Projekt Starter Kit für Fokusprojekte
Ein paar Hilfsmittel und Checklisten für einen guten Projektstart: Ein Projekt über-nehmen bedeutet…......................................................................................................... 2 Projektplanung: Einführung und Übersicht .............................................................................................. 3 Meine Vorstellungen & möglichen Beiträge.............................................................................................. 4 Projektziele .................................................................................................................................................... 5 Projekt-Organisation .................................................................................................................................... 6 Checkliste Projekt-Auslegeordnung ........................................................................................................... 7 Laufende Detailplanung ............................................................................................................................... 9 Meilensteine ............................................................................................................................................... 11 Arbeitspakete konkret beschreiben ........................................................................................................ 12 Projektrisiken .............................................................................................................................................. 13 Projektchancen ........................................................................................................................................... 13
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Ein Projekt über-nehmen bedeutet…
… in den ersten paar Wochen aus Sicht Projektmanagement folgen-des zu erarbeiten:
Projektziel klären: wissen, worauf wir uns einlassen
Auslegeordnung/Startbrainstorming machen: erster Überblick schaffen
Meilensteine vereinbaren: das Projekt erstmals als Ganzes zeitlich fassen
Laufende Detailplanung: Wissen, wer woran arbeitet (wöchentlich bis monatlich)
Arbeitspakete definieren: vereinbaren was zu tun ist
Risiken kennen: darauf ist besonders zu achten
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Projektplanung: Einführung und Übersicht
Planungsgrundsätze
In den allermeisten Projekten besteht schon früh ein Ziel Projektziel Zunächst rollierende Planung z.B. nach dem Kanban System, um in der ersten Zeit abgestimmt vorwärts zu kommen. Dabei kann die Entwicklung der Zielformulierung eine wesentliche Tätigkeit sein. laufende Detailplanung Zusätzlich fixe, projektspezifischen terminlich fixierten Meilensteinen, z.B. Konstruktionsschluss, mit definierten Liefergegenständen (was genau muss in welcher Form und Qualität vorhanden sein, um was zu prüfen und freizugeben?). So ergibt sich ein grosses Bild des ganzen Projekt. Meilensteinplanung Zwischen den Meilensteinen kann wieder nach dem Kanban Prinzip gearbeitet werden, mit tägli-chen bis wöchentlichen kurzen Abstimmungsmeetings (Stehend, ca. 10-15 Min). Dazu pro Teilpro-jekt/Ressort eine Tafel/Flipchart vorbereiten: Aus der Zusammenschau der vorwärtsorientierten Zeitplanung und der globalen Meilensteine er-geben typischerweise Engpässe und Lücken, welche mit geeigneten Massnahmen entspannt und gefüllt werden. Die Projektorganisation widerspiegelt typischerweise die Produkt- und Projektstruktur Projektorganisation
Gemeinsam getragene Vorstellung
Checkpunkte = Meilensteine ≠ Reviews Beurteilung des Status, der Zielerrei-
chung und daraus abgeleitet allfälliger Anpassungen (inhaltlich und terminlich)
Ausgangspunkt ist eine Vorstellung des Projektziels Individuelle Vorstellungen Von aussen eingebrachte Vorstellungen
Vom erwünschten Endpunkt her retour planen Meilensteine planen:
Was, wann um Projektziel zu erreichen?
Integrale Sicht, vor allem bei komplexen Projekten Projektstruktur und Meilensteine kombiniert darstellen Gantt-Diagramme auf der Basis von Arbeitspaketen mit Meilensteinen
Vom momentanen Wissen und Zustand in die Zukunft planen Auslegeordnung/zu Ende denken des
ganzen Projekts oder von Teilaspekten Rollierende Kanban Planung (1-4
Wochen), zu Beginn oder im Chaos Arbeitspakete bilden Projektstrukturplan entwerfen Planung mit Gantt-Diagramm
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Meine Vorstellungen & möglichen Beiträge Name: Fokusprojekt: Dies ist meine Motivation an diesem Fokusprojekt mitzumachen:
Dies sind meine persönlichen Ziele für dieses Fokusprojekt:
Dies ist mein Vorschlag einer möglichen gemeinsame Zielformulierung:
Dies sind Fähigkeiten, Erfahrungen und Verbindungen, die ich beitragen kann und will:
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Projektziele Ziele Hintergrund, Beweg-Grund
Was sind gute Ziele? wenige klare Ziele, die den Aufgabenraum grob abstecken ohne allzu einengend zu wirken - wenige Punkte - prägnant - provokant oder deutlich - lösungsneutral Verstehe die Beweggründe dahinter! Ziele bleiben nach Projektstart fixiert Kerngruppe glaubt an Erreichbarkeit Bedeutung des Zielausmasses, „be-griffen“ und akzeptiert
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Projekt-Organisation Zu Beginn:
- Eher Zuständigkeiten bestimmen und alle paar Tage bis wöchentlich kurz abstimmen woran gearbeitet wird.
Später:
1. Entlang der Produktstruktur aufteilen
2. Zusätzlich System Engineering Verantwortlicher mit Team bestimmen, z.B.
3. Zusätzlich Querschnittsaufgaben zuordnen,, z.B. - Schnittstellen (Evtl. Teil des System Engineerings) - Dokumentation - Reviews und Meilensteine - Risiken und Chancen - Finanzen, Sponsoring und Beschaffung - Termine - IT und Infrastruktur …
4. Vermutlich hat so jedes Teammitglied verschiedene Rollen und Aufgaben
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Checkliste Projekt-Auslegeordnung Diese Auslegeordnung kann immer wieder, auch für Teilaufgaben genutzt werden 1. Runde: Freies Brainstorming auf Post It’s
Was alles ist zu tun, zu überlegen, zu berücksichtigen und wer alles ist einzubeziehen damit dieses Projekt begeisterte Kunden (Absatz) und hohe Eigenprofitabilität erreicht! 2. Runde: Vertiefung entlang Stichworten noch mehr Post It’s
(Quelle: Heinz Scheuring, www.pm-schluessel.com)
Visionen: Welches wären die “höchsten Gefühle” in Bezug auf ein mögliches Projektergebnis?
Assoziationen: Welche Ideen, Themen könnte man mit dem Projekt/Projektthema in Verbindung bringen?
Frage: Welche Fragen kommen mir im Zusammenhang mit dem Projekt spontan in den Sinn?
Fehlende Infos: Was wissen wir nicht, welche Informationen/Angaben würden uns weiterhelfen?
Projektabgrenzung (Maske 23): In welcher Hinsicht liesse sich das Vorhaben um weitere Elemente sinnvoll erweitern? Oder redu-zieren? Welche Elemente könnten gar ganz aus der Projektdefinition entfernt werden?
Bedürfnisse/Ziele: Welchen Nutzen bringt das Vorhaben? Wer wird vom Projekt(resultat) profitieren?
Risiken/Befürchtungen: Welche Risiken sind mit dem Vorhaben verbunden? Welche Folgen sind zu befürchten? Wer könn-te sich aus welchen Gründen gegen das Vorhaben stark machen?
Chancen: Wer verfolgt mit dem Projekt welche Ziele?
Resultate/Sachgebiete: Welche Themen sind im Rahmen des Projektes zu bearbeiten?
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Stakeholder/Beteiligte: Wer ist am Projekt beteiligt oder hat spürbaren Einfluss darauf und wer ist zu berücksichtigen?
Gebot 0 (das Rad nicht selbst neu erfinden): Wer hat eine ähnliche Aufgabenstellung bereits bearbeitet, sich mit dem Thema befasst oder eine Lösung erarbeitet?
Vorgehen: Was ist im weiteren Vorgehen zu beachten?
Lösungsideen: Existieren bereits Ideen, wie die Aufgabe gelöst werden kann?
Erfolgsfaktoren: Welches sind die Erfolgsfaktoren für das Projekt? 3. Runde: Sortieren (KAIN) Vier Post It-Haufen
Nur falls sehr viel zu sortieren ist, wird sonst übersprungen Post Its kategorisieren: - Klären mit dem Auftraggeber (gelb) - Aktivität planen (rot) - Ideenpool (blau) - Nicht relevant / bereits berücksichtigt (grün) 4. Runde: Projektstruktur
Falls Schritt 3 gemacht wurde, zuerst alle Aktivitäten (A) und mit Auftraggeber zu klärenden Fra-gen (K) sortieren. Wurde Schritt 3 übersprungen, mit allen Karten.
Quelle: Scheuring Projektmanagement (www.scheuring.ch)
die Struktur wird von den Beteiligten selbst "erfunden" die Identifikation wird maximiertder Gesamtprojektüberblick bleibt sichergestelltdie Projektdokumentation lässt sich entsprechend strukturieren
SortierenSammeln
gemeinsam !!
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Laufende Detailplanung Grundsatz: Welche Planungsmethoden anzuwenden sind, ist situativ und auf das Projekt abge-stimmt zu entscheiden. Es gibt kein absolutes richtig oder falsch. Kanban für einen Zeitraum von ca. 1-4 Wochen
Tägliche Stand-Ups:
- Nicht zugeordnete Aufgaben zuordnen - Bestimmen wie markierte und rotierte
Themen angegangen werden - Dauer: 10-20 Minuten
Wöchentliche Rück- und Ausblicke: - Was wurde erledigt, was nicht - Was wird in der nächsten Woche
primär in Angriff genommen - Notwendige Anpassungen in der
Struktur der Tabelle - Blick auf das ganze Produkt und
das ganze Projekt - Dauer: 30-120 Min
Mit der Zeit rausfinden, ca. alle 4 Wochen, zu Beginn häufiger - Wie weit bewährt sich die gewählte Einteilung - Wie viele WIP-Tasks erträgt es pro Person/Aufgabentyp - Wie umfangreich sollten Tasks etwa sein - Wie Tasks werden beschrieben (Siehe auch Arbeitspakete)
Typ
/WIP
-Lim
it
Arbeitstypen, Zuständigkeit
Input definieren, analysieren, spezifizieren
entwickeln, durchführen, tun
testen,überprüfen,abnehmen
Warten In Arbeit fertig In Arbeit fertig In Arbeit fertig
Mod
ule/
Baug
ruppe
n/3 Person(en) A:
Modul/Baugruppe x
Person(en) B:Modul/Baugruppe yModul/Baugruppe z
Que
rsch
nitt
sauf
gabe
n/4 Systemengineering
Querschnitts-aufgaben:- Review: …- Risiken: …- Finanzen: …- Projektmanagement
Off
en
Nicht zugeordnet:
Rotiert: braucht Diskussion mit Coaches
Markiert: Problem mit Aufgabe, braucht Team
Arbeitspakete bearbeiten
Teilergebnis testen
Arbeitspakete schnüren
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Gantt-Diagramm über ca. 3-4 Wochen
Gantt-Diagramm über das ganze Projekt, mit Meilensteinen kombiniert
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Meilensteine Meilensteinplanung
Ist eine ganzheitliche, eher grobe, jedoch verbindliche Planung des ganzen Projekts. Meilensteine werden projektspezifisch definiert und zeitlich gesetzt. Diese Meilensteine müssen nicht mit den vom Management/den Auftraggebern vorgegebenen Reviews übereinstimmen.
Meilensteinname Datum Zweck/Ziel Abgeklärter Punkt, inkl. Form = weshalb dieser
Meilenstein = abzuklärender Punkt inkl. Beschrei-
bung in welcher Form dargestellt
Meilenstein-Review
Einzelne Checkpunkte
Genügt Grundlage zur Beurteilung?
Wird der Checkpunkt erfüllt?
Folgerungen und Massnahmen?
1. …
2. …
3. …
Zum ganzen Projekt
Beurteilung der Frage Folgerungen und Massnahmen?
Projektziel erreichbar?Umfang/Zieleanzupassen?SpezielleRisiken?
Schlüssel-erkenntnisse?
Ideal: Zusammenfassung auf 1-2 Seiten, die in den Ergebnisbericht einfliessen
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Arbeitspakete konkret beschreiben Hintergrund: Positionierung von Objekten, z.B. Arbeitspaketen, Meetings, Teilprojekten…
Eine mögliche Darstellung:
Arbeitspaket:
Zweck:
Tätigkeitsschwerpunkte: Wer Wann
Verantwortlich:
Abhängigkeiten:
Sonst noch wichtig:
Datum:
0. Objekt definierenz.B. Projekt, Arbeitspaket, Meilenstein Meeting, Gespräch
1. Erwünschter OutputWas soll am Ende der Zusammenarbeit als konkretes Resultat vorliegen?
2. Relevanter InputWelches Material, welche Informationen sind für unser Meeting von Bedeutung?
3. Sinn und Zweck unseres OutputsWelchen Sinn und Zweck haben die beabsichtigten Resultate für die verschiedenen Zielgruppen?
4. Zur Verfügung stehende Mittel & PotentialPersonen, Produktionsmittel, Psychische Energie , Gemeinsamer "Besitz"
5. ProzessWie soll der gemeinsame Arbeitsprozess gestaltet werden? Punkt 5 kann normalerweise erst nach 1 – 4 definiert werden. Wird häufig in Form eines Skripts vorbereitet.
verschiedene Darstellungsformen
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Projektrisiken Projektrisiko / Ursache A B RZ Gegenmassnahme
A = Auftretenswahrscheinlichkeit (6 = hoch, 1 = tief) B = Bedeutung/Tragweite des eingetroffenen Risikos (6 = hoch, 1 = tief) RZ = AxB = Risikozahl (Massnahme zwingend ab RZ 16)
Projektchancen Projektchance A B RZ Fördermassnahme
A = Erfolgswahrscheinlichkeit (6 = hoch, 1 = tief) B = Auswirkung bei Erfolg (6 = hoch, 1 = tief) RZ = AxB = Erfolgszahl (Massnahme, um Chance nutzen ab RZ 12)
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