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TRACES-PHYTO-Kurzanleitung

1. Inhaltsverzeichnis

2. Erste Schritte ..................................................................................................................... 2

2.1. Registrierung .............................................................................................................. 2

2.2. Anmeldung im System ................................................................................................ 2

2.3. Auswahl der Sprache .................................................................................................. 2

2.4. Kennwort ändern ......................................................................................................... 3

2.5. Kennwort vergessen ................................................................................................... 3

2.6. Kennwort blockiert ...................................................................................................... 4

2.7. Abmelden vom System ............................................................................................... 4

3. Suchen von erstellten TRACES-Anmeldungen .................................................................. 4

3.1. Öffnen des Registers .................................................................................................. 4

3.2. Suchen einer erstellten TRACES-Anmeldung ............................................................. 5

4. Erstellen einer TRACES-Anmeldung ................................................................................. 5

4.1. Eröffnung eines neuen TRACES-Anmelde-Dokumentes ............................................. 5

4.2. Deklaration der Ware .................................................................................................. 6

4.3 Angaben der Referenzen ............................................................................................. 7

4.4. Angaben zu den Handelsbeteiligten ............................................................................ 7

4.4.1. Beispiel Eintrag Informationen zu Handelsunternehmen (Bereits im System

erfasst) ........................................................................................................................... 8

4.4.2. Beispiel Eintrag Informationen zu Handelsunternehmen (Noch nicht im System

erfasst) ........................................................................................................................... 9

4.5. Angaben zur Ware .....................................................................................................10

4.5.1. Hinzufügen und entfernen von Waren .................................................................11

4.6. Verwendungszweck bestimmen .................................................................................11

4.7. Zur Bescheinigung einreichen ....................................................................................11

4.8. TRACES-Anmeldung ausdrucken ..............................................................................12

4.8.1. Browserverlauf löschen .......................................................................................14

4.9. Abschliessen einer TRACES-Einfuhranmeldung ........................................................15

4.10. Neues TRACES-Anmelde-Dokument basierend auf alter Vorlage eingeben ............15

5. Weitere Informationen ......................................................................................................15

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2. Erste Schritte

2.1. Registrierung

Import-, sowie Deklarationsfirmen (anmeldepflichtige Personen) müssen sich einmalig in

TRACES registrieren lassen. Die Registrierung erfolgt durch das Bundesamt für

Landwirtschaft (BLW) und ist kostenlos. Der Zugriff auf das System steht allen Mitarbeitern

von registrierten Firmen offen, setzt allerdings die Teilnahme an einer TRACES-PHYTO-

Schulungsveranstaltung voraus. Termine für TRACES-PHYTO-Schulungsveranstaltungen

werden auf folgender Internetseite bekanntgegeben:

https://www.blw.admin.ch/blw/de/home/nachhaltige-

produktion/pflanzenschutz/pflanzengesundheit-eidg-pflanzenschutzdienst/einfuhr.html.

2.2. Anmeldung im System

Zugang zu TRACES: https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/

2.3. Auswahl der Sprache

1. Eigene E-Mail-Adresse

2. Erhaltenes Kennwort eingeben

3. Anmeldung anklicken

Sprachauswahl

de deutsch

fr französisch

en englisch

it italienisch

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2.4. Kennwort ändern

2.5. Kennwort vergessen

Im Hauptmenu die Verknüpfung

Kennwort ändern anklicken

4. Sicherheitsfrage und

Antwort eingeben

1. Aktuelles Kennwort eingeben

2. Neues Kennwort eingeben

3. Neues Kennwort bestätigen

E-Mail-Adresse eingeben und neues Kennwort

anfordern anklicken.

Neues Kennwort wird per E-Mail zugesandt

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2.6. Kennwort blockiert

- Wird ein Benutzerkonto über drei Monate nicht mehr verwendet, wird es automatisch

vom System inaktiviert (gesperrt).

- Bei dreimaliger Falscheingabe des Kennwortes wird das Benutzerkonto automatisch

gesperrt.

In diesen Fällen muss das TRACES-Benutzerkonto vom TRACES-PHYTO-Administrator

(Andreas von Felten) entsperrt werden.

Vorgehen:

1. Telefon an: 058 462 25 90 oder 079 875 38 34

2. E-Mail an: andreas.vonfelten@blw.admin.ch mit Cc an traces.phyto@blw.admin.ch

Bei Abwesenheit ist die Stellvertretung sichergestellt über traces.phyto@blw.admin.ch

Notwendige Informationen für die Freischaltung:

- Name des Kontoinhabers

- Firma

2.7. Abmelden vom System

3. Suchen von erstellten TRACES-Anmeldungen

3.1. Öffnen des Registers

Abmelden anklicken

In der Menü-Leiste CHED-PP anwählen

(Common Health Entry Documents for Plant and

Plant Products)

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3.2. Suchen einer erstellten TRACES-Anmeldung

4. Erstellen einer TRACES-Anmeldung

4.1. Eröffnung eines neuen TRACES-Anmelde-Dokumentes

Felder, welche nicht ausgefüllt werden müssen sind mit einem -Symbol markiert.

1. Suchkriterien eingeben

2. Suchen anklicken

(Es sind nur Bescheinigungen einsehbar, die

Ihre Organisation [Firma] betreffen)

1. In der Menü-Leiste CHED-PP anklicken

2. Neu anklicken

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4.2. Deklaration der Ware

Es bestehen drei verschiedene Möglichkeiten, die anzumeldende Ware auf der TRACES-

Webseite auszuwählen:

Nomenklaturcode (entspricht der EU-Tarifnummer) sowie EPPO-Kode können der TRACES-Referenztabelle entnommen werden, welche unter https://www.blw.admin.ch/blw/de/home/nachhaltige-produktion/pflanzenschutz/pflanzengesundheit-eidg-pflanzenschutzdienst/einfuhr.html heruntergeladen werden kann.

Wichtig:

- Grundsätzlich sind alle Waren, welche phytosanitären Einfuhrbestimmungen unterstehen (Anhang 5 B Abschnitt I der Pflanzenschutzverordnung PSV; SR 916.20, Merkblatt 1) einzeln bei der Anmeldung in TRACES zu erfassen.

- Ausnahmen (Erleichterungen) sind in der Referenztabelle aufgeführt.

1. Nomenklaturcode

(Tarifnummer) der Ware

eingeben und Suchen

anklicken.

2. EPPO-Kode oder lateinischer Name

der Ware eingeben und Filter anklicken

3. Nomenklatur durchsuchen

1. Die entsprechende Ware muss angekreuzt

werden. Falls die Ware nicht aufgeführt ist, sind

Überbegriffe zu verwenden.

2. Anschliessend Zuordnen anklicken, oder falls weitere Ware hinzugefügt werden

soll, Zuordnen und weiteren Kode hinzufügen anwählen. Bemerkung: Waren, welche

unter dem gleichen Nomenklaturcode aufgelistet werden, können gleichzeitig

angekreuzt werden.

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4.3 Angaben der Referenzen

4.4. Angaben zu den Handelsbeteiligten

Unter der Rubrik Handelsunternehmen müssen die violett markierten Angaben zu

Versender/Ausführer, Empfänger/Einführer, Bestimmungsort (entspricht meist

Empfänger/Einführer und wird durch das System automatisch ausgefüllt), Angaben zu

Transportmittel und voraussichtlicher Ankunft an der Grenzkontrollstelle eingetragen werden.

Der Kontrollzeitpunkt ist so präzise wie möglich anzugeben, dies ist wichtig damit eine gute

Planung der Kontrollen möglich ist.

Wichtig: Gibt es Verzögerung bei einer angemeldeten Kontrolle, oder kann ein festgelegter

Kontrolltermin nicht eingehalten werden, ist diese so früh wie möglich bekanntzugeben, damit

falls notwendig ein neuer Termin vereinbart werden kann. Änderungen sind direkt bei der

zuständigen Dienststelle des EPSD (per Telefon oder E-Mail) bekanntzugeben.

Es ist zu beachten, dass eine Verzögerung, die erst am Tag der Kontrolle bekanntgegeben

wird, zu einer verzögerten phytosanitären Kontrolle von bis zu einem Arbeitstag führen kann.

1. Angabe der Grenzkontrollstelle prüfen,

gegebenenfalls unter Auswählen anpassen

2. Angaben zum Pflanzenschutzzeugnis

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Die Betriebsinformationen zu Empfänger/Einführer sind generell schon im TRACES-System

erfasst (Zulassungspflicht). Falls dies nicht zutrifft, so ist der Betrieb vom BLW nicht für die

Einfuhr von kontrollpflichtigen Waren zugelassen. Eine Betriebsanmeldung ist für eine

phytosanitäre Abfertigung unumgänglich. Der Empfänger hat den Antrag an das BLW

zusenden (Formulare können unter

https://www.blw.admin.ch/blw/de/home/nachhaltige-

produktion/pflanzenschutz/pflanzengesundheit-eidg-pflanzenschutzdienst/einfuhr.html

bezogen werden). Der Betrieb wird durch die für TRACES verantwortliche Person am BLW

oder durch die zuständige EPSD-Dienststelle im System erfasst. Treten neue

Versender/Ausführer auf, sind diese durch die anmeldepflichtige Person im System zu

erfassen.

4.4.1. Beispiel Eintrag Informationen zu Handelsunternehmen (Bereits im System

erfasst)

1. Auswählen anklicken

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4.4.2. Beispiel Eintrag Informationen zu Handelsunternehmen (Noch nicht im System

erfasst)

2. Suchkriterium eingeben

(Als Suchkriterien sind das Land und mindestens

vier Buchstaben des Betriebsnamens einzugeben)

3. Suchen anklicken und zutreffendes Suchergebnis auswählen

1. Siehe oben.

2. Neu im Drittland anklicken auswählen

(Für Gebiete der EU, die phytosanitär als

Drittstaat gelten, ist NEU anzuklicken)

4. Auswählen anklicken

3. Name eingeben und Land

auswählen.

5. Name der Region oder

Postleitzahl eingeben.

6. Suchen anklicken und im

Suchergebnis zutreffendes

auswählen.

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4.5. Angaben zur Ware

Bei der Eingabe der kontrollpflichtigen Waren ist darauf zu achten, dass die Zolltarifnummern

in TRACES (EU-Nummern) unterschiedlich zu den CH-Tarifnummern sein können. Zur

Unterstützung wird eine Referenztabelle im Excel-Format auf der Webseite des Eidg.

Pflanzenschutzdienstes (EPSD) publiziert. Grundsätzlich sind alle kontrollpflichtigen Waren

(Anhang 5 B Abschnitt I PSV; Merkblatt Nr. 1), die auf dem Pflanzenschutzzeugnis erwähnt

sind, in TRACES einzeln zu erfassen. Auf Vereinfachungen wird in der Referenztabelle

hingewiesen. Generell gilt jedoch:

- Unterschiedliche Sorten einer Ware können zusammengefasst werden.

- Für die Erfassung von Sendungen mit krautigen Jungpflanzen (z.B. Gemüsesetzlinge)

oder Wasserpflanzen ist eine Vereinfachung vorgesehen. Details können der

Referenztabelle entnommen werden.

Wichtig: Bei der Eingabe von Mengenangaben (Zahlen) muss beachtet werden, dass als

Dezimaltrennzeichen ausschliesslich das Komma-Symbol (,) verwendet wird.

2. Beschreibung der Ware

(Vorhandene Informationen zu Ware eingeben.

Informationen zu „Anzahl / Menge“, „Einheit“ oder

„Anzahl Packstücke sind nicht obligatorisch)

3. = anklicken

(Zwischensumme Nettogewicht

wird eingefügt) 1. Ausfuhrland auswählen

4. Gesamtanzahl Packstücke

angeben

(Wird nicht automatisch ausgefüllt,

obligatorisches Feld)

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4.5.1. Hinzufügen und entfernen von Waren

Bemerkung: Es ist im TRACES-System nicht möglich, alle deklarierten Waren in einem

Vorgang zu entfernen. Es muss zu jedem Zeitpunkt ein Warenposten in der TRACES-

Anmeldung eingetragen sein, ansonsten wird eine Fehlermeldung generiert.

4.6. Verwendungszweck bestimmen

4.7. Zur Bescheinigung einreichen

1. Nach der Eingabe aller benötigten

Informationen Zur Bescheinigung einreichen

anklicken

Verwendungszweck: Für den zollrechtlich

freien Verkehr anklicken

Um Waren aus der TRACES-

Anmeldung zu löschen, kann

im Abschnitt Beschreibung

der Ware die Verknüpfung

Entfernen angeklickt werden.

Um weitere Waren in eine TRACES-Anmeldung

hinzuzufügen, kann im Abschnitt 1.29. Beschreibung der

Ware die Verknüpfung Weiteren Kode hinzufügen

angeklickt werden.

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4.8. TRACES-Anmeldung ausdrucken

Voraussetzung ist ein installiertes PDF-Leseprogramm [z.B. Acrobat Reader]

1. Drucken anklicken

2. TRACES-Kennwort eingeben

3. Bescheinigung unterschreiben

anklicken

Falls in einer TRACES-Session

mehrere Sendungen erfasst werden,

kann dieses Feld angekreuzt werden,

damit das TRACES-Kennwort nicht

jedes Mal neu eingegeben werden

muss.

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Bemerkung: Werden mehrere aufeinanderfolgende TRACES-Anmeldungen ausgestellt, so

besteht die Möglichkeit dass das generierte PDF-Dokument nicht der aktuellsten Meldung

entspricht (d.h. einer zuvor durchgeführten Meldung). In diesem Fall muss im Internetexplorer

der Browserverlauf gelöscht werden und Schritt 4.8. TRACES-Anmeldung ausdrucken muss

wiederholt werden.

4. Im neu geöffneten Fenster das

Drucker-Symbol anklicken

2. Sprache auswählen

3. Drucken anklicken

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4.8.1. Browserverlauf löschen

(Beispiel Internet Explorer)

1. Extras Symbol anklicken

2. Internetoptionen anwählen

3. Löschen anklicken

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4.9. Abschliessen einer TRACES-Einfuhranmeldung

Die abgeschlossene TRACES-Einfuhranmeldung (PDF-File) ist per E-Mail zusammen mit

einer Kopie des Pflanzenschutzzeugnisses und weiteren relevanten Transportdokumenten

(Airwaybill, Rechnung, Lieferschein, etc.) an die EPSD-Dienststelle am Eintrittspunkt zu

senden.

Die bei der Eingabe generierte Referenznummer (CHED-PP Nummer) ist beim Erfassen der

Einfuhrzollanmeldung einzugeben (Textfeld: Vorpapiere)

4.10. Neues TRACES-Anmelde-Dokument basierend auf alter Vorlage eingeben

Für Sendungen, welche sich in ähnlicher Zusammensetzung wiederholen, besteht die

Möglichkeit, dass bereits eingereichte Meldungen angepasst und zur Anmeldung

wiederverwendet werden können. Dabei gilt folgendes Vorgehen:

1. Vorlage TRACES-Anmeldung suchen (Siehe Kapitel 3.2.)

2. Anstelle von Öffnen als neu kopieren anklicken

3. Nötige Änderungen vornehmen und zur Bescheinigung einreichen

5. Weitere Informationen

Ausführliche Informationen zum TRACES-System können im TRACES-Programm wie folgt

gefunden werden:

1. Information anklicken

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2. Sprache auswählen

3. Folder view Verknüpfung

anklicken

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4. MANUALS auswählen

5. CVED, CED, DECLAR, CHEDPP…Verknüpfung anklicken

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6. Official entry documents Part I anklicken

7. Manual in entsprechender Sprache auswählen