Strategien für Intranets im Enterprise 2.0 ZeitalterOrbit Zoom Days Konferenz 2009

Stefan Pieren, Johann Richard, Dr. Marcel B.F. Uhr (soultank AG)Zürich, 14. Mai 2009

Ihre ReferentenEinleitung

Stefan Pieren

Senior Informations-

architekt,

Teamleiter

Dr. Marcel B.F. Uhr

Usability Engineer,

CEO soultank AG

Johann Richard

Design Technologist,

Qualitätsleiter

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Was sind die Lernziele dieser Präsentation?

› Komplexität verstehen: Sie verstehen die Komplexität eines Intranet 2.0

Projektes und den Umgang damit

› Ansätze kennenlernen: Sie haben verschiedene Ansätze von Intranet 2.0

Strategien kennengelernt, und wissen, wie sie erfolgreich klassische und neue

Intranet-Strategien kombinieren

› Projektvorgehen gesehen: Sie kennen die Methoden zur Erreichung eines intuitiv

zu bedienenden Intranets

› Bedürfnisse formulieren: Sie können ihre Bedürfnisse an ein Intranet der

Generation 2.0 formulieren

Sie verstehen, wie auch in einem komplexen Umfeld attraktive Intranets

entstehen können

Einleitung

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Über was sprechen wir?

› Über die inhaltliche Sicht des Themas

› Über Vorgehensweisen

› Über reale Projekte

› Über Learnings aus diesen realen

Projekten

Oder anders formuliertEinleitung

Diese Präsentation ist keine ...

› ... Theorieabhandlung über Web 2.0

› ... Technologie- / Implementations-

Diskussion

› ... Produkte-Schlacht

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„Web 2.0 ist keine Positionierung für ein

Intranet.“

Quelle: Stimmt AG

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Enterprise 2.0: Social Software im UnternehmenEinleitung

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Informations-/Wissensmanagement

Identitäts- und Netzwerkmanagement Kommunikation

Instant Messaging

Social Networking

Blogs

Social Tagging

Wikis

Communities

Collaboration

Quelle: Prof. M.Koch,

Universität der

Bundeswehr, München

“Information anarchy is just that. You have

to give people a starting point that they can

react to and modify; you can't just give them

a blank workspace and say, „Use this now.‟”

Andrew McAfee

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Beispiele für unterschiedliche OrganisationskomplexitätenIntegration von Enterprise 2.0 Ansätzen

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Organisationskomplexität

tief

Organisationskomplexität

hoch

Beispiel 2:

Swisscom AG

Beispiel 1:

Unic AG

„Ich liebe es, wenn ein Plan funktioniert.“

Colonel Smith, A-Team

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Kein spezielles Vorgehen für Enterprise 2.0-Projekte...

› Vorgehen?

Erarbeitung des inhaltlichen Konzepts

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... sondern Bedürfnisse im richtigen Schritt adressieren

› Vorgehen?

Erarbeitung des inhaltlichen Konzepts

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Das Unic Intranet: me.unic.comEin Intranet 2.0 in einer Organisation von kleiner bis mittlerer Komplexität

„Ein Intranet der ersten Generation mit

einem modernen Arbeitsinstrument 2.0

ablösen. Das ist das Ziel von me.unic.com.“

Johann Richard, Projektleiter

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Bedürfnisse an das neue IntranetDas Unic Intranet: me.unic.com

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Enterprise 2.0: Social Software im Unic IntranetDas Unic Intranet: me.unic.com

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Informations-/Wissensmanagement

Identitäts- und Netzwerkmanagement Kommunikation

Instant Messaging

Social Networking

Blogs

Social Tagging

Wiki

Communities

Collaboration

Quelle: Prof. M.Koch,

Universität der

Bundeswehr, München

It„s a WikiDas Unic Intranet 2.0

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Die Strategie für das neue IntranetIt„s a Wiki

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Ich

› Fähigkeiten und

Rollen beschreiben

› Themen und Favoriten

abonnieren

› News teilen (Blog)

Mein Team

› Wissen teilen

› Zusammenarbeit

organisieren

› Prozesse und Projekte

dokumentieren

Meine Unic

› Umfassend

kommunizieren

› Dienstleistungen

anbieten

› Austausch fördern

me.unic.com – Intranet 2.0

Die umgesetzte Strategie It„s a Wiki

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Meine Unic

Meine Unic

Mein Team

Ich

IchIch

The Good, the Bad and the UglyDas Unic Intranet 2.0

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Einflussbereiche im Unic IntranetThe Good, the Bad and the Ugly

Kultur

TechnologieBetrieb

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› Hohe Akzeptanz – trotz einigen

Kinderkrankheiten möchte niemand

das neue Intranet missen

› Die Offenheit – alle Bereiche sind für

alle Mitarbeitenden offen, editier- und

kommentierbar

› Kommentieren und verbessern – der

Dialog findet statt

The Good – was besonders gut klapptThe Good, the Bad and the Ugly

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Kultur

TechnologieBetrieb

› Wiki Gnome und Wiki Gärtner – die

heimlichen und die offiziellen guten

Seelen des Intranets

› Inhalte erstellen – teilweise bis zu 70

neue Seiten pro Tag nach dem Start

› (Corporate) News – das Intranet als

News Channel hat sich etabliert und

wird regelmässig gelesen

› Impulse für die Verbesserung – die

Benutzer stacheln sich gegenseitig

dazu an, Dinge besser, effizienter

umzusetzen

The Good – was besonders gut klapptThe Good, the Bad and the Ugly

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Kultur

TechnologieBetrieb

› Das Intranet als Wiki – für Unic ist ein

Wiki die richtige Technologie

› Technologie Know-how – es gibt

genügend Know-how innerhalb der

Organisation für einen erfolgreichen

Betrieb

› Release early, release often – die

Plattform unterstützt und erleichtert

rasche funktionale Anpassungen

The Good – was besonders gut klapptThe Good, the Bad and the Ugly

© Unic AG | Seite 23

Kultur

TechnologieBetrieb

› Es geht um Kommunikation – die

Prinzipien müssen verstanden werden.

Auch, dass es keine „Privatsphäre“

und „Geheimnistuerei“ gibt.

› Mein Garten, dein Garten – viele

Themen betreffen mehrere Teams,

eine rege Absprache und Austausch

sind wichtig um Doppelspurigkeiten zu

vermeiden

› Offenheit ≠ Regellosigkeit – auch ein

Wiki als Inranet braucht Regeln

The Bad – was man unbedingt beachten mussThe Good, the Bad and the Ugly

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Kultur

TechnologieBetrieb

› Nicht jeder liebt Wiki Syntax – die

Schulung ist für Nicht-Techies zentral.

Das Wiki Gärtner Prinzip funktioniert

hier aber gut.

› Feedback nicht nur zu den Inhalten –

die Benutzer erwarten auch auf

funktionale Fragen rasche und offene

Antworten

The Bad – was man unbedingt beachten mussThe Good, the Bad and the Ugly

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Kultur

TechnologieBetrieb

› Technologie im Hintergrund – die

„richtige“ Technologie löst nicht alle

Probleme von selbst. De facto ist es

fast egal, welche Software man nutzt.

› Release early, release often – die

internen Prozesse müssen rasche

Release-Zyklen fördern. Oder

zumindest nicht verhindern.

The Bad – was man unbedingt beachten mussThe Good, the Bad and the Ugly

© Unic AG | Seite 26

Kultur

TechnologieBetrieb

› Nicht jeder ist vom Typ her ein aktiver

Nutzer – die Teams müssen Anreize

schaffen, in ihren Bereichen qualitative

Inhalte zu schaffen. Aber es gilt:

Qualität vor Quantität!

› Walk the Talk – das Management muss

ein soziales Intranet aktiv nutzen.

Dann folgen viele weitere

Benutzerkreise automatisch.

The Ugly – Was nicht so gut funktioniertThe Good, the Bad and the Ugly

© Unic AG | Seite 27

Kultur

TechnologieBetrieb

› Ein Wiki ist kein DMS

(Dokumentenenverwaltungssystem) –

Word und andere „editierbare“

Dokumentformate gehören nicht ins

Intranet. Deswegen auch die Regeln.

The Ugly – Was nicht so gut funktioniertThe Good, the Bad and the Ugly

© Unic AG | Seite 28

Kultur

TechnologieBetrieb

› Performance ist kritisch – nicht

umsonst heisst „Wiki“ ursprünglich

„schnell“. Die Benutzer erwarten eine

Reaktion vom System. Jetzt.

The Ugly – Was nicht so gut funktioniertThe Good, the Bad and the Ugly

© Unic AG | Seite 29

Kultur

TechnologieBetrieb

Nicht alle Anforderungen und Probleme sind gelöstEnterprise 2.0: Social Software im Unic Intranet

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Informations-/Wissensmanagement

Identitäts- und Netzwerkmanagement Kommunikation

Instant Messaging

Social Networking

Blogs

Social Tagging

Wiki

Communities

Collaboration

Quelle: Prof. M.Koch,

Universität der

Bundeswehr, München

Swisscom Basisdienst IntranetEin Intranet 2.0 in einer Organisation von hoher Komplexität

Die heutige Swisscom Intranet-LandschaftAusgangslage

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› Autonome Plattformen

› Verschiedene Technologien

Unterschiedliche...

› Strukturansätze

› Navigationskonzepte

› Zugangskonzepte

› Usability / User Experience

Die Strategie: ein Basisdienst IntranetAusgangslage

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Gemeinsame Intranet Plattform

Globale Definitionen,

Dienste, Funktionen

(Informationsarchitektur)

Intranet

Geschäfts-

Bereich 1

Intranet

Geschäfts-

Bereich 2

Intranet

Geschäfts-

Bereich 3B

asis

die

nst

Intr

an

et

Bedürfnisanalyse

Was will das Unternehmen?Bedürfnisanalyse

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Integrative

Lösung.

Flexibel

anpassbar durch

Geschäfts-

bereiche.

Personalisierbar/

Individualisierbar.

Bessere

Zusammenarbeit

in Projekten und

Netzwerken.

Mehr Übersicht

(was läuft wo?

wer weiss & kann

was?)

Relevantere

Informationen.Dialog fördernd.

Reorganisations-

sicher.

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Mitarbeiter Befragungen auf verschiedenen EbenenBedürfnisanalyse

Fokusgruppen-

Workshops

Bedürfnisaufnahme in klar

umrissenen Themen-

Kreisen.

Kontext-Analysen

Analyse des Intranet-

Einsatzes im Zusammen-

hang mit den täglichen

Aufgaben des Mitarbeiters.

Interviews

Abholen von Meinungen im

direkten Gespräch.

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Was wollen die Mitarbeiter?Gruppierte „Must haves“ der Bedürfnisanalyse

© Unic AG | Seite 38

Bessere

r Z

ugang z

u Info

rmationen

Rele

vante

Inhalte

Dia

log/W

eb 2

.0

Tools

& A

pp

likationen

Pers

onalis

ieru

ng /

Indiv

idualis

ieru

ng

Colla

bora

tion

Desig

n

Dokum

ente

n M

ana

gem

ent

%

Enterprise 2.0 in Inhalts-Strukturierung

(Fast) keine strukturellen

Vorgaben

Struktur komplett

vorgegeben

Struktur zum Teil

vereinheitlicht

Struktur in Bereichen

vorgegeben

Strukturelle Vorgaben definieren Intranets nachhaltigInhalts-Strukturierung

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Feste Vorgaben Individualität

(Menge typischer Intranets)

(Fast) keine strukturellen

Vorgaben

Struktur komplett

vorgegeben

Struktur zum Teil

vereinheitlicht

Struktur in Bereichen

vorgegeben

Der Basisdienst nimmt die Resultate der Bedürfnisanalyse aufInhalts-Strukturierung

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Feste Vorgaben Individualität

Swisscom Intranets

heute

BasisdienstBasisdienst

(Fast) keine strukturellen

Vorgaben

Struktur komplett

vorgegeben

Struktur zum Teil

vereinheitlicht

Struktur in Bereichen

vorgegeben

Keine Angst vor Vereinheitlichung – auch im Web 2.0Inhalts-Strukturierung

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Feste Vorgaben Individualität

Basisdienst

Swisscom

Inhalte

Geschäftsbereichs

Inhalte

Mitarbeiter

Inhalte

Integrative Lösung, flexibel anpassbarInhalts-Strukturierung

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Mein

IntranetÜber xy Prozesse Produkte ... Themen

Über

Swisscom

News &

DialogGrund-

Konzept

Basisdienst

Mein

IntranetÜber xy Themen

Über

Swisscom

News &

Dialog

Mein

IntranetÜber xy Prozesse Produkte Markt Themen

Über

Swisscom

News &

Dialog

Mein

IntranetÜber xy Prozesse Produkte Themen

Über

Swisscom

News &

Dialog

Intranet

Geschäfts-

Bereich Y

Intranet

Geschäfts-

Bereich Z

Intranet

Geschäfts-

Bereich X

Beispiel aus der Sicht einer Swisscom MitarbeiterinInhalts-Strukturierung

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Swisscom Mitarbeiterin im eigenen Intranet

Swisscom Mitarbeiterin in einem „fremden“ Intranet

Das einheitliche Gerüst hilft, sich unternehmensweit zu bewegen

(Fast) keine strukturellen

Vorgaben

Struktur komplett

vorgegeben

Struktur zum Teil

vereinheitlicht

Struktur in Bereichen

vorgegeben

Flexible InformationsstrukturInhalts-Strukturierung

© Unic AG | Seite 45

Feste Vorgaben Individualität

Basisdienst

Umgang mit WikisInhalts-Strukturierung

Variante 1

Wikis sind externe

Applikationen

Variante Swisscom

Integriertes Wiki

Variante 2

Corporate Wiki

(Beispiel me.unic.com)

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Intranet

Wiki

Wiki

Wiki

Corporate Wiki Intranet

Wiki

Wiki

Wiki

Wiki

Themengefäss als integriertes WikiInhalts-Strukturierung

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Enterprise 2.0 in Seitentypen

Das Intranet als individuelles „Cockpit“ für die tägliche ArbeitPersonalisierte und individualisierbare Startseite

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› Der Mitarbeiter erhält personali-

sierte Informationen

› Der Mitarbeiter kann die Startseite

mit einzelne Inhaltselementen in

Form von „Widgets“ idividualisieren

› Die verschiedenen Geschäfts-

bereiche können eigene Widgets

nach ihren Bedrüfnissen bauen

Den Puls der Firma spürenPersonalisierte und individualisierbare Startseite

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› Mit den Business Widgets ist der Mitarbeitende enger im ganzen Unternehmen

eingebunden

Effizienter durch den TagPersonalisierte und individualisierbare Startseite

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› Die Organisations Widgets sind kleine Helferlein für das Daily Business

Im Unternehmen vernetzt seinPersonalisierte und individualisierbare Startseite

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› Mit den Kommunikations Widgets kommuniziert der Mitarbeitende über seine

Organisation hinaus

Enterprise 2.0 in Applikationen & Tools

Auch ein Teilangebot ist nützlichEnterprise 2.0 in Applikationen & Tools

© Unic AG | Seite 54

(nichts)

Erster Schritt: Erweiterung internes TelefonbuchIdentität und Netzwerkmanagement

© Unic AG | Seite 55

› Im internen Telefonbuch

können auf freiwilliger Basis

persönliche Informationen

hinterlegt werden

Erster Schritt: Dialog auf SeitenebeneKommunikation

© Unic AG | Seite 56

› Die Mitarbeiter können

Inhaltsseiten kommentieren

und bewerten

Strategie für die Integration von Collaboration-PlattformenInformationsmanagement

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Collaboration-Plattformen

Intranet› Bestehende Collaboration

Plattformen bleiben

ausserhalb des Intranets

› Das Intranet vereinfacht

den Zugang zu den

Plattformen

› Ergebnisse aus den

Collaborations-Plattformen

müssen im Intranet

veröffentlicht werden

ZugangResultate

Erster Schritt: Kommunikation von Zugängen und ResultatenInformationsmanagement

Beispiel: Zugang über OE Beispiel: Resultate auf Projektseiten

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Erster Schritt: Relevantere NewsInformationsmanagement / News

© Unic AG | Seite 59

› News können konzernweit

nach Themen und nach

Channels abonniert werden

› Anzeige auf Startseite oder

als RSS-Feed

Credits

› Inhaltliche Konzeption, Design, HTML Umsetzung: Unic AG

› Usability / User Experience Begleitung: soultank AG

› Gesamtkonzept, Realisierung: Swisscom IT Services AG

© Unic AG | Seite 60

«Web 2.0 is really about normal everyday

people using the Web and creating things on

it - forget the acronyms.»

© Unic AG | Seite 61

Richard MacManus, ReadWriteWeb

Unterschiedliche Ansätze für unterschiedliche BedürfnisseIntegration von Enterprise 2.0 Ansätzen

© Unic AG | Seite 62

Organisationskomplexität

tief

Organisationskomplexität

hoch

Beispiel 2:

Swisscom AG

Beispiel 1:

Unic AG

Enterprise-Wiki

Kombination von

klassischen und

Enterprise 2.0

Ansätzen

Wir freuen uns auf Ihre Fragen.

„Mache die Dinge so einfach wie möglich –

aber nicht einfacher.“

© Unic AG | Seite 64

Quelle: Albert Einstein

Unternehmen

› 1996 in Bern als Spin-off der Universität gegründet

› Sitze in Amsterdam, Bern, Wien und Zürich

› Inhabergeführte Aktiengesellschaft

› 140+ Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Marktleistung

Enterprise Content Management & E-Business

Referenzen

Unic auf einen Blick

© Unic AG | Seite 65

soultank AG auf einen Blick

Unternehmen

› Gegründet 2000 in Zug

› Inhabergeführte Aktiengesellschaft

› 8 Mitarbeiter

› Betrieb eines eigenen Usability-Labors in Zug

Marktleistung

Usability und User Experience Beratung

Referenzen

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Steuerverwaltung des Kantons Bern

Hohlstrasse 536

CH-8048 Zürich

Tel +41 44 560 12 12

Fax +41 44 560 12 13

info@unic.com

www.unic.com

Unic AG

© Unic AG | Seite 67

Stefan Pieren

Senior

Informationsarchitekt

Johann Richard

Design Technologist

Dr. Marcel B.F. Uhr

CEO soultank AG

Impressum

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