Workshop II: Neue Betriebssoftware (ERP): Auswahl und Einführung

Referenten:

Arno Nowatzky, Solvie und Kollegen Unternehmensberater Martin Kokoschinski, Mittelstand 4.0 – Kompetenzzentrum Hamburg

Die Auswahl und Einführung einer Komplettlösung durch eine ERP Software erfordert gründliche Recherche und Erprobung, um eine für das Unternehmen geeignete Lösung zu finden. Um sich über dieses schwierige aber auch wichtige Thema einen Überblick zu verschaffen, bot die Handwerkskammer einen durch Herrn Nowatzky geleiteten Workshop während der Anbietermesse an, welcher durch die Teilnehmer auch sehr gerne angenommen wurde. Dabei wurde zu Beginn des Workshops erklärt, dass es nicht darum geht welche Sotware nun die beste Software auf dem Markt oder für den individuellen Teilnehmer ist, denn es kommt darauf an, was das Unternehmen braucht und sucht. Im Zentrum der Veranstaltung stand die daher die Frage:

Wie finde ich die Software, die richtig zu meinem Unternehmen passt? Um diese Frage beantworten zu können, wurde der grundlegende Prozess bei der Auswahl einer ERP Software detailliert dargestellt. Am Anfang steht das Einholen von Angeboten und ein Überblick über den Markt mit der Frage, wie komme ich an Betriebssoftware heran und wer bietet diese an? Nachdem sich das Unternehmen eine Übersicht verschafft hat, bekamen die Teilnehmer einen detaillierten Einblick in den eigentlichen Auswahlprozess. Von einer anfänglichen Longlist von 20-25 möglichen ERP-Softwares wurde systematisch veranschaulicht, wie man diese große Menge an möglichen Lösungen mit seinen eigenen Anforderungen abgleicht, um so die Liste auf 3-5 mögliche Lösungen zu verkleinern. Diese möglichen Kandidaten werden dann gebeten, ihre Software im Unternehmen selbst zu präsentieren – das heißt unter Realbedingungen im Betrieb selbst zu testen. Auch die Mitarbeiter sollen nicht außen vorgelassen werden: die Empfehlung ist, die Mitarbeiter, die am Ende mit der ausgewählten Software arbeiten müssen, von Beginn an in die Auswahl einzubeziehen und sie beispielsweise beim Softwaretest die möglichen Optionen selbst austesten zu lassen. Dadurch können Probleme sichtbar werden, die womöglich vorher noch nicht aufgefallen sind, zum Beispiel bei der Bedienbarkeit. Im Anschluß an den Vortrag wurde eine rege Diskussion mit den Teilnehmenden angestoßen, bei der unter anderem die Datensicherheit, im Besonderen die Vor- bzw. Nachteile einer cloudbasierten Lösung im Fokus standen, denn das ungute Gefühl, die Kontrolle über „seine“ Daten zu verlieren, war den Teilnehmenden wichtig und diese Angst auch nicht unbegründet. Die Teilnehmenden nahmen viele interessante Aspekte und Gedanken zur Auswahl und Einführung einer ERP Software mit.

▪ Neue Betriebssoftware (ERP): Auswahl und Einführung

▪ Systematisch auswählen und einführen

▪ Die richtige Infrastruktur aufsetzen

▪ Arno Nowatzky

▪ SOLVIE und KOLLEGEN

Unternehmensberater GmbH

▪ Hamburg im September 2019

17.09.2019 2

Zusammenfassung, Fragen und Anmerkungen5

Die „richtige“ Infrastruktur4

Praxisbeispiel: Auswahl und Einführung3

Betriebssoftware / ERP2

Begrüßung, Vorstellung und Einleitung1

Agenda

I. Agenda

17.09.2019 3

▪ Geboren in Hamburg

▪ Jahrgang 1968

▪ Verheiratet, 3 Kinder

▪ Wirtschaftsinformatiker (FH)

▪ 15 Jahre Berufserfahrung als Unternehmensberater

▪ 9 Jahre Berufserfahrung als CIO bei einem Heiz-

und Betriebskostenabrechner

Über mich

I. Begrüßung, Vorstellung und Einleitung

Principal

Solvie und Kollegen Unternehmensberater GmbH

Willy-Brandt-Straße 57

D-20457 Hamburg

Mobil: +49-171.2175409

Festnetz: +49-40.32310289

E-Mail: anowatzky@solvie-kollegen.com

Arno Nowatzky

17.09.2019 4

▪ Nutzen Sie bitte Ihr Smartphone und beantworten

Sie mir kurz fünf Fragen:

▪ (anonym)

ERP Auswahl – Eine Bitte vorab

I. Begrüßung, Vorstellung und Einleitung

Absenden

17.09.2019 5

Zusammenfassung, Fragen und Anmerkungen5

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Praxisbeispiel: Auswahl und Einführung3

Betriebssoftware / ERP2

Begrüßung, Vorstellung und Einleitung1

Agenda

I. Agenda

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Betriebssoftware für Handwerksbetriebe ist die zentrale Software, in der das Geschäft des Handwerksbetriebes umfassend digital abgebildet wird.

Sie sollte damit Folgendes umfassen

• Abbildung der wertschöpfenden Tätigkeiten, insb.

• Angebot → Auftrag (Vertrieb)

• Auftragsplanung

• Bestellung Material

• Einplanung Personal

• Materialwirtschaft / Lagerverwaltung

• Mitkalkulation – Nachkalkulation – Rechnungstellung

• Option für Sondermodule für z.B. Wartung und Service, Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

• Schnittstelle zu den wesentlichen anderen Systemen im Betrieb

Begriffsdefinition „Betriebssoftware“

II. Betriebssoftware / ERP

Betriebssoftware ist ein sehr generischer Begriff

17.09.2019 7

Ungefähr 10.800 Ergebnisse für „Betriebssoftware Handwerk“

II. Betriebssoftware / ERP

Das Internet als Informationsquelle: Daten gibt es genug – das Wesentliche zu finden ist die Herausforderung

17.09.2019 8

Betriebe im Handwerk verfügen über sehr unterschiedliche Prozesse

II. Betriebssoftware / ERP

Die Auswahl der Software ist immer entsprechend der betriebsspezifischen Anforderungen zu treffen

SHK (Elektro, Ausbau, ..) Bäckerei (Fleischerei, .. ) KFZ-Betrieb

• Buchhaltung /

Rechnungswesen

• Faktura

• Controlling

• Personalverwaltung

• Buchhaltung /

Rechnungswesen

• Faktura

• Controlling

• Personalverwaltung

• Buchhaltung /

Rechnungswesen

• Faktura

• Controlling

• Personalverwaltung

Handwerk

Grund-funktionen

SpezifischeFunktionen

• Vertrieb

• Personaleinsatzplanung

• Auftragsplanung

• Bestellung Material

• Materialwirtschaft /

Lagerverwaltung

• Projektverwaltung

• Kalkulation

• Wartungs- und Servicemodul

• Lohnabrechnung

• …

• Bestellwesen

• Personaleinsatzplanung

• Prognoserechner

• Produktionsplanung (!)

• Anbindung Kassensystem

• Auswertung Kassendaten

• Materialwirtschaft

• Kalkulation

• Lohnabrechnung

• …

• Vertrieb

• Anbindung Herstellersysteme

(DMS – Dealer Management

Systeme)

• Werkstattplanung (Online!)

• Bestellwesen (Fzg, Teile, ..)

• Pesonaleinsatzplanung

• Materialwirtschaft

• Kalkulation

• Anbindung Online-Portale

• Lohnabrechnung

• …

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Zusammenfassung, Fragen und Anmerkungen5

Die „richtige“ Infrastruktur4

Praxisbeispiel: Auswahl und Einführung3

Betriebssoftware / ERP2

Begrüßung, Vorstellung und Einleitung1

Agenda

I. Agenda

17.09.2019 10

FragenIV

Zusammenarbeit Kunde - BeraterIII

VorgehenII

Ausgangssituation und ProjektauftragI

Agenda

I. Agenda

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Die Idee: Ein neues ERP-System soll helfen, die internen Prozesse zu verschlanken

I. Ausgangssituation und Projektauftrag

Der Projektauftrag:

Auswahl und Einführung eines neuen ERP Systems zur Steigerung der Effizienz im Kernprozess

Der Kunde• Großraum Hamburg

• Ca. 50 Mitarbeiter, davon ca. 30 Mitarbeiter im

Außendienst

• Einkauf, Einbau und Instandhaltung von

Anlagen (keine Produktion)

Merkmale

Ausgangssituation• Es wird bereits ein ERP-System genutzt,

• Abhängigkeiten zur Windows-Version,

Telefonanlage, Email-System

• Daten in Notizfeldern

• Von einzelnen Bearbeitern abhängig

Vertrieb NeumontageWartung / Reparatur

Rechnungs-stellung

Sehr technischer

Vertrieb

Einsatz Deutschlandweit

Einbindung von Sub-Unternehmen

Bereitstellung Notdienst

Baurechnungen,

Kostenstellen- und

–trägerrechnung

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Softwareauswahlprozess

Projektauftrag: Auswahl eines neuen ERP-System und Unterstützung bei der Einführung

I. Vorgehen

Der Auswahlprozess erfolgt in drei Schritten: Anforderungen definieren, Vorauswahl, Schönheitswettbewerb

• Aufnahme der Prozesse

• Aufnahme der Anforderungen an ein ERP

Analyse Anforderungen

• Anbieter identifizieren

• Selbsteinschätzung auf Basis Lastenheft

Anbieterauswahl Runde 1 • Anwendungsfälle

beschreiben, Daten sammeln

• Präsentation der Anwendungsfälle

Schönheitswettbewerb

• 1 Referenzbesuch

• Vertragsverhandlung

Auswahl und Verhandlung

Februar März

KW 17

April Mai 2018

Lastenheft

BetriebsSW

Fa. xxxOptimierte Prozesse Aktuell

begleiten wir die

Umsetzung

17.09.2019 13

Besonderer Fokus lag auf dem Schönheitswettbewerb

I. Vorgehen

Die weitere Verhandlung erfolgt mit dem Sieger des Schönheitswettbewerbes

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Gemeinsame Softwareauswahl durch Anwender und Berater

I. Zusammenarbeit Kunde - Berater

Schönheitswettbewerb

Funktionalität bewerten, nachfragenBewertung vorbereiten, Funktionalität bewerten,

Moderation, Auswertung

Anwendungsfälle vorbereiten

Echte Dokumente zusammen stellen Anwendungsfälle dokumentieren

Grobauswahl mögliche Systeme

Ideen einbringenMögliche Systeme identifizieren, Funktionsübersicht

erstellen, Anbieter anschreiben

Anforderungen definieren

Ablauf schildern, Potenziale definierenStrukturierter Fragenkatalog, Dokumentation der

Abläufe

KundeBerater

17.09.2019 15

Zusammenfassung, Fragen und Anmerkungen5

Die „richtige“ Infrastruktur4

Praxisbeispiel: Auswahl und Einführung3

Betriebssoftware / ERP2

Begrüßung, Vorstellung und Einleitung1

Agenda

I. Agenda

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▪ Mit der Entscheidung für ein neues ERP-System wird mit hoher Wahrscheinlichkeit auch neue Hardware notwendig

werden

▪ Der Hersteller wird eine Mindestausstattung und eine empfohlene Ausstattung vorgeben

▪ Zur Einhaltung der Gewährleistung und der Anwenderakzeptanz ist die empfohlene Ausstattung sinnvoll

▪ Beispiel: Hardwareanforderungen System XY

➢ 2 Prozessor-Maschine a 8 Kerne, 3,2 GHz

➢ 32 GB RAM

➢ 2 x 300 GB RAID 1

➢ 4 x 300 GB RAID10

▪ Mit wachsendem Datenbestand muss auch die Backup-Lösung angepasst werden

▪ Jetzt wieder in eigene HW investieren oder „in die Cloud“ gehen?▪ Cloud ist nicht günstiger! Es spart nur eigene Kapazitäten

▪ Einen positiven Effekt spürt ein Unternehmen erst, wenn alle IT-Services in die Cloud verlagert wurden

Einleitung

Ein Wechsel in die Cloud ist immer bei einer anstehenden größeren Investition zu prüfen

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Die verschiedenen Infrastruktur-typen

IV. Infrastruktur

Die genutzten Dienste bleiben die gleichen, sie werden ggf. von jemand anderem erbracht

On Premises

Applikationen

Daten

Laufzeitumgebung

Middleware

Betriebssystem

Virtualisierung

Server

Storage

Netzwerk

Selber betreiben Betreiben lassen

Infrastructure as a

Service

Applikationen

Daten

Laufzeitumgebung

Middleware

Betriebssystem

Virtualisierung

Server

Storage

Netzwerk

Platform as a Service

Applikationen

Daten

Laufzeitumgebung

Middleware

Betriebssystem

Virtualisierung

Server

Storage

Netzwerk

Software as a Service

Applikationen

Daten

Laufzeitumgebung

Middleware

Betriebssystem

Virtualisierung

Server

Storage

Netzwerk

DatevOffice 365Web-Server

17.09.2019 18

Infrastruktur

IV. Infrastruktur

Vor dem Einsatz von Schnittstellen und mobilen Apps muss die IT-Sicherheit dem aktuellen Standard entsprechen

ERP System

Zugriff auf Daten und Systeme

auch extern

WLAN im Büro

Mobile Endgeräte

Mobile Systeme /

Apps

IT-Sicherheit

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Welche Fragen haben Sie?

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I. Abschluss

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▪ Nutzen Sie bitte Ihr Smartphone und beantworten

Sie mir kurz eine (oder drei) Fragen:

ERP Auswahl – Noch eine Bitte am Ende

I. Begrüßung, Vorstellung und Einleitung

Absenden

17.09.2019 21

Fakten

▪ Gegründet 2011 in Hamburg

▪ 2013 Umfirmierung zur GmbH

Unser Selbstverständnis

▪ Wir liefern Mehrwert für unsere Mandanten

▪ Wir arbeiten im Netzwerk

▪ Wir sind Experten mit Blick über den Tellerrand

▪ Wir haben Freude an unserer Arbeit – und unsere Mandanten auch

Unser Team:

▪ Dr.-Ing. Michael Solvie, MBA – Unternehmensgründer

▪ Dipl.-Wirtsch.-Inf. Arno Nowatzky, Principal

▪ Dipl.-Ing. Natalie Biele, Senior Consultant

▪ Susanne Schulz, Teamassistentin

▪ 2-3 Werkstudenten

▪ Offene Positionen: Senior Berater „Handwerk“

Wir für Sie: Solvie und Kollegen Unternehmensberater GmbH

I. Abschluss

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