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OnboardingEinführungsprozess für neue MitarbeiterInnen

MIKO 9.12.Petra Rogic und Claudia Jooß

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Für den Institutsrat: Claudia Jooß und Petra Rogic

Inhaltsübersicht

I. Übersicht: Phasen und Verantwortlichkeiten

II. Aufgaben in den einzelnen Phasen

III. Materialien und Ausblick

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Für den Institutsrat: Claudia Jooß und Petra Rogic

I. Übersicht über die Phasen und Verantwortlichkeiten

Phase INach dem Einstellungsgespräch

Phase IIVor dem ersten Arbeitstag

Phase IIIAm ersten Arbeitstag

Phase IVEinarbeit-ungs-/ Probezeit (6 Monate)

Verantwortlich: Geschäftsführer/in HuRCo Forschungs-

gruppenleiter/in

Verantwortlich: Geschäftsführer/in Forschungs-

gruppenleiter/in Patin/Pate IT-Support Offman

Verantwortlich: Geschäftsführer/in Forschungs-

gruppenleiter/in Patin/Pate IT-Support Offman

Verantwortlich: Forschungs-

gruppenleiter/in Patin/Pate

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Für den Institutsrat: Claudia Jooß und Petra Rogic

II. Phase I: Nach dem Einstellungsgespräch

Phase INach dem Einstellungsgespräch

Verantwortlich: Geschäftsführer/in HuRCo Forschungs-

gruppenleiter/in

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Für den Institutsrat: Claudia Jooß und Petra Rogic

II. Phase I: Nach dem Einstellungsgespräch

Wer… … tut was?

Geschäftsführer/in • informiert neue/n Mitarbeiter/in über Zeit und Ort des Arbeitsantritts

• informiert HuRCo zwecks Vertragsvorbereitung• informiert Forschungsgruppenleiter/in über

neue/n Mitarbeiter/in

HuRCo • schickt Geschäftsführer/in Formular zur Einordnung des/der neue/n Mitarbeiter/in (z.B. FG, Büroraum, Laptop, Diensthandy)

• informiert IT-Support• informiert Offman

Forschungsgruppen-leiter/in

• informiert Forschungsgruppe über neue/n Mitarbeiter/in

• bestimmt Patin/Pate, idealerweise aus derselben Forschungsgruppe (FG)

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Für den Institutsrat: Claudia Jooß und Petra Rogic

II. Phase I: Nach dem Einstellungsgespräch

Kommunikationswege in Phase I

Geschäftsführer/in

HuRCo

Forschungsgruppen-leiter/in

Neue/n Mitarbeiter/in

IT-SupportOffman

Forschungsgruppe

Patin/Pate

informiert

informiert

informiert

informiert

informiert

bestimmt

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Für den Institutsrat: Claudia Jooß und Petra Rogic

II. Phase II: Vor dem ersten Arbeitstag

Phase INach dem Einstellungsgespräch

Phase IIVor dem ersten Arbeitstag

Verantwortlich: Geschäftsführer/in Forschungs-

gruppenleiter/in Patin/Pate IT-Support Offman

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Für den Institutsrat: Claudia Jooß und Petra Rogic

II. Phase II: Vor dem ersten Arbeitstag

Wer… … tut was?

Geschäftsführer/in • legt (nach Absprache in der FGL-Sitzung) Arbeitsplatz der neuen Mitarbeiterin/des neuen Mitarbeiters fest

Forschungsgruppen-leiter/in

• erstellt (ggfs. in Zusammenarbeit mit der Patin/dem Paten) ein Erarbeitungskonzept/Unterlagen zur selbständigen Einarbeitung/formuliert erste Arbeitsaufträge (idealerweise in enger Team-Rückkopplung)

• plant und vereinbart zusammen mit der Patin/dem Paten Termine für Begrüßung und Einführungsgespräch

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Für den Institutsrat: Claudia Jooß und Petra Rogic

II. Phase II: Vor dem ersten Arbeitstag

Wer… … tut was?

Patin/Pate • erstellt ggfs. (in Zusammenarbeit mit der/dem FGL) ein Erarbeitungskonzept/Unterlagen zur selbständigen Einarbeitung/formuliert erste Arbeitsaufträge

• plant und vereinbart zusammen mit der/dem FGL Termine für Begrüßung und Einführungsgespräch

• sorgt für einen sauberen/ordentlichen Arbeitsplatz• stellt Begrüßungs-/Informationsmappe zusammen (z. B.

Hitchhiker’s Guide, Checkliste, siehe Ordner Onboarding)• stellt Arbeitsmaterialien und -mittel zusammen• bereitet eine kleine Aufmerksamkeit zur Begrüßung vor• „Nachhaken“ beim IT-Support/HuRCo/Offman bzgl. To

Do‘s (Folie 10) + Terminierung Rechnereinführung (Folie 14)

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Für den Institutsrat: Claudia Jooß und Petra Rogic

Phase II: Vor dem ersten Arbeitstag

Wer… … tut was?

IT-Support • richtet den PC ein (z. B. E-Mail, Zugriffsberechtigungen usw.)

HuRCo • aktualisiert Telefonliste, Kürzel, Adressliste etc.

Offman • bereitet Namensschild für die/den neue/n Mitarbeiter/in vor

• Eintrag in Campus• organisiert Schlüssel für die/den neue/n Mitarbeiter/in

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Für den Institutsrat: Claudia Jooß und Petra Rogic

II. Phase III: Am ersten Arbeitstag

Phase INach dem Einstellungsgespräch

Phase IIVor dem ersten Arbeitstag

Phase IIIAm ersten Arbeitstag

Verantwortlich: Geschäftsführer/in Forschungs-

gruppenleiter/in Patin/Pate IT-Support Offman

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Für den Institutsrat: Claudia Jooß und Petra Rogic

II. Phase III: Am ersten Arbeitstag

Wer… … tut was?

Forschungsgruppen-leiter/in

• empfängt zusammen mit der Patin/dem Paten die/den neue/n Mitarbeiter/in

• Begrüßung durch Geschäftsführer/in • Führt (zusammen mit Pate/in) das organisatorische

Einführungsgespräch (Begrüßung, Klärung organisatorischer Fragen wie z.B. Sitzungen, Korrekturschleifen, Erläuterung des Organigramms, etc.)

• Terminiert mit neuer/neuem Mitarbeiter/in ein weiteres inhaltliches Einführungsgespräch (inhaltlich: welche Projekte, welche Aufgaben, welche Ziele)

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Für den Institutsrat: Claudia Jooß und Petra Rogic

II. Phase III: Am ersten Arbeitstag

Wer… … tut was?

Patin/Pate • empfängt zusammen mit der/dem FGL den/die neue/n Mitarbeiter/in

• zeigt den Arbeitsplatz• übernimmt Vorstellungsrunde • macht Gebäuderundgang (z. B. Hauseingänge,

kleiner/großer Seminarraum, Bibliothek, Vitrine, Postfächer, Kopierräume, Parkmöglichkeiten, Kantine, Materialausgabe, …)

• führt (zusammen mit der/dem FGL) organisatorisches Einführungsgespräch (Begrüßung, Klärung organisatorischer Fragen wie z.B. Sitzungen, Korrekturschleifen, Erläuterung des Organigramms, etc.)

• Teilt IT-Support mit welche E-Mail-Verteiler relevantsind

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Für den Institutsrat: Claudia Jooß und Petra Rogic

II. Phase III: Am ersten Arbeitstag

Wer… … tut was?

IT-Support • übernimmt die Rechnereinführung

Offman

HuRCo

• übergibt Getränkechip• händigt Schlüssel und Türchip aus

• Vereinbart mit neuem/neuer Mitarbeiter/in einen 30 min Termin zum „Ablauf Operatives“ (Kurzinput: Krank-meldungen, Beschaffung etc.)

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II. Phase IV: Einarbeitungs- und Probezeit

Phase INach dem Einstellungsgespräch

Phase IIVor dem ersten Arbeitstag

Phase IIIAm ersten Arbeitstag

Phase IVEinarbeit-ungs-/ Probezeit

Verantwortlich: Forschungs-

gruppenleiter/in Patin/Pate

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II. Phase IV: Einarbeitungs- und Probezeit

Wer… … tut was?

Forschungsgruppen-leiter/in

• führt regelmäßig Reflexions-/Feedbackgespräche mit der/dem neuen Mitarbeiter/in (2x in 6 monatiger Probezeit)

Patin/Pate • erkundigt sich regelmäßig bei der/dem neuen Mitarbeiter/in

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III. Materialien und Ausblick

Materialien:

Alle Unterlagen zur Einführung neuer MitarbeiterInnen findet ihr unter U:\Cluster\Hausinternes\Onboarding Hitchhiker (Neueinsteigerzeitung, bitte immer aktuelle Version verwenden: https://

www.zlw-ima.rwth-aachen.de/standards/doku.php?id=personalformalia:hitchhiker) Checkliste für neue MitarbeiterInnen diese ppt

Ausblick:

Anpassung der ppt für NWMs (Petra) und für StuMis (Benedikt) Onboarding Ordner in das Intranet Weitere Materialien für den Onboarding Ordner (z.B. aus ZLW Microtrainings und

Willkommenspaket für neue Mitarbeiter Abgleich und Aktualisierung Aktualisierung Hitchhiker Aufnahme des Onboarding-Konzeptes bei der Neueinsteigerrunde

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Frohes Einarbeiten!

Wir freuen uns auf Feedback!!!

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