Wozu EDV-Kalkulation?

~ Herbert WOLKERSTORFER, Jahrgang 1941, seit 1960 in der Bauin­dustrie als Leiter von Erzeugungsbetrieben, Bauleiter und Kalkulanttätig, derzeit Kalkulation von Großbauvorhaben im In- und Ausland,Verfasser eines Kalkulationsprogrammes tür Kleincomputer.

Heimo ELLMER, Oipl.-Ing., WIll, Jahrgang 1955, Universitätsassi- •stent an der TU Graz, Lehrbeauftragter tür EOV in Baubetrieb undBauwirtschaft.

3.3 KalkulationserfassungNach Eingabe der Positionen werden diesekalkuliert oder von einem Vorlageangebotübernommen (Abb. 2). Die Herstellkosten jeEinheit setzen sich aus dem Mengenansatzund dem Wertansatz der je Einheit anfallen­den Kostenarten zusammen. Meist wird in

Rezepte (Grundkalkulation) ..-Geräterezepte für mehrteilige (OBGL-)

Geräte [5}- Baustoffrezepte- Leistungsrezepte

GeräteeinsatzgruppenEinbaupartien bzw. BAS-Arbeitspartien

- Positionsrezepte (kalkulierte Positionennach LV-Katalogen, z. B. standardisiertenLeistungsbeschreibungen)

- Gemeinkostenchecklisten (Baustellen­gemeinkosten sollen immer als relativeEinzelkosten kalkuliert werden)

Der Aufbau dieser Dateien erfordert vielÜberlegung, trägt zu Beginn wenig Früchteund hilft kaum über die ca. 3-monatige An­fangsfrustration hinweg. Für diese sehr kriti­sche Phase muß genügend Zeit reserviertwerden. Der Mehraufwand für nachvoll­ziehbare Detailansätze ist jedoch rentabel.Durch bessere Transparenz für Dritte wirdeinmal erarbeitetes Gedankengut wiederleichter verfügbar.

3.2 Erfassung des Leistungsverzeich­nissesDie eigentliche Angebotskalkulation be­ginnt mit der Eingabe des Leistungsver­zeichnisses (LV). Das Leistungsverzeichniswird heute vom Auftraggeber meist auto-mationsunterstützt unter Verwendung"Standardisierter Leistungsbeschreibun-gen« erstellt. Standardisierte Leistungsbe­schreibungen sind für fast alle Bauspartenvorhanden und größtenteils verbindlich er­klärt [6}. Der Satzaufbau der Datenträgerwurde heuer genormt, sodaß Mehrfacher­fassungen in Zukunft durch Datenträger­austausch vermieden werden können [7, B}.Das vom Auftraggeber erstellte Kurz-LVbraucht nur mehr eingelesen bzw. kopiertwerden. Die mögliche effektive Zeiteinspa­rung durch Entfall von Dateneingaben wirdvon· Auftraggebern und Auftragnehmernhäufig unterschätzt [9, 10}.

3.1 DateienVorerst werden allgemein gültige Dateienbzw. Stammdaten zusammengestellt undermittelt. Sie entsprechen den Kostenkom­ponenten der ÖNORM und zwar:Beistellen der BereitstellungsgeräteGerätestundensätze der Leistungsgerätespartenabhängige BruttomittellöhneBruttostoffkosten . .Fremdleistungstarife

3. EDV-BaukalkulationDie Kalkulation mit Hilfe der EDV verdrängtweitgehend durch den Preisverfall derHardware die konventionelle Kalkulation.Sie entlastet von Übertragungs-, Ausfüll­und allen Rechenarbeiten und schaltet diefrüher häufigen Fehlerquellen aus. Da­durch tritt eine große Arbeitserleichterungund Zeitersparnis ein.Ausgehend von der manuellen Kalkulationmittels K-Blättern haben sich einander starkähnelnde Lösungen durchgesetzt. NebenEntwicklungen einiger Rechenzentren undBürocomputer-Hersteller sind heute qualifi­zierte Programme auf Klein- oder Personal­computern verfügbar.Den Ablauf einer möglichen EDV­gestützten Preiskalkulation auf pe zeigtAbb.1 [4}:

2. Manuelle BaukalkulationDie Baukalkulation wird auch heute nochvor allem bei kleineren Bauunternehmenzum überwiegenden Teil manuell durchge­führt P} Sie erfolgt als Zuschlagskalkulationnach den Richtlinien der ONORM B 2061[2}. Dazu entwickelte Kalkulationsformblät­ter fördern und systematisieren Kalkula­tionsgewohnheiten und beschleunigen dieKalkulationsdurchführung [3}. Dabei müs­sen für eine zukünftige Einzelfertigung Ko­sten ermittelt und verbindliche Preise fürspätere Bauverträge festgelegt werden.Viele Rechenarbeiten fallen an, Fehler wer­den selten erkannt, geringfügige Änderun­gen sind kaum durchführbar und zeitinten­siv. Wenige Spezialisten beherrschen dieseverantwortungsvolle, komplexe Tätigkeit.Durch Einsatz der EDV können diese Mitar­beiter entlastet, jedoch nicht ersetzt werden.

1. EDV-Einführung im kauf­männischen BereichEine Untersuchung zeigt, daß der Anteil derUnternehmen mit eigener EDV bei steigen­dem Umsatz zunimmt [1}. Die Hauptein­satzgebiete erstrecken sich jedoch auf diePersonalverrechnung und die gesetzlichvorgeschriebene Finanzbuchhaltung. Bau­wirtschaftliche Anwendungen fristen einnoch recht stiefmütterliches Dasein. Zuneh­mend wird jedoch erkannt, daß ein Bauun­ternehmer ohne ein aktuelles Rechnungs­wesen heute im Wettbewerb einfach be­nachteiligt ist. Viele warten vielleicht auchnoch auf den großen Wurf einer integriertenBau-Gesamtlösung. Die momentane Ent­wicklung fördert jedoch eher eine Politik derkleinen, überschaubar durchgeführtenSchritte. Auch EDV-Einsatz setzt Planungund Organisation voraus, er ersetzt sienicht.

In Zeiten starken konjunkturellen Drucks und abnehmender Bautätigkeit stehtder Kalkulant oder die Kalkulationsabteilung unter hoher Belastung. Es müssenimmer mehr Angebote abgegeben werden, um einen Auftrag zu erhalten. Nurmehr 5% der Anbote führen heute zu einem Auftrag.Dieser verschärfte Wettbewerb zwingt zu einer Rationalisierung der zeitinten­siven und fehleranfälligen manuellen Angebotskalkulation. Der Preisverfall beider Hardware und sehr leistungsfähige Programme bieten heute Chancen zu ei­ner Investition, die sich auch für umsatzschwache Unternehmen rentiert.Der folgende Aufsatz definiert Anforderungen an eine EDV-Baukalkulation.

Eine EDV-Kalkulation bleibt nur ein Werk­zeug für den Kalkulanten. Sie unterstützt ihnbei der Arbeit und darf ihn weder durch lan­ge Antwortzeiten noch durch unkomforta­ble bzw. komplizierte Bedienung behin­dern. Es muß sein »wie zu Fuß«, da vor allemerfahrene ältere Leute mit Akzeptanzpro­blemen kämpfen.

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Ba ema

mV-DIALOG -KALKULATION FÜR pe

Abb. 1: Ablauf der EDV-gestützten Preiskalkulation /4/.

3.4 Eigentliche KalkulationViele der beschriebenen Kalkulationsschrit­te können nach grundsätzlicher Erstellungvon Vorlageanboten durch den Kalkulantenvon Hilfskräften ausgeführt werden. DerKalkulant erhält dann bereits ein allgemeinausgepreistes LV und kann mittels ABC­Analyse die Hauptleistungen ableiten undauswerten. Durch Grobterminpläne, davonabgeleitete Finanzpläne, Geräte- und Per­sonaleinsatzpläne, sowie Materialauszügewerden eventuelle Kapazitäts- und Finan­zierungsengpässe erkennbar. Dadurchmüssen manchmal Arbeitsgemeinschaftengegründet werden. Bei großen Anbotenkann die Arbeit leicht aufgeteilt, können Va­rianten ausgearbeitet und verglichen wer­den. Der Kalkulant hat auch Zeit, in Ruhedie dem zukünftigen IBauvertrag Izugrund­liegenden, meist sehr umfassenden Ver­tragsbestimmungen durchzulesen. Durchdie Insellösung und die Portabilität des PCkann der Kalkulant vor Ort die speziellenGegebenheiten der zukünftigen Baustelleberücksichtigen, die Bauabläufe gedank­lich durcharbeiten und neue Lösungen fin­den. Bei eventueller Arge-Bildung liegenlange vor Abgabe aussagekräftige Partner­anbote vor, die Ergebnisse sind leicht nach­vollziehbar, die Abstimmungen können ein­fach und rascher ohne Rechen- und Über­tragunsfehler durchgeführt werden.

Die EDV kann imme, nu,Hilfsmittelsein,sie löstvon sich auskeine Pro­bleme.

Die Herstellkosten ohne sowie der Einheits­preis mit Gesamtzuschlägen sind ständigabrufbar. Alle Kalkulationsdaten könnennicht nur erfaßt, sondern auch geändert,gelöscht, kommentiert und durch Einfü­gungen ergänzt werden. Nach Abschlußjeder Erfassung oder Korrektur wird die An­gebotssumme neu errechnet.

schiedliche Randbedingungen. Es müs­sen die Werte der allgemeinen Dateien ob­jektbezogen geändert werden.Die Gesamtzuschlagsätze werden von derGeschäftsführung meist vorgegeben. Übersie Sind auch marktpreispolitische Überle­gungen leicht durchführbar.

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DRUCKENSTAMMDATEN

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ENDE

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DRUCKENDETAILKALK.INTERNKURZ· LV

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DATEIEN

ANGEBoTE

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Lohn-, Geräte-, Stoff- und Fremdleistungs­kosten gegliedert. Die Herstellkosten sindunabhängig vom angewandten Kalkula­tionsverfahren und können durch Manipu­lieren später objektiv bestimmbarerMengen- und Wertgrößen nicht gedrücktwerden. Der Markt darf die Kostenrech­nung nicht beeinflussen.Die richtige Erfassung der Zeit-, Mengen­und Leistungsgrößen ist schwierig und dasgroße Know-how der erfahrenen Kaikulan­ten. Bei vielen Firmen fehlen hier aussage­kräftige betriebliche Unterlagen. Durch de­taillierte Entwicklung (Soll-Werte) werdendie Grundlagen für spätere Wiederverwen­dung nach Abweichungsanalysen bei derAusführung geschaffen (Abb. 3).Das Wertgerüst der Mengen ändert sichvon Baustelle zu Baustelle durch unter- Abb. 2: Kostenermltllung.

DER WIRTSCHAFTSINGENIEUR 18 (1986) 1 35

Bauthema

Abb. 3: Anforderungen an den Aufbau der Kalkulation /111.

ALLGEMEINE DATEN IPositions-Nr. 1 ausdemMenge

~ LeistungsverzeichnisEinheit(LV)Kurztext

TECHNISCHES MENGENGERÜST ILohnstunden (Aufwandswerte) 1ausGerätestunden bzw. Nachkalkulation

-leistungen (Leistungswerte) ~ BerechnungenFahrzeugstunden bzw. Nomogrammen

-leistungen Richtwerte-TabellenBetriebsstoffverbrauch _ (betrieblich und überbetrieblich)

Sonstige Betriebsmittelmengen 1 Auswg aus dem LV(z. B Schalung, Rüstung, Verbau)~ bzw. aus den PlänenMaterialbedarf

_ oder sonstigen UnterlagenFremdleistungsmengen

BEWERTUNG DER MENGEN IBruttomittellohn ~ aus LohnabrechnungBetriebsmittel-Verrechnungssätze ~ aus Baubetriebsrechnung

(Gerätestundensätze)~ aus Einkauf, ManipulationstabellenBruttostoffkosten

Fremdleistungskosten ~ aus Anboten, Tarifen, Richtpreisen

ZUSÄTZLICHE WERTANGABEN ISchlüsselgemeinkostensätze ~ aus Baubetriebsrechnung

(Zentralregie, Bauzinsen) bzw. je Objekt ermitteltWagnis und Gewinn ~ von Technischer Leitung

bzw. Unternehmensleitung

~DATEN ~r- INFORMATIONSQUELLEN--~~

. BZW. EDV-SCHNITTSTELLEN

3.5 MarktpreiseDie Angebotskalkulation ist nur ein Einfluß­faktor auf die Preisbildung [12). Den Ge­schäftsführern liegen rechtzeitig informativeEntscheidungsgrundlagen vor, worauf sieihre marktpolitischen Uberlegungen auf­bauen können. Sie 'können auch vorüber­gehend auf kalkulatorische Kosten und Ge­winne verzichten und klar festlegen, zu wei­chem (Markt-)Preis sie zur Auftragsüber­nahme bereit sind. Auswirkungen von Kor­rekturen werden in vollem Umfang in kurzerZeit erkennbar und Risken bewertbar. Eskann ein abgekoppeltes Abgabe-LV erstelltwerden. Die Urkalkulation des Kalkulantenbleibt in der Urform erhalten, und er wirdvon Geschäftsführungsentscheidungenentlastet.

3.6 ArbeitskalkulationBei Erhalt des Auftrages kann die gespei­cherte Urkalkulation zu einer Arbeits­(Ausführungs-)Kalkulation erweitert und er­gänzt werden. Dabei werden auch die not­wendigen Voraussetzungen für Nachkalku­lationen und Betriebsabrechnung geschaf-

36 DER WIRTSCHAFTSINGENIEUR 18 (1986) 1

fen. Durch Vergleichbarkeit der Kosten derArbeitskalkulation mit der Betriebsabrech­nung können nach richtiger Leistungsab­grenzung rasch Kostenarten-Soli/lst­Vergleiche und Stunden-Sol!/Ist-Vergleichedurchgeführt werden. Frühe Erfolgskontrol­len haben einen Sinn, da sie Fehler nichtnur erkennen, sondern auch Möglichkeitenzum rechtzeitigen Einleiten von Gegen­maßnahmen schaffen.Der Bauleiter kann leicht Zusatzanbote fürfehlende Leistungen erstellen, erhält alleAnsätze zur Mitkalkulation und für Stich­probenkontrollen dokumentiert und kanndie betrieblichen Unterlagen überLeistungsansätze verbessern

IDer"Mlrldarfdie Kostenrechnung Inicht beeinflussen.

3.7 DokumentationDie Kalkulationsergebnisse werden auchbei EDV-Kalkulation auf üblichen K-Blätterndokumentiert. Zur Submission kann derAuftraggeber neben dem ausgepreisten LVauf Verlangen alle gewünschten Kalkula-

tionsunterlagen im Format DIN A4 erhalten.Die unnotwendige Papierflutläßt sich durchSpeicherung auf Datenträgern (z. B. Disket­ten) vermeiden.

3.8 AuswertungenEinen wesentlichen Vorteil der EDV­Kalkulation bieten die automatisch mitanfal­lenden Auswertungen. Für spätere Preis­gleitungen wird ein detaillierter Warenkorbausgeworfen. Die Arbeitsvorbereitung er­hält Summenblätter zur Entwicklung vonGeräteeinsatzplänen, Personaleinsalzplä­nen, Baustoffbereitstellungs- und-abrufplänen und Bauzeitplänen.Durch Be­wertung dieser mit den Kosten der Haupt­leistungen kann ein grober Finanzplan er­stellt werden.Eine Zusammenstellung der Arbeits- undLeistungswerte zur Erleichterung spätererNachkalkulationen muß erst noch installiertwerden, da vorerst nur die objektbezoge­nen Rezepte zusammengestellt werden.

4. WirtschaftlichkeitKosten-Nutzen-Untersuchungen zeigen,daß EDV-Einsätze auch im Klein- und Mittel­betrieb wirtschaftlich sein können [13).

4.1 Kosten der EDV-AnlageAls Kosten faHen sowohl einmalige als auchlaufende Kosten an.Einmalige Kosten:- Kosten für die Beschaffung der Anlage

(PC; MS-DOS, CP/M) inkl. Zubehör (sielassen sich durch Leasing in laufendeKosten überführen)

- Kosten für die Beschaffung der Software- Kosten für die Auswahl, Beratung, Aus-

bildung, Implementation, das Anlegenvon Stammdaten sowie für Probeläufe.

Durch Vorgabe eines Abschreibungszeit­raumes überführt man diese Kosten in lau­fende Kosten.Laufende Kosten:- WartunglTeileaustauschservice- Materialkosten- Energiekosten- Programmpflegekosten- ggf. Leasing

4.2 Leistung und Nutzen des EDV­Einsatzes (wirtschaftliche Vorteile)Leistungsverbesserung und Bereitstellungzusätzlicher Leistungsreserven, Zeiteinspa­rung, Kosteneinsparung, Informationsver­besserung durch Datenqualität und-aktualität und wirtschaftlich nicht direktmeßbarer Nutzen (z. B. Konzentration aufwesentliche Aufgaben) müssen den Kostengegenübergestellt werden.Die wirtschaftlichen Auswirkungen auf sei­nenHetrieb muß jeder Unternehmer selbstabschätzen

Literatur:[1] OBERNDORFER, w.; KROPIK, A.: EDV in

Bauunternehmungen, Wien, 1985[2] Hrsg.: .Österreichisches Normungsinstitut

(ONI); ONORM B 2061: Preisermittlung fürBauleistungen; Verfahrensnorm, Wien, 1978

DieWirtschaftbraucht~Mitarbeiter­wirbildensie aus.

ELLMER. H.: Die Kalkulationsformblätter ­Kritik und Verbesserungsvorschläge. in:SChnftenrelhe des Instituts für Baubetnebund BauwIrtschaft. Heft 7. Graz. 1984. S. 97-124

[4] WOLKERSTORFER. H.: SCHREDER. B.Dokumentation. EDV-DIALOG­KALKULATION für Personalcomputer.(Hrsg. TEEöR!\G-ASDAG AG). Wien. 1986

[5] Hrsg.: VIBO; Osterreichische Baugeräteliste1981. Wien. 1981

[6J RAABER. N.: BauwIrtschaftslehre. Vorle­sung; TU Graz. 1986

[7] Hrsg.. ONI. ONORM B 2062: Aufbau vonstandardiSierten LeIstungsbeschreibungenunter Berücksichtigung automationsunter­stützter Verfahren; Verfahrensnorm. Wien.1986

[81 Hrsg.: ÖNI, ÖNORM B 2063. Ausschrei­bung. Angebot und Zuschlag unter Berück­sichtigung automationsunterstützter Verfah­ren; Verfahrensnorm. Wien. 1986

[9] SCHNEIDER. H-O: Probleme bei der rech­nergestützten Angebotsbearbeitung. In:BW 37 (1983) 49. S. 1832-1836

[10]SCHNEIDER. H.-O: Kosten der EDV­Angebotskalkulation. In: BW 38 (1984) 15, S.517-525

[llJ FRITZ. H.-J.: Ist Kalkulieren nochsinnvolr? in:BW 30 (1976) 25, S. 1249-1254

[12] PERSOGLlA, J.: Projektcontrolling als Sub­system des Rechnungswesens, Disserta­tion, TU Graz, 1985. S. 101 f.

[13] BLECKEN, U; KURPJUWEIT, J.: Wirt­schaftlichkeit des EDV-Einsatzes. in: BW 39(1985) 48. S 1771-1776

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