Vorgangsgesteuerte Dokumentverarbeitung mit Smart Templates

Smart Document Processing

Mit DES lassen sich schnell und einfach individuelle geschäftliche

Korrespondenzen mehrsprachig, bausteinbasiert und

vollautomatisch erstellen.

DES unterstützt den gesamten Prozess: von der Vorlagenerstellung,

über das Dokumentenmanagement, bis zum Output-Management.

Vortrag BITKOM 10.10.14 1


Herausforderungen in der Dokumentverarbeitung


DES als Querschnittsfunktion


ERP CRM ECM

Template

Management

Document

Management

Output

Management

Smart

Document

Processing


Betreiben Sie einen hohen Aufwand bei Änderungen an Ihren Vorlagen,

besonders bei einem neuen Office Release ? DES Smart Templates

Verwenden Sie gleiche Vorlagen für verschiedene Systeme ? DES Smart

Templates

Unterstützt Ihre Vorlagenlösung eine nahtlose und zentrale Einbindung in

Ihre Unternehmensprozesse und Systeme ? DES universelle Schnittstellen

kommunizieren mit jeder Geschäftsanwendung

Lassen sich Ihre Vorlagen mit allen aktuellen, vorgangsbezogenen Daten

anreichern und vollautomatisch verarbeiten ? DES bringt den richtigen

Inhalt, zur richtigen Zeit, an die richtige Position


DES. Smart Templates

Der Unterschied zwischen einer DES Vorlage und einer

Word-Vorlage?

Die DES Dokumentvorlage ist als strukturierte Aufbau-

anleitung zu verstehen: Sie definiert, welcher Inhalt an

welcher Stelle in welcher Häufigkeit vorzukommen hat.



Vorlagenanzahl reduzieren DES. Intelligente, bausteinbasierte

Dokumenterstellung

Der Vorlagenaufwand verringern DES. Zentrale Verwaltung von

Ressourcen

Differenzierte Ressourcenverwaltung DES. Entwicklungs- Test- und

Produktivumgebung



Qualität Ihrer Vorlagen und Dokumente DES. Optimierung durch

Geschäftsregeln

Neue Vorlagen erstellen DES. Schneller durch Wiederverwendung von

Ressourcen

Corporate Design und Corporate Identity sowie Compliance werden

gewährleisten DES.




DES verwaltet Vorlagen und Inhalte zentral

und redundanzfrei.

Durch das Bausteinprinzip lassen sich

Veränderungen an Vorlagen einfach und

mit geringem Aufwand umsetzen.

DES verwaltet Vorlagen und Inhalte zentral

und redundanzfrei.

Durch das Bausteinprinzip lassen sich

Veränderungen an Vorlagen einfach und

mit geringem Aufwand umsetzen.


Schneller Zugriff auf zentrale

Ressourcen

Geringer Aufwand bei

Änderungen der Vorlagen

Verwendung von einzelnen

Bausteinen in mehreren Vorlagen


DES. Smart Documents

Probleme bei Dokumenterstellung

Geringer Integrationsgrad der Dokumenterstellung in

Geschäftsprozesse

Standardisierte Korrespondenz die keine Individualisierung zulässt

Heterogene Systeme für Online – und Batchbetrieb

Redundante Dokumenterstellung für unterschiedliche

Distributionskanäle

Geringe Wiederverwertbarkeit von Dokumenten

Vorsysteme sind nicht von der Dokumenterstellung entkoppelt



Zentrale Verwaltung von Ressourcen und Dokumenten

Hoher Integrationsgrad, Aufsatz auf Service Architekturen

Mehrsprachige Inhalte, Dokumente und Anwendungen

Hohe Flexibilität in der Vorlagengestaltung und Dokumenterstellung

unter Sicherstellung von CD & CI



„Intelligente“ Korrespondenzen durch Datenanreicherung aus

unterschiedlichen Datenquellen

„Office Open XML Format“ Dokumente auch ohne Word erstellbar

Einfache, intuitive und vertraute Bedienung, nahtlose Einbindung von

Microsoft Word als Editor

Mehrstufige Ressourcenverwaltung, flexible Freigabeprozesse

Keine Programmierung von Vorlagen notwendig



Der Einsatz von DES führt zu iterativen Einführungsphasen, einer

schnellen Umsetzung und damit zu Einsparung von Projektkosten.

Wie? Durch die Entkopplung von Geschäftsanwendung und

Vorlagenadministration über die Aufrufschnittstelle.




Systemintegration über einfache,

universelle XML-Schnittstellen

Hohe Flexibilität durch lose Kopplung von

Systemkomponenten

Abhängigkeiten der führenden Anwendung

zur Dokumenterstellung werden entkoppelt


Flexible Dokumenterstellung

Die Dokumenterstellung ist sowohl im Client zur überwiegend

individuellen Korrespondenz, als auch serverbasiert zur

vollautomatisierten Dunkel- und Batchverarbeitung möglich

Zur Laufzeit werden entsprechend der Dokumentstruktur die

passenden Dokumente mit den aktuellen Inhalten zusammengestellt




Mit Geschäftsregeln lassen sich diese Strukturen fallbezogen

automatisieren, sowie die Anzahl der Vorlagen verringern und auch

die Einhaltung der Compliance wird sichergestellt

Bestimmte Inhalte können vorgangsbezogen ein- und ausgesteuert

werden, ohne dass der Bearbeiter aktiv werden muss


DES. Output Management

DES bietet flexible Adapter, damit die Dokumente ihre Kunden so

erreichen, wie sie es sich wünschen. Neben vielfältigen Medientypen

wird auch eine Vielzahl von Dokumentformaten unterstützt

Die Ausgabe ist multikanalfähig, gleichzeitig können die Dokumente

mit Signaturen, Barcodes o.ä. versehen werden

Das Output-Management ist ein eigenständiges Modul



Durch die Integration flexibler Adapter können vielfältige Output-

Kanäle (Druck, Archiv, Export, Mail, SharePoint uvm.) angesteuert

werden

DES bietet eine temporäre Archivierung zur weiterführenden

Dokumentverarbeitung

Weitere Output-Management Systeme und Archive können

angebunden werden

Nachverarbeitungsaktivitäten zur Ansteuerung von

Workflowprozessen sind möglich




.doc

.docx

.pdfa

.pdf .rtf

.xml

.odt

.xps

.ps

.svg .html

.txt

.bpm

.docm

.dot

.dotm

.dotx

.epub

.flatopc

.jpeg

.mhtml

.odt

.openxps

.ott

.png

.swf

.tiff

.wordml

.xaml

DES. Highlights

Universelle Schnittstellen

Systemintegration über einfache, universelle XML-Schnittstellen

Anbindung zu verschiedensten Geschäftsanwendungen

Intelligente Vorlagen

Zentrale Verwaltung von Ressourcen zur Erstellung neuer Vorlagen

Wiederverwendung bestehender Ressourcen zur Erstellung neuer Vorlagen

Individualisierung und Dynamisierung von Vorlagen und Dokumenten durch Geschäftsregeln

Änderungen an Vorlagen bedürfen keiner Anpassung von Schnittstellen

Intelligente Datenintegration

Beschränkung auf notwendige Daten in der Datenbeschaffung

Datenbeschaffung „on demand“ im Push- und Pull-Verfahren


DES. Highlights


Automatisierung des Dokumenthandlings durch Parameter

Dokumentverarbeitung auf Client und Server

Unterschiedliche Bearbeitungsmodi (individuell, Dunkel- und Batchmodus)

Verwendung unterschiedlicher Editoren (Office Open XML kompatibel) und Formate

Vielseitige Ausgabeverarbeitung

Individuelle Ansteuerung unterschiedlicher Output-Kanäle (Drucker, E-Mail, E-Post, Archiv,

Output-Management-Systeme)

Kopiensteuerung

Ansteuerung von Workflowprozessen



Konzentrieren Sie sich auf Ihr Business und wir bringen es auf Papier

– der richtige Inhalt, zur richtigen Zeit, an der richtigen Position.


Vorgangsgesteuerte Dokumentverarbeitung mit Smart Templates

Technology

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