Vortrag Vereinsarchiv, Siegen 16.4.15
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Workshop „Vorbei und vergessen? Die Lösung: Das Vereinsarchiv!“
Thomas Wolf
Siegen, 16. April 2015
Gliederung
• Allgemeine Einführung
• Sicherung der vorhandenen Unterlagen
• Ordnung und Verzeichnung
• Raum- und Klimabedingungen
• Erhaltung des Archivguts/Digitales
• Nutzung
• Literatur/Links
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„Ordentliche Unordnung II“ Ingeborg Zimmer, Zeichnung 2013
Allgemeine Einführung
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Funktion des Archivs:
•1) Rechtssicherheit
•2) Öffentlichkeitsarbeit:
Dokumentation der Vereinsgeschichte
Allgemeine Einführung
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• Lösung:
• Aufbau des Vereinsarchivs:
• verantwortliche Betreuung durch einen Archivar
Allgemeine Einführung
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• Aufgaben des Archivars:
• Sicherung der vorhandenen Unterlagen
• (Zeitaufwand: 1 Woche)
• Sammlung der neuen Unterlagen
• Erstellung eines Findverzeichnisses
• Bereitstellung der Archivalien zur Nutzung und Auswertung
Allgemeine Einführung
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• Ressource Raum
• möglichst zentrale Lagerung:– Verein, der 25 Jahre lang aktiv ist, über
Material in der Größenordnung eines Regalmeters
Allgemeine Einführung
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• Archivischer Super-“Gau“
• Vereinsauflösung
• unklare Nachfolgeregelung
• → Kontakt zu Ihrem Kommunalarchiv!
Allgemeine Einführung
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• Dokumente um die Vereinsgründung
• Verträge, Satzungen, Geschäftsordnungen
• sämtliche Protokolle
• Vorstands- und Mitgliederlisten
• Finanz- und Haushaltspläne, Beitrags- und Kassenbücher
• Rechnungsbelege der letzten 10 Jahre, ausgewählte Beispiele
Sicherung der vorhandenen Unterlagen
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• Unterlagen zur Entwicklung des Vereins und zum Vereinsleben (z. B. Übungsangebot, Geräteverzeichnis, Wettkämpfe, Festschriften, Noten usw.)
• Vereinszeitungen
• Fotos, Videoaufzeichnungen usw.
• Homepages, sonstige Webauftritte
Sicherung der vorhandenen Unterlagen
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• Analyse des Ist-Bestandes
• Gliederung
• Archivgutbeschreibung:
ein-eindeutige Signatur
Titel
Laufzeit
Ordnung und Verzeichnung
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• Womit?
• Tabellenkalkulation (oder Textverarbeitung)
• oder
• MidosaXML (Archivschule Marburg)?
Ordnung und Verzeichnung
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• Beispielliste:
• Lfd Nr. Aktentitel Jahr
• 1 Bodenverkehr 1974
• 3 Bodenverkehr 1972
• 4 Bodenverkehr 1971
• 5 Bodenverkehr 1970
• 6 Bodenverkehr 1969
Ordnung und Verzeichnung
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• Schutz gegen:
– Wasser, Feuer– Vandalismus– „Diebstahl“– Tageslicht
Raum- und Klimabedingungen
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• Temperatur: Kühl: 16-18° C
• Luftfeuchte: 50 %
• Staubfrei
• Schwankungen: +- 2 Grad, +- 10 % tolerierbar
Raum- und Klimabedingungen
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Erhaltung des Archivguts
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Foto: Stadt Köln
Erhaltung des Archivgutes
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Erhaltung des Archivgutes
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• Kein Metall
• Keine Klebestreifen, kein Kleben
• - Fotoecken
• Keine Plastikeinlagen
Erhaltung des Archivguts
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• Ordnerstruktur (wie analog)
Erhaltung des Archivgutes: Digitales
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Erhaltung des Archivgutes: Digitales
Bsp 1: Bsp 2:
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• Formate:
– Text, Tabellen, Präsentationen: PDF/A– Bilder: TIFF + jpeg (für Webauftritt)– Audio: WAV– Filme: mp4
Erhaltungs des Archivgutes: Digitales
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•Doppelt + an unterschiedlichen Orten
•Speichermedium: – Externe Festplatte– Glasdiscs
– „Cloud“ (vs. Eigentum)
Erhaltung des Archivgutes Digitales
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• allen Interessenten Zugang zum Archivgut.
• Persönlichkeits- sowie Urheberrechte und der Datenschutz bei (lebenden) Personen sind zu wahren.
• Orientierung am Archivgesetz NRW
Nutzung
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• Sammeln, Archivieren, Auswerten. Ein Leitfaden für Vereinsarchive, Festschriften und Jubiläumsausstellungen. Maulbronn: Institut für Sportgeschichte Baden-Württemberg e.V., 2000, ISBN 3-933486-20-3
• Praktische Archivkunde : ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste - Fachrichtung Archiv / hrsg. im Auftrag des LWL-Archivamtes für Westfalen von Norbert Reimann; Red.: Wolfgang Bockhorst und Hans-Jürgen Höötmann. - 2. überarb. Aufl. - Münster: Ardey-Verl., 2008. - 370 S. - ISBN 978-3-87023-255-9.
Literaturtipps:
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• http://www.rheinisches-schuetzenmuseum.de/joomla/images/stories/files/tipps2.pdf
• http://www.vitaminb.ch/static/files/arbeitshilfen/Vereinsarchiv.pdf
• http://www.forum-bestandserhaltung.de/
• http://de.wikipedia.org/wiki/Archivgesetz_Nordrhein-Westfalen
Linktipps
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• Bei Rückfragen:
• Thomas Wolf
• Telefon: 0271/333 15 10
• E-Mail: [email protected]
• Blog: http://www.siwiarchiv.de
Noch Fragen?
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!