auf die Option sofort eingestellt haben, werden sofortdie Reservierungen wirksam und die Bestellanforderungen erzeugt. Es istalso nicht möglich, beispielsweise sofort Bestellanforderungen zu erzeugenund die Reservierungen erst bei der Auftragsfreigabe wirksam werden zulassen, es sei denn, Sie ändern dies jeweils manuell im Auftrag ab.

Ecktermine nicht anpassen, Bedarfstermine auf der Vorgangsebene

Setzen Sie den Parameter Termine anpassen auf Ecktermine nicht anpas-

sen, Sekundärbedarf auf Vorgangstermine. Warum Sie die Eckterminenicht anpassen sollten, habe ich Ihnen bereits im Abschnitt »Terminie-rung« erläutert. Der Sekundärbedarf sollte auf der Vorgangsebene termi-niert werden, da andernfalls alle Materialien schon zu Beginn der Auf-tragsbearbeitung verfügbar gemacht würden – und dies würde wiederumdie Lagerbestände unnötig in die Höhe treiben.

Materialverwendungsnachweis zur Materialplanung

Je länger ein Equipment oder Technischer Platz bereits im Einsatz ist,desto aussagefähiger ist die Historie der getauschten Ersatzteile, unddesto hilfreicher ist demzufolge die Materialverwendung bei einer Kom-ponentenplanung.

24


Objektlisteund Kosten

Fixer odervariabler Tarif

Schätzkosten undAuftragsbudget

Genehmigungen

Unteraufträge

Kosten bei Objektliste

Die auflaufenden Kosten werden standardmäßig nur auf dem Leitobjektim Auftragskopf fortgeschrieben und in der Auftragsabrechnung die ent-sprechende Kostenstelle belastet. Wenn Sie die Kosten anteilmäßig aufalle betroffenen Kostenstellen abrechnen möchten, nutzen Sie den Custo-mer-Exit Kundeneigene Abrechnungsvorschrift erzeugen (IWO10027).

Für eine Aufteilung der Kosten in der Historie gibt es leider keine Stan-dardmöglichkeit.

Fixe oder variable Tarife

Da in der Instandhaltung nach Vollkosten kalkuliert wird, ist es egal, obSie den Tarif in fix und variabel aufsplitten oder nicht.

Schätzkosten stellen keine Wertobergrenze dar

Sowohl die Ermittlung von Plankosten als auch die Vergabe von Schätz-kosten verhindern nicht, dass bestimmte Wertgrenzen überschritten wer-den. Wenn Sie eine Überschreitung von Wertgrenzen verhindern möch-ten, vergeben Sie ein Auftragsbudget. Wenn Sie dann noch im Customi-zing die Verfügbarkeitskontrolle aktiviert haben, erscheinen bei Erreichenbzw. Überschreiten gewisser Wertgrenzen Warn- oder Fehlermeldungen.

Genehmigungen einsetzen, wo es sinnvoll ist

Mithilfe von Genehmigungen können Sie sicherstellen, dass ein Auftragnicht freigegeben bzw. nicht technisch abgeschlossen wird, bevor – nachdem Vier- oder Mehr-Augen-Prinzip – die notwendigen Genehmigungenerteilt worden sind.

Mithilfe des SAP-Berechtigungskonzepts können Sie sicherstellen, dassunterschiedliche Personen die Genehmigungen erteilen und den Auftragfreigeben bzw. technisch abschließen.

Manchmal sind Unteraufträge sinnvoll

Innerhalb einer Auftragsabwicklung sollten Sie Unteraufträge anstelle vonVorgängen bilden, wenn Sie Maßnahmen durchführen:

� für die Sie ein separates Bezugsobjekt benötigen

� die ein eigenes Auftragsbudget benötigen

� die eigenständig genehmigt werden müssen

25


Objektdienst im Auftrag


Massenänderung von Aufträgen

Kapazitätsplanung

Nutzungsgrad

Der Button »Anlagenliste«

Der Button Anlagenliste im Auftragskopf zeigt Ihnen direkt, ob einemAuftrag Dokumente über den Objektdienst zugeordnet worden sind.



haltung � 4.2 Planung von Aufträgen alle Teilgeschäftsprozesse zur Auf-tragsplanung (Auftragseröffnung, Vorgänge, Material, Kosten).

Massenänderungen sparen Pflegeaufwand

Mithilfe der Funktion Massenänderung können Sie einfach, zuverlässigund schnell Feldinhalte in mehreren Aufträgen gleichzeitig ändern.

Zuerst prüfen, ob eine Kapazitätsplanung überhaupt sinnvoll ist

Grundsätzlich ist eine Kapazitätsplanung nur dann sinnvoll, wenn dasplanbare Auftragsvolumen ausreichend groß ist und die Vorgabezeiteneinigermaßen genau sind. Diese Voraussetzungen sind in der Instandhal-tung – anders als in der Produktion – häufig nicht erfüllt: Entweder liegenkeine genauen Vorgaben zu den Vorgabezeiten vor, und/oder es gibteinen hohen Anteil an ungeplanten Aufträgen.

Kapazitätsplanung nur bei einem planbaren Volumen von mehr als 60%

Wenn Ihr planbares Auftragsvolumen aufgrund ungeplanter Instandset-zungen und Störungsbeseitigungen weniger als 60% vom gesamten Auf-tragsvolumen beträgt und Sie nur ungenaue Angaben zur Vorgabezeitmachen können, schalten Sie die Kapazitätsplanung einfach ab. Dies tunSie, indem Sie einen Steuerschlüssel verwenden, für den die FunktionKapazitätsbedarfe nicht aktiviert ist.

Ohne Berücksichtigung der ungeplanten Aufträge hat sich in der Praxisein Nutzungsgrad von 65–75% herauskristallisiert.

Wie sollen ungeplante Aufträge in der Kapazitätsplanung behandeltwerden?

26


Kapazitätsabgleich

Verfügbarkeits-prüfung

AutomatischeFreigabe

Auftragspapiere

Sie können die ungeplanten Aufträge im Nutzungsgrad berücksichtigen;dann reduziert sich der Nutzungsgrad entsprechend dem Anteil Ihrerungeplanten Aufträge auf einen Wert von 30–50%.

Sie halten über die Anzahl der im Kapazitätsangebot angegebenen Einzel-kapazitäten (= Anzahl Handwerker) hinaus Personal vor, das Sie aus-schließlich für ungeplante Aufträge einsetzen, so dass die im Kapazitäts-angebot angegebenen Daten ausschließlich für geplante Aufträge zur Ver-fügung stehen.

Erste Wahl: Aufträge verschieben

Zu den unkompliziertesten und daher gängigsten Verfahren, um in derInstandhaltung Über- oder Unterlasten auszugleichen, gehören die Ver-schiebung und das Vorziehen von Aufträgen.

Benutzer soll entscheiden

Lassen Sie bei der Durchführung einer Verfügbarkeitsprüfung immer denBenutzer entscheiden, was bei Nichtverfügbarkeit einer Ressource gesche-hen soll.

Aufträge automatisch freigeben

Damit Aufträge, die aus Wartungsplänen oder Meldungen resultieren,sofort bei ihrer Erstellung freigegeben werden, setzen Sie mithilfe der Cus-tomizing-Funktion Auftragsarten einrichten für die gewünschten Auf-tragsarten das Kennzeichen Sofort freigeben.

Entscheidungsfreiheit beim Auftragsdruck

Sie haben weitgehende Entscheidungsfreiheit bezüglich der folgendenInhalte:

� wie viele Auftragspapiere Sie ausdrucken möchten

� welche Auftragspapiere Sie ausdrucken möchten

� wie Sie die Auftragspapiere benennen möchten

� welches Layout diese Auftragspapiere haben sollen

� welches Auftragspapier auf welchem Ausgabemedium ausgegeben wer-den soll

27


Drucken von Dokumenten

Druckersteuerung

Pop-up-Fenster beim Auftrags-druck

Alle Vorgänge auf einmal rückmelden?

Auftragsdruck mit Dokumenten

Häufig sind zu den technischen Objekten Dokumente hinterlegt, die ganzoder teilweise mit den Auftragspapieren ausgedruckt werden sollen.Leider wird hierzu von SAP keine Standardlösung angeboten. Vielmehrhaben sich einige Hersteller darangemacht, zu diesem Zweck ein kosten-pflichtiges Add-on zu entwickeln und zu vertreiben, wie z.B. die SEALSystems AG (http://www.sealsystems.de) und die Prometheus Group(http://www. prometheusgroup.us).

Empfehlungen zum Drucken

Aktivieren Sie in der Customizing-Funktion Benutzerspezifische Druck-

steuerung den Schalter Sofort ausgeben, da ansonsten die Auftragspa-piere nur in die Spool-Datei eingestellt werden und Sie den Druckanstoßvon dort aus separat vornehmen müssen.

Außerdem sollten Sie in derselben Customizing-Funktion die Papiere fürdas Lager sofort auf dem Lagerdrucker ausdrucken, damit die Lagermitar-beiter ihre Kommissionierungsaufgaben termingerecht einplanen können.

Druckvorgang vereinfachen

Wenn Ihnen das Pop-up-Fenster beim Auftragsdruck lästig ist, weil Siesowieso immer die voreingestellten Auftragspapiere drucken möchten,können Sie das Erscheinen dieses Fensters wie folgt unterdrücken: RufenSie innerhalb des Auftrags über Zusätze � Einstellungen � Vorschlags-

werte die Registerkarte Steuerung auf, und setzen Sie den Schalter Dru-

cken ohne Dialog aktiv.



haltung � 4.3 Abwicklung geplanter Instandhaltungsmaßnahmen: Steue-

rung alle Teilgeschäftsprozesse zur Auftragssteuerung (Verfügbarkeitsprü-fung, Auftragsfreigabe, Druck, Kapazitätsplanung).

Rückmeldung vereinfachen

Wenn es Ihnen zu umständlich oder zu aufwendig ist, jeden Vorgang einzelnzurückzumelden, legen Sie im Auftrag einen letzten Vorgang Rückmeldenan. Nur diesem Vorgang geben Sie einen Steuerschlüssel mithilfe der Funk-tion Rückmeldung vorgesehen; allen anderen ordnen Sie einen Steuer-schlüssel zu, der entweder die Funktion Rückmeldung nicht möglich oderdie Funktion Rückmeldung möglich, aber nicht notwendig beinhaltet.

28


Endrückmeldungund offene

Reservierungen

Gesamt-rückmeldung

Auftragund Meldung

abschließen

Abrechnungs-vorschrift

Kontierung

Pop-up-Fensterbeim technischen

Abschluss

Vorsicht bei »Offene Reservierungen ausbuchen«

Setzen Sie die beiden Kennzeichen Endrückmeldung und Offene Reser-

vierungen ausbuchen nicht gleichzeitig. Denn der Schalter Offene Reser-

vierungen ausbuchen bewirkt, dass bei einer Endrückmeldung die nochnicht ausgefassten Reservierungen gelöscht werden. Der Schalter End-

rückmeldung bewirkt, dass bei einer Zeitrückmeldung, die größer als diegeplante Zeit ist, der Vorgang automatisch endrückgemeldet wird. Wirdnun die Materialentnahme nicht zeitnah erfasst, aber dafür die Rückmel-dung, werden die offenen Reservierungen gelöscht, obwohl sie ausge-fasst sind.

Vorteil der Gesamtrückmeldung

Als besonderer Vorteil gegenüber den anderen Rückmeldeverfahren hatsich bei der Gesamtrückmeldung (Transaktion IW42) in der Praxis heraus-kristallisiert, dass Sie neben der Erfassung der Ist-Daten den Auftrag auchgleich technisch abschließen können.

Auftrag und Meldung gemeinsam abschließen

Gleichzeit mit dem technischen Abschluss des Auftrags können Sie dieMeldungen abschließen. Wenn Sie dies nicht tun, müssen Sie die Mel-dungen separat abschließen.

Zeitpunkt für die Abrechnungsvorschrift: Freigabe

Wählen Sie als Zeitpunkt für die Bildung der Abrechnungsvorschrift ambesten die Auftragsfreigabe. Ansonsten können Sie den Auftrag nichtabrechnen, wenn er länger dauert als der Rhythmus Ihrer periodischenAuftragsabrechnung.

Kontierung des Auftrags: Kostenstelle

In 90% aller Fälle erfolgt die Zielkontierung der Instandhaltungsaufträgeauf die Kostenstelle des technischen Objektes.

Technischen Abschluss vereinfachen

Wenn Ihnen das Pop-up-Fenster beim technischen Abschluss lästig ist,weil Sie den Auftrag sowieso ohne weitere Dateneingabe abschließenmöchten, können Sie dieses wie folgt unterdrücken: Rufen Sie innerhalbdes Auftrags über Zusätze � Einstellungen � Vorschlagswerte die Register-karte Steuerung auf, und setzen Sie den Schalter kein Dialog Abschl aktiv.

29



Sofortinstandsetzung

Einfaches Layout

Meldungs- und Auftrags-integration

Gesamt-rückmeldung


Nacherfassung



haltung � 4.5 Abwicklung Geplanter Instandhaltungsmaßnahmen:

Abschluss alle Teilgeschäftsprozesse zum Auftragsabschluss (Zeitrückmel-dung, technische Rückmeldung, technischer Abschluss).

Einfaches Auftragslayout festlegen

Eine der wichtigsten Funktionen im Zusammenhang mit einer Sofortin-standsetzung ist es, pro Auftragsart ein eigenes Bildschirmlayout, in diesemFall ein möglichst einfaches, festzulegen: am besten nur eine einzigeRegisterkarte mit wenigen Eingabefeldern. Dies erreichen Sie über dieCustomizing-Funktion Einfache Auftragssicht.

Meldungs- und Auftragsdaten in nur einer Maske erfassen

Mithilfe der Customizing-Funktion Meldungs- und Auftragsintegration

definieren können Sie erreichen, dass Sie Auftrags- und Meldungsdatenauf nur einem Bildschirmbild erfassen können.

Auftragsabschluss über die Gesamtrückmeldung

Für den Auftragsabschluss ist bei der Sofortinstandsetzung die Gesamt-rückmeldung empfehlenswert, denn hier können nicht nur die Ist-Zeiten,sondern auch die ungeplant entnommenen Materialien und technischeDaten erfasst werden. Darüber hinaus können Auftrag und Meldung vonhier aus gleich abgeschlossen werden.


Auf der E-Learning-Plattform unter http://saptraining.fh-wuerzburg.de/erreichen Sie über den Menüpfad SAP ERP � Instandhaltung Prozesse �Instandhaltung Prozesse @-learning SAP starten � 3. Störungsbedingte

Instandhaltung den kompletten Geschäftsprozess.

Für die Nacherfassung gibt es keine Standardtransaktion

Was tun Sie, wenn Sie eine Nacherfassung benötigen, aber noch nichtSAP NetWeaver Portal einsetzen?

30


Schichtnotizen und Schichtberichte

Schichtnotizen

Schichtberichte

Fremdvergabe

Eigene Auftragsart

Vorschlagswerte

� Variante 1: Sie erfassen die Daten, wie in Abschnitt 5.3 zur Sofortin-standsetzung beschrieben; nur eben unmittelbar hintereinander, d.h.,Sie erfassen den Auftrag über die Transaktion IW31 und melden ihngleich danach über IW42 zurück (inklusive des technischen Abschlusses).

� Variante 2: Sie erfassen die Daten mithilfe der Transaktion IW61 (histo-rischer Auftrag). Allerdings hat diese Transaktion keine Integration zu denanderen SAP-Komponenten. Wenn Sie also z.B. die dort erfassten Ist-Zeiten auf die Anlagenkostenstelle verrechnen möchten, müssten Siezuvor ein Batch-Programm schreiben, das diese Umbuchung vornimmt.

Schichtnotizen einsetzen

Schichtnotizen bieten Ihnen die einfache Möglichkeit, zu einem techni-schen Objekt oder zu einem Arbeitsplatz bestimmte Sachverhalte zudokumentieren.

Schichtberichte sind kompakt und übersichtlich

Schichtberichte bieten Ihnen eine kompakte und übersichtliche Aufstel-lung über die Geschehnisse während einer Schicht. Das Layout können Sieflexibel nach Ihren Bedürfnissen gestalten.

Eigene Auftragsart für Fremdbearbeitungen

Häufig wird für die Fremdabwicklung eine eigene Auftragsart eingerichtet.Dies hat mehrere Vorteile: Zum einen können Vorschlagswerte spezifischgesetzt werden (z.B. kann festgelegt werden, dass bei der AuftragsartPM02 (Fremdbearbeitung) immer der Steuerschlüssel PM02 (Fremdbear-beitung) verwendet werden soll). Zum anderen können Sie in Listen undAuswertungen gezielter danach suchen und verdichten.

Vorschlagswerte vereinfachen die Fremdbeauftragung

Da die vom Einkauf benötigten Angaben weitestgehend konstant bleiben,sollten Sie die Möglichkeit Vorschlagswerte zu hinterlegen nutzen, damitdiese nicht in jedem Auftrag immer wieder neu einzutragen sind.

31


Wichtig bei Fremd-arbeitsplätzen

Auftragspapiere für Fremdfirmen

� Die Vorschlagswerte können Sie mithilfe der Customizing-FunktionVorschlagswertprofile für Fremdbeschaffung anlegen hinterlegen,um sie dann mithilfe der Customizing-Funktion Vorschlagswerte für

Arbeitsplandaten und Profilzuordnungen der Auftragsart pro Werk imFeld Profil fremd zuzuordnen.

� Dasselbe gilt übrigens auch für Fremdmaterial: Hier erfolgt die Zuord-nung über das Feld Profil Material.

� Sie können die Vorschlagswerte aber auch benutzerbezogen hinterle-gen, und zwar indem Sie innerhalb eines Auftrags Zusätze � Einstellun-

gen � Vorschlagswerte aufrufen und die Daten auf der RegisterkarteFremdbearbeitung hinterlegen.

� Dasselbe gilt für Fremdmaterial: Hier füllen Sie die Registerkarte Fremd-

beschaffung.

� Sollten sowohl Vorschlagswerte im Customizing hinterlegt sein alsauch als benutzerbezogene Vorschlagswerte, werden die benutzerbe-zogenen Vorschlagswerte vorrangig behandelt.

Was können Sie also tun, um den administrativen Aufwand zu verringern?

Der Einsatz des Modells Fremdleistungen mit Arbeitsplätzen, das mittler-weile in vielen Unternehmen im Einsatz ist, wird auch Ihnen dabei helfen,mit diesen Fremdfirmen ohne großen Verwaltungsaufwand zusammenar-beiten zu können. Bei Fremdfirmen, mit denen Sie regelmäßig zusammen-arbeiten, können Sie durch die Abwicklung mit Fremdarbeitsplätzeneinen erheblichen Teil des Verwaltungsaufwandes gegenüber Einzelbe-stellungen einsparen.

Fremdarbeitsplätze wie eigene Arbeitsplätze

Dieser Arbeitsplatz unterscheidet sich in seinen Einstellungen nicht voneinem eigenen Arbeitsplatz. Wenn Sie also z.B. auf der Registerkarte Vor-

schlagswerte einen Steuerschlüssel eintragen, handelt es sich dabei umeinen Steuerschlüssel für die Eigenbearbeitung (z.B. PM01).

Auftragspapiere für Fremdarbeitsplätze

Zur rein optischen Unterscheidung sollten die Auftragspapiere für Fremd-firmen anders aussehen als die internen. Nach der Auftragserledigungsollten Sie die Auftragspapiere abzeichnen und der Fremdfirma eine Kopieüberlassen.

32


Rechnungsstellung

Leistungs-verzeichnisse

Leistungserfassung


Aufarbeitung

Materialpreise

Meldung für dieAufarbeitung

Kontrolle der Rechnungsstellung

Bei der Rechnungsstellung sollten Sie darauf achten, dass auf der Rech-nung als Zusatzinformation die Liste der durchgeführten Aufträge mitan-gegeben wird. Eventuell bitten Sie die Fremdfirma auch darum, Kopiender Auftragspapiere anzuhängen. Andernfalls haben Sie keine Vergleichs-möglichkeit, auf welche Aufträge sich die Rechnungsstellung bezieht.

Fundstelle für Leistungsverzeichnisse

Es gibt professionelle Anbieter von Leistungsverzeichnissen wie z.B. denBeuth Verlag (http://www.beuth.de) oder den Gemeinsamen AusschussElektronik im Bauwesen (http://www.gaeb.de), bei denen Sie vorgefer-tigte Standard- und Musterleistungsverzeichnisse in digitaler Form erwer-ben und mithilfe von SAP-Tools in Ihr System einspielen können.

Erfassung durch externe, Abnahme durch interne Personen

In der Praxis wird die Erfassung der Leistung häufig vom Dienstleisterselbst im Internet (z.B. unter der Nutzung einer Internet ApplicationComponent, IAC) durchgeführt, und die Abnahme erfolgt durch verant-wortliche Personen des eigenen Unternehmens.


Auf der E-Learning-Plattform unter http://saptraining.fh-wuerzburg.de/erreichen Sie über den Menüpfad SAP ERP � Instandhaltung Prozesse �Instandhaltung Prozesse @-learning SAP starten � 5. Fremdleistung dieGeschäftsprozesse rund um die Fremdleistung.

Mehrere Preise für dasselbe Material

Durch den Prozess der Aufarbeitung erreichen Sie, dass das aufgearbeiteteMaterial oder Einzelstück einen höheren Wert erzielt als zuvor.

Meldung der Aufarbeitung

Um die Lebenslaufhistorie eines technischen Objektes vollständig zudokumentieren, ist es ratsam, für ein defektes Reserveteil eine Meldungim Sinne einer Aufarbeitungsanforderung zu erfassen.

33


Eigene Meldungsart

Eigene Auftragsart

Bewertungsarten

Materialbedarfs-planung und Aufarbeitung

Auftrags-abrechnung

Subcontracting

Subcontracting

Eigene Meldungsart

Wenn Sie Aufarbeitungsleistungen durch eine Meldung anfordern möchten,ist es aus verschiedenen Gründen empfehlenswert (z.B. zur Selektion oderzur Bildschirmsteuerung), eine eigene Meldungsart dafür zu definieren.

Eigene Auftragsart

Für den Geschäftsprozess der Aufarbeitung benötigen Sie eine eigeneAuftragsart. Eine Auftragsart, die Sie für die Aufarbeitung gekennzeichnethaben, können Sie allerdings nicht für »normale« Instandhaltungsprozesseverwenden. Eine eigene Meldungsart können, aber müssen Sie jedochnicht definieren.

Zwei bis drei Bewertungsarten

Sie sollten zwei oder drei Bewertungsarten für die Aufarbeitung verwen-den; weniger Bewertungsarten sind nicht sinnvoll und mehr Bewertungs-arten nicht mehr überschaubar.

Aufarbeitung in die Materialbedarfsplanung integriert

Die Aufarbeitung ist mittlerweile in die Materialbedarfsplanung integriertworden, d.h., dass Sie aus einem Planauftrag einen Aufarbeitungsauftraggenerieren können.

Zeitnahe Abrechnung des Aufarbeitungsauftrages

Führen Sie die Auftragsabrechnung möglichst zeitnah nach dem Waren-eingang durch, mit dem Sie die Endlieferung gebucht haben. Falls das auf-gearbeitete Material dem Lager bereits vor der Abrechnung entnommenwird, kann die Kostenverrechnung nicht auf das Material, sondern nur aufeine Verrechnungskostenstelle erfolgen.

Subcontracting = Aufarbeitung + Fremdleistung

Da der Vorgang der Lohnbearbeitung auch mit einer Aufarbeitung ver-bunden sein kann, kann das Subcontracting auch als Bindeglied zwischenFremdleistung und Aufarbeitung angesehen werden.

34


SpezielleKennzeichen

Lohnbearbeitungs-monitor

Vorbeugende Instandhaltung

Umfang derImplementierung

Arbeitspläne

Nummernvergabefür Anleitungen

Kennzeichen nicht vergessen

Achten Sie beim Subcontracting-Auftrag darauf, dass auf der RegisterkarteFremd (Fremdvorgang) das Kennzeichen Lohnbearb. markiert ist und dassdie Materialkomponenten mit dem Beistellkennzeichen S versehen sind.

Lohnbearbeitungsmonitor

Der Lohnbearbeitungsmonitor gibt Ihnen nicht nur einen Überblick überden aktuellen Stand der Lohnbearbeitungsprozesse, sondern er unter-stützt Sie auch bei deren Durchführung.

Die vorbeugende Instandhaltung im zweiten Schritt der Einführung

Bei einer Neueinführung von SAP EAM sollte gründlich überlegt werden,ob die vorbeugende Instandhaltung zwingend im ersten Schritt eingeführtwerden muss. Denn die vorbeugende Instandhaltung nutzt viele spezielleFunktionen und setzt eine hohe Aufnahmefähigkeit bei den Anwendernvoraus.

Möglichst Anleitungen verwenden

Wenn Sie Arbeitspläne in der Instandhaltung einsetzen, beachten Sie Fol-gendes:

� Equipments und Technische Plätze können individuelle Arbeitspläneenthalten oder indirekt auf Anleitungen zugreifen.

� Sie sollten, wenn möglich, Anleitungen anlegen. Dies erspart IhnenErfassungs- und Pflegeaufwand.

� Nur dort, wo spezielle Tätigkeiten eines Equipments oder TechnischenPlatzes abzubilden sind, sollten Sie Arbeitspläne für Equipments oderTechnische Plätze anlegen.

Sprechende Nummern für Anleitungen

Wenn Sie Anleitungen anlegen, können Sie schon durch die Arbeitsplan-nummer zum Ausdruck bringen, für welche Objekte die einzelnen Anlei-tungen geeignet sind (z.B. PUMP_WTG, FFZ_TUEV, MOT_REP). So wirdIhnen auch die spätere Selektion leichter fallen.

35


Arbeitspläne im Auftrag


Einzelzyklusplan auf Zeitbasis

Terminierungsart

Verschiebefaktor auf Zeitbasis

Toleranz

Vorgangsselektion aktivieren

Aktivieren Sie in Ihren persönlichen Einstellungen den Schalter Vorgangs-

selektion, haben Sie bei der Übernahme eines Arbeitsplans in einen Auf-trag nicht nur die Möglichkeit, Vorgänge gezielt zu selektieren, sondernSie können auch über den Ausführungsfaktor einzelne Vorgänge mehrfachzur Ausführung bringen (beispielsweise bei Vorhandensein einer Objekt-liste).


Auf der E-Learning-Plattform unter http://saptraining.fh-wuerzburg.de/finden Sie unter SAP ERP � Instandhaltung Prozesse � Instandhaltung

Prozesse @-learning SAP starten � 6. Arbeitspläne die Geschäftsprozesse

zum Arbeitsplan.

Der einfachste Fall: zeitbasierter Einzelzyklusplan

Der zeitbasierte Einzelzyklusplan bereitet in Erfassung und Pflege denwenigsten Aufwand aller Wartungsplanarten, und die Praxis hat auchgezeigt, dass diese Wartungsplanart am häufigsten genutzt wird. Sie soll-ten deshalb ebenfalls versuchen, möglichst viele Ihrer Wartungstätigkei-ten über diese Wartungsplanart abzubilden.

Terminierungskennzeichen: stichtaggenau

Von den potenziellen Terminierungsarten ist in der Praxis am häufigstendie stichtaggenaue Terminierungsart anzutreffen.

Verschiebungsfaktoren: 0% oder 100%

Setzen Sie bei zeitbasierten Wartungsplänen – egal, ob es sich um einenEinzelzyklusplan oder um einen Strategieplan handelt – die Verschie-bungsfaktoren entweder auf 0% oder auf 100%. Denn andere Wertespielen in der Praxis normalerweise keine Rolle.

Toleranz: ~ 10%

Setzen Sie einen Toleranzwert nur, wenn Sie die Verschiebungsfaktoren(d.h. > 0%) aktiviert haben. Wenn Sie Toleranzen setzen, beachten Sie,dass sich in der Praxis Werte um 10% herum bewährt haben.

36


Erledigungspflicht

Abrufintervall

Berechnung desEröffnungs-

horizonts

Eröffnungs-horizont in Tagen

Erledigungspflicht: einzeln entscheiden

Prüfen Sie im Einzelfall, ob Sie die Erledigungspflicht setzen möchten odernicht. Beide Fälle sind in der Praxis regelmäßig anzutreffen.

Abrufintervall: 624 Monate

Ein Abrufintervall von 6–24 Monaten ist in der Praxis keine Seltenheit.Denn es ermöglicht Ihnen eine langfristige Vorausschau auf die anstehen-den Wartungstermine.

In der Praxis gibt es verschiedene Verfahrensweisen, wie Sie mit demEröffnungshorizont bei der zeitabhängigen vorbeugenden Instandhaltungumgehen können:

� Sie setzen den Eröffnungshorizont auf 100% und steuern dann in derTerminüberwachung durch das Intervall für Abrufobjekte, wie viel Zeitvor dem Abrufdatum der Auftrag erzeugt werden soll.

Wenn Sie möchten, dass der Eröffnungshorizont direkt den Abruf steuert,gehen Sie wie folgt vor:

� Wenn Ihre Zyklen kleiner als 1 Jahr sind, setzen Sie den Eröffnungshori-zont auf 0%. In diesem Falle können die nachfolgenden Aufträge abdem Zeitpunkt erstellt werden, zu dem der Vorgänger abgeschlossenwurde.

� Wenn Ihre Zyklen länger als 1 Jahr sind, setzen Sie den Eröffnungshori-zont auf einen hohen Prozentwert (> 80%), damit die Aufträge nicht zufrüh erzeugt werden und damit zu lange im System verbleiben.

Berechnungsformel für den Eröffnungshorizont

Wenn Sie einen Eröffnungshorizont setzen möchten, bietet sich für dieUmrechnung des Vorlaufs in Tagen in einen Prozentwert die folgende For-mel an:

EOF = (ZV) × 100 / Z

� EOF = Eröffnungshorizont in Prozent

� V = Vorlauf in Tagen

� Z = Zyklus in Tagen (bei Strategieplänen der kleinste Zyklus)

Runden Sie das Ergebnis immer ab.

Einfachster Fall für den Eröffnungshorizont

Ab EHP 6 haben Sie die Möglichkeit, den Eröffnungshorizont direkt imWartungsplan in Tagen anzugeben. Dies erspart Ihnen ein umständlichesUmrechnen.

37


Automatische Terminüber-wachung

Gruppierung

Intervall für Abrufobjekte

Wartungsplan-kalkulation

Grafische Terminübersicht

Automatisieren Sie die Terminüberwachung

Planen Sie für das Programm RISTRA20 einen Batch-Job ein. Dieser solltein Abhängigkeit von den Zyklen der Wartungspläne periodisch ablaufen:

� täglich für alle Wartungspläne mit Zyklen bis zu einem Monat

� wöchentlich für alle Wartungspläne mit Zyklen zwischen einem Monatund sechs Monaten

� monatlich für alle Wartungspläne mit Zyklen größer als sechs Monaten

Die Angaben verstehen sich lediglich als Orientierungshilfe; im konkretenFall können Sie natürlich davon abweichen.

Sprechende Nummern oder Sortierfeld

Um das Programm RISTRA20 gezielt für die gewünschten Wartungsplänelaufen zu lassen, vergeben Sie entweder sprechende Wartungsplannum-mern, um die Wartungspläne zu gruppieren und sie dann gemeinsam ter-minieren zu können, oder Sie nutzen das Sortierfeld im Wartungsplan, umalle Wartungspläne mit dem gleichen Sortierfeld gemeinsam terminierenzu können. Bei Strategieplänen können Sie die Wartungsstrategie alsGruppierungsmerkmal nutzen.

Intervall für Abrufobjekte

Das Intervall für Abrufobjekte nutzen Sie für die Steuerung, wie viel Zeit vordem Abrufdatum der Auftrag erzeugt werden soll. Insbesondere wenn Siedie Eröffnungshorizonte auf 100% gesetzt haben, muss dieser Wert ausrei-chend groß sein. Denn ansonsten werden die Aufträge zu spät erzeugt.

Kostenvorschau mit der Wartungsplankalkulation

Mit der Wartungsplankalkulation (Transaktion IP31) können Sie für einenbeliebigen Zeitraum die zu erwartenden Kosten von einem oder von meh-reren Wartungsplänen ermitteln.

Grafische Terminübersicht hat viele Funktionen

Mithilfe der grafischen Wartungsterminübersicht können Sie sich nichtnur die nächsten Wartungstermine ansehen, sondern Sie können sichauch im Rahmen einer Simulation die zu erwartenden Kapazitätsbelastun-gen anzeigen lassen.

38



Wartungsstrategie

Streckungsfaktor

Wartungs-pakethierarchie


Auf der E-Learning-Plattform unter http://saptraining.fh-wuerzburg.de/finden Sie über den Menüpfad SAP ERP � Instandhaltung Prozesse �Instandhaltung Prozesse @-learning SAP starten � 7. Vorbeugende

Instandhaltung � 7.1 Wartungsplanung mit einem Zyklus den Geschäfts-prozess zum Wartungsplan (Pflege des Wartungsplans, Starten des War-tungsplans).

Nachträgliche Positionen

Wenn Sie nachträglich feststellen, dass Sie zusätzliche Pakete benöti-gen, fügen Sie diese immer in der fortlaufenden Reihenfolge hinten an.Andernfalls füllt Ihnen der Wartungsplan Ihre Aufträge künftig mit fal-schen Vorgängen aus dem Arbeitsplan. Wenn Sie nun beispielsweise inder Wartungsstrategie aus Abbildung 5.131 ein 6-Monatspaket benöti-gen, dürfen Sie es nicht zwischen den Positionen 2 und 3 einfügen, wieman es aufgrund der Zyklusdauer vermuten könnte, sondern als 4. Posi-tion.

Oder aber Sie vergeben von vorneherein Positionsnummern an die einzel-nen Wartungspakete in Zehnerschritten (10, 20, 30 usw.). Dies gibt Ihnendie Möglichkeit, Wartungspakete zwischen den Zehnerpositionen einzu-fügen (10, 15, 20, 30 usw.). Verwenden Sie aber keinesfalls bestehendePositionsnummern.

Streckungsfaktor: dynamisch

Mit dem Streckungsfaktor können Sie individuell pro Strategieplan dieWartungszyklen verlängern oder verkürzen und damit die Wartungsinten-sität anpassen, ohne die Wartungsstrategie ändern zu müssen.

In einem Einzelzyklusplan ist ein Streckungsfaktor prinzipiell auch vorhan-den. Dort spielt er allerdings eine untergeordnete Rolle, weil Sie hier eineZyklusanpassung direkt über eine Veränderung des Zyklus vornehmenwürden.

Unterschiedliche Wartungspakethierarchien

Die differenzierteste Steuerung der Wartungstätigkeiten erreichen Sie,wenn Sie alle Wartungspakete mit unterschiedlichen Hierarchiekennzah-len versehen und dann im Arbeitsplan gegebenenfalls eine Mehrfachzu-ordnung von Wartungspaketen vornehmen, wie es in Abbildung 5.132gezeigt wird. Die Hierarchiekennzahl vergeben Sie in der Regel aufstei-gend nach der Fristigkeit.

39


Puffer

Offset

Zeitbasierte Wartungspläne


Eröffnungs-horizont auf Leistungsbasis

Messbeleg und Terminierung

Nachlaufpuffer auf null setzen

Setzen Sie immer mindestens einen Puffer auf null, denn ansonsten kön-nen Sie an den Eckterminen des Auftrags nicht mehr den eigentlichenPlantermin erkennen. Ich empfehle Ihnen, immer den Nachlaufpuffer aufnull zu setzen, weil hierdurch der gewünschte Eckendetermin dem Plan-termin der Wartung entspricht.

Offset für den Versatz von Wartungspaketen

Durch das Setzen von Offsets erreichen Sie einen zeitlichen Versatz derWartungspakete.

Zeitbasierte Wartungspläne: wenig Verwaltungsaufwand

Bei den zeitbasierten Wartungsplänen – egal, ob es sich um Einzelzyklus-pläne oder um Strategiepläne handelt – kann das SAP-System die Berech-nung der Plantermine weitestgehend automatisch anhand des Kalendersdurchführen. Bei den leistungsbasierten Wartungsplänen ist der laufendeAufwand durch die permanente Erfassung von Zählerständen erforderlich.Deshalb sollten Sie, wenn möglich, bei den zeitbasierten Wartungsplänenbleiben.


Auf der E-Learning-Plattform unter http://saptraining.fh-wuerzburg.de/finden Sie über den Menüpfad SAP ERP � Instandhaltung Prozesse �Instandhaltung Prozesse @-learning SAP starten � 7. Vorbeugende

Instandhaltung � 7.2 Wartungsplanung mit Strategie – zeitabhängig dieGeschäftsprozesse zur strategie- und zeitbasierten Instandhaltung (War-tungsstrategien, Arbeitsplan, Wartungsplan anlegen und starten).

Eröffnungshorizont größer als 90%

Setzen Sie bei allen leistungsabhängigen Wartungsplänen den Eröffnungs-horizont auf einen hohen Wert (> 90%). Denn andernfalls würde das SAP-System die Wartungsaufträge zu früh erzeugen.

Terminberechnung bei jeder Zählerstandserfassung

Jedes Mal, wenn Sie einen Messbeleg erfassen, führt das System eineNeuterminierung des Wartungsplans durch und bestimmt einen neuenWartungstermin.

40


Erfassung vonMessbelegen

Messbelegeauch bei Außer-

betriebnahme

Beispielprozessim Web

Rundgangsplanung

Planung undDurchführung von

Rundgängen

Regelmäßige Erfassung der Zählerstände

Damit eine leistungsabhängige Wartung ihren Zweck erfüllt, erfassen Sieregelmäßig Messbelege. Ob dies täglich, wöchentlich oder in einem ande-ren Rhythmus erfolgt, hängt vom Einzelfall ab.

Praxistipp: Zwischen zwei Wartungen sollten mindestens 10 Messbelegeliegen. Wenn Sie also beispielsweise eine Wartung jeweils nach 2.000 Bhdurchzuführen haben, sollten Sie den Zählerstand mindestens im Abstandvon 200 Bh erfassen.

Wenn Sie dies nicht tun, erfüllt die leistungsabhängige Wartung nichtihren Zweck, und Sie sollten lieber zur zeitabhängigen Wartung wechseln.

Erfassung der Zählerstände auch bei Außerbetriebnahme

Auch wenn Sie das technische Objekt vorübergehend außer Betrieb neh-men, müssen Sie weiterhin Zählerstände erfassen. Diese sind zwar immergleich, doch jeweils mit einem aktuelleren Datum versehen.


Auf der E-Learning-Plattform unter http://saptraining.fh-wuerzburg.de/finden Sie über den Menüpfad SAP ERP � Instandhaltung Prozesse

Instandhaltung Prozesse @-learning SAP starten � 7. Vorbeugende

Instandhaltung � 7.3 Wartungsplanung mit Strategie – leistungsabhängig

die Geschäftsprozesse zur strategie- und leistungsbasierten Instandhaltung(Arbeitsplan, Zähler und Messbelege, Wartungsplan anlegen und starten).

Einfache Rundgangsplanung über die Objektliste

Wenn auf dem Rundgang immer dieselben Tätigkeiten an den Objektenauszuführen sind (z.B. an allen Objekten ist der Schmierzustand zu prüfenund gegebenenfalls nachzuschmieren), verwenden Sie:

� einen Einzelzyklusplan, um die organisatorischen Daten (wie. z.B.Werk, Auftragsart usw.) zu hinterlegen und den Inhalt als Wartungs-plan- bzw. Wartungsplanpositionstext zu beschreiben

� die Objektliste, um die technischen Objekte zu hinterlegen, die aufdem Rundgang abgelaufen werden sollen

Erweiterte Rundgangsplanung – Elemente

Die erweiterte Planung und Durchführung von Rundgängen bilden Sie fol-gendermaßen im SAP-System ab:

� Den Inhalt der Rundgänge hinterlegen Sie in Arbeitsplänen.

� Die Frequenz der Rundgänge legen Sie in einem Wartungsplan fest.

41


Wartungsplantyp

Kalibrierung von Prüf- und Messmitteln

Equipmenttyp

Prüfplan

� Die Durchführung der Rundgänge steuern Sie über Aufträge, die Ihnender Wartungsplan generiert.

� Die Rückmeldung der Rundgänge dokumentieren Sie am besten mitder Gesamtrückmeldung.

Erweiterte Rundgangsplanung: welcher Wartungsplantyp?

Die Frequenz, in der der Rundgangsplan ausgeführt werden soll, bestim-men Sie in einem Wartungsplan:

� Sie verwenden den zeitbasierten Einzelzyklusplan, wenn Sie den Rund-gang komplett in einer festgelegten Frequenz vornehmen möchten.

� Sie setzen den zeitbasierten Strategieplan ein, wenn die Inspektion dereinzelnen Stationen in unterschiedlichen Zyklen abläuft.

� Leistungsbasierte Wartungsplantypen spielen bei der Rundgangspla-nung hingegen keine Rolle, da Sie ja mehrere Objekte besuchen möch-ten, für die es unterschiedliche Zählerstände gibt.

Gesamtrückmeldung mit angepasstem Layout für die erweiterte Rundgangsplanung

Definieren Sie für die Gesamtrückmeldung von Aufträgen zur erweitertenRundgangsplanung ein Bildschirmlayout, das die Vorgänge und Mess-punkte/Zählerstände enthält, und mittels diesem Sie alle Informationenzu Rundgängen von einer Bildschirmmaske aus rückmelden können.

Eigener Equipmenttyp für die Prüf- und Messmittel

Für Prüf- und Messmittel benötigen Sie einen eigenen Equipmenttyp.Legen Sie hierzu mit der Customizing-Funktion Equipmenttyp pflegen

einen Equipmenttyp an, der als Referenztyp Fertigungshilfsmittel gekenn-zeichnet ist.

Darüber hinaus müssen Sie in der Customizing-Funktion Zusätzliche

betriebswirtschaftliche Sichten für Equipmenttypen festlegen den Schal-ter FHM-Knz aktivieren.

Prüfpunkt für den Prüfplan

Damit Sie Ihren Arbeitsplan später als Prüfplan für Equipments verwen-den können, müssen Sie im Customizing mithilfe der Funktion Prüfpunkte

definieren einen Prüfpunkt für Equipment festlegen und ihn anschließendden Kopfdaten des Arbeitsplans zuweisen.

42


Steuerschlüssel

Eigene Auftragsart

Verwendungs-entscheid mitFolgeaktionen

Pool Asset Management

EigeneMeldungsart

PAM-Plantafelnutzen

Eigener Steuerschlüssel für Prüfvorgänge

Definieren Sie mithilfe der Customizing-Funktion Steuerschlüssel zum

Prüfvorgang definieren einen Steuerschlüssel, bei dem das KennzeichenPrüfmerkmal erwartet aktiviert ist.

Eigene Auftragsart für die Prüf-/Messmittelverwaltung

Damit Sie den Geschäftsprozess der Kalibrierung von Prüf-/Messmittelnim SAP-System abbilden können, benötigen Sie eine eigene Auftragsart.

Neben den üblichen Grundeinstellungen ordnen Sie dieser Auftragsartmithilfe der Customizing-Funktion Prüfarten Instandhaltungs- u. Ser-

viceauftragsarten zuordnen eine Prüfart (entspricht im Qualitätsmanage-ment einer Auftragsart) zu.

Verwendungsentscheid mit automatischen Folgeaktionen

Wenn Sie bei bestimmten Verwendungsentscheiden (z.B. nicht verwend-bar) das Equipment automatisch für den weiteren Einsatz sperren möch-ten oder wenn Sie den Auftrag automatisch im Hintergrund abschließenmöchten, aktivieren Sie mithilfe der Customizing-Funktion Folgeaktion

definieren die notwendigen Funktionsbausteine.

Den Anstoß für diese Gruppe von Folgeaktionen geben Sie mithilfe derCustomizing-Funktion Auswahlmengen bearbeiten.

Eigene Meldungsart für das Pool Asset Management

Für die Pool-Asset-Bedarfsmeldung empfiehlt sich eine eigene Meldungs-art, um ihr ein Pool-Asset-Management-spezifisches Layout zu geben.Dieses pflegen Sie mithilfe der Customizing-Funktion Bildschirmaufbau

für erweiterte Sicht. Ordnen Sie der Meldungsart 10\TAB23 Pool Asset

Management zu.

Funktionen der Plantafel

Die Plantafel des Pool Asset Managements zeigt Ihnen nicht nur einenÜberblick über die aktuelle Belegungssituation, sondern unterstützt Sieauch bei den Geschäftsvorgängen Reservieren, Ausgeben, Rückgabe undAbrechnung.

43


Projektorientierte Instandhaltung

Projektsystem (PS)

Externe Projektsysteme

Maintenance Event Builder

Projektorientierte Instandhaltung mit PS

Was lässt sich zusammenfassend zur projektorientierten Instandhaltungauf Basis des Projektsystems sagen?

� Mit den operativen Objekten des Projektsystems (PSP-Elemente, Netz-pläne) in Verbindung mit Aufträgen können Sie größere Instandhal-tungsprojekte planen und steuern.

� Auch können Sie einzelne Aufträge den PSP-Elementen oder Netzplä-nen zuordnen, wenn die Instandhaltung Arbeiten im Rahmen einesanderen Projektes leistet.

� Die Zuordnung nehmen Sie entweder einzeln oder unter Zuhilfenahmeder Transaktion ADPMPS vor.

� Durch die Zuordnung ergeben sich Integrationsfunktionen wie Budget-verfügbarkeitskontrolle, Terminbindung usw.

Externe Projekttools

Zur Planung und Abwicklung von Instandhaltungsprojekten können Sieauch die Schnittstelle zur Stillstandsplanung mit externen Projektsyste-men nutzen. Die Schnittstelle verbindet SAP ERP mit externen Projektsys-temen (z.B. Primavera P3 oder MS Project). Sie können die Schnittstellemit SAP EAM und/oder SAP PS nutzen.

Was ist das Besondere am Maintenance Event Builder?

� Der MEB erlaubt Ihnen die Planung von kleineren Instandhaltungspro-jekten (Maintenance Events).

� Mit dem MEB können Sie die meisten benötigten Planungsschritte voneiner einzigen Transaktion aus durchführen.

� Auf der Basis der Absprache mit den Anlagenbetreibern und auf Basisder Planungen im MEB können Sie die Durchführung der Instandhal-tungsmaßnahmen einigermaßen sicherstellen und einen mehrfachenAnlagenstillstand vermeiden.

� Die aus dem MEB heraus erzeugten Aufträge können Sie mit PSP-Ele-menten und Netzplänen verknüpfen.

44


Tipps und Tricks zur Integration

Die Integration innerhalb von SAP ERP

CO und MM imMittelpunkt

MM: dynamischeVerfügbarkeits-

prüfung

Sehr vielfältige Integration

Die Erfahrung aus zahlreichen Unternehmen hat gezeigt, dass die Ge-schäftsprozesse zu unterschiedlich und die eingesetzten Systemlandschaf-ten zu vielschichtig sind, als dass eine vollständige Liste aller Berührungs-punkte und eingesetzten Systeme aufgestellt werden könnte.

Im Mittelpunkt: CO und MM

Eines vorweg: Am wichtigsten für die Instandhaltung ist die Integrationvon SAP EAM mit dem Controlling (CO) und der Materialwirtschaft (MM).

Alleinstellungsmerkmal: Verfügbarkeitsprüfung

Eine dynamische Verfügbarkeitsprüfung ist ein Alleinstellungsmerkmaleines integrierten Systems wie SAP ERP gegenüber Nicht-SAP-Instandhal-tungssystemen. Denn hierzu wird die Information benötigt, ob zu demgeplanten Material Dispositionselemente vorliegen, wie z.B. die im Fol-genden aufgeführten:

� geplante Abgänge aus Reservierungen (auch Reservierungen für Nichtin-standhaltungsaufträge wie z.B. Fertigungsaufträge oder Reservierungenfür Kostenstellen)

� geplante Abgänge aus Verkaufsbedarfen

� geplante Abgänge aus Sekundärbedarfen

� geplante Zugänge aus Bestellungen

� geplante Zugänge aus Bestellanforderungen

� geplante Zugänge aus Planaufträgen

� geplante Zugänge aus Fertigungsaufträgen

� geplante Zugänge aus Lieferavis

Es handelt sich hierbei um Informationen aus der Bestandsführung, ausdem Einkauf, aus der Fertigung, aus dem Vertrieb, aus der Projektabwick-lung und aus anderen Bereichen, die Bedarf an demselben Materialhaben. Eine solche Funktion kann nur ein integriertes System leisten.

Standalone-IPS-Systeme wie DIVA, Maximo oder andere Systeme mögenzwar Schnittstellen zu SAP ERP haben, doch handelt es sich hier aus-schließlich um Batch-Schnittstellen, die lediglich in der Lage sind, Infor-mationen eingleisig und nicht zeitnah abzusetzen (z.B. Übertragung einerReservierung an SAP ERP).

45


MM: kontierte Einkaufsbelege

MM: Materialart ERSA

MM: Dispositions-merkmal V1

MM: Handling Units

PP: Arbeitsplatz und verantwort-licher Arbeitsplatz

PP: Anzahl der Einzelkapazitäten

MM-Transaktionen sind nur die zweitbeste Lösung

Sie können Einkaufsbelege (Bestellanforderungen, Bestellungen) auch mitden Transaktionen der Materialwirtschaft (z.B. ME51N oder ME21N)bedienen und auf den Auftrag kontieren. Aber: Die so entstehenden Kos-ten werden erst als Ist-Kosten in den Aufträgen sichtbar. Dadurch unter-laufen sie womöglich Budgetprüfungen. Daher sollten die Beschaffungs-vorgänge immer aus Aufträgen heraus angelegt werden.

Eigene Materialart für Ersatzteile

Um eine Ersatzteilverwaltung zu schaffen, legen Sie im Customizing fürdie Ersatzteile eine eigene Materialart an, z.B. ERSA (Ersatzteile) oderMAZE (Maschinenzubehör- und Ersatzteile), und übertragen die Verant-wortung für Materialstämme dieser Materialart auf die Instandhaltung.

Eigenes Dispositionsmerkmal für die Instandhaltung

Legen Sie sich ein eigenes Dispositionsmerkmal (z.B. V1 = manuelleBestellpunktdisposition mit Berücksichtigung externer Bedarfe) an, undordnen Sie es der Materialart Ersatzteile zu. Dieses Dispositionsmerkmalsorgt dafür, dass Ihre Reservierungen aus Instandhaltungsaufträgen beider Disposition berücksichtigt und rechtzeitig Beschaffungsvorgängeangestoßen werden.

Handling Units können Serialnummern aufnehmen

Sie können Serialnummern auf Handling Units verwalten bzw. eine Serial-nummer einer Handling Unit zuordnen. Ein Geschäftsvorfall mit HandlingUnits (z.B. Warenausgang, Wareneingang) ersetzt somit die Einzelerfas-sung mehrerer Materialbewegungen.

Arbeitsplatz ist nicht gleich Arbeitsplatz

Durch die Zuordnung eines technischen Objekts zum Arbeitsplatz stellenSie eine Querverbindung zu PP her. Der verantwortliche Arbeitsplatz istdie für Instandhaltungsmaßnahmen zuständige Werkstatt. Hier bestehteine 1:N-Beziehung: Einem PP-Arbeitsplatz können mehrere technischeObjekte zugewiesen werden.

Keine automatische Berechnung des Kapazitätsangebotes

Die Anzahl der Einzelkapazitäten des PP-Arbeitsplatzes, die eine wesent-liche Einflussgröße für die Bestimmung des PP-Kapazitätsangebots dar-stellt, wird nicht durch die Anzahl der zugeordneten technischen Objekteberechnet.

46


PP: PP-Plantafel

PP: PP-Auftrag anEAM-Auftrag

PP: EAM-Auftragan PP-Auftrag

PP: Abrechnung

Ersatzteil-anfertigung über

PP-Auftrag

Ersatzteil-anfertigung über

EAM-Auftrag

EAM-Aufträge in der Plantafel sichtbar machen

Das Sichtbarmachen von EAM-Aufträgen in der PP-Plantafel dient ledig-lich als Hinweis an die Produktion, dass die Instandhaltung zu diesem Ter-min einen Auftrag eingeplant hat. Es findet keine automatische Belastungund schon gar keine Sperrung der PP-Ressource statt. Wenn der Terminaus Sicht der Produktion nicht realisierbar ist, muss eine manuelle Kom-munikation zwischen Produktion und Instandhaltung stattfinden.

PP-Auftrag auf EAM-Auftrag kontieren

Wenn Sie Ersatzteile selbst fertigen, richten Sie hierzu einen PP-Auftragein. Die durch den PP-Auftrag erzeugten Kosten werden im EAM-Auftragsichtbar. Damit fließen sie in die Abrechnung des EAM-Auftrags ein undwerden in der Historie des technischen Objekts ausgewiesen.

EAM-Auftrag auf PP-Auftrag kontieren

Wenn die Instandhaltung im Rahmen der Produktion Leistungen erbringt,richten Sie einen EAM-Auftrag ein, den Sie auf einen PP-Auftrag abrech-nen. Nach der Abrechnung des EAM-Auftrags werden die in der Instand-haltung entstandenen Kosten im PP-Auftrag sichtbar und fließen dort indie Nachkalkulation des Produkts ein.

Immer erst Unteraufträge abrechnen

Achten Sie darauf, dass organisatorisch und systemtechnisch sichergestelltist, dass zuerst immer der untergeordnete Auftrag abgerechnet und abge-schlossen wird.

Vorteil des Fertigungsauftrags

Funktional ist der Fertigungsauftrag gegenüber dem Aufarbeitungsauftragim Vorteil. Im Aufarbeitungsauftrag müssen Sie funktional mit einigenEinschränkungen leben.

Vorteil des Aufarbeitungsauftrags

Wenn Sie mit dem Aufarbeitungsauftrag arbeiten, brauchen Sie keinzusätzliches Modul (PP) einzuführen. Außerdem können Sie bei der Bear-beitung der Geschäftsprozesse in Ihrer gewohnten EAM-Oberfläche blei-ben und müssen im Tagesgeschäft nicht die Oberfläche wechseln.

Dies ist der Grund dafür, dass sich die oben erwähnten Anwenderfirmenfür den Aufarbeitungsauftrag entschieden haben.

47


FI: Sachkonten

FI: Rechnung ohne Bestellung

FI-AA: Equipments und Anlagen

FI-AA: Technische Plätze und Anlagen

FI-AA: Aktivierung

CO: Kostenarten

CO: Kostenstellen

Der Sachkontenrahmen als Basis aller Geschäftsprozesse

Die Integration von EAM mit FI ist elementar, denn in FI wird der Sach-kontenrahmen gepflegt, auf dem alle Geschäftsprozesse in SAP ERP auf-setzen, auch die der Instandhaltung.

Rechnung ohne Bestellung

Sie können auch eine Rechnung einbuchen, der keine Bestellung voraus-geht. Diese Rechnung kontieren Sie auf den EAM-Auftrag, wodurch dieKosten in der Historie ausgewiesen werden.

Synchronisation von Anlage und Equipment möglich

SAP ERP bietet Ihnen einen Synchronisationsmechanismus, mit dessenHilfe Sie beim Anlegen von Anlagenstammsätzen Equipments generierenkönnen und umgekehrt. Dieser Synchronisationsmechanismus funktio-niert auch für den Änderungsdienst.

Synchronisation von Anlage und Technischem Platz nicht möglich

Einen Synchronisationsmechanismus zum Abgleich von Anlagen undTechnischen Plätzen gibt es im Standard von SAP ERP nicht.

Abstimmung mit der Anlagenbuchhaltung erforderlich

Stimmen Sie sich intensiv mit der Anlagenbuchhaltung ab, gerade im Hin-blick auf die Aktivierung von Eigenleistungen.

Kostenarten vervollständigen

Sorgen Sie bei der Einführung von SAP EAM dafür, dass alle benötigtenKostenarten für die Kalkulation und Abrechnung der Aufträge vorhandensind. Gegebenenfalls müssen Sie Ihren bisherigen Kontenrahmen ergänzen.

Kostenstelle im technischen Objekt

In 90% aller Fälle werden die Instandhaltungsleistungen an die Anlagen-kostenstelle abgerechnet. Deshalb sollten Sie Ihren technischen Objekteneine Kostenstelle zuordnen, damit diese automatisch als Abrechnungsvor-schrift in den Auftrag übernommen werden kann.

48


CO: Leistungsarten

CO: Gemein-kostenzuschläge

CO: Auftrags-abrechnung

CO: Auftrags-abrechnung

CO: Abrechnungs-vorschrift

Kosten anZielkontierung

abrechnen

Differenzierte Verrechnungssätze über Leistungsarten

Über Leistungsarten können Sie die Verrechnungssätze der Instandhal-tung differenzieren. Beispielsweise könnten Sie über eine Differenzierungnach der Dringlichkeit vermeiden, dass die Auftraggeber jedem Auftragdie Priorität 1 geben.

Keine automatische Ermittlung von Gemeinkostenzuschlägen in der Ist-Kalkulation

Da die Gemeinkostenzuschläge zwar in der Vorkalkulation automatischzugeschlagen werden, nicht aber in der Nachkalkulation, müssen Sie dieAufträge nachkalkulieren. Planen Sie zur Sicherheit einen Batch-Job in derHintergrundverarbeitung ein, der in kurzen Abständen die Nachkalkula-tion durchführt.

Zeitpunkt zur Bildung der Abrechnungsvorschrift

Wählen Sie als Zeitpunkt für die Bildung der Abrechnungsvorschrift ambesten die Auftragsfreigabe. Denn andernfalls können Sie den Auftragnicht abrechnen, wenn er länger dauert als der Rhythmus Ihrer periodi-schen Auftragsabrechnung.

Kontierungsvorschlag KST = Kostenstelle

In 90% der Fälle wird für die Zielkontierung der Instandhaltungsaufträgedie Kostenstelle des technischen Objekts verwendet. Tragen Sie deshalbim Customizing zum Abrechnungsprofil als Kontierungsvorschlag KST ein.Dann wird die Kostenstelle des Bezugsobjekts automatisch als Kontierungin den Auftrag übernommen, und Sie müssen sie nicht manuell pflegen.

Periodenabgrenzung in der Auftragsabrechnung

Sie haben die Möglichkeit, die Kosten durch eine Periodenabgrenzung (abPeriode, bis Periode) im Zeitablauf auf unterschiedliche Zielkontierungenabzurechnen.

Abrechnungsregel GES nicht vergessen

Achten Sie darauf, dass in Ihrem Auftrag als Abrechnungsvorschrift eineAbrechnungsregel GES vorhanden ist. Ansonsten könnte es passieren,dass nicht alle Kosten an die Zielkontierung abgerechnet werden.

49


CO: Festpreis-abrechnung

RE-FX: Nutzungs-sicht und architek-tonische Sicht

HCM: technische Objekte und Personen

HCM: Meldung und Personen

Abrechnung zum Festpreis

Sie können Ihre Aufträge auch zu einem Festpreis abrechnen. AktivierenSie hierzu im Abrechnungsprofil die Betragsabrechnung. Tragen Sieanschließend eine erste Abrechnungsvorschrift mit dem Betrag für dieZielkontierung und eine zweite Abrechnungsvorschrift mit 100% auf dieleistende Kostenstelle ein.

Technische Plätze automatisch anlegen lassen

Über die Customizing-Funktion Flexibles Immobilienmanagement (RE-FX) �Übergreifende Einstellungen zu Stammdaten und Vertrag Zuordnung

von Objekten anderer Komponenten � PM-Anbindung � PM-Anbindung:

Einstellungen pro Objektart definieren können Sie pro Buchungskreisund Objektart festlegen, ob ein Technischer Platz automatisch beim Anle-gen eines Immobilienobjekts generiert werden soll.

In der architektonischen Sicht können Sie ebenfalls einem Immobilienob-jekt manuell einen Technischen Platz zuordnen. Sie können aber auchüber die Customizing-Funktion Flexibles Immobilienmanagement (RE-FX) �Stammdaten � Architektonische Sicht � PM-Anbindung � Einstellungen pro

Architektonischem Objekttyp definieren festlegen, ob zu diesem architek-tonischen Objekttyp (z.B. Areal, Gebäude, Grundstück usw.) automatischein Technischer Platz angelegt werden soll oder nicht.

Personenzuordnung im technischen Objekt über Partnerschema

Ihren Equipments und Technischen Plätzen können Sie immer dann Per-sonen zuordnen, wenn Sie dem Equipmenttyp oder dem TechnischenPlatztyp ein Partnerschema zugeordnet haben, das eine Partnerrolle bein-haltet, die auf die Partnerart PE (Personalstamm) verweist.

Personenzuordnung in der Meldung über Partnerschema

Einer Meldung können Sie immer dann Personen zuordnen, wenn Sieder Meldungsart ein Partnerschema zugeordnet haben, das Partner-rollen beinhaltet, die wiederum auf die Partnerart PE (Personalstamm)verweisen. Wenn dieselbe Partnerrolle bereits im Typ des technischenObjekts vorhanden ist, wird die betreffende Person in die Meldungübernommen.

50


HCM: Rückmel-dung und Person

HCM: Zeitkonto

CS oder SD?

Andere SAP-Systeme

SAP NetWeaverMDM

SAP SRM

Bei Rückmeldung mit Personalnummer Landesgesetze beachten

Wenn Sie eine Rückmeldung mit Personalnummer durchführen, beachtenSie bitte die jeweiligen Landesgesetze. In Deutschland dürfen Sie dies bei-spielsweise nur tun, wenn Sie mit den Arbeitnehmervertretern eineschriftliche Betriebsvereinbarung getroffen haben, aus der unter anderemhervorgeht, dass die Informationen nicht für einen Leistungsvergleich ver-wendet werden.

Achten Sie auf die Vollständigkeit der Rückmeldungen

Auf der Basis der personenbezogenen Zeiten können Sie auswerten, obdie betreffende Person ihre Zeiten auf den Aufträgen erfasst hat oder obz.B. Rückmeldungen vergessen wurden. Denn wenn Sie nicht alle Anwe-senheitszeiten in den Aufträgen erfassen, erhöht dies tendenziell den Ver-rechnungssatz der Werkstatt in der nächsten Periode.

Kontierter EAM-Auftrag versus CS-Auftrag

Wenn Sie einen ausgeprägten Kundenservice betreiben, empfehle ichIhnen die Einführung von CS (Customer Service). Wenn Sie in unregelmä-ßigen Abständen Leistungen im Rahmen des Vertriebs erbringen, könntenSie die Integration zum Vertrieb nutzen und den Instandhaltungsauftragan den Kundenauftrag abrechnen.

Duplikate finden mit SAP NetWeaver MDM

Mithilfe von SAP NetWeaver MDM sollen Duplikate gefunden undStammdatenobjekte aus verschiedenen IT-Systemen konsolidiert, syn-chronisiert, verteilt und zentral verwaltet werden.

Klassisches oder erweitertes Szenario einstellen?

Die Entscheidung darüber, ob Materialien nach dem klassischen oder nachdem erweiterten klassischen Szenario abgewickelt werden sollen, treffenSie im Customizing von SAP ERP mithilfe der Customizing-Funktion Inte-

gration mit anderen SAP-Komponenten � Supplier Relationship Manage-

ment � Profile für die externe Beschaffung pflegen bzw. Steuerung

externe Beschaffung, mit deren Hilfe Sie in Abhängigkeit von Waren-gruppe und Einkäufergruppe den Beschaffungsprozess auf ein anderes Sys-tem als das ERP-System lenken können.

51


Non-SAP-Systeme

PM-PCS-Schnittstelle

CAD

GIS

GIS

Leistungs-erfassung per Datenaustausch

Leistungs-erfassung per Internetszenario

Datenübernahme mit der PM-PCS-Schnittstelle

Die PM-PCS-Schnittstelle ist ein flexibles Instrument, um aus vorgelager-ten Systemen Messwerte und Zählerstände in SAP EAM zu übernehmenund dort weiterzuverarbeiten.

Zertifizierte CAD-Schnittstelle zum SAP-System

Wenn Sie wissen möchten, ob das von Ihnen eingesetzte CAD-Systemeine zertifizierte Schnittstelle zum SAP-System beinhaltet, überprüfen Siedies unter http://www.sap.com/partners/directories/SearchSolution.epx inder Suche unter Certification Category mit den Schlüsselwörtern CADund Computer Aided Design.

Zertifizierte GIS-Schnittstelle zum SAP-System

Wenn Sie wissen möchten, ob das von Ihnen eingesetzte GIS-System einezertifizierte Schnittstelle zum SAP-System beinhaltet, überprüfen Sie diesunter http://www.sap.com/partners/directories/SearchSolution.epx in derSuche unter Certification Category mit dem Schlüsselwort Geographical

Information Systems.

Funktionsumfänge sind extrem unterschiedlich

Da der Funktionsumfang der Schnittstelle Ihres CAD-/GIS-Systems unddie technische Umsetzung sehr stark variieren können, erfragen Sie dieDetails am bestem bei Ihrem Hersteller.

Wenig Aufwand bei der Leistungserfassung

Wenn Sie den Datenaustausch mit den Lieferanten verwenden, ergibt sichder wesentliche Vorteil für Sie, dass Ihnen keinerlei Aufwand für die Erfas-sung der erbrachten Leistungen entsteht.

Eine andere Möglichkeit dazu, wie Sie den Erfassungsaufwand für dieerbrachten Leistungen auf den Lieferanten übertragen können, besteht inder Nutzung der von SAP bereitgestellten Internet Application Compo-nent (IAC) für eine browserbasierte Erfassung der Leistungen.

52


Tipps und Tricks für Ihr Instandhaltungscontrolling

Hilfsmittel zur Informationsgewinnung

Grundsatz

SAP List Viewer

Selektionsvariante

Default-Variante

DynamischeDatums-

berechnung

Monitor

Anzeigevariante

Versenden

Ein IT-System trifft keine Entscheidungen

Die richtigen Entscheidungen müssen Sie schon selbst treffen, aber das IT-System kann Ihnen die dazu notwendigen Informationen liefern.

Selektionsvariante anlegen

Legen Sie eine Selektionsvariante an, deren Selektionsbedingungen sichmaximal über eine Seite erstrecken. Auch bei Selektionsvarianten, die Siein Zukunft noch anlegen werden, sollten Sie diesem Grundsatz folgen.

Default-Variante U_BENUTZERNAME

Die von Ihnen am häufigsten benutzte Selektionsvariante sollten Sie mitU_, gefolgt von Ihrem SAP-Benutzernamen, benennen; diese Selektions-variante wird nun beim Aufruf der Liste automatisch gezogen.

Dynamische Datumsberechnung

Durch den Einsatz der Selektionsvariablen Dynamische Datumsberechnung

können Sie das Selektionsdatum der Liste dynamisch bestimmen lassen.

Wo möglich, Monitor aktivieren

Manche Listen (nicht alle) erlauben die Aktivierung eines Monitors. InAbhängigkeit des gewählten Parameters (z.B. Ecktermin) werden danndie Listeinträge rot, gelb oder grün markiert (z.B. rot für die überfälligenAufträge, gelb, wenn der Beginntermin erreicht ist, aber der Endeterminnoch nicht, und grün für die zukünftigen Aufträge).

Voreinstellung für Anzeigevariante

Die am häufigsten genutzte Anzeigevariante sollten Sie sich als Vorein-stellung markieren.

Kein E-Mail-Button vorhanden?

Wenn Sie keinen Button zum Versenden einer Liste vorfinden (z.B. ),verwenden Sie die Funktion Liste � Sichern � Office.

53


Periodisch einplanen

SAP Quick Viewer

Verwendung von SAP Quick Viewer

Suche nach DB-Tabellen

SAP Query

ABAP-Coding

Listen als periodischen Job einplanen

Sie können Listen auch als periodischen Job einplanen, der dann in perio-dischen Abständen automatisch läuft und gewisse Folgefunktionen aus-führt (z.B. das Verschicken einer E-Mail an die Produktionsleiter, die dieWartungsaufträge der kommenden Woche beinhaltet).

Warum SAP Quick Viewer?

� Der SAP Quick Viewer versetzt Sie in die Lage, sich jedes beliebigeDatenbankfeld in einer Liste anzeigen zu lassen. So könnten Sie bei-spielsweise eine Liste der Materialien mit ihrem Lagerplatz erstellen.

� Der SAP Quick Viewer versetzt Sie in die Lage, Datenbanktabellen mit-einander zu verknüpfen. So könnten Sie beispielsweise Meldungs- undAuftragsinformationen in einer gemeinsamen Liste darstellen.

� Der SAP Quick Viewer versetzt Sie in die Lage, ad hoc Fragen zu beant-worten, die Ihnen der SAP List Viewer nicht beantworten kann, bei-spielsweise die Fragen, welches Equipment keinen Wartungsplan hatoder welcher Technische Platz über den Bautyp auf welche Anleitungzugreifen kann.

Stichwortsuche im Infosystem

Die Stichwortsuche im Infosystem des SAP Quick Viewers ist case sensi-tive, d.h., sie unterscheidet Groß- und Kleinschreibung. Wenn Sie alsoz.B. nach der Tabelle der Zeitrückmeldungen in der Instandhaltungsuchen und nicht exakt wissen, wie die Tabelle im Kurztext benannt ist,sollten Sie sicherheitshalber nach *ückmeldung* suchen.

Quick View umwandeln in SAP Query

Wenn Sie den SAP Quick Viewer anderen Benutzern zur Verfügung stellenmöchten, konvertieren Sie ihn in eine SAP Query. Benutzen Sie hierzu denButton .

Quick View erzeugt ABAP-Programm

Der SAP Quick Viewer generiert im Hintergrund ein ABAP-Programm.Wenn Sie Berechtigungsprüfungen, mathematische Berechnungen odersonstige Funktionen einfügen möchten, können Sie dies direkt in diesemProgramm tun. Ebenso können Sie das ABAP-Programm in ein anderesSystem transportieren.

54


PM-IS

Logistikinforma-tionssystem

Fortschreibung

Funktionen

Flexible Analysen

Frühwarnsystem

LIS ist ein OLAP-System

Vom Charakter her ist das Logistikinformationssystem ein OLAP-System.In der Konsequenz sind Auswertungen aus LIS deutlich performanter alsAuswertungen aus den operativen Datenbanken.

Synchron oder asynchron?

Über die Customizing-Funktion Logistik-Informationssystem (LIS) � Logis-

tics Data Warehouse � Fortschreibung � Fortschreibungssteuerung � Fort-

schreibung aktivieren � Instandhaltung steuern Sie, ob die Versorgungeiner Informationsstruktur synchron (d.h. parallel zur Verbuchung in deroperativen Datenbank) oder asynchron erfolgen soll.

Funktionen der Standardanalyse

Eine Grundliste können Sie online (d.h. ohne eine andere Auswertung zustarten und ohne die vorliegende Auswertung neu zu starten) mit den fol-genden Funktionen verändern:

� Sie können weitere Kennzahlen zur Anzeige bringen.

� Sie können den Aufriss wechseln, d.h. die Liste nach einem anderenMerkmal darstellen.

� Sie können die Liste nach jeder Kennzahl sortieren.

� Sie können den Werten in der Liste Vergleichswerte (z.B. aus dem Vor-jahr) gegenüberstellen und prozentuale Abweichungen ausweisen.

� Sie können die Liste als tabellarische Zeitreihe darstellen.

� Sie können mit der Liste statistische Funktionen wie die ABC-Analyse,Korrelationen oder Segmentierungen vornehmen.

� Sie können nach einem anderen Merkmal aufreißen.

� Sie können die Liste drucken, speichern oder per E-Mail verschicken.

Eigene Analysen definieren

Mit flexiblen Analysen können Sie beliebige DDIC-Tabellen und Informa-tionsstrukturen auswerten. Dabei können Sie auch Kennzahlen selbstdefinieren und berechnen lassen.

Proaktiv statt reaktiv

Mithilfe des Frühwarnsystems können Sie PM-IS – gezielt eingesetzt – zueinem proaktiven System machen. Das Frühwarnsystem ermöglicht dieSuche nach Ausnahmesituationen und hilft auf diese Weise, drohendeFehlentwicklungen frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

55


SAP NetWeaver Business Warehouse

InfoProvider

Querys

Funktionen

InfoCubes aus dem Business Content als Vorlage für eigenen Content

SAP liefert als Business Content InfoCubes mit den wichtigsten Kennzah-len und Merkmalen aus. Darüber hinaus können Sie aber auch eigeneInfoCubes erstellen.

Querys aus dem Business Content als Vorlage für eigenen Content

SAP liefert als Business Content gängige Querys aus. Darüber hinaus kön-nen Sie aber auch eigene Querys erstellen.

Funktionen von BW-Auswertungen

Eine Grundliste können Sie ohne eine andere Auswertung zu starten undohne die vorliegende Auswertung neu zu starten mithilfe der folgendenFunktionen verändern:

� Sie können weitere Kennzahlen aus einem vordefinierten Kennzahlen-vorrat zur Anzeige bringen.

� Sie können den Aufriss wechseln, d.h. die Liste nach einem anderenMerkmal darstellen.

� Sie können die Liste nach jeder Kennzahl sortieren.

� Sie können den Werten in der Liste Vergleichswerte (z.B. aus dem Vor-jahr) gegenüberstellen und prozentuale Abweichungen ausweisen.

� Sie können die Liste als grafische Zeitreihe darstellen.

� Sie können mit der Liste statistische Funktionen wie die ABC-Analyse,Korrelationen oder Segmentierungen vornehmen.

� Sie können mithilfe der Drill-down-Technik aufreißen und nach einemanderen Merkmal auswerten.

� Über erweiterte Navigationsmöglichkeiten (geografischer Drill-down)können regionale Zusammenhänge verdeutlicht werden (BEx Map).

� Mithilfe eines RemoteCubes können Sie aus BW auf die originärenDaten in SAP EAM zugreifen.

� Über die Definition von Exceptions können Sie BW als Frühwarnsystemnutzen.

� Sie können die Daten Excel-basiert mit dem BEx Analyzer, webbasiertin BEx Web Applications oder auf mobilen Geräten über BEx MobileIntelligence präsentieren.

� Im Web stehen Ihnen dann beispielsweise weitere Funktionen wie derAlert Monitor oder der Ticker zur Verfügung.

56


Budgetierung

Auftrags-budgetierung

Summary

Kostenstellen-budgetierung

IM-Programm-positionen

PSP-Elemente

Aktive Verfügbarkeitskontrolle verhindert Budgetüberschreitungen

Die Aktivierung der Verfügbarkeitskontrolle verhindert die Überschrei-tung des Auftragsbudgets durch Ist-Buchungen. Die Plankosten habenkeine Auswirkungen auf das Auftragsbudget, d.h., bei der Planung desAuftrags wird das Auftragsbudget nicht geprüft.

Auftragsbudgetierung ist ein einfaches, aber begrenztes Hilfsmittel

Insgesamt ist die Auftragsbudgetierung ein einfaches, aber auch sehrbegrenztes Instrument der Budgetierung. Die Budgetkontrolle für Auf-träge kann nur aktiviert werden, wenn der Auftrag keinem budgetführen-den PSP-Element oder IM-Programm zugeordnet ist.

Kostenstellenbudgetierung ist eigentlich Kostenstellenplanung

Um eines gleich vorwegzunehmen: Bei der Kostenstellenbudgetierunghandelt es sich nicht um Budgets mit der Möglichkeit einer aktiven Ver-fügbarkeitskontrolle. Es handelt sich vielmehr um eine Kostenstellenpla-nung mit der Vergabe von Planwerten; die Prüfung auf Ausschöpfungbzw. Einhaltung des Budgets erfolgt mithilfe von Reporting-Mitteln.

Passive Verfügbarkeitskontrolle über Investmentprogramme

Programmpositionen können Sie als ein einfaches Werkzeug zur Budgetü-berwachung nutzen. Dabei müssen Sie beachten, dass es sich lediglich umeine passive Budgetkontrolle handelt. Passive Budgetkontrolle bedeutet,dass das System Sie bei Überschreitung eines Budgets nicht warnt. Sie müs-sen also über das Reporting selbst die Einhaltung der Budgets kontrollieren.

PSP-Zuordnungen automatisch verändern

Die Zuordnung von Aufträgen zu PSP-Elementen können Sie individuellautomatisieren, indem Sie mittels des User-Exits IWO10010 eine eigeneZuordnungsroutine erstellen. Hier können Sie z.B. in Abhängigkeit destechnischen Objektes, der Auftragsart und der IH-Leistungsart das richtigePSP-Element finden. Dies erspart den Anwendern das teilweise mühe-volle manuelle Zuordnen und erhöht die Akzeptanz.

57


PSP-Elemente

Maintenance Cost Budgeting

MCB-Szenarien

Berichts- und Budgetierungs-gruppen

Budgetkategorien

Anpassung

Aktive Verfügbarkeitskontrolle mit PSP-Elementen

PSP-Elemente können Sie als Werkzeug zur Budgetüberwachung nutzen,denn Sie verfügen über eine aktive Verfügbarkeitskontrolle, deren Akti-vierung die Überschreitung des Auftragsbudgets durch Ist-Buchungenverhindert. Daneben haben Sie mithilfe von Reporting-Mitteln die Mög-lichkeit einer passiven Verfügbarkeitskontrolle.

MCB ist nicht in SAP ERP integriert

MCB können Sie nur nutzen, wenn Sie BW installiert und BW-BPS konfi-guriert haben. Mit der reinen Core-Komponente SAP EAM können Sie esnicht nutzen.

Ist-Kosten und simulierte Kosten könnten automatisch übernommen werden

MCB unterstützt Sie also in Ihrer Budgetplanung, indem Ihnen historien-basierte Ist-Kosten und simulierte Kosten aus Arbeitsplänen und War-tungsplänen zur Verfügung gestellt werden.

Vordefinierte Berichts- und Budgetierungsgruppen vereinfachen die Budgetierung

Über die Definition von Berichts- und Budgetierungsgruppen unterstütztSie MCB also beim Prozess der Budgetierung (z.B. Berichts- und Geneh-migungswege).

Budgets können nach Budgetkategorien dargestellt werden

Die Budgetkategorien können Sie im Customizing an die jeweiligenunternehmensspezifischen Bedürfnisse anpassen. Sie können sie dann jenach Einstellung automatisch auf der Basis gemeinsamer Eigenschaften(z.B. Instandhaltungsleistungsart oder Auftragsart) bei der Datenextrak-tion ermitteln und zuordnen lassen.

Budgets können nach der Budgetverwendung dargestellt werden

Die Budgetverwendungen können Sie im Customizing an die jeweiligenunternehmensspezifischen Bedürfnisse anpassen. Sie können sie dann jenach Einstellung automatisch auf der Basis gemeinsamer Eigenschaften(z.B. PSP-Elemente oder Kostenstelle) bei der Datenextraktion ermittelnund zuordnen lassen.

58


Tipps und Tricks zu neuen Technologien

Internet und Intranet

Rollen

Berichte

Rollen

Nacherfassung

Strukturanzeige

ElektronischeTeilekataloge

Service Maps und Übersichten generieren

Es stehen Ihnen Tools zur Verfügung, um aus Ihren Rollen in SAP ERP Ser-vice Maps und Übersichten zu generieren.

Berichte selbst festlegen

Über Customizing-Funktionen (Integration mit anderen SAP-Komponen-

ten � Business Packages/Functional Packages � Maintenance Roles �Instandhaltungsrollen: Techniker, Meister und Planer � Reporting �Launchpads einrichten bzw. Instandhalter � Launchpads einrichten) kön-nen Sie das Berichtsbündel, das im Portal zur Auswahl gebracht werdensoll, selbst festlegen.

Einige Funktionen gibt es nur in NetWeaver Portal oder im SAP NetWeaver Business Client

Einige Funktionalitäten – und in den zukünftigen Releases werden esimmer mehr – können Sie nur über das Rollenkonzept im Portal oder imBusiness Client nutzen. Sie stehen Ihnen nicht in SAP ERP zur Verfügung.

Auftragsnacherfassung in SAP NetWeaver Portal nutzen

Mit der Guided Procedure zur Auftragsnacherfassung haben Sie ein einfa-ches Instrument, um Instandhaltungsmaßnahmen im Nachhinein inklu-sive des Ersatzteilverbrauchs zu dokumentieren und die dabei angefalle-nen Kosten zu verrechnen.

Strukturanzeige in NetWeaver Portal zeigt nützliche Zusatz-informationen

Über die Strukturanzeige in SAP NetWeaver Portal können Sie nicht nurdie Anlagenstruktur, sondern auch Zusatzinformationen (wie z.B. nächs-ter Wartungstermin, Verfügbarkeit der Ersatzteile usw.) sehen.

Binden Sie Kataloge direkt an SAP ERP an

Die Möglichkeit, Ersatzteile über Kataloge auszuwählen, gibt es auch alsdirekte Anbindung an den Auftrag.

59


Materialprüfung

Einbindung der Lieferanten

Easy Web Transaction

EWT Summary

cFolders

Elektronischer Datenaustausch

Eigene Prüfungen hinterlegen

Bei der Übernahme des Einkaufskorbs in das SAP-System wird geprüft,ob das ausgewählte Ersatzteil möglicherweise einer bestandsgeführtenMaterialnummer entspricht. Wie diese Prüfung durchgeführt wird (z.B.Prüfung auf Herstellermaterialnummer oder Prüfung des Textes), kön-nen Sie in der Customizing-Funktion Konvertierungsbausteine definieren

festlegen. Wenn die vorhandenen Konvertierungsbausteine nicht dievon Ihnen gewünschte Prüfung durchführen, können Sie auch eigeneKonvertierungsbausteine entwickeln und hinterlegen.

Nutzen Sie die Vorteile von Katalogen

Durch die Nutzung von Katalogen vermeiden Sie Aufwand (z.B. für dieVerwaltung von Materialstämmen und Stücklisten). Auch sind die Bestell-vorgänge hierdurch weniger fehleranfällig (z.B. durch Visualisierung) undwerden vollständiger (z.B. durch hohe Benutzerakzeptanz). Den Aufwandfür die Erstellung und Pflege der Kataloge können Sie reduzieren, wennSie Ihre Lieferanten dazu verpflichten, die Pflege ihrer Artikel in IhremKatalog selbst zu übernehmen.

Eventuell sollten Sie ein Genehmigungsverfahren aktivieren

Da das Verfahren der Meldungserfassung über die Easy Web Transaction vonin der SAP-Nutzung weniger geübtem Personal durchgeführt wird, solltenSie sich überlegen, ob Sie diese Meldungen einem Genehmigungsprozessunterziehen möchten. Den Genehmigungsprozess aktivieren Sie pro Mel-dungsart im Customizing mit der Funktion Partnerrollen, Genehmigung.

Vorteile der internen Serviceanfrage

Die interne Serviceanfrage stellt für einen Gelegenheitsnutzer eine einfa-che Möglichkeit dar, um Instandhaltungsmeldungen abzusetzen. Darüberhinaus benötigen Sie auf den Workstations gegenüber einer direktenErzeugung im SAP-System keine lokale SAP GUI-Installation.

cFolders unterstützen die Zusammenarbeit

In cFolders können Sie und Ihre Partner gemeinsam genutzte Dokumenteablegen und pflegen. Sie unterstützen damit einen internetbasierten,unternehmensübergreifenden Informationsaustausch.

Elektronischer Datenaustausch spart Zeit und verhindert Fehler

Ein elektronischer Datenaustausch mit dem Lieferanten erspart nicht nurAufwand auf beiden Seiten, sondern reduziert auch die Gefahr von Über-tragungsfehlern.

60


Lieferantenportal

VirtuellesErsatzteillager

Virtuelle Personal-kapazitäten

E-Selling

SAP NetWeaver Business Client

UngeplanteAufgabe

zurückmelden

Asset Viewer

Mit dem Lieferantenportal immer auf dem aktuellen Stand

Durch ein Lieferantenportal halten Sie alle beteiligten Parteien auf demaktuellsten Stand und verlagern viele Erfassungstätigkeiten auf Ihre Liefe-ranten.

Virtuelle Läger helfen eigene Lagerbestände zu senken

Wenn Sie in der Lage sind, die notwendigen Voraussetzungen (wie z.B.vertrauensvolle Partnerschaften) herzustellen, können virtuelle Ersatz-teillager ein probates Mittel sein, um die Lagerbestände an Ersatzteilenund die daraus resultierenden Lagerhaltungskosten drastisch zu senken.

Virtuelle Kapazitäten helfen Fremdkosten zu senken

Wenn Sie in der Lage sind, die notwendigen Voraussetzungen zu schaf-fen, können virtuelle Personalkapazitäten ein probates Mittel sein, um dieSumme aus eigenen Personalkosten und den Kosten für den Fremd-firmeneinsatz drastisch zu senken.

Verkaufen statt verschrotten

E-Selling unterstützt Sie beim Verkauf von nicht mehr benötigten Ersatz-teilen, Anlagen und Maschinen. E-Selling verfügt über eine Schnittstellezur eBay-Auktionsplattform.

Ungeplante Aufgabe zurückmelden

Eine mit der Nacherfassung über SAP NetWeaver Portal vergleichbareFunktion beinhaltet der SAP NetWeaver Business Client mit der FunktionUngeplante Aufgabe zurückmelden. Auch hier kann ein Auftrag im Nach-hinein erfasst werden.

Asset Viewer im SAP NetWeaver Business Client zeigt nützliche Zusatzinformationen

Über den Asset Viewer im SAP NetWeaver Business Client können Sienicht nur die Anlagenstruktur, sondern auch Zusatzinformationen (wiez.B. Wartungspläne, Aufträge usw.) sehen.

Aus dem Asset Viewer heraus können Sie auch neue Stammdaten (wiez.B. Arbeitspläne oder Wartungspläne) und neue Bewegungsdaten (wiez.B. Meldungen und Aufträge) anlegen.

61


Side Panels

SAP Visual Enterprise Viewer

Mobile Instandhaltung

Definition

Geschäftsprozess

Mobile Instandhaltung

Geräte

Nützliche Zusatzinformationen im Side Panel des SAP NetWeaver Business Clients

Über das Side Panel im SAP NetWeaver Business Client können Sie sichnützliche Zusatzinformationen zum technischen Objekt (z.B. Schadenana-lysen oder Kennzahlen) anzeigen lassen.

SAP Visual Enterprise Viewer visualisiert Dokumente

Mit dem SAP Visual Enterprise Viewer stehen Ihnen im SAP NetWeaverBusiness Client Visualisierungsfunktionen für technische Objekte, Ersatz-teile und Arbeitsanleitungen zur Verfügung. 2D- und 3D-Modellansichtenund animierte Szenen unterstützen Sie bei Aufgaben wie beispielsweiseErsatzteilbestimmung und Ausführung von Instandhaltungsarbeiten.

Mobility als Ergänzung von SAP EAM

Es war und ist nicht SAP-Strategie, SAP EAM durch eine mobile Versionzu ersetzen. Denn Sie können mit der mobilen Instandhaltung von SAPkeine kompletten Geschäftsprozesse abwickeln. SAP betrachtet diemobile Instandhaltung vielmehr als Teil eines Gesamtprozesses und alsTechnik zur Unterstützung der Instandhaltungsabwicklung.

Elektronischer Datenaustausch statt Medienbrüche

Der wesentliche Unterschied in den Geschäftsprozessen mit mobilerUnterstützung ist im Vergleich zur konventionellen Abwicklung die Durch-gängigkeit des elektronischen Datenaustausches während der Planungs-und Ausführungsphase; es kommt zu keinen Medienbrüchen mehr.

Projekte zur mobilen Instandhaltung sind sehr individuell

Jedes Praxisprojekt läuft anders – viel individueller als »normale« EAM-Projekte. Insbesondere werden dabei in der Regel die Funktionalität unddie Oberflächengestaltung der Frontends individuell an die Bedürfnissedes jeweiligen Unternehmens angepasst.

Augen auf bei der Gerätewahl

Es gibt eine Reihe von Gerätetypen (insbesondere Tablets, Smartphones,Notebooks und Tablet PCs), bei deren Auswahl mehrere Kriterien eineRolle spielen (z.B. Funktionen, Speicherplatz, Zusatzausstattung).

62


Paging

MAM-Customizing

MAM-Layout

ElektronischeUnterschrift

GeografischeDaten

SAP WorkManager – Layout

Mit Paging können Sie Techniker direkt erreichen

Mithilfe der Funktion des Pagings können Sie schnell und unkompliziertKurznachrichten an Beteiligte (z.B. den Techniker) versenden. Die Vor-aussetzungen hierzu sind die Definition eines Paging-Partners in der Part-nerrolle sowie die Aktivierung der SAP-Komponenten SAP office und SAPconnect.

Passen Sie die Bildschirmmasken an

Beherzigen Sie bei mobilen Anwendungen noch mehr den Rat, die Bild-schirmmasken an die Bedürfnisse der Nutzer anzupassen. MAM bietetIhnen hierzu umfangreiche Erweiterungsmöglichkeiten.

Unterschiedliche Layouts

Je nachdem, ob Sie als lokales Gerät ein Notebook oder einen PDA nut-zen, stehen Ihnen unterschiedliche Layouts zur Verfügung, die an diejeweiligen hardwaretechnischen Gegebenheiten angepasst sind.

Beherzigen Sie bei mobilen Anwendungen noch mehr den Rat, die Bild-schirmmasken auf die Bedürfnisse der Nutzer anzupassen. MAM bietetIhnen hierzu umfangreiche Erweiterungsmöglichkeiten.

Nutzen Sie die elektronische Unterschrift bei dokumentations-pflichtigen Arbeiten

Mithilfe der elektronischen Unterschrift können Sie die Leistung vom Auf-traggeber abnehmen lassen, oder aber der Techniker bestätigt durch seineUnterschrift die ordnungsgemäße Durchführung bei überwachungs- unddokumentationspflichtigen Anlagen.

Geografische Informationen unterstützen die Lokalisierung

Eine GIS-Integration liefert dem Techniker Informationen zur Routenopti-mierung und verbessert die Einsatzflexibilität im Hinblick auf den Einsatznicht ortskundiger Techniker.

SAP Work Manager – Layout

Je nachdem, ob Sie als lokales Gerät ein Tablet oder ein Smartphone nut-zen, stehen Ihnen unterschiedliche Layouts zur Verfügung, die an diejeweiligen hardwaretechnischen Gegebenheiten angepasst sind.

63


Vergleich von MAM und SAP Work Manager

Sonderfunktionen des SAP Work Managers

Unterschied zwischen MAM und neuen Lösungen

Vorteile des SAP Work Manager

Schlussfolgerung 1: kaum Unterschiede in den Grundfunktionen

In den Grundfunktionen, die Sie von einer mobilen Lösung für dieInstandhaltung erwarten können, gibt es kaum Unterschiede zwischenden beiden Lösungen MAM und SAP Work Manager. Beide verfügen überalle Funktionen, die ein Techniker im normalen Tagesgeschäft benötigt.

Sonderfunktionen des SAP Work Managers

Der SAP Work Manager verfügt über die folgenden Sonderfunktionen:

� Mobile Push Alert

� Bestandsführung und Verfügbarkeitsprüfung

� Anbindung an ein GIS-System

� Start-/Stopp-Funktion

� Transfer

� Notes

� Timesheet

� Spracherkennung

� SAP Visual Enterprise Viewer integriert

Schlussfolgerung 2: erhebliche Unterschiede in den Zusatzfunktionen

In den Zusatzfunktionen gibt es doch erhebliche Unterschiede zwischenMAM und den neuen mobilen Lösungen. SAP bietet neben dem SAPWork Manager nicht nur zusätzlich den SAP Rounds Manager an, sondernes sind auch zukunftsweisende, technologische Neuerungen integriert,die dem Instandhaltungstechniker vor Ort seine Arbeit erleichtern (z.B.Spracheingabe) und zuverlässiger machen (z.B. durch Visualisierungen).

Schlussfolgerung 3: auch bei den nichtfunktionalen Aspekten liegt der Vorteil beim SAP Work Manager

Es gibt zwar noch einige Aspekte, die für MAM sprechen (z.B. das gutausgebaute Partnernetzwerk oder die langfristige Wartungszusage), aberansonsten liegen die Pluspunkte eindeutig beim SAP Work Manager oderbeim SAP Rounds Manager: Beide laufen auf allen Plattformen, verfügenüber ein modernes Frontend und lassen sich einfach implementieren undanpassen. Die kritischen Punkte werden sich im Laufe der Zeit relativie-ren, das Partnernetzwerk wird wachsen, und es ist davon auszugehen,dass SAP seine Wartungszusagen erweitert.

64


RFID

Nutzen von RFID

Enterprise SOA

Definitionvon SOA

Verwendungs-zweck von SOA

Sicherheit durch kurze Reichweiten

Wenn Sie RFID-Tags von geringer Reichweite einsetzen, können dieDaten nur aus kurzer Entfernung ausgelesen werden. Sie können danneinigermaßen sicher sein, dass der Techniker seine Arbeit auch ausge-führt hat.

RFID einsetzen, wo es sinnvoll ist

Was bringt die RFID-Funktionalität in der mobilen Instandhaltung?

� Sie dient der eindeutigen Identifizierung des Objekts.

� Beim Lesen des RFID-Tags zum technischen Objekt werden die abge-legten Daten angezeigt.

� Die dazugehörigen Aufträge werden freigeschaltet und angezeigt, d.h.,der Techniker kann erst mit der Arbeit beginnen, wenn er sich am tech-nischen Objekt »angemeldet« hat.

� Beim Anlegen einer Meldung oder eines Auftrags lesen Sie die Datenvom RFID-Tag des technischen Objekts, und der neue Beleg erhält einefehlerfreie Zuordnung zum betreffenden technischen Objekt.

� Beim Rückmelden werden die Daten auf den RFID-Tag geschriebenund gelten somit als Nachweis für die Durchführung der Arbeit.

SOA = System + Organisation

Es ist also zunächst wichtig festzuhalten, dass die SOA auf der Trennungder Geschäftsprozessebene und der Ebene der Systeme aufbaut.

SOA in der Instandhaltung nur unter ganz bestimmten Rahmen-bedingungen vorstellbar

Nur dann, wenn eine der folgenden Aussagen auf Sie zutrifft, wäre dieSOA gegenüber anderen Technologien eine weitere Prüfung wert (womitich nicht sage, Sie sollen sie einsetzen):

� Sie haben weitere Systeme in Ihre Instandhaltungsprozesse einzubinden.

� Sie möchten einzelne Prozesse oder Funktionen aus SAP ERP auslagernund auf einer Weboberfläche zur Verfügung stellen.

� Sie möchten andere Technologien in Ihre bestehenden Prozesse ein-binden.

65


Nutzen von SOA

SAP HANA

Tipps und Tricks zur Benutzerfreundlichkeit

Benutzerfreund-lichkeit: Aufgaben-angemessenheit

Benutzerfreund-lichkeit: Selbst-beschreibungs-fähigkeit

Benutzerfreund-lichkeit: Steuer-barkeit

Benutzerfreund-lichkeit: Erwar-tungskonformität

SOA im Normalfall ohne Mehrwert für Instandhaltungsanwender

Wenn keine der zuvor genannten Voraussetzungen auf Sie zutrifft, wennSie Ihre Instandhaltung ausschließlich im SAP ERP-Umfeld abwickeln undauch die anderen zur Verfügung gestellten Technologien für Ihre Instand-haltungsprozesse ausreichen, bringt Ihnen die SOA im Moment nichts.

SAP HANA für die Instandhaltung: neue Transaktion IP30H

Ersten Erfahrungsberichten von Anwendern zufolge, erzielt die neueTransaktion zur Wartungsplanterminierung IP30H gegenüber der altenTransaktion IP30 die 300-fache (!) Performance. Bei mehrmaligem Startender Transaktion IP30H wurde sogar eine Performancesteigerung um denFaktor 1.000 gemessen – eine gute Nachricht für alle Anwenderfirmen,die viele Wartungspläne zu terminieren haben.

Grundsatz 1: Aufgabenangemessenheit

»Ein Dialog ist aufgabenangemessen, wenn er den Benutzer dabei unter-stützt, seine Arbeitsaufgabe effektiv und effizient zu erledigen.«

Grundsatz 2: Selbstbeschreibungsfähigkeit

»Ein Dialog ist selbstbeschreibungsfähig, wenn jeder einzelne Dialog-schritt durch Rückmeldung des Dialogsystems unmittelbar verständlichist oder dem Benutzer auf Anfrage erklärt wird.«

Grundsatz 3: Steuerbarkeit

»Ein Dialog ist steuerbar, wenn der Benutzer in der Lage ist, den Dialog-ablauf zu starten sowie seine Richtung und Geschwindigkeit zu beeinflus-sen, bis das Ziel erreicht ist.«

Grundsatz 4: Erwartungskonformität

»Ein Dialog ist erwartungskonform, wenn er konsistent ist und den Merk-malen des Benutzers entspricht, z.B. seinen Kenntnissen aus dem Arbeits-gebiet, seiner Ausbildung und seiner Erfahrung sowie den allgemein aner-kannten Konventionen.«

66


Benutzerfreund-lichkeit: Fehler-

toleranz

Benutzerfreund-lichkeit: Indivi-dualisierbarkeit

Benutzerfreund-lichkeit: Lern-förderlichkeit

Sorgen ernstnehmen

Schulungen derAnwender

Grundsatz 5: Fehlertoleranz

»Ein Dialog ist fehlertolerant, wenn das beabsichtigte Arbeitsergebnistrotz erkennbar fehlerhafter Eingaben entweder ohne oder mit minima-lem Korrekturaufwand seitens des Benutzers erreicht werden kann.«

Grundsatz 6: Individualisierbarkeit

»Ein Dialog ist individualisierbar, wenn das Dialogsystem Anpassungen andie Erfordernisse der Arbeitsaufgabe sowie an die individuellen Fähigkei-ten und Vorlieben des Benutzers zulässt.«

Grundsatz 7: Lernförderlichkeit

»Ein Dialog ist lernförderlich, wenn er den Benutzer beim Erlernen desDialogsystems unterstützt und anleitet.«

Gehen Sie den Vorwurf der Benutzerunfreundlichkeit offensiv an

Setzen Sie sich in der Einführungsphase offensiv mit den BefürchtungenIhrer Mitarbeiter in Bezug auf die Benutzerfreundlichkeit des SAP-Systemsauseinander. Schweigen Sie das Thema nicht tot, sondern nehmen Sie dieBefürchtungen Ihrer Mitarbeiter auf, und versuchen Sie, durch nachvoll-ziehbare Maßnahmen Abhilfe zu schaffen.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter richtig

Beachten Sie bei der Planung und Durchführung von Schulungen die fol-genden Grundsätze:

� Modularisieren Sie die Schulungen. Die Schulungen der einzelnenModule sollten nicht länger als einen halben Tag, allerhöchstens abereinen ganzen Tag dauern.

� Die Endanwenderschulungen sollten von Mitarbeitern Ihres Hausesdurchgeführt werden, am besten durch die Vertreter des Fachbereichsim Projektteam.

� Verwenden Sie für die Schulung die Systemumgebung und beispielhaftdie technischen Objekte, auf die die Endanwender später auch treffen.

� Führen Sie die Endanwenderschulungen in zeitlicher Nähe zum Pro-duktivstart durch, denn sonst haben die Anwender bis zum Produktiv-start vieles wieder vergessen.

67


Organisatorische Maßnahmen

Wichtigkeit erkennen

Resümee

Potenzielle Tuningmaßnahmen

F1-Hilfe

Instandhaltungs-spezifische Parameter

Organisatorisches ist genauso wichtig wie die Benutzerfreundlichkeit

Setzen Sie sich intensiv damit auseinander, mit welchen organisatorischenMaßnahmen Sie in Ihrem Unternehmen die Benutzerakzeptanz verbes-sern können.

Benutzerakzeptanz ist in der Instandhaltung besonders wichtig

Die Themen Benutzerakzeptanz und Benutzerfreundlichkeit spielen ausden folgenden Gründen in der Instandhaltung eine so überaus wichtigeRolle:

� Sie treffen in der Instandhaltung auf eine breite Anwenderschaft.

� Viele Anwender sind in der IT unerfahren und nicht darin ausgebildet.

� Die Instandhaltung hat eine andere Auftragsphilosophie als das Con-trolling.

� Die eigentliche Aufgabe des Instandhalters ist die Instandhaltung, fürdie er im Prinzip kein IT-System braucht.

Resümee zur Benutzerfreundlichkeit

� Ziehen Sie alle Register und nutzen alle Möglichkeiten zur Verbesse-rung der Benutzerfreundlichkeit.

� Es ist schwierig und aufwendig, ein einfaches System hinzustellen. Esist leicht und wenig aufwendig, ein schwieriges System hinzustellen.

� Es besser ein 80%iges System zu haben, das von 100% der Anwenderakzeptiert wird, als ein 100%iges System, das von 20% akzeptiert wird.

Die F1-Hilfe unterstützt Sie beim Finden der Parameter-ID

Die Vorbelegung von Feldern über Parameter erspart Ihnen Bearbeitungs-zeit. Die jeweilige Parameter-ID finden Sie in der technischen Info der(F1)-Hilfe.

Nutzen Sie instandhaltungsspezifische Parameter

Die Vorbelegung von Feldern über die instandhaltungsspezifischen Para-meter erspart Ihnen Bearbeitungszeit und gibt Ihnen die Möglichkeit,Bearbeitungsschritte zu steuern.

68


Rollen undFavoriten

Listvarianten

PersönlicheWerteliste

Tasten-kombinationen

Table Controls

Transaktions-variante

Nutzen Sie Rollen und Favoritenmenüs

Rollenbasierte Menüs und Favoriten verkürzen die Startzeit einer Transak-tion. Favoritenmenüs können per Download bzw. Upload auf andereBenutzer kopiert werden.

Richtlinien für Listvarianten

Beachten Sie beim Einrichten von Listvarianten die folgenden Richtlinien:

� Erheben Sie den Informationsbedarf Ihrer Anwender. Legen Sie auf die-ser Basis Selektionsvarianten und die dazu passenden Anzeigevariantenfest.

� Die Selektionsvarianten sollten maximal eine Seite Selektionskriterienumfassen.

� Ihre Anwender sollten die am häufigsten genutzte Selektionsvariantefür sich mit U_USERNAME abspeichern und die am häufigsten genutzteAnzeigevariante als Voreinstellung markieren.

Nutzen Sie die persönlichen Wertelisten

Die persönliche Werteliste erspart Ihnen bei (F4)-Hilfen die Suchzeit nachdem richtigen Eintrag.

Richten Sie Tastenkombinationen ein

Stellen Sie den Anwendern, die gern mit der Tastatur arbeiten, wichtigeund allgemeingültige Tastenkombinationen zur Verfügung.

Machen Sie regen Gebrauch von den Table Controls

Über individualisierte und als Variante abgespeicherte Table Controlskönnen Sie die Erfassungs- und Suchzeiten auf den Bildschirmmaskenerheblich verringern und damit einen wesentlichen Beitrag zur Steigerungder Benutzerfreundlichkeit leisten.

Mithilfe der Transaktionsvarianten können Sie jede Transaktion anpassen

Zu einer originalen Transaktion können Sie beliebig viele Transaktionsva-rianten anlegen. In einer Transaktionsvariante können Sie:

� ganze Masken ausblenden

� einzelne Registerkarten ausblenden

� Menüfunktionen deaktivieren

69


Customizing

GuiXT

Vorschalt-transaktion

Webanwendung

Customer-Exits

� Drucktasten deaktivieren

� die Feldauswahlsteuerung einzelner Felder setzen (Anzeige, Muss,Ausblenden)

� den Feldinhalt vorbelegen

� bei Table Controls die Spaltenreihenfolge verändern, die Spaltenbreiteändern und die Spalten ausblenden

� der Transaktion einen eigenen Namen geben

Zielgerichtetes Customizing verbessert die Benutzerfreundlichkeit

Das Customizing bietet viele Möglichkeiten, um die Benutzerfreundlich-keit von SAP EAM zu verbessern. Hervorzuheben sind hier zum einen dieMöglichkeiten zur Gestaltung der Bildschirmlayouts in Meldung, Auftragund Gesamtrückmeldung.

Zum anderen sollten Sie von der Feldauswahlsteuerung gezielten Gebrauchmachen, insbesondere von der Möglichkeit des Ausblendens.

Mit GuiXT können Sie Bildschirmbilder anpassen

Auch GuiXT könnte für Sie ein Hilfsmittel sein, um die Bearbeitung derGeschäftsvorfälle in der Instandhaltung Ihren Bedürfnissen anzupassenbzw. zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Programmieraufwand für eine Vorschalttransaktion lohnt sich normalerweise

Eine Vorschalttransaktion wird die Bearbeitung eines Geschäftsvorfalles mitSicherheit erheblich beschleunigen, ansonsten hat sie ihren Sinn verfehlt.

Webanwendungen genießen hohe Benutzerakzeptanz

Fast alle Benutzer kennen Webanwendungen oder Apps für iPhone, iPadoder Smartphones aus dem privaten Umfeld. Deshalb sind sie auch improfessionellen Einsatz leicht zu erlernen und genießen eine hohe Benut-zerakzeptanz.

Customer-Exits machen den Standard einfacher und sicherer

Über Customer-Exits können Sie die Bearbeitung der Geschäftsvorfälle in derInstandhaltung Ihren Bedürfnissen anpassen bzw. sie vereinfachen undbeschleunigen. Aber: Wägen Sie genau ab, ob Ihre individuelle Programmie-rung wirklich einen großen Effekt bringt und die Benutzerakzeptanz steigt.

70


Usability-Studie: Vorbereitung und Durchführung

Grundsätze

AusreichendProbanden

SelbständigeDurchführung

Aufzeichnungstool

Usability-Studie: Ergebnisse

Keine Programmierung, gleiches Ergebnis

Ziel der Studie war es, die folgende Frage zu beantworten: Wie unter-scheidet sich die Bearbeitungszeit in einem getunten System von derBearbeitungszeit in einem nicht getunten System?

Es galt der Grundsatz: Es wird keine Programmierung durchgeführt. DieTuningmaßnahmen beschränkten sich auf Customizing, Customizing-ähn-liche Funktionen und Benutzereinstellungen.

Es galt ferner der Grundsatz: Die Ergebnisse eines getunten Geschäftspro-zesses und die Ergebnisse eines nicht getunten Geschäftsprozesses müs-sen absolut identisch sein.

Geeignete Probanden

Um qualitative und quantitative Repräsentanz zu gewährleisten, solltenam Usability-Test 40 Probanden teilnehmen, die keinerlei SAP-Vorkennt-nisse mitbrachten.

Prozesse nur anhand von Unterlagen

Die Probanden sollten die Geschäftsprozesse selbständig und nur anhandder Beschreibung durchführen.

Nur ein Tool ist sicher und objektiv

Durch den Einsatz eines Keylogger-Tools wird gewährleistet:

� dass die Daten auch nach Beendigung der Testdurchläufe dauerhaft zurVerfügung stehen

� dass die Auswertung im Nachhinein jederzeit mit den gewonnenenRohdaten belegt werden kann

� dass die Ergebnisse sicher und genau sind

Ergebnis beim Anlegen eines Equipments

Beim Geschäftsprozess01 (Anlegen Equipment) benötigt Benutzer01 etwadoppelt so lange wie Benutzer02.

71


Usability-Studie: Behauptungen und Schlussfolgerungen

Ergebnis bei der störungsbedingten Instandsetzung

Beim Geschäftsprozess02 (störungsbedingte Instandsetzung) benötigtBenutzer01 beinahe viermal so viel Zeit wie Benutzer02.

Ergebnis bei der Fremdbeauftragung

Beim Geschäftsprozess03 (Fremdbeauftragung) benötigt Benutzer01 bei-nahe viermal so viel Zeit wie Benutzer02.

Ergebnis bei der geplanten Instandsetzung

Beim Geschäftsprozess04 (geplante Instandsetzung) benötigt Benutzer01beinahe 2,5-mal so viel Zeit wie Benutzer02.

Ergebnis bei den Steuerungseingaben

Das nicht getunte System benötigt 1,5 bis 2,5-mal so viele Steuerungsein-gaben wie das getunte System.

Behauptung 1

Es tritt ein schneller Lerneffekt bei der Bearbeitung der SAP-Geschäftspro-zesse ein.

Schlussfolgerung 1.1

Durch ein Mindestmaß an Ausbildung lässt sich viel erreichen.

Schlussfolgerung 1.2

Ihre Anwender sollten sich nicht durch erste Fehlversuche entmutigen las-sen und mit dem Schimpfen auf das SAP-System etwas warten.

Behauptung 2

Durch Tuningmaßnahmen können Sie die Steuerungseingaben bei denSAP-Geschäftsprozessen reduzieren.

72


Schlussfolgerung 2

Überprüfen Sie, ob Sie zumindest alle Tuningmaßnahmen ergriffen haben,die keine Programmierung erfordern. Hierdurch lässt sich schon viel errei-chen.

Behauptung 3

Durch Tuningmaßnahmen können Sie die Bearbeitungszeit der SAP-Geschäftsprozesse verkürzen.

Schlussfolgerung 3

Überprüfen Sie, ob Sie zumindest alle Tuningmaßnahmen ergriffen haben,die keine Programmierung erfordern. Hierdurch lässt sich schon viel errei-chen.

Behauptung 4

Das Ausmaß der Verbesserung hängt zum einen davon ab, in welchemZustand sich Ihr System vor den Tuningmaßnahmen befunden hat, undzum anderen, welche Tuningmaßnahmen Sie einsetzen.

Schlussfolgerung 4

Geben Sie sich nicht mit dem Erreichten zufrieden. Verbesserungspoten-zial schlummert überall.

73

Tipps und Tricks zur Instandhaltung mit SAP · PDF fileAktivierung von EA-PLM In SAP ERP ECC...

Documents

Transcript of Tipps und Tricks zur Instandhaltung mit SAP · PDF fileAktivierung von EA-PLM In SAP ERP ECC...