Wissensmanagement und die ISO 9001 sowie deren Auswirkung auf Projekte

Simon Dückert, 20.01.2015 amLehrstuhl für Konstruktionstechnik der Universität Erlangen-Nürnberg

Vorstellung

Studium Elektrotechnik an der FAU Erlangen-Nbg

Fraunhofer Institut für Integrierte Schaltungen

Gründung Cogneon (2001)

Heute Berater und Coach für Wissensmanagement und Lernende Organisationen

@simondueckert

blog.cogneon.de

Simon Dückert@Xing

facebook.com/cogneon

slideshare.net/cogneon (Folien!)

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Cogneon Akademie

Büro, Lern- und Veranstaltungsort, Coworking Space in Nürnberg

Flexibles Büro der Zukunft (Cafe, Colearning Space, Bibliothek, Media Lab, Einzelbüros)

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Inhalt

Kurzer Rückblick Vorlesung 2014

Wissensmanagement in der Management-Norm ISO 9001

Auswirkungen auf Wissensmanagement in Projekten

Fallbeispiele

1.) Fortlaufende, gemeinsame Dokumentation im Projekt

2.) Besprechungsmanagement

3.) Ticket-basierte Zusammenarbeit

Diskussion

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Kurzer Rückblick

Was ist Wissen?6

Wissen ist gerechtfertigte,

wahre Meinung

Wissensmanagement istdie Führung und GestaltungLernender Organisationen.

Was ist Wissensmanagement?7

Handlungsfelder aus WM-Modellen8

Bausteine des WM Wissenstreppe SECI

Wissensbilanz Cynefin ASHEN

Die drei Ebenen von Wissenszielen nach Probst9

Quelle: Probst, G. et. al.: Wissen managen. S. 71.

Wissensmanagement in der Management-Norm ISO 9001

Problematik Normierung/Standardisierung

Keine allgemein anerkannten Standards für Wissens-management vorhanden

Kein „Druck“ zur Implementierung,nur Freiwilligkeit

Beispiel: geringe Verbreitung des Wissensmanagement-Leitfadens der CEN (Europäisches Komitee für Normung), 10 Jahre(!) nach Erstellung

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Quelle: http://www.iwp.jku.at/born/mpwfst/04/German-text-KM-CWAguide.pdf.

International Organization for Standardization

Internationale Vereinigung von Normungsorganisationen (z.B. DIN) aus 165 Ländern

Gründung 1946, Sitz in Genf

Normen für alle Bereiche ausgenommen Elektrik/Elektronik (IEC) und Telekommunikation (ITU)

7-stufiger Normungsprozess

ISO 9001 ist die internationale (Qualitäts-) Management-Norm mit über 1 Mio. zert. Org.

10000er Normenkreis sind unterstützende Normen (z.B. ISO 14000 Umweltmanagement)

Technical Committee 176 ist für Weiterentwicklung der ISO 9001 zuständig (darin vertreten: 95 Länder)

Nächste Version erscheint im Herbst 2015 mit neuem Fokus auf Führung, Prozessmanagement, Risikomanagmenet, Wissensmanagement und organisationales Lernen.

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ISO 9001:2015 (Draft)

Neue High-Level-Stukturzur Harmonisierung von Normen

Stärkerer Fokus auf die Rolle der Führung als verantwortliche Personen

Explizite Forderung, Wissen systematisch zu managen (Kapitel 7.1.6)

PDCA-Zyklus für alle Prozesse explizit gefordert (=organisationales Lernen)

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Modell eines prozessorientierten(Qualitäts-) Management-Systems

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Quelle: ISO/DIS 9001 (Draft).

ISO-kompatibles GfWM Wissensmanagement Modell V1.0 (2007)

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Quelle: http://archiv.gfwm.de/files/GfWM-Artikel_-_Grundlagen-des-GfWM-WM-Modells.pdf.

ISO 9001:2015 - Wissensmanagement-Brücken 1/2

Der Begriff „Management“ bezieht sich auf Personen oder Personengruppen mit der Verantwortung der Führung und Kontrolle einer Organisation.

Die Einführung eines (Qualitäts-)Management-Systems sollte eine strategische Entscheidung sein.

Die Gestaltung des (Qualitäts-)Management-Systems wird vom „Kontext der Organisation“ beeinflusst. Zum Kontext der Organisationen gehört die Unternehmenskultur und externe Faktoren wie die aktuelle Marktsituation.

Das Top Management sollte Führung und Engagement in Bezug auf das (Qualitäts-)Management-System zeigen.

Das Top Management sollte alle betroffenen Management-Rollen unterstützen, in ihren Verantwortungsgebieten Vorbild zu sein.

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ISO 9001:2015 - Wissensmanagement-Brücken 2/2

Kapitel 7.1.6 „Organizational Knowledge“ Die Organisation ist verpflichtet, das Wissen zu identifizieren,

das für die Durchführung der Prozesse und die Konformität von Produkten und Dienstleistungen notwendig ist z.B. Wissenslandkarten

Dieses Wissen muss gepflegt und im notwendigen Maß verfügbar gemacht werden z.B. Schulungen, Veranstaltungen, Wiki

Im Fall von Änderungen und neuer Trends muss die Organisation ihr bestehendes Wissen prüfen und festlegen, wie das notwendige zusätzliche Wissen erworben werden kann z.B. Wissensstrategie-Prozesse

Für den Wissenserwerb können z.B. verwendet werden:• Interne Quellen: Lernen von Fehlern und Erfolgen in Projekten,

undokumentiertes Wissen von erfahrenen Experten bewahren

• Externe Quellen: Standards, Wissenschaftskontakte, Konferenzen, Wissen mit Kunden und Lieferanten teilen

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Problemlage am Beispiel Projektmanagement18

Quelle: http://archiv.gfwm.de/files/GfWM-Artikel_-_Grundlagen-des-GfWM-WM-Modells.pdf.

Wissensmanagement in Projekten

Definition Projekt

Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Bemühen, ein(e) einmalige(s) Produkt, Dienstleistung oder Ergebnis zu erstellen.

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Quelle: PMI Project Management Body of Knowledge PMBOK), eigene Übersetzung.

Wissen im Projekt-Lebenszyklus21

Source: PMI PMBOK.

„Working Out Loud“

Reusables

Lessons Learned„Socializing“

Wissen in Projektmanagement-Phasen22

Source: PMI PMBOK.

10 Ideen Wissensorientiertes Projektmanagement

1. Projekt-Communities: nutze eine virtuelle Community in einem sozialen Netzwerk als virtuellen Projektraum (obeida). Mache ihn so offen, wie möglich.

2. Sozialisierung: führe in Projekten Kick-off Meetings durch, um Vertrauen aufzubauen, Konventionen für den Umgang mit Wissen zu besprechen sowie sicherzustellen, dass vorhandenes Wissen ins Projekt einfließt.

3. Rollen: definiere die Rolle eines Projekt-Wissensmanagement-Verantwortlichen.

4. Working out loud: animiere das Projektteam, tägliche kurze Status-Updates mit Erfahrungen, Informationen, Lessons Learned und Fragen zu schreiben, um den Wissensfluss im Team zu fördern.

5. E-Mail-Detox: nutze moderne, soziale Medien (z.B. Weblogs) statt E-Mail, um eine offene, transparente Kommunikation zu fördern.

6. Planung: dokumentiere Meilensteine und Arbeitspakete offen in einem Wiki, um Transparenz und Aktualität zu fördern.

7. Meeting Management: nutze das Wiki auch um gemeinsam Besprechungsagenda, Protokolle und Aufgabenlisten zu pflegen.

8. Verantwortlichkeiten: erstelle eine RACI-Matrix im Wiki mit Links zu den Profilen der Teammitglieder, um Verantwortliche und deren Kompetenzen transparent zu machen.

9. Struktur: definiere Schlagworte (Tags) für „Reusables“, Lessons Learned, Arbeitspakete, Methoden, Kunden, Technologien etc. als gemeinsame Wissensstrutur.

10. Reflektion: führe After Action Reviews und Lessons Learned Workshops nach kritischen Aktivitäten, zu wichtigen Meilensteinen und am Projektende durch..

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Fallbeispiel Audi(Folien vom Projektmanagement Forum 2014,

siehe slideshare.net/cogneon)

Vielen Dank!

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