Christian Bless | St. Gallen | 2010

humanresourcesolutions

Update umantis Bewerbermanagement Dezember 2010

Neue Funktionen

Update der Stable-Version am Montag, dem 13. Dezember 2010

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Inhaltsverzeichnis

– Neuerungen für Bewerber (S.4)– Neuerungen für Personalbetreuer (S.9)– Neuerungen für Linienvorgesetzte (S.18)– Neuerungen für Administratoren (S.21) – Vielseitige neue Möglichkeiten des Anpassungsmodus (S.28)– Individuelle Gestaltungsoptionen (S.34)

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Erklärung der Icons

In jeder Update-Kommunikation werden die beiden Icons bei gewissen Funktionen verwendet. Sie haben folgende Bedeutung:

Einige der Neuerungen müssen zuerst aktiviert oder eingeblendet werden, um zur Anwendung zu gelangen. Diese sind mit dem Zahnrad für Anpassungen markiert.

Bei wenigen Neuerungen ist es wichtig und notwendig, dass ein Administrator Anpassungen vornimmt. Diese sind zusätzlich mit dem Blitz markiert.

Der überwiegende Teil der Neuerungen ist mit dem Update für alleBenutzer direkt wirksam ohne dass etwas aktiviert oder eingeblendet werden muss. Diese Veränderungen sind nicht speziell markiert.

(Die Screenshots sind nur Entwürfe)

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Neuerungen für Bewerber

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Beantworten der Qualifizierungsfragen nachträglich ermöglichen

Über die Aktion «Beantwortung der Fragen ermöglichen und E-Mail senden» kann der Bewerber aufgefordert werden, seine Antworten auf die Qualifizierungsfragen einer Stelle zu vervollständigen. Bitte passen Sie hierzu eine Ihrer E-Mail-Vorlagen entsprechend an. Noch bearbeitbare Antworten sind speziell markiert und die Bearbeitbarkeit durch den Bewerber kann vom Personalbetreuer jederzeit entzogen werden. Durch das definitive Absenden der Antworten wird die Bearbeitbarkeit automatisch wieder aufgehoben.

Top-Idee aus umantis-Labs:http://umantis-labs.bm.ideascale.com/a/dtd/25243-2548

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Benachrichtigung über Änderungen im Bewerberprofil

Zur besseren Übersicht über die Aktivität aller Bewerber Ihrer Stellen können Sie diese beobachten (z.B. wenn Unterlagen nachgefordert wurden). Sobald eine beobachtete Person im Bewerberbereich eine Änderung an Daten oder Dokumenten vornimmt und diese quittiert, werden Sie als Personalberater mit einer Meldung auf der Hauptseite und der Bewerberübersicht informiert. Erst muss diese Funktion in Ihrem Benutzerprofil in den Einstellungen aktiviert werden.

Top-Idee aus umantis-Labs:http://umantis-labs.bm.ideascale.com/a/dtd/12137-2548

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Erweiterung der Initiativbewerbungen

An Ihrem Unternehmen interessierte Personen können neu jeder Initiativbewerbung auch ein Motivationsschreiben anhängen. Dies ist je nach Wunsch ein optionales oder Pflichtfeld auf dem Bewerbungsformular. Zudem haben auch Personen, die bereits im Besitz eines Profils sind, die Möglichkeit, sich initiativ zu bewerben.

Top-Ideen aus umantis-Labs:http://umantis-labs.bm.ideascale.com/a/dtd/25052-2548http://umantis-labs.bm.ideascale.com/a/dtd/20761-2548

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Initiativbewerbung bei Jobabos und weiteren Bewerbungen

Ein Bewerber kann sich neu bei einer Bewerbung auf eine Stelle zusätzlich initiativ bewerben. Ebenfalls ist eine Initiativbewerbung möglich, wenn eine Person ein Jobabo besitzt und sich über diesen Weg bewirbt. Mit diesen beiden Funktionen werden potenzielle Hürden für Bewerber abgebaut.Weil es dazu zwei neue Bewerbungsformulare gibt, ist es nötig, gemachte Anpassungen auf folgenden URL‘s ebenfalls vorzunehmen: (Neue Links in Ihrer Lösung hinten an ...umantis.comkopieren)

Initiativbewerbung (Intranet) für Personen mit Jobabo:/VacanciesIntraxData/InitiativeApplication/ApplyFromJobAbo/1 Initiativbewerbung (Internet) für Personen mit Jobabo:/Vacancies/InitiativeApplication/ApplyFromJobAbo/1Initiativbewerbung (Intranet) für Personen mit Bewerberprofil:/VacanciesIntraxData/InitiativeApplication/OnlyApplication/1Initiativbewerbung (Internet) für Personen mit Bewerberprofil:/Vacancies/InitiativeApplication/OnlyApplication/1

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Neuerungen für Personalbetreuer

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Bewerbungsstatussuche neu als Mehrfachauswahl

Diese oft benötigte Suche bietet umantis Bewerbermanagement neu in der erweiterten Suche als Mehrfachauswahl an. Somit kann nicht nur nach einem, sondern gleich nach mehreren Status gemeinsam gesucht werden.

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Bewerbung direkt nach Publikation auf Jobplattformen möglich

Bei einer Publikation ausschliesslich über externe Publikationsanbieter (prospective, publiconnect, unio) braucht die Bedingung «Bewerbung ohne Ausschreibung möglich» nicht mehr separat gesetzt werden. Diese wird im Hintergrund gesetzt, wenn die Publikation über umantis angestossen und wieder deaktiviert,wenn das Löschen des Inserats über umantis gestartet wird.

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Suche nach Poolzuordnung

Die Herausforderung, gleichzeitig Ihre besten Bewerber im Auge zu behalten, die Datenschutzrichtlinien allerdings nicht zu verletzen, haben wir mit einer zusätzlichen Suche nach der Zuordnung zu einem Bewerberpool gelöst. Mit den selbst definierbaren Pools, der neuen Suche sowie den Löschfunktionen für Dokumente, Bewerbungen und Bewerber kann dieser wichtige Prozessschritt elegant gelöst werden.

Top-Idee aus umantis-Labs: http://umantis-labs.bm.ideascale.com/a/dtd/25419-2548

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Mehr Flexibilität in der Datenhandhabung

Neue Filter ermöglichen es Ihnen, archivierte Bewerbungen flexibel und einfach aus umantis zu löschen. Somit können Sie die von Ihnen bestimmte Datenschutzrichtlinie vollständig abbilden. Ab dem Zeitpunkt des Updates wird das Archivierungsdatum abgespeichert, womit Sie über die beiden Suchen «Archivierte Bewerbungen zwischen» und «Status letztmals geändert» die relevanten Datensätze ausfiltern können.

Achten Sie darauf, dass sämtliche älteren Datensätze nicht mit einem Archivierungsdatum abgespeichert wurden.

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Einfacheres Auffinden von Stellen

Neue Links auf der Startseite sowie entsprechende Checkboxen in der Suche erleichtern das Auffinden von Stellen. Es kann nach «Alle meine Stellen», «Alle meine aktiven Stellen», «Alle meine Stellen in direkter Verantwortung» und «Alle meine Stellen als Stellvertreter» gefiltert werden.

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Signatur in Freitext-E-Mails

Sofern Sie in Ihrem Benutzerprofil eine Signatur hinterlegt haben, wird diese auch in E-Mails ab Freitext verwendet.

Top-Idee aus umantis-Labs:http://umantis-labs.pb.ideascale.com/a/dtd/19275-2549

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Variable für stellvertretenden Personalbetreuer

Für Exporte oder Kommunikations-Vorlagen kann der/die stellvertretende/n Personalbetreuer mittels einer Variable verwendet werden. Die Variable lautet [Stellen.StvPB].

Bitte achten Sie darauf, dass auch mehrere Personen Stellvertreter sein können und somit ebenfalls eingefügt werden, wenn diese Variable verwendet wird.

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Viersprachige Online-Hilfe

Die aktuellste Version der Online-Hilfe ist nun in den Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch verfügbar und wird jedem Benutzer in der gewählten Sprache angezeigt. Die Hilfe iststets über das Fragezeichen am oberen rechten Bildschirmrand erreichbar und beantwortet ihre Fragen. Benutzen Sie zudem die integrierte Suche in der Online-Hilfe, um schneller zur gewünschten Antwort zu gelangen.

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Neuerungen für Linienvorgesetzte

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Dashboard mit Bewerberstatus fürs Liniencockpit

Vorgesetzte können neu ebenfalls von einem Dashboard auf der Startseite profitieren. Auf einen Blick wird eine Übersicht mit sämtlichen Bewerbern pro Status angezeigt. Mittels eines Klicks auf einen Balken werden alle Bewerber mit dem jeweiligen Status, fürwelche der Vorgesetzte zuständig ist, angezeigt.

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Verbesserungen und Erweiterungen des Liniencockpits

Damit Vorgesetzte im Cockpit besser und effizienter mit Stellen und Bewerbungen arbeiten können, wurden die Übersichten ergänzt sowie diverse Suchen und Tabellenspalten hinzugefügt. Neu werden stets alle freigegebenen Bewerbungen angezeigt, also auch bereits bewertete. Bitte überprüfen Sie den Bereich /SelfServiceLine und blenden die gewünschten Informationen ein.

Top-Ideen aus umantis-Labs: http://umantis-labs.bm.ideascale.com/a/dtd/25257-2548http://umantis-labs.bm.ideascale.com/a/dtd/22032-2548http://umantis-labs.bm.ideascale.com/a/dtd/20727-2548http://umantis-labs.bm.ideascale.com/a/dtd/10589-2548http://umantis-labs.bm.ideascale.com/a/dtd/22454-2548

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Neuerungen für Administratoren

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Absenderadresse von System-E-Mails

Für eine individuelle Kommunikation mit Bewerbern hat umantis das Niederlassungskonzept um die Absenderadresse erweitert. Neu kann also auf jeder Niederlassung ebenfalls eine globale E-Mail-Adresse hinterlegt werden, welche bei System-E-Mails als Absender angegeben wird. Ist jedoch nichts eingetragen, wird weiterhin die E-Mail-Adresse im Organisationsprofil verwendet.

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Erhöhte Passwortsicherheit

Unter dem Reiter Sicherheitseinstellungen können neu die Einstellungen für Passwörter von HR, Admin und Linie angepasst werden. Dazu gehören die Anzahl Anmeldeversuche, die Anzahl Zeichen, die Komplexität des Passwortes (Klein-/Grossbuchstaben, Zahlen, Sonderzeichen), der Zeitraum, nach welchem ein neues Passwort gesetzt werden muss sowie die Anzahl neuer Passwörter, bevor wieder dasselbe verwendet werden kann. Die Minutenzahl des automatische Abmeldens bei Inaktivität legen ebenfalls Sie fest.

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Neue Schnittstelle zu Publiconnect

Mit Publicitas hat umantis einen neuen Partner für die Ausschreibung von Stellen in sämtlichen online und Printmedien gefunden. Über eine Soap-Schnittstelle ist eine medienbruchfreie Übergabe von Daten von umantis zu Publiconnect möglich.

Diese Dienstleistung wird ergänzend zu den bestehenden Stellenausschreibungs-Partnern Prospective Media Services und unio angeboten.

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Abrundungen für den SingleSignOn

Erste Erfahrungen aus der SingleSignOn Funktion haben die Implementierung einiger Suchen, Aktionen und weiteren Abrundungen mit sich gebracht.

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Erweiterung der Profildaten von umantis Benutzern

Für alle erfassten Benutzer wie Administratoren, Personalverantwortliche oder Linienvorgesetzte können neu auf den Profildaten Informationen zu Abteilung, Funktion und Kostenstelle eingegeben, über Variablen in der Kommunikation verwendet und exportiert werden.

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Benutzerimport

Als Administrator kann die Benutzererfassung und Aktualisierung bequem über eine Import-Vorlage vorgenommen werden. Nebst den Benutzerdaten können auch Niederlassungsbeschränkungen, Logindaten von Fremdsystemen, PKI-Daten sowie Rollen mit importiert werden. Die Vorlage finden Sie in der Online-Hilfe, importiert werden können die Daten über das Import-Icon .

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Vielseitige neue Möglichkeiten des Anpassungsmodus

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Direktes Ein- und Ausblenden von Elementen

Neu muss im Modus «Ansicht anpassen» nicht mehr ein neuer Screen geöffnet und die Checkbox für «Ausblenden» angehakt werden. Mit nur einem Klick auf das Symbol neben dem Schreibenzieher wird das ausgewählte Element direkt ein- oder ausgeblendet. Um die Wartezeit zu verringern wird die Änderung erst bei einem Neuladen der Seite angezeigt oder wenn Sie den Anpassungsmodus verlassen.

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Mehrfach-Ein-/Ausblenden von gleichen Elementen

Eine sehr zeitersparende und effiziente Funktion zum Ein- und Ausblenden von gleichen Elementen kann neu unter den Einstellungen bei den Ansichtstexten bestaunt werden. Wollen Siebeispielsweise die «BenutzerdefinierteListe1» lösungsübergreifend nicht verwenden, suchen Sie danach und klicken ganz einfach auf «Ausblenden».

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Tabellenspalten zusammenfügen

Bei Tabellenspalten kann definiert werden, ob sie mit den Inhalten der Folgespalte verschmelzen soll und über welches Trennzeichen die in einer Spalte zusammengeführten Inhalte getrennt werden sollen. Somit können mehr Inhalte einer Tabelle auf gleichem Raum dargestellt werden und macht Ihre Lösung zusätzlich individueller im Look&Feel.

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Definition von Feldern

Für jedes Formularfeld besteht neu die Möglichkeit, den Charakter des Feldes mit folgenden Optionen zu bestimmen:

- Eingabe- oder Anzeigefeld (unveränderbar)

- Grösse des Feldes (zwischen einer und 25 Zeilen)

- Pflichtfeld oder normales Eingabefeld (empfohlen)

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Verlinkung anpassen

Für jeden verlinkten Text kann angegeben werden, auf welche Seite verlinkt werden soll und ob diese Seite in einem neuen Fenster geöffnet wird oder nicht. Bitte kontrollieren Sie stets das gewünschte Ergebnis.

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Individuelle Gestaltungsoptionen

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Bewerberfoto in der Bewerbungsübersicht

Für eine bessere Übersicht und Erkennbarkeit von Bewerberinnen und Bewerbern werden neu die Fotos in Kleinformat in den Übersichten angezeigt.

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Grafische Aufwertung des Stellenmarktes durch Logos/Icons

Zur Individualisierung der Stellenmärkte können neu pro Niederlassung, Stelle und Ausschreibung Logos oder Bilder hochgeladen werden. Unternehmen mit Niederlassungen können somit die ausgeschriebene Stelle mit dem entsprechenden Logo versehen. Eine weitere Möglichkeit dieser Funktion ist das Hinterlegen eines Icons pro Stelle auf dem Stellenmarkt.

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Suchen auf- und zuklappbar

Die Suchen oberhalb von Tabellen werden immer umfangreicher und können daher auf- und zugeklappt werden. Somit rückt die Tabelle mit ihren Inhalten wieder in den Fokus und Sie sehen diewesentlichen Informationen direkt beim Seitenaufruf ohne zu scrollen.

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Formatierung der Datenschutzerklärung

Die Datenschutzerklärung ist nun auch über HTML formatierbar. Somit kann dieses ebenfalls wichtige Kommunikationsmittel individuell angepasst werden.

Top-Idee aus umantis-Labs:http://umantis-labs.bm.ideascale.com/a/dtd/23266-2548

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Neue Variable für den Footer des Personalberaters

Für das Arbeiten mit Absendervariablen des zuständigen Personalberaters einer Stelle steht neu auch die Variable für das Feld Signatur zur Verfügung. Bitte verwenden Sie hierfür: [Stellen.PBFooter]

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Wir wünschen Ihnen viel Freude mit den neuen Funktionalitäten von umantis!

Wir möchten uns stets verbessern und bitten Sie um ein kurzes Feedback zur Update Kommunikation:

http://bm-stable-dez10.questionpro.com