Vertriebscontrolling als interimsmanager

© Alexander Meneikis, August 2012

vertriebscontroller.comInterimsmanagement * Externe Experten

Operative Mitarbeit Vakanzüberbrückung Projektmitarbeit Schulungen+Seminare

Vertriebscontrolling als

Interimsmanager

Auftragsgewinnung in der realen Welt des kaufmännischen Projektgeschäftes

Schwerpunkt: Externe Experten




Alexander Meneikisnein, nicht griechisch

•Jahrgang 1969, kinderloser Single

•Betriebswirt, Controller

•Selbständig seit 1998

•Ca. 50 Einsätze




Vertriebscontrolling als Interimsmanager – Auftragsgewinnung

1.Der Markta. Kategorien von Interimsmanagernb. Projektmärkte im Vergleichc. Marktungleichgewicht Operatives und Strategied. Anlässe und Volumen von Projekteinsätzen

2.Vertriebswegea. Vertriebskanäle im Vergleichb. Schwerpunkt Agenturenc. Sinn und Unsinn virtueller Kontakte

1.Kommunikation mit Vertriebspartnern und Kundena. Selbstdarstellung: CV, Projektliste, Logob. Skill-Matching c. Gründe für Anfragen • Das Gegenteil ist wahr• Kompetenz zeigen durch Fragen




Der Markt: Kategorien von Interimsmanagern

A.Genuine Manager mit Personal- und Budgetverantwortung

B.Externe Experten mit Teilverantwortung

C.Sachbearbeiter mit speziellen, anspruchsvollen Aufgaben

sehr unterschiedlicheVertriebswege

Panthermedia.net; Erwin Wodicka




Der Markt: Projektmärkte im Vergleich - Projektangebote

Quelle: Zahlen der XING-Gruppe „Freelance Projects Exchange, Stand 17. Jan 2012; Gespräche mit Kollegen und Agenturen




Der Markt: Projektmärkte im Vergleich – Verhältnis Angebot / Nachfrage

Quelle: Zahlen der XING-Gruppe „Freelance Projects Exchange, Stand 17. Jan 2012; Gespräche mit Kollegen und Agenturen




Der Markt: Projektmärkte im Vergleich - Umsatzpotenziale

Quelle: div. Recherchen auf GULP u.a. Plattformen; Gespräche mit Kollegen und Agenturen




Der Markt: Marktungleichgewicht

Viele externe Experten fühlen sich zum Berater berufen.

Die Kunden wollen in großer Mehrheit operative Mitarbeit.

Quelle: Schätzungen, getroffen nach Gesprächen mit Agenturen




Der Markt: Anlässe und Volumen von Projekteinsätzen

Vertretung * Vakanzüberbrückung * Projekt

Quelle: eigene Zahlen




Vertriebsprozess: Vertriebskanäle im Vergleich

Quelle: eigene Zahlen; relative Einheiten

Wie man sieht, spielen die Agenturen die Hauptrolle. Auf Platz 2 die professionellen Kontakte.




Vertriebsprozess: Vertriebskanäle im Vergleich:Anzahl Aufträge





Vertriebsprozess: Vertriebskanäle im Vergleich: DB1





Vertriebsprozess: Warum Agenturen als Partner?

Teil 1: Kaufentscheidung

Um zu kaufen, muss der Kunde

INTERESSE und VERTRAUEN

haben.

Bei der Entscheidung für einen genuinen Interim-Manager muss das Vertrauen enorm hoch sein.

Bei der Entscheidung für einen externen Experten muss es immer noch sehr hoch sein.

Bild aus Microsoft ClipArt





Teil 2a: Interesse

Interesse im Sinne der Akquise bedeutet,dass der Kunde glaubt, dass ein IM mit einem bestimmen Profil sein Problem lösen kann – und dass er dafür Geld eintauschenwürde.

Der Kunde möchte aber, dass sich der Suchaufwandin Maßen hält, und die genaueste Vorsortierung vonexternen Freiberuflern haben die Agenturen.






Teil 2b: Interesse

Die meisten Unternehmen suchen nichtdauernd nach IM, sondern nur zu besonderen Zeitpunkten für eine gewisseZeitspanne.

Für den IM selbst ist es extrem aufwendig, den Kontakt zu zahlreichen Unternehmen zu halten, bis sie in einer Situation sind, aus der heraus sie einen IM suchen. Die Agenturen haben routinierte Prozesse, mit denen sie den Kontakt halten.






Teil 3: Vertrauen

Das Vertrauen in einen genuinen Managermuss enorm hoch sein – deswegen werdensolche Positionen auch selten über Agenturen besetzt, eher über lang gewachsene Netzwerke oder Alumni renommierter Unternehmen und Beratungshäuser.

Bei einem externen Experten muss das Vertrauen hoch sein, aber weniger hoch als bei einem Manager. Der Vertrauensvorschuss, den die Vorselektion der Agenturen bietet, reicht hier aus.





Vertriebsprozess: virtuelles Netzwerk

Das reine Anhäufen virtueller Kontakte ohne inhaltlichen Austausch ist bestenfalls nutzlos, im schlechteren Fall nervt es die Zielgruppe.

Gerade bei einer vertrauensintensiven Dienstleistung wie der eines externen Experten ist persönlicher Kontakt unverzichtbar.

Eine Web-Präsenz als externer Experte dient kaum jemals dazu, von der Zielgruppe gefunden zu werden. Eine Web-Darstellung dient eher dazu, Kompetenz zu zeigen und Vertrauen zu schaffen.




Vertriebsprozess: Bewertung von Kontakten im Netzwerk

Ich habe bisher keinen sinnvolles Verfahren gefunden, meine Netzwerk-Kontakte zu bewerten. Aufträge kommen aus allen denkbaren und undenkbaren Richtungen.

Mein erstes hochbezahltes Projekt kam über die Weiterempfehlung durch eine Frau, mit der ich mich zwei Stunden lang über Katzen unterhalten hatte.





Vertriebsprozess: SocialMedia – prinzipiell zwei Strategien

„Große“ Zielgruppe heißt, damit die Strategie etwas bringt, braucht es mindestens 50.000 virtuelle Kontakte.

Bei der kleinen Zielgruppe braucht es zahlreiche, lange persönliche Gespräche.

Eine dieser Strategien halb zu machen, bringt nicht die Hälfte, sondern überhaupt nichts. Die linke Strategie ist eher für Consumer Products und Massenprodukte. Für externe Experten ist die rechte Strategie geeignet.




Kommunikation – Selbstdarstellung - Design

So sehr Designer es lieben, Logos zu verkaufen – für einen externen Experten spielt Design eine sehr geringe Rolle. Er braucht nicht einmal eine Standard-Schrift.

Seine Unterlagen sollten übersichtlich und gut lesbar sein.





Kommunikation - Selbstdarstellung: CV, Projektliste

Sofern es – wie bei den meisten freiberuflichen Experten – vor der Selbständigkeit eine Angestelltentätigkeit gab, gehört ein CV zum Profil.

Eine Liste der bisherigen Einsätze kann

• chronologisch• thematisch

geordnet sein.

Das Wichtigste ist, dass die Skills und Stichworte, nach denen der mögliche Kunde sucht, schnell und in ausreichender Anzahl gefunden werden. Beim Dateiformat schickt man das, was der Anfrager wünscht.

Bilder aus Microsoft ClipArt




Kommunikation – Projektliste: Empfohlener Aufbau

Zu Beginn: Einleitende Bemerkungen, Kontaktdaten, Software- und Sprachkenntnisse, evtl. Branchenschwerpunkte

Zeitraum 08/2005 – 03/2006 (8 Monate)

Branche, Unternehmensgröße, Ort

Lebensmittel-Großhandel, 1.200 MA, Großraum Leipzig

Ausgangssituation Kündigung des Vertriebscontrollers, noch kein Ersatz gefunden

Tätigkeiten Operatives Tagesgeschäft, Erstellung von Vertriebs-Wochenberichten und monatlichen Berichten sowie ad-hoc-Analysen; in Zusammenarbeit mit IT Verfeinerung des Vertriebsreporting

Eingesetzte Tools Navision, MS Excel, MS Access, unternehmenseigenes Vertriebssystem „POS-TURBO“, Dokumentation von Arbeitsabläufen

Ergebnis Einarbeitung des neuen Kollegen, nahtlose Übergabe samt ausführlichem Handbuch




Kommunikation – Skill-Matching

Projektanforderungen sind voll mit unklaren Beschreibungen wie

-„hervorragende Excel-Kenntnisse“ – damit meint der eine das Ziehen von Spaltensummen, der andere die Programmierung komplexer Makros

-„verhandlungssicheres Englisch“ – damit meint der eine „Hello Sir, how are you?“, der andere „the contribution margin of this profit center has definetly increased“

-„Optimierung des Berichtswesens“ – damit meint der eine, ein Excel-Feld orange einzufärben, der andere die Überprüfung hinterlegter Algorithmen und ggf. die Übersetzung von Änderungswünschen in ein IT-Pflichtenheft

Deshalb: Fragen Sie gezielt nach, was genau gemeint ist! Und wenn Sie etwas nicht können, sagen Sie es gleich ehrlich.




Kommunikation – Gründe für Anfragen

•Personalabteilung oder Vermittler sollen üben, Interviews zu führen – dafür ist jedes Übungsobjekt recht, auch Sie

•Der Kunde hat sich bereits für jemand anders entschieden, will bei dem aber den Preis drücken und sucht deshalb günstigere Anbieter

•Der Kunde will eigenen Mitarbeitern Dampf machen und erschreckt sie deshalb mit der Option, Externe einzusetzen

•Eine Führungskraft beim Kunden hätte gerne einen Externen, hat aber noch kein Budget und will mal ausloten, was geht

•Der Kunde sondiert regelmäßig den Markt, was an Externen so herumläuft

•Ein Interimsmanager, der beim Kunden im Einsatz ist, will sich ein eigenes Netzwerk aufbauen und prüft die Möglichkeiten einer eigenen Agentur

•Ein Interimsmanager, der beim Kunden im Einsatz ist, prüft seine eigenen Mitbewerber

•Jemand hat Langeweile und möchte sich unterhalten, zur Not auch mit einem Interimsmanager

•Es gibt tatsächlich ein Projekt mit einem Budget




Kommunikation – Gründe für Anfragen (Grafik)





Kommunikation – Wie erkennt man unwirtschaftliche Anfragen?

Prinzipiell oft erst einmal gar nicht, mit wachsender Erfahrung nach Instinkt.

Eine bewährte Frage ist „gibt es denn schon ein freigezeichnetes Budget?“ Wenn die Antwort „nein“ ist, oder die Pause auf der anderen Seite auffallend lang oder kurz ist, gibt es sehr wahrscheinlich noch kein Budget.

Als Neuling auf dem Markt schadet es auch nicht, mit wirtschaftlich unsinnigen Anfragen Erfahrungen zu sammeln.

FAKE !!!




Kommunikation – Das Gegenteil ist wahr

Aufgrund irgendeiner seltsamen Funktion des menschlichen Gehirns neigen Menschen dazu, Dinge besonders vehement zu behaupten, wenn das Gegenteil wahr ist. Je nachdrücklicher also jemand eine Aussage betont, desto eher denke ich an vorbeugende Schutzmaßnahmen.

Kunde sagt… Ich denke…

„Sie werden sehen, wir sind ABSOLUT zuverlässig und schnell im Bezahlen unserer Rechnungen!“

Oh je, habe ich genug auf dem Konto, um sechs Monate zu überbrücken und meinem Anwalt einen Vorschuss zu zahlen?

„Darauf können Sie sich 100% verlassen!“ Das kann ich 100% vergessen

„Bei uns ist alles extrem harmonisch.“ Wo ist meine Kevelaer-Weste? Schützt die auch vor Messerstichen in den Rücken?

„Die Anforderungen sind TOP definiert und das Projekt ist TOP vorbereitet!“

OK, also totales Chaos. Gibt es eine Option auf Verlängerung?

Meine Befürchtungen erfüllen sich nicht immer, aber sehr häufig.




Kommunikation – Kompetenz zeigen durch Fragen

Manch einer glaubt, er demonstriere besonders viel Kompetenz, wenn er viel von sich und seinen Erfolgen redet.

Das ist nur eingeschränkt wahr.

An vielen Stellen ist es vorteilhafter, kluge Fragen zu stellen, die zeigen:

•Ich verstehe das Umfeld des Kunden

•Ich verstehe die Inhalte, Implikationen und Risiken des Projektes

•Ich habe mir im Vorfeld Gedanken gemacht




Kommunikation – Kompetenz zeigen durch Fragen - Beispiele

Hier eine Reihe von möglichen Fragen. Eine längere Liste gibt es auf Anfrage von: [email protected]

• „Wer im Unternehmen genau erwartet den größten Nutzen aus diesem Projekt? Ist dies derselbe wie der Auftraggeber?“

• „Warum wird dieses Projekt gerade jetzt umgesetzt?“

• „Welche Befürchtungen gibt es für den Fall, dass das Problem nicht gelöst wird?“

• „Wer leidet in der gegenwärtigen Situation am meisten, wer verspürt den größten Leidensdruck?“

• „Welche Faktoren kann das Unternehmen nach eigenem Ermessen steuern, welche nicht?“

• „Was müsste getan oder unterlassen werden, damit die Situation schlimmer wird?“

• „Was genau soll der Erfolg des Projektes sein, in messbaren Parametern?“

• „Hat das Unternehmen bereits Erfahrungen mit Externen, wenn ja, welche?“

• „Gibt es bereits eine Vorstellung von groben Meilensteinen?“ „Gibt es jemanden, der vom empfundenen Problem profitiert?“

• „Ist Widerstand gegen Lösungen zu erwarten? Wenn ja, welcher Art und von wem?“

Nach Anregungen von Stefan Titscher sowie Pütjer & Schnierda

mailto:[email protected]




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