Yellow pages

eBusiness Lösung - Yellow PagesIm Unternehmen die passenden Experten und Ansprechpartner schnell und effizient finden

UNTERNEHMERISCHES WISSEN

eBusiness Lösung Yellow Pages

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Problemstellung & Einsatzbereiche im Unternehmen

In Unternehmen befindet sich Wissen zum einen in dokumentierter Form, z.B. in Anleitungen, Handbü-chern etc.. Zum anderen haben die Mitarbeiter viel Wissen über konkrete Arbeitsabläufe sowie prakti-sche Fertigkeiten und Kompetenzen. Dieses Wis-sen lässt sich nur schwer dokumentieren. Zudem fehlt oftmals Transparenz darüber, welcher Mitar-beiter über welches Wissen verfügt, insbesondere bei langjährigem Erfahrungswissen. Das vorhan-den Wissen wird somit kaum oder nicht genutzt. Daher ist es wichtig, zu erfassen, welcher Mitarbei-ter über welches Themengebiet Bescheid weiß, um diese Informationen im Unternehmen verfügbar zu machen.

► Sie möchten, dass neue Mitarbeiter bestmög-lich ins Unternehmen integriert und eingear-beitet werden. Yellow Pages können in diesem Rahmen dabei helfen, relevante Ansprechpart-ner zu finden.

► Sie möchten in einem interdisziplinären Pro-jekt geeignete Experten zusammenbringen. Mit Hilfe von Yellow Pages lassen sich Experten leichter identifizieren.

► Sie möchten einen Überblick über Qualifikati-onen, Referenzen, Themenschwerpunkte und Sprachen Ihrer Mitarbeiter haben. In Yellow Pages können Sie Mitarbeiter finden, die außer-gewöhnliche Sprachen sprechen.

eBusiness Lösung -

Yellow Pages

Yellow Pages, auch als Expertenverzeichnis oder Expertendatenbank bezeichnet, stellen ein Instru-ment aus dem Bereich Wissensmanagement dar. Sie sind vergleichbar mit einem Telefonbuch, da sie auch zur schnellen und gezielten Suche nach rele-vanten Ansprechpartnern und Experten herangezo-gen werden. Yellow Pages enthalten neben Kontakt-daten aber auch weitere personenbezogene Daten, wie beispielsweise Angaben über Qualifikationen, Forschungsbereiche oder Fremdsprachenkenntnisse.


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Neben Yellow Pages sollte es die Möglichkeit geben,. vorhandenes fachliches Wissen, Prozess-dokumentation, Produkthandbücher etc. in regelmä-ßigen Abständen zu dokumentieren und allen Mitar-beitern im Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Dies kann Teil eines integrierten Wissensmanage-ment-Systems oder eine separate IT-Anwendung wie beispielsweise ein Wiki sein.

Kurzbeschreibung Yellow Pages

Yellow Pages sind vergleichbar mit einem Telefon-buch. Sie enthalten Informationen zu Mitarbeitern und gegebenfalls externen Partnern im Untereh men. Im Gegensatz zu einem herkömmlichen Tele-fonbuch werden an dieser Stelle aber auch vert-fende personenbezogene Daten, wie beispielsweise Angaben über Kompetenzen und Qualifikationen abgebildet.

Yellow Pages werden häufig als Expertenverzeich-nisse bezeichnet. Für jeden Mitarbeiter wird online ein Profil angelegt, in dem Kontaktdaten und Infor-mationen beispielsweise zu Fachgebiet, Projekter-farungen, Sprachkompetenz, Länderkompetenz, Kurzbiografie sowie gegebenfalls Fotos oder Aus-zeichnungen eingetragen werden.

Die Profile können individuell angelegt sowie jeder-zeit aktualisiert bzw. gelöscht werden.

In der Regel sind die Daten nur unternehmensintern verfügbar, so dass externe Kunden und Partner kei-nen Zugriff haben. Im Fall dies erwünscht ist, kön-nen für bestimmte Personen Zugangsberechtigun-gen geschaffen werden.

Auf der linken Seiten wird ein Beispiel dargestellt, wie ein Yellow Pages Profil aussehen könnte. Es umfasst Kompetenzen, berufliche Erfahrungen, Qualifikationen sowie Sprachen.

Wissensmanagement-Werkzeuge, die in Unter-nehmen eingesetzt werden beziehen sich auf drei unterschiedliche Bereiche: die technische, organi-satorische und zwischenmenschliche Ebene. Das auf den Autoren Bullinger, Wörner, Prieto basie-rende Modell beschreibt, dass die Bestandteile Technik, Organisation und Mensch bei einem Wis-sensmanagement-System berücksichtigt werden sollten, bestenfalls in einem ausgewogenen Maß.

Dies trifft auch für Yellow Pages zu. Sie verbessern einerseits die organisationellen Rahmenbedinun-gen, in dem es Zugriff auf das Wissen der Mitarbei-ter ermöglicht. Die richtigen Ansprechpartner und mögliche Projektpartner können identifiziert wer-den.

Die Komponente Mensch kommt zum Tragen, da Yellow Pages eine bessere interne Vernetzung innerhalb des Unternehmens ermöglichen. Bei-spielsweise zum Thema Websitengestaltung kann sich eine Gruppe von Interessierten und Erfah-renen bilden, die sich regelmäßig trifft und aus-tauscht.Yellow Pages lassen sich zudem gut in Soziale Netzwerke einbinden.

Oftmals sind Yellow Pages Lösungen einfach bedi-enbare IT-Systeme und tragen so dazu bei, dass aus technischer Sicht keinerlei Hürden bei der Nut-zung entstehen. Häufig bedarf es keines großen Aufwandes der Schulung und Einarbeitung.


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Hemmende Faktoren - Yellow Pages

► Technik: die Einführung von Yellow Pages ist immer mit einem finanziellen und insbesondere mit zeitlichen oder personellen Aufwänden ver-bunden. Eine Anwendung, die nicht inuitiv bedi-enbar ist, erschwert die Akzeptanz und führt möglicherweise zu einer geringen Nutzung.

► Organsiation: eine späte Kommunikation bei der Einführung von Yellow Pages kann zu einer Ablehung und Nichtnutzung führen. Durch hier-archische Strukturen und dem Klima von Furcht wird die Bereitschaft verringert, eigenes Wissen zu präsentieren und weiterzugeben. Dies kann dazu führen, dass wenige Informationen in den Profilen angegeben werden und Profile schnell veralten, da sie nicht gepflegt werden. Ist der Nutzen für die Mitarbeiter nicht erkennbar, so werden diese der Anwendung ablehnend gegenüberstehen. Wenn ein Verantwortlicher für die Datenpflege fehlt, werden die Profile in unregelmäßigen Abständen aktualisiert.

► Mensch: Mitarbeiter sind zum Teil skeptisch gegenüber Yellow Pages. Sie haben Angst vor zu vielen Fragen während der Arbeit. Sie befürchten, dass sie als überflüssig betrachtet werden, wenn sie über zu wenig Daten im Pro-fil verfügen. Diese Faktoren haben großen Ein-fluss auf den Erfolg bzw. Misserfolg des Sys-tems.

► Datenschutz: der Aufbau einer Expertendank ist verbunden mit der Erhebung von personen-bezogenen Daten. Für die Verarbeitung perso-nenbezogener Daten ist im Sinne des Daten-schutzgesetzes eine Einwilligung von allen betroffenen Mitarbeitern vorab einzuholen.

Fördernde Faktoren - Yellow Pages

► Technik: die Akzeptanz des Systems ist eine wichtige Voraussetzung für die Nutzung. Wird der Zweck des Systems deutlich steigt oftmals auch die Akzeptanz der Mitarbeiter. Beispiels-weise entsteht ein Mehwert, wenn Mitarbeiter leichter Ansprechpartner identifizieren können. Das IT-System sollte sich an die vorhandenen Geschäftsprozesse anpassen. Neueinsteigern sollte das System vorgestellt werden und sie sollten möglichst bald ein eigenes Profil erstel-len.

► Organisation: eine frühzeitige Kommunikation der Einführung von Yellow Pages und Schu-lungen sind wichtig für den Erfolg. Durch Ver-trauen und Offenheit im Unternehmen sind die Mitarbeiter eher bereit, ihre Expertise und auch private Interessen anzugeben. Die Nut-zung von Yellow Pages spart, denn es ermög-licht ein schnelles und effizientes Auffinden von relevanten Ansprechpartnern. Die Unter-nehmensleitung kann zudem erkennen, wel-che Kompetenzen im Unternehmen verfügbar sind und auf mögliche Bedarfe besser reagie-ren. Auch können Doppelarbeiten vermieden und die Zusammenarbeit verbessert werden. Um möglichst aktuelle Profile zu erhalten, ist ein Verantwortlicher wichtig, der sich um die Datenpflege kümmert.

► Mensch: eine positive Einstellung der Mitarbei-ter zu Yellow Pages hat einen Einfluss darauf, wie viel Informationen sie preis geben. Dabei wird insbesondere spezielles Wissen sichtbar. Die Mitarbeiter können weitestgehend individu-ell ihre eigenen Profile gestalten und beispiels-weise Fotos einpflegen oder auf andere Seiten im Intra- oder Internet verlinken.

Beispiel aus der PraxisARCADIS ist ein führender internationaler Dienstleister in den Bereichen Consulting, Planung und Pro-jektmanagement. Firmensitz der deutschen Tochtergesellschaft ARCADIS Deutschland GmbH ist in Darmstadt. Das Unternehmen ist in den Bereichen Infrastruktur, Wasser, Umwelt und Bauwerke tätig. ARCADIS Deutschland GmbH nutzt Yellow Pages, um die Kompetenzen seiner 700 Mitarbeiter an den 17 Standorten in Deutschland zu erfassen und zu bestimmen, wer für welches Projekt eingesetzt werden kann. Die Yellow Pages umfassen den Namen des einzelnen Mitarbeiters, seine Adresse, seinen jähr-lich aktualisierten Lebenslauf, seine Kernkompetenzen und Funktionen. Die Profile sind in eine Sharepoint Plattform eingebunden. Die Software zur Darstellung und Recherche von Yellow Pages wurde bei ARCA-DIS intern entwickelt (Quelle: http://www.prowis.net/prowis/?q=node/126).


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Yellow Pages Lösungen

Yellow Pages sind oftmals im Intranet oder Wiki eines Unternehmens integriert. Auch eine Kom-bination mit sozialen Netzwerken ist möglich. Es exisitieren sowohl kommerzielle als auch Open Source Produkte.

Weiterhin gibt es umfassende Wissensmanage-mentsysteme mit diversen Funktionalitäten, bei denen Yellow Pages ein Bestandteil der Software ist wie beispielsweise Knowledge Miner der USU AG und Knowledge Cafe von altavier. Das System Knowledge Cafe umfasst zum Beispiel folgende Komponenten: Yellow Pages, Virtuelle Bibliothek, Knowledge Base, Presse, MyNews, BlackBoard, Projekte, Workflow und Diskussion. Die Lösung kann in ein Unternehmensintranet eingebunden werden. Jeder Mitarbeiter hat eine eigene Web-site, in der er Arbeitsschwerpunkte, Kompetenzen und Projekterfahrungen mitteilt.

Wissensmanagement-Systeme werden in der Regel top-down oder bottom-up eingeführt. Bei einem top-down Ansatz entscheidet sich das Management eines Unternehmens dafür, Wis-sensmanagement einzuführen. Im Hinblick auf Yellow Pages könnte dies das Ziel sein, eine Transparenz über das im Unternehmen verfüg-bare Wissen zu schaffen. Da mit der Maßnahme meist langfristig eine Strategie verfolgt wird, wer-den Unternehmensziele berücksichtigt. Der Ansatz kann dazu führen, dass das Vorhaben auf Seiten der Mitarbeiter auf Ablehnung trifft oder sich nur schwer realisieren lässt.

Bei einem bottom-up Ansatz erkennen die Mit-arbeiter selbst ihren Bedarf für ein Wissensma-nagement-System. Im Hinblick auf Yellow Pages könnte dies die zeitaufwändige Suche nach Ansprechpartnern oder die Suche nach Experten für geplante Projekte sein.

Weiterführende Informationen ► Am Beispiel der Allgemeinen Baugenossenschaft Zürich wird in einer Masterarbeit auf die Einführung von Yellow Pages eingegangen.http://web.zhaw.ch/fileadmin/user_upload/management/ivm/publikationen/pdf/mt/master_thesis_yellow_pages_longhini.pdf

► Anhand mehrerer Beispiele zeigt Ihnen die Community of Knowledge, wie sich Wissensmanagement-systeme mit Yellow Pages Funktionen in Unternehmen einsetzen lassen.http://www.community-of-knowledge.de/beitrag/softwareunterstuetzung-im-wissensmanagement/

► Nähere Informationen zu den Strategien der Einführung von Wissensmanagement in Unternehmen fin-den Sie in der Enzyklopädie der Wirtschaftsinformatik.http://www.enzyklopaedie-der-wirtschaftsinformatik.de/wi-enzyklopaedie/lexikon/daten-wissen/Wissens-management/Wissensmanagement--Strategien-des/Wissensmanagement--Einfuhrungsstrategien-des

Der bottom-up Ansatz ermöglicht eine direkte Ein-bindung in das Tagesgeschäft und fördert somit die Motivation der Mitarbeiter. Ein Nachteil ist, dass der Aufwand für die Koordination höher ist. Es kann zudem sein, dass die Maßnahme mit der Unternehmensstrategie nicht einhergeht.

Für eine optimale Einführung einer neuen Wis-sensmanagement-Methode eignet sich eine Mischung aus top-down und bottom-up Ansatz. Die Mitarbeiter sollten dabei in den Entschei-dungsprozess miteinbezogen werden. Weiterhin sollte das Management die Maßnahme unterstüt-zen und im Rahmen einer langfristigen Unterneh-mensstrategie verankern.

Unternehmen können Yellow Pages oftmals in bestehende IT-Systeme integrieren. Dies sollte vor der Entscheidung für ein bestimmtes System geprüft werden. Zudem können bestehende Wikis oder Content Management Systeme häufig um Yellow Pages Funktionen ergänzt werden. Teil-weise werden diese bereits vom gleichen Anbieter bereit gestellt.

Bei der Integration von Yellow Pages ist darauf zu achten, wie hoch die Kosten für die Schnittstellen-programmierung zum bestehenden IT-System des Unternehmens sind und wie viel Kosten für eine-laufende Wartung und Pflege des Systems anfal-len werden. Ist eine interne IT-Abteilung vorhan-den, die das System anpassen kann, kann dies die Kosten senken.

Unter Umständen kann der Aufbau einer separa-ten Yellow Pages Lösung kostengünstiger sein, insbesondere wenn es sich um ein Open Source Content Management System oder Wiki handelt. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn sich ein Mitarbeiter des Unternehmens darum kümmern kann.


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Impressum

Herausgeber eBusiness Lotse Darmstadt-Dieburg Hochschule Darmstadt Institut für Kommunikation & Medien Max-Planck-Straße 2 64807 Dieburg

Text und Redaktion Dr. Christoph Rensing Dörte Maasch Bildnachweis throwthedamnthing /FlickrCreative Commons Attribution - ShareAlike 2.0. Generic

Stand August 2014

Über unsere eBusiness Lösungen

Mit unserer Reihe eBusiness Lösungen wollen wir Ihnen Einstiegsinformationen zu verschiedenen Lösungen aus den Bereichen Social Media, E-Le-arning und Wissensmanagement zur Verfügung stellen.

Alle eBusiness Lösungen werden motiviert mit-tels Beschreibung einer Herausforderung mit der auch Sie als Unternehmer oder Unternehmerin potenziell konfrontiert sind. Unsere Vorstellung der Lösung soll Ihnen die Möglichkeit geben, selbst zu beurteilen, ob der Einsatz der Lösung für Sie rele-vant sein kann. Wenn die Lösung für Sie nutzbar erscheint, finden Sie Hinweise auf weitere Quellen. Gerne können Sie uns aber auch kontaktieren.

Kontakt

©eBusiness Lotse Darmstadt-Dieburg Hochschule Darmstadt Institut für Kommunikation & Medien Max-Planck-Straße 2 64807 Dieburg

http://www.ebusiness-info.de

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