xRE Webinar Digitale Liegenschaftsakte

excellence in real estate

© AIS Management GmbH

Transparenz und Revisionssicherheit

durch digitale Liegenschaftsakten

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Ihr Partner AIS Management


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AIS-Geschäftsfelder: professionelle Lösungen für Immobilienwirtschaft und Beschaffung

Shared Service-Lösungen, Organisation, Prozesse

Property Management, Facility Services, Bauwerkserhaltung

Audits, Qualitätssicherung, Optimierung Sitemanagement

Benchmarking

Einkauf und Lieferantenmanagement

planungs- und baubegleitendes Facility Management

Bewältigung komplexer Aufgaben,

Aufdeckung und Umsetzung von

Optimierungspotenzialen

Consulting

Leistungen / Produkte z.B. Ergebnis

Benchmarks

betreute Projektvolumina: mehrere Mrd. EUR

SLA, KPI, Kostenwerte, qualifizierte Anbieterdatenbanken

aktiv in Forschung und Lehre

Mitwirkung in nationalen und internationalen Normungsgremien

(DIN, CEN etc.)

einzigartiger Pool an Primärdaten,

maximale Marktnähe,

Wettbewerbsvorsprung

FM-Marktforum (E-Sourcing)

Secure Dataroom (E-Collaboration)

xRE-Lieferantendatenbank

Software und Wissensarchive

ressourcenschonendes, besseres

Projekt-, Einkaufs- , Asset, Property

und Facility Management, CREM

E-Solutions


Transparenz und Revisionssicherheit durch digitale Liegenschaftsakten


Defizite bei Reporting und Dokumentation kosten Vermögen, Kopf und Kragen!

bis zu 30 % verkaufsrelevanter Dokumente fehlen

→ zumeist im Technikbereich, in Baugenehmigung und sogar bei Mietverträgen

→ Wertverlust: Reduktion Kaufpreis um bis zu 10 % (käuferseitige Risikoabsicherung)

Verzögerung bei Deals, schlimmstenfalls Showstopper

sich in Dokumentationsdefiziten ausdrückende fehlende Professionalität bei Verkäufern

und Betreibern schädigt Image der Akteure, im vorgenannten Schadensfall noch mehr

Dokumentationslücke ist auch Kalkulations- und Leistungslücke: Entstehung interner und externer Kosten,

um Lücken zu schließen (z.B. Sachverständigenprüfungen technischer Anlagen)

unter Umständen Betriebserlaubnis verfallen – Anlagen und Objekte müssen stillgelegt werden

Betreiberverantwortung: im Zweifel persönliche Haftung von Management und Einkäufern

Versicherungsschutz kann erlöschen

Compliance und Revisionsanforderungen nicht durchhaltbar

Verkauf

Compliance

Betrieb


Herausforderung 1: Reporting und Dokumentation Immobilienlebenszyklusthema

Bau- / Umbauprojekt Betrieb Verkauf / Due Diligence

unterschiedlicher Dokumentationsbedarf und wechselnde Beteiligte in verschiedenen Phasen

stetig wachsende, große Menge an Dokumenten, vor allem im Betrieb

Widrigkeiten: Dezentralität, Lücken, Vertraulichkeit, veraltete Stände, „Suchen und Finden“, Änderungshistorie…

Revisionsunterlagen, Grundrisse, Belegungsübersichten

Planstände TGM- / IGM-Dokumentation Wertgutachten

phasenspezifische bzw. laufend benötigte Dokumente (exemplarisch)

amtliche Bescheide, Lagepläne, Grundbuchstände

…

Bau-, PM-, FM-Ausschreibungen: RFI, Specs, Verträge

Gebäudelebenszyklus

Verträge Technik, Service, Mietflächen


Herausforderung 2: Kommunikation und Dokumentationsverteilung im Zusammenhang

Problem offline

Schnittstellenverluste, Informationsdefizite, hoher Organisationsaufwand, Fehleranfälligkeit

Budget, Termine, Arbeitsqualitäten gefährdet

Zentrales, unternehmensübergreifendes System für Dokumentenmanagement und -verteilung notwendig!

viele individuelle Einzelbeziehungen

aufwendige Kommunikation

wenig Rechnerunterstützung

Zugriffsrechte Beteiligter auf Dokumente

nur organisatorisch, nicht über IT regelbar

abweichende Informationen, Redundanz,

alte Stände, Dateien dezentral und lokal

Eigen-

tümer

Projekt-

steuerer

Asset

Manager

Planer

Facility

Manager

CREM

Baufirma

...

„E-Mail-

Ping-Pong“


20130414_Protokoll_JF_AIS_T28.pdf

IT

technische Voraussetzungen: Webzugang (Browser) und SaaS (keine Softwareinstallation, keine weitere Hardware)

Vorteile: Reduktion Aufwand, Schließen von Lücken, Minimierung Schnittstellenverluste, Sicherstellung Vertraulichkeit,

aktuelle Stände, Vermeidung Redundanz, Fehlerreduktion

Kommunikation Ablagestruktur Dateinomenklatur

Was ist die digitale Liegenschaftsakte?

1 3 2

3 Kernkomponenten


Lösung online

verteilte und kontrollierte Bearbeitung von Dokumenten über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg,

als würden die Beteiligten physisch „am gleichen Tisch“ sitzen

Reduktion Schnittstellen, Kommunikations- und Organisationsaufwand, Erhöhung Sicherheit

Externe:

Zugriff via Internet

Interne:

Zugriff via Intranet

Eigen-

tümer

Asset

Manager

TGA

Facility

Manager

CREM

Bauherr

...

Projekt-

steuerer

Online-

Technologie

Arbeit zeit- und ortsunabhängig

Applikation und Daten in der Cloud

keine Softwareinstallation (SaaS)

Zugriffsrechte Beteiligte auf Dokumente

über IT regelbar

Rechnerunterstützung:

Suche, Systemreports, Historien...

Dokumente zentral, redundanzfrei

IT : digitaler Daten- / Projektraum – zentral, durchgängig, geregelt, webbasiert 1


Ordnerstrukturen

Bauprojekt Betrieb

2 Ablagestruktur und Dateinomenklatur

Verkauf Due Diligence

Datenraum Hilfsanleitung

Dateinomenklatur

zentral festgelegt

Schlüssel so simpel wie möglich

selbstsprechend

Technisches Gebäudemanagement

Beispiel:

z.B.:

Rollen

Phasen


Gruppen mit spezifischen Berechtigungen (z.B. Makler, Architekten, Datenraumadministratoren)

Zuordnung Benutzer zu Gruppen

über Berechtigung Steuerung, welche Gruppe welche Daten sehen oder verändern darf

alle Beteiligten arbeiten von Anfang an und durchgehend im System nach Spielregeln (z.B. Kommunikationshandbuch)

Sanktionierung von Verstößen

Kommunikationsfestlegungen einschl. Rollen und Rechten 3

Rollen

Rechte Benutzergruppen

Architekt Bauherr Berater Makler Planer Support …

lesen X X X X X

schreiben X X X X

löschen X

Administration X

…

Rechte


verschiedene Anbieter und Konzepte am Markt: Beispiel SaaS-Modelle horizontal01

Anbieter

Website www.brainloop.de http://www.drooms.com/de www.imprimadebussy.com

Produkt

Dokumententresor

Boardroom

M&A

Drooms VDR iRooms

Spezialisierung höchste Sicherheitsstandards Due Diligence Transaktion

Finanzbereich (Investmentbanken,

Kreditinstitute etc.)

M&A-Transaktionen

Preismodell

Userzahl

Laufzeit

Speicherplatz

Laufzeit

Seitenzahl

Seitenzahl

Laufzeit

Anmerkung

Abschirmung IT-Betreiber

granulares Rechtesystem bis auf

Dokumentenebene

auch als Serverlizenz erhältlich

international aufgestellt

Deal-erfahren

international aufgestellt

Teil der Mercurius Groep

andere Konzepte als SaaS nicht mehr zeitgemäß

Intranetlösungen, MS-SharePoint, SAP nicht geeignet

Preisrange von ca. EUR 30 bis 80 pro User und Monat bzw. EUR 0,5 bis 1,5 pro Seite

Einrichtung, Userbetreuung, begleitende Services (Scan, Indexierung, Repro) und Speicherplatz zusätzlich vergütet


verschiedene Anbieter und Konzepte am Markt: Beispiel SaaS-Modelle vertikal

Anbieter

Website www.ais-management.de www.conetics.de www.conject.com

Produkt Secure Dataroom conetics DatenRaum conjectDR

Spezialisierung

LiveCicle-übergreifendes

Dokumentenmanagement (Planung,

Bau, Betrieb, Verkauf) für Immobilien

M&A-Projekte in der

Immobilienbranche

Immobilientransaktionen

Due Diligence

Preisbasis

Userzahl

Laufzeit

Speicherplatz

Userzahl

Laufzeit

Speicherplatz

Laufzeit

Speicherplatz

Anmerkung

branchenspezifische Strukturen

(Best Practice)

hohe Sicherheit

Full-Service (Scannen,

PDF-Erzeugung, Upload) Verkaufsprozessmodellierung

Immobilienfachexpertise (wer, was, wozu, wie) entscheidend

webgestützte Software erprobt und seit Jahren im Einsatz – prinzipiell aber austauschbar


Sünden und Best Practice

gefährlich: „Das Thema IT haben wir dem FM-

Auftragnehmer überlassen. Das entlastet uns.“

gutgläubig: „Wenn wir FM-Daten und

Dokumentation brauchen, fordern wir sie von

unserem Dienstleister, der stellt sie dann bereit.“

falsch: „IT für FM ist teuer und komplex, deswegen

wollen wir als Auftraggeber damit nichts zu tun

haben.“

unterschätzt: Haftungsrisiken aus

Betreiberverantwortung bei Dokumentationslücken

sowie Abhängigkeit vom

FM-Dienstleister, wenn dieser Daten (nur) in seinen

Systemen hat (wenn überhaupt)

übersehen: Dienstleister lediglich

„Lebensabschnittspartner“. Auftraggeber verliert

ohne Daten- und Systemhoheit bei Trennung

Wissen

Systemhoheit und Vorgabe Kommunikations-

und Dokumentationssysteme beim Auftraggeber

Nutzung zeitgemäßer, effektiver, wirtschaftlicher

Systeme → Internetlösungen und SaaS

Auftragnehmer verpflichten, alle Vorgaben des

Auftraggebers zu Systemen, Kommunikation und

Dokumentation zu beachten → betrifft auch Art,

Form, Struktur und Inhalt von Dokumentation

alle Beteiligten über eCollaboration einbinden –

unternehmensintern und extern, vertikal vom Asset

Management und CREM bis hin zum operativen

Facility Service Provider sowie funktional von der

Planung über Bau und Objektmanagement bis hin

zu Verkauf mit Due Diligence und Bieterverfahren

Spielregel aufstellen → AN-Dokumentation und

Reporting außerhalb der Vorgaben des

Auftraggebers gelten als nicht erfolgt

digitale Liegenschaftsakte erleichtert ordentliche Dokumentation – vollständig, aktuell, strukturiert, im Zugriff

Einsatz reduziert Risiko, ist Arbeitserleichterung, kostengünstig, schnell realisierbar und kinderleicht

Fehler bei Auftraggeber Empfehlungen

Seite 15

Wann, wer, wie?


`

sofort: nach vorne – was hindert Sie?

spätestens bei

▫ Anstehendem Planungs- , Bau-, FM- oder Verkaufsprojekt

▫ Fremdvergabe / Dienstleisterwechsel

Sie als Auftraggeber, Eigentümer und Betreiber von Immobilien

AIS Management hilft...

bei Aufbau und Implementierung digitaler Liegenschaftsakten

bei der vertraglichen Verankerung von Reporting- und Dokumentationspflichten in Bau und Betrieb

bei Definition der Soll-Dokumente und -Reports an der Schnittstelle von Planung und Bau zu Betrieb sowie im FM und PM

durch Strukturierung von Dokumentationsprozessen

mit Audits zu den Brennpunkten Betreiberverantwortung und Dokumentation

mit E-Solutions

geeigneter

Startzeitpunkt

wer

wie

Sprechen Sie uns an!

Seite 16

Kontakt für weitere Informationen



AIS Management – excellence in real estate

Mit Spitzenberatung, exklusiven Benchmarks, wegweisenden eSolutions sichern wir Ihren Erfolg in Immobilienfragen

Herausforderungen im gesamten Immobilienlebenszyklus einschließlich Strategie, Organisation, Prozessen, Nachhaltigkeit

und Risikomanagement sind unser Thema. Wir decken Optimierungspotenziale auf und setzen diese um,

schwerpunktmäßig bei Bau, Instandhaltung, CRE, Asset, Property und Facility Management sowie im Einkauf.

Unsere Benchmarks sind Ergebnis von Projektvolumen mit mehreren Milliarden Euro weltweit. Der Pool an Primärdaten ist

einzigartig, maximal marktnah und sichert unseren Kunden Wettbewerbsvorteile. Unsere Datenbanken und

Wissensbibliotheken enthalten zu Kosten, Leistungen, Kapazitäten, Flächen, Qualitäten die entscheidenden Parameter.

Modernste Webtools (Software und Wissensarchive) verbessern Effizienz, Transparenz und Compliance. Kosten und

Risiken bei Projekten, Beschaffung, Due Diligence sowie Dokumentenmanagement werden gesenkt.

▫ eProcurement und eSourcing stärken Einkauf und Fachbereich bei RFP, RFI, RFQ, Spezifikation, Ausschreibung,

Vergabe via Internet – seien es Bauleistungen, Facility Services oder Property Management.

▫ Virtuelle Datenräume ermöglichen Management und Bearbeitung von Dokumenten webbasiert über Abteilungs- und

Unternehmensgrenzen hinweg (E-Collaboration) – bei Projekten, Immobilienmanagement, Vermarktung.

▫ Tools für Benchmarking, Audits und Analysen helfen bei Standortbestimmungen, Qualitätscontrolling und Reduktion von

Betreiberrisiken.

Unabhängigkeit

AIS Management ist mit keinem Dienstleister gesellschaftlich verbunden. Wir sind unabhängig und vertreten ausschließlich

Interessen von Eigentümern und Auftraggebern der Immobilienwirtschaft, insbesondere des CRE, Portfolio und Asset

Managements. Wir arbeiten nicht für beide Seiten.

Partner der AIS Management

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Theresienhöhe 26

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Telefax: +49 89 628170-59

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