Universität des Saarlandes Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99 1/27 Von der...

Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99

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Universität des Saarlandes

Von der Geschäftsprozeßanalyse

bis zum Einsatz

von SAP R/3


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Prozeßoptimierung Prozeßoptimierung und Standardsoftwareauswahlund Standardsoftwareauswahl

für die zentrale Verwaltungfür die zentrale Verwaltungder Universität des Saarlandesder Universität des Saarlandes

Dipl.-Kfm. Wolfgang LorenzPräsidialbüro der Universität des Saarlandes


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Universität des SaarlandesProjekthistorie

CeBIT 1994 Projektidee

Okt. 1994 Beginn des Projektes: „ProzeßorientierteOrganisation der zentralen Verwaltungder Universität des Saarlandes“.

Aug. 1996 Abschlußbericht

Okt. 1997 Bericht der Machbarkeitsstudie

März 1998 Vertragsunterzeichnung SAP - UdS

SAP R/3 - Einführung


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Die Universität des Saarlandes in Zahlen5 Fakultäten

•Technische Fakultät (1.735 Studierende)•Mathematisch-Naturwissenschaftliche Fakultät (1.955)•Rechts- und Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät (4.922)•Medizinische Fakultät (1.964)•Philosophische Fakultät (7.387)

18.133 Studierende 293 Professoren 766 Stellen sonstiges wissenschaftliches Personal 930 Stellen nicht wissenschaftliches Personal


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Die Universität des Saarlandes in Zahlen

Haushaltszuschuß 251 Mio.

Drittmittel 1998: 53.7 Mio.

Studienanfänger: 2.100(1. Hochschulsemester 98/99)

Absolventen 1997: 2.335


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Die Universität des Saarlandes in Zahlen

5400 Abrechnungen pro Monat716 Anträge auf Beihilfe1429 Reisekostenabrechnungen

120.000 Rechnungen pro Jahr1.400 Drittmittelkonten (53 Mio.)

16 Mio. Drucke35.000 Übernachtungen

115.000 m/2 HNF

Personal

Rechnungswesen

Wirtschaftsamt

Haustechnik


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Merkmale der Universität des Saarlandes

Dienstherreneigenschaft

Eigene Kasse

Zentrale Verwaltung

Dezentrale Entscheidungsstrukturen

ca. 2000 mittelbewirtschaftende Stellen (treffen Personal- und Beschaffungsentscheidungen)


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Gestaltung aufgabenorientierter Prozesse in der ZV der Univ. des Saarlandes

Verbesserung derbetrieblichen Abläufe

Ziele

Mitarbeiter-orientierteProzeß-

gestaltung

Wirtschaftlichkeit("Rüst- und

Durchlaufzeiten"der Prozesse-

eines Aufgaben-bereiches)

Instrumente

ARIS

Prozeßmodelle

WERKSAUFTRAGPLANUNG DES

WERKS-

AUFTRAGE

ZEICHNUNG

BEARBEITEN

STÜCKLISTE

BEARBEITEN

NORMUNG

ÜBERPRÜFEN

PRÜFUNG UND

FREIGABE FÜR

FERTIGUNG

TERMINIERTE VORGÄNGE

GEÄNDERTE ZEICHNUNG

GEÄNDERTE STÜCKLISTE

NORMEN-

GERECHTE

DOKUMENTE

FREIGABE MÖGLICH

KonstrukteurDisponent

Normfachmann

Abteilungsleiter

FREIGABE NICHT MÖGLICH

Abteilungsleiter

OrganisationFachkonzept

DV-Konzept

Implementierung

Fachkonzept

DV-Konzept

Implementierung

Fachkonzept

DV-Konzept

Implementierung

Fachkonzept

DV-Konzept

Implementierung

BetriebswirtschaftlicheProblemstellung

Steuerung FunktionDaten

Vorgehensweise

Sch

ritt

I

Sch

ritt

II

Sch

ritt

III

IST-Prozessemodellieren)

Projektschritte

Durchführung:Prozeßteams

Basis: Interviews,Dokumente,

usw.

Beteiligte Nutzen

Kanzler

Beteil.Ref.

IWi

Organigramm

für ZV

VerbesserteAufgaben-ausführung

SchnellereAbläufe

Basis für Umstrukturierungen

für Mitarbeiter

Möglichkeitzum Einbringen

von Verbesserungs-vorschlägen

Zielerkennung

Nutzen

für IWi

Transparenzder

komplexenEntscheidungs-

zusammenhängeund

Verflechtungender

Referate

Aufgaben-orientierung

Ref.prozeßmodell

Dokumenten-modellierung

ZV

der

Uni

vers

ität

des

Saa

rland

es

Aufgaben-bereichedefinieren

Pers.rat

Projekt-Gremium

Projekt-Team

Prozeß-Team

Vorschlägefür

Prozeß-verbesserung

BPR Projekt: Zentrale Verwaltung


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Ausgangssituation: : Funktionsorientierung

Antragsannahme/-vorbereitungAntragsannahme/-vorbereitungAntragsannahme/-vorbereitungAntragsannahme/-vorbereitung

AntragsprüfungAntragsprüfungAntragsprüfungAntragsprüfung

BewirtschaftungBewirtschaftungBewirtschaftungBewirtschaftung

AbrechnungAbrechnungAbrechnungAbrechnung

StatistikStatistikStatistikStatistik

ProdukteProdukte

FunktionenFunktionen

F 1F 1Fachref.

Zentral-referat

Zentr.St.bew.

Abr.stelle

EDV/Stat.

F 2F 2

F nF n

Prozeß-Splitting entgegenlogischem Ablauf

Verteilung der Aufgabenauf viele Aufgabenträger

Zeitverschleppungen(Liege-, Warte-, Transp.zeiten)

Redundanzen(Funktionen, Erfassungen, Daten)

Hoher Kommunikations-,Koord. u. Abst.bedarf

Häufig Wechsel zw. man.u. DV-gest. Vorg.bearb.


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• GanzheitlicheVorgangsbearbeitung

• KonsequenteKundenorientierung(Studenten/Lehre/Forschung)

• Reduktion vonDurchlaufzeitenund Kosten

• Humanisierungder Arbeitsabläufe

• Erhöhung der Transparenz

AntragsannahmeAntragsannahmeAntragsannahmeAntragsannahme

AntragsprüfungAntragsprüfungAntragsprüfungAntragsprüfung

BewirtschaftungBewirtschaftungBewirtschaftungBewirtschaftung

AbrechnungAbrechnungAbrechnungAbrechnung

StatistikStatistikStatistikStatistik

ProdukteProdukte

FunktionenFunktionen

F 1F 1

PP1 1 PP22 PPi i PPi+1i+1

Gem

ein

sam

e D

aten

ban

kG

emei

nsa

me

Dat

enb

ank

PPNNPPNN

Fachref.

Zentr.referat

Zentr.Bew.

Abr.stelle

EDV/Stat.Abt.

F 2F 2

F nF n

Bearbeiteter Antrag

Ziel: Prozeßorientierung


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Vorgehensweise

Integrierte Prozeßbetrachtung - Partizipativer Ansatz

Projektschritte

Identifizierung von Verwaltungsprozessen

Dokumentation der Ist-Prozesse mit dem ARIS-Toolset

Diskussion von Ansätzen zur Prozeßverbesserung

Ausarbeitung von Prozeßverbesserungen

Vorgehensweise / ProjektschritteVorgehensweise / Projektschritte


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Modellierung der Aufbau- und Ablauforganisation der zentralen Verwaltungnach dem ARIS-Konzept

Erstellen eines:

Organisationsmodells Funktionsmodells Datenmodells Prozeßmodells

Organisation

Daten Steuerung Funktionen

Implemen-tierung

DV-Konzept

Fachkonzept

semantischeDatenmodelle Datenebenen Funktionsebenen Funktionsbäume

DV-Konzept

Fach-konzept

Implemen-tierung

Prozeßmodell

Organigramm

Modellierung der VerwaltungModellierung der Verwaltung


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Mängel bei der Informationsversorgung redundante Arbeitsschritte redundante Datenhaltung Medienbrüche unangemessene Arbeitsteilung monotone Tätigkeiten mangelhafte Formulargestaltung fehlende Transparenz hoher Kommunikationsbedarf mangelnde EDV-Unterstützung am Arbeitsplatz

Hohes Potential, Verwaltungsabläufe effizienter zu gestalten

Ergebnis der ProzessanalyseErgebnis der Prozessanalyse


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erforderlich: Neugestaltung der Arbeitsabläufe

Ausgangsprozeß: verbessern eliminieren Reihenfolgen ändern hinzufügen zusammenfassen automatisieren parallelisieren aufteilen

Verbesserung der EDV-Infrastruktur

Einsatz von integrierter betriebswirtschaftlicher Software

Ergebnis der ProzessanalyseErgebnis der Prozessanalyse


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Akzeptanz des Projektes

• Modellieren am Arbeitsplatz

• Diskussion der Prozesse in den Abteilungen

• Darstellung aller Prozesse in einer öffentlichen Präsentation


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Erhebungszeitraum: 12 Monate

Projektteam: Baumann, Iwi

Landwehr, Iwi

Müller, HTW

Rauber, ZV

Scherer, Iwi

16 Praktikaten

3 Diplomanden

ca. 200 unterschiedlich komplexe Prozesse modelliert

ca. 600 Interviews

Ist-Modellierung abgeschlossen

•Schwachstellenanalysen•Entwicklung von Sollprozessen•Softwarevorführungen/-information•HIS, Quantum, SAP


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Überprüfung der Machbarkeit

des Einsatzes

der integrierten Standardsoftware SAP R/3

für die Zentrale Verwaltung

der Universität des Saarlandes

Zielsetzung der Machbarkeitsstudie


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Aspekte der MachbarkeitsüberprüfungAspekte der Machbarkeitsüberprüfung

Fachlich-organisatorische

Machbarkeit

Fachlich-organisatorische

Machbarkeit

TechnischeMachbarkeitTechnischeMachbarkeit

WirtschaftlicheMachbarkeit

WirtschaftlicheMachbarkeit


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Projektlenkungs-ausschuß

Arbeitskreis 2 Materialwirtschaft

Arbeitskreis 1Rechnungswesen

• Koordinatoren• IDS-Berater• Personalrat

Projektteam

• Herr Lorenz• Frau Geib• Herr Landwehr (IWi)• Vertreter Personalrat• Vertreter Datenschutz• IDS-Berater

fachbezogene Arbeitskreise (Interviews / Workshops)

• Kanzler Dr. Cremers• Referatsleiter• Personalrat • IDS-Projektleiter

Stabstelle

Referat 61

Arbeitskreis 3Personalwirtschaft

Arbeitskreis 4IT-Infrastruktur/



• Koordinatoren• Vertr. Datenschutz• IDS-Berater• Personalrat

Arbeitskreis 5Qualifizierung

• Koordinatoren • IDS-Berater • Personalrat

Datenschutz


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Kosten- und Leistungsrechnung

Kosten- und Leistungsrechnung

LehreLehre WeiterbildungWeiterbildungForschungForschung

Studenten-administration

Studenten-administration

Leis

tung

sers

tellu

ngs

-pr

ozes

seIn

tern

e S

ervi

ce-

proz

esse

Bet

rieb

swirt

sch

aft-

liche

Ste

ueru

ngs-

proz

esseHaushaltsmanagementHaushaltsmanagement

TR-FM

FinanzbuchhaltungFinanzbuchhaltung

FI CO

MaterialwirtschaftMaterialwirtschaftPersonalwesenPersonalwesen

HR MM


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SAP R/3 istmachbar


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Einführungsvoraussetzungen (I)

• Qualifizierungsmaßnahmen werden ohne Verzögerung angegangen• Entscheidung zur Einführung der doppelten Buchführung

fällt schnell• Schlagkräftige Projektorganisation wird aufgebaut• SAP-Einführung wird vom UdS-Management voll unterstützt• Klare und schnelle Entscheidungsstrukturen unterstützen

die Projektarbeit


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Einführungsvoraussetzungen (II)

Motivation bei allen Beteiligten

ist vorhanden und wird gefördert.

Ein Jahr „die Ärmel hochkrempeln“ !


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Vorschlag für SAP R/3-EinführungsplanungVorschlag für SAP R/3-Einführungsplanung

11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1.1.98 1.1.99

IT-Basis-Schulung

Einführung HR

BWL-Basis-Schulung

SAP-Basis-Schulung

SAP-Schulung

Key-User

BWL - Rahmenkonzept

Aufbau R/3-Prototyp

Add-on-Entwicklung

Einführung CO

Einführung TR-FM

Einführung FI

Einführung MM

DezentralerSAP-Einsatz

FunktionaleErweiterungSAP-Einsatz

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