Transaktionsstandards Den Schalter umlegen – Erfolgsfaktor ... · Beschaffung sollen künftig...

01

PROZEUS | Den Schalter umlegen – Erfolgsfaktor EANCOM® im Maschinen- und Anlagenbau

PROZEUS – eBusiness-Praxis für den Mittelstand

Transaktionsstandards

Den Schalter umlegen – Erfolgsfaktor EANCOM® im Maschinen- und Anlagenbau

Inhalt

02Kurzwissen

03Projektsteckbrief

04Zielsetzung und Lösungsansatz

05Technische und organisatorische

Voraussetzungen

06Umsetzung in der Praxis

11Nutzen und Wirtschaftlichkeit

13Fazit und Ausblick

14Checkliste Umsetzung

Kurzwissen

DESADV | Elektronische LieferavisierungEANCOM® | Standard für den elektronischen Daten-austausch, der vom offiziellen UN/EDIFACT-Standard abgeleitet ist und weltweit in der Konsumgüterindustrie Verwendung findet. ECR | Efficient Consumer Response. Gemeinsame Initiative von Industrie und Handel mit dem Ziel, die Abläufe entlang der Prozesskette effizienter zu ge-stalten und den Konsumenten ein Optimum an Qualität, Service und Produktvielfalt zu bieten.EDI | Electronic Data Interchange. Elektronischer DatenaustauschERP-System | Enterprise Resource Planning-SystemGAP-Analyse | Die Lückenanalyse ist ein klassisches Instrument des strategischen Controllings. Sie dient der Identifizierung strategischer und operativer Lücken durch die Analyse der Differenz zwischen Sollvorgabe und der – unter Beibehaltung der bisherigen Unter-nehmenspolitik – voraussichtlichen Entwicklung des Basisgeschäfts (Ist-Vorgabe).GEPIR | Global GS1 Electronic Party Information Registry. GEPIR ermöglicht die Suche nach Unternehmen in derzeit 92 Ländern mit mehr als einer Million Unternehmen. Suchkriterien sind die GLN, die GTIN, die Nummer der Versandeinheit oder Firmennamen.GLN | Globale Lokationsnummer. 13-stellige Nummer, mit deren Hilfe weltweit Unternehmen und Unterneh-mensteile wie etwa Lager oder Standorte identifiziert werden können.GTIN | Globale Artikelidentnummer (ehemals EAN). International abgestimmte, weltweit überschneidungs-freie Artikelnummer zur Identifikation von Produkten und DienstleistungenINVOIC | Elektronische RechnungNVE (SSCC) | Nummer der Versandeinheit (Serial Shipping Container Code). Weltweit einheitliche und überschnei-dungsfreie 18-stellige Nummer für logistische Versand-einheiten. Als zentraler Zugriffsschlüssel stellt die NVE sicher, dass in allen Bereichen der Lieferkette ein Ident für ein Packstück vergeben ist. ORDERS | Elektronische BestellungORDRSP | Elektronische BestellantwortPPS | Produktionsplanungs- und Produktionssteue-rungssystem WWS | Warenwirtschaftssystem


Die Partner

Die ESA Elektroschaltanlagen Grimma GmbH ist ein inhaberge-führtes mittelständiges Unterneh-men der Elektroindustrie mit Sitz in Grimma (Sachsen). Mit mehr als 200 Mitarbeitern gehört ESA zu den größten industriellen Arbeitgebern der Region. Das Unternehmen hat sich auf die Entwicklung, Planung, Fertigung und Montage von Nieder-spannungsschaltanlagen, Baugrup-pen zur sicheren Stromversorgung von Krankenhäusern, Melde- und Bedientableaus sowie elektrischen Weichenheizungen spezialisiert.

Die ABB STOTZ-KONTAKT GmbH entwickelt, fertigt und vertreibt Pro- dukte für die elektrische Ausrüstung und Automatisierung von Gebäu-den, Maschinen und Anlagen. Das Unternehmen zählt zu ABB, einem der weltweit führenden Technolo-gieunternehmen in der Energie- und Automationstechnik. ABB ist mit rund 120.000 Mitarbeitern in über 100 Ländern rund um den Globus tätig. ABB in Deutschland erzielte im Jahr 2009 einen Umsatz von 3,18 Milliarden Euro und beschäf-tigte 10.600 Mitarbeiter. Das Pro- duktportfolio von ABB umfasst Motoren und Motorsteuergeräte, Industrieroboter, Turbolader sowie Regeltechnik für Heizungs-, Be- leuchtungs- und Lüftungsanlagen in Gebäuden.

03

Projektsteckbrief

Projektname Elektronische Auftragsabwicklung mittels EANCOM®-Nachrichten im Maschinen- und Anlagenbau

Unternehmen ESA Elektroschaltanlagen Grimma GmbHOrt Grimma, SachsenBranche Maschinen- und AnlagenbauMitarbeiter 200 Mitarbeiter (2010)Jahresumsatz 22,8 Millionen Euro (2010) Ziel Ziel des Projekts ist es, die Effizienz in den Beschaffungsprozessen signifikant zu steigern. Dadurch sollen die Sachbearbeiter im Einkauf weitestgehend von Routinetätigkeiten bei der Belegerstellung, -erfas- sung und -prüfung entlastet werden. Gleichzeitig sollen die relevanten Bestell- und Lieferinformationen schneller und zuverlässiger im Waren-wirtschaftssystem zur Verfügung stehen. LösungIm Zuge der Implementierung einer elektronischen Auftragsabwick-lung werden folgende elektronische Nachrichten im EANCOM®-Format eingeführt:•ORDERS•ORDRSP•DESADV•INVOIC

Projektpartner ABB Stotz-Kontakt GmbH, BerlinDienstleister FIR Aachen GmbHProjektdauer 12 MonateInvestitionen Lizenzkosten (Hardware, Software) sowie Personentage (intern/extern): 66.616 EuroAmortisationsdauer 2 Jahre und 1 MonatWirtschaftlicher Nutzen Einsparung von rund 33.000 Euro jährlich


04

Mit einer hohen Variantenvielfalt hat auch die ESA Elektroschaltanlagen Grimma GmbH zu tun. Elektroschalt-anlagen bestehen nicht selten aus mehreren hundert Einzelteilen und sind in ihrer kundenspezifischen Konfiguration einzigartig. Insbeson-dere der wachsende Fremdbeschaf-fungsanteil stellt den betrieblichen Einkauf vor Herausforderungen. Die Lieferungen müssen zeitgerecht koordiniert, Lieferantenbeziehungen permanent bewertet und geprüft werden. Und dies im globalen Kontext. Vor dem Start des PROZEUS-Projekts bestanden teilweise bereits elektronische Kommunikationskanäle zu einigen Kernlieferanten, jedoch wurden die Beschaffungstransaktionen über- wiegend papierbasiert abgewickelt. Statt sich den wichtigen strategi-schen Aufgaben zu widmen, war der Einkauf daher in der Regel mit der operativen Abwicklung von Anfragen, Bestellungen und Lie- ferungen ausgelastet.

An dieser Stelle setzte das eBusi- ness-Projekt an. Alle Abläufe in der Beschaffung sollen künftig auto-matisiert ablaufen. Die elektronische Auftragsabwicklung mittels Aus- tausch von EANCOM®-Nachrichten ersetzt die bislang üblichen zeitauf- wendigen Tätigkeiten für die manuelle Belegerstellung und -prüfung.

Die relevanten Bestell- und Liefer- informationen stehen schneller und zuverlässiger im Warenwirtschafts-system (WWS) bereit. Insgesamt bringt die Umstellung deutlich mehr Effizienz und Qualität. In einem wei- teren Schritt sollen schließlich die Effizienzpotenziale über den Pro- jektpartner ABB hinaus auch für andere Zulieferer evaluiert werden.

Voraussetzung für die Einführung elektronischer Nachrichtenformate ist die Nutzung der GS1 Standards. Neben dem Identifikationsstandard GLN (Globale Lokationsnummer) kommt der Identifikationsstandard GTIN (Globale Artikelidentnummer, ehemals EAN) zum Einsatz.

Die GTIN•ersetztinderunternehmensüber-

greifenden Kommunikation – unabhängig vom Medium – die früher üblichen redundanten Kun- den- und Lieferantennummern,

•hilftdenVerwaltungsaufwandzuverringern, den Informationsfluss zu vereinfachen sowie die Genau- igkeit und Geschwindigkeit der Administrations- und Datenver-arbeitungsprozesse zu erhöhen und

•ermöglichtüberdenGEPIR- Service die Suche nach Unter-nehmen und Artikeln in über 95 Ländern.

Zielsetzung und Lösungsansatz

Die Unternehmen des Maschinen- und Anlagenbaus bewegen sich in einem dynamischen Markt mit stetig steigenden Anforderungen. Gefragt ist ein umfangreiches Portfolio mit individuell auf den jeweiligen Kunden angepassten Maschinenteilen und -funktionen. Variantenreiche und kundenspezifische Produkte erhöhen jedoch den Aufwand im Prozessablauf, vor allem bei der Auftragsabwicklung. Einen Ausweg aus der drohenden Kostenfalle bietet der elektronische Datenaustausch.

Der standardisierte elektronische Datenaustausch (EDI) eignet sich optimal für den Austausch von strukturierten und maschinenles-baren Daten zwischen Computer-systemen mittels Datenfernüber-tragung. Und zwar in der Regel ohne manuelle Eingriffe. Bei mitt- lerem bis hohem Datenvolumen können dadurch – auf Basis einer langfristigen Geschäftsbeziehung – effektive Prozessabläufe sowie positive Kosteneffekte bei allen Beteiligten erzielt werden.

Zur Strukturierung der Nachrichten setzen die Kommunikationspartner auf EANCOM®, einen der bedeu-tendsten und weltweit am häufigsten verwendeten Transaktionsstan-dards. Dieser umfasst derzeit 46 Nachrichtenarten, die Anwender leicht verstehen und in der Praxis einsetzen können. Im grenzüber-schreitenden Datenverkehr hat sich EANCOM® in Europa bereits etabliert und ist daher für die Um- setzung von Projekten hinsichtlich internationaler Informations- und Warenströme von großer Bedeu-tung. Zur automatischen Auftrags-abwicklung sollten im Rahmen des Projekts die Kernbelegtypen Bestellung, Bestellbestätigung, Lieferankündigung und Rechnung auf Basis von EANCOM® umge-setzt werden.


05

Systemtechnische und funktionale Anforderungen definieren

Wesentlicher Bestandteil des PROZEUS-Projekts war die genaue Definition der Schnittstellen für den unternehmensübergreifenden Da- tenaustausch mittels EANCOM®-Nachrichten. Gemeinsam mit dem IT-Dienstleister FIR Aachen GmbH definierte ESA hierzu die system-technischen und funktionalen An- forderungen. Die Kommunikation zwischen dem ERP-System und dem myOpenFactory-Server wurde durch einen Client hergestellt. Schickt der Lieferant nun Belege in EANCOM® an die myOpenFactory-Plattform, werden diese dort umgewandelt und an den Client bei ESA weitergeleitet. Empfangene Belege werden in der SQL-Daten-bank abgelegt. Die Weiterverar-beitung der Belege erfolgt im ERP-System von ESA. Einmal implementiert, bietet die Technik die Möglichkeit, die elektronische Kommunikation auf eine Vielzahl weiterer Lieferanten auszuweiten und damit zusätzliche Effizienzpo-tenziale im Einkauf zu erschließen.

Organisatorische Rahmen- bedingungen schaffen

Mit der technischen Übertragung der Belege war die EDI-Integration

Mit einer Sprache sprechen: Um die Auftragsabwicklung bei ESA zu automatisieren, waren Veränderungen in der Systemtechnik und der Prozessorganisation notwendig. Über die speziell für den Maschinen- und Anlagenbau entwickelte Koordinationsplattform myOpenFactory kann das Unternehmen künftig mittels EDI mit seinen Geschäftspartnern kommunizieren und überbetriebliche Aufträge abwickeln – einfach, schnell und effizient.

Technische und organisatorische Voraussetzungen

jedoch noch nicht abgeschlossen. Auch die Prozessstrukturen muss- ten auf den Prüfstand. In der ersten Projektphase standen deshalb die Modellierung, Analyse und Optimie- rung der Beschaffungsvorgänge im Vordergrund. Es ging vor allem darum, die Schnittstellen zum Lie- feranten sowie die Übertragungs-inhalte zu beschreiben.

Einsparpotenzial genau beziffern

Die Prozessanalyse zeigte deutliche Verbesserungspotenziale bei Über-

tragungsinhalten und Prozessstruk-turen auf. Dabei wurden die Kosten der bisherigen papierbasierten Ver- arbeitung in den einzelnen Prozess-schritten quantifiziert. So lässt sich das Einsparpotenzial durch EDI genau bewerten. Unter die Lupe genommen wurden speziell die Informationsaustauschprozesse. Besonders berücksichtigt wurden dabei die•AnzahlderTransaktionenje

Austauschprozess•AnzahlderTransaktionenje

Lieferant•DauerundAnzahlmanueller

Tätigkeiten je Schnittstelle•Kosten-bzw.Stundensätze

Ausgehend von dieser Datenbasis wählte ESA die künftigen Kernbe-legtypen aus und erstellte zugleich eine Liste mit Lieferanten, die neben ABB als nächstes in den elektroni-schen Datenaustausch eingebunden werden sollen.

Für einen konsistenten Auftrags-abwicklungsprozess musste auch berücksichtigt werden, wie die eingehenden Beschaffungsinfor-mationen in die weiterführenden Prozesse in Produktion, Lager und Fakturierung eingespeist werden. Auch hier waren Integra-tions- und Anpassungsprozesse erforderlich.

Montage einer Schaltanlage


Systematisch zum Erfolg: Von der Bestandsaufnahme der IST-Situation bis zur Einführung neuer Prozessstan-dards gingen die Partner nach einem stringenten Projektplan vor. Nach einem Jahr intensiver Projektarbeit läuft heute die Auftragsabwicklung elektronisch ab – verbunden mit deutlichen Effizienzvorteilen für ESA und seine Kunden.

Umsetzung in der Praxis

06

Detaillierte IST-Analyse der Unternehmensstruktur

Allein bei ESA werden zwischen 600 und 700 auftragsbezogene Artikel pro Monat geordert – für den Lie- feranten meist Standardteile, für ESA jedoch eine „einzigartige“ Bestellung. Die meisten Teile bzw. Baugruppen können nicht abge-rufen werden, sondern müssen beim Lieferanten angefragt und parallel die neuen Stammdaten bei ESA angelegt werden. Zurzeit hat ESA rund 100.000 Artikel in der Datenbank und etwa 30.000 davon sind regelmäßig aktiv. Die Bestellabwicklung wird noch zusätzlich erschwert, weil viele Lieferanten unterschiedliche EDI-Standards nutzen.

Analyse und Bewertung der BeschaffungsprozesseZunächst analysierte und doku-mentierte das PROZEUS-Team die bestehenden Beschaffungs- und Interaktionsprozesse mit den Lieferanten. So konnten die Trans- aktionen und Interaktionsprozesse in der Beschaffung identifiziert werden, die die größten Verbes-serungspotenziale bei der Um-stellung auf den elektronischen Datenaustausch versprechen.

Prozesslandkarte der Beschaf-fungsprozesseZur Analyse der Beschaffungs-prozesse wurde zunächst eine

grobe Prozesslandkarte mit den relevanten Planungs- und Infor-mationsaustauschprozessen sowie den organisatorischen und überbetrieblichen Schnitt-stellen mit den Lieferanten von ESA erstellt. Diese Dokumenta-tion bildete zugleich die Basis für eine weiterführende Analyse der gesamten Auftragsabwick-lung im Kontext der ERP-/PPS- Prozesse.

Detailmodellierung der Informa-tionsaustauschprozesseMithilfe der Prozesslandkarte ließen sich die Informationsaustausch-prozesse bzw. Lieferanten-Schnitt- stellen im Detail modellieren. Ausgewählte Informationsflüsse wurden ebenso wie die unterstüt-zenden Datenverarbeitungssys-teme dokumentiert. Auch diese Dokumentation könnte als Grund-lage für eine weiterführende Analyse

ggf. Änderung bearbeiten

Lieferavis prüfen

Rechnung prüfen

ABB Stotz-Kontakt (vorher)

ESA Elektroschaltanlagen (vorher)

Bestellung erstellen

Auftragsbest. erfassen

Auftragsbest. prüfen

Lieferavis erfassen

Rechnung erfassen

Bestellung erfassen

Auftrag erstellen/prüfen

ggf. Änderung erfassen

Brief/Zeichn.

Fax

Brief/Zeichn.

Fax

Brief

inkl. Ausdrucken/„manuelles Faxen“

inkl. Ausdrucken/Eintüten

inkl. Ausdrucken/Eintüten

Rechnung versenden

Lieferavis versenden

ggf. Auftragsänderung

Auftragsbest. versenden

Bestellung versenden

IST-Informationsaustausch bei Beschaffung


07

der gesamten Auftragsabwicklung im Kontext der ERP-/PPS-Prozesse zum Einsatz kommen.

SOLL-Prozessplanung und Festlegung der Projektplanung

Um die gesetzten Ziele zu erreichen, sollten die bisher papierbasierten Prozesse zur Auftragsabwicklung durch elektronische Nachrichten im Standardformat EANCOM®

abgelöst werden. Im Fokus stan-den die Teilprozesse Bestellung (ORDERS und ORDRSP) sowie die nachgelagerten Prozesse der Lieferavisierung (DESADV) und Rechnungstellung (INVOIC).

Potenzialbewertung (Mengen-gerüst, Transaktionen)Die im Detail analysierten Informa-tionsaustauschprozesse wurden anschließend in einem sogenann-

ten strukturierten Mengengerüst gebündelt. Auf dieser Grundlage konnten die Einsparpotenziale beziffert werden, die durch den elektronischen Austausch von Auftragsbelegen und die Automa-tisierung von Routinetätigkeiten erzielt werden können. Darauf aufbauend wurde drei Belegarten für die erste Implementierungs-stufe des Kommunikations-Clients ausgewählt und die anzubinden-den Lieferanten z.B. nach Trans-aktionsvolumen priorisiert.

Umsetzung der Projektinhalte

Auswahl des DienstleistersDie FIR Aachen GmbH stand den Mitarbeitern von ESA bei allen Pro- zessschritten zur Seite – angefangen bei der Analyse der Auftragsab-wicklung über die GAP-Analyse, die Konvertierungen bis hin zu Schulungen und Projektdokumen-tation. Wertvoll für ESA war der Dienstleister vor allem als externer „Methodenlieferant“ für die nach- haltige Verankerung der neuen Standards in die Unternehmens-prozesse. Das Aachener Unter-nehmen hat sich als innovativer Forschungs- und Beratungs-dienstleister einen Namen gemacht. Seit mehr als fünfzig Jahren beschäftigt sich die FIR Aachen GmbH mit betriebsorgani-satorischen Fragestellungen und der Anwendung wissenschaftlich

ggf. Änderung bearbeiten

Lieferavis prüfen

Rechnung prüfen

ABB Stotz-Kontakt (nachher)

ESA Elektroschaltanlagen (nachher)

Bestellung erstellen

Auftragsbest. erfassen

Auftragsbest. prüfen

Lieferavis erfassen

Rechnung erfassen

Bestellung erfassen

Auftrag erstellen/prüfen

ggf. Änderung erfassen

EA

NC

OM

®

Lieferavis versenden

Rechnung versenden

ggf. Auftragsänderung

Auftragsbest. versenden

Bestellung versenden

SOLL-Prozesse unter Verwendung des EDI-Standards EANCOM®

08


Versand- und Transport- planung

Lademittelverwaltung

Kommisionierung

Versandabwicklung

Zoll- und Exportabwicklung

Retouren- und Reklamations- abwicklung

Anlagen- und Gerätever- waltung

Service- und Ersatzteil- aufträge

Service- und Montage- abwicklung

fundierter Methoden in der betrieblichen Praxis. Arbeitsschwerpunk-te liegen in der Reorganisation der inner- und überbetrieblichen

Auftragsabwicklung, der Bewer-tung und Nutzung überbetriebli-cher Transaktionsstandards sowie im Methoden- und Know-how-

Transfer in den Arbeitsalltag ins- besondere kleiner und mittlerer Unternehmen der technischen Industrie.

Ressourcenverwaltung

Arbeitsvorbereitung

Losgrößenrechnung

Fertigungsauftragsverwaltung

Kapazitätsplanung

Produktionssimulation

Lagerveraltung

Lagerbewegung

Inventur

Kostenartenabrechnung

Kostenstellenrechnung

Kostenträgerrechnung

Materialstammdatenver- waltung

Stücklistenverwaltung

Wachsende Stückliste

Klassifizierung

Produktdatenmanagement

Änderungsmanagement

Projektma-nagement

ESA Grimma:Anforderungen für

EDI-Abwicklung überdas EPS-PPS

Materialdisposition

Make-or-Buy-Entscheidung

Bestandsführung

Bestandsanalyse und -bewertung

Chargen- und Seriennummern- verfolgung

Verwaltung von Nebenprodukten

Lieferantenrahmenaufträge

Bestellmengenermittlung

Bestellabwicklung

Bestellüberwachung

Lieferantenmanagement

Fremdfertigung

Kunden- und Kontaktverwaltung

Kundenangebotserstellung

Kalkulation und Preisfindung

Kundenauftragsbearbeitung

Kundenauftragseinplanung

Projektverwaltung

Projektplanung

Projektsteuerung

Projektcontrolling

Vertrieb

Entwicklung und Kons-

truktion

Materialwirt-schaft und -disposition

Einkauf und Beschaffung

Kosten- rechnung

Service und Montage

Versand

Lager- verwaltung

Produktions-planung

Funktionale Anforderungen an IT-Unterstützung

09


Bei der Umsetzung der Projektin-halte wurde folgende Vorgehens-weise gewählt:• GAP-Analyse für das ESA-PPS-

System Mithilfe der genau dokumentier-

ten Auftragsabwicklungsprozesse war es möglich, die systemtech-nischen sowie funktionalen Anfor- derungen an die IT-Unterstützung abzuleiten.

• Dokumentation funktionaler Anforderungen an die IT-Un-terstützung bei ESA

• Dokumentation systemtechni-scher Anforderungen an die IT-Unterstützung bei ESA

• Implementierung des Kommu-nikations-Clients

Durch die elektronische Auf-tragsabwicklung sollen die Sachbearbeiter weitestgehend von Routinetätigkeiten bei der Belegerstellung und -prüfung entlastet werden und die Bestell- und Lieferinformationen schneller und zuverlässiger im ERP/PPS- System zur Verfügung stehen. Für die überbetriebliche Auftrags-abwicklung mit den Lieferanten von ESA bietet myOpenFactory eine auf die komplexen Liefer-antennetzwerke im Maschinen- und Anlagenbau abgestimmte EDI-Lösung an. Mit myOpen-Factory lassen sich die relevanten

überbetrieblichen Beschaf-fungsprozesse standardisiert über EANCOM® abbilden.

• Implementierung der Kern-Belegtypen

Die Kommunikation zwischen dem ERP/PPS-System von ESA und dem myOpenFactory-Server

erfolgt über einen Client. Dieser wurde speziell für das Projekt erstellt und bei ESA auf einem geeigneten Rechner installiert. Seine Aufgabe: Er ruft die zu versendenden Belege aus der SQL-Datenbank von ESA via JDBC ab und übergibt sie an den myOpenFactory-Server.

SystemtechnikTechnische Informationen

Systemhand- habung

Datenpflege

Analyse- und Reportingmöglichkeiten

Suchsystemfunktionen und Hilfesystem

InternetanbindungTechnische Voraussetzungen

Portale

Anpassbarkeit und Flexibilität

System-Implementierung und Benutzer-

verwaltung

Anpassungen am SystemSprachfähigkeit

des Systems

Schnittstellentechnik und Systemanbindung

Workflow

Datenmana- gement

Datenverwaltung

Protokollierung

Daetnarchivierung

Systemtechnische Anforderungen an IT-Unterstützung


10

Anschließend wird der zugehörige Datensatz in der Datenbank ge- löscht. Auf dem Server werden die Belege in das EANCOM®-Format umgewandelt und von dort an die jeweiligen Empfänger weiterge-leitet. Sendet die Partnerfirma Be- lege im EANCOM®-Format an die myOpenFactory-Plattform, werden diese dort umgewandelt und an den Client bei ESA weitergeleitet. Empfangene Belege werden in der SQL-Datenbank abgelegt. Die Weiterverarbeitung erfolgt im ERP/PPS-System von ESA. Mög- licherweise notwendige Modifika-tionen des Systems übernehmen

die ESA-Mitarbeiter selbst. Auf Basis der zuvor identifizierten Transaktionen definieren diese auch die Tabellen in der SQL-Datenbank, die zum Austausch der Daten erforderlich sind. Für die Anbindung der Datenbank bei ESA wurde pro Belegtyp und Richtung (eingehend oder ausgehend) ein Datenmapping im Client erstellt.

Schulung der Mitarbeiter

Nach erfolgter Implementierung wurden die betroffenen Mitarbeiter von ESA in alle Systemfunktionen

eingewiesen und auf den Produk-tivbetrieb systematisch vorbereitet. Das detaillierte Schulungskonzept wurde vorab mit dem Projektleiter abgestimmt und an die konkreten Bedürfnisse von ESA angepasst.

Projektreview und -abschluss

Im Anschluss an die Anwenderschu-lung wurden die Ergebnisse in Form einer Abschlusspräsentation dokumentiert. Etwa sechs Wochen nach Echtstart erfolgte ein Projektreview, bei dem die bisherige Nutzung und die realisierten Nutzenpotenziale reflektiert wurden.

Funktionsweise der myOpenFactory-Plattform

Partner AERP

Partner BERP

Partner CERP

Partner DERP

Partner DWebshop

Partner ECockpit

Eigenes UnternehmenERP

StammdatenabfrageAnfrage

BestellungÄnderungsauftrag

StatusabfrageBestandsnachricht

AbrufGutschrift

ReklamationRetoure

StammdatenAngebotAuftragsbestätigungLieferantenerklärungStatusnachrichtBestandsabfrageLieferavisRechnungZahlungserinnerung

Adapter Adapter

Adapter

Adapter

AdapterAdapter

AdaptermyOpenFactory-

Plattform


11

Nutzen und Wirtschaftlichkeit

Der Aufbau von eBusiness-Kompetenz ist ein wichtiger Hebel, um die Kundenorientierung und damit Wett-bewerbsfähigkeit in globalisierten Märkten zu verbessern. Mit der Umstellung von der manuellen auf die elektronische, standardbasierte Auftragsabwicklung erzielt ESA zugleich Kosteneinsparungen und kann langfristig die Rentabilität des Geschäfts erhöhen.

Die laufenden Transaktionskosten wirken kostenneutral, da im Gegen- zug die Kosten der Faxe wegfallen. Im Sinne eines Worst-Case-Szenar-ios werden dennoch die Transak-tionskosten explizit einbezogen.

Messbare Einsparpotenziale

Ausgehend von ca. 600 Bestell-lungen im Monat und den daraus resultierenden Bestellbestätigun-gen bzw. -änderungen mit je ca. 20 Minuten ergibt sich ein Auf-wand von 27 Manntagen/Monat.

Ausgehend von ca. 800 Eingangs-rechnungen mit je 8 Minuten Auf- wand ergibt sich ein Potenzial von mehr als 13 Manntagen. Die manuelle Rechnungsbuchung und das Controlling schlagen mit ca. 0,8 Manntagen zu Buche. Für die manuelle Eingabe von Lieferscheinen benötigen die Mitarbeiter ca. 5 Stunden pro Tag, dies entspricht ca. 10 Minuten je Lieferschein.

Mit 200 Belegen pro Monat betrug der Zielerreichungsgrad im Projekt- verlauf 33%. Über alle 4 Kernbeleg- arten ergibt sich ein Einsparpoten-zial von 58 Minuten. Bewertet mit einem Stundensatz von 15 Euro

Für die Berechnung der Wirtschaftlichkeit wurden folgende Werte herangezogen:

Vorgänge pro Tag

Arbeitstage pro Monat

Kosten pro Stunde in Euro

Bestellung

Bestellbestätigung

Lieferavisierung

Rechnung

SUMME

SUMME

SUMME

Lizenzkosten Hard-und Software

interner Personalaufwand

externer Personalaufwand

Wartungskosten

Übertragungskosten

Belegbezogene Kosten

einmalige Projektkosten

jährliche Projektkosten

Rahmenbedingungen

10

20

15

20 0,00 0 0,00

20 0,00 0 0,00

4.000,00

10 0,00 0 0,00

31.200,00

720,00

8 0,00 0 0,00

31.416,00

1.152,00

58 0,00 0 0,00

66.616,00

1.872,00

Minuten Euro

Euro

Euro

Minuten Euro

ohne EDI

mitEDI

Der ROI lautet: 0,49Interpretation:EDI erwirtschaftet jährlich 49,43% der getätigten Investition.

Die Amortisationszeit ist 2 Jahre und 1 Monate

Laufende Kosten

Wartungskosten myOpenFactory

720 Euro

Übertragungskosten (9.600 Transaktionen pro Jahr)

1.152 Euro

Gesamt 1.872 Euro


12

errechnet sich eine Summe von 14,50 Euro je Ursprungsbeleg. Bei 200 Ursprungsbelegen je Monat spart ESA 2.900 Euro im Monat, respektive 34.800 Euro auf das Jahr gerechnet.

Die Einführung von EDI erwirtschaftet somit 49,43% des eingesetz-ten Kapitals. Dies entspricht einer Amortisationszeit von 2,02 Jahren.

Qualitativer Nutzen

•GeringereFehlerquotedurchüber- sichtliche und laufend verfügbare Informationen

•BessereLieferbereitschaftundLiefertreue in der Materialwirtschaft durch schnelle und aktuelle Daten

•SchnelleReaktionbeiVerzöge-rungen oder Fehllieferungen (Alternativbeschaffung, Lieferan-tenrücksprache etc.)

•Steigerung der Kundenzufriedenheit•ErhöhterServicelevel•StärkereKundenbindung•SteigerungdesBekanntheitsgrads•ErhöhungderEDI-Kompetenz•MehrWertschöpfungspotenziale

durch Aufschaltung weiterer Partner Signifikante Effizienzsteigerung durch Einführung von EANCOM®

Einsparung

Personalkostenein-sparung

34.800 Euro/a

laufende Kosten - 1.872 Euro/a

Gesamt 32.928 Euro/a

ROI

32.928 Euro/66.616 Euro = 0,49

UNA:+.? ‚‘UNB+UNOC:3+4399902062244:14:esa-grimma.de+4013232000010:14:stotz- kontakt.abb.com+20101112:1104+++++1+EANCOM+1‘UNH+20101112110424+ORDERS:D:96A::EAN008++0.‘BGM+220:::Bestellung+3BE1011232+9‘DTM+137:201011121104:203‘RFF+ON:3BE1011232‘DTM+171:201011121104:203‘NAD+SU+4013232000010::9+ABB Stotz-Kontakt GmbH:::Berlin+ABB Stotz- Kontakt GmbH++Berlin+++DE‘NAD+BY+4399902062244::9+ESA Grimma+ESA Grimma‘CUX+2:EUR:9‘LIN+1++8015644570880:EN‘PIA++SDA055748R0001:SA::91+8015644570880:EN‘IMD+F++:::offener Leistungsschaltereinschub:1250A 3polig 50kA/400VAC, Ausl.?:‘IMD+F++:::PR122-LSI, HS 2S/2Ö, Festeinbau,:Handantrieb‘QTY+21:3.0:PCE‘DTM+2:201011240000:203‘DTM+63:201011240000:203‘PRI+AAA:3967.0::LIU‘RFF+AAV:3BE1011230:1‘RFF+AAG:3BE1011231:1‘ALC+A+++1‘PCD+3:-70.0‘MOA+8:-8330.7‘LIN+2++8015644382926:EN‘PIA++1SDA038292R0001:SA::91+8015644382926:EN‘IMD+F++:::Arbeitsstromauslöser 220-240VAC/DC:für offenen Rabatt gesamt?: 74,20%‘IMD+F++:::Leistungsschalter:Typ?: Emax E1-E6 AA‘QTY+21:3.0:PCE‘DTM+2:201011240000:203‘DTM+63:201011240000:203‘PRI+AAA:223.0::LIU‘RFF+AAV:3BE1011230:2‘RFF+AAG:3BE1011231:2‘ALC+A+++1‘PCD+3:-70.0‘MOA+8:-468.3‘LIN+3++8015644605650:EN‘PIA++1SDA058278R0001:SA::91+8015644605650:EN‘IMD+F++:::Schlüsselverriegelung für offenen:Leistungsschalter verfahr. Rabatt‘IMD+F++:::gesamt?: 74,20% (divers):Typ?: Emax E1-E6 SV‘QTY+21:3.0:PCE‘DTM+2:201011240000:203‘DTM+63:201011240000:203‘PRI+AAA:171.0::LIU‘RFF+AAV:3BE1011230:3‘RFF+AAG:3BE1011231:3‘ALC+A+++1‘PCD+3:-70.0‘MOA+8:-359.1‘UNS+S‘CNT+2:3.0‘UNT+52+20101112110424‘


13

Fazit und Ausblick

„Durch die Umstel-lung von manuellen Prozessen auf den elektronischen Datenaustausch haben wir einen Quantensprung gemacht. Mittels EANCOM®-Nachrichten können wir gemein-sam mit unserem Partner unsere komplexen Beschaffungsprozes-se grundlegend verbessern – von der Bestellanfrage bis zur Rechnungserfassung. Der un- schätzbare Vorteil: Wir steigern unsere Reaktionsgeschwindig-keit und damit auch unseren Servicegrad gegenüber unseren Kunden.“Jörg Reinker, Geschäftsführer der ESA Elektroschaltanlagen Grimma GmbH

Vor dem Start des PROZEUS-Projekts liefen die Beschaffungs-prozesse für einen der größten Kunden manuell ab. Entsprechend zeitintensiv und fehleranfällig waren die Abläufe. Durch den Einsatz von EDI gelang es, die Verarbeitungs-geschwindigkeit und -genauigkeit signifikant zu erhöhen. Die Projekt-administration wurde dabei zunächst als zusätzlicher Aufwand, im Laufe

des Projekts jedoch immer mehr als sinnvolle Hilfestellung empfunden.

Mit dem Einsatz der EANCOM®-Nachrichtentypen verfügt ESA heute über wirksame Instrumente, um Kunden auf dem aktuellen Stand der Technik einen verbesser-ten Service zu bieten. Dies schafft Freiraum für eine verstärkt strate-gische Ausrichtung im Einkauf.

ESA Elektroschaltanlagen Grimma GmbH


14

Checkliste Umsetzung

Die folgende Checkliste unterstützt Sie dabei, Ihr eigenes EDI-Projekt erfolgreich umzusetzen.

Schritt Hinweis/Erläuterung Erledigt

1 Was wollen Sie tun? Identifizieren Sie die Geschäftsprozesse, die durch EDI unterstützt werden sollen.• WelcheDatensollenindiesenProzessenausgetauschtwerden?• WelcheGeschäftspartnersollendieseDatensendenodererhalten?

2 Ziehen alle an einem Strang? Steht das Management hinter Ihnen? Erhalten Sie die Unterstützung, die Sie zur Durchführung eines erfolgreichen Projekts benötigen?

3 Wo erhalten Sie Unterstützung? PROZEUS ist in allen Fragen zur Einführung von EDI Ihr kompetenter Ansprechpartner und hilft Ihnen bei der Planung und Realisierung der einzelnen Projektschritte.

4 Welcher Kommunikationsstandard erfüllt Ihre Anforderungen am besten?

Wenden Sie sich direkt an PROZEUS – das ist der einfachste Weg, diese Frage zu beantworten. Die Experten können Sie zum Beispiel umfassend zu den Kommuni-kationsstandards EANCOM® und GS1 XML beraten.

5 Sind Sie schon Teilnehmer am GS1-System?

Ohne eine Globale Locationsnummer (GLN) ist die Einführung von EDI auf Basis der GS1-Kommunikationsstandards nicht möglich. Die GLN ist außerdem notwendig, um weitere Idente zu bilden:• GTIN–GlobaleArtikelidentnummerzurIdentifikationvonWarenund Dienstleistungen• NVE(SSCC)–NummerderVersandeinheit(SerialShippingContainerCode)zur Identifikation von Packstücken

6 Gibt es schon EDI-Anwendungs- empfehlungen für Ihre Branche?

EDI-Anwendungsempfehlungen wurden passgenau für die Bedürfnisse spezieller Branchen entwickelt – aus der Praxis für die Praxis. Sie enthalten die relevanten Nach- richteninhalte sowie wichtige Zusatzinfos zur Implementierung des elektronischen Datenaustauschs in der jeweiligen Branche.

7 Tauschen Sie Stammdaten mit Ihren Partnern aus!

Der Austausch von Artikel- und Partnerstammdaten ist der erste und wichtigste Schritt, damit diese Daten in den nachfolgenden (Bewegungs-)Nachrichten (Bestellung, Rech- nung etc.) nicht mehr im Klartext wiederholt werden müssen. Beispielsweise lassen sich Partner nur mithilfe der GLN identifizieren. Dies führt zu bedeutend schlankeren Nachrichten und zur Einsparung von Übertragungs- und Verarbeitungskosten. Stamm- daten können bilateral (1:1 Beziehung) oder multilateral über einen Artikelstammdaten-pool (1:n Beziehung) auf Basis von GS1-Standards ausgetauscht werden.

8 Sie brauchen eine EDI-Konverter- Software

Um Daten aus Ihren internen Systemen in die EANCOM®-Standardformate zu übersetzen, benötigen Sie eine (Konverter-) Software. Alternativ können Sie den Clearing-Service eines EDI-Dienstleisters in Anspruch nehmen.

9 Setzen Sie einen EDI-Vertrag auf Mit Ihren Geschäftspartnern sollten Sie den EDI-Datenaustausch vertraglich regeln. In einer Datenaustauschvereinbarung sind die Rechte und Pflichten beider Partner geregelt.

10 Starten Sie mit einer Testphase Im Rahmen einer Probephase können Sie nun durchstarten und den Austausch elektronischer Nachrichten testen. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter vor dem Start des Echtbetriebs.

Weiterführende Informationen• www.gs1-germany.de• „EANCOM® 2002“ als DVD• Auto-IDKompendiumVersion8.0alsCD-ROM


„Electronic Business“ beschreibt Geschäftsprozesse, die über digitale Technologien abgewickelt werden. Lösungen reichen vom einfachen Online-Shop oder Katalogsystem bis zu elektronischen Beschaffungs-, Vertriebs- und Logistikprozessen. PROZEUS stellt Leitfäden, Checklisten und Merkblätter zur Auswahl der richtigen eBusiness-Standards, der technischen Voraussetzungen und zur Auswahl von IT-Dienstleistern bereit.

Mithilfe standardisierter Identifikationsnummern kann jedes Produkt weltweit eindeutig und überschneidungs-frei bestimmt werden. EAN-Barcodes und EPC/RFID gehören zu den bekanntesten Nummernsystemen bei Konsumgütern. Umsetzung, Nutzen und Wirtschaftlichkeit zeigt PROZEUS in Praxisberichten und Hand-lungsempfehlungen.

Produkte lassen sich über Klassifikationsstandards nicht nur identifizieren, sondern auch beschreiben. Hierfür wird das Produkt in Warengruppen und Untergruppen eingeordnet. Beispiele solcher Standards sind eCl@ss, GPC und Standardwarenklassifikation. Einen Überblick geben die Handlungsempfehlung Klassifikationsstan-dards sowie Praxisberichte und Leitfäden.

Elektronische Produktdaten können mit standardisierten Katalogaustauschformaten wie BMEcat oder der EANCOM®-Nachricht PRICAT fehlerfrei an Lieferanten oder Kunden übertragen werden. Auch in dieser Rubrik bietet PROZEUS diverse Praxisberichte und Auswahlhilfen.

Geschäftliche Transaktionen wie Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen können mithilfe von Trans-aktionsstandards elektronisch abgewickelt werden. Verbreitete Transaktionsstandards sind EANCOM®, EDIFACT und GS1-XML. Anwendungsgebiete, Nutzen und Wirtschaftlichkeit können Sie in Praxisberichten und Handlungsempfehlungen nachlesen.

Prozessstandards wie Category Management geben den Rahmen für die Automatisierung komplexer Ge-schäftsprozesse. Sie definieren die Bedingungen, unter denen Prozesse wie Nachlieferungen oder Bestands-management ablaufen, und welche Daten in jedem Arbeitsschritt mit wem ausgetauscht werden. PROZEUS bietet mit Praxisbeispielen konkrete Umsetzungshilfe.

Prozessstandards

Transaktionsstandards

Katalogaustauschformate

Klassifikationsstandards

Identifikationsstandards

eBusiness

Über PROZEUS

PROZEUS unterstützt die eBusiness-Kompetenz mittelständischer Unternehmen durch integrierte PROZEsse Und etablierte eBusiness-Standards. PROZEUS wird betrieben von GS1 Germany – bekannt durch Standards und Dienstleistungen rund um den Barcode – und IW Consult, Tochterunternehmen des Instituts der deutschen Wirtschaft Köln. PROZEUS wird vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie gefördert. Mit umfassenden Informationsmaterialien wendet sich PROZEUS an Entscheider in den Unternehmen, um sie für das Thema eBusiness zu sensibilisieren und entsprechende Aktivitäten anzustoßen. Kostenlose Broschüren zu den im Folgenden genannten Themengebieten finden Sie auf unserer Homepage unter www.prozeus.de zum Download oder können Sie bei uns bestellen.


www.prozeus.de

Herausgeber und

verantwortlich für den Inhalt:

GS1 Germany GmbH

Maarweg 133

50825 Köln

Tel.: 0221 947 14-0

Fax: 0221 947 14-4 90

eMail: [email protected]

http: www.gs1-germany.de

Institut der deutschen Wirtschaft Köln

Consult GmbH

Konrad-Adenauer-Ufer 21

50668 Köln

Tel.: 0221 49 81-834

Fax: 0221 49 81-856

eMail: [email protected]

http: www.iwconsult.de

© G

S1

Ger

man

y G

mbH

, Köl

n, D

ezem

ber

2011

Bild

er: E

SA

Ele

ktro

scha

ltanl

agen

Grim

ma

Gm

bH, G

S1

Ger

man

y G

mbH

/PR

OZE

US

Lay

out:

ww

w.fr

eize

iche

n.co

mG

TIN

Transaktionsstandards Den Schalter umlegen – Erfolgsfaktor ... · Beschaffung sollen künftig...

Documents

Transcript of Transaktionsstandards Den Schalter umlegen – Erfolgsfaktor ... · Beschaffung sollen künftig...