tp.msur.rutp.msur.ru/elekt_doc/ycheb_posobia/Инструкция... · Web...

Государственная информационнаясистема Удмуртской Республики

«Система электронного документооборота

государственных органовУдмуртской Республики»

на платформе

Версия 5.4.2 с изменениями от 22.11.2019

Инструкция для исполнителей по работе в СЭД ГО УР

2019

Инструкция для исполнителей по работе в СЭД ГО УР. Версия 5.4.2

СодержаниеСОДЕРЖАНИЕ............................................................................................................................................................... 2

ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ НАСТРОЙКИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ДЛЯ СЭД ГО УР.............................................................................4

РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЯ В СЭД ГО УР........................................................................................................................... 6

ИСПОЛНЕНИЕ ПОРУЧЕНИЯ ПО ВХОДЯЩЕМУ ДОКУМЕНТУ ИЛИ ПО ПИСЬМЕННОМУ ОБРАЩЕНИЮ ГРАЖДАНИНА..7

РАБОТА ЧЕРЕЗ ОБЫЧНЫЙ (ТОНКИЙ) КЛИЕНТ...............................................................................................................................7Получение задания на исполнение поручения............................................................................................................7Открытие задания на исполнение поручения и его анализ.....................................................................................8Определение дальнейшей работы по исполнению поручения.................................................................................9

Запрос корректировки неверно адресованного поручения.....................................................................................................10Запрос продления срока исполнения поручения.....................................................................................................................10Получение дополнительной информации для исполнения поручения..................................................................................11

Получение дополнительной информации из других организаций.....................................................................................11Получение дополнительной информации от других сотрудников.....................................................................................11

Назначение нового исполнителя из числа подчиненных сотрудников...................................................................................11Самостоятельное исполнение поручения.................................................................................................................................14

Подготовка ответного исходящего письма...........................................................................................................................14Подготовка запрашиваемой информации............................................................................................................................18Ознакомление с поступившим документом.........................................................................................................................19Поручение выдано ранее.......................................................................................................................................................19Доработка результатов исполнения поручения при возврате на доработку контролером или ответственным исполнителем..........................................................................................................................................................................19

РАБОТА ЧЕРЕЗ ВЕБ-КЛИЕНТ.....................................................................................................................................................19Получение задания на исполнение поручения..........................................................................................................19Открытие задания на исполнение поручения и его анализ...................................................................................20Определение дальнейшей работы по исполнению поручения...............................................................................21

Запрос корректировки неверно адресованного поручения.....................................................................................................22Запрос продления срока исполнения поручения.....................................................................................................................22Получение дополнительной информации для исполнения поручения..................................................................................23

Получение дополнительной информации из других организаций.....................................................................................23Получение дополнительной информации от других сотрудников.....................................................................................23

Назначение нового исполнителя из числа подчиненных сотрудников...................................................................................24Самостоятельное исполнение поручения.................................................................................................................................26

Подготовка запрашиваемой информации (занесение информации о подготовленном ответном документе)..............26Ознакомление с поступившим документом.........................................................................................................................28Доработка результатов исполнения поручения при возврате на доработку контролером или ответственным исполнителем..........................................................................................................................................................................28

ОТМЕНА ИЛИ КОРРЕКТИРОВКА НЕВЕРНО АДРЕСОВАННОГО ВАМИ ПОРУЧЕНИЯ.....................................................29

САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ ОТМЕНА ИЛИ КОРРЕКТИРОВКА ПОРУЧЕНИЯ..................................................................................................29ОТМЕНА ИЛИ КОРРЕКТИРОВКА ПОРУЧЕНИЯ ПРИ УВЕДОМЛЕНИИ СО СТОРОНЫ НАЗНАЧЕННЫХ ИСПОЛНИТЕЛЯМИ СОТРУДНИКОВ...........30

ПРОДЛЕНИЕ СРОКА ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЯ ДЛЯ ИСПОЛНИТЕЛЕЙ ПО ИХ ЗАПРОСУ..........................................31

СОГЛАСОВАНИЕ ПРОЕКТОВ ИСХОДЯЩИХ ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ (ПИСЕМ)...............................................32

ПРИЕМ РЕЗУЛЬТАТОВ ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЯ СОИСПОЛНИТЕЛЯМИ, ПРИ НАЗНАЧЕНИИ ВАС КОНТРОЛЕРОМ ИЛИ ОТВЕТСТВЕННЫМ ИСПОЛНИТЕЛЕМ................................................................................................................... 34

ПОДГОТОВКА ИНИЦИАТИВНОГО ИСХОДЯЩЕГО ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА (ПИСЬМА) В РАМКАХ ДОЛЖНОСТНЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ ИЛИ ПО УСТНОМУ ПОРУЧЕНИЮ РУКОВОДИТЕЛЯ...............................................36

ПОДГОТОВКА ПРОЕКТА ИСХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА И СТАРТ ЗАДАЧИ ПО ЕГО СОГЛАСОВАНИЮ..........................................................36ДОРАБОТКА ПРОЕКТА ИСХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА ПРИ ВОЗВРАТЕ НА ДОРАБОТКУ ПРИ ЕГО СОГЛАСОВАНИИ.........................................38ПЕЧАТЬ И ПЕРЕДАЧА НА ПОДПИСЬ БУМАЖНОГО ОРИГИНАЛА ПРОЕКТА ИСХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА....................................................38ЗАВЕРШЕНИЕ РАБОТЫ ПО ПОДГОТОВКЕ ИНИЦИАТИВНОГО ИСХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА.....................................................................39

ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ ДРУГИМ СОТРУДНИКАМ ИЛИ РУКОВОДИТЕЛЮ В РАМКАХ ДОЛЖНОСТНЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ, ПО УСТНОМУ ПОРУЧЕНИЮ РУКОВОДИТЕЛЯ ИЛИ ПО ЗАПРОСУ ИНФОРМАЦИИ В СИСТЕМЕ........40

2


ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ ДРУГИМ СОТРУДНИКАМ ИЛИ РУКОВОДИТЕЛЮ В РАМКАХ ДОЛЖНОСТНЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ ИЛИ ПО УСТНОМУ ПОРУЧЕНИЮ РУКОВОДИТЕЛЯ....................................................................................................................................40

Предоставление небольшого объема информации (1-2 абзаца текста)............................................................40Предоставление информации в виде отдельного документа.............................................................................40

ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ ПО ЗАПРОСУ ИНФОРМАЦИИ В СИСТЕМЕ....................................................................................41Предоставление небольшого объема информации (1-2 абзаца текста)............................................................41Предоставление информации в виде отдельного документа.............................................................................41

ПОДГОТОВКА ГРАФИКА ПЕРИОДИЧЕСКОГО ПОРУЧЕНИЯ.........................................................................................43

СОЗДАНИЕ НОВОГО ГРАФИКА ПЕРИОДИЧЕСКОГО ПОРУЧЕНИЯ......................................................................................................43СОЗДАНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ГРАФИКА ДЛЯ ПОРУЧЕНИЯ, ПО КОТОРОМУ УЖЕ СОЗДАВАЛСЯ ГРАФИК ПЕРИОДИЧЕСКОГО ПОРУЧЕНИЯ. .48КОРРЕКТИРОВКА ГРАФИКА ПЕРИОДИЧЕСКОГО ПОРУЧЕНИЯ..........................................................................................................49

3


Индивидуальные настройки пользователя для СЭД ГО УРПеред началом работы с СЭД ГО УР Вам необходимо заполнить индивидуальные настройки СЭД ГО УР. Данные настройки хранятся непосредственно в СЭД ГО УР и не зависят от Вашего рабочего компьютера.

Для хранения настроек предназначен справочник ОИВ Индивидуальные настройки канцелярии для пользователей.

Для создания настроек Вы можете:● запустить справочник ОИВ Индивидуальные настройки канцелярии для пользователей

через панель быстрого запуска;● запустить справочник ОИВ Индивидуальные настройки канцелярии для пользователей

через обложку папки «Канцелярия».

В данном справочнике необходимо заполнить настройки на закладке «Поручения».

Рис. 1. Карточка записи справочника «ОИВ Индивидуальные настройки канцелярии для пользователей». Закладка «Поручения»

Таблица 1. Реквизиты справочника ОИВ Индивидуальные настройки канцелярии для пользователей. Закладка «Поручения»

№ Реквизит Тип Описание

1 Контролер Выбор из справочника Работники

Сотрудник, назначаемый контролером по поручениям

2 Отв. за график Выбор из справочника Работники

Сотрудник, назначаемый ответственным за формирование графика периодичности поручения

3 Автор Выбор из справочника Работники

Сотрудник, указываемый в поле Автор при создании поручений

4 На контроле Признак. Возможные Признак постановки поручения на

4


№ Реквизит Тип Описание

значения:● «Да»;● «Нет»

контроль

5 Дата поручения Признак со значениями:

● «Сегодня»;● «От предыдущего

поручения»

Дата вынесения поручения

6 Показывать расширенный диалог вынесения поручения

ФлажокПризнак отображения диалога вынесения поручения всегда в развернутом виде

7 Выполнить мое задание после выполнения подчиненного поручения

ФлажокПризнак автоматического выполнения задания после выполнения вынесенного подчиненного поручения

8 Проверять орфографию при сохранении

Флажок Признак проверки орфографии в полях карточки поручения при сохранении

9 Открывать ответное письмо

Флажок Признак необходимости открытия содержимого создаваемого ответного письма из задания на исполнение поручения

5


Работа исполнителя в СЭД ГО УР Работа Вас как исполнителя в СЭД ГО УР может быть связана с:

● исполнением поручения руководителя по входящему документу или по письменному обращению гражданина, далее см. Исполнение поручения по входящему документу или по письменному обращению гражданина (стр. 7 настоящей инструкции);

● отменой или перевыдачей неверно адресованного Вами поручения при получении запроса от назначенных исполнителей, далее см. Отмена или перевыдача неверно адресованного Вами поручения (стр. 29 настоящей инструкции);

● продлением срока исполнения поручения по запросу подчиненных сотрудников, которых ранее Вы назначили исполнителями в своем поручении, далее см. Продление срока исполнения поручения для исполнителей по их запросу (стр. 31 настоящей инструкции);

● согласованием проектов исходящих официальных документов (писем), далее см. Согласование проектов исходящих официальных документов (писем) (стр. 32 настоящей инструкции);

● приемкой результатов исполнения поручения соисполнителями, при назначении Вас контролером или ответственным исполнителем в поручении руководителя, далее см. Прием результатов исполнения поручения соисполнителями, при назначении Вас контролером или ответственным исполнителем (стр. 32 настоящей инструкции);

● подготовкой инициативного исходящего официального документа (письма) в рамках должностных обязанностей или по устному поручению руководителя, далее см. Подготовка инициативного исходящего официального документа (письма) в рамках должностных обязанностей или по устному поручению руководителя (стр. 36 настоящей инструкции);

● предоставлением информации другим сотрудникам или руководителю в рамках должностных обязанностей или по устному поручению руководителя, далее см. Предоставление информации другим сотрудникам или руководителю в рамках должностных обязанностей, по устному поручению руководителя или по запросу информации в системе (стр. 40 настоящей инструкции);

● подготовкой графика периодического поручения, далее см. Подготовка графика периодического поручения (стр. 43 настоящей инструкции).

Примечание. Руководители и делопроизводители также могут выступать в роли исполнителей.

6


Исполнение поручения по входящему документу или по письменному обращению гражданина

Работа через обычный (тонкий) клиент

Получение задания на исполнение поручения

Рис. 2. Проводник системы с полученным заданием на исполнение поручения

При назначении Вас исполнителем устного поручения или поручения по входящему документу, по внутреннему документу, по обращению гражданина Вы получите задание на исполнение данного поручения в свою папку «Входящие» проводника системы (Рис. 2). Задания создаются системой и автоматически помещаются в папку «Входящие» соответствующего пользователя. Непрочитанные задания выделяются черным жирным текстом, задания по поручениям с высокой важностью выделяются

знаком . Количество непрочитанных заданий указывается в наименовании папки «Входящие».

Задание на исполнение поручения имеет тему в формате:● по входящему документу – «Исполнение документа ВХ. № <Регистрационный номер> от <Дата

регистрации> от <Корреспондент> <Содержание документа>»;● по внутреннему документу – «Исполнение документа ВН. № <Регистрационный номер> от <Дата

регистрации> <Подразделение> <Содержание документа>»;● по обращению гражданина – «Исполнение обращения № <Регистрационный номер> от <Дата

регистрации> от <Гражданин>. <Содержание обращения>»;● в рамках устного поручения – «Исполнение поручения <Автор поручения> “<Содержание

поручения>”».

7

Есть непрочитанные задания

Новое задание на исполнение поручения

Важно


Открытие задания на исполнение поручения и его анализ

Для дальнейшей работы по поручению Вы должны открыть полученное задание на исполнение поручения (Рис. 3). В области вложений данного задания есть ссылки на следующие документы и записи справочников:

● входящий, внутренний документ или обращение гражданина, по которому Вам выдано поручение (отсутствует в случае устного поручения);

● приложения к документу (при их наличии);● запись справочника ОИВ Поручения, соответствующая первой резолюции;● запись справочника ОИВ Входящие РКК или ОИВ Письменные обращения граждан,

соответствующая документу, по которому Вам выдано поручение (отсутствует в случае устного поручения).

Ознакомьтесь со всеми вложениями. Для просмотра документов можно использовать двойной клик мышью на ссылке на документ, в этом случае он откроется в отдельном окне, или перейти на закладку Предпросмотр в карточке задания, в этом случае документ будет открываться непосредственно в карточке задания (Рис. 4).

Рис. 3. Задание на исполнение поручения

8

Вложения

Ссылки на документыПоручение

Кнопки для выполнения задания

Ссылка на РКК


Рис. 4. Просмотр вложений через закладку «Предпросмотр»

Определение дальнейшей работы по исполнению поручения

Далее Вам необходимо определить способ дальнейшей работы по поручению. Существует несколько вариантов:

● по результатам изучения вложений и поручения Вы понимаете, что поручение адресовано Вам неверно и исполнителем должен быть другой сотрудник, далее см. Запрос корректировки неверно адресованного поручения (стр. 10 настоящей инструкции);

● для дальнейшей работы Вам необходимо запросить продление срока исполнения поручения (срок, указанный в поручении, слишком мал для выполнения поставленного поручения), далее см. Запрос продления срока исполнения поручения (стр. 10 настоящей инструкции);

● для принятия решения о назначении исполнителя или самостоятельном исполнении Вам необходимо получить в рамках полученного поручения дополнительную информацию от других сотрудников, далее см. Получение дополнительной информации от других сотрудников (стр. 11 настоящей инструкции);

● Вы назначите новым исполнителем подчиненного сотрудника, далее см. Назначение нового исполнителя из числа подчиненных сотрудников (стр. 11 настоящей инструкции);

● Вы будете самостоятельно исполнять документ, далее см. Самостоятельное исполнение поручения (стр. 14 настоящей инструкции);

● По результатам изучения вложений, поручений и текста задачи, Вы понимаете, что ранее выдавали поручение сотруднику по данному документу, далее см. Самостоятельное исполнение поручения (стр. 14 настоящей инструкции).

9

Закладка «Предпросмотр»


Запрос корректировки неверно адресованного поручения

Примечание. Описанная ниже последовательность действий является обязательной для исполнения, отклонения от нее могут привести к ошибкам исполнения поручений.

Если по результатам изучения вложений и поручения Вы понимаете, что поручение адресовано Вам неверно и исполнителем должен быть другой сотрудник, то выполните следующие действия.

В задании нажмите кнопку .

В открывшейся карточке подзадачи в поле Маршрут введите фамилию сотрудника, выдавшего Вам поручение и нажмите клавишу <Enter> на клавиатуре.

В области редактируемого текста в карточке подзадачи (находится внизу карточки) введите текст: «Прошу перевыдать поручение, так как:» и далее изложите причины, по которым Вы считаете, что поручение Вам адресовано неверно.

Нажмите кнопку в карточке подзадаче для старта подзадачи.

Закройте задание на исполнение поручения. При закрытии задания в открывшемся окне подтверждения «Вы хотите выполнить задание перед закрытием?» необходимо нажать кнопку Нет, так как задание еще не выполнено.

После того как автор поручения перевыдаст его, Ваше задание на исполнение поручения будет прекращено (зачеркнуто) и дальнейших действий от Вас уже не потребуется.

Запрос продления срока исполнения поручения

Если Вам необходимо запросить продление срока исполнения поручения (срок, указанный в поручении,

слишком мал для выполнения поставленного поручения), то Вы нажимаете кнопку , после нажатия открывается диалоговое окно «Запрос продления срока исполнения»

Рис. 5. Запрос продления срока исполнения

В открывшемся диалоговом окне необходимо заполнить поля:● Новый срок – укажите необходимый срок исполнения документа.● Причина продления – опишите причины, по которым Вам необходимо продление срока

исполнения поручения.

Далее нажмите кнопку Отправить.

Если автор поручения, которое Вы получили, продлит срок исполнения, то эта информация появится в Вашем полученном задании исполнителя (дополнительно будет изменен срок выполнения задания), а также Вы получите уведомление о продлении срока исполнения. Если же автор поручения, которое Вы получили, не продлит срок исполнения, то Вам придет уведомление об отказе в продлении срока.

10


Получение дополнительной информации для исполнения поручения

Иногда для принятия решения по поступившему поручению Вам необходимо запросить информацию из других организаций или от других сотрудников Ведомства.

Получение дополнительной информации из других организаций

Если Вам необходимо запросить информацию из других организаций, то Вам необходимо подготовить исходящий официальный документ, подробнее см. Подготовка инициативного исходящего официального документа (письма) в рамках должностных обязанностей или по устному поручению руководителя (стр. 36 настоящей инструкции). После получения ответов на Ваши запросы откройте Ваше задание по исполнению поручения и продолжите работу с ним.

Получение дополнительной информации от других сотрудников

Для получения дополнительной информации от других сотрудников Ведомства создайте из Вашего

полученного задания подзадачу, нажав кнопку

В открывшейся карточке подзадачи в поле Маршрут укажите фамилии сотрудников, у которых Вы запрашиваете информацию (введя фамилию нажмите клавишу <Enter> на клавиатуре, чтобы система подставила данные сотрудника для отправки ему задания).

После указания всех сотрудников в области редактируемого текста (находится внизу карточки задачи) введите текст, поясняющий сотрудникам, какую именно информацию они должны Вам предоставить.

Нажмите кнопку для старта Вашей подзадачи.

Вы можете закрыть свое задание для возврата к работе над ним в дальнейшем. При закрытии задания в открывшемся окне подтверждения «Вы хотите выполнить задание перед закрытием?» необходимо нажать кнопку Нет, так как задание еще не выполнено.

После того, как сотрудники выполнят задания, которые Вы отправили им в рамках подзадачи Вам придет

в Вашу папку «Входящие» задание-контроль. Задание-контроль имеет значок . Откройте его и

примите решение: принять Вам результаты их работы или нет. При принятии нажмите кнопку . Если Вас не устраивает результат, то в области редактируемого текста (находится внизу задания) введите

причину направления на доработку и нажмите кнопку . Исполнители снова получат задание для доработки.

После принятия результатов и выполнения задания-контроль откройте Ваше задание по исполнению поручения и продолжите работу с ним.

Назначение нового исполнителя из числа подчиненных сотрудников

Примечание. Рекомендуется выдавать поручения сотрудникам, находящимся в Вашем непосредственном подчинении или на одном уровне с Вами.

Для назначения нового исполнителя из числа Вам необходимо в полученном задании нажать кнопку

. После нажатия откроется диалог вынесения поручения, который Вам необходимо заполнить.

Примечание. В зависимости от Ваших личных настроек работы с поручениями будет показан расширенный диалог вынесения поручения (Рис. 6) или свернутый диалог вынесения поручения (Рис. 7).

11


Рис. 6. Расширенный диалог вынесения поручения

Рис. 7. Свернутый диалог вынесения поручения

В общем случае Вам необходимо последовательно заполнить следующие поля и элементы карточки.● Содержание – в данном поле Вы указываете содержание поручения для назначаемого

исполнителя (например, «Для ознакомления», «Для подготовки ответа» и т.д.). Указывать фамилию исполнителя или срок исполнения поручения в данном поле не нужно.

● далее Вам необходимо проверить дату, к которой должно быть исполнено Ваше поручение. Она указана в поле Срок. При необходимости Вы можете скорректировать эту дату.

● затем Вы указываете исполнителей по выдаваемому поручению. Для этого Вам необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по табличной части Исполнители (поле Исполнитель для свернутого диалога вынесения поручения). После щелчка мышью в табличной части появится строка, в которой в колонке Исполнитель Вы должны ввести фамилию назначаемого исполнителя в именительном падеже. В данной колонке достаточно ввести часть фамилии

12

Содержание поручения

Дата исполнения

Исполнители


исполнителя, после чего нажать клавишу <Enter> на клавиатуре. Система проанализирует список сотрудников и, если по введенной части найдено только одно совпадение, то колонка Исполнитель заполнится ФИО сотрудника, назначаемого исполнителем. Если введенная вами часть фамилии соответствует нескольким сотрудникам, то система откроет справочник Работники, в котором покажет всех сотрудников, для которые найдено совпадение. Из данного списка Вы должны выбрать нужного Вам сотрудника и щелкнуть на данной строчке один раз левой кнопкой мыши для выбора.

Примечание. По умолчанию справочник Работники открывается с иерархией сотрудников по подразделениям (Рис. 8). При включенной иерархии сотрудники показываются в правой части открывшегося окна, а подразделения, в которых они работают – в левой части. Для поиска сотрудника нужно щелкнуть мышью по соответствующему подразделению в левой части окна. Иерархию можно

отключить, для этого необходимо нажать кнопку и выбрать значение «Без иерархии».

Рис. 8. Справочник «Работники» с иерархией по подразделениям

Для добавления еще одного исполнителя нужно нажать кнопку <↓> на клавиатуре. После нажатия в табличной части появится еще одна строка, в которой Вы сможете указать исполнителя (доступно для расширенного диалога вынесения поручения, в свернутом диалоге вынесения поручения возможно отправить единственному исполнителю).

Примечание. При нескольких исполнителях по поручению у Вас есть возможность для каждого из них указать индивидуальные поручение и его срок. Для этого предназначены колонки Поручение и Срок в строках табличной части.

В поле Автор должны быть указаны Ваши ФИО или ФИО сотрудника, от имени которого Вы выдаете поручение (доступно для расширенного диалога вынесения поручения, в свернутом диалоге вынесения поручения поля заполняются из личных настроек пользователя).

Примечание. Вы можете поставить Ваше поручение на контроль для дальнейшей приемки результатов исполнения поручения. Для этого в поле На контроле выберите значение «Да», а в поле Контролер укажите сотрудника, которого Вы назначаете контролером (если в поле Контролер никого не указать, то контролером будете Вы). При постановке поручения на контроль после его исполнения контролер получит в системе задание на контроль результатов исполнения и сможет принять их или отправить на доработку.

После выполнения всех вышеуказанных действий Вы должны отправить поручение средствами системы назначенным исполнителям. Для отправки поручения Вы должны нажать кнопку Отправить в работу. После отправки поручения исполнители получат задания на исполнение поручения, карточка диалога закроется.

13

Дерево подразделений Сотрудники

Отключение иерархии


Самостоятельное исполнение поручения

Если Вы самостоятельно будете выполнять работы по поручению, то после изучения вложений Вы можете закрыть задание для возврата к работе над ним в дальнейшем. При закрытии задания в открывшемся окне подтверждения «Вы хотите выполнить задание перед закрытием?» необходимо нажать кнопку Нет, так как задание еще не выполнено.

При самостоятельном выполнении задания у Вас может быть несколько вариантов, как Вы будете его выполнять:

● подготовка ответного исходящего официального письма, далее см. Подготовка ответного исходящего письма (стр. 14 настоящей инструкции);

● подготовка запрашиваемой информации, далее см. Подготовка запрашиваемой информации (стр. 18 настоящей инструкции);

● ознакомление с поступившим документом, далее см. Ознакомление с поступившим документом (стр. 19 настоящей инструкции);

● ранее выдавали поручение по данному документу, далее см. Ознакомление с поступившим документом (стр. 19 настоящей инструкции);

● доработка результатов исполнения поручения при возврате на доработку контролером или ответственным исполнителем, далее см. Доработка результатов исполнения поручения при возврате на доработку контролером или ответственным исполнителем (стр. 19 настоящей инструкции).

Подготовка ответного исходящего письма

При получении поручения по входящему документу или письменному обращению гражданина в большинстве случаев подразумевается подготовка ответного исходящего письма. Проект письма может быть подготовлен как в системе (например, созданием нового документа или копированием ранее подготовленного письма с подходящим текстом), так и вне системы (например, в папке пользователя на локальном диске его компьютера). В данном разделе будет описан последний вариант как наиболее распространенный среди пользователей.

Подготовка проекта ответа и старт задачи по его согласованию

Вам необходимо в Вашей папке «Входящие» найти и открыть задание по поручению, в рамках которого Вы подготовили ответ.

После открытия задания нажмите кнопку на ленте задания.

В открывшемся диалоговом окне «Диалог создания исходящего письма» Вы должны будете заполнить поля:

14


Рис. 9 Диалог заполнения исходящего документа

Последовательность заполнения полей следующая:● Блок Корреспондент для отправки письма в Организацию:

● В поле Наименование организации автоматически подставляется организация для ответа.● В поле Контактное лицо введите фамилию сотрудника адресата.● В поле Должность в дат.падеже проверьте правильность написания должности

сотрудника из поля Контактное лицо, при необходимости скорректируйте.● В поле ФИО в дат.падеже проверьте правильность написания ФИО сотрудника из поля

Контактное лицо, при необходимости скорректируйте.● В поле Способ доставки укажите значение, соответствующее желаемому способу

отправки Вашего исходящего документа адресату.● Блок Корреспондент для отправки письма Гражданину:

● В поле Гражданин автоматически подставляется ФИО гражданина.● В поле Адрес проверьте правильность написания адреса гражданина, при необходимости

скорректируйте.● В поле E-mail проверьте правильность написания e-mail гражданина, при необходимости

скорректируйте.● В поле ФИО в дат.падеже проверьте правильность написания ФИО гражданина при

необходимости скорректируйте.● Если письмо необходимо отправить нескольким адресатам, нажмите кнопку Добавить список

рассылки, в открывшемся диалоговом окне добавьте недостающих адресатов, либо выберите из существующих списков рассылки.

● Поле На регистрационный № автоматически заполняется.

15


● В поле Заголовок впишите краткое содержание Вашего исходящего документа (например, «О запросе информации по земельному участку».

● В поле Примечание можно внести любую дополнительную информацию по документу.● Для создания документа выберете одно из полей:

● Если документ подготовлен у Вас на ПК, занесите документ в систему через поле Создать документ из файла.

● Если Вы готовите документ из шаблона, в поле Создать документ из Шаблона выберите соответствующий шаблон исходящего документа.

● Если у Вас есть приложения к документу, прикрепите из через поле Приложение.● Если по документу требуется согласование, поставьте флажок в чек-боксе Требуется

согласование. Если требуется согласование с внешними организациями, поставьте флажок в чек-боксе Требуется внешнее согласование.

● Для заполнения списка согласующих используйте табличную часть. Щелкаете в пустую область таблицы мышью, появляется пустая строка. В колонке ФИО нажимаете на … и открывается диалоговое окно «Добавить уровень согласующих». В данном диалоговом окне, при внесении нескольких согласующих в список, он будут добавлены на один уровень согласования (параллельное согласование).

● В поле Подписывающий укажите того сотрудника, кто должен подписать исходящий документ утверждающей подписью. Если у этого сотрудника есть зарегистрированный в системе ключ ЭП в чек-боксе Электронная подпись автоматически подставится флажок, поле Ответственный за печать закроется от изменения. При необходимости можно скорректировать.

● В поле Исполнитель автоматически подставляется инициатор документа, при необходимости можно скорректировать.

● В поле Телефон автоматически подставляется телефон инициатора при необходимости можно скорректировать.

● В поле Место регистрации подставляется место регистрации инициатора. При необходимости зарегистрировать документ в другом месте регистрации значение в поле можно скорректировать.

● В поле Дело заносим дело, в которое будет помещен документ.

Для внесения текста в документ или просмотра выбранного документа нажимаете кнопку Открыть документ.

Для отправки документа на согласование нажимаете кнопку Отправить.

Открытое ранее задание на исполнение поручения необходимо закрыть. При закрытии задания в открывшемся окне подтверждения «Вы хотите выполнить задание перед закрытием?» нажмите кнопку Нет, так как задание еще не выполнено (оно может считаться выполненным только после того, как ответ будет подписан и зарегистрирован).

Доработка проекта ответа при возврате на доработку при его согласовании

При согласовании проекта исходящего документа, подготовленного Вами возможна ситуация, когда согласующие данный проект сотрудники или подписывающий руководитель отправляют его Вам на доработку. В этом случае в вашу папку «Входящие» придет задание на доработку проекта исходящего документа. Вам необходимо будет выполнить следующее.

Откройте полученное задание на доработку проекта исходящего документа. В области переписки в данном задании будут указаны замечания сотрудника, отправившего проект на доработку.

По результатам анализа данных замечаний возможны следующие Ваши действия:● замечания возможно устранить и проект документа может быть согласован при их устранении– в

этом случае Вам необходимо открыть и отредактировать документ в соответствии с замечаниями. После редактирования сохраните документ и выполните задание с результатом Повторное согласование. Задание на доработку выполнится, и проект документа снова будет отправлен на согласование сотруднику, отправившему на доработку;

● замечания возможно устранить и проект документа может быть согласован при их устранении– в этом случае Вам необходимо открыть и отредактировать документ в соответствии с замечаниями. После редактирования сохраните документ и выполните задание с результатом Согласование со всеми. Задание на доработку выполнится, и проект документа снова будет отправлен всему списку согласующих;

● устранение замечаний невозможно и проект документа не будет согласован в текущей редакции – в этом случае Вам необходимо выполнить задание на доработку с результатом Прекратить

16


согласование. Задание на доработку выполнится, задача по согласованию проекта документа будет выполнена.

Завершение работы по подготовке ответа

После регистрации подписанного ответного исходящего документа делопроизводителем Вы получите уведомление о регистрации (Рис. 10). Уведомление придет в Вашу папку «Входящие».

Рис. 10. Уведомление о регистрации ответного исходящего документа

В области вложений Вы увидите ссылку на зарегистрированный ответный исходящий документ, подготовленный Вами, а также его регистрационно-контрольную карточку, созданную делопроизводителем.

Теперь Вы можете выполнить свое задание на исполнение поручения по входящему документу или обращению граждан. Для этого в полученном уведомлении вызовите контекстное меню правой кнопкой мыши в области, указанной на Рис. 10. В появившемся контекстном меню выберите пункт Вложено в мои незавершенные задания.

В появившемся списке выберите задание на исполнение поручения и дважды щелкните левой кнопкой мыши на нем для его открытия.

В открывшемся задании на исполнение поручения в области редактируемого текста проверьте текст: «Создано ответное письмо» и выполните задание с результатом «Исполнить».

Если Вы были назначены по исполняемому поручению ответственным исполнителем и в этом поручении у Вас были соисполнители, которые еще не выполнили свои задания, то при выполнении задания система проинформирует Вас, что у ваших соисполнителей еще остались невыполненные задания. Рекомендуется прекратить их задания, так как Вы уже исполнили поручение.

Теперь закройте уведомление.

Выданное Вам поручение по подготовке ответа исполнено.

17

Зарегистрированный документ

РКК документа


Подготовка запрашиваемой информации

Примечание. В самом простом случае, если информация, требуемая от Вас небольшая, то вместо подготовки документа достаточно в области редактируемого текста (находится внизу задания) ввести данную информацию и выполнить задание с результатом «Исполнено».

При получении поручения по входящему документу или письменному обращению гражданина может требоваться подготовка какой-либо информации как для автора поручения, так и для соисполнителей по поручению. Данная информация может быть подготовлена как в системе (например, созданием нового документа или копированием ранее подготовленной информации), так и вне системы (например, в папке пользователя на локальном диске его компьютера). В данном разделе будет описан последний вариант как наиболее распространенный среди пользователей.

После того, как Вы в своей папке на локальном диске Вашего компьютера подготовили файл с информацией, необходимо перенести файл в систему и вложить в задание по исполнению поручения. Для этого необходимо выполнить следующую последовательность действий.

Найдите в Вашей папке «Входящие» задание по поручению, в рамках которого Вы подготовили информацию, и откройте его.

В открывшемся задании в области вложений щелкните правой кнопкой мыши. В открывшемся контекстном меню выберите следующий пункт Создать / Создать документ из файла.

В открывшемся окне «Создание электронного документа из файла»:● в поле Имя файла укажите путь к подготовленному Вами проекту ответа;● в поле Вид электронного документа выберите значение «Прочие документы»;● проверьте, что в поле Тип карточки подставилось значение «Документы произвольной формы»;● нажмите кнопку ОК.

Примечание. Если проставить флажок Удалить файл на диске, то после занесения документа в систему файл на Вашем компьютере будет удален. Если проставить флажок Открыть документ, то после занесения в систему документ будет открыт для редактирования или просмотра.

Откроется карточка заносимого документа, в которой Вы должны будете заполнить поле Наименование. Необходимо написать наименование документа, с которым он будет занесен в систему (например, «Информация по запросу прокуратуры №123 от 01.03.2018»). По умолчанию в поле занесется имя файла, под которым он сохранен в локальной папке Вашего компьютера.

Примечание. Наименование документа должно отражать его суть, быть понятным, а также должно позволять в дальнейшем легко найти документ по его наименованию. Поэтому наименование «Информация» является абсолютно некорректным, так как в дальнейшем невозможно без открытия документа понять, о чем он.

Нажмите кнопку Сохранить для сохранения документа в системе.

Ссылка на документ появится в области вложений. Наведите курсор мыши на нее и щелкните правой кнопкой мыши для вызова контекстного меню. В открывшемся контекстном меню выберите пункт Копировать ссылку.

В задании в области редактируемого текста (находится внизу задания) введите текст: «Информация во вложении», поставьте пробел и нажмите на клавиатуре сочетание клавиш <Ctrl>+<V>. Также вместо нажатия данных клавиш можно установить курсор мыши после поставленного пробела, правой кнопкой мыши взывать контекстное меню и выбрать пункт Вставить.

Выполните задание с результатом «Исполнено».


Выданное Вам поручение по подготовке информации исполнено.

18


Ознакомление с поступившим документом

Если поручение, адресованное Вам, подразумевает простое ознакомление с поступившим документом, то, ознакомившись с ним, введите текст: «С документом ознакомлен» или «Принято для учета в дальнейшей работе» в области редактируемого текста (находится внизу задания) и нажмите кнопку Исполнить.

Примечание. Для выполнения задания необходимо ввести текст не менее 15 символов. Для того чтобы не набирать данный текст каждый раз вручную воспользуйтесь функционалом автотекстов, запускаемым по кнопке Автотексты на ленте задания. Вам достаточно будет один раз ввести данный текст в справочнике Автотексты и в дальнейшем использовать его.

Выданное Вам поручение по ознакомлению с документом исполнено.

Поручение выдано ранееЕсли по документу, адресованному Вам вы ранее выдавали поручение, то необходимо ознакомиться с новым поручением (возможно поступление новой резолюции) и принять решение:

● если дополнительно надо выдать поручение вашему сотруднику, далее см. Назначение нового исполнителя из числа подчиненных сотрудников (стр. 11 настоящей инструкции);

● если поручение выдавать не надо, выполните в тексте задания укажите «Исполнение ведется в рамках другого поручения» и выполните задание.

Доработка результатов исполнения поручения при возврате на доработку контролером или ответственным исполнителем

Если поручение, по которому Вы выполнили работу было поставлено на контроль или Вы являлись по нему не ответственным исполнителем, а соисполнителем, то возможна ситуация, когда контролер или ответственный исполнитель не удовлетворены предоставленными Вами результатами исполнения поручения и отправляют их Вам на доработку. В этом случае Вам придет повторно задание на исполнение поручения, где в тексте переписки Вы увидите причину направления на доработку. Исполнение этого задания ничем не отличается от общего исполнения задания по поручению.

Работа через веб-клиент

Получение задания на исполнение поручения

Примечание. При работе в веб-клиенте обратите внимание, что вы включили правильное представление веб-сайта. В поле представления у Вас должно быть указано значение «Работа с поручениями» (Рис. 11).

Рис. 11. Представление веб-сайта для работы с поручениями

19


Рис. 12. Проводник системы с полученным заданием на исполнение поручения

При назначении Вас исполнителем устного поручения или поручения по входящему документу, по внутреннему документу, по обращению гражданина Вы получите задание на исполнение данного поручения в свою папку «Входящие» проводника системы (Рис. 12). Задания создаются системой и автоматически помещаются в папку «Входящие» соответствующего пользователя. Непрочитанные задания выделяются черным жирным текстом, задания по поручениям с высокой важностью выделяются

знаком . Количество непрочитанных заданий указывается в наименовании папки «Входящие».

Задание на исполнение поручения имеет тему в формате:● по входящему документу – «Исполнение документа ВХ. № <Регистрационный номер> от <Дата

регистрации> от <Корреспондент> <Содержание документа>»;● по внутреннему документу – «Исполнение документа ВН. № <Регистрационный номер> от <Дата

регистрации> <Подразделение> <Содержание документа>»;● по обращению гражданина – «Исполнение обращения № <Регистрационный номер> от <Дата

регистрации> от <Гражданин>. <Содержание обращения>»;● в рамках устного поручения – «Исполнение поручения <Автор поручения> “<Содержание

поручения>”».

Открытие задания на исполнение поручения и его анализ

Для дальнейшей работы по поручению Вы должны открыть полученное задание на исполнение поручения (Рис. 13). В области вложений данного задания есть ссылки на следующие документы и записи справочников:

● входящий, внутренний документ или обращение гражданина, по которому Вам выдано поручение (отсутствует в случае устного поручения);

● приложения к документу (при их наличии);● запись справочника ОИВ Поручения, соответствующая первой резолюции;● запись справочника ОИВ Входящие РКК или ОИВ Письменные обращения граждан,

соответствующая документу, по которому Вам выдано поручение (отсутствует в случае устного поручения).

Ознакомьтесь со всеми вложениями. Для просмотра документов можно использовать двойной клик мышью на ссылке на документ, в этом случае он откроется в отдельном окне, или перейти на

20

Есть непрочитанные задания Новое задание на

исполнение поручения

Важно


Предпросмотр в контекстном меню, вызываемом правой кнопкой мыши на ссылке на документ, в этом случае документ будет открываться в отдельной закладке браузера (Рис. 14).

Рис. 13. Задание на исполнение поручения

Рис. 14. Вызов предпросмотра для документа

Определение дальнейшей работы по исполнению поручения

Далее Вам необходимо определить способ дальнейшей работы по поручению. Существует несколько вариантов:

21

Вложения

Поручение

Кнопки для выполнения задания

Ссылка на РКК


● по результатам изучения вложений и поручения Вы понимаете, что поручение адресовано Вам неверно и исполнителем должен быть другой сотрудник, далее см. Запрос корректировки неверно адресованного поручения (стр. 22 настоящей инструкции);

● для дальнейшей работы Вам необходимо запросить продление срока исполнения поручения (срок, указанный в поручении, слишком мал для выполнения поставленного поручения), далее см. Запрос продления срока исполнения поручения (стр. 22 настоящей инструкции);

● для принятия решения о назначении исполнителя или самостоятельном исполнении Вам необходимо получить в рамках полученного поручения дополнительную информацию от других сотрудников, далее см. Получение дополнительной информации для исполнения поручения (стр. 23 настоящей инструкции);

● Вы назначите новым исполнителем подчиненного сотрудника, далее см. Назначение нового исполнителя из числа подчиненных сотрудников (стр. 24 настоящей инструкции);

● Вы будете самостоятельно исполнять документ, далее см. Самостоятельное исполнение поручения (стр. 26 настоящей инструкции).

Запрос корректировки неверно адресованного поручения

Примечание. Описанная ниже последовательность действий является обязательной для исполнения, отклонения от нее могут привести к ошибкам исполнения поручений.

Если по результатам изучения вложений и поручения Вы понимаете, что поручение адресовано Вам неверно и исполнителем должен быть другой сотрудник, то выполните следующие действия.

В списке вкладок задания (находится слева вертикально) перейдите на вкладку «История».

Нажмите кнопку .

В открывшейся карточке подзадачи в поле Маршрут введите фамилию сотрудника, выдавшего Вам поручение и нажмите клавишу <Enter> на клавиатуре.

В области редактируемого текста в карточке подзадачи (находится внизу карточки) введите текст: «Прошу перевыдать поручение, так как:» и далее изложите причины, по которым Вы считаете, что поручение Вам адресовано неверно.

Нажмите кнопку в карточке подзадаче для старта подзадачи.

Закройте задание на исполнение поручения. При закрытии задания в открывшемся окне подтверждения «Вы хотите выполнить задание перед закрытием?» необходимо нажать кнопку Нет, так как задание еще не выполнено.

После того как автор поручения перевыдаст его, Ваше задание на исполнение поручения будет прекращено (зачеркнуто) и дальнейших действий от Вас уже не потребуется.

Запрос продления срока исполнения поручения

Если Вам необходимо запросить продление срока исполнения поручения (срок, указанный в поручении,

слишком мал для выполнения поставленного поручения), то Вы нажимаете кнопку , после нажатия открывается диалоговое окно «Запрос продления срока исполнения»

22


Рис. 15. Запрос продления срока исполнения

В открывшемся диалоговом окне необходимо заполнить поля:● Новый срок – укажите необходимый срок исполнения документа.● Причина продления – опишите причины, по которым Вам необходимо продление срока

исполнения поручения.

Далее нажмите кнопку Отправить.

Если автор поручения, которое Вы получили, продлит срок исполнения, то эта информация появится в Вашем полученном задании исполнителя (дополнительно будет изменен срок выполнения задания), а также Вы получите уведомление о продлении срока исполнения. Если же автор поручения, которое Вы получили, не продлит срок исполнения, то Вам придет уведомление об отказе в продлении срока.

Получение дополнительной информации для исполнения поручения

Иногда для принятия решения по поступившему поручению Вам необходимо запросить информацию из других организаций или от других сотрудников Ведомства.

Получение дополнительной информации из других организаций

Если Вам необходимо запросить информацию из других организаций, то Вам необходимо подготовить исходящий официальный документ, подробнее см. Подготовка инициативного исходящего официального документа (письма) в рамках должностных обязанностей или по устному поручению руководителя (стр. 36 настоящей инструкции). После получения ответов на Ваши запросы откройте Ваше задание по исполнению поручения и продолжите работу с ним.

Получение дополнительной информации от других сотрудников

Для получения дополнительной информации от других сотрудников Ведомства создайте из Вашего полученного задания подзадачу.

В списке вкладок задания (находится слева вертикально) перейдите на вкладку «История».

Нажмите кнопку

23


В открывшейся карточке подзадачи в поле Маршрут укажите фамилии сотрудников, у которых Вы запрашиваете информацию (введя фамилию нажмите клавишу <Enter> на клавиатуре, чтобы система подставила данные сотрудника для отправки ему задания).

После указания всех сотрудников в области редактируемого текста (находится внизу карточки задачи) введите текст, поясняющий сотрудникам, какую именно информацию они должны Вам предоставить.

Нажмите кнопку для старта Вашей подзадачи.

Вы можете закрыть свое задание для возврата к работе над ним в дальнейшем. При закрытии задания в открывшемся окне подтверждения «Вы хотите выполнить задание перед закрытием?» необходимо нажать кнопку Нет, так как задание еще не выполнено.

После того, как сотрудники выполнят задания, которые Вы отправили им в рамках подзадачи Вам придет

в Вашу папку «Входящие» задание-контроль. Задание-контроль имеет значок . Откройте его и

примите решение: принять Вам результаты их работы или нет. При принятии нажмите кнопку . Если Вас не устраивает результат, то в области редактируемого текста (находится внизу задания) введите

причину направления на доработку и нажмите кнопку . Исполнители снова получат задание для доработки.

После принятия результатов и выполнения задания-контроль откройте Ваше задание по исполнению поручения и продолжите работу с ним.

Назначение нового исполнителя из числа подчиненных сотрудников

Примечание. Рекомендуется выдавать поручения сотрудникам, находящимся в Вашем непосредственном подчинении или на одном уровне с Вами.

Для назначения нового исполнителя из числа Вам необходимо в полученном задании нажать кнопку

. После нажатия откроется диалог вынесения поручения, который Вам необходимо заполнить.

24


Рис. 16. Диалог вынесения поручения

В общем случае Вам необходимо последовательно заполнить следующие поля и элементы карточки.● Содержание – в данном поле Вы указываете содержание поручения для назначаемого

исполнителя (например, «Для ознакомления», «Для подготовки ответа» и т.д.). Указывать фамилию исполнителя или срок исполнения поручения в данном поле не нужно.

● далее Вам необходимо проверить дату, к которой должно быть исполнено Ваше поручение. Она указана в поле Срок. При необходимости Вы можете скорректировать эту дату.

● затем Вы указываете исполнителей по выдаваемому поручению. Для этого Вам необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по табличной части Исполнители (поле Исполнитель для свернутого диалога вынесения поручения). После щелчка мышью в табличной части появится строка, в которой в колонке Исполнитель Вы должны ввести фамилию назначаемого исполнителя в именительном падеже. В данной колонке достаточно ввести часть фамилии исполнителя, после чего система в выпадающем списке будет предлагать совпадающие записи работников. После выбора необходимой записи необходимо нажать клавишу <Enter> на клавиатуре или левую кнопку мыши.

Для добавления еще одного исполнителя нужно нажать кнопку <↓> на клавиатуре. После нажатия в табличной части появится еще одна строка, в которой Вы сможете указать исполнителя (доступно для расширенного диалога вынесения поручения, в свернутом диалоге вынесения поручения возможно отправить единственному исполнителю).

Примечание. При нескольких исполнителях по поручению у Вас есть возможность для каждого из них указать индивидуальные поручение и его срок. Для этого предназначены колонки Поручение и Срок в строках табличной части.

В поле Автор должны быть указаны Ваши ФИО или ФИО сотрудника, от имени которого Вы выдаете поручение (доступно для расширенного диалога вынесения поручения, в свернутом диалоге вынесения поручения поля заполняются из личных настроек пользователя).

25

Содержание поручения

Дата исполнения

Исполнители


Примечание. Вы можете поставить Ваше поручение на контроль для дальнейшей приемки результатов исполнения поручения. Для этого в поле На контроле выберите значение «Да», а в поле Контролер укажите сотрудника, которого Вы назначаете контролером (если в поле Контролер никого не указать, то контролером будете Вы). При постановке поручения на контроль после его исполнения контролер получит в системе задание на контроль результатов исполнения и сможет принять их или отправить на доработку.

После выполнения всех вышеуказанных действий Вы должны отправить поручение средствами системы назначенным исполнителям. Для отправки поручения Вы должны нажать кнопку Отправить в работу. После отправки поручения исполнители получат задания на исполнение поручения, карточка диалога закроется.

Самостоятельное исполнение поручения

Если Вы самостоятельно будете выполнять работы по поручению, то после изучения вложений Вы можете закрыть задание для возврата к работе над ним в дальнейшем. При закрытии задания в открывшемся окне подтверждения «Вы хотите выполнить задание перед закрытием?» необходимо нажать кнопку Нет, так как задание еще не выполнено.

При самостоятельном выполнении задания у Вас может быть несколько вариантов, как Вы будете его выполнять:

● подготовка запрашиваемой информации, далее см. Подготовка запрашиваемой информации (занесение информации о подготовленном ответном документе) (стр. 26 настоящей инструкции);

● ознакомление с поступившим документом, далее см. Ознакомление с поступившим документом (стр. 28 настоящей инструкции);

● доработка результатов исполнения поручения при возврате на доработку контролером или ответственным исполнителем, далее см. Доработка результатов исполнения поручения при возврате на доработку контролером или ответственным исполнителем (стр. 28 настоящей инструкции).

Подготовка запрашиваемой информации (занесение информации о подготовленном ответном документе)

Примечание. В самом простом случае, если информация, требуемая от Вас небольшая, то вместо подготовки документа достаточно в области редактируемого текста (находится внизу задания) ввести данную информацию и выполнить задание с результатом «Исполнено».

При получении поручения по входящему документу или письменному обращению гражданина может требоваться подготовка какой-либо информации как для автора поручения, так и для соисполнителей по поручению. Данная информация может быть подготовлена как в системе (например, созданием нового документа или копированием ранее подготовленной информации), так и вне системы (например, в папке пользователя на локальном диске его компьютера). В данном разделе будет описан последний вариант как наиболее распространенный среди пользователей.

После того, как Вы в своей папке на локальном диске Вашего компьютера подготовили файл с информацией, необходимо перенести файл в систему и вложить в задание по исполнению поручения. Для этого необходимо выполнить следующую последовательность действий.

Найдите в Вашей папке «Входящие» задание по поручению, в рамках которого Вы подготовили информацию, и откройте его.

В открывшемся задании в области вложений нажмите правую кнопку мыши для вызова контекстного меню, выберите в нем пункт Создать документ.

После этого откроется окно создания документа (Рис. 17).

26


Рис. 17. Создание документа в веб-клиенте

В поле Вид документа укажите значение «Прочие документы», проставьте признак Создать документ из файла и в поле Имя файла укажите подготовленный файл с подготовленной информацией.

В открывшейся закладке веб-браузера откроется карточка заносимого документа, в которой Вы должны будете заполнить поле Наименование. Необходимо написать наименование документа, с которым он будет занесен в систему (например, «Информация по запросу прокуратуры №123 от 01.03.2018»). По умолчанию в поле занесется имя файла, под которым он сохранен в локальной папке Вашего компьютера.

Примечание. Наименование документа должно отражать его суть, быть понятным, а также должно позволять в дальнейшем легко найти документ по его наименованию. Поэтому наименование «Информация» является абсолютно некорректным, так как в дальнейшем невозможно без открытия документа понять, о чем он.


Ссылка на документ появится в области вложений. Наведите курсор мыши на нее и щелкните правой кнопкой мыши для вызова контекстного меню. В открывшемся контекстном меню выберите пункт Копировать ссылку.

В задании в области редактируемого текста (находится внизу задания) введите текст: «Информация во вложении», поставьте пробел и нажмите на клавиатуре сочетание клавиш <Ctrl>+<V>. Также вместо нажатия данных клавиш можно установить курсор мыши после поставленного пробела, правой кнопкой мыши взывать контекстное меню и выбрать пункт Вставить.

Выполните задание с результатом «Исполнено».


Выданное Вам поручение по подготовке информации исполнено.

27


Ознакомление с поступившим документом

Если поручение, адресованное Вам, подразумевает простое ознакомление с поступившим документом, то, ознакомившись с ним, введите текст: «С документом ознакомлен» или «Принято для учета в дальнейшей работе» в области редактируемого текста (находится внизу задания) и нажмите кнопку Исполнить.

Примечание. Для выполнения задания необходимо ввести текст не менее 15 символов.

Выданное Вам поручение по ознакомлению с документом исполнено.

Доработка результатов исполнения поручения при возврате на доработку контролером или ответственным исполнителем

Если поручение, по которому Вы выполнили работу было поставлено на контроль или Вы являлись по нему не ответственным исполнителем, а соисполнителем, то возможна ситуация, когда контролер или ответственный исполнитель не удовлетворены предоставленными Вами результатами исполнения поручения и отправляют их Вам на доработку. В этом случае Вам придет повторно задание на исполнение поручения, где в тексте переписки Вы увидите причину направления на доработку. Исполнение этого задания ничем не отличается от общего исполнения задания по поручению.

28


Отмена или корректировка неверно адресованного Вами порученияВозможна ситуация, когда при выдаче поручения Вы ошиблись с назначением исполнителей или неверно указали текст самого поручения. Возможны два варианта Ваших дальнейших действий:

● Вы увидели это самостоятельно после утверждения поручения, далее см. Самостоятельная отмена или корректировка поручения (стр. 29 настоящей инструкции);

● назначенные сотрудники уведомили Вас об этом, далее см. Отмена или корректировка поручения при уведомлении со стороны назначенных исполнителями сотрудников (стр. 30 настоящей инструкции).

Примечание. Уведомление Вас со стороны сотрудников по телефону или другим способом (не в системе) соответствует самостоятельной отмене или корректировке поручения.

Самостоятельная отмена или корректировка порученияДля самостоятельной отмены или корректировке поручения Вы можете зайти в выполненное Вами задание по рассмотрению документа или по исполнению поручения, в рамках которого Вы выдали ошибочное поручение. Ссылка на задание находится у Вас в папке «Входящие». Если в папке «Входящие» нет ссылки на данное задание, то его можно найти поиском. Для этого в проводнике системы на ленте перейдите на вкладку «Поиск» и нажмите кнопку Задания. В открывшемся окне поиска заданий (Рис. 18) необходимо развернуть список критериев поиска (он свернут по умолчанию).

Рис. 18. Окно поиска заданий

Далее Вам необходимо указать следующие критерии:

29

Развернуть критерии


● Тема задания – здесь вы можете указать номер документа или обращения, по которому Вам необходимо найти задание по исполнению поручения;

● Исполнитель – введите текст «Я» и нажмите клавишу <Enter> на клавиатуре.

Далее нажмите кнопку Поиск.

В открывшемся окне найдите необходимое задание и дважды щелкните по нему левой кнопкой мыши для открытия.

В открывшемся задании откройте вложенную карточку РКК или обращения. На ленте открытой карточки перейдите на вкладку «Исполнение» и нажмите кнопку Поручения. В открывшемся списке поручений найдите свое поручение. Для поиска посмотрите на значение поля Автор для поручения. В нем должна стоять ваша фамилия или фамилия сотрудника, за которого Вы выдавали поручение (в случае замещения).

После того, как Вы нашли нужное поручение, Вам необходимо нажать в карточке поручения на ленте кнопку:

● Скорректировать – если Вы изменяете поручение;● Прекратить – если Вы просто отменяете поручение без выдачи нового поручения.

При корректировке поручения все нижестоящие поручения относительно Вашего поручения будут прекращены, а Вам необходимо будет заново заполнить диалог вынесения поручения.

При отмене поручения все нижестоящие поручения относительно Вашего поручения будут прекращены.

Закройте карточку задания.

Вы скорректировали или отменили Ваше ошибочное поручение.

Отмена или корректировка поручения при уведомлении со стороны назначенных исполнителями сотрудниковУведомление Вас об ошибочном поручении со стороны сотрудников, назначенных Вами исполнителями, подразумевает, что они направляют Вам подзадачу из своего задания по исполнению Вашего поручения.

Получив такое задание (в его теме в начале стоят символы «>>») Вы открываете его и изучаете причины, по которым сотрудники просят вас скорректировать Ваше поручение.

Если Вы не согласны с данными причинами и считаете, что Ваше поручение верно, то в области редактируемого текста полученного задания (находится внизу задания) введите текст: «Поручение верно» и выполните задание. Исполнители продолжат работу по нему.

Если Вы согласны, что поручение ошибочно, то в области вложений откройте вложенную карточку РКК или обращения. На ленте открытой карточки перейдите на вкладку «Исполнение» и нажмите кнопку Поручения. В открывшемся списке поручений найдите свое поручение. Для поиска посмотрите на значение поля Автор для поручения. В нем должна стоять ваша фамилия или фамилия сотрудника, за которого Вы выдавали поручение (в случае замещения).

После того, как Вы нашли нужное поручение, Вам необходимо нажать в карточке поручения кнопку:● Скорректировать – если Вы изменяете поручение;● Прекратить – если Вы просто отменяете поручение без выдачи нового поручения.

При корректировке поручения все нижестоящие поручения относительно Вашего поручения будут прекращены, а Вам необходимо будет заново заполнить диалог вынесения поручения.

При отмене поручения все нижестоящие поручения относительно Вашего поручения будут прекращены.

В области редактируемого текста полученного задания (находится внизу задания) введите текст: «Поручение скорректировано» или «Поручение отменено» в зависимости от того, что Вы сделали с ошибочным поручением, и выполните задание.

30


Продление срока исполнения поручения для исполнителей по их запросуПри исполнении поручений часто возникает ситуация, при которой Вам необходимо продлить срок исполнения Вашего поручения.

Примечание. В инициативном порядке продлить срок выданного поручения невозможно. Продление срока возможно только при запросе продления срока исполнителями средствами системы.

После того, как исполнитель по выданному Вами поручению запросит продление срока через систему, Вам в папку «Входящие» придет задание на продление срока (Рис. 19).

Рис. 19. Задание на продление срока

Откройте задание и изучите причины, по которым исполнитель запрашивает продление срока.

Если Вы согласны с продлением срока, то выполните полученное задание с результатом «Продлить срок». В появившемся окне «Параметры маршрута» укажите новый срок. После этого в задании исполнителя и в карточке соответствующего поручения автоматически проставится новый срок, и исполнителю придет уведомление, в котором указано, что продлен срок исполнения поручения.

Если Вы не согласны с продлением срока, то в области редактируемого текста (находится внизу задания) введите причину, по которой Вы отказываете в продлении срока, и выполните задание с результатом «Отказать», после чего исполнителю придет уведомление, в котором указана информация об отказе в продлении срока исполнения поручения.

Если Вам для продления срока необходимо в свою очередь также запросить продление срока у руководителя, выдавшего Вам поручение, то нажимаете кнопку Запросить продление срока, после чего автор вышестоящего поручения в свою очередь получит от Вас задание на продление срока исполнения поручения. После выполнения им его задания срок будет продлен автоматически по всей цепочке запроса продления срока исполнения поручений.

Примечание. Выполнить задание с результатом «Запросить продление срока» возможно только при наличии вышестоящего поручения.

31

Причина для продления срока


Согласование проектов исходящих официальных документов (писем)В СЭД ГО УР используется типовой маршрут «Согласование исходящего документа», который предназначен для автоматизации всего жизненного цикла исходящего официального документа.

В рамках данного типового маршрута Вам могут приходить задания на согласование проекта исходящего официального документа (Рис. 20).

Рис. 20. Задание на согласование проекта исходящего официального документа

Вы получите данное задание, если сотрудник, подготовивший проект документа и отправивший его на согласование в СЭД ГО УР, укажет Вас в списке согласующих.

Открыв полученное задание, изучите переписку по нему. В области переписки в задании Вы увидите кто был указан в качестве согласующих данный проект документа, а также результаты согласования предыдущими в списке согласования сотрудниками. После изучения переписки, а также самого проекта документа у Вас есть несколько вариантов выполнения полученного задания.

Если Вас все устраивает в проекте исходящего документа и отсутствуют какие-либо замечания, то выполните задание с результатом Согласовать.

32

Список согласования

Проект документа


Примечание. Если у Вас есть электронная подпись и открытый сертификат данной электронной подписи занесен в систему, то Вы можете подписать данной подписью проект документа для обеспечения неизменности проекта документа после Вашего согласования. Для этого наведите курсор мыши на ссылку на проект документа в области вложений полученного задания и щелкните один раз левой кнопкой мыши для выбора документа. Далее на ленте задания в группе «Вложения» нажмите кнопку Подписать. В поле Версия выберите версию документа, которую вы собираетесь подписать (при наличии нескольких версий документа). В открывшемся окне «Подписать электронной документ» проверьте, чтобы не стоял флажок Утверждающая подпись, так как Вы только согласовываете проект документа, а не утверждаете его. Нажмите кнопку ОК. Проект документа подписан.

Если Вы считаете, что документ отправлен Вам на согласование ошибочно (вопрос находится не в Ваших полномочиях), то в области редактируемого текста (находится внизу задания) введите текст с изложением причины, почему Вы не должны согласовывать данный проект документа, и выполните задание с результатом Отказ от согласования.

Если Вас все устраивает в проекте исходящего документа и отсутствуют какие-либо замечания, но Вы считаете, что проект документа должен быть согласован с сотрудниками, которых не указали в списке согласующих, то нажмите кнопку Дополнительное согласование и в открывшемся диалоговом окне укажите согласующих.

Если у Вас есть замечания к проекту документа, то Вы можете сделать следующее:● замечания незначительные и касаются в основном небольших стилистических и

орфографических ошибок, которое Вы можете исправить самостоятельно (например, пропущена запятая). В этом случае вы изменяете документ, сохраняете его и выполняете задание с результатом Согласовать;

● замечания можно изложить отдельно от текста самого проекта документа (например, неверно выбран бланк документа). В этом случае в области редактируемого текста (находится внизу задания) указываете свои замечания и выполняете задание с результатом На доработку, после чего задание на доработку получит инициатор согласования проекта документа;

● замечания невозможно изложить отдельно от текста документа (например, неправильные формулировки в тексте). В этом случае Вы открываете документ, мышью выделяете текст, к которому у Вас есть замечания и вставляете примечание (сочетание клавиш на клавиатуре <Ctrl>+<Alt>+<A> или в меню MS Word Рецензирование / Создать примечание). В области примечания указываете свое замечание. После указания всех замечаний сохраните и закройте документ. В области редактируемого текста (находится внизу задания) введите текст «См. примечания в документе» и выполняете задание с результатом На доработку, после чего задание на доработку получит инициатор согласования проекта документа.

33


Прием результатов исполнения поручения соисполнителями, при назначении Вас контролером или ответственным исполнителемВ случае если Вы были назначены ответственным исполнителем по поручению и одновременно в данном поручении были назначены другие исполнители (соисполнители) или вы были назначены контролером по поручению, то Вы должны будете проконтролировать работу других сотрудников по данному поручению.

В рамках системы в данном случае Вам будет приходить задание проверку результата выполнения работ по поручению как ответственному исполнителю (Рис. 21) или как контролеру (Рис. 22).

Рис. 21. Задание для ответственного исполнителя по проверке результатов исполнения поручения соисполнителем

34

Поручение

Результат соисполнителя


Рис. 22. Задание для контролера по проверке результатов исполнения поручения исполнителями

Принцип работы с данными заданиями одинаков.

Вы проверяете результаты соисполнителя или исполнителя (исполнителей). Результатом может быть подготовленная информация, описанная в области переписки или вложенная отдельным документом в область вложений, также результатом может быть ознакомление с поступившим документом или подготовленный исходящий документ.

Если результат исполнения поручения Вас удовлетворяет, то выполните задание с результатом «Принять».

Если результат исполнения поручения Вас не удовлетворяет, то в области редактируемого текста (находится внизу задания) введите причины, по которым вы не принимаете данные результаты и выполните задание с результатом «На доработку». Далее исполнитель получит задание на доработку своего поручения.

Примечание. Отправка на доработку возможна не всем исполнителям принимаемого контролером поручения, а только выбранным. Для этого контролер может указать в диалоге отправки на доработку, кому из исполнителей необходимо отправить задание на доработку.

35

Результат исполнителя

Контролируемое поручение


Подготовка инициативного исходящего официального документа (письма) в рамках должностных обязанностей или по устному поручению руководителяВ рамках Ваших должностных обязанностей или при получении устного поручения от Вашего руководителя Вам необходимо подготовить инициативный исходящий официальный документ (например, запрос в другую организацию или предоставление периодического отчета с сопроводительным письмом).

Подготовка проекта исходящего документа и старт задачи по его согласованиюДля создания проекта письма Вы можете:

● запустить сценарий Запуск диалога «Создание исходящего письма» через панель быстрого запуска;

● запустить сценарий Создание исходящего письма через обложку папки «Канцелярия»;● запустить сценарий Создание исходящего письма в папке «Администрация Главы и

Правительства» (доступ только для сотрудников Администрации Главы и Правительства УР).

Рис. 23 Диалог заполнения исходящего письма

36


В открывшемся диалоговом окне «Диалог создания исходящего письма» Вы должны будете заполнить поля:

Последовательность заполнения полей следующая:● Блок Корреспондент для отправки письма в Организацию:

● В чек-боксе Организация проставляем флажок, поля по Гражданину автоматически закрываются от изменения.

● В поле Наименование организации введите части названия организации, в которую должен быть отправлен документ, после чего нажимаете клавишу <Enter> на клавиатуре. При наличии нескольких совпадений выберите организацию из списка.

● В поле Контактное лицо введите фамилию сотрудника адресата.● В поле Должность в дат.падеже проверьте правильность написания должности

сотрудника из поля Контактное лицо, при необходимости скорректируйте.● В поле ФИО в дат.падеже проверьте правильность написания ФИО сотрудника из поля

Контактное лицо, при необходимости скорректируйте.● В поле Способ доставки укажите значение, соответствующее желаемому способу

отправки Вашего исходящего документа адресату.● Блок Корреспондент для отправки письма Гражданину:

● В чек-боксе Гражданин проставляем флажок, поля по Организации автоматически закрываются от изменения.

● В поле Гражданин введите фамилию гражданина, которому должен быть отправлен документ, после чего нажимаете клавишу <Enter> на клавиатуре. При наличии нескольких совпадений выберите гражданина из списка.

● В поле Адрес проверьте правильность написания адреса гражданина, при необходимости скорректируйте.

● В поле E-mail проверьте правильность написания e-mail гражданина, при необходимости скорректируйте.

● В поле ФИО в дат.падеже проверьте правильность написания ФИО гражданина при необходимости скорректируйте.

● Если письмо необходимо отправить нескольким адресатам, нажмите кнопку Добавить список рассылки, в открывшемся диалоговом окне добавьте недостающих адресатов, либо выберите из существующих списков рассылки.

● В чек-боксе Инициативное ставите флажок, чек-бокс Ответное и поле На регистрационный № автоматически закрываются от изменения.

● В поле Заголовок впишите краткое содержание Вашего исходящего документа (например, «О запросе информации по земельному участку».

● В поле Примечание можно внести любую дополнительную информацию по документу.● Для создания документа выберете одно из полей:

● Если документ подготовлен у Вас на ПК, занесите документ в систему через поле Создать документ из файла.

● Если Вы готовите документ из шаблона, в поле Создать документ из Шаблона выберите соответствующий шаблон исходящего документа.

● Если у Вас есть приложения к документу, прикрепите из через поле Приложение.● Если по документу требуется согласование, поставьте флажок в чек-боксе Требуется

согласование. Если требуется согласование с внешними организациями, поставьте флажок в чек-боксе Требуется внешнее согласование.

● Для заполнения списка согласующих используйте табличную часть. Щелкаете в пустую область таблицы мышью, появляется пустая строка. В колонке ФИО нажимаете на … и открывается диалоговое окно «Добавить уровень согласующих». В данном диалоговом окне, при внесении нескольких согласующих в список, он будут добавлены на один уровень согласования (параллельное согласование).

● В поле Подписывающий укажите того сотрудника, кто должен подписать исходящий документ утверждающей подписью. Если у этого сотрудника есть зарегистрированный в системе ключ ЭП в чек-боксе Электронная подпись автоматически подставится флажок, поле Ответственный за печать закроется от изменения. При необходимости можно скорректировать.

● В поле Исполнитель автоматически подставляется инициатор документа, при необходимости можно скорректировать.

37


● В поле Телефон автоматически подставляется телефон инициатора при необходимости можно скорректировать.

● В поле Место регистрации подставляется место регистрации инициатора. При необходимости зарегистрировать документ в другом месте регистрации значение в поле можно скорректировать.

● В поле Дело заносим дело, в которое будет помещен документ.

Для внесения текста в документ или просмотра выбранного документа нажимаете кнопку Открыть документ.

Для сохранения заполненной карточки документа и возможности вернуться к ней позднее, нажимаете Сохранить. Появляется окно с информацией о сохранении и местонахождении документа. Отправку документа можно произвести из карточки письма по кнопке На согласование. Письмо будет находиться в папке Избранное/Мои исходящие документы. Папка создается автоматически при первом создании документа.

Для отправки документа на согласование нажимаете кнопку Отправить.

Доработка проекта исходящего документа при возврате на доработку при его согласованииПри согласовании проекта исходящего документа, подготовленного Вами возможна ситуация, когда согласующие данный проект сотрудники или подписывающий руководитель отправляют его Вам на доработку. В этом случае в вашу папку «Входящие» придет задание на доработку проекта исходящего документа. Вам необходимо будет выполнить следующее.

Откройте полученное задание на доработку проекта исходящего документа. В области переписки в данном задании будут указаны замечания сотрудника, отправившего проект на доработку.

По результатам анализа данных замечаний возможны следующие Ваши действия:● замечания возможно устранить и проект документа может быть согласован при их устранении– в

этом случае Вам необходимо открыть и отредактировать документ в соответствии с замечаниями. После редактирования сохраните документ и выполните задание с результатом Повторное согласование. Задание на доработку выполнится, и проект документа снова будет отправлен на согласование сотруднику, отправившему на доработку;

● замечания возможно устранить и проект документа может быть согласован при их устранении– в этом случае Вам необходимо открыть и отредактировать документ в соответствии с замечаниями. После редактирования сохраните документ и выполните задание с результатом Согласование со всеми. Задание на доработку выполнится, и проект документа снова будет отправлен всему списку согласующих;

● устранение замечаний невозможно и проект документа не будет согласован в текущей редакции – в этом случае Вам необходимо выполнить задание на доработку с результатом Прекратить согласование. Задание на доработку выполнится, задача по согласованию проекта документа будет выполнена.

Печать и передача на подпись бумажного оригинала проекта исходящего документаПосле того, как проект исходящего документа будет согласован всеми сотрудниками, которых Вы указали при старте задачи Вам придет в системе задание на печать и передачу на подпись проекта исходящего документа.

Вам необходимо распечатать проект исходящего документа.

После печати Вам необходимо передать данные распечатанные документы руководителю, который будет подписывать исходящий документ.

Полученное задание Вам необходимо выполнить с результатом «Передано на подпись».

Завершение работы по подготовке инициативного исходящего документаПосле регистрации подписанного исходящего документа делопроизводителем вы получите уведомление о данной регистрации (Рис. 24). Уведомление придет в Вашу папку «Входящие».

38


Рис. 24. Уведомление о регистрации ответного исходящего документа

В области вложений Вы увидите ссылку на зарегистрированный исходящий документ, подготовленный Вами, а также регистрационно-контрольную карточку на него, созданную делопроизводителем.

39

Зарегистрированный документ

РКК документа


Предоставление информации другим сотрудникам или руководителю в рамках должностных обязанностей, по устному поручению руководителя или по запросу информации в системеВ рамках Вашей работы возможно, что Вам будет необходимо предоставить какую-либо информацию другим сотрудникам или руководителю в рамках Ваших должностных обязанностей (например, подготовка регулярного отчета), по устному поручению руководителя или по запросу информации в системе от других сотрудников.

Предоставление информации другим сотрудникам или руководителю в рамках должностных обязанностей или по устному поручению руководителя

Предоставление небольшого объема информации (1-2 абзаца текста)

Для предоставления такого объема информации проще всего использовать переписку в рамках задачи. Для создания задачи в главном меню проводника системы выберите пункт Создать задачу / Создать задачу. В открывшейся карточке задачи заполните следующие поля:

● в поле Тема введите краткое содержание предоставляемой информации (тема должна быть понятной и позволять однозначно идентифицировать содержание задачи);

● в поле Маршрут укажите фамилии сотрудников, которым Вы направляете информацию (введя фамилию нажмите клавишу <Enter> на клавиатуре, чтобы система подставила данные сотрудника для отправки ему задания);

● в поле Срок по этапам укажите дату, к которой Вы должны получить подтверждение от сотрудника в получении информации;

● в поле Тип маршрутизации вы можете указать, как сотрудники, указанные в поле Маршрут, будут получать задания: параллельно или последовательно;

● в области редактируемого текста (находится внизу карточки задачи) введите предоставляемую информацию.

Нажмите кнопку для старта Вашей задачи.

После того как все указанные сотрудники выполнят свое задание, Вы получите задание-контроль. Вы можете принять его или отправить на доработку. После принятия задания-контроль Ваша задача будет выполнена.

Предоставление информации в виде отдельного документа

Для предоставления информации Вы должны ее подготовить. Наиболее часто подготовленная информация оформляется как отдельный документ для удобства ее дальнейшего использования. После того, как Вы в своей папке на локальном диске Вашего компьютера подготовили файл с информацией, Вам необходимо перенести данную информацию в систему и отправить ее заинтересованным сотрудникам. Для этого Вам необходимо выполнить следующую последовательность действий.

Вам необходимо открыть Вашу папку «Избранное». В главном меню проводника системы выберите пункт меню Создать документ / Создать документ из файла.

В открывшемся окне «Создание электронного документа из файла»:● в поле Имя файла укажите путь к подготовленному Вами файлу с информацией;● в поле Вид электронного документа выберите значение «Прочие документы»;● проверьте, что в поле Тип карточки подставилось значение «Документы произвольной формы»;● нажмите кнопку ОК.

40



Откроется карточка заносимого документа, в которой Вы должны будете заполнить поля. Обязательным полем является только поле Наименование. В нем введите краткое содержание предоставляемой информации (наименование должно быть понятной и позволять однозначно идентифицировать документ в дальнейшем). Заполнение остальных полей на Ваше усмотрение.


После сохранения документа наведите курсор мыши на ссылку на созданный документ и нажмите правую кнопку мыши для вызова контекстного меню.

В открывшемся контекстном меню выберите пункт Отправить / Вложением в задачу.

В открывшейся карточке задачи заполните следующие поля:● в поле Тема введите краткое содержание предоставляемой информации (тема должна быть

понятной и позволять однозначно идентифицировать содержание задачи);● в поле Маршрут укажите фамилии сотрудников, которым Вы направляете информацию (введя

фамилию нажмите клавишу <Enter> на клавиатуре, чтобы система подставила данные сотрудника для отправки ему задания);

● в поле Срок по этапам укажите дату, к которой Вы должны получить подтверждение от сотрудника в получении информации;

● в поле Тип маршрутизации вы можете указать, как сотрудники, указанные в поле Маршрут, будут получать задания: параллельно или последовательно;

● в области редактируемого текста (находится внизу карточки задачи) введите текст «Информация во вложении».

Нажмите кнопку для старта Вашей задачи

Предоставление информации по запросу информации в системеОткройте полученное задание на предоставление информации.

Предоставление небольшого объема информации (1-2 абзаца текста)

Для предоставления такого объема информации проще всего использовать переписку в рамках задачи. В открывшейся карточке задания в области редактируемого текста (находится внизу карточки задачи) введите запрашиваемую информацию. Выполните задание.

Предоставление информации в виде отдельного документа

Для предоставления информации Вы должны ее подготовить. Наиболее часто подготовленная информация оформляется как отдельный документ для удобства ее дальнейшего использования. После того, как Вы в своей папке на локальном диске Вашего компьютера подготовили файл с информацией, Вам необходимо перенести данную информацию в систему и отправить ее заинтересованным сотрудникам. Для этого Вам необходимо выполнить следующую последовательность действий.

В области вложений задания щелкните правой кнопкой мыши. В открывшемся контекстном меню выберите следующий пункт Создать / Создать документ из файла.

В открывшемся окне «Создание электронного документа из файла»:● в поле Имя файла укажите путь к подготовленному Вами файлу с информацией;● в поле Вид электронного документа выберите значение «Прочие документы»;● проверьте, что в поле Тип карточки подставилось значение «Документы произвольной формы»;● нажмите кнопку ОК.

41



Откроется карточка заносимого документа, в которой Вы должны будете заполнить поля. Обязательным полем является только поле Наименование. В нем введите краткое содержание предоставляемой информации (наименование должно быть понятной и позволять однозначно идентифицировать документ в дальнейшем). Заполнение остальных полей на Ваше усмотрение.


Выполните задание.

42


Подготовка графика периодического поручения

Создание нового графика периодического порученияДля создания графика периодического исполнения Вашего поручения необходимо открыть карточку поручения, по которому Вы хотите создать график периодического исполнения.

В карточке поручения установите признак Периодичность и сохраните карточку поручения.

Перейдите на вкладку ленты «Контроль» и нажмите кнопку Настройки периодичности. Если ранее графики по данному поручению не создавались, то система предложит Вам создать график. Нажмите кнопку Создать.

После нажатия открывается вновь созданная запись справочника ОИВ Графики исполнения поручений (Рис. 25).

Рис. 25. Созданная запись справочника «ОИВ Графики исполнения поручений»

43


Таблица 2. Описание полей карточки записи справочника ОИВ Графики исполнения поручений

№ Реквизит Тип реквизита Описание

1 *Поручение-основание

Запись справочника ОИВ Поручения

Поручение, на основании которого создается график

2 *Шаблон поручения Запись справочника ОИВ Шаблоны периодических поручений по РКК

Шаблон поручения, который будет использоваться для создания задач на исполнение поручений

3 Срок исполнения с Дата Первый срок исполнения поручения. При выборе типа периода «Произвольный» поле недоступно пользователю

4 по Дата Последний срок исполнения поручения. При выборе типа периода «Произвольный» поле недоступно пользователю

5 *Тип периода Признак со значениями:

● «Нет»;● «День»;● «Неделя»;● «Месяц»;● «Год»;● «Произвольный»

Тип периодичности исполнения поручения

6 Повторять каждые

Целое число Число периодов, указанных в поле Тип периода, через которые повторяется исполнение. При выборе типа периода «Произвольный» поле недоступно пользователю

7 Переносить с выходного

Признак со значениями:

● «Не переносить»;● «Вперед»;● «Назад»

Признак необходимости переноса срока исполнения при попадании его на выходной день. Перенос осуществляется на первый рабочий день. При выборе типа периода «Произвольный» поле недоступно пользователю

8 *Выдавать за (дн.) Целое число Количество календарных дней, за которое необходимо сформировать задание на исполнение поручения

9 Причина прекращения

Строка Причина прекращения периодического поручения

10 Расписание сформировано

Признак со значениями:

● «Да»;● «Нет»

Признак наличия сформированного расписания исполнения поручения. Поле недоступно для пользователя

11 Проект графика Табличная часть График исполнения периодического поручения, на основании которого создается расписание для старта задач по исполнению поручения

11.1 *№ Целое число Порядковый номер строки табличной части

44



11.2 Срок исполнения Дата Срок исполнения поручения

11.3 Выходной Признак со значениями:

● «Да»;● «Нет»

Признак попадания срока исполнения на выходной день

12 Построить проект графика

Кнопка ленты По нажатию кнопки строится график исполнения периодического поручения

13 Показать расписание

Кнопка ленты По нажатию открывается справочник ОИВ Расписание отправки периодических поручений на исполнение, в котором отображаются записи, соответствующие расписанию для данного поручения

14 Прекратить исполнение

Кнопка ленты По нажатию запрашивается причина прекращения исполнения периодического поручения, которая заносится в поле Причина прекращения, а из справочника ОИВ Расписание отправки периодических поручений на исполнение удаляются все записи для будущих стартов задач по данному периодическому поручению

Рис. 26. Шаблон периодического поручения

45


Таблица 3. Описание полей карточки записи справочника ОИВ Графики исполнения поручений


1 *Наименование Строка Наименование шаблона

2 Автор Запись справочника Работники

Автор поручения для создаваемого поручения

3 Содержание Строка Содержание поручения

4 Контролер Запись справочника Работники

Контролер для создаваемого поручения

5 На контроле Признак со значениями:

● «Да»;● «Нет»

Признак контроля для создаваемого поручения

6 Особый контроль Флажок Признак особого контроля для создаваемого поручения

7 Исполнители Табличная часть

7.1 Заполнить из списка

Гиперссылка По нажатию открывается справочник Списки работников для заполнения табличной части

7.2 Добавить в список Гиперссылка По нажатию содержимое табличной части добавится во вновь созданную запись справочника Списки работников

7.3 *№ Целое число Порядковый номер строки табличной части

7.4 *Отв. Признак со значениями:

● «Да»;● «Нет»

Признак ответственного в поручении, по умолчанию первый исполнитель всегда ответственный

7.5 *Исполнитель Запись справочника Работники

Сотрудник, назначенный исполнителем по поручению

7.6 Поручение Строка Индивидуальное поручение для исполнителя

8 Проверить орфографию

Кнопка ленты По нажатию осуществляется проверка орфографии в текстовых полях карточки

9 Используется в графиках

Кнопка ленты По нажатию открывается справочник ОИВ Графики исполнения поручений с фильтрацией по записям, в которых используется текущий шаблон поручения

После заполнения карточки записи справочника ОИВ Графики исполнения поручений сохраните карточку.

При сохранении автоматически рассчитается график исполнения и по нему будут созданы записи справочника ОИВ Расписание отправки периодических поручений на исполнение (Рис. 27).

46


Рис. 27. Расписание отправки периодических поручений на исполнение

Каждая запись справочника отвечает за старт задачи на исполнение поручения. Вид карточки записи данного справочника представлен на (Рис. 28). Поля карточки записи справочника недоступны для изменения пользователем. После создания задачи на исполнение поручения в поле ИД задачи записывается идентификатор созданной задачи, а сама запись справочника становится закрытой.

Рис. 28. Карточка записи справочника «ОИВ Расписание отправки периодических поручений на исполнение»

Таблица 4. Описание полей карточки записи справочника ОИВ Расписание отправки периодических поручений на исполнение


1 *Наименование Строка Наименование записи справочника

47



2 *График исполнения поручения

Запись справочника ОИВ Графики исполнения поручений

График поручения, к которому относится текущая запись

3 Дата старта Дата Дата старта задачи на исполнение поручения

4 Срок исполнения Дата Дата, к которой должно быть исполнено поручение

5 ИД задачи Целое число ИД созданной задачи на исполнение поручения

Дальнейшая рассылка поручений будет осуществляться автоматически сценарием в СЭД ГО УР на основе справочника ОИВ Расписание отправки периодических поручений на исполнение.

Примечание. График рассчитывается только по тем годам, по которым администратор создал записи справочника Календари рабочего времени. При добавлении в данный справочник записи по следующему году графики и расписания будут сформированы автоматически.

Создание дополнительного графика для поручения, по которому уже создавался график периодического порученияДля создания дополнительного графика периодического поручения необходимо найти и открыть карточку этого поручения. Наиболее простым способом поиска поручения является его поиск через запись справочника ОИВ Входящие РКК или ОИВ Внутренние РКК. В найденной записи перейдите на вкладку ленты «Исполнение» и в группе «Поручения» нажмите кнопку Поручения. В открывшемся списке поручений необходимо найти искомое поручение.

Примечание. Создавать новые графики имеют возможность: автор поручения, контролер, делопроизводители Ведомства, а также сотрудники, замещающие их с типом замещения «Полное».

Откройте карточку поручения, перейдите на вкладку ленты «Контроль» и нажмите кнопку Настройки периодичности в группе «Периодичность» (кнопка доступна только в случае, если в карточке поручения установлен признак Периодичность). Если по данному поручению уже создавались графики, то откроется их список (Рис. 29), если графики отсутствуют, то будет предложено создать новый график.

48


Рис. 29. Справочник «ОИВ Графики исполнения поручений»

В окне справочника создайте новую запись по нажатию кнопки Создать запись или скопируйте существующую запись по нажатию кнопки Создать копию на ленте справочника.

В открывшейся карточке записи справочника выполните действия аналогичные первичному созданию графика исполнения поручения.

Корректировка графика периодического порученияКорректировка графика периодического поручения требуется в случае:

● изменения исполнителей, автора поручения, контролера по поручению;● изменения сроков исполнения.

При изменении исполнителей, автора поручения, контролера по поручению в случае увольнения ранее указанных в шаблоне поручения достаточно изменить или использовать новый шаблон периодического поручения. При таком изменении достаточно открыть соответствующую запись справочника ОИВ Графики исполнения поручений и внести корректировку в указанный в ней шаблон или создать и выбрать новый шаблон периодического поручения.

При изменении сроков исполнения необходимо открыть соответствующую запись справочника ОИВ Графики исполнения поручений и нажать на ленте карточки кнопку Прекратить исполнение, указать причину прекращения. После вышеуказанных действий необходимо создать новый график исполнения поручения.

49

tp.msur.rutp.msur.ru/elekt_doc/ycheb_posobia/Инструкция... · Web...

Documents

Transcript of tp.msur.rutp.msur.ru/elekt_doc/ycheb_posobia/Инструкция... · Web...