Zeiterfassung und Zetiwirtschaft - Interflex ... · sucherverwaltung entlasten Sie Ihre Mitarbeiter...

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ZeiterfassungundZeitwirtschaft Lösungen für Workforce Managementmit dem System IF-6020

2 • Allegion • InterflexZeiterfassungundZeitwirtschaftmitdemSystemIF-6020 33

Inhalt

Unsere Leistungen 2

Editorial 3

IF-6020 – Übersicht 4

Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung 6

Zeiterfassung 8

Employee Self-Service 10

Workflow 11

Projektzeiterfassung 12

Kostenstellenerfassung 13

Reporting 14

eVAYO Terminals 16

Kundenservice 18

Editorial

„Zutrittskontrolle und Zeitwirtschaft stellen Sie vor große Herausforderungen?“

Sie wollen Ihr Unternehmen voranbringenIhr Ziel ist es, den Zutritt zu und in Ihrem Unter-nehmen sicherer zu machen oder die Ressource Arbeitszeit effizient zu steuern. Dafür benötigen Sie einen Be gleiter, dem Sie Ihr volles Vertrauen schenken können. Sie suchen kein Produkt, sondern die passende Lösung. Gefragt ist ein Rundum-sorglos-Service, der Sie von der Beratung bis hin zur Wartung der Systeme betreut. Eine unserer Stärken ist es, Ihre Anforderungen zu erkennen und gemein-sam mit Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln.

Sie fordern Flexibilität und EffizienzSie möchten bestehende Komponenten einbinden und müssen zahlreiche Anforderungen an die Steuerung der Arbeitszeit und die Zutrittssicherheit erfüllen? Wenn vorhandene Hardware für den Zu-gang zu Ihrem Unternehmen oder die Erfassung von Arbeitszeiten nicht ersetzt werden soll, dann bieten unsere Schnittstellen schnelle und einfache Integrationsmöglichkeiten. Außerdem binden wir für Sie zahlreiche Module wie eine Besucherverwaltung oder einen Sicherheitsleitstand in Ihre Lösung ein.

Sie stellen hohe Ansprüche an eine moderne Lösung Dem Digitalisierungstrend folgend, möchten Sie interne Prozesse so einfach und bequem wie möglich gestalten. Mit Lösungen für Smartphones, Employee Self-Service oder einer cleveren Be-sucherverwaltung entlasten Sie Ihre Mitarbeiter und schaffen Freiraum für andere Tätigkeiten.

Dr. Jörg WissdorfGeneral Manager Interflex

Sie setzen auf QualitätWir wenden ein vom TÜV Rheinland zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem an und setzen die Vorgaben der Norm ISO9001:2008 um. Ob 50 oder 100.000 Mitarbeiter – wir sind seit mehr als 40 Jahren als ein führendes Unternehmen in den Bereichen Zutrittskontrolle und Zeitwirtschaft für Sie da und stellen uns auch in Zukunft gerne Ihren Herausforderungen.

Interflex

Unsere Leistungen im Überblick

ZeitwirtschaftZeiterfassung

Bedarfs- prognose

Automatische Planoptimierung

Produktivitäts- analyse

Personal- einsatzplanung

Biometrische Erkennung

Video- überwachung

Besucher- verwaltung

Sicherheits- leitstandOffline-Lösungen

Zutrittskontrolle

Zutritt Zeit

MobileDatenerfassung

Workflow-Optimierung

EmployeeSelf-Service

Controlling+Reporting


Workforce Managementleistet den wichtigstenBeitrag zur Kosten-senkung in Ihrem Unternehmen.

Workforce Management sorgt für eine optimale

Balance aus Ihren Interessen und denen

Ihrer Mitarbeiter.

Unsere Lösungen sindflexibel und schützenIhre Investitionen.

Unser Leistungsangebotumfasst Beratung,

Projektmanagement,Implementierung, Installation,

Wartung und Support –Service aus einer Hand.

IF-6020 – Übersicht

Zeiterfassung und Zeitwirtschaft:maßgeschneidert und aus einer Hand

Soft

ware Hardware

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Biometrie

Zutrittskontrolle

Zeiterfassung

Beratung + Projektmanagem

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Implementierung + Installation

Wartung + Schulung + Support

Work forceManag ement

IF-6 020

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Ihr Nutzen:• Mit den Modulen für Zeitwirtschaft passen Sie den Personaleinsatz Ihrem Produktionsbedarf an.• Durch die Steigerung der Personaleffizienz erhöht sich die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens.• Sie planen, welcher Mitarbeiter wann arbeitet und berücksichtigen dabei Mitarbeiterwünsche.• Sie optimieren die internen Prozesse und steigern die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter.

• Berücksichtigt verschiedene Arbeitszeitmodelle, Wunscharbeitstage, Ferien oder Krankheit

• Erfüllt gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeit• Gleicht Bedarfsschwankungen aus• Vermeidet unproduktive Arbeitszeiten• Bietet einen klaren Überblick in Echtzeit• Reduziert Personalkosten durch Vermeidung von Überstunden und

zuschlagspflichtigen Arbeitszeiten• Schafft Bedingungen für eine flexible Arbeitszeitgestaltung• Erhöht die Transparenz für Management und Mitarbeiter

• Berücksichtigt geänderte Zeitdaten der Mitarbeiter rückwirkend in der Entgelt-abrechnung

• Ermittelt spezielle Lohnformen wie Leistungslohn, Akkordlohn oder Prämienlohn• Unterscheidet Tarifverträge bei der Abrechnung

• Übertragen Daten automatisch an gängige Lohnschnittstellen wie Datev, Sage, SAP, ADP uvm.

• Ermöglichen nachträgliche Änderungen der übertragenen Lohn- und Gehaltsdaten

• Findet die optimale Tagesbesetzung für Ihren Bedarf• Plant Mitarbeiter gemäß ihrer Qualifikation• Liefert übersichtliche Plantafeln• Erstellt Dienstpläne automatisch• Prüft die Einhaltung gesetzlicher Regeln• Plant bei Bedarf Rufbereitschaften ein

• Ermöglicht Mitarbeitern ihre Schichten zu tauschen• Reduziert unproduktive Arbeitszeiten• Reagiert flexibel auf Bedarfsschwankungen• Berücksichtigt Mitarbeiterwünsche und sorgt für eine gerechte Planung• Erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit• Optimiert Planungsprozesse automatisch• Schafft Transparenz in der Personalplanung

Personaleinsatzplanung

Dienstplanerstellung

Dienstplanbearbeitung

ZertifizierteLohnschnittstellen

Zeitwertermittlung

Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung

Organisieren Sie Arbeitszeiten effizient und wertschätzend

Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung

Ihre wertvollste Ressource sind Ihre Mitarbeiter

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Zeiterfassung

Für jede Abwesenheit den passenden Grund

Zeiterfassung

Zeitdaten – die wichtigste Grundlage für Ihr Personalmanagement

Ihr Nutzen:• Sie erfassen Arbeitszeiten korrekt und vollständig.• Sie verfügen jederzeit über aktuelle Informationen zu den Zeitbuchungen.• Die übersichtliche Darstellung in der Webansicht erleichtert das Einsehen und Bearbeiten

der Zeitdaten.• Zeiten können überall, auch mobil, erfasst werden.• Automatische Prozesse verringern Ihren Administrationsaufwand.

• Ist einfach und intuitiv zu bedienen• Erfasst Zeiten überall und jederzeit• Zeigt Zeitdaten und Zeitkonten an• Enthält ein Monatsjournal• Erlaubt Zeitbuchungen im Offline-Betrieb• Ermöglicht das Erstellen von Abwesenheitsanträgen von unterwegs

• Zeigt den An- und Abwesenheitsstatus der Mitarbeiter• Sortiert die Anzeige auf Wunsch nach Abteilung oder Standort• Enthält verschiedenfarbige Lampensymbole für An-/Abwesenheitsgründe• Sendet Meldungen, wenn Mitarbeiter wieder erreichbar sind

MobileAnwendung

Lampentableau

• Enthält Abwesenheitskalender für einzelne Mitarbeiter und Abteilungen• Bietet eine Auswahl an verschiedenen Abwesenheitsgründen• Aktualisiert die dazugehörigen Zeitkonten• Ermöglicht individuelle Planung von Abwesenheiten, z.B.:

- Stunden, halbe oder ganze Tage - Vormittags, nachmittags

• Unterscheidet verschiedene Abwesenheitsgründe, z.B.: - Urlaub - Freizeitausgleich - Arztgang - Dienstreise - Fortbildung

• Liefert eine Übersicht der letzten Zeitbuchungen• Ermöglicht Korrekturen von einem oder mehreren Tagen in einem Arbeitsschritt• Erleichtert und beschleunigt die Korrektur von Arbeitszeiten

Abwesenheitsplanung

Zeitkorrekturen

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€

Workflow

Ihr Triebwerk für mehr Effizienz

Employee Self-Service

Eigenverantwortung steigert die Mitarbeiter-Motivation

Ihr Nutzen:• Ihre Mitarbeiter pflegen ihre Zeitdaten eigenständig.• Die innerbetrieblichen Abläufe werden einfacher, schneller und transparenter.• Die Kosten und Dauer der Antragsbearbeitung sinken. • Die Mitarbeiter freuen sich über mehr Selbstständigkeit und Flexibilität.

• Alles im Blick: - Resturlaub, Überstunden, Jahres - arbeitszeitkonten - Anwesenheit/Abwesenheit der Kollegen - Abteilungskalender

• Schnelle und einfache Erstellung und Ge- nehmigung von Anträgen oder Korrekturen

• Selbstständig durch den Mitarbeiter• Für mehrere Zeitbuchungen oder Tage

gleichzeitig• Werden sofort verrechnet und das Zeit-

konto aktualisiert

• Mitarbeiter erfassen Zeiten immer und überall

• Anwenderfreundliche Oberflächen erleichtern die Eingabe

• Zeitwirtschaft wird dezentral gesteuert• Mobile Zeitbuchungen sind genau nach-

vollziehbar

• Mitarbeiter ändern ihre Tagesplanung• Änderungen werden auf zukünftige

Schichten übertragen• Planung kann temporär angepasst

werden

Urlaubs- genehmigung Zeitkorrekturen

MobileSchichttausch

Ihr Nutzen:• Sie konfigurieren Workflows gemäß Ihren Anforderungen und Compliance-Regeln.• Sie binden mehrere Personen in mehrstufige Prozesse ein.• Das System überwacht sich selbst und meldet Ereignisse wie z.B. unerlaubte Mehrarbeitszeiten.• Aufwändige Prozesse werden verschlankt und vereinfacht.• Ihre Mitarbeiter profitieren von den zuverlässigen und schnellen Abläufen.

• Beispiele für Workflow-Anträge: Überstundenauszahlung, Zuschläge außerhalb der Rahmenzeit, Urlaub, Vertreterregelung, Korrekturen etc.

• Definierbare Zeitspanne für jede Genehmigungsstufe• Antragsbearbeitung per Klick• Nutzung vorhandener IT-Strukturen ohne doppelte Datenhaltung

• Archivierungsfunktion• Antragslisten jederzeit einsehbar

• Prüft Abwesenheitseinträge nach verschiedenen Kriterien• Meldet Fehler bei unzulässiger Eingabe

Anträge

Dokumentation

Plausibilitätsprüfung

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00:47:29 15:28:29 04:47:31

€

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€€€€

Kostenstellenerfassung

Kostenverteilung nach dem Verursacherprinzip

Projektzeiterfassung

Behalten Sie den Überblick im Projektbetrieb

Ihr Nutzen:• Sie weisen geleistete Arbeitszeiten einzelnen Projekten zu.• Überwachung und Genehmigung von projektbezogenen Arbeitszeiten erfolgen in Echtzeit.• Ihre Mitarbeiter pflegen Projektzeiten eigenständig am PC.• Sie erstellen Analysen und Nachkalkulationen mittels einer Report-Funktion.• Erfasste Zeiten sind jederzeit nachvollziehbar und für Ihre Kunden transparent darstellbar.

Ihr Nutzen:• Sie ordnen die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter verschiedenen Kostenstellen zu.• Kostenstellen wie Auftragszeiten oder Produktionsabläufe können Sie mithilfe von Kosten-

arten (z.B. Reinigung von Werkzeugen) genauer unterscheiden.• Sie haben die Möglichkeit, die Verteilung der Kostenarten auf die einzelnen Kostenstellen

nachzuvollziehen.

• Favoritenmenü für wichtige Projekte• Automatische Ermittlung der Gesamtsummen pro Projekt• Plausibilitätsprüfung für das Einhalten definierter Regeln• Importfunktion der Projektstruktur aus externen Systemen wie SAP• Exportfunktion in Abrechnungssysteme

• Kostenstellenwechsel bequem am Terminal• Rückwirkende Korrekturen jederzeit möglich• Berücksichtigung von Abwesenheiten• Tagesabrechnung über Stammkostenstelle des Mitarbeiters oder entsprechende

Kostenstelle

• Innerhalb eines Projekts nach Tätigkeiten (z.B. Entwicklung, Installation) unterscheiden

• Einzelne Tätigkeiten mit jeweils unterschiedlichen Kosten bewerten

• Innerhalb einer Kostenstelle nach Tätigkeiten (z.B. Entwicklung, Installation) unterscheiden

• Einzelne Tätigkeiten mit jeweils unterschiedlichen Kosten bewerten

Projektbezogen Kostenstellenbezogen

Tätigkeitsbezogen Tätigkeitsbezogen

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Reporting

Sie steigern die Transparenz und erkennen Optimierungspotential

Reporting

Auswertungen von heute erleichtern die Planung von morgen

Ihr Nutzen:• Reporting-Funktionen helfen Ihnen dabei, Compliance-Regeln einzuhalten.• Sie überwachen Zeitkonten und verhindern Rückstellungen.• Auswertungen liefern Ihnen wichtige Informationen zum Personalbedarf.• Sie gestalten Ihre eigenen Berichte flexibel und individuell.

• Übersicht mit Krankheitstagen und Kuraufenthalten• Anzeige der Krankheitstage mit und ohne Lohnfortzahlung• Anzahl Krankheitstage im Vergleich zur Anzahl Solltage mit Prozentangabe• Ermittlung der bezahlten Krankheitstage• Überwachung der 42-Tage-Lohnfortzahlung

• Liefert die Überstunden einzelner Mitarbeiter oder Gruppen• Dient als Frühwarnsystem• Auslöser für Gegensteuerungsmaßnahmen• Ist hilfreich für eine Mitarbeiter-Überlastungsanalyse

Krankheitsstände

Überstunden

• Wichtige Grundlage für Personalplanung• Liefert Rückschlüsse für die gesamte Unternehmensplanung• Erkennt Überbesetzungen

• Übersicht der Kostenstellendaten für beliebigen Zeitraum• Transparente Darstellung der Kosten• Ermittlung von Kostentreibern und Deckungsbeiträgen• Nachkalkulation der Kosten in Bezug auf Verbesserungspotential

• Übersicht über alle Urlaubskonten bezogen auf Tag oder Jahr• Anzeige des Resturlaubs zur Vermeidung von Rückstellungen• Darstellung von Resturlaub, Urlaubsanspruch und genommenem Urlaub• Überwachung von Urlaubssperren im Unternehmen

• Überwacht Zuschlagskonten für die Kostenkontrolle• Vermeidet Kostenausuferung von Projekten• Transparenz gegenüber externen Kunden• Kontrolle des Projektfortschritts• Projektstatus in Prozent• Prüfung der Ziele (Soll-Ist-Vergleich, Prognoseberechnung)

Urlaubstage

Projekte

Kostenstellen

Langzeit-Statistiken/Jahresvergleiche

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eVAYO Zeiterfassung

TerminalIF-5735

eVAYO Zeiterfassung

TerminalIF-5725

Das Terminal IF-5725 eignet sich besonders für den Einstieg in die Zeiterfassung. Auch Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern oder Filialen können das Terminal mit den Funktionen Kommen / Gehen / Dienstgang und Info optimal nutzen.

Leistungen im Überblick:• Zeiterfassung

Leser:Die Geräte dienen zur Identifikation über RFID-Lesemittel.

Einsatz / Montage:Das Terminal IF-5725 ist für die Auf-putz montage an Wänden oder Säulen in trocke nen Räumen geeignet.

Besonderheiten:Das mit modernster Technik ausgestattete Terminal IF-5725 kann in ein 10/100 MB Ethernet-Netzwerk integriert werden. Die Energieversorgung über PoE-Hub (PoE = Power over Ethernet) ist problemlos möglich. Das spart Kosten für eine geson-derte Stromversorgung. Alternativ oder zusätzlich kann die Versorgung mit 24V Niederspannung erfolgen.

Das große Touch-Display des Geräts besticht durch einfache, interaktive Be-dienung und klare Anzeigen.

Das Terminal eignet sich für Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeitern. Es speichert bis zu 5.000 Buchungen. Alle Buchungen werden in Echtzeit an das Hostsystem übertragen.

Das Terminal ist mit einem Näherungssen-sor ausgestattet. Wird es nicht benötigt, geht es in den Energiesparmodus. Bei An-näherung erwacht das Terminal und steht sofort zur Verfügung.

Die Terminalreihe IF-5735 überzeugt durch vielseitige, leistungsfähige und benutzer-freundliche Handhabung zur berührungs-losen Identifizierung und zur Erfassung von Daten.

Leistungen im Überblick:• Zeiterfassung• Kostenstellenerfassung• Zutrittskontrolle (optional)• Barcode-Erfassung (optional)

Das große Touch-Display des Geräts besticht durch einfache, interaktive Be-dienung und klare Anzeigen.

Leser:Die Geräte dienen zur Identifikation über RFID-Lesemittel. Das Master-Terminal kann NetworkOnCard-Rechte für Offline-Terminals auf Identifikationsmittel mit MIFARE- oder LEGIC-Technologie schreiben.

TerminalIF-5725weißeAusführung

TerminalIF-5725

TerminalIF-5735 TerminalIF-5735mitWLAN

Einsatz / Montage:Das Terminal IF-5735 ist für die Aufputz-montage an Wänden oder Säulen in trocke nen Räumen geeignet.

Besonderheiten:Das mit modernster Technik ausgestattete Terminal IF-5735 kann in ein 10/100 MB Ethernet-Netzwerk integriert werden. Die Energieversorgung über PoE-Hub (PoE = Power over Ethernet) ist problem-los möglich. Das spart Kosten für eine gesonderte Stromversorgung. Alternativ oder zusätzlich kann die Versorgung mit 24V Nieder spannung erfolgen.

Zusätzlich ist das Terminal mit einem WLAN-Modul lieferbar. Somit ist eine Zeit-erfassung auch bei schwierigen baulichen Gegebenheiten oder mobil möglich.

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Systemeinführung

Die Einführung des Interflex-Systems wird von unseren Mitarbeitern schrittweise durchgeführt:1. Installation2. Parametrierung3. Inbetriebnahme

Anwenderschulung

Ausgewählte Themen werden in syste-matisch aufeinander aufbauenden Kursen behandelt. In kleinen Lerngruppen wird Ihren Mitarbeitern der Einstieg in die Systemanwendung erleichtert. Wir bieten Standardkurse in bester Lern-atmosphäre sowie maßgeschneiderte Trainings bei Ihnen vor Ort.

Projektmanagement

Eigens ausgebildete und zertifizierte Pro-jektmanager führen die Aufträge termin-gerecht durch.

Kundenservice

Beratung

Unsere Experten beraten Sie zielorientiert in den Kerngeschäftsfeldern Zutritts-kontrolle, Zeiterfassung und Workforce Management.

Interflex –Service aus einer Hand

Hardware-Installation

Das geschulte Technikpersonal installiert die Hardware bei Ihnen vor Ort.

Wartung

Unser Wartungsangebot für Soft- und Hardware passen wir Ihren individuellen Bedürfnissen an.

Hotline

Unsere Mitarbeiter vom After Sales Team stehen Ihnen für Rückfragen gerne zur Verfügung:

Deutschland: E-Mail:

0080002000951 [email protected]Österreich:

0080002000951Schweiz:

+41564845166

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Prospekthaftung:AlleAngabenentsprechendenzumZeitpunktderDrucklegungvorhandenenKenntnissenundsindohneGewähr.Änderungenvorbehalten.ZeichnungenundDarstellungensindurheberrechtlichgeschützt.Nachdruck,auchauszugsweise,istnurmitGenehmigungderInterflexDatensystemeGmbHzulässig.

Interflex Datensysteme GmbH Zettachring16•70567Stuttgart(Germany)Telefon:+497111322-0•Telefax:+497111322-111E-Mail: [email protected]

20• Allegion • InterflexZeiterfassungundZeitwirtschaftmitdemSystemIF-6020

© 2016 AllegionInterflex Zeiterfassung und Zeitwirtschaft mit dem System IF-6020, 09/2016interflex.de | allegion.com

Interflex Datensysteme GmbH bietet ganzheitliche Lösungen für Workforce Management mit Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung sowie maßge-schneiderte und innovative Sicherheitslösungen mit Zutrittskontrolle, Video-überwachung, Sicherheitsleitstellen und Besucherverwaltung.

Mehrere Tausend Systeminstallationen, über die rund 4,5 Millionen Beschäf- tigte administriert werden, zeichnen Interflex als einen der international führenden Anbieter aus. Interflex wurde 1976 gegründet und gehört seit 2013 zur Unternehmensgruppe Allegion. Weitere Informationen unter www.interflex.de

Über Allegion™

Allegion (NYSE: ALLE) ist ein internationaler Anbieter im Bereich Sicherheit mit führenden Marken wie CISA®, Interflex®, LCN®, Schlage®, SimonsVoss® und Von Duprin®. Mit dem Schwerpunkt auf Sicherheit rund um Türen und Zutritt bietet Allegion ein breites Spektrum an Lösungen für Privathaushalte, Firmen, Schulen und andere Einrichtungen. Allegion erwirtschaftet einen Umsatz von 2 Mrd. US-Dollar und vertreibt seine Produkte in rund 130 Ländern weltweit.

Weitere Informationen unter www.allegion.com

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