Trends im ECM Enterprise Content Management Dr. Ulrich Kampffmeyer SER 2010 München, 16.11.2010 P R...

Trends im ECM Enterprise Content Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

SER 2010

München, 16.11.2010

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH


SER Keynote München 2010Dr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Straße 1720251 Hamburgwww.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2010

1. Einführung: Was ist ECM?2. Trends im Markt für Information Management2.1 ECM: nur ein kleiner Bestandteil allgemeiner IT-Trends2.2 Transition: Von ECM Enterprise Content Management zu

EIM Enterprise Information Management2.3 Automatisierung: Schlüssel für die Überwindung des

Flaschenhalses der Erfassung und der Informationserschließung

2.4 Microsoft Sharepoint: ECM oder Nicht-ECM?2.5 ECM Inhouse oder in der Cloud: Neue Konzepte revolutionieren

den Markt2.6 Governance, Risk-Management & Compliance: Ein Ansatz für

eine einheitliche, transparente Informationsinfrastruktur

2.7 Enterprise 2.0: Web 2.0 und Social Business erhalten Einzug2.8 Revolution: Mobile marschiert voran2.9 ECM ist keine Insel: Infrastruktur und Integration2.10 Konsolidierung im ECM-Markt: die großen Anbieter geben die Trends vor3. Ausblick: Die organisatorische Herausforderung bleibt -

moderne Software verändert Umgang mit Information und menschliches Verhalten




Agenda

ECM steht für

Enterprise Content Management

Edition of Contemporary MusicElectronic Counter Measures

Electrochemical MachiningElektrochemische Metallbearbeitung

Elliptic Curve Method

Engine Control ModuleEnterprise Change Management

Entitlement Control Message

Error Correction ModeErythema chronicum migrans

Equity Capital Management

Espresso Coffee Machines

European Corporate Management

Engineering Change Management

Exceptional case marking

Experiment Container ModulesExtra Cellulare Matrix

Equity Capital MarketsEnergiekorrigierte Milchmenge mit einem Fettgehalt von 4 % und einem Eiweißgehalt von 3,4 %

ECM: Die Definition nach AIIM 2010

“Enterprise Content Management (ECM) is the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes. ECM tools and strategies allow the management of an organization's unstructured information, wherever that information exists.”

AIIM Association for Information and Image Management International, 2010

Enterprise Content Management (ECM) sind die Strategien, Methoden und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen. ECM Werkzeuge und Strategien erlauben die Verwaltung aller unstrukturierten Informationen einer Organisation wo immer diese auch gespeichert sein mag.

AIIM Modell für ECM Enterprise Content Management

CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DMCollab

CAPTURE

MANAGECollaboration

Web Content Management

Records ManagementWorkflow/Business Process Management

STORESEARCH

PROTECTDELIVER

PRESERVE

Document Management

ECM ist nur ein kleiner Bausteinim Information Management.

IT TRENDS 2011

• Cloud Computing• Mobile Applications and Media Tablets• Social Communications and Collaboration• Video• Next Generation Analytics• Social Analytics• Context-Aware Computing• Storage Class Memory• Ubiquitous Computing• Fabric-Based Infrastructure and Computers

IT TRENDS 2011

• Distributed cocreation moves into the mainstream• Making the network the organization• Collaboration at scale• The growing ‘Internet of Things’• Experimentation and big data• Wiring for a sustainable world• Imagining anything as a service• The age of the multisided business model• Innovating from the bottom of the pyramid• Producing public good on the grid

ECM Trends 2010

• A tidal Wave of Information• Everything is Social• The Consumerization of Enterprise IT• Ubiquitous Computing• Manual processes are the enemy• Accountability still matters• War of the Platforms• The New Sweet Spot: From Systems of

Record to Systems of Engagement

ECM Trends 2011

• ECM: nur ein kleiner Bestandteil allgemeiner IT-Trends• Transition: Von ECM Enterprise Content Management zu

EIM Enterprise Information Management• Automatisierung: Schlüssel für die Überwindung des Flaschenhalses

der Erfassung und der Informationserschließung • Microsoft Sharepoint: ECM oder Nicht-ECM?• ECM Inhouse oder in der Cloud: Neue Konzepte revolutionieren den

Markt• GRC Governance, Risk-Management & Compliance: Ein Ansatz für

eine einheitliche, transparente Informationsinfrastruktur• Enterprise 2.0: Web 2.0 und Social Business halten Einzug• Revolution: Mobile marschiert voran• ECM ist keine Insel: Infrastruktur und Integration• Konsolidierung im ECM-Markt: die großen Anbieter geben die

Trends vor

Die Zukunft von ECM

Heute:

„Der Einsatz von Enterprise ContentManagement ist längst nicht mehr eine

Frage des ‚Ob‘, sondern nur noch des ‚Wie‘ und ‚Wann‘.“

Morgen:

“ECM hat als eigenständige Kategorie keine Zukunft –

es wird im Informationsmanagement aufgehen.”

Unstructured ContentUnstructured Content

DataDataBusiness ProcessesBusiness Processes

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

AIIM International, 2003

Zusammenführung strukturierter und unstrukturierter Informationen

EIM

ECM

Selbsterfüllende ProphezeiungEIM Enterprise Information Management

AIIM International 2003

Bisherige Bezeichnungen für IT-Lösungen, die auf besonderen

Typisierungen von Daten basieren, verlieren ihre Bedeutung.

Automatische Klassifikation Input Management

Ordnung schaffen bei der Erfassung und Speicherung

Retrieval

Enterprise Search und „Google on my Desktop“ lassen grüßen!

Automatische Klassifikation vermeidet manuelle Fehler und ist die einzige Chance

zum inhaltlichen Erschließen der exponentiell wachsenden Informationsmenge.

Im semantischen Web wird alles klassifiziert und automatisch in Beziehung gesetzt.

Hier stehen wir erst ganz am Anfang des Einsatzes der automatischen Klassifikation.

Aber:Automatisierung wandelt sich auch von einer

Unterstützungsfunktion zu einer Kontroll- und „Bevormundungsfunktion“.

Microsoft Sharepoint: ECM oder Nicht-ECM?

Microsoft definiert ECM einfach neu.

Microsoft Sharepoint 2010

SitesCommunitiesContent

SearchInsightsComposites

Sharepoint 2007 war ein Marktöffner für ECM. Die ECM-Branche profitierte von der Lieferung von

Zusatzfunktionalität.

Sharepoint 2010 ist Collaboration, Integration und auch ECM …

zwar nicht vollständig, aber für viele Anwender ausreichend.

0

2

4

6

8

10Capture

Store

Deliver

Preserve

DM

Collaboration

WCMRM

WF/BPM

E-Mail-Management

DAM

Search

Portal

MOSS 2007 als ECM-Lösung

Bewertung der ECM-Funktionalität nach AIIM MOSS 2007Sharepoint 2010

Für welche Anwendungen wird noch ein zusätzliches ECM-System benötigt?

Für viele Anwender ist ECM mit dem weitverbreiteten Sharepoint ausreichend.

ECM wird zwischen ERP-Systemeneinerseits und SharePoint/Office

andererseits „eingeklemmt“.

Die klassischen ECM-Anbieter werden zu Subsystemlieferanten von Komponenten für den Sharepoint – aber die USPs schmelzen mit jeder neuen Sharepoint-Version dahin.

Und …

Sharepoint gibt es auch als SaaS auf Azure in der Cloud.

Was ist „neu“?

Es gab bereits früher Hosting, Outsourcing, ASP Application Service Providing und

andere, dem SaaS-Modell vergleichbare Ansätze.

Äpfel & Birnen!

SaaS, IaaS, PaaS,Private Cloud, Public Cloud,

Virtual Platform …

The Cloud

Infra-structure

as a Service

Amazon (Elastic Compute Cloud EC2)

IBM

Platform as a

Service

Microsoft AzureAmazon (SimpleDB, Simple Queue

Service SQS, Simple Storage Service S3)

PayPalIBM

Software as a

Service

Apple AppsGoogle Apps SalesforceFacebook

IaaS SaaSPaaS

Jenseits von traditionellem Outsourcing treten Cloud-Lösungen in den Wettbewerb

mit Inhouse-Lösungen.

Für ECM ist es nur noch eine Vertrauens- und eine Zeitfrage.

Gier Angst

Definition Compliance

Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben.

GRC vereinigt die Disziplinen Corporate Governance, Risikomanagement und Compliance als durchgängiges Vorgehensmodell.

Governance

Compliance

Risk Management

Nur eine zusammenhängende Betrachtung von Compliance mit Governance und

Risk Management sichert eine durchgängige IT-Infrastruktur und Ende-zu-Ende-

Nachvollziehbarkeit.

„Enterprise 2.0 is the use of emergent social software platforms within companies, or between

companies and their partners or customers.“

„Enterprise 2.0 (Enterprise und Web 2.0) ist eine Anspielung darauf, dass Social Software zunehmend auch im Unternehmenskontext zum Einsatz kommt und die Zusammenarbeit in Unternehmen (positiv)

beeinflusst.“

Web 2.0 ist inzwischen als Enterprise 2.0in den Unternehmen angekommen.

Nutzung von Wikis, Foren, Blogs, Social Software, Tagging, Microblogging, RSS usw.

greift nicht nur auf Intranets, sondern zunehmend auch in Geschäftsanwendungen

über.

Wie im Internet verändert sich auch inden Unternehmen der Umgang mit

Information.

Der Veränderung im E2.0-Umfeld muss auch ECM Rechnung tragen:

• Archivierung der 2.0-Inhalte.• ECM-Integration in Portale. • Bereitstellung von Diensten für die

neuen Umgebungen.

Einige Probleme:• Externe Blog-Posts und Webseiteninhalte werden in

den Unternehmen fast gar nicht archiviert.• Die Archivierung dynamischer Dateiformate stellt vor

große Probleme und ist bei den meisten Unternehmen nicht gelöst,

• Tweets und Instant Messages werden in den Unternehmen bisher nicht archiviert.

• Es werden immer noch „Insel“-Systeme für bestimmte Datei-Typen - wie E-Mails, Web Pages, Audio und Video - präferiert.

• Es gibt kaum eine durchgängige Integration der bisherigen IT-Welten von Host, Client-Server, SOA und Web 2.0.

E 2.0 ist nicht mehr technologisch definiert, sondern beschreibt die sozialen, kommunikativen und organisatorischen Veränderungen im agilen

Unternehmen.

In den USA ist man vom Begriff E 2.0 längst weg und bezeichnet den neuen Trend als

Social Business.

Der aktuell wichtigste Trend

Die mobile Revolution

Apps sind Wiedergeburt des Fat Client in mikroskopischer Form.

Hinter dem Begriff Apps verbirgt sichnicht nur bei Apple das Thema Mobilität.

Die Nutzung des Internets über Mobile Devices, Smartphones, xyzPads und andere mobile

Services erzeugt auch Druck für ECM:

• Nutzeroberflächen verändern sich und• damit auch die Erwartungen der Anwender,

wie Software zukünftig bedient werden soll.

Alle Oberflächen werden sich zukünftig daran messen lassen müssen, dass sie nicht nur von

professionellen Anwendern, sondern von jedem beliebigen Menschen bedient werden können

müssen.

Maßstab wird die Bedienung des Fernsehers, des Mobiltelefons oder der

Musikanlage zu Hause sein!

Auch ECM-Services wie E-Mail-Archive, elektronische Akten und Workflows können mit

Hilfe von Apps genutzt werden.

Viele ECM-Anbieter haben daher Apps für iPhone, iPad und vergleichbare Produkte.

ECM als eigenständige,als führende Anwendung?

ECM wird nur in sehr wenigen Bereichen,wo es um dokumentenorientierteBearbeitung geht, als führendeOberfläche akzeptiert werden, z.B. als:• virtuelle Akte, • bestimmter Typ von Workflow,• einheitlicher Posteingangskorb, • anwendungsunabhängiger Archivzugang.

Enabling & Dienste

Nutzung von ECM-Funktionalität über integrierte Funktionen und Aufrufe

direkt aus der führenden, vom Anwender für seine Tätigkeit am häufigsten

genutzten Anwendung heraus.

ECM-Funktionalität muss in jederAnwendung integriert zur Verfügungstehen.

Irgendwann reduziert sich danndie Funktionalität auf die „drei Knöpfe“:• Informationen speichern,• Informationen wiederfinden,• Informationen strukturiert bereitstellen.

ECM verschwindet im Bauch anderer Anwendungen.

ECM ist so nicht mehr als

eigenständige Anwendung für den Nutzer sichtbar.

• Aufkäufe von Unternehmen und Produktwechsel lassen den klassischen Markt für ECM schrumpfen

• In Anwenderunternehmen werden unterschiedliche ECM-Lösungen zusammengeführt oder abgelöst

• Kleinere ECM Anbieter fokussieren sich auf Nischen und spezielle Lösungen

• Große Anbieter haben ECM als einen Baustein im Portfolio und setzen den Markt unter Druck

• Aus anderen IT-Marktsegmenten drängen „ECM-fremde“ Anbieter in den ECM-Markt

Konsolidierung einerseits

Suiten

Kompo-nenten

Lösungen

Ausweitung andererseits

Web Content

Management/

Portal

Colla-boration Output-

managementH

ardware

ERP-

Wor

kflow

/

Reco

rds

Man

agem

ent

Databas

e

Anwend-ungen

Storage/Archivierung

ECM

Dienste

Früher setzten ECM-Spezialisten die Trends.

Heute setzten die Standardsoftwareanbieter mit Hilfe ihrer weiten Verbreitung und

Marktmacht die Trends!

Die Richtung für ECM (und EIM) wird von großen Anbieter von Standardsoftware wie

Microsoft, IBM, Oracle, SAP, Open Text, CA, HP und EMC vorgegeben.

In der zweiten Reihe warten bereits die SaaS- und Social-Software-Anbieter.

ECM-Suiten der großen Anbieter sind deshalb aber nicht gleich besonders gut

oder vollständig integriert.

ECM ist bei den großen Anbietern eines von vielen Themen -

neben Office, E-Mail, CAD, CRM, Datenbanken, PLM usw. -

im Rahmen eines breiten Anwendungsportfolios und gegebenenfalls Hardwarekomponenten.

In dem Maße, in dem ECM Infrastruktur wird und als Services in die IT-Middleware integriert

wird, ist ECM zunehmend nur noch nachgeordneter Bestandteil von

Informationssystemen.

Paradigma

ECM = Unternehmenssoftware

ECM-Software ist relativ komplex, besonders wenn sie Prozesse unterstützen soll. Man muss Anwender schulen, damit die Software optimal

genutzt werden kann.

Das Wort Enterprise in ECM sagt es schon aus – die Software ist für Unternehmen und die

Nutzung im Unternehmen ausgelegt.

ECM richtet sich an den professionellenAnwender, der geschult wird, der ständig mit der Software arbeitet und ECM als Bestandteil seiner

Arbeitsumgebung betrachtet.

Paradigmenwechsel

Nicht mehr nur Unternehmen, sondern jeder von uns hat soviel Informationen, dass sie nicht mehr

mit herkömmlichen Mitteln verwaltet werden können – Gigabytes auf Stick und MP3-Player,TeraBytes am Heim-PC und Fernsehrekorder.

Bisher haben die ECM-Anbieter denMassenmarkt komplett übersehen – oder übersehen wollen. In dem Maße, wie die Unterschiede zwischen der Nutzung vonSoftware im Unternehmen und Zuhauseverschwinden, muss sich auch ECM auf

neue Benutzergruppen einrichten.

Paradigmenwechsel in der ECM-NutzungZum Ersten …

ECM im öffentlichen Raum – Web-Angebote:• Einfache, intuitive Benutzeroberflächen auf Basis des

Browsers• Keine eigene Installation von Software• Bedarfsorientierte Nutzung von Einzelfunktionalität

oder Einzelangeboten• Reduzierte Komplexität• Weite Verbreitung• Ortsunabhängige Nutzbarkeit• Medium-Unabhängigkeit

Zum Zweiten …Zum Dritten …

ECM im privaten Raum –Angebote für Multi-Media-PC, digitalen Rekorder, Fernseher, Stereo-Anlage und Kühlschrank:• Verwaltung von eigenen Fotos, Videos, etc.• Verwaltung von Downloads wie Webseiten,

Videos, Musik, Bilder, Filme, eBooks, etc.• Verwaltung von Dokumenten, E-Mail, signierten Rechnungen,

Listen, Präsentationen, etc.• Verwaltung von eigenen und fremden

Forenbeiträgen, Blogeinträgen, Profilen, etc.• Management der Sicherung aller oder mit Backup über das

Internet

ECM in der Kommunikation –Angebote für Mobiltelefon, PDA, Tablet, eBook, Net-PC, Digital Paper und Handtaschen-PC:• Verwaltung von SMS, MMS, E-Mail, Voice-Mail, etc.• Bereitstellung von Nachrichten und Dokumenten aus dem

Unternehmens-ECM• Elektronische Signierfunktion mit Erstellung und Signierung

von elektronischen Dokumenten• Anzeige von komplexen Informationsobjekten, Multi-Media

und anderen Dokumenten nebstArchivierung, Recherche, Workflow, etc. Informationen lokal

• Collaboration im Kleinen

Von „Systems of Record“

zu „Systems of Engagement“

Content Management entwickelt sich weiterOld Paradigm

• Documents• Centralized• Slow to retrieve• Table of Contents• Archived• Security• Curator evaluated

New Paradigm

• Video, images, messages• Dispersed• Instantaneously present• Crawled• Search indices• Transient• Privacy • User evaluated

Quelle = AIIM and TCG Advisors

Systems of Record vs. Systems of Engagement

Command and control

Transaction-oriented

Data-centric

User learns system

Security is key issue

Interaction-oriented

User-centric

System learns user

Privacy is key issue

Collaborative


Systems of Record treffen auf Systems of Engagement

• Contract entitlements

• Account information, interaction history, purchasing pattern

• Subject Matter Experts profiles & contributions

• Private and public communities

• Virtual forums for collaboration of experts

• User-generated content

• Metadata collection & retention• Algorithms, analytics

• Privacy policy

• Security, rights, authentication

• Content creation & mgmt policies


Systems of Record

Systems of Engagement

ECM = Enterprise Change Management

Organisation: Die Herausforderung bleibt

Wenn Enterprise Content Management im Informationsmanagement aufgegangen ist und das

Akronym ECM wieder frei wird, dann werden wir es für

Enterprise Change Management

benutzen! Die Unterstützung des organisatorischen Wandels, der dynamischen Anpassung und der flexiblen

Reaktion auf sich immer schneller ändernde Außenbedingungen ist die größte Herausforderung für

die Informationsgesellschaft.

Informationsflut: Die Herausforderung wächst

Die Informationsmenge wächst jährlich um 60 Prozent

EIM Enterprise Information Management unterstützt bei der Verwaltung und Erschließung

des wachsenden Informationschaos.

EIM ist eine notwendige Basistechnologie zur Beherrschung der Flut.

Die Rolle des Menschen in der Informationsgesellschaft:

Eine neue Herausforderung kommt auf uns zu.

Kommunikations- und Informationssysteme verändern zur

Zeit den Umgang mit Information und menschliches Verhalten

drastisch.

Zukünftige Historiker werden wahrscheinlich unsere Zeit als

„Das dunkle Zeitalter der frühen Informationskultur“

bezeichnen!

Wer frisst wen in der digitalen Gesellschaft? Der darwinistische Wettlauf zwischen Mensch

und Computer.„Die Informationsexplosion wird unser Gedächtnis, unsere Aufmerksamkeit und unsere geistigen Fähigkeiten verändern, unser Gehirn physisch verändern, vergleichbar nur den Muskel- und Körperveränderungen der Menschen im Zeitalter der industriellen Revolution. Kein Mensch kann sich diesem Wandel entziehen. Aber das sind nur Vorbereitungen auf einen ungleich größeren Wandel.“

Frank Schirrmacher, Payback, 2009

„Auf der ganzen Welt haben Computer damit begonnen ihre Intelligenz zusammen zulegen und ihre inneren Zustände auszutauschen und seit ein paar Jahren sind die Menschen ihnen auf diesem Weg gefolgt.“

Frank Schirrmacher, Payback, 2009

Beherrscht der Mensch die Maschine

oder die Maschine den Menschen?

Vielen Dank für ihre Aufmerksamkeit!

Dr. Ulrich Kampffmeyer

E-Mail: [email protected]

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