Umsetzung eines Tools zur Wartungsplanung mit Microsoft · PDF fileKühn, Carsten Thema:...
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Studienarbeit im Rahmen der Vorlesung
Informatik für Facility Management
Herr Prof. Dr. Kosciolovicz
Umsetzung eines Tools zur Wartungsplanung
mit Microsoft Access
(Kurzdokumentation)
vorgelegt von: Martin Sowinski Matrikel-Nr.: 518833 E-Mail: [email protected]
Carsten Kühn Matrikel-Nr: 517674 E-Mail: [email protected]
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Informatik für Facility Management Inhaltsverzeichnis
INHALTSVERZEICHNIS
1 ABBILDUNGSVERZEICHNIS 5
2 EINFÜHRUNG 7
3 DARSTELLUNG DES GESCHÄFTSPROZESSES FÜR DIE WARTUNG 8
3.1 DER PROZESS 8
4 DER DATENBANKENTWURF 10
4.1 AUSWERTUNG DES VORGEGEBENEN PROZESSES 104.2 DIE STAMMDATEN 104.2.1 DAS FLÄCHENMANAGEMENT 10 4.2.2 PERSONEN- UND FIRMENDATEN 11 4.2.3 WARTUNGSKATALOGE 12 4.3 PROZESSDATEN 134.3.1 DIE ANLAGEN 14 4.3.2 DIE WARTUNG 15 4.4 DARSTELLUNG DER BEZIEHUNG 17
5 OBERFLÄCHENGESTALTUNG - ANWENDUNGSSTRUKTUR 18
5.1 MENÜSTRUKTUR UND HAUPTMENÜ 185.2 DAS ASSETTMANAGEMENT 195.3 DAS FLÄCHENMANAGEMENT 215.4 STAMM- UND VORGABEDATEN 245.5 DIE WARTUNG 26
6 BERICHTE – EINE KLEINE AUSWAHL 31
Informatik für Facility Management Inhaltsverzeichnis
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6.1 ANLAGENVERWALTUNG 316.2 AUSGABE VON KONTAKTDATEN 326.3 FLÄCHENAUSWERTUNG 336.4 BERICHTE AUS DER WARTUNG 346.4.1 WARTUNGSKARTE EINES WARTUNGSTICKET 34 6.4.2 TERMINÜBERSICHT ZUR WARTUNGSREIHE 35 6.4.3 WARTUNGSKATALOGE 36
7 AUFGABESTELLUNG UND ZUSTÄNDIGKEITEN 37
Informatik für Facility Management 1 Abbildungsverzeichnis
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1 Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1 - Leistungsfluss im Technischen Gebäudemanagement ................................. 7Abbildung 2 - Prozess zur Wartungsplanung........................................................................ 8Abbildung 3 – Tabellenstruktur im Flächenmanagement ................................................. 11Abbildung 4 - Tabellenstruktur Kontaktdaten ................................................................... 12Abbildung 5 - Tabelle zum Wartungskatalog...................................................................... 13Abbildung 6 - Tabellenstruktur zur Anlagendefinition...................................................... 14Abbildung 7 - Tabellenstruktur Wartung ........................................................................... 15Abbildung 8 - Gesamtdarstellung der Beziehung der einzelnen Tabellen ............................................ 17Abbildung 9 - Darstellung der Menüfunktionen................................................................. 18Abbildung 10 - Startseite der Anwendung........................................................................... 19Abbildung 11 - Untermenü Assettmanagement .................................................................. 20Abbildung 12 - Maske Anlagen............................................................................................. 20Abbildung 13 - Das Untermenü Flächenmanagement........................................................ 21Abbildung 14 - Die Maske „Liegenschaften“ ...................................................................... 22Abbildung 15 - Die Maske „Geäude und Ebenen“.............................................................. 22Abbildung 16 - Die Maske „Raum“...................................................................................... 23Abbildung 17 - Untermenü „Stamm- und Vorgabedaten“ ................................................ 24Abbildung 18 - Verwaltung von Firmen- und Personendaten........................................... 25Abbildung 19 - Maske zum Pflegen der DIN 277 Eintragungen ....................................... 25Abbildung 20 - Maske zum Pflegen der Kostengruppen.................................................... 26Abbildung 21 - Untermenü zur Wartung ............................................................................ 27Abbildung 22 - Maske zum Erstellen von Wartungsreihen ............................................... 27Abbildung 23 - Maske zum Konfigurieren der Wartungstätigkeiten in den
Wartungsreihen.............................................................................................................. 28Abbildung 24 - Maske zum Bearbeiten der Wartungstermine.......................................... 29Abbildung 25 - Maske zum Pflegen der Wartungstexte als Vorgaben ............................. 30Abbildung 26 - Bericht zur Anlagenverwaltung ................................................................. 31Abbildung 27 - Bericht zu Kontaktdaten............................................................................. 32Abbildung 28 - Flächenauswertung nach DIN 277 ............................................................. 33Abbildung 29 - Wartungskarte ............................................................................................. 34Abbildung 30 Terminübersicht zur Wartungsreihe ........................................................... 35
Informatik für Facility Management Inhaltsverzeichnis
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Abbildung 31 - Wartungskataloge........................................................................................ 36
Informatik für Facility Management 2 Einführung
7
2 Einführung
In der vorgelegten Arbeit soll ein Werkzeug erstellt werden, mit dem es möglich ist
Wartungen an Maschinen und Anlagen zu planen und zu dokumentieren. Ein solches
Werkzeug könnte zum Beispiel von der Objektverwaltung einer großen Liegenschaft
oder aber auch von einem technischen Dienstleister eingesetzt werden.
Bei der Prozessbetrachtung, auf die wir in den folgenden Kapiteln noch näher einge-
hen werden, fällt auf, dass wir zwischen Stammdaten und Prozessdaten trennen
müssen. Dies sollte über die einzelnen Masken gewährleistet sein.
In der Praxis sind solche Anwendungen bereits fester Bestandteil von CAFM-
Anwendungen. Durch das am Markt häufig realisierte Outsourcing von technischen
Dienstleistungen wird es für die Betreiber immer wichtiger die Durchführung und Pla-
nung zu dokumentieren. Dies ist dem Zustand geschuldet, dass immer mehr Betrei-
ber von Immobilien nur als Zwischenhändler sowohl für infrastrukturelle, als auch für
technische Services auftreten.
Hier soll das Tool ansetzen und die Betreuung und Unterstützung eines solchen War-
tungsprozesses ermöglichen.
Auftraggeber / Eigentümer
Betreiber
Technischer Dienstleister
Technische Gebäudeausstattung
Abbildung 1 - Leistungsfluss im Technischen Gebäudemanagement
Informatik für Facility Management 3 Darstellung des Geschäftsprozesses für die Wartung
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3 Darstellung des Geschäftsprozesses für die Wartung
Für die Entwicklung von Software im professionellen Bereich ist es außerordentlich
wichtig den genauen Geschäftsprozess zu erkennen und die Software an genau die-
sen anzupassen. Demzufolge mussten wir bei der Entwicklung unseres Tools einen
Geschäftsprozess annehmen und unsere Software auf ihn abstimmen
3.1 Der Prozess
Der von uns hergeleitete Prozess zur Wartung von Maschinen und Anlagen ist unab-
hängig davon, ob ein Betreiber, Eigentümer oder Dienstleister die Wartung plant.
Anlage oder Maschine soll gewartet werden
Anlegen einer Wartungsreihe
Zuordnen der Wartungstätigkeiten aus einem allgemeinen Wartungskatalog
Anpassen und Abstimmen der Wartungstätigkeiten auf die
spezielle Anlage oder MaschineErstellen der Wartungstermine
Zuordnen der Wartungstätigkeiten zu den
Wartungsterminen
Dokumentation der Durchführung der Wartung auf
den Wartungskarten
Dokumentation des Erledigungsstandes des
Wartungstermins über die Statusangabe
Abbildung 2 - Prozess zur Wartungsplanung
Wir betrachten in diesem Fall nur die Wartung an sich, dabei werden Teilgebiete, wie
Personalplanung und Vertragswesen nicht berücksichtigt. Wie in Abbildung 2 zu se-
hen ist, ist der Ausgangspunkt für die Wartung die Existenz einer Maschine oder An-
lage. Für dieses Sachgut wird im folgenden die Wartungsdurchführung geplant. Da-
bei wird zuerst eine sogenannte Wartungsreihe angelegt. In der Wartungsreihe wird
die Laufzeit des gesamten Wartungszeitraumes berücksichtigt. Es wird definiert, wel-
che Anlage gewartet werden soll und wer die Wartung durchführt.
Im Anschluss daran werden die Tätigkeiten die innerhalb dieser Wartung durchge-
führt werden sollen definiert. Dabei werden diese aus einem allgemeinen Tätigkei-
tenkatalog der Wartung beigefügt.
Informatik für Facility Management 4 Der Datenbankentwurf
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4 Der Datenbankentwurf
4.1 Auswertung des vorgegebenen Prozesses
Bei der Auswertung des Prozesses muss unterschieden werden zwischen den Da-
ten, die für den Prozess die Ausgangsbasis bilden und den Daten, die aus dem Pro-
zess selbst entstehen. Die Daten, die die Ausgangsbasis stellen nenne ich an dieser
Stelle Stammdaten und die Daten, die aus dem Prozess selbst entstehen, Prozess-
daten.
4.2 Die Stammdaten
Um die verschiedenen Wartungen im Detail zu charakterisieren sind verschiedene
Attribute notwendig. Hier gibt es eine Überlegung die bereits am Anfang gemacht
werden muss. Sollen die Daten dem User über Listboxen zur Verfügung gestellt wer-
den, oder soll der User die Daten über Textfelder frei eingeben können. Dabei muss
berücksichtigt werden:
Je mehr Daten man über Vorgabelisten zur Verfügung stellt, je höher ist die Datensi-
cherheit, und je höher ist auch der Administrationsaufwand.
Die gesteigerte Datensicherheit veranlasste uns zur Entscheidung die Stammdaten
über Vorgabelisten dem User zur Verfügung zu stellen. Diese Herangehensweise
zieht natürlich eine wesentliche Aufwandssteigerung im Bereich der Datenbank nach
sich, da hier die Stammdaten in der Datenbank organisiert werden müssen.
Zu den Stammdaten zählen in unserem Fall die Flächendaten, die Personen- und
Firmendaten und die Wartungskataloge.
4.2.1 Das Flächenmanagement
Das Flächenmanagement ist an dieser Stelle notwendig, um den Anlagen einen
räumlichen Bezug geben zu können. Dies ist erforderlich, um dem Servicetechniker
vor Ort anzugeben, in welchem Raum sich die Anlage oder Maschine befindet.
Informatik für Facility Management 5 Oberflächengestaltung - Anwendungsstruktur
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5 Oberflächengestaltung - Anwendungsstruktur
5.1 Menüstruktur und Hauptmenü
Das Hauptmenü gliedert die Anwendung in vier Module. Dabei sind drei statisch auf-
gebaut und liefern die Vorgabedaten für den eigentlichen Kern der Anwendung, die
Wartung. Dennoch ist die Anwendung so aufgebaut, dass sie erweiterbar ist. Sowohl
das Assettmanagement, als auch das Flächenmanagement könnten die Grundlage
H a u p t m e n ü
Assettmanagement
Anlagenverwalten
WartungStamm- und
VorgabedatenFlächenmanagement
Zuständigkeit Anlagen
Anlagen auf Liegenschaften
Liegenschaften und Gebäude verwalten
Raumbuch
Gebäude und Ebenen verwalten
Flächenauswertung nach DIN 277
Firmen- und Per-sonendaten pflegen
Kontakte Dienst-leister drucken
Kontakte Auf-traggeber drucken
DIN 277 Eintragungen pflegen
DIN 276 Kosten-gruppen pflegen
Wartungreihen
Wartungstexte
Wartungstermine
Wartungsreihen mit Tätigkeiten
Wartungskarten
Abbildung 9 - Darstellung der Menüfunktionen
für weitere Module im Bereich des Facility Managements bilden. Bei der Menüfüh-
rung haben wir darauf geachtet, dass der Nutzer aus den Masken direkt in die Un-
termenüs erster Ebene springen kann, ohne dabei immer wieder das Hauptmenü
aufrufen zu müssen.
Wie in Abbildung 9 zu sehen ist, wurde beim Entwurf der Menüstruktur darauf geach-
tet, dass es eine Gliederung über maximal drei Ebenen gibt. Das erleichtert das Auf-
finden von Masken zur Datenverarbeitung erheblich und macht die Anwendung
übersichtlicher.
Die in Abbildung 10 gezeigte Startseite der Anwendung sollte sehr einfach und über
sichtlich gehalten sein. Dennoch sollte sie sich von den anderen Masken abheben,
damit der Nutzer erkennt, dass er in der höchsten Ebene angekommen ist und zur
Informatik für Facility Management 5 Oberflächengestaltung - Anwendungsstruktur
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Abbildung 11 - Untermenü Assettmanagement
Abbildung 12 - Maske Anlagen
gruppe aus der DIN 276 definiert. Im Bereich der Daten des Anlagenerstellers wer-
den sämtliche Kontaktdaten angezeigt. Die Referenzen sind nicht änderbar und so-
mit nur auswählbar.
Informatik für Facility Management 5 Oberflächengestaltung - Anwendungsstruktur
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5.4 Stamm- und Vorgabedaten
Die Gruppe der Stamm- und Vorgabedaten umfasst die drei wichtigen Formulare
„Firmen- und Personendaten“, „DIN 277 – Eintragungen“ und „Kostengruppen“. Die
an dieser Stelle gepflegten Daten werden in anderen Maske über Vorauswahl zur
Abbildung 17 - Untermenü „Stamm- und Vorgabedaten“
weiteren Verarbeitung zur Verfügung gestellt. In der Praxis gestaltet sich das häufig
so, dass nur Administratoren auf diesen Datenstamm zugreifen dürfen, um zu ge-
währleisten, dass die Daten konsistent bleiben. Wichtig ist jedoch, dass auf diese
Daten auch bei kleineren Anwendungen nur ein begrenzter Personenkreis Zugriff
hat.
Die Maske „Firmen und Personen“ spiegelt eine hierarchische Struktur wieder, ähn-
lich, wie wir es auch schon im Bereich der Flächendaten vorgefunden haben. Aus
diesem Grund habe wir auch hier wieder auf die gleicher Maskenart gesetzt. Im obe-
ren Bereich findet der Nutzer die Firmendaten und im unteren Bereich werden gleich
alle Mitarbeiter dieser Firma in einer Untermaske angezeigt. Dies ist für den Nutzer
sehr komfortabel, da bestimmte Datenzusammenhänge, wie z.B. im Bereich der
Informatik für Facility Management 5 Oberflächengestaltung - Anwendungsstruktur
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Abbildung 18 - Verwaltung von Firmen- und Personendaten
Telefonnummern, sehr leicht zusammengeführt werden. Es ist möglich hier gleich in
beiden Bereichen Datensätze anzulegen.
Abbildung 19 - Maske zum Pflegen der DIN 277 Eintragungen
Informatik für Facility Management 6 Berichte – Eine kleine Auswahl
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6.4 Berichte aus der Wartung
6.4.1 Wartungskarte eines Wartungsticket
Dieser Bericht ermöglicht es, den Bearbeitungsstand eines Wartungstickets zu do-
kumentieren.
Abbildung 29 - Wartungskarte
Informatik für Facility Management 6 Berichte – Eine kleine Auswahl
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6.4.2 Terminübersicht zur Wartungsreihe
Mit Hilfe dieses Berichtes ist es möglich, zu den einzelnen Wartungsreihen die Ter-
mine und den dazugehörigen Status der Wartungsticket in einer Übersicht zu dru-
cken.
Abbildung 30 Terminübersicht zur Wartungsreihe
Informatik für Facility Management 6 Berichte – Eine kleine Auswahl
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6.4.3 Wartungskataloge
Den Ausdruck eines Vorgabekataloges ermöglicht der Bericht „Wartungskataloge“.
Abbildung 31 - Wartungskataloge
Informatik für Facility Management 7 Aufgabenstellung und Zuständigkeiten
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7 Aufgabestellung und Zuständigkeiten
Gruppenteilnehmer: Sowinski, Martin
Kühn, Carsten
Thema: Datenbanken – MS Access
Umsetzung eines Wartungsplaners
Detailbeschreibung: Das Tool ermöglicht eine zentrale Verwaltung von War-
tungsterminen. Dazu ist es notwendig Anlagendaten, Personal-
und Firmendaten, Wartungskataloge und Raumbuchdaten zu
verwalten.
Ziel soll es sein Wartungstermine aus den Vorgaben des War-
tungskataloges zu generieren und zu den entsprechenden Peri-
oden die zugeschnittenen Wartungskarten automatisch zu gene-
rieren.
Zuständigkeiten: Martin Sowinski
• Datenbankentwurf
• Masken / Formulare
• Berichte
• Dokumentation
Carsten Kühn
• Berichte
• Entwurf Dokumentation