Wer die Regeln macht, gewinnt das Spiel Eine empirische Untersuchung der E-Mail-Kommunikation...

Wer die Regeln macht, gewinnt das Spiel

Eine empirische Untersuchung der E-Mail-Kommunikation zwischen

Mitarbeitern und Führungskräften

Dipl.-Soz. Nicole Zillien

8. Workshop der DGPuK-Fachgruppe „Computervermittelte Kommunikation“ am 27./28. Februar 2004 – Schwerpunkt: Innovation

Titelblatt

1

1. Fragestellung

2. Die Theorie der Strukturierung

3. Kontextfaktoren des E-Mail-Einsatzes

4. Fazit

Aufbau des Vortrags

2

1. Fragestellung



4. Fazit

Aufbau des Vortrags

3

Führt die elektronische Kommunikation in Unternehmen

zu einer Verbesserung des Informationsaustauschs

zwischen Mitarbeitern und Führungskräften?

Fragestellung

4

Techniksoziologie

Technikdeterminismus

GesellschaftTechnik

Sozialdeterminismus

5

1. Fragestellung



4. Fazit

Aufbau des Vortrags

6

Die Theorie der Strukturierung nach Giddens sagt im Kern aus, dass Menschen sich in ihrem praktischen Handeln auf vorgelagerte Strukturen beziehen, wobei sie in diesem Handeln wiederum Strukturen schaffen.

Strukturen werden als Regeln und Ressourcen verstanden, die soziale Systeme (re)produzieren. Ressourcen sind Werkzeuge/ Mittel, die verschiedene Möglichkeiten ihrer Verwendung zulassen. Wie diese Werkzeuge verwendet werden, hängt von sozialen Regeln ab. Dabei bedingen soziale Regeln das Handeln, determinieren es jedoch nicht. Regeln können sowohl als ausformulierte Regeln vorliegen als auch informell befolgte Alltagskonventionen sein.

Die Nutzung der E-Mail in Unternehmen wird im Sinne der Theorie der Strukturierung als ein Prozess der sozialen Aneignung verstanden.

Die Eigenschaften der Technologie und die organisatorischen Rahmen-bedingungen der Technologienutzung nehmen Einfluss auf die soziale Aneignung.

Die Theorie der Strukturierung nach Giddens

Quelle: Anthony Giddens (1988/1984): Die Konstitution der Gesellschaft.

7

Die Theorie der Strukturierung

Quelle: Wanda J. Orlikowski (2000): Using Technology and Constituting Structures: A Practice Lens for Studying Technology in Organizations.

Technologies-in-Practice(rules and resources instantiated in use of technology)

Ongoing, situated Use of Technology

Facilities e.g.,

hardwaresoftware

Normse.g.,

protocols,etiquette

Interpretive Schemes

e.g.,assumptions, knowledge

Agency

Structure

8

1. Fragestellung



4. Fazit

Aufbau des Vortrags

9

1. Eigenschaften des Mediums2. Organisatorische Bedingungen des E-Mail-Einsatzes 3. Form der E-Mail-Nutzung

Kontextfaktoren

Empirische Untersuchung

10

Einsatz von Computertechnologien in fünf deutschen Unternehmen

156 Mitarbeiter (62,7%)

44 Führungskräfte (17,7 %) 49 Betriebsratsmitglieder (19,6%)

Empirische Basis

249 Befragte insgesamt

11

Einsatz von Computertechnologien in fünf deutschen Unternehmen

156 Mitarbeiter (78%)

44 Führungskräfte (22%) 49 Betriebsratsmitglieder

Empirische Basis

N=200

12


Kontextfaktoren

13

Kontextfaktoren: 1. Eigenschaften des Mediums

AsynchronitätOrtsunabhängigkeitSchnelligkeitKanalreduziertheitniedrige KostenAnhänge

14


Kontextfaktoren

15

Kontextfaktoren: 2. Organisatorische Bedingungen

a) E-Business-Leitbild der Führungskräfte/ Technikleitbilder

„In welchem Ausmaß verfolgen Sie mit dem Einsatz neuer Technologien das Ziel der Verbesserung der Kommunikationsmöglichkeiten?“Angaben von Führungskräften

4,6

5,35,0

3,8

5,0

1

2

3

4

5

6

A B C D E

Quelle: Eigene Erstellung [n=40; Unternehmen A-E, arithmetischer Mittelwert auf der Skala 1=“in sehr geringem Ausmaß“ bis 6=“in sehr hohem Ausmaß“]

in sehr hohem Ausmaß

in sehr geringem Ausmaß

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Kontextfaktoren: 2. Organisatorische Bedingungen

Rechtliche, organisatorische und stilistische Fragen der E-Mail-Nutzung sind in den untersuchten Unternehmen weitgehend ungeklärt oder zumindest nicht eindeutig festgelegt.

Verbindliche Normen des Mediengebrauchs haben sich noch nicht herausgebildet. Damit ist die Verwendung der Ressource E-Mail relativ offen, da es kaum formell kodifizierte E-Mail-Regeln (bspw. schriftliche Regelungen zur Nutzungsform) gibt.

Informell befolgte Regeln (bspw. Konventionen zum Sprachstil), die in ihrer Durchführung Alltagsroutinen (re)produzieren, bilden somit die Grundlage der E-Mail-Nutzung.

b) Regeln zur E-Mail-Nutzung

17


Kontextfaktoren

18

Wandel von Vermittlungskulturen: (= im Kern die Pluralisierung von Vermittlungskulturen):

1. Für jedes Medium bilden sich eigene Praktiken der Anwendung aus: Briefkultur, Telefonkultur, Handykultur usw.

2. Verschiedene soziale Gruppierungen eignen sich Medien auf unterschiedliche Art und Weise an, somit kann man von Briefkulturen, Telefonkulturen, Handykulturen usw. sprechen.

Kontextfaktoren: 3. Form der E-Mail-Nutzung

Quelle: Höflich, Joachim R. (2003): Einleitung: Mediatisierung des Alltags und der Wandel von Vermittlungskulturen. In: Höflich, Joachim R./Gebhardt, Julian (Hg.): Vermittlungskulturen im Wandel, S. 9.19

In unserer Untersuchung zeigt sich, dass eine Pluralisierung von Vermittlungskulturen auch innerhalb eines Unternehmens stattfindet:

Das Medium E-Mail wird von den Mitarbeitern und Führungskräften der befragten Unternehmen je unterschiedlich angeeignet.

Insgesamt werden die in den Unternehmen eingesetzten Computertechnologien von den befragten Mitarbeitern und Führungskräften in unterschiedlicher Art und Weise genutzt und bezüglich ihrer Nützlichkeit und den Auswirkungen auf den Arbeitsalltag verschieden bewertet.


20


Quelle: Eigene Erstellung [n=143 (Mitarbeiter), n=42 (Führungskräfte), Angaben in Prozent]

„Wie viele Stunden Ihrer Arbeitszeit verbringen sie durchschnittlich am Tag mit Tätigkeiten am Computer?“Angaben von Mitarbeitern und Führungskräften im Vergleich

1,4%

18,9%

44,8%

35%

26,2% 28,6%

7,1%

38,1%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

1 bis 2 Stunden 3 bis 4 Stunden 5 bis 6 Stunden 7 und mehr

Mitarbeiter Führungskraft

21

2,6 2,3 2,51,9 1,7

2,0

3,32,9 2,6 2,32,4

1,8

1

2

3

4

5

6

A B E

Hardwareprobleme Mitarbeiter Hardwareprobleme Führungskräfte

Softwareprobleme Mitarbeiter Softwareprobleme Führungskräfte


Quelle: Eigene Erstellung, [n=119 (Mitarbeiter), n=31 (Führungskräfte), Unternehmen A, B, E, arithmetischer Mittelwert auf Skala von 1 =“Situation tritt nie auf“ bis 6=“Situation tritt sehr häufig auf“]

„Wie häufig treten Hard- bzw. Softwareprobleme auf?“Angaben von Mitarbeitern und Führungskräften im Vergleich

Situation tritt nie auf

Situation tritt sehr häufig auf

22


1,6 1,8

2,8 2,52,02,2 2,4

1,8 22,5

1

2

3

4

5

6

A B C D E


Quelle: Eigene Erstellung, [n=156 (Mitarbeiter), n=43 (Führungskräfte), Unternehmen A-E, arithmetischer Mittelwert auf Skala von 1 =“sehr gerne“ bis 6=“sehr ungern“]

„Wie gerne kommunizieren Sie per E-Mail?“Angaben von Mitarbeitern und Führungskräften im Vergleich

sehr gerne

sehr ungern

23

0

5

10

15

20

25

30

35

40

A B C D E

versendet/ Mitarbeiter versendet/ Führungskräfte

erhalten/ Mitarbeiter erhalten/ Führungskräfte


Quelle: Eigene Erstellung [n=155 (Mitarbeiter), n=31 (Führungskräfte), Unternehmen A-E, arithmetischer Mittelwert der Anzahl der E-Mails]

„Schätzen Sie bitte die Anzahl Ihrer täglichen E-Mails!“Angaben von Mitarbeitern und Führungskräften im Vergleich

24


Quelle: Eigene Erstellung, [n=155 (Mitarbeiter), n=31 (Führungskräfte), arithmetischer Mittelwert auf Skala von 1=“trifft ganz und gar nicht zu“ bis 6=“trifft voll und ganz zu“]

2,2 2,0

2,72,4

1,7

2,6

1

2

3

4

5

6

Akzeptanz vonRechtschreibfehlern

Unsicherheit beiFormulierung

Informationen oftmissverständlich


Statements zur E-Mail-NutzungAngaben von Mitarbeitern und Führungskräften im Vergleich

trifft ganz und gar nicht zu

trifft voll und ganz zu

25


Quelle: Eigene Erstellung, [n=118, Zustimmung (Skalenwerte 5-6) in Prozent auf Skala von 1=“trifft ganz und gar nicht zu“ bis 6=“trifft voll und ganz zu“]

19,5%

15,3%

8,7%

35%

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40%

Der Tonfall in E-Mails ist eher locker

Wenn es die Möglichkeit der E-Mail-Kommunikation nichtgäbe, würde ich bestimmte Informationen nicht

weitergeben

Per E-Mail wende ich mich direkt an Personen, die ichpersönlich nicht einfach angesprochen hätte

Schlechte Nachrichten übermittle ich lieber per E-Mail alsvon Angesicht zu Angesicht

Statements zur E-Mail-NutzungZustimmung von Mitarbeitern

26

62,5% 60,7%

45,5%33,3%

47,8%

k.A. k.A.

75%

60%

83,4%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

A B C D E

Mitarbeiter Führungskräfte

Bewertung

Quelle: Eigene Erstellung, [n=153 (Mitarbeiter), n=31 (Führungskräfte), Unternehmen A-E, Zustimmung (Skalenwerte 4-6) in Prozent auf Skala von 1=“trifft ganz und gar nicht zu“ bis 6=“trifft voll und ganz zu“]

„Wenn man per E-Mail kommuniziert, spielt die Hierarchiestufe eine geringere Rolle als im persönlichen Gespräch.“Zustimmung von Mitarbeitern und Führungskräften im Vergleich

27

Bewertung

Quelle: Eigene Erstellung, [n=155 (Mitarbeiter), n=43 (Führungskräfte), Unternehmen A-E, Angaben in Prozent, Zustimmung (Skalenwerte 5-6) auf Skala von 1=“trifft ganz und gar nicht zu“ bis 6=“trifft voll und ganz zu“]

71,4%

16,7%

28,9%

12,5%

26,9%20,7%

33,3%40%40% 40%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

A B C D E

Mitarbeiter Vorgesetzte

„Durch den zunehmenden Einsatz von Computertechnologien am Arbeitsplatz verbessert sich der Informationsaustausch mit meinen Vorgesetzten/ Mitarbeitern.“Zustimmung von Mitarbeitern und Vorgesetzten im Vergleich

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Führt die elektronische Kommunikation in Unternehmen

zu einer Verbesserung des Informationsaustauschs

zwischen Mitarbeitern und Führungskräften?

Fragestellung

Die elektronische Kommunikation führt eher aus Sicht der Führungskräfte als aus Sicht der Mitarbeiter zu einer Verbesserung des Informationsaustauschs zwischen „oben und unten“.

Was sind die Gründe hierfür?

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Fazit

TechnikleitbildDie Führungskräfte denken und handeln im Sinne eines E-Business-Leitbilds. So stellen sie auch eher als die Mitarbeiter eine Übereinstimmung zwischen der Zielsetzung und den Ergebnissen der Techniknutzung in den Unternehmen fest (bspw. der Verbesserung der Kommunikation durch den Einsatz von Computertechnologien).

RegelnFormal verbindliche Normen der E-Mail-Nutzung existieren in den befragten Unternehmen noch nicht. In dieser Situation können Führungskräfte aufgrund ihrer Stellung im Unternehmen durch ihre Alltagspraxis eine Form der E-Mail-Nutzung definieren. Mitarbeiter dagegen richten sich in ihrer E-Mail-Nutzung an „alten Kommunikationsstrukturen“ aus: Führungskräfte schreiben „moderne E-Mail-Notizen“, Mitarbeiter schreiben „Elektro-Briefe“.

Pluralisierung von VermittlungskulturenFührungskräfte und Mitarbeiter nutzen und bewerten das Medium E-Mail

unterschiedlich. Spezifische Eigenschaften, die die Vorteile der E-Mail im Vergleich zu anderen Medien der Unternehmenskommunikation ausmachen, werden von den Mitarbeitern wenig genutzt (bspw. Überspringen von Hierarchiestufen), während Führungskräfte die Potenziale des Mediums eher ausschöpfen (bspw. lassen sie sich per E-Mail von Mitarbeitern informieren, ohne selbst unbedingt ein Feedback zu geben).

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

[email protected]

Danke

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