WebComp GmbH, Rhynerstrasse 13, 8712 Stäfa, … · 2020. 1. 2. · WebComp GmbH, Rhynerstrasse 13,...

WebComp GmbH, Rhynerstrasse 13, 8712 Stäfa, [email protected]

Seite 1

WebComp Burolösung MEHR INFOS WWW.WEBCOMP.CH

Inhalt

1. Einleitung ................................................................................................................................................... 2

2. Startformular ............................................................................................................................................. 3

3. Belege erfassen ....................................................................................................................................... 4

4. Berichte ..................................................................................................................................................... 9

5. Artikel erfassen ........................................................................................................................................ 10

6. Stückliste erstellen ................................................................................................................................... 11

7. Adressen Verwalten ................................................................................................................................. 12

8. Kreditoren und Debitoren ......................................................................................................................... 13

9. Exporte .................................................................................................................................................... 14

10. Standardwerte erfassen ........................................................................................................................... 15

11. Sicherheit ................................................................................................................................................. 16

12. Installation Bürolösung ............................................................................................................................. 17

13. Support .................................................................................................................................................... 17

mailto:[email protected]

http://www.webcomp.ch/


Seite 2

1. Einleitung Mit dieser einfachen Datenbankbasierender Bürolösung können Sie Adressen, Artikel, Stücklisten, Produktionsauftrag, Offerten, Aufträge, Rechnungen, Arbeitszeiten und Bestellungen erfassen. Eine einfache Zuweisung von Debitoren und Kreditoren. Zusätzlich können pro Beleg Arbeitsaufwände in Stunden und Minuten erfasst werden. Des Weiteren stehen diverse Daten als Excel Export zur Verfügung.

Diese Bürolösung ist für kleine Betriebe entwickelt worden, die keine Serverlandschaft oder Cloud haben.

• Alle Daten sind zentral gespeichert.

• Mehrere Benutzer möglich.

• Übersichtliche Suchfunktionen.

• Kann auf dem PC installiert werden.

• Ist zu anderen Microsoft Office Anwendung kompatibel.

• Sicherheitsrelevante Office Updates von Microsoft.

• Upgrade auf eine höhere Office Version möglich.



Seite 3

2. Startformular (Version 3.4) Übersicht Startformular

• Belege erfassen

• Adressenstamm erfassen

• Artikelgruppen erfassen

• Artikel erfassen

• Stückliste erfassen

• Kontoplan erfassen

• Debitoren und Kreditoren erfassen

• Exporte als Excel

• Mehrere Geschäftsbereiche erfassen



Seite 4

3. Belege erfassen

1. Wenn Sie das Formular Belege öffnen sind alle Felder blockiert, bis auf die Auswahlbox Beleg und Adresse. Sobald Sie eine Adresse und Beleg erfasst haben, können Sie weitere Daten erfassen.

2. In der Auswahlbox Belege suchen können bestehende Belege nach Namen oder Nummer gesucht werden. 3. Hier werden alle Belege pro Adresse angezeigt. Mit grüner Farbe wird der aktuelle Beleg, in dem Sie sich befinden,

angezeigt. 4. Für eine Globale Übersicht von Belegen können Sie das Formular *Übersicht Belege* öffnen. 5. Für jeden Beleg kann ein vordefinierter Text automatisch in das Feld Titel kopiert werden.

In der Übersicht Belege können Sie Ihre erfassten Belege nach unzähligen Kriterien filtern und direkt in die Detailansicht des Beleges wechseln.

1.

2.

3.

4.

5.



Seite 5

1. Mit der Auswahlbox wählen Sie die Art des Beleges. Es kann aus jedem Beleg eine anderer Beleg abgeleitet/kopiert

werden, dabei werden alle Daten inklusive Artikel des Beleges mit kopiert.

2. Wenn Sie eine Adresse ausgewählt haben, werden Ihre Standardwerte automatisch abgefüllt. Sie können nachträglich die geladenen Standardwerte im Formular Beleg überschreiben (z.B MwSt. von 7.7 % auf einen anderen erfassen Prozentsatz).

3. Mit einem Doppelklick in das Feld Titel wird ein grösseres Textfeld geöffnet. Des Weiteren können Sie eine oder mehrere Positionen erfassen. Für die Positionen müssen Artikel hinterlegt werden, die je nach Konfiguration, den Text und den Preis automatisch ausfüllen. Mit dem Button Total berechnen, werden alle Positionen inklusive MwSt. gerechnet. Sie können Belege kopieren, einzelne oder alle Positionen im Bericht ausblenden. Jedem Beleg können Sie anhand Ihres Kontoplans SOLL und HABEN zuweisen.

4. Zusätzlich können Sie wählen, wie die MwSt. berechnet werden soll. Wenn Sie MwSt. inklusive wählen, wird der Steuerbetrag vom ausgehenden Totalbetrag berechnet.

5. Der Individuelle Steuersatz wir auf den Positionen berechnet. Zu Beispiel bei unterschiedlichen Steuersätzen. 6. Die Positionen können Sie beliebig sortieren. Alle oder einzelne Positionen im Bericht ausblenden. Direkt zu PDF oder Word

exportieren. 7. Den Einzahlungsschein an die Rechnung anhängen. 8. Belege direkt nach MS Outlook mit PDF exportieren. Rechnungstext wird dabei mit exportiert. Wenn gewünscht kann der

Arbeitsrapport mit exportiert werden. 9. Alle Belege der gewählte Adresse anzeigen

1.

3.

2.

4. 5.

6.

7.

8. 9.

9.



Seite 6

In der Lasche Optionale Infos können Sie sonstige Informationen eingeben.

In der Lasche Kreditoren können Sie Ihre Kosten erfassen, die mit dem Beleg zusammen hängt.



Seite 7

In der Lasche Arbeitsaufwand können Sie Ihre Arbeitszeiten erfassen.



Seite 8

Stückliste-Artikel in Positionen laden

Sie haben die Möglichkeit Artikel oder Stücklisten-Artikel zu wählen. Mit der Stücklisten-Artikel können Sie Artikel mit Subartikel auswählen und in die Positionen laden.



Seite 9

4. Berichte Rechnung mit/ohne Positionen, mit oder ohne EZ.



Seite 10

5. Artikel erfassen In diesem Formular können Sie Artikel erfassen, die im Formular Beleg (Offerte/Auftrag etc.) bei einer Zuweisung des Artikels automatisch abgefüllt werden. Wenn Sie den Verkaufspreis leer lassen, werden keine Informationen des Artikels eingefügt. Zuerst müssen Sie eine Artikelgruppe erstellen, bevor Sie einen Artikel erfassen können. Zum Beispiel für Leistungen den Artikelgruppenname „Leistung Firma 1“ oder fur Hardware den Artikelgruppenname „Hardware“ etc.

Es können Basisartikel (Rohmaterial/Lieferantenartikel) erstellt werden, sowie auch eigene erstellte Produkte, die Sie einer Stückliste zuteilen können.



Seite 11

6. Stückliste erstellen

Mit dieser Art können Sie individuell Stücklisten aus Ihren Artikel/Produkten zusammenbauen. Sie haben ein eigenes Produkt das Sie in Ihrer Firma herstellen? Als Beispiel sehen Sie den T2472 als Produkt. Dem Produkt können Sie x-beliebige Artikel und x-beliebige Untereinträge zuweisen. Dadurch können Sie die Stücklisten-Produkte einfach einer Offerte etc. zuweisen.



Seite 12

7. Adressen Verwalten Für die Adressenerfassung stehen Ihnen genügend Adressenfelder zur Verfügung. Mit dem Button *Kontakt im Outlook erstellen* wird einen Outlook-Kontakt geöffnet und die Felder, die mit einem Stern bezeichnet ausgefüllt sind, werden automatisch in den Outlook-Kontakt übernommen. Wenn Sie eine neue Adresse erstellen, müssen Sie den Adressentyp Geschäftsfeld zuweisen. Die Basiswerte können Sie im Formular Standardwerte „Adressen Typ“ erfassen. In diesem Programm haben Sie die Möglichkeit Ihre Firma eine oder mehrere Firmen in unterschiedliche Abteilungen/Geschäftsfelder oder Kostenstellen zu trennen. Ein Beispiel, wenn Sie unterschiedliche Einzahlungsscheine verwenden möchten.



Seite 13

8. Kreditoren und Debitoren Hier können Sie Kreditoren und Debitoren erfassen, die nicht mit einem Beleg verknüpft sind. Ebenfalls sehen Sie die bereits erfassten Kreditoren im Formular Beleg mit der Beleg ID. Der Betrag Soll und Haben können Sie hier nochmals überprüfen und gegebenenfalls korrigieren.

In der Lasche Debitorenmutation sehen Sie alle erfassten Belege in tabellarischer Ansicht.



Seite 14

9. Exporte Hier können Sie diverse Outputs als Excel generieren. Sie können einzelne Felder für den Export auswählen. Die Exporte werden automatisch in das Verzeichnis gespeichert, in dem sich die Bürolösung befindet.

Übersicht Diagramm Umsatz minus Kosten.



Seite 15

10. Standardwerte erfassen Bevor Sie einen ersten Beleg erfassen können, müssen einige Standardwerte erfasst werden. Standardwerte sind vor allem da, um die erfassten Daten im Formular Beleg automatisch abzufüllen. Sind die Standardwerte erfasst worden, sollten keine Änderungen nachträglich gemacht werden. Anfügen von Werten ist kein Problem. Wir richten für Sie gerne nach Ihren Wünschen Ihre Standardwerte ein.

.



Seite 16

11. Sicherheit Das Programm ist eine Datenbank von Microsoft (Microsoft Access). Der Betrieb der Software hängt von der Microsoft Office Version ab. Die Bürolösung ist in ein Frontend und Backend aufgeteilt. Alle Daten sind im Backend in verschiedenen Tabellen gespeichert. Das Backend sollte auf täglicher Basis gesichert werden. Microsoft ist bemüht Fehler im Office zu beheben. Es sollten daher aktuelle Updates von Betriebssystem und Office regelmässig überprüft und installiert werden. Entstehen Programmfehler im Programm WebComp Bürolösung, werden diese kostenlos behoben. Der Support wird in der Regel via Fernwartung gegeben. Support wird durch die Firma webcomp.ch ([email protected]) gewährleistet. Empfehlenswerte Backuplösung http://www.allsync.de/.


http://www.allsync.de/


Seite 17

12. Installation Bürolösung Vorrausetzung für den Betrieb der Bürolösung Windows Betriebssystem ab Windows 7 oder höher Microsoft Office 2013/16/19/365 Microsoft Office Access 2013/16/19 oder Microsoft Access Runtime 2013/2016/19 (kostenlos) Installation Bürolösung (wird von WebComp via Fernwartung installiert).

13. Support Für alle lizenzierte Accessanwendungen Supportanfragen via Mail [email protected]. Bitte immer Lizenzschlüssel angeben. SLA gemäss Vereinbar


mailto:[email protected].

WebComp GmbH, Rhynerstrasse 13, 8712 Stäfa, … · 2020. 1. 2. · WebComp GmbH, Rhynerstrasse 13,...

Documents

Transcript of WebComp GmbH, Rhynerstrasse 13, 8712 Stäfa, … · 2020. 1. 2. · WebComp GmbH, Rhynerstrasse 13,...