20. und 27. 10. 2012 Arnstadt Kohlenmarkt 20 Schulung der
Finanzverantwortlichen
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Inhalt 1. Vorstellung 2. Rechnungslegung der Vereine
3.Ehrenamtspauschale / Aufwandsentschdigung / Sachzuwendungen 4.
Rcklagenbildung 5. Buchhaltung 5.1. Beispiel einer Vermgensbersicht
6. Buchhaltungsprogramme 7. Sonstiges
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2. Rechnungslegung der Vereine Fehler bei Schreiben an die
Mitglieder (Forderungen / Abmahnungen / Kndigungen / Einladungen u.
.) Im Briefbogen ist der Absender (Verein) falsch bezeichnet ->
vollstndiger Name des Vereins sowie die Vereinsregisternummer sind
notwendig! (siehe Anlage Kopfbogen des Kreisverbandes) Der Adressat
(Vereinsmitglied) wird nicht korrekt bezeichnet. Die Zeitrume sind
nicht genau bestimmt (z.B. Ablesezeitrume). Das gilt auch fr Pacht,
Versicherungen und andere Forderungen.
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2. Rechnungslegung der Vereine Genaue Angabe der
Durchlaufkosten wie Energie- und Wasserverbrauch. Niemals hier die
Kosten fr Blindstrom oder Mehrverbrauch mit einrechnen!! Diese
werden als Umlagen separat ausgewiesen. Bei Erhebung von Umlagen
muss die genaue Bezeichnung sowie der Bezug auf einen
Mitgliederbeschluss oder die Satzung angegeben werden. Nicht den
Begriff Rechnung verwenden, besser ist Forderungen, Umlagen
o..
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2. Rechnungslegung der Vereine Die Anforderung von finanziellen
Leistungen, Abmahnungen, Kndigungen u.. muss unbedingt von einem
gesetzlichen Vertreter des Vereins unterzeichnet werden. Es werden
Mahnungen versandt, bevor die geforderten Betrge fllig sind, oder
die Zahlungsfristen stimmen nicht mit den vertraglichen
Vereinbarungen berein. Bei einer eigenen Homepage ist es wichtig im
Impressum die vollstndigen Angaben zum Verein zu machen wie
Vereinsname, Sitz des Vereins, Zustndiges Registergericht und
Nummer, Vorstand und Anschrift des Vereins. Internetadresse des
Kreisverbandes: www.kv-kleingaertner-arnstadt-ilmenau.de
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3. Ehrenamtspauschale / Aufwandsentschdigung Sachzuwendungen
Die Vorstnde der Vereine arbeiten in der Regel ehrenamtlich also
unentgeltlich. Diese Personen knnen aber nach 670 BGB Ersatz fr
ihre Aufwendungen verlangen. Typischer Aufwand sind etwa Fahrt- und
bernachtungskosten oder Ausgaben fr Porto, Bromaterial und die
Nutzung des eigenen Telefons.
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3. Ehrenamtspauschale / Aufwandsentschdigung Sachzuwendungen
Die Zahlung einer Ehrenamtspauschale nach 3 Nr. 26a EStG sieht
keine Begrenzung auf bestimmte Ttigkeiten im steuerbegnstigten
Bereich vor. Fr Mitglieder des Vorstandes knnen bis zu 500 pro Jahr
steuerfrei gezahlt werden. Darber hinaus gehende Betrge mssen von
den Empfngern versteuert werden. Zwingende Voraussetzung ist aber,
in der Satzung muss es verankert sein! Z.B. folgende Formulierung:
Der Vorstand kann fr seine Ttigkeit eine Vergtung nach Magabe eines
Beschlusses der Mitgliederversammlung erhalten.
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3. Ehrenamtspauschale / Aufwandsentschdigung Sachzuwendungen
Gutscheine und Aufmerksamkeiten In ihrem Anwendungserlass zur
Abgabenordnung (AEAO, Ziffer 10 zu 55 Abs. 1 Nr. 1AO) lsst die
Finanzverwaltung die Gewhrung von Annehmlichkeiten zu. Dazu gehren
z.B. Benzin- und Warengutscheine im Wert von maximal 40 pro Jahr.
Niemals Bargeld!!! Zustzlich drfen Vereinsmitglieder aus Anlass
persnlicher Ereignisse (runde Geburtstage, Hochzeit, Jubilen u.
dgl.) Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 40 erhalten.
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3. Ehrenamtspauschale / Aufwandsentschdigung Sachzuwendungen
Die Gewhrung von Speisen und Getrnke, anlsslich und whrend eines
auergewhnlichen Arbeitseinsatzes, bei einer Vereinsveranstaltung
oder bei einer Vereinsbesprechung ist mglich (R19.6 der
Lohnsteuerrichtlinien LStR).
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4. Rcklagenbildung Die Rcklagenbildung nach 58 Nr. 7a AO ist
grundstzlich fr alle steuerbegnstigten Krperschaften mglich. Dabei
unterscheiden wir 1. Zweckgebundene Rcklagen fr Baumanahmen,
Reparaturen u. . (keine Beschrnkung der Hhe und zeitlichen
Verwendung)
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4. Rcklagenbildung 2. Betriebsmittelrcklagen fr periodisch
wiederkehrende ausgaben wie z.B. Mieten, Pachten, Beitrge o. .
(Diese Rcklagen sind zeitnah zu verwenden in der Regel innerhalb
eines Jahres) 3. Freie Rcklagen knnen jhrlich gebildet werden aus:
- 1/3 des berschusses aus Vermgensverwaltung (z.B. Zinsertrge,
Dividenden, Miet- und Pachteinnahmen).
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4. Rcklagenbildung - 10 % der sonstigen nach 55 Abs. 1 Nr. 5
zeitnah zu verwendenden Mittel (Bruttoeinnahmen wie z.B. Beitrge,
Umlagen) aus dem ideellen Bereich. - Erbschaften, Spenden und
Zuwendungen. Die Gesamthhe der freien Rcklage ist unbegrenzt. Whren
der Dauer des Bestehens braucht die Krperschaft die freie Rcklage
nicht auflsen. Die Rcklage ist aber auf Dauer fr steuerbegnstigte
Zwecke zu verwenden.
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4. Rcklagenbildung Der Landesverband Thringen der Gartenfreunde
gibt folgende Empfehlung raus: In jedem Kleingartenverein sollte
mindestens eine Rcklage in Hhe eines finanziellen Jahresetats
vorhanden sein.
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5. Buchhaltung Dazu siehe auch Grne Schriftenreihe des BDG Nr.
198. Ein gemeinntziger Verein, welcher die steuerliche
Gemeinntzigkeit besitzt, muss die Vorgaben des
Gemeinntzigkeitsrechts sowie die steuerliche Aufzeichnungspflicht
erfllen. Dazu gehren die Buchfhrung aller Einnahmen und Ausgaben,
ein jhrlicher Vereinsabschluss sowie eine Vermgensaufstellung mit
Rechenschaftslegung vor den Mitgliedern sowie Buchprfung.
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5. Buchhaltung Der Gesetzgeber hat vorgeschrieben, dass die
gewhlten Vorstnde in den Vereinen verpflichtet sind, den
Mitgliedern gegenber Rechenschaft ber die Herkunft und Verwendung
der Gelder abzulegen. ( 27 Abs. 3 i.V.m. 259-260, 264, 670 BGB
)
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5. Buchhaltung Das Erfordernis der ordnungsgemen Buchfhrung ist
deshalb von groer Bedeutung, da damit erreicht werden kann, dass
Fremde (z.B. Finanzbehrde, Kassenprfer) sehr schnell und ohne groen
Aufwand die Buchfhrung berprfen knnen. Neben dem BGB werden auch in
den Steuergesetzen ausdrcklich Aufzeichnungen gefordert. Nicht
zuletzt fordert die Gewhrung der steuerlichen Gemeinntzigkeit, alle
Vorgnge aufzuzeichnen und nachprfbar werden zu lassen.
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5. Buchhaltung Die Prfung der Anerkennung der steuerlichen
Gemeinntzigkeit erfolgt durch das zustndige Finanzamt in der Regel
fr 3 Jahre. Die Finanzbehrde verschickt dazu Vordrucke, die
auszufllen sind. Eine Nichtabgabe hat den Entzug der steuerlichen
Gemeinntzigkeit zur Folge!
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5. Buchhaltung Art der Buchfhrung Man kann zwischen der
einfachen und der doppelten Buchfhrung unterscheiden. Die einfache
Buchfhrung wird dadurch gekennzeichnet, dass in der Regel alle
Aufzeichnungen der Geschftsvorgnge in einem Buch erfolgen ohne eine
weitere Aufteilung. Die doppelte Buchfhrung beinhaltet, dass bei
der Aufzeichnung von Einnahmen und Ausgaben zwei Buchungen
erfolgen.
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5. Buchhaltung Es gilt der Grundsatz der Ordnungsmigkeit der
Buchfhrung. Dazu gehren: Die Vollstndigkeit Die Richtigkeit
Zeitgerecht (zeitliche Reihenfolge) Geordnet (Aufbewahrung) Eine
bestimmte Form der Buchfhrung schreibt der Gesetzgeber aber nicht
vor. Es gengt eine einfache Einnahmen-berschuss-Rechnung (ER). Dann
ist aber eine Vermgensbersicht notwendig.
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5. Buchhaltung Die Ttigkeit eines gemeinntzigen Vereins wird
aus steuerlicher Sicht in 4 Bereiche aufgeteilt: 1. Ideeller
Bereich Dazu gehrt die Verwaltung der Kleingartenanlage, der
Pachtvertrge und des Vereins, die Betreuung der Mitglieder, die
Fortbildung und Fachberatung und Vereinsaktivitten. 2.
Vermgensverwaltung Dazu gehrt die Verwaltung der Ertrge aus
Geldanlagen, Verpachtungen (z.B. Vereinsheim), Inventar.
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5. Buchhaltung 3. Wirtschaftliche Ttigkeit als Zweckbetrieb
Freibetrag = 35000 pro Jahr. Dazu zhlen Erlse aus z.B. Tag des
Gartens, Erntedankfest, Fachvortrge, Tombolas, Verleih von
Gartengerten u.v.m. 4. Steuerpflichtiger wirtschaftlicher
Geschftsbetrieb Freibetrag = 35000 pro Jahr. Dazu gehrt z.B. das
selbst bewirtschaftete Vereinsheim, regelmiger Verkauf von Speisen
und Getrnken u..
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5.1 Beispiel einer Vermgensbersicht AktivpostenPassivposten A.
AnlagevermgenA. Vereinsvermgen Grund und BodenRcklagen
Vereinsgebude Vereinsausstattung B. UmlaufvermgenB.
Verbindlichkeiten KassenbestandBankverbindlichkeiten
BankguthabenDurchlaufende Posten Darlehen Summe
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6. Buchhaltungsprogramme 1. Muster fr Buchhaltung (vorgestellt
von Steuerberater Ralf Kieer bei zentr. Schulung) 2. Beispiel einer
Vereinsbuchfhrung ber Excel (erarbeitet von Gartenfreund Klaus
Groe, Vorstandsmitglied im Regionalverband der Kleingrtner Jena,
Tel.: 03641/422600), kostenlos 3. Vereinsverwaltung 2005
(erarbeitet von WINNER Community GmbH Schellingstr. 75, 72622
Nrtingen) Installationspasswort: 6133, Benutzername : supervisor,
Passwort: leer lassen. Homepage: www.winncomm.de, kostenlos
www.winncomm.de
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6. Buchhaltungsprogramme 4. Kleingartenvereinsverwaltung KGVV
(erarbeitet von Vereins-Meyer-Software, Tonderstr. 21b, 22049
Hamburg Tel.: 040/69645811)Homepage: www.vereins-meyer-software.de
Preis: 210,00 www.vereins-meyer-software.de 5.
Kleingartenverwaltung KGV (erstellt von EDV- Bro Lange,
Eibenstocker Weg 6, 08326 Sosa) Homepage: www.csn-lange.de Preis: 1
Lizenz=164 ab 4. Lizenz=60, Basis ist Office-Modul
ACCESSwww.csn-lange.de
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6. Buchhaltungsprogramme 6. Kleingrtner-Vereinsprogramm
(erstellt von mp EDV-Systemberatung und Entwicklung) Homepage:
www.paelmke.de Basis ist Office-Modul ACCESS, Preis nach Nachfrage
www.paelmke.de
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7. Sonstiges Literaturhinweise: Grne Schriftenreihe des BDG (z.
B. Band 198) herausgegeben vom Bundesverband Deutscher
Gartenfreunde Broschre des BDG Finanzen im gemeinntzigen
Kleingrtnerverein herausgegeben vom Bundesverband Deutscher
Gartenfreunde Internet-Adresse: www.kleingarten-bund.de -> hier
kann man die Schriftenreihe als PDF-Datei
herunterladen.www.kleingarten-bund.de Steuerwegweiser fr Vereine
vom Thringer Finanzministerium
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7. Sonstiges Homebanking Homebanking ist auch fr gemeinntzige
Vereine mglich. Wenn zwei Unterschriften gefordert werden, sollte
man nach jeder Online-berweisung einen Ausdruck machen und diesen
dann von den zwei eingetragenen Personen unterschreiben lassen.
Impressum Gert Imme, Markt 11, 99310 Arnstadt, Tel.: 03628938635,
E-Mail: [email protected]