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ZEHN TIPPS FÜR EFFIZIENTE UND EFFEKTIVE KOLLABORATION

Carsten Schmidt 17. Juni 2016

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Wissensarbeit = Kommunikation und Zusammenarbeit

E-Mails schreiben, lesen

und ordnen18%

Face-to-Face Besprechungen / Meetings führen

12%

Telefonate führen11%

Ad-hoc mit Kollegen sprechen

9%

Ansprechpartner identifizieren und kontaktieren 5%

Termine vereinbaren5%

An Web-Konferenzen teilnehmen

4%

Videokonferenzräume nutzen

1%

Dokumente suchen und ablegen

8%

Informationen aus Quellen suchen und

selektieren7%

Konzeptionell arbeiten, Dokumente erstellen,

Wissen schriftlich erfassen20%

Prozentuale Verteilung der Arbeitszeit

n =

95

0

Zwei Drittel der Arbeitszeit ist kollaborations-orientiert!!

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Die Email ist weder effizient noch effektiv

1118

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

20

2011 2014Quelle: Kushlev (2015)

Stress

Produktivität

Durchschnittlich empfangene Mails pro Tag

Informationsqualität

Arbeitszufriedenheit

Auswirkungen von E-Mails

Emails vermeiden

Quelle: Bitkom (2015)

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Collaboration-Tools noch nicht im ProduktiveinsatzUnzufriedenheit mit Collaboration-Tools treibt Anwender in die Schatten-IT

71%Prozent der Millenials haben Schwierigkeiten mit den Tools, die ihnen ihr Arbeitgeber bereitstellt.

51%use public document sharing for work collaboration

0

10

20

30

40

50

60

70

80

Can’t collaborate with people outside

company with business apps from

IT

IT isn’t delivering the collaboration apps employees

need

Consumer apps meet employees’ needs better than

business apps

Why employees use consumer-grade collaboration apps without IT’s approval

Quelle: Dimension Data (2016) Quelle: Dimensional Research (2015)

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Anwenderpartizipation als SchlüsselDer Erfolg von E-Collaboration hängt maßgeblich von der Beteiligung der Nutzer ab

System Quality

Project in Time & Budget

System Use

User Satisfaction

Quelle: Abelein (2013)

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Erstellung einer gemeinsamen VisionNutzen und Notwendigkeit aufzeigen

Zeit

Ve

rstä

nd

nis

Erwartungs-haltung steuern

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Anforderungen erheben mit User Stories »Wer« mochte »Was« »Wofür«

Externe einbeziehen

Schlüssel-personen einbeziehen

Wenn ich an einer Telefonkonferenz teilnehme,

kann ich in Echtzeit ein Transkript des Gesagten lesen,

sodass ich dem Gespräch auch in einer lauten Umgebung folgen kann.

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Verarbeitung User StoriesZusammenführen und Verdichten

1. Analyse aller User Stories… ~ 4 US pro Beteiligtem ~10% liegen außerhalb des Fokus/Scope

2. Verdichtung ähnlicher User Stories

3. Aufteilung der konsolidierten User Stories in thematische Gruppen:

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Anforderungen priorisieren mit dem Kano-ModellPotenziale erkennen

First Things First

Widerstände antizipieren

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Den Digitalen Arbeitsplatz individualisieren“one-size does not fit all”

Der richtige „Blend“ für jede Nutzergruppe

Keine Stereotypen

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AnwendertrainingHandlungskompetenz nach Bedarf vermitteln

Erfahrungs-lernen „on the

job“(experience)

Lernen über Stellvertreter

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Performance Management und VerstetigungVom Projekt zum agilen Prozess

Messen

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%sehr zufrieden

4,66%

zufrieden58,03%

unzufrieden29,53%

Sehr unzufrieden3,11%

Keine IT-Lösungen

TeilweiseIT-Lösungen

46,1%

IT-Lösungen nicht zufriedenstellend

42,1%

Sonstiges5,26%

Verstetigen

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Zusammenfassung

Trainieren Verstetigen VerwirrungIndividualisierenPriorisieren =

TrainierenVision

erstellenVerstetigen

Verschwendung/Widerstand

Individualisieren =

TrainierenVision

erstellenVerstetigen MisfitPriorisieren =

Vision erstellen

Verstetigen VerharrungIndividualisierenPriorisieren =

TrainierenVision

erstellenErstarrungIndividualisierenPriorisieren =

TrainierenVision

erstellenVerstetigen ErfolgIndividualisierenPriorisieren =

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