Vereins- Ver wal tung · 2017. 3. 14. · Vereins- Ver wal tung E i n l e i t u n g Die moderne...

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TuTorial VV

Vereins-Ver wal tung

Die moderne Datenbank für den Sportverein.

Tutorial

Copyright (c) 1987-2017 Dr. Hartmut Braun

Karlsruhe Germany

Der Inhalt dieses Dokuments darf nicht verändert oder anderweitig verwendet werden. Alle Rechte an diesem Produkt liegen ausschließlich beim Autor.

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VV VereinsVerwalTung

© 1987-2017 Dr. Hartmut Braun, Karlsruhe

Inhalt

Einleitung

Dateien in VVwin 5Installation 7Vereinsstamm einrichten 9Stammdaten pflegen 16Mandanten 19 Benutzer 20Mit Formularen arbeiten 21Mit Tabellen arbeiten 23Umgang mit Daten 25Fragen... 26

Mitglieder Mitglieder eingeben 29Mitglieder bearbeiten 33Mitgliederlisten 34Fragen... 37

Beiträge Beiträge buchen 41Vereinsbeitrag/Abteilungsbeitrag 42Nur einer zahlt 43Offene Posten 44CashService 45Fragen... 46

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Finanzen Buchungsdaten eingeben 48Buchungen bearbeiten 51

Buchungslisten 52CashService 55Jahresabschluss 56Fragen... 57

Sport Übungsdaten eingeben 59Übungsplan 61

Hallenbelegung 62CashService 63Fragen... 65

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Vereins-Ver wal tung

E i n l e i t u n g

Die moderne Datenbank für den Sportverein.

Dateien in VVwin

Die VVwin Datenbank Verein für die Vereinsverwaltung besteht aus folgenden vier Dateien:

Verein.rb1 Verein.rb2 Verein.rb3 Verein.rb4.

Die Programmdateien liegen als RUNTIME-Version desDatenbank-Management-Systems R:BASE® von R:BASE Technologies, Inc., vor.

Dieses DBMS legt vier Dateien auf der Festplatte an.

• Datei 1 enthält die Definition der Datenbankstruktur.

• Datei 2 enthält die Tabellen mit den Daten. Die Daten aller Bereiche von VVwin – Mitglieder, Beiträge, Finanzen und Sport – sind in dieser Datei vereinigt.

• Datei 3 enthält die Werte der Constraints, Keys und Indizes.

• Datei 4 enthält das Layout der Formulare und Berichte sowie alle Blobs.

Diese vier Dateien arbeiten zusammen; sie sind keine Textdateien, und sie können nicht durch ein anderes Programm oder einen Texteditor geändert oder ausgelesen werden.

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Die VVwin Anwendung (Application) wird von der Datei vvwin.exegemanagt. Diese enthält alle Module von VVwin als (kompilierte)Version der App.

Diese APP ruft verschiedene andere Dateien auf:

mi_vvrff.apx + mi_vvrba.apx Mitglieder-App be_vvrff.apx + be_vvrba.apx Beiträge-App fi_vvrff.apx + fi_vvrba.apx Finanzen-App sp_vvrff.apx + sp_vvrba.apx Sport-App

Die apx-Dateien enthalten den Code und können bei Updates leicht ausgetauscht werden. Sie können nicht mit einem Texteditor bearbeitet werden, da sie in Binärform vorliegen.

Alle nutzen gemeinsam die Dateien:

st_vvrba.apx Anwendungsdatei für Vereinsdaten, utilvv.apx Anwendungsdatei für Statistik, CashService, Backup, Jahreswechsel,

commvv.apx Anwendungsdatei für Scheduler, Rundschreiben, Rundmails.

Die komplette Anwendung VVwin Vereinsverwaltung besteht immerhin aus 77.000 Zeilen Code!

Für den Ablauf einer Anwendung sind zusätzlich Hilfsdateienvorhanden. Es sind dies:

*.rmd änderbare Textdateien z.B. für Rechnungs-, Mahn-, Kündigungsbriefe, Webdesign, Serverbetrieb, *.jpg änderbare Piktogramme, Logos und Passfotos, *.vep, *.vip, *.vup, *.vvp, *.lob nicht änderbare, codierte Dateien für Sprachen, Hilfen, Backups, Updates und Archivierung.

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1. Führen Sie vvwfree.exe nach dem Download aus. Wählen Sie als Installationsverzeichnis c:\vvwin. Das Programm wird installiert.

2. Der Ordner vvwin\bup nimmt die zukünftigen Backup-Files der Vereins-Verwaltung auf,

– nach dem ersten Start wird für jeden Mandanten ein eigenes Backup-Unterverzeichnis angelegt, z.B. vvwin\bupA,

– im Ordner vvwin\icons befinden sich sämtliche Piktogramme, die Sie für Ihren Verein anpassen können,

– im Ordner vvwin\cmnd sind sämtliche Brief- und Webtexte, die Sie ebenfalls für Ihren Verein anpassen können,

– im Ordner vvwin\lang sind die Sprachmodule,

– der Ordner vvwin\html enthält die Hilfen und die Handbücher in html-Dateien,

– die Wiederherstellungspunkte der Datenbank befinden sich im Archiv vvwin\archv,

– und schließlich die Datenbank-Dateien haben ein eigenes Verzeichnis vvwin\vvdb.

3. Ändern Sie die Verknüpfung zur Vereinsverwaltung auf dem

Desktop ab:

rechter Mausklick auf Desktop – Symbol ändern: c:\vvwin\vv.ico.

4. Legen Sie eine Verknüpfung zu den Hilfen auf dem Desktop an, wenn Sie diese auch außerhalb des Programms studieren wollen:rechter Mausklick auf Desktop – Neu – Verknüpfung – Befehlszeile: c:\vvwin\html\vvhilfe.html – Namen: VVwin Hilfe.

Installation

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5. Starten Sie das Programm mit Mausklick auf das Symbol

Vereins-Verwaltung

oder

wählen Sie Start – Ausführen... – c:\vvwin\VVwin.exe.

Erster Benutzername ist: Master

Wichtig!

Beim Start sucht sich das Programm die Datenbank im Verzeichnis c:\vvwin. Haben Sie das Programm in einem anderen Verzeichnis installiert, müssen Sie dieses in der Serverdatei server.rmd angeben. Öffnen Sie die Datei mit Notepad und ändern Sie das Serververzeichnis – und starten Sie neu.

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Einrichten des Vereinsstammes

Das erstmalige Einrichten des Vereinsstammes kostet etwas Zeit und muss besonders sorgfältig ausgeführt werden.

Wählen Sie im Hauptmenü den Menüpunkt ‚Vereinsstamm‘.

Geben in den 5 Bildschirmmasken

Namen und Adressen

Banken und Kassen

Mitgliedsbeiträge

Abschlusskonten

Einstellungen

alle Daten zu Ihrem Verein ein.

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Namen und Adressen

Vereinsname• 1. Zeile erscheint in Masken und Berichten, 2. Zeile zusätzlich in Berichten, Kurzform Verein.

Adressen• wird bei Adressenaufklebern,

CashService• beim Datenträgeraustausch verwendet.

Kurzform• Vereinsname beim CashService.

Geschäftsstelle• Name des/r Geschäftsführers/in oder Kassierers/in, erscheint auf Mahn- und Kündigungsbriefen.

Telefon• der Geschäftsstelle.

Straße, PLZ Ort, PLZ Postfach, E-Mail• ist die Vereinsanschrift.

Sportbund Vereins-Nr. Sportkreis• Name des zuständigen Sportbundes / Sportkreises.10


Banken und Kassen

Bankverbindung 1• Girokonto für alle Mitgliedsbeiträge. BLZ Kto.Nr., Name Ort bezieht sich auf die 1. Bankverbindung. Finanzkonto ist das Gegenkonto der 1. Bank für die Finanzen.

Bankverbindung 2• ist ein mögliches weiteres Girokonto. BLZ Kto.Nr., Name Ort bezieht sich auf die 2. Bankverbindung. Finanzkonto ist das Gegenkonto der 2. Bank für die Finanzen.

Vereinskasse• Name der Vereinskasse.

Abteilungskasse 1 bis 5• Namen der Abteilungen mit eigenen Kassen. Jede der Kassen besitzt ein eigenes Finanzen-Gegenkonto. Statt für Kassen können die Felder auch für weitere Finanzkonten verwendet werden.

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Mitgliedsbeiträge

Vereinsbeitrag• Bezeichnung Vereinsbeitrag. q/h/j Buchungszeitraum. Vereinsschlüssel Schlüssel Vereinsbeitrag. Konto Buchungskonto Vereinsbeitrag in den Finanzen.

• Abteilungsbeitrag 1 bis 5 Abteilungsnamen der Abteilungsbeiträge mit q/h/j Buchungszeitraum, Abteilungsschlüssel und Konto in den Finanzen.

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Abschlusskonten

Konten• für den Jahresabschluss gemäß Kontenstamm.

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Einstellungen

Dateien und OrdnerProgramme und Daten• Datenbank- und Anwendungsdateien.

CashService-Programme• CashService-Programmdateien.

System-Programme• Windows-Programmdateien.

Sicherung• Sicherung der Datenbank und sämtlicher Mandantendaten.

Archivierung• Archiv der Datenbanken zur Wiederherstellung. Es werden Dateien vvjjmmtt.vvp und vvjjmmtt.log angelegt.

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2. Festplatte• Sicherung der Daten und Programme, wenn vorhanden, sonst leer lassen.

Diskette/Stick• Externe Sicherung der Datenbank, z.B. über Memorystick o.ä. sowie für Export/Import.

Zugelassene BenutzerNamen für Benutzer. Anlegen und Löschen durch den • Master.

WährungseinheitFestlegung der Währungseinheit•

(EUR,DEM,CHF,ATS) , (Ct,Pf,Rp,Gr) nach DTA-Konvention.

Umsatzsteuer / Vorsteuer ? Festlegung auf USt/VorSt. • USt/VorSt-Konten Buchungskonten Finanzen.

Steuersatz Ermäßigter und normaler Steuersatz in %.

Sprache Jeder Benutzer wählt seine Sprache.

Themes Jeder Benutzer wählt sein(e) Theme(s) und ordnet diese(s) den Apps zu.

•

•

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Stammdaten pflegen

Das erstmalige Einrichten der Stammdaten kostet etwas Zeit und muss besonders sorgfältig ausgeführt werden.

Wählen Sie im Hauptmenü den Menüpunkt ‚Stammdaten‘.

Stammdaten: Neue Stammdaten werden mit Hilfe eines Formularshinzugefügt. Dieses enthält als Eintrag immer eine Nr. (den Schlüssel), der in anderen Tabellen als Verknüpfung benutzt wird.

Die übrigen Felder sind erklärender Text.

• Tabelle: Stammdaten werden als Tabelleangezeigt und können hier ebenfalls bearbeitet werden.

Drucken: Stammdaten werden als Liste • gedruckt.

Zu den Stammdaten gehören Namen und Schlüssel für Abteilungen (max. 99, 5 pro Mitgl.), Banken (alle in Dtl.), Vereins- (max. 999999) und Abteilungsbeiträge (max. 5x999999, 5 p.M.), Ehrungen (max. 99, 6 p.M.), Funktionen (max. 99, 6 p.M.), Konten (beliebig), Kostenstellen (max. 99), Sporthal-len (beliebig), Straßen/PLZ (alle im Ort).

So wie Ihnen das bei BLZ und Konto-Nr. geläufig ist, wird in VVwinauch bei allen anderen Stammdaten verfahren: Sie wählen nach dem Namen aus, in den Mitglieder- bzw. Finanztabellen werden aber nur die Schlüssel gespeichert, die erklärenden Texte stehen in den Stammdaten-Tabellen – wie es sich für eine relationale Datenbank gehört! Ändert sich etwas an den Stammdaten, z.B. der Beitragssatz, so müssen Sie nur den Schlüssel (den Betrag) und nichts an den Mitglieder- und Beitragsdaten ändern.

Kommt eine Meldung wegen fehlender Stammdaten (z.B. bei der Ein-gabe neuer Mitglieder), lässt sich der Datensatz nicht speichern. Sie können dann wie folgt vorgehen:

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Lassen Sie den Datensatz zunächst offen und wechseln Sie zum Hauptmodul und geben Sie fehlende Stammdaten ein. Gehen Sie zur Ihrer App zurück und beenden Sie die Eingabe.

Sie können mit den Apps wie mit Fenstern hantieren, so als hätten Sie verschiedene Programme vor sich. VVwin erlaubt Ihnen (oder einem anderen Benutzer), wie unter Windows üblich, mit mehreren Apps gleichzeitig zu arbeiten.

Beispiel: Abteilungenstamm

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Tabelle: stabt

Eingabefelder:

sanr Abteilungsschlüssel. sabtAbteilungsname. sakzAbteilungskennzeichen. sunrReihenfolge Üb.-plan. sonrKostenstellenschlüssel. sdnrFachverbandsschlüssel. sbndFachverband.

Geben Sie analog alle Stammdaten ein oder ändern Sie sie nach Ihren Wünschen ab, je nach Vorliebe entweder über das Formularoder in der Tabellendarstellung.

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Mandanten

Beim Start des Programms wählen Sie den Verein aus.•

Sie arbeiten mit nur einer Datenbank, aber jeder Mandant hat einen • eigenen Vereinsstamm und eigene Stammdaten. Sie müssen getrennt gepflegt werden! Der Kontenrahmen wird gemeinsam genutzt.

Jeder Mandant hat sein eigenes Backup-Verzeichnis: \bupA, \bupB usw.•

Der Mandantenstamm ist in der Lizenzdatei vorgegeben. Soll dieser erweitert werden, ist über die Registrierung eine neue Lizenzdatei anzufordern!

Sie können die Mandanten von verschiedenen Rechnern aus verwal-ten, solange diese im Netzverbund sind und die Datenbank sich auf einem Rechner befindet, der als Server fungiert.

Mandanten können z.B. eine größere Abteilung des Vereins mit eigener Buchführung, der Förderverein oder mehrere Vereine mit gemeinsamer Geschäftsstelle sein.

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Benutzer

Die Benutzerverwaltung wird erst mit der Registrierung für mehr als 20 • Mitglieder aktiviert.

Hauptbenutzer ist der • Master. Er hat automatisch Zugriff auf alle Mandanten und Programm-Apps. Nur er kann Benutzer anlegen und löschen.

Im Menüpunkt • ‚Vereinsstamm/Einstellungen‘ legt der Master einen neuen Benutzer an.

Der neue Benutzer gibt sein Passwort ein und wählt sich seine Sprache • aus.

Der Master ordnet dem Benutzer die Apps zu, auf die er zugreifen darf. •

Für jede App sind max. 10 Benutzer möglich.

Jeder Benutzer muss sich mit Namen und Passwort einloggen. Innerhalb der erlaubten Programm-Apps gibt es keine Einschränkungen.

Benutzernamen können eine Länge bis 18 Zeichen haben. Die ersten 6 Zeichen müssen unter allen Benutzern eindeutig sein (‚Schmidt‘ und ‚Schmidtbauer‘ gehen nicht). Passwörter können eine Länge bis 18 Zeichen haben.

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Sie können das Formularfenster Ihrer Bildschirmgröße anpassen: Alle Formularfenster skalieren beim Aufklappen, d.h. die Schrift wird mit vergrößert. Damit werden die Betsimmungen der ‚Barrierefreiheit‘ von Websites bzgl. Schrift auch von VVwin erfüllt.

Sie bewegen sich mit [Tab] durch die Felder einer Maske oder Klicken mit der Maus. Beim Verlassen des Feldes wird dieses bereits gespeichert. Ein [Return] ist nicht notwendig. Das Feld, das zur Eingabe bereit ist, ist grell gelb hinterlegt. Sie sehen so besser, wo der Cursor gerade steht.

Wenn Sie mit dem Cursor über ein Feld gehen, sehen Sie manchmal ‚’mit Rechtsklick auswählen’. Das bedeutet für Sie: ‚mit Rechtsklick Schlüssel aus den Stammdaten wählen. Damit ist die Windows-Konvention erfüllt, dass ein Auswahlfenster mit Rechtsklick (nicht mit Doppelklick) geöffnet wird.

Ein Feld mit Auswahlmöglichkeit ist grell grün hinterlegt. Das betrifft i.d.R. Auswahl aus den Stammdaten, z.B. Schlüssel für Abteilungen, Beiträge, Funktionen usw. Sie klicken rechts, wählen aus, bestätigen und das Feld ist richtig ausgefüllt, der Cursor geht zum nächsten Feld.

Mit Formularen arbeiten

Nicht mehr so: , sondern so:

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Nach der Auswahl wird der beschreibende Text zu den Schlüsseln angezeigt, aber nicht mit in dieser Tabelle gespeichert - der steht nur in den Stammdaten.

Nach dem Speichern eines Datensatzes werden in einem ‚Grid‘ Ihre laufenden Eingaben aufgezeichnet. Im Bearbeiten-Modus werden im Grid alle Datensätze angezeigt, die der Auswahlbedingung entsprechen.

Durch Anklicken im Grid erscheint der Datensatz in der Maske und kann bearbeitet werden.

Am unteren Rand jeder Maske sind Bedien-Elemente, wie Sie sie von Windows kennen. Beim Darüberfahren mit der Maus erkennen Sie die Bedeutung.

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Mit Tabellen arbeiten

Es zeichnet VVwin aus, dass Sie Datensätze sowohl mit einem Formulareingeben/bearbeiten/ anschauen können, als auch in der Tabellendarstellung. Sie können direkt in ein Feld springen und dort Daten ändern. Das ist manchmal schneller, als über die Maske einen bestimmten Datensatz zu suchen. Man sollte sich allerdings über die Bedeutung der Felder (der Spalten) im Klaren sein, da es keine Hilfestellung wie in der Maske gibt.

• Wichtig ist, dass die Tabelle im EDIT-Modus geöffnet ist. Im BROWSE-Modus können Daten nicht geändert werden. Mit [F4] schalten Sie um.

• Mit [F2] geben Sie eine neue Zeile (eine Leerzeile) ein. Physikalisch werden neueZeilen (Datensätze) immer an das Ende der Tabelle gestellt. Deshalb ist es im Prinzip gleichgültig, wo bei [F2] der Cursor steht. In der Darstellung wird später die Zeile immer richtig sortiert angezeigt.

• Mit [F9] löschen Sie einen Datensatz.

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Hilfreich, aber gefährlich ist der Befehl • ‚Replace All Column Values...‘ (alle Spaltenwerte ersetzen durch...). Sie können alle Werte in der Spalte, in der der Cursor steht, durch einen anderen Wert ersetzen. Das ist nicht rüchgängig zu machen!

Ein oder mehrere Spalten können sortiert • werden. Das betrifft nur die Darstellung, die Tabelle selbst lässt sich physikalisch nicht sortieren. Das

ist auch nicht nötig, da das die Anwendung für Sie immer sinnvoll macht.

Mit ‚Calculate‘ lassen sich Be-rechnungen • wie in Excel durchführen. Die Daten werden dadurch nicht geändert.

‚Layout‘ ist selbst • erklärend und wird wohl kaum benötigt. Auch hier ändert sich nur die Ansicht während dieser Sitzung. Die Daten werden dadurch nicht geändert. Wenn Sie die Spaltenbreiten anpassen, können Sie das mit ‚Save Layout‘ dauerhaft speichern.

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Umgang mit Daten

Alle Tabellendaten sind verschlüsselt in der Datenbank abgelegt. Ein Zugriff auf Daten ist außerhalb der R:Base-Entwicklungsumgebung nicht möglich. Das macht VVwin auch sicher gegen Angriffe auf Ihre Festplatte.

Nicht personenbezogene• Daten wie die Stammdaten werden bei jedem Zugriff automatisch als csv-Dateien auf der Festplatte gespeichert.

Personenbezogene• Daten werden stets verschlüsselt gespeichert und können außerhalb von VV nicht gelesen werden. Dazu gehören die monatlichen Sicherungen der Mitglieder- und Buchungsdaten sowie alle Sicherungen beim Jahreswechsel.

Sie können unverschlüsselte • Tabellendaten überall dort erhalten, wo ein Menüpunkt /Export /Import angeboten wird, z.B. im Menüpunkt Datenbank/Exportieren /Importieren und auch in der Mitlieder und Finanzen. Sorgen Sie dann selbst dafür, dass diese Dateien nicht auf der Festplatte verbleiben und nicht in falsche Hände kommen.

• Umgekehrt können Sie verschlüsselteSicherung im Menüpunkt Datenbank/Excodieren /Imcodieren erzwingen.*.vep, *.vip, *.vup, *.vvp, *.lob sind nicht änderbare, codierte Dateien für Backups, Updates und Archivierung.

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Fragen...

Was ist BACKUP/RELOAD?

Windows hat die üble Eigenschaft, dass es

— einerseits den Platz gelöschter Daten nicht frei gibt, so dass die Datenbank immer weiter anwächst (was Sie an der Datei Verein.rb2, die die Daten enthält, beobachten können) und

— andererseits neue Daten nicht zusammenhängend, sondern an beliebiger Stelle der Festplatte speichert.

Die Datenbank-Reorganisation ändert das. Es werden alle Daten gesichert und anschließend die gesamte Datenbank neu geladen (gepackt).

Sie sollten den Menüpunkt regelmäßig aufrufen!

•

Was ist UPDATE?

So führen Sie ein Versions-Update aus, z.B. von VV 8.7.1 auf 8.7.2:

Suchen Sie auf der Download-Website nach neuen Versions-Updates. Kopieren Sie die vip-Datei vup87_3.vip in das VV Verzeichnis.

Im Menüpunkt ‚UPDATE‘ wird das Update automatisch ausgeführt.i.d.R. handelt es sich um verbesserte Masken zur Dateneingabe.•

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Was ist RESTORE?

Mithilfe der Wiederherstellung können Sie die Datenbank in dem Zustand wiederherstellen, den sie zu einem früheren Zeitpunkt hatte.

So führen Sie eine Wiederherstellung aus:

Beim Beenden des Programmes wird die Datenbank mit sämtlichen Daten archiviert, wenn Sie die diesbezügliche Anfrage bestätigen. Es muss dazu in der Vereinsmaske der Ordner für die Archivierung angegeben sein (vorgegeben ist c:\vvwin\archv), es kann auch ein externes Laufwerk sein. Die Archiv-Datei hat die Bezeichnung vvjjmmtt.vvp mit zugehöriger vvjjmmtt.lob. (jj=Jahr, mm=Monat, tt=Tag der Sicherung.)

Im Menüpunkt ‚RESTORE‘ wählen Sie einen Wiederherstellungspunkt aus. Dann läuft alles automatisch, d.h. Ihre Datenbank wird mit den Daten einer früheren Version neu erstellt.

Starten Sie • VVwin anschließend neu, da die Datenbank noch gesperrt ist.

Achtung: Änderungen zu einem späteren Zeitpunkt als dem Wiederherstellungspunkt

• sind verloren!

Wie funktioniert das Update auf eine neue Version, z.B. von VV 8.6 auf 8.7?Im Menüpunkt ‚Daten ausladen‘ exportieren Sie zunächst automatisch die Daten aller Mandanten der alten Version in Tabellenform in das bup-Verzeichnis von VVwin.

Nach dem Installieren der neuen Datenbank ohne Daten (z.B. aus vvwin.exe) können Sie anschließend im Menüpunkt ‚Daten einladen‘ automatisch die Daten aller Mandanten aus dem bup-Verzeichnis von VVwin in die neue Datenbank importieren.

Lesen Sie die Anleitung in der Download-Webseite!•

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Adressen

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Mitglieder

Mitglieder eingeben

Neue Mitglieder werden mit einem Formular eingegeben.Wählen Sie im Hauptmenü unter • ‚Vereinsverwaltung‘ den Menüpunkt

‚Mitglieder‘.

Die Mitgliederaufnahme erreichen Sie im Menüpunkt • ‚Daten/Eingeben‘. Die Eingabe erfolgt über ein Bildschirmformular, das Ihnen 1. eine komfortable Eingabe ermöglicht mit Hilfestellungen zu den einzelnen Feldern und 2. auch Ihre Daten auf Richtigkeit überprüft, z.B. auf Übereinstimmung mit den Stammdaten, Vermeidung von bereits vorhandenen Eintragungen, Schlüssigkeit von Daten u.a.

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Mitgliederformular 1

Mitgliederdaten A/E/0: A=Aufnahme, E=Änderung, 0 (Null)=Löschung eines Mitglieds. Gelöschte •

Mitglieder bleiben 5 Jahre für die Statistik erhalten. M.Nr. I.Nr.: Mitglieder mit gemeinsamer Beitragsberechnung müssen identische •

Mitgliedsnummern haben (umgekehrt: Familienmitglieder, die separat zahlen, müssen auch eine eigene M.Nr. bekommen)! Hinter dem Punkt fortlaufend nummerieren: Einzelmitglied bzw. Familienvorstand (der Zahler) =1, Familienmitglieder nach Alter =2,3 usw. (Sortierreihenfolge beim Listendruck). Identische M.Nr.+I.Nr. werden zurückgewiesen! M.Nr. stets nach vorn mit ‚0‘ auffüllen (vierstellig). M.Nr. und I.Nr. sind wie die meisten Schlüssel Textwerte!

Name Vorname: Für den Listendruck sollten Familiennamen übereinstimmen, • müssen es aber nicht (für ‚Familien‘ gilt ja gleiche M.Nr.). Für Paare mit abweichenden Namen evtl. diesen mit ins Feld Vorname nehmen.

Telefon: Telefonangabe wahlweise (für Mitarbeiter). • Handy: Handyangabe wahlweise (für Mitarbeiter). • E-Mail: E-Mail-Adresse wahlweise (für Mitarbeiter). • Straße Nr.: werden in getrennten Feldern verwaltet, wg. besserer Sortierung. •

Straßen am Vereinsort mit Rechtsklick auswählen. PLZ Ort: Beide Felder werden meistens automatisch eingesetzt (wenn Straße in den •

Stammdaten vorhanden ist!). M/W: Feld männlich/weiblich ist für Statistik wichtig. • Z: Mitglieder mit ‚Z‘ erhalten Vereinsmitteilungen, sonst freilassen. • Geb.Dat.: Das Geburtsdatum muss immer eingegeben werden. • EJ: Eintrittsjahr. • EM/AJ: Eintrittsmonat bzw. (bei Löschung) Austrittsjahr. •

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Bankverbindung (in separatem Formular nur für I.Nr. 1 auszufüllen) Zahler: Name des Zahlers, wenn das Mitglied nicht der Kontoinhaber ist.

• wird nur einmal je Familie eingetragen (gleiche M.Nr., I.Nr.=1)! Sie ist das Kennzeichen für Lastschriftaufträge. Bei Rechnungstellung wird ‚00000000‘, für Daueraufträge ‚11111111‘ eingegeben.

Kto.Nr.: Kontonummer (siehe BLZ). Bei Rechnungstellung und Daueraufträgen

•

• BLZ: Bankleitzahl. Sie muss gültig, d.h. in den Stammdaten vorhanden sein. Sie

• freilassen.

IBAN: IBAN-Nummer. Sie wird berechnet.

Funktion/Ehrung Funktion: Funktionen im Verein. Es können max. 6 Funktionsschlüssel gemäß •

Stammdaten eingegeben werden.- Auswahl mit Rechtsklick. Ehrung: Bisherige Ehrungen. Es können max. 6 Ehrungsschlüssel gemäß •

Stammdaten eingegeben werden.- Auswahl mit Rechtsklick.

Abteilungen A1 A2 A3 A4 A5: Abteilungsschlüssel für max. 5 Abteilungen gemäß Stammdaten. •

Passive Vereinsmitglieder erhalten den Eintrag ‚99‘, Tennispassive ‚98‘. Auf diese Schlüssel beziehen sich Abteilungslisten – nicht die Abteilungsbeiträge.- Auswahl mit Rechtsklick.

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P: Zur freien Verfügung! Für Bemerkungen, z.B. nicht gewünschte Geburtstage * • eintragen.

Beiträge B0: Beitragsschlüssel für den Vereinsbeitrag gemäß Stammdaten. Der Beitrag

• wird entweder vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich berechnet (je nach Eintrag im Vereinsstamm).

Beim Mitglied mit I.Nr.=1 werden auch die Beitragsschlüssel der übrigen • Familienmitglieder eingetragen. Auf richtige Eingabe ist zu achten, da die Mitgliedsbeiträge ausschließlich hieraus berechnet werden!- Auswahl mit Rechtsklick.

B1 B2 B3 B4 B5: Beitragsschlüssel für max. 5 Abteilungsbeiträge aus dem • Vereinsstamm. Beitrag 1 ist i.d.R. Tennis. Die Beiträge werden entweder vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich berechnet (je nach den Einträgen im Vereinsstamm). Die Beitragsschlüssel werden gemäß Stammdaten eingegeben.

Beim Mitglied mit I.Nr.=1 werden auch die Beitragsschlüssel der übrigen • Familienmitglieder eingetragen. Auf richtige Eingabe ist zu achten, da die Abteilungsbeiträge ausschließlich hieraus berechnet werden!- Auswahl mit Rechtsklick.

Im Bearbeiten-Modus werden im Grid alle Datensätze angezeigt, die der Auswahlbedingung entsprechen. Durch Anklicken im Grid erscheint der Datensatz im Formular und kann bearbeitet werden.


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Mitglieder bearbeiten

Sie können bereits • gespeicherte Mitgliederdaten jederzeit ändern, indem Sie den Menüpunkt ‚Daten/Bearbeiten einzeln‘aufrufen. Sie wählen entweder nach Mitgl.Nr. oder nach Nachnamen aus. Es erscheint im wesentlichen die gleiche Maske wie bei der Neuaufnahme, nur wird nicht mehr im gleichen Umfang Hilfestellung gegeben.

Über • ‚Auswahl‘ haben Sie eine komfortable Möglichkeit, mehrere Mitglieder oder auch mehrere Familien gleichzeitig mit Maske zu bearbeiten, ohne jeweils Mitgl.Nr. bzw. Namen neu eingeben zu müssen.

Sie können auch Familienmitglieder (gleiche Mitgl.Nr. • oder gleiche Namen) in einem Stück ändern (Menüpunkt ‚Daten/Familien Bearbeiten‘), und zwar als Tabelle mit den wichtigsten Feldern. Das ist sinnvoll z.B. bei Beitragsänderungen bzw. Austritten. Sie wählen nach Mitgl.Nr. oder Namen aus.

Den gesamten Datenbestand sehen Sie im Menüpunkt • ‚Daten/Tabellen Bearbeiten‘.

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Abteilungslisten

Mitgliederlisten

Mitgliederlisten werden i.d.R. auf Bildschirm, Drucker und als pdf, rtf, txt, htm, csv ausgegeben. Sie können zusammen gepackt werden und als E-Mail-Anhang verschickt werden.

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Alterslisten Mitarbeiterlisten

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Rundschreiben

Rundschreiben: Sie erstellen Ihr • Rundschreiben mit Textmaker, Writer oder Word, ohne Anschrift und Datum, und speichern es als RichText in die Datei ‚rundschreiben.rtf‘ und legen es im Unterordner /cmnd ab. Im Menü wählen Sie eine Empfängergruppe aus.

Rundmails: Sie verfahren wie in • Rundschreiben beschrieben. Die Datei ‚rundschreiben.rtf‘ wird als Anhang mitgeschickt.

Adressenaufkleber: Adressendaten • werden auf Klebeetiketten gedruckt.

Serienbriefdaten: Adressendaten werden • in zwei externe ASCII-Dateien

addat.csv mit , als Trennzeichen und ein-gebettet in ‚

addat.txt mit fester Satzlänge

kopiert und können mit jeder Textverarbei-tung verwendet werden.

Die Empfänger werden in einer temporären Tabelle zwischengespei-chert und Ihnen vor dem Drucken angezeigt. Sie können hierin Ände-rungen vornehmen und auch neue Empfänger eingeben. Bei nichtge-wünschten löschen Sie den Namen oder die ganze Zeile.

Geburtstagslisten

runde Geburtstage: Geburtstagsliste derjenigen Mitglieder, die 50, 60, 70, • 75, 80 Jahre und älter werden. Es werden immer 3 Monate ausgegeben.

alle Geburtstage: Geburtstagsliste aller Mitglieder. Sie wählen nach • Abteilungen aus.

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Fragen...

Wie werden Austritte gebucht?In der Mitgliedermaske tragen Sie in Feld A/E/0 ‚0‘ (null) ein. Sie springen mit [Tab] automatisch zum Feld EM/AJ und geben das Aus-trittsjahr ein und speichern wieder ab. Im Tabellen-Grid sehen Sie die übrigen Familienmitglieder und passen ggfls. deren I.Nr. an; dabei sind doppelte I.Nr. nicht erlaubt! Der Familievorstand (der Zahler) muss immer I.Nr. 1 haben! Das ausgetretene Familienmitglied (mit beliebiger I.Nr., gglfs. auch 0) bleibt für dieses Jahr in der Datei, wird aber nicht mehr berücksichtigt. Danach kommt es in eine separate Datei und bleibt für die Statistik 10 Jahre erhalten.

Was bedeutet ‚Vereinsort/Postzustellung‘?Für Anschriftenlisten im Menüpunkt ‚Zeitungen Vereinsort‘ ist das Feld PLZ der Vereinsanschrift im ‚Vereinsstamm‘ maß-gebend: im Ort werden Zeitungen meistens ausge-tragen und können deshalb separat ausgedruckt wer-den. Voraussetzung ist, dass alle Straßennamen in den Stammdaten eingetragen sind, andere gehen verlo-ren! Achten Sie auf richtige Schreibweise! Wenn Sie die-se Trennung nicht wollen, löschen Sie das PLZ-Feld im Vereinsstamm und drucken alles über ‚Zeitungen Postzustellung‘ aus.

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Was prüft Check It! ?Mit Check It! wird auf folgende Regeln geprüft:– das Feld A/E/0 darf nur A oder E oder 0 sein– der Zahler muss I.Nr.=1 haben– für den Listendruck sollten Familiennamen übereinstimmen – für Passive ist 99 als Abteilungsschlüssel erforderlich– das Feld B0 darf nicht NULL sein– Summe der Beiträge aller Mitglieder muss in B0 für I.Nr.=1 stehen.

Was sind IBANs? IBAN heißt „International Bank Account Number“. Sie besteht aus dem zweistelligen Länderkennzeichen (DE), einer zweistelligen Prüfziffer (pz), der achtstelligen Bankleitzahl und der (mit Nullen aufgefüllten) zehnstelligen Konto.-Nr. (in Deutschland). IBANs werden in Zukunft für den elektronischen Zahlungsverkehr verwendet. VV ist bereits für die Benutzung von IBANs eingerichtet: Die Mitgliedertabelle enthält ein Feld für die IBAN, ebenso die Eingabemaske. Sie müssen dieses Feld nur noch ausfüllen – was einigermaßen beschwerlich ist, denn jede IBAN besteht in Deutschland aus 22 Zeichen! Beispiel für eine IBAN:DEpz661900000033004605

VVwin erledigt das ab Version 11.3 für jedes neue Mitglied automatisch selbst! So erhalten Sie diese IBAN-Berechnung direkt im Formular.

Die IBANs bearbeiten können Sie im Menüpunkt ‚Daten/Bankdaten‘. Anmerkung: Der für den Zahlungsverkehr benötigte „BIC/Swift-Code“ ist in VV schon immer zusammen mit der BLZ in den Stammdaten gespeichert.

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Was bedeutet ‚WHERE...‘?Sie können selber eine Auswahlbedingung formulieren.

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• Mitgliederzahl nach Fachverbänden und Jahrgängen: Der Menüpunkt ‘Jahrgänge Ausgeben’ erzeugt die Dateien BestandJG_venr.xml und venrja.dat zur Weitergabe an den Sportbund. Sie erhalten ebenso die Dateien mista5jj.xml und mista5jj.csv bzw. mista7jj.dat und mista7jj.csv nach Fachverbänden für Ihre Statistik (jj=Jahr, venr=Vereins-Nr.).

• Mitgliederzahl nach Fachverbänden, Sportarten und Altersgruppen: Der Menüpunkt ‘Altersgruppen Ausgeben’ erzeugt die Datei BestandAG_venr.xml zur Weitergabe an den Sportbund. Sie erhalten ebenso die Dateien mista1jj.csv nach Sportarten und mista4jj.xml und mista4jj.csv nach Fachverbänden für Ihre Statistik, zusätzlich beim Jahreswechsel die Statistik über die letzten 10 Jahre (mista4.csv).

• Der Menüpunkt ‘Verbände Ausgeben’ erzeugt jeweils für einen Fachverband die Altersgruppenstatistik über die letzten 10 Jahre für Ihre Statistik. —> Das XML-Format verträgt keine Umlaute, es sei denn, Windows auf Ihrem Rechner ist auf Codierung UTF-8 eingestellt! Das betrifft hier nur die Felder ‘Bezeichnung’ (das Feld ‘Kurzform CashService’) und ‘Ansprechpartner’ (das Feld ‘Geschäftsstelle’ im Vereinsdatenformular ‘Vereinsstamm/Namen und Adressen’).

Bestandserhebung – Wie geht’s weiter?

Die Daten für die Bestandserhebung sind berechnet. Die Daten müssen jetzt an Ihren Sportbund gegeben werden:

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Beiträge

Beiträge buchen

Für welchen Beitrag?Im Eingangsmenü wählen Sie • Verein für Mitgliedsbeiträge bzw. die

betreffende Abteilung für Sonderbeiträge. Dieses Menü resultiert aus den Einträgen im ‚Vereinsstamm‘. Dort steht auch der Buchungsrhythmus (quartalsweise, halbjährlich oder jährlich). In den Beitrags-Stammdaten müssen immer die Beträge für den jeweiligen Zahlungszeitraum stehen!

Die automatische Buchung für alle Mitglieder rufen Sie 1x im Quartal bzw. • 1x im Halbjahr bzw. 1x im Jahr auf. Sie erreichen sie im Menüpunkt ‚Daten/alle M.Nr. Buchen‘.

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Vereinsbeitrag buchenBei der Buchung werden nur Mitglieder mit I.Nr.=1 berücksichtigt •

– die Beitragsschlüssel aller Familienmitglieder sollten hier stehen. Berechnungsgrundlage ist der Beitragsschlüssel B0 in den Mitgliedern.

Alle Mitglieder werden ins Soll gebucht. Mitglieder mit eingetragener BLZ • (außer ‚00000000‘ = Rechnungen, ‚11111111‘ = Daueraufträge) werden gleichzeitig ins Haben gebucht; Gutschrift in die Finanzen erfolgt dann bei Zahlungseingang als Summe.

Menüpunkt muss entweder 1x im Quartal, 1x im Halbjahr oder 1x im Jahr • aufgerufen werden!

Abteilungsbeitrag 1 buchenBei der Buchung werden nur Mitglieder mit I.Nr.=1 berücksichtigt •

– die Beitragsschlüssel aller Familienmitglieder sollten hier stehen. Berechnungsgrundlage ist der Beitragsschlüssel B1 in den Mitgliedern.

Alle Mitglieder werden ins Soll gebucht. Mitglieder mit eingetragener BLZ• (außer ‚00000000‘ = Rechnungen) werden gleichzeitig ins Haben gebucht; Gutschrift in die Finanzen erfolgt dann bei Zahlungseingang als Summe.

• Menüpunkt muss entweder 1x im Quartal, 1x im Halbjahr oder 1x im Jahr aufgerufen werden!

Abteilungsbeiträge 2 bis 5 buchen• Bei der Buchung werden nur Mitglieder mit I.Nr.=1 berücksichtigt – die Beitragsschlüssel aller Familienmitglieder sollten hier stehen. Berechnungsgrundlage ist der Beitragsschlüssel B2 bzw. B3 bzw. B4 bzw. B5 in den Mitgliedern.

Alle Mitglieder werden ins Soll gebucht. Mitglieder mit eingetragener BLZ • (außer ‚00000000‘ = Rechnungen) werden gleichzeitig ins Haben gebucht; Gutschrift in die Finanzen erfolgt dann bei Zahlungseingang als Summe.

Menüpunkt muss entweder 1x im Quartal, 1x im Halbjahr oder 1x im Jahr • aufgerufen werden!

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Nur einer zahlt......in der Familie! Bei der Buchung werden nur Mitglieder mit I.Nr.=1 •

berücksichtigt. Die Schlüssel für B0 (Vereinsbeitrag), B1 oder B2 oder B3 oder B4 oder B5 (Abteilunsbeitrag 1 oder 2 oder 3 oder 4 oder 5) der übrigen Familienmitglieder (I.Nr.=2,3 usw.) müssen im Mitgliederformularvon I.Nr.=1 (dem Zahler) nochmals mit eingegeben werden.

Zum Verstehen schauen Sie sich hier die Beitragsschlüssel im • Abteilunsbeiträgestamm Tennis an, die so bei der I.Nr.=1 stehen können:

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Offene Posten

Im Menüpunkt• ‚Offene Posten/einzelne M.Nr.‘ werden sämtliche Soll- und Haben-Daten aus Beiträgen und Finanzen für eine M.Nr. angezeigt oder ausgedruckt. Die Konten der Vereins- und Sonderbeiträge werden hierbei zusammengefasst.

Im Menüpunkt • ‚Offene Posten/alle M.Nr.‘ werden die Soll- und Haben-Daten aus Beiträgen und Finanzen für alle M.Nr. zusammgestellt (beim Vereinsbeitrag nur Selbstzahler, beim Sonderbeitrag alle!). Die berechneten Soll-/Haben-Summen und Salden werden bis zum nächsten Aufruf gespeichert.

Unter • ‚Mahnbriefe‘ können Sie Offene Posten-Daten von Mitgliedern, die keinen Mahnbrief erhalten sollen, noch bearbeiten. Das ist nicht schädlich, da Offene Posten im Beitragswesen stets neu berechnet werden! Später wählen Sie diejenigen, die einen Mahnbrief erhalten sollen, aus einer Liste aus.

Die Offenen Posten werden über die Finanzen immer automatisch abgeglichen.

•

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CashService

• Beiträge-Job Erstellen: Für den beleglosen Datenverkehr mit der Bank werden die Lastschriftbeträge für jede Mitgl.-Nr. zusammengestellt und gespeichert. Da meistens noch frühere Cashdaten in der Datenbank gespeichert sind, bestätigen sie die Löschungsanfrage.

• neuen Auftrag Eingeben: Einzelne Lastschriften werden mit Hilfe des im Bankverkehr üblichen Formulars hinzugefügt. Tabelle: Lastschriften werden ohne Eingabeformular als Tabelle bearbeitet.

• ZV über DTA: Die Lastschriftdaten werden als Datei dtaus1 im externen Laufwerk erstellt. Die Begleitzettel für die Bank werden gedruckt. Im SEPA-Zahlungsverkehr ist das Arbeiten mit Datenträgern nicht mehr vorgesehen.

• ZV über ASCII: Die Lastschriftdaten werden als Dateien cashdat.fix für feste Satzlänge und cashdat.csv für einzelne Felder erstellt. Zum Übertragen in das Cash-Programm der Bank werden diese in dessen Verzeichnis ausgelagert.

• ZV über XML: Die SEPA-Lastschriftdaten werden als Datei cashdat.xmlerstellt. Zum Übertragen in das Cash-Programm der Bank wird diese in dessen Verzeichnis ausgelagert.

Wenn Sie die Abfrage: ‚Sollen frühere CashService-Aufträge gelöscht werden?‘ verneinen, können Sie Jobs ansammeln und gemeinsam zur Bank geben.

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Fragen...

Kann das Buchen rückgängig gemacht werden?Der Buchungsvorgang für den betreffen-den Zeitraum kann komplett rückgängig gemacht werden.

Was sind Änderungslisten?

In jedem neuen Jahr müssen die Beitrags-schlüssel der Kinder (15 J.), Jugendlichen (19 J.), Studenten (19-26 J.) und Senioren (61 J.) korrigiert und aktualisiert werden, bevor Beiträge gebucht werden.

Wie werden Beitragserhöhungen durchgeführt?In den Stammdaten passen Sie die Beitragssätze entsprechend an. Bei der nächsten Beitragsbuchung werden die neuen Sätze automa-tisch übernommen.

Wann wird eigentlich gebucht?Mitgliedsbeiträge werden je nach Eintrag im Vereinsstamm entweder Q quartalsweise, H halbjährlich oder J jährlich gebucht. Zahlungster-mine sind: 10.2., 10.5., 10.8., 10.11. (Q) bzw. 10.2., 10.8. (H) bzw. 1.3. (J) eines Jahres. Die Termine sind fiktiv nur für die Beitrags-Buchhaltung. In den ‘Stammdaten‘ müssen immer die Beträge für den jeweiligen Zahlungszeitraum stehen!

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• ZV über DTA: Die Lastschriftdaten werden als Datei dtaus1 im externen Laufwerk erstellt. Die Begleitzettel für die Bank werden gedruckt. Im SEPA-Lastschriftverfahren ist das Arbeiten mit Datenträgern nicht mehr vorgesehen. —> Das DTAUS-Format kennt keine IBANs und BICs. Benutzen Sie deshalb das XML-Format!

• ZV über ASCII: Die Lastschriftdaten werden als Datei cashdat.fix für feste Satzlänge und als cashdat.csv für einzelne Felder erstellt. Zum Übertragen in das Cash-Programm der Bank werden die Daten in dessen Verzeichnis ausgelagert. —> Das ZV über ASCII-Format kennt keine IBANs und BICs. Benutzen Sie deshalb das XML-Format!

• SEPA-ZV über XML: Die Lastschriftdaten werden als Datei cashdat.xml erstellt. Zum Übertragen in das Cash-Programm der Bank werden die Daten in dessen Verzeichnis ausgelagert.—> Sie übertragen diese Datei direkt über das Online-Portal Ihrer Bank/Sparkasse. Sie können aber auch ein Programm wie ProfiCash der Fiducia IT AG bzw. Volksbanken verwenden und die Daten dorthin einlesen. Jede Bank stellt heute für online-Banking eine Software bereit, die ein Einspielen der Daten über eine Schnittstelle erlaubt. In ProfiCash ist das der Menüpunkt ‘Datei/Datenübernahme/SEPA-XML-Datei einlesen’.

Wichtig: Das XML-Format verträgt keine Umlaute, es sei denn, Windows auf Ihrem Rechner ist auf Codierung UTF-8 eingestellt! Das Feld ‘Zahler’ im Mitglieder-Bankdaten-Formular ‘Daten/Bankdaten’ dient nur dem SEPA-Zahlungsverkehr, geben Sie hier Name Vorname ohne deutsche und französ. Umlaute und ohne ß ein, ebenso die Felder ‘Vereinsname CashService’ und ‘Kurzform CashService’ im Vereinsdatenformular ‘Vereinsstamm/Namen und Adressen’!

Beiträge-Job – Wie geht’s weiter?

Die Daten für den Datenträgeraustausch sind berechnet.

Zum Übertragen der Cashdaten in das CashService-Programm Ihrer Bank müssen Sie die Daten zunächst aus der Datenbank auslagern(Menüpunkte ‘ZV über DTA’ oder ‘ZV über ASCII’ oder ‘ZV über XML’).

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Finanzen

Buchungen eingeben

Neue Buchungen werden mit einer Maske eingegeben:

Wählen Sie im Hauptmenü unter • ‚Vereinsverwaltung‘ den Menüpunkt ‚Finanzen‘.

Die Buchungen erreichen Sie im Menüpunkt • ‚Daten/Eingeben‘. Die Eingabe erfolgt über ein Bildschirmformular, das Ihnen 1. eine komfortable Eingabe ermöglicht mit Hilfestellungen zu den einzelnen Feldern und 2. auch Ihre Daten auf Richtigkeit überprüft, z.B. auf Übereinstimmung mit den Stammdaten (Konten, Kostenstellen), Schlüssigkeit von Daten u.a.

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Buchungsmaske 1

Buchungsdaten Buch.-Mo.Jahr: Buchungsmonat und Buchungsjahr. • Gegenkonto: Gegenkonten der Bankverbindungen und der Kassen laut •

Vereinsstamm.- Auswahl mit Rechtsklick. Blatt-Nr.: Bei Bankauszügen und Kassenbelegen die Blatt-Nr. einzutragen. • Auszug-Nr.: Bei Bankauszügen ist die Auszug-Nr., bei Kassenbelegen die Beleg-Nr. •

einzutragen. Text: Feld für den Buchungstext. Bei Zahlungseingängen aus Beitragsrechnungen •

(Vereins- und Sonderbeiträge) sowie bei Übungsleiteraufwendungen ist hier der Name des Mitglieds einzugeben.

M.Nr. I.Nr.: Bei Buchungen für die Beitragskonten sowie für • Übungsleiteraufwendungen ist hier die M.Nr. einzugeben. Auf richtige Eingabe ist zu achten, sonst ist die Beitragsbuchhaltung fehlerhaft!

Konto: Hier ist die Konto-Nr. einzutragen. Sie muss gültig, d.h. in den Stammdaten • vorhanden sein. Auf richtige Eingabe ist zu achten.- Auswahl mit Rechtsklick.

Kostenstelle: Hier ist ggf. die Kostenstelle einzutragen. Sie muss gültig, d.h. in den • Stammdaten vorhanden sein.- Auswahl mit Rechtsklick.

Soll: Feld für den Soll-Betrag. • Haben: Feld für den Haben-Betrag.•

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Buchungsmaske 2

USt/VorSt Arbeiten Sie mit Umsatz- und Vorsteuer, was Sie im Vereinsstamm angeben •

müssen, sehen Sie eine erweiterte Maske. Es werden USt/VorSt angezeigt. Die Steuern werden aus den Haben-/Soll-Bruttobeträgen herausgerechnet und automatisch auf die im Vereinsstamm eingetragenen USt-/VorSt-Konten verbucht. Von Ihrer Buchungseingabe werden dann die Netto-Beträge gebucht!

Die steuerbaren Fibu-Konten müssen im Kontenstamm mit ‚1‘ (ermäßigter • Steuersatz) oder ‚2‘ (normaler Steuersatz) gekennzeichnet sein!

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Buchungen bearbeiten

Sie können • bereits gespeicherte Buchungsdaten jederzeit ändern, z.B. eine falsch zugeordnete Konto-Nr., indem Sie den Menüpunkt ‚Daten/Bearbeiten einzeln‘aufrufen. Sie wählen entweder nach Buch.-Monat, nach Blatt-Nr., nach Konto-Nr. oder nach Mitgl.-Nr. aus. Es erscheint im wesentlichen die gleiche Maske wie bei der Neueingabe, nur wird nicht mehr im gleichen Umfang Hilfestellung gegeben.

Sie können sich die Buchungsdaten auch als Tabelle anzeigen lassen • (Menüpunkt ‚Daten/Auswahl Bearbeiten‘), ausgewählt nach Buch.-Monat, nach Blatt-Nr., nach Konto-Nr., nach Gegenkonto oder nach Mitgl.-Nr. Sie können hier auch eine Buchung splitten, wenn Sie diese mehreren Konten zuordnen wollen. Benutzen Sie [F2] für das Splitten und füllen Sie die Felder entsprechend aus!

Den gesamten Datenbestand sehen Sie im Menüpunkt • ‚Daten/Tabellen Bearbeiten‘.

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Buchungslisten

Beleglisten: Die Beleglisten der Bank- bzw. Kassenbelege der • Finanzkonten mit der gleichen Blatt-Nr. werden gedruckt. Sie werden nach der Blatt-Nr. gefragt.

Monatslisten (Bankbuch, Kassenbuch): Die Monatslisten der Bank- bzw. • Kassenbücher der Finanzkonten mit gleichem Buchungsmonat werden gedruckt. Sie werden nach dem Monat gefragt.

Sie können je nach Gewohnheit Beleglisten (wenn ein Blatt voll ist) oder Monatslisten (wenn ein Monat vorbei ist) oder beides drucken. Die Soll- und Haben-Summen werden intern gespeichert und stehen zum späteren Abruf bereit (Sammelbelege/Monatssalden).

Kassenlisten: Die Beleglisten aller Bank- bzw. Kassenbelege der • Finanzkonten werden gedruckt. Sie werden nach der Bank/Kasse gefragt.

Sammelbelege: Beim Drucken der Beleglisten werden die Belegsalden • errechnet und abgespeichert. Sie können hier überprüft werden.

Monatssalden: Beim Drucken der Monatslisten werden die Monatssalden • errechnet und abgespeichert. Sie können hier überprüft werden.

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Kontenlisten

Buchungslisten werden i.d.R. auf Bildschirm, Drucker und als txt, csv ausgegeben. Sie können zusammen gepackt werden und als E-Mail-Anhang verschickt werden.

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Kostenstellenlisten Kontensaldenlisten

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CashService

Überweisungs-• auftrag/ Lastschrift-auftrag/ EU-Standardüberweisung: Einzelne Überweisungen/ Lastschriften werden mit Hilfe eines Formulars hinzugefügt. Auf exakte Einhaltung der Konvention ist zu achten.

Job Bearbeiten: • Überweisungen werden als Tabelle bearbeitet. Das ist dann sinnvoll, wenn eine größere Anzahl von Daten zu ändern ist oder man sich die Daten einfach ansehen will.

DTA-Diskette: Die • Überweisungsdaten werden als Datei dtaus1 erstellt. Die Begleitzettel für die Bank werden gedruckt.

IZV-Export: Zum Übertragen in das Cash-Programm der Bank werden die • Daten als cashdat.fix ausgelagert.

• XML-Export: Zum Übertragen in das Cash-Programm der Bank werden dieDaten als cashdat.xml ausgelagert.

• in Fibu Verbuchen: Die Einzeldaten werden hier automatisch verbucht.Sie tragen als Merkmal die Blatt-Nr. 999. Rufen Sie dann den Menüpunkt ‚Daten/Auswahl Bearbeiten/Offene Buchungen‘ auf. Sie können sie jetzt noch bearbeiten.

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Jahresabschluss

Jahresabschluss ist von jedem Mandanten in vierStufen in dieser Reihenfolge vorzunehmen:

Kassenbericht: Alle Buchungen der • Finanzkonten (die Bankverbindungen und die Kassen) werden für sich saldiert, die Beleglistensummen werden als Bericht gedruckt und die Bilanzsummen gespeichert.

Gewinn und Verlust: Die G+V-Daten für • die Aufwands- und Ertragskonten werden aus den Buchungsdaten berechnet, getrennt die Soll- und Haben-Summen für jedes Konto. Die

Bilanzsummen werden als Bericht gedruckt und gespeichert. Der Ausdruck erfolgt einmal mit allen Daten und einmal getrennt für die vier Bereiche: Ideeller Bereich, Zweckbetrieb, Wirtschaftl. Geschäftsbetrieb, Vermögensverwaltung. Das G+V-Saldo erscheint in der Schlussbilanz und wird dem Vereinsvermögen gutgeschrieben.

Schlussbilanz: Die Bilanzdaten für die Bestandskonten (Anlage- und • Kapitalkonten) werden aus den Buchungsdaten berechnet, getrennt die Soll- und Haben-Summen für jedes Konto. Die Bilanzsummen werden als Bericht gedruckt und gespeichert.

Eröffnungsbilanz: Die Eröffnungsbilanz wird aus den gespeicherten • Schlussbilanzdaten gedruckt. In das neue Buchungsjahr wird sie dabei automatisch übernommen! Das bedeutet für die Finanzen: Jahreswechsel.Deshalb erst nach Abschluss der Buchprüfung und im neuen Jahr aufrufen!

Bilanzdaten: Die Bilanzdaten werden durch folgende Menüpunkte • errechnet (Konten lt. VVwin-Kontenplan):

1. • Finanzkonten 1000–1990: Kassenbericht,

2. • Aufwands- und Ertragskonten 2000–9090: Gewinn und Verlust

(Ideeller Bereich 2000–3990, Zweckbetrieb 4000–5990, Wirtschaftl. • Geschäftsbetrieb 6000–7990, Vermögensverwaltung 8000–8990),

3. • Bestandskonten (Anlage- und Kapitalkonten) 1–990 und Salden aus 1 + 2: Schlussbilanz.

Sie können hier überprüft werden (auch für frühere Jahre).

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Fragen...

Was sind Banken/Kassen?Unter Banken/Kassen sind nur diejenigen gemeint, die im Menüpunkt ‚Vereinsstamm/Banken und Kassen‘ als die eigentlichen Banken und (Abteilungs-)Kassen aufgeführt sind, also diejenigen, bei denen gewöhnlich auch Umsätze anfallen.

Was sind Offene Buchungen?1. Manche Einzeldaten werden auf Wunsch automatisch verbucht, z.B. aus der Sport-App die Übungsleiter-Überweisungen. Sie erhalten als Merkmal die Beleg-Nr. 999.

2. Wollen Sie schnell z.B. einen Kassenbuch-Eintrag eingeben, ohne sich auf ein Konto fest-zulegen, geben Sie zunächst ein Verrechungskonto ein.Rufen Sie im Anschluss oder später diesen Menüpunkt auf und vervollständigen Sie die Eingaben!

Dann sind diese Buchungen nicht mehr offen.

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Was sind Splitbuchungen?Sie können auch eine Buchung splitten, wenn Sie diese z.B. meh-reren Konten oder Kostenstellen zuordnen wollen. Gehen Sie in der Tabellendarstellung unter die betreffende Zeile und benutzen Sie ‚F2‘ für das Splitten und füllen Sie die Felder entsprechend aus!

Was ist Kostenrechnung?Wie teuer sind die Abteilungen (Sportar-ten/ Kostenstellen)? oder: Was kostet ein Abteilungsmitglied den Ver-ein?

Was ist Controlling?Einnahmen/Ausga-ben für den Sport-betrieb bzw. für den gesamten Haushalt – Plan/Ist-Vergleich.

Den Haushaltsplan müssen Sie hier eingeben.

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Sport

Übungsdaten Eingeben

Neue Übungsstunden werden mit einer Maske eingegeben:

Wählen Sie im Hauptmenü unter • ‚Vereinsverwaltung‘ den Menüpunkt ‚Sport‘.

Die Buchungen erreichen Sie im Menüpunkt • ‚Daten/Eingeben‘. Die Eingabe erfolgt über ein Bildschirmformular, das Ihnen 1. eine komfortable Eingabe ermöglicht mit Hilfestellungen zu den einzelnen Feldern und 2. auch Ihre Daten auf Richtigkeit überprüft, z.B. auf Übereinstimmung mit den Stammdaten (Sporthallen), Schlüssigkeit von Daten u.a.

Übungsdaten Bearbeiten: Daten für den Übungsplan des Sommer-/• Winterhalbjahres werden einzeln mit Formular oder als Tabelle bearbeitet. Sie wählen nach Abteilung, Sporthalle oder Wochentag aus.

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Übungsplanformular

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Übungsplan

Übungsstunden einzeln: Übungsstunden einer einzelnen Abteilung oder • für einen bestimmten Wochentag.

Übungsplan: Übungsplan für alle Abteilungen.•

Übungsleiterstunden: Übungsstunden eines einzelnen Übungsleiters oder • Übungsstundenbericht für alle Übungsleiter.

Übungskosten: Übungs-Wochenstunden, aufgeschlüsselt nach • Kostenstellen und Abteilungen.

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Hallenbelegung

Hallenstunden einzeln: Übungsstunden in einer bestimmten Sporthalle • oder für einen bestimmten Wochentag.

Hallenbelegung: Belegungssplan für alle Sporthallen.•

Hallenkosten: Hallen-Wochenstunden, aufgeschlüsselt nach Sporthallen • und Wochentagen.

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CashService

Übungsleiter-• Aufträge/ Hausmeister-Aufträge: Es erscheint eine Tabelle der Übungsleiter und Hausmeister mit allen Überweisungs-daten. Sie müssen ggfls. BLZ und Konto korrigieren. Die Überweisungs-beträge für ÜL bzw. HM werden in der Haben-Spalte eingetragen, aber nur bei denen, an die Sie überweisen wollen. Bei den anderen müssen Sie das Haben löschen!

ÜL-Job • Erstellen/ HM-Job Erstellen: Für den beleglosen Datenverkehr mit der Bank werden die Überweisungsbeträge für jeden ÜL bzw. HM aus Menüpunkt 1 zusammengestellt und gespeichert. Da meistens noch frühere Cashdaten in der Datenbank gespeichert sind (z.B. aus den Beiträgen), bestätigen sie die Löschungsanfrage.

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Job Bearbeiten: Überweisungen werden ohne Eingabemaske als Tabelle • bearbeitet. Das ist dann sinnvoll, wenn eine größere Anzahl von Daten zu ändern ist oder man sich die Daten einfach ansehen will.

DTA-Diskette: Die Überweisungsdaten werden als Datei • dtaus1 im externen Laufwerk erstellt. Die Begleitzettel für die Bank werden gedruckt.

IZV-Export: Zum Übertragen in das Cash-Programm der Bank werden die • Daten als cashdat.fix in dessen Verzeichnis ausgelagert.

• XML-Export: Zum Übertragen in das Cash-Programm der Bank werden die Daten als cashdat.xml in dessen Verzeichnis ausgelagert.

• in Fianzen Verbuchen: Die Einzeldaten werden auf Wunsch automatisch inden Finanzen verbucht. Sie erhalten als Merkmal die Beleg-Nr. 999. Rufen Sie im Anschluss oder später in ‚Finanzen‘ den Menüpunkt ‚Daten/Tabellen Bearbeiten/Offene Buchungen‘ auf.

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Fragen...

Kann man Termine zwischen den Mandanten koordinieren?Ja. Die Termindaten werden nach Mandanten ge-kennzeichnet und sind (als einzige Daten) für alle Mandanten sicht-bar – gerade wegen der Koordinierung.

Was ist in Fibu Verbuchen? Die Einzeldaten werden auf Wunsch automatisch in den Finanzen verbucht. Sie erhalten als Merkmal die Beleg-Nr. 999. Rufen Sie im Anschluss oder später in ‚Finanzen‘ den Menüpunkt ‚Daten/Tabellen Bearbeiten/OffeneBuchungen‘ auf.

Was ist Kostenrechnung/Controlling?

Kostenrechnung: Ausgaben für den Sportbetrieb je Sportart/ Kostenstelle, bezogen auf die Zahl der Mitglieder.

Controlling Sportbetrieb: Einnahmen/Ausgaben für den Sportbetrieb – Plan/Ist-Vergleich.

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Vereins- Ver wal tung · 2017. 3. 14. · Vereins- Ver wal tung E i n l e i t u n g Die moderne...

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