XFT PERSONNEL FILE - Process Partner AG...2017/03/01 · xft personnel file im SAP GUI 14 1 (1)...
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XFT PERSONNEL FILE„eDossier“ - Ein wichtiger Schritt zur digitalen Transformation
Harald MayerVertrieb xft GmbH
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Wer ist xft?
Herausforderungen im Personalwesen
Die Lösung: xft personnel file
Funktionen
Verwandte Produkte: HR-Vorgangssteuerung&Dokumenterzeugung
Fazit & Fragen
Inhalt
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xft auf einen Blick
3 Standorte
60 Mitarbeiter
~250Kunden
>10 Partner
4Geschäftsführer
100%
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Typische xft-Lösungen für SAP-Kunden
Best-Practice-Lösung Produktlösung
SAP-integriertes Dokumenten-, Akten
und Prozessmanagement
KundenakteAuftragsakte/AuftragsabwicklungProjektakteReklamationsakteVertragsmanagement
Kontext Vertrieb
LieferantenakteBANF-FreigabeprozessBeschaffungsvorgänge
RechnungsverarbeitungVertragsmanagement
Kontext Einkauf und FI
MaterialstammanlageÄnderungsmanagementMaschinen- und AnlagenakteBemusterungsakteArbeitsanweisungen/Prüfvorschriften
Produktion und QM
BewerberakteDigitale Personalakte
HR VorgangssteuerungHR Dokumenterzeugung
Kontext Personal
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xft-ProduktkundenA1 Telekom Austria, ABB, adidas, AIM, AL-KO, Alliance Healthcare, Alliander, ASML, AXA, AZO,BASF, Bausparkasse Schwäbisch-Hall, BAW, Beiersdorf, Biotronik, BitServ, Boehringer Ingelheim, BOSCH,Bosch Siemens Hausgeräte B/S/H, Brose, BTAG, Claas, Clariant, Cloos, Continentale Versicherung,Dänisches Bettenlager, Daimler, Deutsche Bundesbank, Deutscher Sparkassenverlag, DEKRA, Die Mobiliar,Dillinger Hüttenwerke, Douglas, Dr. Schwabe, DÜRR, DZ Bank, E.ON, EDAG, Edding, Edscha, ENBW, EnviaM,ERCO, ERGO, ESK, Europoles, evm, EVV, Felix Schoeller, FERRERO, FES, Festo, FH Nordwestschweiz, Fiducia,Finanz Informatik, FLI, Flughafen Stuttgart, Fraport, Fresenius Netcare, Friedhelm Loh Gruppe, FujitsuTechnologies, Geberit, Gebrüder Weiss, GEKA, Gelsenwasser, Georg Fischer, Getriebebau NORD, GISA,Globus, Grammer, GROB-Werke, Groz-Beckert, GVB, Hamburger Wasserwerke, Hauni, HeidelbergCement,Heidelberger Druckmaschinen, Henkel, Heraeus, Hermle, Hilti, Hirschvogel, HYDAC, Immeo, John Deere,Kaufland, Kali+Salz, Kanton Basel-Land, Kantonsspital St. Gallen, Kasto, KfW, Kiekert, KION, KlinikumMannheim, Krombacher, KSB, KVB, Leonhard Kurz, LEONI, Lieken, Loacker, LVM Magna, MAHLE, Mainova,ManPower, Maquet, Maschinenfabrik Reinhausen, MEAG, Mektec, Merck KGaA, MiRO, MLP,Munich Re, murrelektronik, myonic, Netzsch, NRW Bank, Nora, OBI, Öffentliche Versicherung Braunschweig,OSRAM, OTTO, PCK, pfm medical, Plansee, Postbank, Post CH, Provinzial, Radeberger, RAFI, REWE,Rheinenergie, Reyher, Roth Werke, roto Frank, RWE, Salzgitter/Mannesmann, Schaeffler, Schlösser,Schoeller, Schweizer Post, Schweizer Armee, Schweizer Bundesämter, SEW Eurodrive, Siemens, SRG/SSR,Stadt Leverkusen, Stadtwerke Hannover (enercity), Stadt Wolfsburg, STATOIL, Stifuntg Liebenau, STI, STIHL,sto AG, SVLFG, Talanx, Techem, Techniker Krankenkasse, tegut, THS, ThyssenKrupp, Transadriatic Pipeline,Trumpf, Uhlmann, Uniklinik Freiburg, Uniklinik Jena, Union Investment, Universitätsmedizin Göttingen,Veolia, VHV, Webasto, Wirtgen, Würth Finance, Württembergische & Wüstenrot, Webasto, ZDF, ZF.
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Strategischer Partner SAP
• xft ist offizieller SAP-Partner seit 2004.
• xft stellt regelmäßig als SAP-Partner auf Messen aus (CeBIT, DSAG, Control, …).
• Jedes Release der xft add-on suite (i.d.R. jährlich) wird bei der SAP zertifiziert.• dadurch Upgrade-Garantie für neue SAP Releases für den Kunden.
• Support für xft Software ist in den SAP Service Marktplatz integriert.
service.sap.com
6xft add-on suite 4.50 | xft personnel file
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SAP Zertifizierung – Releasestand 4.50
7xft add-on suite 4.50 | xft personnel file
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Unser Partnernetzwerk
8xft add-on suite 4.50 | xft personnel file
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Wer ist xft?
Herausforderungen im Personalwesen/Papierakte
Die Lösung: xft personnel file
Funktionen
Verwandte Produkte: HR-Vorgangssteuerung&Dokumenterzeugung
Fazit & Fragen
Inhalt
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Herausforderungen im Personalwesen/Papierakte
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Verfügbarkeit Entliehene Akten sind
für andere nicht einsehbar
Zugriffs-beschränkung
Zugriff auf die Akte ist orts- und zeitabhängig
QualitätsverlusteVerteilte Informationen
und mangelnde Aktualität
Nachvollziehbarkeit Änderungen und Zugriffe
werden nicht protokolliert
Abstimmung Vielfältige
Kommunikations- und Abstimmungswege nötig
Fristen Aufbewahrungs- /
Löschfristen werden nicht eingehalten
xft add-on suite 4.50 | xft personnel file
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Herausforderung: sicherer Zugriff aller Beteiligter
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Prozesse
InformationFührungskräfte
Buchhaltung/Lohnabrechnung
Betriebsrat
Mitarbeiter
HR Abteilung
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Herausforderungen im Personalwesen
Die Lösung: xft personnel file
Funktionen
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Fazit & Fragen
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xft personnel file – Vorteile
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• Komplette Produktlösung vollständig in das bestehende SAP-HCM-System
integriert (effiziente Einführung)
• Alle Funktionalitäten in einer Arbeitsoberfläche (für HR-Sachbearbeiter)
• Passender Zugriff für jede Rolle (Verschiedene Sichten für verschiedene Benutzergruppen)
• Akte im SAP GUI, im Webbrowser, auf Mobile Device (SAP Gateway + SAPUI5 Frontend)
• Zentraler, gleichzeitiger und standortunabhängiger Zugriff
• Vollständige Konsistenz und Aktualität der Daten – Datensicherheit
• Transparenz zum Akteninhalt / Ursprung
• Integration mit SAP-Portal & Employee-/Manager-Self-Services (ESS/MSS)
xft add-on suite 4.50 | xft personnel file
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xft personnel file im SAP GUI
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(1) Personalstammdaten auf einen Blick im Aktenkopf
(2) Übersichtliche Ordnerstruktur für Dokumente & Informationen
(3) Navigation per Dokumentenvorschau
(4) Dokumentenviewer
(5) Direktzugriff auf SAP-Transaktionen
(6) Integration von MS-Office, E-Mails & Filesystem ….
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xft personnel file im Browser (ABAP WebDynpro)
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1 (1) Personalstammdaten auf einen Blick im Aktenkopf
(2) Übersichtliche Ordnerstruktur für Dokumente & Informationen
(3) Navigation per Dokumentenvorschau
Häufig genutzt in Verbindung mit
SAP ESS/MSS + Portal
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3
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xft personnel file per Mobile Device (SAPUI5/Fiori)
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1 (1) Personalstammdaten auf einen Blick im Aktenkopf
(2) Übersichtliche Ordnerstruktur für Dokumente & Informationen
(3) Navigation per Dokumentenvorschau oder über Ordnerstruktur (auch Wischen)
Sicherer Zugriff – auch mobil
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xft-Lösungsarchitektur
SAP NetWeaver ABAP Stack
SAP DB
ArchiveLink
KPRO Business Workflow
NW FoldersManagement
xft HCM Lösungen
xft add-on suite
Archiv- / Content-Server
Hard-Disk Storage
Optical Storage
xft document connector (.NET)
xft document composer
SAP Success Factors (SF)SAP R/3 ECC ERP S/4 HANA
SAP HCM
Konnektoren vorhanden Konnektoren in Arbeit
1. Aufruf Akte aus SF2. Datenzugriff aus SF3. Dokumentzugriff aus SF
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Aufruf xft personnel file aus SAP SuccessFactors
xft add-on suite 4.50 | xft personnel file18
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Wer ist xft?
Herausforderungen im Personalwesen
Die Lösung: xft personnel file
Funktionen
Verwandte Produkte: HR-Vorgangssteuerung & Dokumenterzeugung
Fazit & Fragen
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xft personnel file – Aktenfunktionen
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Sichten & Funktionen werden über SAP
Berechtigungen &Benutzerrollen
gesteuert
Direkter Absprung aus und auf zentrale HR-
Funktionen (PA20, PA30, PA40..)
Zeitlich befristete Ausleihe mit
eingeschränkten Zugriff möglich
Wiedervorlage & Notizfunktionen (Akten-
& Dokumentnotizen)
Einfache Navigation per Dokumentenvorschau oder im Aktenbaum
Fortlaufende Protokollierung aller
Aktenzugriffe & Aktivitäten
(konfigurierbar)
Erweiterungsfähig z.B. weitere HR Aktentypen
oder Checklisten für eigene HR-Prozesse
Automatische Überwachung des Aktenbestandes
(Retention Management)
Administration des Aktenbestandes (z.B.
initiales ladeprogramm, Reporting über Aktenbestand)
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Zugriff auf die Personalakte für HR Sachbearbeiter
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Zugriff aus HR-Transaktionen, Einbindung über
Generische-Objekt-Dienste
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Zugriff auf HR-Funktionen
22xft add-on suite 4.50 | xft personnel file
Direkter Zugriff auf HR-Funktionen aus der Personalakte heraus• Personaldaten anzeigen• Personaldaten bearbeiten • Personalmaßnahmen
durchführen
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Aktenausleihe
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• Zeitlich begrenzt
• Mit rollenbasierter Einschränkung
• Dokumentzugriff über SAP-HCM-Berechtigungsprüfung gesteuert
• SAP GUI, Browser oder Mobile Device
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Konfigurierbare Aktenprotokollierung
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Aktivitäten, die protokolliert werden sollen, können per
Customizing eingestellt werden
Nachweismöglichkeit, dass es keine unberechtigten
Zugriffe gibt
xft add-on suite 4.50 | xft personnel file
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Massenimport: Standardverfahren
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ArchiveLink Barcodequeue
ArchiveLinkBarcode BAPI
Automatisches Anlegen / Befüllen der PersonalakteScanner
Content Server
Klassifikation
Scanner
Klassifikation
Austauschverzeichnis- Indexdatei- Scan Dateien- OK-File-Verfahren
ODER
Automatisches Anlegen / Befüllen der Personalakte
xft add-on suite 4.50 | xft personnel file
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Fachliche Administration des Aktenbestandes
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Recherche Retention Management
Recherche Aktenbestand
Recherche Prozesse
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xft personnel file – Dokumentfunktionen
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Übersichtliche, strukturierte & einfach
bedienbare Dokumentenablage
Vordefinierte 4-Augen-Workflows für kritische Dokumentaktivitäten (Löschen, Umhängen)
Drag & Drop Ablage von Dokumenten aus
MS Outlook, Lotus Notes & Windows Filesystem
Automatisches Starten von Workflows +
Prozessen bspw. zur Löschung temporärer
Dokumente
Zustellung von Aufgaben per SAP-Workflow,
E-Mail + Fiori Launchpad
Automatische Ablage von selbst erstellten
Dokumenten (z.B. Bescheinigungen PM20)
Konfigurierbare Funktionen auf
Aktenordner und Dokumente
xft add-on suite 4.50 | xft personnel file
Dokumenteingang aus Scannen mit Barcode
(SAP Standardszenario)
Erweiterungsfähig z.B. Einbindung von
Formularszenarien (Processes & Forms)
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Dokumentablage per Drag&Drop (SAP GUI)
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Drag & Drop aus dem Windows Filesystem
(Import & Export möglich)
Drag & Drop aus MS Outlook oder Lotus Notes (E-Mail und/oder
Attachment)
xft Controls unterstützen gängige „Scan-to-File“ und
„Scan-to-E-Mail“Verfahren in Verbindung
mit Multifunktionsgeräten
xft add-on suite 4.50 | xft personnel file
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Scannen mit Barcode (SAP Standardszenario)
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1. Dokument in Papier beim Sachbearbeiter2. Barcode Label wir auf erster Seite aufgeklebt
3. Barcode Wert wird in SAP erfasst (z.B. per Handscanner)4. Platzhalter enthält die Klassifikation des Dokuments
5. Dokument wird mit SAP ArchiveLink Scansoftware gescannt6. Dokument wird im Archiv abgelegt und Barcodewert wird
zusammen mit DokumentID an SAP gemeldet
Archive / Content
Server
Hard-Disk Storage
Optical Storage
7. Über den Match des Barcode Wertes wird das abgelegte Dokument automatisch in die Personalakte eingefügt
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Wiedervorlage von Dokumenten
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Wiedervorlage von Dokumenten
(1) Berechtigter Benutzer setzt die Wiedervorlage für sich selbst oder einen anderen Benutzer
(2) Dokument erscheint zum Wiedervorlagezeitpunkt in der SAP Inbox des Bearbeiters
(3) Zusätzlich kann eine fortlaufende Bearbei-tungsnotiz am Dokument angeheftet werden
Die Benachrichtigung kann zusätzlich durch eine E-Mail
mit Verlinkung erfolgen
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Vier-Augen-Workflows (Dokument Löschen)
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Löschen von Dokumenten
(1) Berechtigter Benutzer startet Löschprozess aus Akte heraus
(2) 4-Augen-Workflow wird gestartet (z.B. an Vorgesetzten) und Dokument wird so lange gesperrt
(3) Bei Ausführen des Workflows kann das Löschen des Dokuments bestätigt, abgelehnt oder vertagt werden
(4) Bei Bedarf erfolgt eine Sichtprüfung in der Akte
(5) Bei Bestätigung wird das Dokument gelöscht
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Zustellung per E-Mail + Fiori Launchpad
32xft add-on suite 4.50 | xft personnel file
Benachrichtigung per E-Mail mit Link auf die verschiedenen
Ausführungsoptionen
Relevante SAPUI5Zugriffe als Kacheln im Fiori Launchpad
Dadurch Erreichbarkeit der Benutzer auf allen
Devices
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Wer ist xft?
Herausforderungen im Personalwesen
Die Lösung: xft personnel file
Funktionen
Verwandte Produkte: HR-Vorgangssteuerung&Dokumenterzeugung
Fazit & Fragen
Inhalt
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Der erweiterte Arbeitsrahmen mit xft HCM Lösungen
xft personnel file:
Vollständig in SAP HCM integriertes digitale Personalakte
xft HCM organizer + xft task manager:
Integrierter Arbeitsrahmen zur Abbildung kompletter HR Prozesse mit Checklisten und Prozessakten
xft document composer:
Anwenderfreundliche HR-Dokumenterzeugung
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Prozesse
InformationHR-Abteilung
Buchhaltung/Lohnabrechnung
Manager
Mitarbeiter
HR-Dienstleister
xft add-on suite 4.50 | xft personnel file
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Highlights beim Eintrittsprozess
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» Bindeglied zwischen Recruiting und Anlage Stammdaten + Personalakte» Integrierte Erstellung aller Vertragsunterlagen» Kommunikation zwischen HR Abteilung, Führungskräften und Mitarbeiter per
Workflow oder per E-Mail
xft add-on suite 4.50 | xft personnel file
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Highlights beim Arbeitszeitanpassungsprozess
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» Prozess wird gestartet durch den Mitarbeiter über Intranet-Formular» Saubere Dokumentation der Aufgaben zur Prüfung und Umsetzung Änderung» Hohe Kompetenz und Informationsbereitschaft gegenüber dem Mitarbeiter
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Highlights beim Gehaltsanpassungsprozess
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» Saubere Prüfung und Dokumentation der Veränderungen zum Mitarbeiter » Einfache aber verbindliche Workflows für freigaberelevante Veränderungen» Integriertes Formular- und Datenhandling (inkl. Benachrichtigung des Mitarbeiters)
xft add-on suite 4.50 | xft personnel file
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Highlights bei der Zeugniserstellung
38
» Arbeitsteiliger Prozess mit hoher Transparenz und Qualität» Mitarbeiterbeurteilung über Intranet-Formular mit Kriterienkatalog in SAP» Integrierte Dokumentgenerierung auf Basis von Textbausteinen/Textpassagen
xft add-on suite 4.50 | xft personnel file
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Highlights beim Austritt
39
» Vollständige Rückgabe aller Arbeitsmaterialien kann überwacht werden» E-Mail Integration und einfache Aufgabenbearbeitung» Bestätigungsschreiben und Datenerfassung in SAP über Checklistenfunktionen
xft add-on suite 4.50 | xft personnel file
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Wer ist xft?
Herausforderungen im Personalwesen
Die Lösung: xft personnel file
Funktionen
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Fazit & Fragen
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xft personnel file – Fazit
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• Etablierte Produktlösung – vielfach bewährt (~200 produktive Installationen)
• Kompletter Funktionsumfang – alle benötigten Funktionen im Standard enthalten
• Effiziente Einführung – durch standardisiertes Projektvorgehen („Rapid Prototyping“)
• Zukunftssicherheit – durch stetige Weiterentwicklung und jährliche SAP Zertifizierung
• Skalierbarkeit – Erfahrung mit vielen großen und weltweit betriebenen Installationen
• Integrationsvorteile – Synergie-Effekte durch konsequente Nutzung der SAP Plattform
• Erweiterbarkeit – z.B. HR-Vorgangssteuerung, HR-Dokumenterzeugung, SF Integration, etc.
xft add-on suite 4.50 | xft personnel file
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Fragen
xft add-on suite 4.50 | xft personnel file42
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VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT!
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xft GmbH SAP-PartnerportAltrottstraße 31 69190 Walldorf Tel. (06227) 54 555 0 Fax (06227) 54 555 44 [email protected]
43xft add-on suite 4.50 | xft personnel file