Handbuch für
System-Administratoren und Projektleiter
Stand: 07.2019 Seite 2
Inhaltsverzeichnis
1. Vorwort ............................................................................................................................................ 3
2. Aufgaben des Projektleiters ......................................................................................................... 4
3. Server neu starten.......................................................................................................................... 5
4. Anlegen eines neuen Mitarbeiters .............................................................................................. 6
4.1. Anlegen eines neuen Mitarbeiters in Marahplus ...................................................................... 8
4.2. Vergabe von dedizierten Rechten für die Nutzung von Marahplus ................................... 12
5. Mitarbeiter scheidet aus ............................................................................................................ 17
6. Installation eines neuen Arbeitsplatzrechners im Netzwerk .............................................. 18
6.1. Einrichtung der ODBC-Schnittstelle ......................................................................................... 20
6.2. Konfiguration des Dokumenten Scanners ............................................................................. 25
6.2.1. Konfiguration des Scanners im Client / Server Betrieb ....................................................... 25
6.2.2. Konfiguration des Scanners im Terminalserver Modus ...................................................... 28
6.3. Registrierung der Marahplus DLLs auf dem neuen Arbeitsplatz ....................................... 34
6.3.1. Einstellungen in Marahplus ....................................................................................................... 34
6.4. Lokale FIBU Installation ............................................................................................................. 35
6.5. Konfiguration der TAPI Schnittstelle ....................................................................................... 40
6.6. Integration Outlook in Marahplus ............................................................................................ 44
7. Austausch des Servers .............................................................................................................. 48
8. Überwachung der Datensicherung .......................................................................................... 48
9. Überwachung der Festplattenkapazität Ihres Servers......................................................... 50
10. Überwachung der Nachtverarbeitung ..................................................................................... 52
11. Melden von Servicefällen und Verbesserungs-vorschlägen ............................................... 54
12. Checkliste für Client Installation .............................................................................................. 56
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1. Vorwort
Der Erfolg von komplexen EDV-Projekten ist abhängig von der Zusammenarbeit zwischen dem Softwarepartner, dem Hardwarepartner und dem Projektleiter des Kunden. Dieses Handbuch soll den Projektleiter des Kunden bei seiner täglichen Arbeit unterstützen. Es werden die typischen Aufgaben des Projektleiters beschrieben. An Hand von Beispielen wird erläutert, welche Aufgaben der Softwarepartner und Hardwarepartner übernehmen und wer im Störungsfall verantwortlich ist bzw. der Ansprechpartner ist.
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2. Aufgaben des Projektleiters
Der Projektleiter im Hause des Kunden koordiniert alle EDV-Angelegenheiten. Der Projektleiter ist der zentrale Ansprechpartner für • die Mitarbeiter im eigenen Haus • den Hardwarepartner • den E-Mail Provider • die Supportabteilung von Sauter + Held Alle Probleme und Fehlermeldungen werden zunächst dem Projektleiter gemeldet. Dieser dokumentiert eventuelle Fehler und leitet diese an den zuständigen Supportpartner weiter. Einfache Anwenderfragen bzw. wiederkehrende Fragestellungen können möglicherweise vom Projektleiter direkt beantwortet werden. Sämtliche Vor-Ort Einsätze und -Termine werden durch den Projektleiter koordiniert. Der Projektleiter hat Kenntnis über sämtliche Projekt Aktivitäten und führt einen Projektstatus. Falls mehrere Aufgaben zu erledigen sind, werden diese vom Projektleiter priorisiert. Im Idealfall verfügt ein Projektleiter über folgende Qualifikationen: • Hardware- und Netzwerk-Grundkenntnisse • Grundwissen über Aufbau- und Ablauforganisation. • Gute Kenntnis über alle Module in Marahplus und Marahplus-Rechnungswesen Falls der Projektleiter nicht aus dem Mitarbeiterstamm des Kunden gestellt werden kann, besteht auch die Möglichkeit, einen externen Projektleiter einzusetzen. Typische Aufgaben eines Projektleiters sind zum Beispiel • Anlegen von neuen Mitarbeitern, Löschen von Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen
haben • Konfiguration und Überwachung der Datensicherung • Weiterleitung von Fehlermeldungen • Überwachung der Festplattenkapazität • Kommunikation mit dem E-Mail Provider
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3. Server neu starten
Im Normalfall läuft der Server Tag und Nacht durch. Es kann vorkommen, dass in folgenden Situationen der Server neu gestartet werden muss: • Einspielen von Software-Updates • Behebung eines anomalen nicht nachvollziehbaren Sytemzustandes Bitte beachten Sie, dass der Server geregelt heruntergefahren und neu gestartet wird. Schalten Sie den Server niemals „hart“ über den Ein- Ausschalter aus. Dies kann im ungünstigsten Fall zum Verlust Ihrer Daten führen! Lassen Sie sich von Ihrem Hardwarelieferanten erklären, wie der Server „geregelt“ heruntergefahren und anschließend neu gestartet wird. Falls Sie sich nicht sicher sind, wenden Sie sich bitte an unser Support Team unter: +49 7195 959 840,
oder per E-Mail: [email protected]
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4. Anlegen eines neuen Mitarbeiters
Bevor ein neuer Mitarbeiter optimal mit dem EDV-System arbeiten kann, müssen vom Projektleiter verschiedene organisatorische Aufgaben erledigt bzw. beauftragt werden:
Marahplus User in Marahplus anlegen
Rechte in Marahplus vergeben
Evtl. Verkäufer in Verkäuferstamm anlegen
Netzwerk Windows-User Lizenz vorhanden?
Windows-User anlegen
E-Mail Adresse in Office 365 Hosted Exchange anlegen
Hardware Arbeitsplatz Rechner beschaffen
Scanner beschaffen
Drucker beschaffen
Damit Sie keinen Punkt vergessen und Sie stets den Überblick behalten, haben wir folgende Checkliste für Sie zusammengestellt:
Aufgabe zuständig
Hardware-Ebene
Optional: Neuen Arbeitsplatzrechner beschaffen Netzwerkpartner O
Optional: Dokumentenscanner beschaffen Netzwerkpartner O
Optional: Einbindung der neuen Hardware in das bestehende
Netzwerk
Netzwerkpartner O
Netzwerk-Ebene
Prüfen, ob genügend Windows-Lizenzen vorhanden sind Netzwerkpartner O
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Optional: Prüfen, ob genügend Terminalserver-Lizenzen
vorhanden sind (nur wenn via Terminalserver bzw. Remote
Desktop gearbeitet wird)
Netzwerkpartner O
Windows User anlegen, Einbindung des Windows-Users in das
bestehende Netzwerk (z.B. Freigabe von Laufwerken)
Netzwerkpartner O
E-Mail Adresse in Office 365 Hosted Exchange anlegen Netzwerkpartner O
Prüfen, ob genügend Office 365 Lizenzen vorhanden sind Netzwerkpartner O
o
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4.1. Anlegen eines neuen Mitarbeiters in Marahplus
Melden Sie sich in Marahplus als Verwalter an (Benutzer VERW).
Wählen Sie in der oberen Menüleiste
Datei / Extras / Verwaltung / Benutzer
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Es öffnet sich folgendes Fenster:
Wählen Sie im Menü oben links „Benutzer anlegen“Es öffnet sich folgende Maske
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Folgende Datenfelder sollten mindestens ausgefüllt werden:
Datenfeld Beschreibung
Kennzeichen Mit diesem Kürzel meldet sich der Benutzer in Marahplus an
Name Der hier eingetragene Name wird in MARAH als Begrüßung
angezeigt.
E-Mail E-Mail Adresse des neuen Benutzers. Die E-Mail Adresse wird
von TOBIT oder Outlook / Exchange vergeben.
Menü Interner Eintrag. In dieses Datenfeld muss zwingend „marah“
eingetragen werden.
Dokumente extern Pfad für PDF-Dokumente (Ausgangsrechnungen und
Eingangsrechnungen), welche direkt in der Fibu angezeigt
werden können.
PDF Pfad für gescannte Dokumente, welche in der Regel auf der
lokalen Festplatte des Arbeitsplatzrechners in C:\PDF
zwischengespeichert werden.
Vergabe von globalen Rechten für die Nutzung von Marahplus
Mit einem Klick auf den Reiter „Rechte“ können die globalen Rechte für den neuen User
eingestellt werden.
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Die einzelnen Rechte sind selbsterklärend, bei Fragen hilft Ihnen unsere Supportabteilung
gerne weiter.
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4.2. Vergabe von dedizierten Rechten für die Nutzung von Marahplus
Neben der Vergabe von globalen Rechten haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, einzelne
Menüpunkte im Hauptmenü für bestimmte Benutzergruppe freizugeben oder zu sperren.
Dabei gegen Sie bitte wie folgt vor:
Schritt 1: Definieren Sie zunächst Benutzergruppen.
Klicken Sie in der Eingangsmaske für die Benutzerverwaltung im linken Menübaum auf
„Gruppen anlegen“
Beispiel:
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Schritt 2: Ordnen Sie den MARAH-Benutzer einer Gruppe zu.
Klicken Sie in der Benutzermaske auf „Hinzufügen“
Wählen Sie in dem sich öffnenden Menü die Gruppe aus.
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Schritt 3: Wählen Sie in der oberen Menüleiste
Datei / Extras / Verwaltung / Rechtevergabe
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Es kommt folgender Hinweis:
Wenn Sie zum Beispiel den Menüpunkt „Bestellungen“ für die Benutzergruppe „Verkauf“ sperren möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diesen Menüpunkt.
In dem sich öffnenden Menüfenster klicken Sie bitte „Rechte einstellen“
Wählen Sie die berechtigte Gruppe aus, welche Zugriff auf diesen Menüpunkt haben soll. Falls
keine Gruppe eingetragen ist, haben alle Benutzer Zugriff auf den entsprechenden
Menüpunkt.
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Falls Sie zur Vergabe von speziellen Rechten Fragen haben, hilft Ihnen unsere
Supportabteilung gerne weiter.
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5. Mitarbeiter scheidet aus
Falls ein Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen ausscheidet, sollten Sie an folgende Dinge
denken:
Aufgabe zuständig
Lizenzen freigeben und aus Sicherheitsgründen die Anmeldung
unter dem Namen des ausgeschiedenen Mitarbeiters
unterbinden
Netzwerkpartner
Den WINDOWS Benutzer deaktivieren. Die WINDOWS-User
Lizenz wird dadurch wieder frei. Da ein WINDOWS-Login über
den Benutzernamen und das Passwort des ausgeschiedenen
Mitarbeiters nicht mehr möglich ist, wird ein unberechtigter
Zugriff auf Ihre Daten unterbunden.
Netzwerkpartner O
Löschen des Benutzers in marahplus. Da ein MARAH-Login über
den Benutzernamen und das Passwort des ausgeschiedenen
Mitarbeiters nicht mehr möglich ist, wird ein unberechtigter
Zugriff auf Ihre Daten unterbunden.
Projektleiter O
Löschen des Benutzers in Office 365, damit die User-Lizenz
wieder freigegeben wird.
Netzwerkpartner
O
Umleitung der E-Mails E-Mail Provider oder
Netzwerkpartner
O
NICHT löschen O
Sie sollten auf keinen Fall die Verkäufer-Nr. des
ausgeschiedenen Mitarbeiters in Marahplus löschen oder einem
anderen Mitarbeiter zuordnen! Andernfalls würden alle
Verkäuferstatistiken verfälscht werden.
Projektleiter O
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6. Installation eines neuen Arbeitsplatzrechners im Netzwerk
Marahplus arbeitet mit Windowsbetriebsystem ab Version 10 in der Professional- oder
Enterprise-Edition zusammen.
Falls Sie einen neuen Arbeitsplatzrechner installieren oder einen vorhanden
Arbeitsplatzrechner in Ihrem Netzwerk ersetzen möchten, achten Sie bitte auf folgende
Punkte:
Aufgabe zuständig
Einbindung der neuen Hardware in das bestehende Netzwerk
und in die Domäne.
Netzwerkpartner O
Anlegen der Verzeichnisse C:\tmp und C:\PDF auf dem neuen
lokalen Rechner. Alle Anwender, die an dem Rechner arbeiten,
müssen Zugriff auf diese Verzeichnisse haben
Netzwerkpartner
Einrichtung der ODBC-Schnittstelle für die Diamant FIBU. Über
die Schnittstelle werden von Marahplus Daten aus der
Finanzbuchhaltung gelesen, wie z. B. geleistete Anzahlungen
oder offene Posten eines Kunden.
Siehe hierzu Kapitel 6.1
Netzwerkpartner O
Installation des Teamviewer Clients für die Fernwartung. Das
Programm finden Sie auf unserer Hompage
www.sauter-held.de
Netzwerkpartner oder
Projektleiter des
Anwenders
O
Installation und Konfiguration des Dokumentenscanners für
jeden User, der an dem neuen Arbeitsplatz arbeitet.
Standardmäßig sind nur Scanner mit der Typenbezeichnung
„Fujitsu Scansnap“ für Marahplus freigegeben. Der Scanner ist
so zu konfigurieren, dass auf dem lokalen Verzeichnis C:/PDF
das gescannte Dokument als PDF-Datei abgelegt wird.
Siehe hierzu Kapitel 6.2
Netzwerkpartner O
Kopieren der MARAH-Verknüpfung auf den öffentlichen Desktop Netzwerkpartner O
Registrieren der MARAH DLLs
Siehe hierzu Kapitel 6.3
Projektleiter des
Anwenders
O
Falls dieser Arbeitsplatz als FIBU-Arbeitsplatz genutzt wird:
Lokale FIBU-Installation
Siehe hierzu Kapitel 6.4
Netzwerkpartner oder
Projektleiter des
Anwenders
O
Falls die TAPI Schnittstelle genutzt wird:
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Konfiguration der TAPI Schnittstelle für den neuen Arbeitsplatz
Siehe hierzu Kapitel 6.5
Netzwerkpartner oder
Projektleiter des
Anwenders
O
Falls mit Outlook gearbeitet wird
Konfiguration der Integration von Outlook in Marahplus Netzwerkpartner oder
Projektleiter des
Anwenders
O
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6.1. Einrichtung der ODBC-Schnittstelle
Melden Sie sich an dem neuen Rechner als User an, der über lokale Administratorenrechte
verfügt. Starten Sie für die ODBC Konfiguration bitte folgendes Programm:
C:\Windows\SysWOW64\odbcad32.exe
Legen Sie die neue Datenquelle als System-DSN an, damit die neue Verknüpfung allen
Benutzern zur Verfügung steht, die an diesem Rechner arbeiten.
Klicken Sie „Hinzufügen“ und wählen Sie als Datenquelle „SQL Server“
Klicken Sie anschließen auf „Fertig stellen“
Bitte beachten Sie, dass die im folgenden beschriebenen Eingaben lediglich Beispiele sind.
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Unter „Name“ und „Beschreibung“ geben Sie bitte den Namen der SQL-Datenquelle an, die im
MARAH Setup hinterlegt ist.
Unter „Server“ tragen Sie bitte den Instanznamen des SQL-Servers ein.
Anschließend klicken Sie bitte auf „Weiter“
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Bei Aktivierung der Firewall !!!!
In der Netzwerkkonfiguration des SQL Servers mit dem ‚SQL Server Konfiguration
Manager‘ den Port festlegen.
Hier die Clientkonfiguration öffnen und den IP Port nicht dynamisch bestimmen lassen.
Wie im SQL Server festgelegt, den Port eintragen ( Beispiel 1433 )
Dann eine Ausnahmeregel für den Portzugriff in der Firewall definieren.
Stand: 07.2019 Seite 23
Bitte authentifizieren Sie sich mit der SQL Server Authentifizierung. Benutzername und
Kennwort teilt Ihnen Ihr Systemadministrator mit.
Klicken Sie auf „Weiter“
Ändern Sie die Systemdatenbank auf den im MARAH-Setup eingetragenen FIBU-Mandanten, in
diesem Beispiel Mandant 100.
Klicken Sie auf „Weiter“
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Die nächste Maske einfach mit „Fertig stellen“ bestätigen.
In der abschließenden Maske können Sie die Verbindung zur neu erstellten Datenquelle testen.
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6.2. Konfiguration des Dokumenten Scanners
Marahplus kann im Client / Server-Modus oder im Terminalservermodus betrieben werden.
Der Terminalservermodus wird verwendet, wenn zwischen Client (Arbeitsplatzrechner) und
Server wenig Bandbreite zur Verfügung steht, wie zum Beispiel bei einem VPN (Virtual Private
Network) mit einem DSL Anschluß.
Die Konfigration des Scanners ist abhängig vom Betriebsmodus von Marahplus.
6.2.1. Konfiguration des Scanners im Client / Server Betrieb
Durch einen Doppelklick auf das Scannersymbol in der Traybar öffnet sich das
Konfigurationsmü für den Dokumentenscanner.
Als Anwendung muss „Scan zu Datei“ gewählt werden.
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Das gescannte Dokument muss auf C:\PDF des lokalen Rechners abgelegt werden.
Bitte beachten Sie, dass der Scanner pro User konfiguriert werden muss, der an diesem
Arbeitsplatz arbeitet!
Als nächstes wird das gescannte Dokument vom lokalen Laufwerk in die Marahplus
Datenbank importiert. Damit dies funktioniert, muss Marahplus mitgeteilt werden, in welchem
Verzeichnis sich das Dokument befindet. Bitte gehen Sie wie folgt vor:
1. Melden Sie sich in Marahplus als Verwalter (VERW) an.
2. Wählen Sie in der oberen Menüleiste von Marahplus
Extras / Verwaltung / Arbeitsplatz
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Tragen Sie bitte im Eingabefeld „Scan-Verzeichnis“ den lokalen Dokumentenpfad ein und
setzen Sie das Häkchen „Datei nach Übernahme aus Scan-Verzeichnis löschen“.
Stand: 07.2019 Seite 28
6.2.2. Konfiguration des Scanners im Terminalserver Modus
Falls Marahplus im Terminalservermodus betrieben wird, kann das gescannte Dokument nicht
lokal in C:\PDF abgelegt werden. Stattdessen erfolgt die Ablage in einem freigegebenen
Netzlaufwerk auf dem Server. Die Verzeichnisstruktur auf dem Server ist wie folgt vorgegeben:
Das freigegebene Verzeichnis auf \\DBSERVER wird als Basisverzeichnis bezeichnet (in
diesem Beispiel Remote Scan). Das Basisverzeichnis wird von Sauter + Held auf dem Server
eingerichtet.
Unterhalb vom Basisverzeichnis gibt es pro Scannerarbeitsplatz ein Unterverzeichnis. Das
Unterverzeichnis hat den Namen des lokalen Rechners, an dem der Scanner angeschlossen
ist.
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Den Namen Ihres lokalen Arbeitsplatzrechners finden Sie unter
Start / Systemsteuerung / System / Computername
In diesem Beispiel lautet der lokale Computername „Rechner_RF“. Falls Sie einen neuen
Arbeitsplatzrechner in Ihr Netzwerk einbinden möchten, legen Sie bitte das entsprechende
Unterverzeichnis mit dem Rechnernamen auf dem Server an.
Wird nun am lokalen Arbeitsplatz mit dem Rechnernamen „Rechner_RF“ ein Dokument
gescannt, muss dieses in dem entsprechenden Unterordner „Rechner_RF“ abgelegt werden.
Hierzu konfigurieren Sie Ihren Scanner bitte wie folgt:
Durch einen Doppelklick auf das Scannersymbol in der Traybar öffnet sich das
Konfigurationsmü für den Dokumentenscanner.
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Als Anwendung muss „Scan zu Datei“ gewählt werden.
Stand: 07.2019 Seite 31
Stand: 07.2019 Seite 32
Das gescannte Dokument muss auf „\\DBSERVER\Remote Scan\Rechner_RF“ auf dem Server
abgelegt werden.
Bitte beachten Sie, dass der Scanner pro User konfiguriert werden muss, der sich an dem
Arbeitsplatz lokal anmeldet.
Als nächstes wird das gescannte Dokument vom Serverlaufwerk in die Marahplus Datenbank
importiert. Damit dies funktioniert, muss Marahplus mitgeteilt werden, in welchem Verzeichnis
sich das Dokument befindet. Bitte gehen Sie wie folgt vor:
1. Melden Sie sich in Marahplus als Verwalter (VERW) an.
2. Wählen Sie in der oberen Menüleiste von Marahplus
Stand: 07.2019 Seite 33
Extras / Verwaltung / Arbeitsplatz
Tragen Sie in das Eingabefeld „Scan-Dir TS“ den Namen des Basisverzeichnisses ein und
setzen Sie das Häkchen „Rechnername des TS-Clients statt Username anhängen“.
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6.3. Registrierung der Marahplus DLLs auf dem neuen Arbeitsplatz
Melden Sie sich im Windows als User an, der über lokale Administratorenrechte auf dem
neuen Rechner verfügt.
Melden Sie sich in Marahplus als VERW (Verwalter) an.
6.3.1. Einstellungen in Marahplus
Wählen Sie in der oberen Menüleiste
Extras / Optionen / Einstellungen
Klicken Sie auf DLLs registrieren.
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Es werden nun nacheinander alle Marahplus DLLs registriert. Bitte bestätigen Sie die
Meldungen über die erfolgreichen Registrierungen mit o.k.
6.4. Lokale FIBU Installation
Melden Sie sich im Windows als User an, der über lokale Administratorenrechte auf dem
neuen Rechner verfügt.
Öffnen Sie im Internet-Explorer folgende URL:
http://<SERVERNAME>/produktiv/rechnungswesen
<SERVERNAME> ist der Name des Servers, auf dem marahplus Rechnungswesen installiert
ist.
Bitte melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten in marahplus Rechnungswesen an.
Expandieren Sie den Menüpunkt „Dienste“ in der linken Menüleiste und wählen Sie
„Lokale Komponenten“.
Installieren Sie das Rechnungswesen Startcenter für alle Benutzer, die auf diesem Rechner
arbeiten.
Stand: 07.2019 Seite 36
Die folgende Abfrage bestätigen Sie bitte mit „Ausführen“.
Das Setup startet nach dem Download der Setup Datei automatisch.
Bitte klicken Sie auf „Weiter“
Stand: 07.2019 Seite 37
Bitte bestätigen Sie den vorgeschlagenen Installationsort mit „Weiter“.
Starten Sie die Installation.
Stand: 07.2019 Seite 38
Nach dem Abschluss der Installation öffnet sich automatisch das Anmeldefenster für das
Startcenter. Dort melden Sie sich bitte mit Ihren Anmeldedaten an.
Stand: 07.2019 Seite 39
Mit einem Klick auf „Rich Client“ öffnet sich marahplus
Rechnungswesen. Alternativ können Sie den Rich
Client über das Windows-Menü
/ M / MARAHplus RW7 / Rich Client öffnen
Stand: 07.2019 Seite 40
6.5. Konfiguration der TAPI Schnittstelle
Die Konfiguration der TAPI Schnittstelle ist 2-stufig:
Stufe 1:
Voraussetzung für die Nutzung der TAPI Schnittstelle aus Marahplus ist die Installation des
TAPI Treibers durch den Lieferanten Ihrer Telefonanlage. Marahplus setzt voraus, dass die
Windows Wählhilfe funktioniert, die wie folgt konfiguriert werden kann:
Melden Sie sich an dem neuen Arbeitsplatzrechner als Benutzer an, der über lokale
Administratorenrechte verfügt. Wählen Sie anschließend
Start / Ausführen / Dialer.exe
Wählen Sie bitte in der oberen Menüleiste
Extras
Wählen Sie bitte den passenden TAPI Treiber aus, der von Ihrem Lieferanten für die TK-Anlage
installiert wurde.
Danach starten Sie bitte den Rechner neu!
Stand: 07.2019 Seite 41
Wählen Sie anschließend erneut
Start / Ausführen / Dialer.exe
Geben Sie unter „Rufnummer“ eine Telefon-Nr. ein (z.B. Ihre Handy-Nr.) und klicken Sie wählen.
Nun sollte Ihr Telefon eine Verbindung zu Ihrem Handy aufbauen.
Die hier beschriebene Konfiguration der Windows Wählhilfe ist Aufgabe Ihres Lieferanten für
die TK-Anlage und nicht Aufgabe von Sauter + Held! Die Funktion der Windows-Wählhilfe ist
Voraussetzung für die Einrichtung der TAPI-Schnittstelle in marahplus. Falls die Windows-
Wählhilfe nicht funktioniert, kann die TAPI-Schnittstelle in Marahplus nicht eingerichtet
werden.
Stufe 2:
Stufe 2 beinhaltet die Konfiguration der TAP-Schnittstelle in Marahplus. Melden Sie sich bitte in
Marahplus als VERW (Verwalter) an.
Stand: 07.2019 Seite 42
Wählen Sie in der oberen Menüleiste
Extras / Optionen / Einstellungen
Die Eingabefelder haben folgende Bedeutung:
Amtsholung mit selbsterklärend
Anzahl Stellen für die Durchwahl z. B. 2-stellig oder 3-stellig
TAPI Treiber Name des TAPI Treibers, der in der Windows Wählhilfe
konfiguriert ist
Kein Popup bei eingehenden
Gesprächen
Wenn dieses Häkchen gesetzt ist, wird verhindert, dass
bei eingehenden Anrufen über die Rückwärtssuche über
die Telefon-Nr. der Anrufer im Kunden- und
Lieferantenstamm gesucht wird und ein Fenster mit den
entsprechenden Informationen aufgeht.
Bitte bestätigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf OK.
Stand: 07.2019 Seite 43
Wählen Sie als nächstes in der oberen Menüleiste
Extras / Verwaltung / Benutzer
Es öffnet sich folgendes Fenster:
Bitte geben Sie im Bereich „Telefonie“ folgende Daten ein:
Amtsholung mit selbsterklärend
Länge interne Nummer Anzahl Stellen für die Durchwahl ,z. B. 2-stellig oder 3-
stellig
TAPI Treiber Name des TAPI Treibers, der in der Windows Wählhilfe
konfiguriert ist
Kein Popup bei eingehenden
Gesprächen
Wenn dieses Häkchen gesetzt ist, wird verhindert, dass
bei eingehenden Anrufen über die Rückwärtssuche über
die Telefon-Nr. der Anrufer im Kunden- und
Lieferantenstamm gesucht wird und ein Fenster mit den
entsprechenden Informationen aufgeht.
Durchwahl Die Durchwahl des Telfonapparates, für den der TAPI-
Treiber konfiguriert wird
Stand: 07.2019 Seite 44
6.6. Integration Outlook in Marahplus
Die Outlook Integration in Marahplus wurde mit Outlook 2010 getestet und freigegeben. Ältere
Outlook Versionen oder Outlook Express werden von uns nicht unterstützt.
Für die Integration von Outlook 2010 in Marahplus sind folgende Konfigurationseinstellungen
erforderlich:
1. Im Marahplus Setup muß „Outlook“ als E-Mail Client konfiguriert sein. Diese Einstellung
kann nur von Sauter + Held vorgenommen werden.
2. Die Outlook-Postfächer müssen für alle Marahplus User entsprechend konfiguriert sein. Gehen Sie hierzu bitte wie folgt vor:
a. Melden Sie sich in Marahplus als VERW (Verwalter) an b. wählen Sie in der oberen Menüleiste „Extras / Verwaltung / Benutzer“
c. Wählen Sie den zu konfigurierenden Benutzer aus der Benutzerliste aus
d. Konfigurieren Sie die Outlook-Einstellungen
e. Die Kommunikation zwischen Marahplus und Outlook erfolgt über die Outlook API.
Stand: 07.2019 Seite 45
c. Wählen Sie den zu konfigurierenden Benutzer aus der Benutzerliste aus
Stand: 07.2019 Seite 46
d. Konfigurieren Sie die Outlook-Einstellungen wie folgt
MailClient + Postfach auswählen
e. die Kommunikation zwischen Marahplus und Outlook erfolgt über die Outlook API.
Möglicherweise erhalten Sie folgende Fehlermeldung:
Diese Warnmeldung wir durch folgende Einstellung in Outlook verursacht:
„Datei / Optionen / Sicherheitscenter / Einstellungen für das Sicherheitscenter / Programmgesteuerter Zugriff“
Stand: 07.2019 Seite 47
Damit dieser Sicherheitshinweis nicht mehr erscheint, Konfigurieren Sie Ihr Outlook bitte wie folgt:
Möglicherweise können Sie diese Einstellung nur dann ändern, wenn Sie als lokaler Administrator oder Domänen Administrator angemeldet sind.
Stand: 07.2019 Seite 48
7. Austausch des Servers
Der Austausch des Servers oder Änderungen der Serverkonfiguration müssen zwingend mit
Sauter + Held abgestimmt werden. Bei einem Austausch des Servers ist auf jeden Fall ein
Vorort-Einsatz durch Sauter + Held erforderlich.
Der Projektleiter sollte sich rechtzeitig im Vorfeld mit der Supportabteilung von Sauter + Held in
Verbindung setzen. Wir werden dann gemeinsam mit Ihrem Netzwerkpartner den Termin und
die Vorgehensweise für die Serverumstellung planen.
8. Überwachung der Datensicherung
Die Überwachung der Datensicherung ist eine unternehmenskritische Aufgabe, die in den
Zuständigkeitsbereich des Projektleiters fällt. Folgende Situationen können zum Verlust aller
Daten führen:
• Diebstahl der Hardware • Brandkatastrophe • Defekte Hardware
Der Projektleiter bzw. ein Beauftragter des Projektleiter überwacht
• Die ordnungsgmäße Durchführung der Datensicherung • Die Vollständigkeit der Datensicherung
Damit diese Aufgaben erfüllt werden können, weist der Netzwerkpartner bei der Installation
des Systems den Projektleiter in die Handhabung, Durchführung und Kontrolle der
Datensicherung ein.
Die Verantwortung für die ordnungsgemäße und vollständige Durchführung der
Datensicherung liegt beim Projektleiter des Anwenders und nicht bei Sauter + Held oder dem
Netzwerkpartner.
Üblicherweise erfolgt die Datensicherung auf externe USB-Festplatten oder Streamer-
Cassetten. Aus Sicherheitsgründen sollte abwechselnd auf verschiedene Datenträger
(Generationen) gesichert werden. Folgendes Verfahren hat sich in der Praxis bewährt:
Abwechselnde Sicherung auf 6 Generationen pro Wochentag (Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa). Aus
Sicherheitsgründen sollte die Datensicherung außer Haus aufbewahrt werden. Dadurch wird
ausgeschlossen, dass die Sicherungsmedien durch Diebstahl oder Brand in der Firma verloren
gehen.
Um eine gleich bleibende Qualität Ihrer Datensicherung zu erreichen, empfehlen wir Ihnen
dringend, dass Ihr Netzwerkpartner regelmäßig im Abstand von mindestens 6 Monaten
folgende Punkte überprüft:
Stand: 07.2019 Seite 49
Sind die Sicherungsmedien lesbar
Werden alle Daten vollständig gesichert?
Müssen die Sicherungsmedien „altershalber“ ausgetauscht werden?
Hintergrund-Informationen zur Sicherung der Warenwirtschaft
Alle Daten der Warenwirtschaft befinden sich standardmäßig auf dem Server in folgendem
Verzeichnis:
suh\conzept16\data
In diesem Verzeichnis gibt es die Datei sh.ca1, welche alle Daten der Warenwirtschaft und den
Programm-Code enthält. Bitte achten Sie darauf, dass diese Datei im Rahmen Ihrer
Datensicherung unbedingt mitgesichert wird!
Während der Nachtverarbeitung von Marahplus (Nachtjob) wird automatisch täglich eine
Kopie der Datei sh.ca1 erstellt. Diese Kopie befindet sich auf dem Servers im Verzeichnis
suh\conzept16\backup
Die Datenbank-Kopie auf der Festplatte Ihres Servers ersetzt nicht die Datensicherung auf
externe Sicherungsmedien (Streamer-Cassetten oder USB Festplatten)!
Vor der Installation von automatischen Updates wird ebenfalls eine Kopie der aktuellen
Datenbank erstellt. Diese Kopie befindet sich ebenfalls im Server-Verzeichnis
suh\conzept16\backup
unter dem Namen Kopie_1_sh.ca1. Diese Kopie ist ebenfalls kein Ersatz für die
Datensicherung auf externe Sicherungsmedien.
Stand: 07.2019 Seite 50
9. Überwachung der Festplattenkapazität Ihres Servers
Die Überwachung der Festplattenkapazität des Servers ist ebenfalls eine wichtige Aufgabe, die
in den Zuständigkeitsbereich des Projektleiters fällt.
Falls die Festplattenkapazität Ihres Servers nicht ausreichend ist, können neue Daten (z.B.
neue Kunden und neue Aufträge) nicht in die Datenbank übernommen werden. Dabei kann es
zu einem Datenverlust kommen.
Im Rahmen der Nachtverarbeitung prüfen wir regelmäßig die Belegung Ihrer Festplatte(n) auf
dem Server. Sollte es zu Engpässen kommen, werden Sie automatisch per E-Mail
benachrichtigt.
Die Belegung Ihrer Festplatte können Sie auch jederzeit wie folgt „manuell“ überprüfen:
1. Bitte melden Sie sich am Server als Administrator an.
2. Klicken Sie auf „Dieser PC“
Sie erhalten folgende Anzeige (Beispiel):
Der freie Speicherplatz sollte mindestens das 2,5 fache Ihrer aktuellen Datenbankgröße
entsprechen. Beispiel:
Fahren Sie mit dem Mauszeiger auf die Datenbank sh.ca1. Klicken Sie die rechte Maustaste
und wählen Sie in dem sich öffnenden Fenster „Eigenschaften“. Es öffnet sich das folgende
Fenster:
Stand: 07.2019 Seite 51
Die aktuelle Datenbank hat eine Größe von 9,71 GB. Auf der Festplatte Ihres Servers sollten
mindestens noch ca. 25 GB frei verfügbar sein.
Stand: 07.2019 Seite 52
10. Überwachung der Nachtverarbeitung
Während der Nacht werden auf Ihrem Server automatisch verschiedene Aufgaben erledigt:
Aktion Beschreibung Ansprechpartner im Fehlerfall
Überprüfung des Datenbankstatus
Folgende Ereignisse können zu fehlerhaften Einträgen in der Datenbank führen:
• „hartes“ Ausschalten des Servers mit dem Ein- Ausschalter
• Schwankungen in der Stromversorgung • Defekt auf der Festplatte
Der automatische Datenbank-Check prüft Ihre Datenbank auf Konsistenz und benachrichtigt im Fehlerfall automatisch den Systemadministrator und die Support-Abteilung von Sauter + Held per E-Mail.
Sauter + Held
FIBU Sicherung Die Daten der Finanzbuchhaltung befinden sich in einer SQL-Datenbank. Damit die Daten gesichert werden können, müssen diese in eine *.BAK Datei auf die Festplatte des Servers ausgelagert werden. Die ausgelagerten Daten werden im Rahmen der „regulären“ Datensicherung auf externe Sicherungsmedien gesichert. Informieren Sie sich bei Ihrem Netzwerkpartner oder bei Sauter + Held, in welches Serververzeichnis die FIBU-Daten ausgelagert werden. Prüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob die *.BAK Dateien auch tatsächlich erzeugt werden.
Netzwerkpartner
Durchführung der Datensicherung auf externe Sicherungsmedien
Der Inhalt Ihrer Festplatte(n) wird auf externe Datenträger kopiert. Informieren Sie sich bei Ihrem Netzwerkpartner
• zu welcher Uhrzeit die Datensicherung startet
• welche Daten gesichert werden • wie Sie überprüfen können, ob alle
Daten vollständig gesichert werden. Der Projektleiter ist dafür verantwortlich, dass die Sicherungsmedien täglich ausgetauscht werden (Sicherung auf verschiedene Generationen).
Netzwerkpartner
Stand: 07.2019 Seite 53
MARAH Nachtjob Der MARAH Nachtjob erledigt automatisch täglich folgende Aufgaben:
• Aufbereitung von Statistikdaten • Versand von definierten Statistiken
per E-Mail • Datenreorganisation • Erstellen einer Kopie der Datenbank • automatische Installation eines neuen
Updates, falls dieses verfügbar ist Bei Unregelmäßigkeiten in der MARAH Nachtverarbeitung erhalten der Projektleiter und die Supportabteilung von Sauter + Held automatisch eine E-Mail.
Sauter + Held
Die MARAH Nachtverarbeitung bietet die Möglichkeit, automatisch verschiedene Statistiken
per E-Mail zu verschicken. Die automatischen Auswertungen können Sie wie folgt
konfigurieren:
• Melden Sie sich als Verwalter in der MARAH an
• Wählen Sie in der oberern Menüleiste Extras / Verwaltung / Benutzer
Es öffnet sich folgendes Fenster:
Stand: 07.2019 Seite 54
Klicken Sie den Reiter „Extras“ / „Benachrichtigungen“
In der sich öffnenden Maske können Sie definieren, welche Benutzer täglich per E-Mail welche
Auswertungen erhalten sollen. Falls die E-Mail an mehrere Empfänger gehen soll, müssen die
einzelnen E-Mail Adressen durch ein Semikolon getrennt werden.
11. Melden von Servicefällen und Verbesserungs-vorschlägen
Stand: 07.2019 Seite 55
Trotz sorgfältiger Programmtests bei uns im Haus kann es vorkommen, dass in einigen
seltenen Fällen der Fehlerteufel in unserem Programm zuschlägt. Damit wir Ihnen so schnell
wie möglich weiterhelfen können, beachten Sie bitte folgende Vorgehensweise:
Melden Sie alle Probleme oder Verbesserungsvorschläge schriftlich, am besten per E-Mail oder Fax in nachvollziehbarer Form. Das Fax bzw. die E-Mail sollte folgende Informationen enthalten:
Seit wann tritt das Problem auf?
Wurde an Ihrem System etwas verändert? Wurden in lezter Zeit Softwareupdates eingespielt? Wann war die Hardwarefirma das letzte Mal vor Ort?
An welchen Arbeitsplätzen tritt das Problem auf?
Tritt das Problem regelmäßig auf? Falls ja, kann das Problem jederzeit nachvollzogen werden? Wie kam es zu dem Fehler? Welche Eingaben wurden vorher getätigt, bis der Fehler aufgetreten ist?
Damit wir Ihren Servicefall besser nachvollziehen können, fügen Sie bitte Bildschirmmasken und evtl. Listen bei.
Je genauer Ihre Informationen sind, desto schneller können wir Ihnen weiterhelfen.
Stand: 07.2019 Seite 56
12. Checkliste für Client Installation
Checkliste für Serverumstellungen.
Einrichtung der Arbeitsplätze durch Hardwarepartner:
� Aktuelle Windows Updates installieren.
� Aufnahme des Arbeitsplatzrechners in die Domain.
� Kopieren der MARAH Verknüpfung in den Öffentlichen Desktop.
� Registrieren der DLL’s, gemäß Handbuch für Systemadministratoren.
� ODBC Schnittstellen für jeden Fibu Mandanten einrichten, gemäß Handbuch für
Systemadministratoren.
� Installation Arbeitsplatzscanner, gemäß Handbuch für Systemadministratoren.
� Netzwerkdrucker als lokale Drucker einrichten.
� Ein A4 Drucker muss als Standarddrucker definiert sein (bei Kassenarbeitsplätzen nicht
der Bondrucker !!).
� Bei Kassenbondruckern ein Benutzerdefiniertes Formular einrichten (breit: 80 mm lang:
558.8 mm).
� Lokale Office Version (Word / Excel / Outlook) installieren und aktivieren.
� Outlook (Office 365 im Cachemodus !!!) installieren und die Postfächer einrichten, die
Postfächer den MARAH Benutzen zuordnen. Sicherheitseinstellungen gemäß
Handbuch für Systemadministratoren.
� Sicherheitseinstellung der Browser anpassen.
� Einstellungen des Virenscanner Prüfen, das ‚\suh\conzept16‘ Verzeichniss vom scan
ausschließen.
� Installieren und Konfigurieren von Banking Programmen.
Allgemein:
Zum Versenden der Nachjoblisten und Fehlermeldungen werden die Zugangsdaten für einen
Postausgangserver benötigt.
1. Smtp Server Name
2. Smpt user
3. Smtp passwort
4. Absender
Die Einrichtung der Nachtjobs und Prüfen des Smtp Zugangs erfolgt durch Sauter + Held
Stand: 07.2019 Seite 57
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