„Wir wollten unser Wissen darstellen“ - Stadtwerke … · SAP ISU-System erstellt werden; von...

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„Wir wollten unser Wissen darstellen“ - Stadtwerke Herne setzen

Vertriebscontrolling von prevero ein; Zahlen als Steuerungsinstrument

Mit der Ruhe ist es schon lange vorbei auf dem Markt für Netzbetreiber und Energie-versorger. Margen werden kleiner, wechsel-willige Kunden – vor Jahren praktisch nicht vorhanden – sind an der Tagesordnung. Immer neue Produkte mischen den Markt auf oder versuchen es zumindest. Eigeni-nitiative ist angesagt, kluges Handeln ist ebenso gefragt wie aktive Akquise; Kunden müssen zurückerobert, neu gewonnen oder gehalten werden. Werbemaßnahmen mögen ein Schritt in die richtige Richtung sein, allerdings: Vorgelagert, sehr viel ertrag-reicher und vor allem erfolgversprechender ist es, als erste Maßnahme den hauseigenen Daten erst einmal gründlich auf den Zahn zu fühlen. Schauen wir uns überhaupt die richtigen Zahlen an? Wie aussagekräftig sind sie? Bei welcher zahlenmäßigen Abwei-chung müssen wir handeln, was liegt noch

Stadtwerke Herne setzen Vertriebs-controlling von prevero ein

in der Norm? Und vor allem: Sind unsere Berichte korrekt aufgebaut? Geben Sie wirklich Aufschluss darüber, wo wir gerade stehen, und halten sie tatsächlich für alle Stakeholder sinnvolle Informationen bereit?

Hoher manueller Aufwand, sehr viel Zeit

Diese und ähnliche Fragen hat sich auch Andreas Meise, Vertriebsleiter der Stadtwerke Herne, gestellt, und zwar schon seit längerem: „Wir waren an einem Punkt, an dem es aus verschiedenen Grün-den so nicht mehr wei-tergehen konnte. Unser Berichtswesen basierte beispielsweise komplett

Customer

Unternehmen:

Stadtwerke Herne AG

Branche:

Energieversorgung

Organisationsgröße:

300 Mitarbeiter

Produkte von prevero:

Vertriebscontrolling

Andreas Meise Stadtwerke Herne

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unsere Zahlen haben und, ganz wichtig: Diese Zahlen sollten gleichzeitig Steuerungs- und Vertriebsinstrument sein, um Entwicklungen frühzeitig zu erkennen und um rechtzeitig ge-eignete Maßnahmen zu ergreifen. Neben einem guten EDM-Tool, das uns eine zielpunktscharfe Abbildung unserer Kunden ermöglichen sollte, hieß unser Zauberwort damit ganz eindeutig Vertriebscontrolling. Wir wollten unseren Vertrieb über Zahlen steuern“.

Berichtswesen mit neuer Qualität

In Sachen EDM habe man sich für Soptim ent-schieden, auch die Auswahl eines geeigneten Vertriebscontrolling-Tools sei ihnen nicht schwer-gefallen. Man habe gewusst, dass der BI-Hersteller prevero eine entsprechende Software anbiete, da man mit dem Unternehmen in bestem Kontakt stehe, im Controlling seit über 15 Jahren die Unter-nehmensplanung mit der Software der Münchner gestalte und damit sehr zufrieden war. Hinzu sei gekommen, dass man Arbeitsweise und Philosophie des Unternehmens verinnerlicht habe und einfach auch keinen weiteren Hersteller zur hauseigenen Systemarchitektur hinzufügen wollte. Die sehe nun so aus, dass die Kundenabrechnungen mit einem SAP ISU-System erstellt werden; von dort erfolge ein Datentransfer in das EDM-Tool, wo die Daten aufbereitet werden. Das neue BI-System wiederum

auf Excel. Bestandteile dieses Berichts waren unter anderem die Spartenübersichten Strom und Gas, runtergebrochen auf Haushalts- und Sondervertragskunden, darin nochmals runter-gebrochen auf Produktebene, und dann gab es Berichte zu Wettbewerbern und zu den Wechs-lern. Die Zahlen kamen aus unterschiedlichen Subsystemen und wurden Monat für Monat mit einem extrem hohen manuellen Aufwand zusammengetragen. Mit sehr viel Sorgfalt und, weil man es ständig machte, sicher auch mit viel Übung, aber aufgrund der händischen Vor-gehensweise eben auch mit einer sehr hohen Fehleranfälligkeit und vor allem mit extrem viel Zeit. Einer meiner Mitarbeiter war pro Monat mindestens 10 Tage damit beschäftigt, unend-lich viele Zahlen zusammenzutragen, nur um diesen Bericht zusammenzustellen. Und wenn dann eine Rückfrage aus dem Vorstand kam, weil man bestimmte Zahlen stärker analysieren wollte, gab es zusätzlich noch eine Nachbearbei-tungszeit, die erneut mehrere Tage in Anspruch nehmen konnte.“

„Wir wollten unseren Vertrieb über Zahlen steuern“

Man habe aber nicht nur die Sinnhaftigkeit des bestehenden Berichtswesens in Frage gestellt, sondern generell darüber nachgedacht, ob in den Berichten überhaupt die richtigen Zahlen verarbeitet werden und wie das gesamte Energie-datenmanagement sehr viel sauberer, einfacher, transparenter und vor allem fehlerfrei gestaltet werden könne. Meise: „Für uns waren mehrere Dinge wichtig, die sich alle untereinander bedingten. Wir wollten mehr über uns wissen und gleichzeitig verstehen, wie wir dieses Wissen darstellen können. Wir wollten verste-hen, wie wir unser neu erworbenes Wissen in eine optimale Berichtsform bringen können. Wir wollten mehr Hintergrundwissen über

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sehr viele Zahlen in dem EDM-Tool, die dort über die SAP-Schnittstelle reingekommen sind, um die EDM- und Einkaufsprozesse vernünftig abbilden zu können, aber nicht alle diese Daten und Zahlen benötigen wir im BI-System und damit für das Berichtswesen.“

Excel-Ängste adé

Eigentlich brauche man es gar nicht extra zu betonen, so Meise: In der bisherigen Form wäre die Erstellung von zielgruppenspezifischen Berichten völlig undenkbar gewesen. Dank der neuen Syste-marchitektur werde das Berichtswesen insgesamt sehr viel umfangreicher und für die Stadtwerke aussagekräftiger. So könne man bald jede Menge zusätzliche Auswertungen fahren, wie zum Beispiel die Umsatzzahlen oder den Gewinn vor Zinsen und Steuern für Strom, Wasser und Gas, Margenbe-trachtungen je Produkt, je Tarif, je Netzgebiet, je Postleitzahl oder auch je Account Manager - alles sehr vertrieblich orientiert. Und natürlich habe man einen speziellen Blick auf die Kunden: Wer sind die Top-Kunden, wie ist die Anzahl der Neukunden je Account-Manager, wie viele Kunden betreut ein Key Accounter, wie lange ist die durchschnittliche Verweildauer der Kunden, welche Verträge müssen verlängert werden – den Analysen seien praktisch keine Grenzen gesetzt. 8 Mitarbeiter würden mit dem BI-Tool arbeiten, darunter 2 Power User, die das System federführend managen. Dass er sich ohne Wenn und Aber auf die Zahlen in seinen Be-richten verlassen könne, das sei ein neues und vor allem ein sehr schönes Gefühl. Meise: „Die vordefi-nierten Berichte bekomme ich auf Knopfdruck. Über ein System, das stabil mit Daten beladen ist. Wenn meine Zahl im Ursprungssystem die 1 ist, dann kommt sie über die Schnittstelle als 1 im EDM-Tool an und in der BI-Software wird sie ebenfalls als 1 ausgewertet. Und zwar genau da, wo wir es wollen. Unsere Excel-Ängste gehören endgültig der Vergangenheit an“.

greife auf die EDM-Daten zu, erstelle strukturierte und vor allem sehr gut lesbare Berichte und habe natürlich auch schon standardmäßig vorkonfigu-rierte Schnittstellen, um bestimmte Abfragen und Auswertungen zu ermöglichen. Allerdings: Man habe mehr gewollt. Meise: „prevero hat uns hier sehr geholfen und uns auf eine ebenso gute wie naheliegende Idee gebracht. Zunächst wur-den wir gefragt, welche Daten wir überhaupt zusammenstellen und reporten wollten. Dann kam die entscheidende Anregung, nicht nur einen Bericht zu fertigen, der für alle Empfän-ger Gültigkeit hat, sondern vielmehr die Daten zielgruppenspezifisch zusammenzustellen und die Auswertungen auf die jeweiligen Empfän-gerkreise zuzuschneiden. Damit bekommt das Berichtswesen in unserem Hause eine ganz neue Qualität.“

„Wir entscheiden, welche Zahlen berichtsrelevant sind“

Ein Key-Accounter benötige ja andere Informa-tionen als beispielsweise ein Gesellschafter, der wahrscheinlich ein aggregierteres Verständnis für Zahlen habe. Und während man als Vertriebsver-antwortlicher einen sehr detaillierten Blick auf seine Daten haben möchte, interessiere denVorstand vielleicht nur die Dashboard-Sicht auf die Dinge, also wie das Spartenergebnis aussehe, ob sich das Unternehmen in die richtige Richtung entwickele oder ob es irgendwo Eruptionen gebe. Und der Account Manager werde künftig einen Bericht mit einer Übersicht über seine Kunden bekommen, inklusive Abschlussquoten und Informationen über die geschlossenen Verträge. Das Beste daran sei jedoch, so Meise, dass man all diese Berichte selbst generieren und die Zahlen je nach Bedarf immer wieder neu zusammenstellen könne. „Wir entschei-den, welche Zahlen wir in welchem System vorhalten möchten. Und wir entscheiden auch, welche Zahlen berichtsrelevant sind. Wir haben

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Vertriebscontrolling trägt Marktgegebenheiten Rechnung

Die Auswertungen, die er künftig mit seinem neuen BI-Tool machen werde, tragen auch der sensiblen Marktentwicklung Rechnung: „Wir erkennen Veränderungen im Markt, im Kundenverhalten und darauf müssen wir als Energieversorger reagieren. Die Frage bislang war: Wie gefährlich kann es werden, wenn wir Veränderungen nicht rechtzeitig wahrnehmen, keine Gegen-maßnahmen ergreifen und: Was sagt das über unsere Prognosequalität aus?“ Dank der neuen Auswertungen und Analysen fallen ihre Standortbestimmungen bei ihren Kunden sehr viel genauer aus, ihre neuen Kennzahlen und Abfragen geben ihnen auf all ihre Fragen genau die richtigen Antworten. Darüber hinaus sei man in der Lage, Was-wäre-wenn Simulationen vorzunehmen und Szenario-Rechnungen durchzuführen: Was passiert, wenn der Kunde einen neuen Tarif bekommt? Wenn sich die Abnahmemenge reduziert? Was wäre der Mehrwert, wenn er nicht nur Gas-, sondern auch Stromkunde wäre? Und alle Analysen und alle Sze-narien könnten sie zudem durch aufschlussreiche Grafiken sehr anschaulich darstellen: „Das ist ein Riesenfortschritt für uns“.

Sicherheit durch Transparenz

Es gebe eine völlig neue Transparenz im Unterneh-men; die fordere einerseits mehr Aufmerksamkeit als vorher, weil jetzt alle Steuerungsinstrumente da seien, andererseits beruhige sie aber auch und gebe Sicherheit. Es sei seine Aufgabe, so Meise, genau dafür das Bewusstsein zu wecken. „Die bereits angesprochene Prognosequalität ist für uns ganz wichtig. Es ist lebensnotwendig, ver-triebliche Chancen zu erkennen und spannende Produkte zu kreieren, an denen unsere Kunden Gefallen finden. Produkte, die einen echten Mehrwert für sie darstellen und an denen die Account Manager Geld verdienen können. Aber mindestens ebenso wichtig wird für unsere Ver-triebsmitarbeiter die Feststellung sein, was an Kosten vermeidbar ist. Und das kann aufaddiert viel, viel mehr sein als das, was durch einen Neukunden an Umsatz generiert werden kann.“ Die ersten diesbezüglichen Ergebnisse geben ihnen allen Anlass, auf diesem Weg weiterzumachen. Die Mitarbeiter werden selbst aktiv; sie hinterfragen kritisch, warum Zahlungsziele nicht eingehalten werden, schauen auf Prognose-Abweichungen und bleiben am Kunden dran. Und genau diese Transparenz und dieses neue Bewusstsein seien

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unter anderem die Gründe dafür, dass das neue Vertriebscontrolling-Tool schon nach kürzester Zeit bei den Mitarbeitern eine hohe Akzeptanz genossen habe, das sei aus den Gesprächen sehr deutlich geworden.

Positives Resumée

Wie also schaut das Resumée aus? „Durchweg positiv.“ Meise fasst zusammen: „Wir haben qualitativ deutlich bessere Berichte, eine mehr als deutliche Zeiteinsparung in der Erstellung der Reports, eine viel höhere Transparenz im Gesamtunternehmen und vor allem eine zielge-richtete Berichterstattung für unterschiedliche Empfängerkreise.“ Man habe sich eindeutig für den richtigen Anbieter entschieden: „Die Zusam-menarbeit ist sehr gut, die Mitarbeiter sind hoch kompetent und kennen sich im Energiemarkt bestens aus. Es ist ihnen sehr daran gelegen, uns dahingehend fit zu machen, dass wir zu-künftig autark, selbständig und ohne ihre Hilfe Schnittstellen bauen, Logiken ändern oder an-passen können und jede gewünschte Auswer-tung vornehmen können.“ Die Software sei leicht zu bedienen, intuitiv, Plausibilitätschecks seien an genau den richtigen Stellen eingebaut. Und aus ihren Gesprächen sei jetzt schon abzusehen, dass man zukünftig noch auf wesentlich mehr Ideen kommen werden, was alles auswertbar sei: „Man könnte ja auch noch…“ sei derzeit einer der meist formulierten Satzanfänge. Also rundum zufrieden? „Ja“, ist die klare und schnelle Antwort. Und wenn Meise einen Wunsch frei hätte an prevero, welcher wäre das? Er braucht nicht lange zu überlegen: „Ich fände es gut, wenn sie in Herne wären“.

Über unsUnit4 prevero bietet Corporate Performance

Management (CPM)- sowie Business Intelli-

gence (BI)-Lösungen für die Bereiche Unter-

nehmensplanung, Budgetierung, Forecasting,

Daten-Analyse, Dashboarding und Reporting.

Mit seinem Portfolio unterstützt der Hersteller

die nachhaltige Verbesserung von Entschei-

dungs- und Steuerungsprozessen in Unter-

nehmen jeder Größe und Branche.

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