VDoc PortalIhr unabhängiger kollaborativer Arbeitsplatz

MotivationWozu VDoc Portal?

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Motivation

Effizientes Arbeiten ist für Unternehmen überlebensnotwendig. Der Mitarbeiter wird in seinem Alltag zunehmend mit mehr Informationen und Systemen konfrontiert; es wird für ihn immer schwieriger, diese Quellen geordnet auf seinem Desktop zu organisieren. VDoc Portal stellt an dieser Stelle sicher, dass Ihre Mitarbeiter einen zentralen Zugang zu allen notwendigen Informationen und Systemen haben.

Ihre Anforderungen:

Steigerung der Produktivität

Höhere Leistungsfähigkeit im Umgang mit Kunden und Geschäftspartnern

Erweiterte Kommunikation und Effizienz zwischen den Abteilungen

Qualitätssteigerung

Vereinfachter Zugriff auf Ihre Daten und Systeme

Ihre Lösung:

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Motivation

VDoc Process

Die LösungVDoc Portal ermöglicht eine schnelle Implementierung vonkollaborativen Arbeitsfeldern, um Daten und Dokumente imInternet oder Extranet zu organisieren und gemeinsam zunutzen. Das Ziel ist es, den Mitarbeitern relevante Informationenund Werkzeuge schnell, zuverlässig und stets aktuell bereit zustellen.

VDoc Portal bildet den gemeinsamen Zugang zu den täglichbenötigten Werkzeugen wie Mail, Kalender, aber auch zuInformationen aus dem Internet oder Firmennetz, sowie zuunternehmensinternen Anwendungen wie Beschaffungsworkflowund Urlaubsantrag.

Dadurch werden Geschäftsprozesse einfacher eingeleitet undabgearbeitet, lassen sich Zeit und Kosten einsparen und dieMotivation der Mitarbeiter steigt.

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Motivation

Das Portal als Quelle der Ordnung

Gesteigerte ProduktivitätGesteigerte Produktivität

� VDoc Portal bietet eine effizienteArt an, Daten zur Verfügung zustellen, zu teilen und zuveröffentlichen

� Mit VDoc Portal ist eineBenutzergruppe in der Lage, einenkollaborativen Arbeitsplatzherzustellen und individuellanzupassen

Nutzen und VorteileNutzen und Vorteile

� Erweiterte Kommunikation und Effizienz zwischen den Abteilungen

� Qualitätssteigerung� Bedienerfreundlichkeit� Flexibilität� Ausbaufähigkeit der Anwendung

AllgemeinesWas Sie zu VDoc Portal wissen sollten…

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Allgemeines

VDoc PortalDer einfache und schnelle Weg zur Erstellung von Intranets und Extranets

VDoc Easy SiteLeistungsfähiges und einfach zu bedienendes Content Management System (CMS) zurDarstellung ihrer Webinhalte

VDoc ProcessDer einfache und schnelle Weg zur Modellierung, Automatisierung und Darstellung ihrerGeschäftsprozesse ohne Programmieraufwand.VDoc Process beinhaltet das Reportingsystem VDoc Report

VDoc ReportDas Reportingsystem VDoc Report dient zur einfachen Konfiguration von grafischenReports, Analysen, Listen und Ausgaben der prozess- und vorgangsbezogenen Daten.

VDoc SuiteDas kostenoptimierte Komplettpaket bestehend aus Portal, Process, DocumentManagement und einer SQL Datenbank Runtime.

VDoc Module im Überblick

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Allgemeines

VDoc Open DMSDie Komplettlösung für ihr elektronisches Dokumentenmanagement einschließlichtemplatebasierten Dokumenten und Dokumentenworkflows.

VDoc File Center DMSDas filebezogene Dokumentenmanagement System mit zentralen Ablagen inkonfigurierbaren Strukturen und mit definierten Zugriffsrechten. Es stehen ebenfallsWorkflows zur Verfügung.

VDoc Webservice und SAP BAPIFür die Integration in einer SOA oder die Anbindung und Kommunikation mitFremdsystemen oder SAP stehen die entsprechenden Module zur Verfügung.

VDoc SDK / APIDie VDoc SDK / API steht als dokumentierte Programmierschnittstelle für beliebigeindividuelle Erweiterungen zur Verfügung.

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Allgemeines

VDoc Portal als Teil der kostenoptimierten VDoc Suite (bestehend aus VDoc Portal, VDoc Process, VDoc Open DMS)

Produktfamilie

� VDoc Portal ist Teil der VDoc Suite, einer Software von VDoc Software

� VDoc Suite ist die erste gebrauchsfertige, kollaborative Suite mit einer vertikalen Skalierbarkeit, die eine schnelle Implementation eines Portals ermöglich

� VDoc ist darauf ausgerichtet, die Bedürfnisse einer Organisation hinsichtlich Dokumentenmanagement, Prozessautomatisierung und gemeinsamen Arbeitsfeldern abzudecken

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Allgemeines

Die Module der VDoc Produktfamilie sind durch ihre universellen Gestaltungsmöglichkeiten grundsätzlich branchenneutral.

Der Einsatz von über 900 Installationen in Europa und den USA findet hauptsächlich in folgenden Branchen statt:

Öffentliche Verwaltungen

Chemische Industrie

Banken & Versicherungen

ElektrotechnikAutomotive

Pharmazie & KosmetikMaschinenbau Luftfahrt & Militärwesen

Textile Industrie

Energie & Versorgung Bauindustrie Medizintechnik

Dienstleistung Einzelhandel Agrartechnik

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Allgemeines

Konkrete GeschäftsanwendungenIntranet für Qualitätsmanagement� Dokumentensystem, Prozesse

und Managementwerkzeuge

Partner-/Distributions-Netzwerk Extranet� Marketing Dokumente und

Prozesse, Verkauf, Community Animation

Intra- und Extranet von Kundendienst� Kundenreklamationsprozess

und CRM, Informationsbereitstellung

Unternehmensportal� Integration der gemeinsamen

Prozesse, Dokumente und Anwendungen

E-Commerce Extranet� Unterstützt technische

Dokumente zu veröffentlichen, Auftragsverfolgung und ERP-Integration

HR Portal� HR Prozesse,

Dokumentenveröffentlichung, Integration von HR und Lohnabrechnungsanwendungen

Einsatz in allen Unternehmensbereichen uneingeschränkt möglich!

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Funktionalität

Wirtschaftliche und technische Daten

� Anzahl der Installationen: Branchenübergreifend ca. 900 Installationen

� Softwareupdates: VDoc Software hat eine Entwicklermannschaft von ca. 30 Mitarbeitern für die Weiterentwicklung

� Invest- und Betriebsvarianten: Firmeninterne Installation oder als SaaS

� Servicequalität steigern: Freiraum der beteiligten Fachleute für die Kernaufgaben. Das System unterstützt bei der Koordination, Organisation, Steuerung und Überwachung der Tätigkeiten.

� Vernünftiger Aufwand für den Betrieb: Mit Hilfe der Webtechnologie lassen sich Design und Konfiguration über Fernzugriff und VPN-Zugriff kostengünstig und schnell realisieren.

� Schnittstellen sind kein Problem: Umfangreiche Möglichkeiten und Konnektoren für die An- und Einbindung in Ihre bestehenden Prozesse, wie z.B. nach SAP, PDM-Systemen, … stehen zur Verfügung.

� Schlüsselfertiges System: neue Anwendungen ohne Programmierung in kürzester Zeit produktiv, kein Training der Enduser notwendig, offenes System basierend auf Standards (XML, SQL, Webservices, Java)

FunktionalitätFunktionen und Merkmale von VDoc Portal

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Funktionalität

Funktionen & Merkmale VDoc Portal Vorhanden

Webbasiert und weltweit verfügbar, keine Desktop-Installation notwendig

����

Standard Portletkatalog ����

Konfigurierbare Portalumgebung mit Portlets ����

Layoutmanagement, Design anpassbar ����

Mail- und Kalenderintegration ����

Foren, Umfragen, News, Artikel ����

Unternehmensverzeichnis, Adressbuch ����

Personen-, gruppen- und rollenbezogenes Rechtekonzept ����

Persönliche Einstellung für Skins, Sprache, etc… ����

Persönliche Seite ����

Persönliches Abonnement ����

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Funktionalität

Funktionen & Merkmale VDoc Portal Vorhanden

DMS Modul VDoc FileCenter ����

CMS Modul VDoc EasySite ����

Single Sign On ����

Volle Integration der VDoc Module und Anwendungen ����

Integration von Fremdsystemen ����

LDAP Anbindung ����

Mehrsprachig ����

Mandantenfähig ����

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Funktionalität

Funktionen & Merkmale VDoc Portal Erweiterbar

VDoc Easy Site Content Management System ����

VDoc Process Workflowsystem für Ihre Geschäftsprozesse ����

Prozess und Formulardesigner (Erzeugung von Workflows ohne Programmierung

����

Integration Wissensmanagement Media Wiki ����

Schnittstellen und Integration (JDBC, Webservice, Excel, XML, …) ����

Anbindung an externe Systeme (PDM, Stücklisten, ERP, …) ����

Anbindung an beliebige Geschäftsprozesse ����

Integration der HCM Formular- und Dokumentenerkennung ����

Integration der HCM Rechnungs- und/oder Lieferantenverarbeitung ����

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Funktionalität

� Einheitliche Arbeitsumgebung für alle

Anwendungen

� Authentifizierungssystem mit SingleSignOn

� Standartportlets und Ansichten als

Arbeitsumgebung

� Design anpassbar über Skin-Technologie

� Übersichtliche einfach Handhabung

� Individuelle Sichten und Portlets

� Volltext Suche

� Hilfstexte zeigen und beschreiben den

Kontext auf einfache Weise

� Mehrsprachigkeit

PortaloberflächeAlle Anwender arbeiten über den Webbrowser in einer individuell zugeschnittenen Portaloberfläche.

ArbeitsumgebungDie VDoc Portal Oberfläche, Standards und Erweiterungen

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Standards & Erweiterungen

Standards & Erweiterungen… in VDoc Portal bereits integriert & Erweiterungen

DMS FileCenter VDoc EasySite

Foren

News

Artikel

Umfragen

Adressbuch

FremdsystemeWiki

MailKalender

Weitere VDoc Module

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Arbeitsumgebung

PortaloberflächeAlle Anwender arbeiten über den Webbrowser in einer individuell zugeschnittenen Portaloberfläche.

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Standards

VDoc Easy SiteDient zur einfachen und schnellen Pflege Ihrer Inhalte in Ihrem Corporate Intranet.Sie bekommen hier ein leistungsfähiges und einfach zu bedienendes Content Management System (CMS) zur professionellen Darstellung Ihrer Inhalte in Ihrem Intranet.Dieses Modul ist in unserer Portallösung standardmäßig enthalten – ohne Aufpreis.

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Standards

DMS FileCenterDas DMS FileCenter ist ein anpassungsfähiges Dokumentenmanagement-System für die automatisierte Erstellung und den kompletten Life-Cycle aller Dokumente.

Beliebig konfigurierbareDokumentenablage

File CenterAnsicht

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Standards

ForumInternetforum/Diskussionsforum als Austausch und Archivierung von Gedanken, Meinungen und Erfahrungen.

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Standards

News/ArtikelNews oder veröffentlichte Artikel werden über das Unternehmensportal kanalisiert.

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Standards

UmfragenIm Unternehmensportal lassen sich Umfragen und Auswertungen durchführen.

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Standards

AdressbuchDer Datenaustausch und die Synchronisierung erfolgen über LDAP Anbindung.

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Erweiterungen

Mail/KalenderMail- und Kalenderintegration (Webmail, Outlook, Lotus Notes)

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Erweiterungen

Geschäftsprozesse und LösungenIntegration VDoc Module, HCM Lösungen und Fremdsysteme

Ansicht VDoc Process in VDoc Portal

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Erweiterungen

Media WikiIntegration von Kommunikationskanälen

ArchitekturGesamtarchitektur der VDoc Module

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Architektur

Enterprise Collaboration Framework

VDoc Module

DMSWorkflow

VDoc PortalZugriff der

einzelnen Rollen aus:

Archiv revisions-

sicher

ERPEDMSAP

Sonstige SystemeSharepoint

usw.

Archiv Kopplung

EDM/PDMERP, SAPKopplung

Webservice,JDBC, XML

Scanning Kopplung

EntwicklungErprobungSimulationProduktion

usw.

Scanning Client

Scannen und Verarbeiten von konventionellen Dokumenten und Formularen

Mail Kopplung

Mailintegration

KommunikationSchnittstellen

KundenLieferanten

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Architektur

Testzugang zu verschiedenen Portalumgebungen

Sie möchten sich gerne persönlich von unserer Lösung überzeugen?

Unter www.collaboration-park.com können Sie einen Testzugang anfordern. Dort können Sie die Portalumgebung testen und eigenständig Workflows erstellen.

www.collaboration-park.comwww.collaboration-park.com

Sie möchten mehr zu VDoc Portal erfahren?Gerne stellen wir Ihnen unser System vor und demonstrieren Ihre Arbeitsabläufe.

Für ein erstes Treffen schlagen wir Ihnen eine für Sie zeitsparende und kostenlose Webpräsentation vor. Hierzu benötigen Sie lediglich einen Internetzugang.Wir kommen auch gerne zu Ihnen. Kontaktieren Sie uns.

Telefon: +49 711 933 425 – 82Telefax: + 49 711 933 425 – 91E-Mail: bednorz@hcm-infosys.comhttp://www.hcm-infosys.com

Die HCM CustomerManagement GmbH in Stuttgart bietet seit mehr als 10 Jahren branchenübergreifend Systeme, Lösungen und Dienstleistung im Umfeld Prozess-, Workflow- und Dokumentenmanagement an.