Information Kommunikation Administration
KorrespondenzMindmap
Korrespondenz
2
Inhaltsverzeichnis Mindmaps
Übersicht 3
Geschäftsbrief Definition 4
Zweck 4
Anforderungen 5
Kommunikationsumfeld 5
Form 6
Sprache 7
Praxis Informationen beschaffen und vermitteln 9
Geschäftspartner gewinnen und überzeugen 11
Konflikte meistern 13
Kontakte pflegen 15
Stellensuche und Bewerbung 16
Anstellung und Kündigung 17
Beispiel Geschäftsbrief 19
Beispiel Lebenslauf 20
Korrespondenz
3
KorrespondenzÜbersicht
KorrespondenzGeschäftsbrief
Wirtschaftssprache und Korrespondenz
Geschäftsbrief
Praxis
Geschäftsbrief
Definition
Zweck
Anforderungen
Kommunikationsumfeld
Form
Sprache
Korrespondenz
4
Definition
Sekretariatskorrespondenz
Sachmitteilungen mitwerbendem Charakter
Personalkorrespondenz
interne Korrespondenz
Behördenkorrespondenz
GeschäftsbriefDefinition
GeschäftsbriefZweck
Zweck
Informationsträger
Werbemittel
Verkaufsargument
Bindeglied zwischen Menschen
Korrespondenz
5
GeschäftsbriefAnforderungen
Anforderungen
Inhalt
sachlich korrekt
rechtlich unanfechtbar
inhaltlich vollständig
psychologisch geschickt aufgebaut
Formulierung
fehlerfrei
knapp
flüssig
Darstellung
sauber
übersichtlich
zweckmässig
ansprechend
GeschäftsbriefKommunikationsumfeld
Kommunikationsumfeld
Korrespondenzleitbild «Corporate Identity»
Erwartungshaltung des Empfängers
Autorenrolle des Verfassers
Betreuer
Fachberater
Problem- / Konfliklöser
Vermittler
Partner
Zielsetzung
informieren
für ein Vorhaben, Ware oderDienstleistung gewinnen
betreuen
umstimmen / versöhnlich stimmen
wiedergewinnen
Korrespondenz
6
Form
Typografie
leicht zu lesende Standardschrift
11- oder 12-Punkt-Schrift
nur eine Schriftfamilie
keine ausgefallenen Gestaltungsmittel
grafische Gliederung
Übersichtlichkeit
Absätze
Zwischenüberschriften
Einzüge
Aufbau
Rahmentext 1
Absender
Empfängeradresse
Betreff
Anrede
Hauptteil
Kontakt- oder Anknüpfungsbotschaft
einleitender Briefabschnitt
Interesse wecken
Kernbotschaftsachbezogene Inhalte
psychologische Feinheiten
Fortsetzungs- oder Schlussbotschaft
anregend
gewinnend
Rahmentext 2
Grussformel
Absenderangaben
Unterschrift
Anlagen
Postskriptum
Werbung
organisatorische Hinweise
persönliche Mitteilungen
GeschäftsbriefForm
Korrespondenz
7
Sprache
Wortwahl
kein Nominalstil: Verben statt Substantive
keine Modalverben: müssen, sollen, dürfen
keine Partizipien: beiliegend, bezugnehmend
keine Fremdwörter: Change-Prozess, Office-Manager
keine Supperlative: höchste, beste
keine veralteten Briefformeln
Vorsicht vor Sprachfallen
Pleonasmen
schiefe Wendungen
nicht eindeutige Bezüge
Ausdrucksweise
keine Vorreiter / Einleitungswendungen:es ist wichtig, zu Ihrer Information teilen wir mit
keine Füllwörter oder Floskeln:hiermit, offenbar
keine langen, verschachtelten Sätze
Stilebene
Sachstil
Wirkungsstil
beeinflussen
überzeugen
gewinnen
Partnerbezogenheit
Aktiv statt Passiv
Indikativ statt Konjunktiv
Präsens statt Futur
Sätze ohne dass
Ton
«Der Ton macht die Musik»
ruhiger, höflicher Tonfall
positive Formulierungen
keine Gefühlsausbrüche
persönliche Note
einfühlsam, partnerschaftlich
Sonderfälle
Faxwenn Dokumente / Zeichnungen nicht elektronisch zur Verfügung stehen
aussagekräftige Headline:Neugier wecken
individuelle Ansprache
Stil
kurz
prägnant
informativ
umfangreiche Dokumente / Infos als Attachment
Umgangsformen beachten
Emails sind Visitenkarten
Vorsicht mit Humor und Ironie
überzeugender Schluss:Dialog aufrecht erhalten
vor dem Versand:Text korrigieren!
SMS nur zur privaten Kommunikation
GeschäftsbriefSprache
Korrespondenz
8
KorrespondenzPraxis
Praxis
Informationen beschaffenund vermitteln
Geschäftspartner gewinnen und überzeugen
Kontakte pflegen
Konflikte meistern
Stellensuche und Bewerbung
Anstellung und Kündigung
Korrespondenz
9
CD 5
Informationenbeschaffen
und vermitteln
Anfragen für Warenlieferungen /Dienstleistungen
bestimmt
Ziel
Information über die Leistung
detailliertes Angebot
unbestimmtZiel
verschiedene Prospekte, Kataloge, Preislisten, ...
Inhalt undAufbau
Grund für Interesse
Beschreibung
Marke
Typ
Ausführung
Farbe
Form
Grösse
Art und Umfang
Zeitpunkt / Zeitdauer
Sonderwünsche
Rahmenbedingungen
Angaben
Menge
Lieferzeit
Lieferart
Preis
Hinweise
Konkurrenzofferte
Beeinflussung
Aussicht auf langfristigeGeschäftsbeziehung
Bitte umAngebot
Lösungsvorschlag
Besprechungs- und Aktennotizen
Inhalt und Aufbau
Absender
Verfasser
Verteiler
Art
Telefonrapport
Besuchsrapport
Aktennotiz
Besprechungsnotiz
Ort und Datum
beteiligte Personen
Inhalt
Resultat undVerantwortlichkeiten
Auftrag
Termin
Verpflichtung
Aufgabe
Ort der Archivierung
Kurzberichte
Protokolle
PraxisInformationen beschaffen und vermitteln
Korrespondenz
10
Informationenbeschaffen
und vermitteln
Anfragen für Warenlieferungen /Dienstleistungen
Besprechungs- und Aktennotizen
Kurzberichte
Inhalt und Aufbau
Titel
Inhalte
Wer?
Was?
Wo?
Wann?
Wie lange?
Namen
Verfasser
Leiter / Fachreferent
Kosten pro Teilnehmer
Gruppeninfo
Eindrücke
Erfahrungen
Stimmung
Zusammenfassung,ev. Empfehlungen
Ort, Datum und Verteiler
Protokolle
Arten
Vollprotokoll
Verhandlungsprotokoll
Kurzprotokoll
Beschlussprotokoll
Inhalt und Aufbau
Bezeichnung
Ort, Datum und Zeit
Personen
Vorsitzender
Protokollführer
Anwesende
Abwesendeentschuldigt
unentschuldigt
Traktanden
Beschreibung des Sitzungsverlaufs
Inhalt
Aufträge
Verantwortlichkeiten
Termine
Uhrzeit Ende der Sitzung
Ort und Datum
UnterschriftenSitzungsleiter
Protokollführer
Verteiler
PraxisInformationen beschaffen und vermitteln
Korrespondenz
11
Geschäftspartnergewinnen undüberzeugen
Angebote
Antwort auf konkrete Anfrage
Möglichkeitenverbindlich / unverbindlich
befristet / unbefristet
Inhalt und Aufbau
Dank
Angebot
Menge
Preis
Lieferfrist
Zahlung
Rabatte
Garantien
Verpackung
Werbung
Zusicherungen
Beilagen
Prospekte
Kataloge
Preislisten
WerbeinfosSonderaktionen
Neuheiten
Werbebriefe
Bezug zur Zielgruppe
Inhalt und Aufbau
Adressat
Kaufmotiv
Aufmerksamkeit gewinnen / Interesse wecken
Botschaft
Argumente
Gefühle
Ziel
Bestellungen / Aufträge
Inhalt undAufbau
Wer bestellt was bei wem?
Wer beauftragt wen womit?
Details
Zeitpunkt
Menge
Preis
Lieferbedingungen
Zahlungsbedingungen
Auftragsbestätigung
Inhalt undAufbau
Dank
Bestätigung der wichtigsten Vereinbarungen
EinzelheitenLieferung
Zahlung
Zusicherung einer gewissenhaften Ausführung
Widerruf einer Bestellung / eines Auftrages
Inhalt undAufbau
Bezugnahme
Widerruf
Begründungpraxisgerecht
stichhaltig
Ankündigungzukünftiger Auftrag
Ersatzauftrag
Bitte um Entgegenkommen, falls Widerruf verspätet erfolgt
Dank für Verständnis
Antwort auf einen Widerruf
Annahmebei glaubhafter Begründung
höherer Gewalt
Ablehnungbei verspäteter Stornierung
Spezialanfertigung
Extrabestellung
Ablehnung einer Bestellung / eines Auftrages
Gegenangebot und Antwort auf Gegenangebot
Gesuche an Behörden / Einsprachen
PraxisGeschäftspartner
gewinnen und überzeugen
Korrespondenz
12
PraxisGeschäftspartner gewinnen und überzeugen
Geschäftspartnergewinnen undüberzeugen
Angebote
Werbebriefe
Bestellungen / Aufträge
Auftragsbestätigung
Widerruf einer Bestellung / eines Auftrages
Antwort auf einen Widerruf
Ablehnung einer Bestellung /eines Auftrages
Fehlen eines verbindlichen Angebotes
Ablauf der Bestellfrist
Bestellung anders als vereinbart
Verbindliche Bestellungen dürfennicht abgelehnt werden!
Gegenangebot undAntwort auf Gegenangebot
Hinweis auf Konkurrenzofferte
Beschaffenheit / Ausführung entsprichtnicht den Erwartungen
unvorteilhafte Liefer- oderZahlungsbedingungen
Inhalt undAufbau
Dank
Einwand
Ablehnung
Begründung
Gegenvorschlag
verbindlicher, beeinflussender Schluss
Antwort
Dank
Stellungnahme
Begründung
Bitte um Verständnis
weiteres Vorgehen
ermunternder Schluss
Gesuche an Behörden /Einsprachen
Inhalt undAufbau
Darstellungder Sachlage
wahrheitsgetreu
verständlich
Anliegen klar und logisch schildern
stichhaltige Argumente
Briefstil
sachlich
gestützt aufGesetzesgrundlagen
gewinnend
Bitte umZustimmung
Weisung
Anliegendokumentieren
Beweise anführen
Fristen beachten
Einschreibebrief an zuständige Person
Korrespondenz
13
Konflikte meistern
Ankündigungen vonLiefer- und Zahlungsverzug
Inhalt undAufbau
Verspätung so früh wie möglich ankündigen
Begründungglaubhaft
stichhaltig
Hinweisneuer Liefertermin
neuer Zahlungstermin
einvernehmliche Lösung vorschlagen
Bitte um Verständnis
Dank für Geduld
Zusicherung für die Zukunft
Liefermahnungen
Fixgeschäftverbindlicher Liefertermin
Mahnung erübrigt sich
Mahngeschäft
Bezugnahme auf vereinbarte Lieferfrist
Feststellen der Verspätung
Hinweis auf Folgen
Nachfrist setzen
Bitte um Lieferung und Antwort
Apell an Pflichtbewusstsein
Vertragsrücktritt
Verzug beim Fixgeschäft
nach Ablauf der Nachfrist
Deckungskauf
Schadensersatz
Antwort auf Liefermahnung
Inhalt undAufbau
BezugnahmeLiefermahnung
Lieferfrist
Ausdruck des Bedauerns /Entschuldigung
stichhaltige Begründung der Verzögerung
Zusicherung
Mitteilung des neuen Termins
versöhnlicher Schluss
Zahlungsmahnungen
Inhalt und AufbauErste Mahnung
Forderungsbetrag
Hinweis auf Entstehung
Verfallszeit
Bitte um Zahlung
neuer Zahlungstermin
kurze und höfliche Formulierung
Inhalt und Aufbauwiederholte Mahnung
Schilderung Mahnverlauf
KonsequenzenBetreibung
Gerichtsverfahren
Hinweis auf eigene Verpflichtungen
Appell an Schuldner
Zahlungsaufforderung
neuer Zahlungstermin
Hoffnung auf einvernehmliche Lösung
höfliche, aber nachdrücklicheFormulierung
Antwort auf Zahlungsmahnung
Inhalt undAufbau
Bezug zur Mahnung
Entschuldigung
stichhaltige Begründungdes Verzugs
Bitte um Zahlungsaufschub
Zusicherung, neuen Termineinzuhalten
Hoffnung auf Entgegenkommen
Beanstandungen / Mängelrüge
Antwort auf Mängelrüge
Beschwerde
Antwort auf Beschwerde
PraxisKonflikte meistern
Korrespondenz
14
Konflikte meistern
Ankündigungen vonLiefer- und Zahlungsverzug
Liefermahnungen
Antwort auf Liefermahnung
Zahlungsmahnungen
Antwort auf Zahlungsmahnung
Beanstandungen /Mängelrüge
TatbestandesaufnahmeMängel bestätigen lassen
Fotos machen
Ware aufbewahren
Wahlrechte
Gattungsware
Ersatz
Preisermässigung
Vertragsrücktritt
SpezieswarePreisermässigung
Vertragsrücktritt
Inhalt undAufbau
Bezugnahme
genaue Mängelbeschreibung
Enttäuschung äussern
Lösungsvorschlag
verbindlicher Schluss:Bitte um Entgegenkommen
Antwort auf Mängelrüge
Berechtigung der Mängel feststellen
Inhalt undAufbau
Dank für Mitteilung
Entschuldigung
Stellungnahme und Begründung
Vorschlagdes Kunden annehmen
andere Lösung anbieten
verbindlicherSchluss
Bedauern ausdrücken
Hoffnung auf weiterhingute Geschäftsbeziehung
Beschwerde
Missfallensäusserungwegen ungehörigem Verhalten
wegen nachlässigem Verhalten
Inhalt undAufbau
Ziel
wahrheitsgetreue Darlegungdes Sachverhaltes
sachlicher Tonfall
Bitte um Verständnis
Bitte um Bescheid /Abhilfe
Antwort auf Beschwerde
Einführungsvermögen zeigen
Inhalt undAufbau
Entschuldigung
Versuch Konflikt zu lösen
Partner besänftigen ev. mitWiedergutmachungsgeschenk
Ton
sachlich
korrekt
freundlich
PraxisKonflikte meistern
Korrespondenz
15
Kontakte pflegen
Einladungen
Inhalt undAufbau
Grund der Einladung
Bezeichnung der Veranstaltung
Angaben
Ort
Zeit
Dauer
Programmablauf
Hinweise
Kleidung
Anfahrt
Bitte um Anmeldung
BeilagenStadtplan
Hotelliste
Absagen
Inhalt undAufbau
Dank
Entschuldigung
Begründung
Verständnis wecken
Ankündigungen
Festigen bestehender Geschäftsbeziehungen
Ausgangslage schilderninformativ
lebendig
negative Mitteilungen
gute Begründung
Verständnis wecken
Wertschätzung zeigen
Hoffnung auf weiterhin erfreuliche Beziehung
Erinnerungsschreiben
Rückversicherung, dass Vereinbarungen, Versprechen,Termine, Ratenzahlungen, etc. eingehalten werden
Beleben früherer Kundenkontakte
Anteilnahme
Glückwünsche / Kondolenzbriefe schaffenVertrauen und stärken die Partnerschaft
Gefühle
aufrichtig sein
keine Gefühle vortäuschen
nicht übertreiben
Verzicht auf Klischees und Redewendungen
Inhalt undAufbau
Bezugnahme
Dank für Mitteilung
Glück wünschen / Beileid aussprechen / Verdienst würdigen
Wünsche für die Zukunft
Dankbrief
Zeugnis guter Umgangsformen
Möglichkeiten
Glückwünsche
Anteilnahme
Entgegenkommen
Gefälligkeit
Hilfeleistung
Geschenk
nützliche Vermittlung
Gefühle
ehrlich
herzlich
persönlich
PraxisKontakte pflegen
Korrespondenz
16
Stellensuche undBewerbung
Bewerbungsschreiben
persönliches Schreiben
Hervorheben
Wissen
Können
Erfahrung
Stärken
Leistungsbereitschaft
Persönlichkeit
Bezugnahme auf Stellenanzeige
Inhalt undAufbau
Sie
Grund für dieses Unternehmen
Grund für diese Stelle
Grund für diesen Tätigkeitsbereich
Ich
Grund für mich
Motivation
Fähigkeiten
Kenntnisse
Erfahrungen
Anforderungen
Wir
Vorschlag eines perönlichen Kennenlernens
selbstbewusster Briefschluss
Hinweise
Lebenslauf
Zeugniskopien
Arbeitszeugnisse
Lebenslauf
Auskunft über Person
Bildungsweg
Berufserfahrung
besondere Kenntnisse
Referenzen
mögliches Eintrittsdatum
Email- / Onlinebewerbungen
Dokumente sorgfältig zusammenstellen
schlichte und sachliche Bewerbung
alle Anhänge in einer PDF-Datei
Datenmenge ev. komprimieren
aussagekräftiger Betreff
geeignete Absenderadresse
Nachfassbrief
Psychologisch geschickt herausfinden,warum Reaktion auf Angebot / Bewerbungausbleibt.
Inhalt undAufbau
Bezugnahme
Anfrage
Angebot
Stellenausschreibung
Hinweis auf ausgebliebene Reaktion
Grund nachfragen
Verständnis bekunden
Hoffnung auf Antwort
PraxisStellensuche und Bewerbung
Korrespondenz
17
Anstellung undKündigung
Erkundigungen und Auskünfte
Inhalt undAufbau
Grund der Erkundigung
Hinweis auf Referenzangaben
Bitte um sachliche, offene Auskunft
gezielte Fragen
Charakter
Wissen
Fähigkeit
Zusicherung, dass Angabenvertraulich behandelt werden
Gegendienste anbieten
Anstellungsvereinbarungen /Arbeitsvertrag
Inhalt undAufbau
Funktion
Eintrittsdatum
Vertragsdauer
Probezeit
Arbeitszeit
Stellung / Hierarchie
Kompetenzen
Finanzen
Lohn
Personalvorsorge
Sozialleistungen
Hinweis auf Rechteund Pflichten
Mutterschaftsschutz
Geheimhaltung
Urlaubsanspruch
Überstunden
Kündigungsfristen
Ort, Datum und Unterschrift der Parteien
freundlicher Begleitbrief
Gesuche an Vorgesetzte
Inhalt undAufbau
Schilderung der Ausgangslage
klar formuliertes Gesuch
Begründung und Dokumentation
Bitte um Bewilligung / Bescheid
Formulierung
motivierend
höflich
aber nicht unterwürfig
Kündigung
Arbeitszeugnis
PraxisAnstellung und Kündigung
Korrespondenz
18
PraxisAnstellung und Kündigung
Anstellung undKündigung
Erkundigungen und Auskünfte
Anstellungsvereinbarungen /Arbeitsvertrag
Gesuche an Vorgesetzte
Kündigung
Kündigungsfristen gemäss Art. 336 OR
gute Umgangsformen gebieten Begründung
Inhalt undAufbau
Kündigungstermin
Kündigungsgrund
Dank für Zusammenarbeit
Arbeitnehmerkündigung:Bitte um Verständnis
Arbeitgeberkündigung:gute Wünsche für die Zukunft
Arbeitszeugnis
keine negativen Auskünfte
Inhalt undAufbau
Personalien
Stellung / Funktion im Betrieb
Dauer des Arbeitsverhältnisses
Beurteilungen
Leistung
Fachwissen
Arbeitsqualität
Einstellung zum Unternehmen
Verhalten gegenüber
Vorgesetzten
Mitarbeitern
Kunden
Lieferanten
Kündigungsgrund
Ausdruck des Bedauerns
Glückwünsche für die Zukunft
Korrespondenz
19
Beispiel Geschäftsbrief
Briefkopf Hier steht Dein Name und Anschrift oder Unternehmen und Firmenlogo
EmpfängerAdressePLZ Ort Ort, Briefdatum
Betreff
Anrede
Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text
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Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text TextText Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text
Gruss Absender (Firma) Vorname Nachname Beilagen
3x
2x
2x
2x
4x
2x
4x
4x
Korrespondenz
20
Beispiel Lebenslauf
Personalien
Name Katharina Wieser
Adresse Steinackerstrasse 58, 8006 Zürich
Telefon 044 367 88 90
Geburtsdatum 23. Februar 1984
Heimatort Luzern
Zivilstand ledig
Ausbildung Primarschule Luzern
Sekundarschule Luzern
Kaufmännische Berufsschule Luzern: Lehrabschluss
mit Durchschnittsnote 5,1
Weiterbildung • Weiterbildungskurs zur Sachbearbeiterin, Kaufmännische
Berufsschule Luzern: Abschlusszertifikat
• Weiterbildungskurs ICT Power-User, Schweizerisches Informatik-
Zertifikat an der Wirtschaftsinformatikschule Luzern: Diplomzertifikat
• Aufbaukurs Französisch, Cercle Commercial Suisse, Paris
Sprachen Deutsch: Muttersprache
Englisch: erweiterte Grundkenntnisse
Französisch: fliessend in Wort und Schrift
Italienisch: Grundkenntnisse
Berufliche Tätigkeit • Kaufmännische Tätigkeit bei der Gemeindeverwaltung Weggis
• Sachbearbeiterin bei der Amman Reformhaus AG, Luzern
Hobbys Skilanglauf, Sportschiessen, Klavierspielen, Lehrertätigkeit beim
Ski-Club Lengnau, internationale Küche
Referenzen Herr Michel Rotondo, Gemeindeschreiber, Haldenweg 15,
6353 Weggis, Telefon: (041) 754 88 65
Frau Ursula Frey, Personalverantwortliche der Amman Reformhaus AG,
Hauptstrasse 21, 6003 Luzern, Telefon: (041) 348 99 51
Eintritt 01. April 2009 oder nach Vereinbarung
Farbfoto
Korrespondenz
21
Haus der Berufsbildung AG | Poststrasse 2 | 8406 Winterthur | hdb-schweiz.ch | eco2day.ch
Kein Teil dieses Werkes darf ohne schriftliche Einwilligung des Verlages in irgendeiner Form, insbesondere nicht für Zwecke der Unter-
richtsgestaltung, reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden.
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Profil B
Profil E
Profil M
Fach-, Profil- und
Semesterabfrage
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Lernziele
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