8/3/2019 Viessmann_Mitarbeiter Des Technischen Dienstes Unterzeichnen Serviceberichte Digital

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C A S E S T U D Y

M i t a r b e i t e r d e s t e c h n i s c h e n

D i e n s t e s u n t e r s c h r e i b e n

S e r v i c e b e r i c h t e d i g i t a l

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Wie auch in vielen anderen Branchenblich, hatten wir es mit einer Vielzahlan Papierprotokollen zu tun. Die Kolle-gen waren es gewohnt, tglich dutzendevon Wartungs- und Serviceprotokollenauf Papier zu bringen. Diese Protokollewurden dann teilweise kopiert und auf

dem Postweg versendet. Zentral wurdensie spter geprft, zugeordnet, weiter-bearbeitet und anschlieend archiviert,so Simon Imiolczyk, Projektbegleiter derViessmann Group. Unser Ziel war es,diesen Prozess komplett zu digitalisierenund somit wesentlich efzienter zu ge-stalten.

Wie bei seinen Wrmeerzeugern setztViessmann auch bei Hard- und Softwareauf innovative Spitzenqualitt. Da lages nahe, sich fr die signotec-Lsung zuentscheiden. Die Software signoSign

lie sich problemlos in das bestehendeSystem integrieren und die Sigma-Padswaren wegen ihrer geringen Mae undder achen Bauweise optimal fr die Be-nutzung durch die Mitarbeiter des Techni-schen Dienstes geeignet.

Simon Imiolczyk: Nach einer Testphasemit einem Sigma-Pad el dann endgl-tig die Entscheidung fr die Anschaffungvon 230 mobil einsetzbaren Sigma-Pads.Wir hatten die Pads mit der zugehrigenSoftware signoSign direkt in unserem

Unternehmen getestet. An dem Test wa-ren auch einige Mitarbeiter des Auen-und Innendienstes beteiligt.

Die Installation und die sptere Anwen-dung war so einfach, dass wir auf zeit-raubende, teure Schulungen verzich-ten zu konnten. Dank der zahlreichenSchnittstellen des Systems war auch dieKompatibilitt mit smtlichen vorhande-nen Programmen gegeben. Der Prozessder weiteren digitalen Bearbeitung liefeinwandfrei. Auf Knopfdruck wurden die

Protokolle an die Zentrale weitergeleitetund konnten durchgngig ohne Papier-aufkommen weiterbearbeitet werden.Im Hause Viessmann ist jetzt jederzeitder direkte Zugriff auf smtliche Daten

Die Viessmann-Group ist mit welt-

weit 9.400 Mitarbeitern einer der

international fhrenden Hersteller

von Heiztechnik-Systemen. Mit 23

Gesellschaften fr Produktion bzw.

Anlagenbau in 11 Lndern, Ver-

triebsaktivitten in 74 Lndern mit32 eigenen Gesellschaften sowie

weltweit 120 Verkaufsniederlassun-

gen ist Viessmann international aus-

gerichtet. Das Unternehmen bietet

seinen Marktpartnern eine umfas-

sende Palette an Dienstleistungen,

die ihnen die tgliche Arbeit erleich-

tern. Zum Beispiel die Hilfestellung

durch den Technischen Dienst direkt

beim Anlagenbetreiber.

Seit 2010 setzt der Technische

Dienst die signotec Signaturpads

Sigma und die zugehrige Soft-

ware signoSign zur Dokumenta-

tion der Wartungsarbeiten ein. Die

Mitarbeiter fhren seitdem

ausschlielich digitale Protokolle,

was zu efzienteren Ablufen fhrt.

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gewhrleistet. Wnsche und Fragen derMarktpartner knnen zeitnah beantwor-tet werden. Mittlerweile werden smt-liche Beratungsprotokolle digital aufge-nommen und weiterbearbeitet.

Durch den Hersteller unserer Auen-dienstlsung entstand der Kontakt zuHerrn Hagner, Geschftsfhrer der signo-tec GmbH. Wir haben uns intensiv berdas Thema elektronische Unterschriftenund eine Integrationsmglichkeit in un-ser Unternehmen unterhalten. Vor allemmussten wir auf Funktionalitt und Kom-patibilitt allergrten Wert legen, dennbei uns steht Qualitt im Mittelpunkt undwir haben das Bestreben, bei Produktenund Prozessen das Null-Fehler-Ziel zuerreichen, berichtet der Projektleiter.

Bei der signotec-Lsung werden nebendem Schriftbild der Unterschrift auch

charakteristische Informationen gespei-chert. Diese individuelle Schreibcharak-teristik ist ausschlielich einer Person zu-geordnet und garantiert die Authentizittdes Unterzeichners. Die biometrischenEigenschaften der Unterschrift werdenzuverlssig erfasst und hochverschlsseltin das Vertragsdokument eingebettet, einHerauslsen und erneutes Einfgen in einanderes Dokument ist ausgeschlossen.Nach einem forensischen Gutachten ei-nes unabhngigen Schriftsachverstndi-gen bietet diese rechtskonforme Methodeder elektronischen Signatur hchste Be-weissicherheit.

Von den Mitarbeitern wurden die Padsvon Anfang an gut angenommen. Inner-halb von wenigen Wochen hatten wir dieArbeitspltze ausgestattet und somit aufdigital umgestellt. Der Auendienst emp-fand die geringen Auenmae und dieergonomische Form als praktisch, denndas robuste Sigma-Pad passt problem-los in jede Notebooktasche. Innen- undAuendienst freuen sich darber, dassnicht mehr gescannt, gefaxt und telefo-

niert werden muss, wenn Informationenzu Kunden und Anlagen bentigt werden.Hier erwies es sich als ein klarer Vorteil,dass alle Mitarbeiter direkt auf alle Un-terlagen Zugriff nehmen knnen und nunschnell und unkompliziert auf Wnschereagiert werden kann. Papier wird nur

noch verwendet, um dem Marktpartnereine Kopie des Protokolls auszuhndigen.

Der Ablauf:Nach Abschluss der Wartung wird derKnopf Protokoll erstellen ausgelst. Daserstellte Protokoll wird an signoSignbergeben, geffnet und dort mittels desSigma-Pads unterzeichnet. Der Markt-partner und der Technische Auendienstunterschreiben jetzt auf dem Pad und be-sttigen die Unterschriften mit dem OKauf dem Pad. Anschlieend wird das Pro-tokoll mit beiden Unterschriften einmalfr den Marktpartner gedruckt, damitdieser wie gewohnt ein unterschriebenesPapier erhlt. Auerdem wird das Proto-koll als PDF-Dokument archiviert. Damitist der Vorgang abgeschlossen.

Die ArchivierungArchiviert wird das Protokoll genau so

wie es fr den Marktpartner ausgedrucktwurde. Wenn ein externes Dokumenten-managementsystem (DMS) vorliegt, wirddie Archivierung des unterschriebenenProtokolls sicher in diesem DMS erfolgen.Die manuelle Papierablage von Protokol-len entfllt damit vollstndig.

Das UnterschriftenpadDas Pad ist robust und spritzwasserge-schtzt sodass es den rauen Einsatzbe-dingungen standhlt. Es wird direkt aufdem Pad unterschrieben. Das Pad ist

mittels USB-Kabel mit einem lokalen PCverbunden, die Pads knnen bei Bedarfjedoch auch stationr montiert werden.

Die Vorteile:

Efziente Ablaufprozesse Kein Papier fr

eigene Protokolle/Berichte

Wegfall von teuren Mehr-fachdurchschlgen und lautenNadeldruckern

Keine Ablage, kein Papierarchiv,mehr Ersparnis von Zeit und Platz

Unterschriebene Dokumentewerden automatisch archiviert -ohne Notwendigkeit, diese zuscannen

Vorbereitung fr den ProzessRechnungsdruck - mit automati-scher Rechnungszuordnung

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Zentrale:signotec GmbH

Am Gierath 20 bDE-40885 Ratingen

Tel.: +49 (0) 2102 53575-10Fax.: +49 (0) 2102 53575-39

Niederlassung Nord:signotec GmbH

Neudorf 7DE-30867 Rodewald

Tel:: +49 (0) 5074 967 015Fax: +49 (0) 5074 961 156

sterreich / Schweiz:signotec solutions GmbH

Bundesstrae 228A-8471 Spielfeld

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