Download - SIMON Plus Modulübersicht - siz.de · Finanzgruppe SIMON Plus Modulübersicht Modul Projektportfoliomanagement (Addon) – Planung und Steuerung des gesamten Projektlebenszyklus

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Modul Strategische Planung – Unterstützung des strategischen Planungs- und Kontrollprozesses

• Das Modul „Strategische Planung“ unterstützt durchgängig den jährlichen strategischen Planungs- und Kontrollprozesses. Durch die fachliche Vorgabe der „auszufüllenden“ Elemente einer strategischen Planung wird der Planungsprozess klar strukturiert und vereinfacht.

• Die Unternehmensziele werden in diesem Modul in Geschäftsfeld- und Bereichsziele gegliedert. Dadurch gelingt der sichere Nachweis der Ableitung von Bereichsstrategien bspw. der IT-Strategie aus der Unternehmensstrategie.

• SWOT Analysen unterstützten das Erkennen von Handlungsfeldern. Strategische Projekte und Maßnahmen können erkannt, geplant und umgesetzt werden. Strategische Handlungs- lücken können so erkannt und geschlossen werden.

• DurcheinSetvonvordefiniertenKPIskönnendieeigenenstrategischenKennzahlenzur Steuerung der Zielerreichung deutlich einfacher festgelegt werden. Ampelwerte signalisie- ren die Über- bzw. Unterschreitung erlaubter Schwellwerte der Kennzahlen. Daraus entsteht eine sinnvolle Steuerungsunterstützung - nicht nur aus aufsichtsrechtlicher Sicht.

• Das Modul unterstützt die Projekt- und Maßnahmenplanung gemäß den Unternehmen- und Bereichszielen bzw. entsprechend der ermittelten Handlungsfelder. Daraus erfolgt eine wirksame Kontrolle der strategischen Umsetzung in den festgelegten strategischen Projekten und Maßnahmen.

• Das Modul enthält zudem umfangreiche Auswertungen und Darstellungsmöglichkeiten wie Portfolios, Balanced Score Card, Strategie-Map, Geschäftsfeld-Strategie, SWOT-Analysen etc.

• Alle Geschäftsfeldplanungen werden durchgängig unterstützt und können transparent verknüpft mit den Unternehmenszielen dargestellt werden. Zahlreiche Dokumente, Excel- Listen und Informationen aus Notes-Lösungen können so abgelöst und an dieser Stelle zusammengefasst werden. Das vereinfacht den Strategieprozess, schafft Transparenz und Vertrauen in den Planungs- und Umsetzungsprozess.

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Modul Projektportfoliomanagement (Addon) – Planung und Steuerung des gesamten Projektlebenszyklus

• Das Modul „Projektportfoliomanagement“ unterstützt sowohl die Gesamtportfoliosteue- rungssicht, als auch die Einzelplanungs- und Steuerungssicht der Projekte. Dabei wird der gesamteLebenszyklusvonderProjektideebiszumProjektabschlussberichtdurchWorkflows gesteuert. Durch die Standardisierung von Projektstatusberichten, Änderungsanträgen (CRs) sowie durch das Erkennen von Projektrisiken und deren Management, wird der Projekt leiter- und der Portfoliomanager wirksam und gezielt unterstützt.

• DerFunktionsumfangkannflexibeleingestelltwerden.Voneinem„einfachen“Management von Projekten bis zur Programm-Multiprojektsteuerungslösung. Auch auf Projektebene kann der Funktionsumfang der Projektsteuerung initial auf die Bedürfnisse des Instituts angepasst werden. Soll ein Projekt bspw. Business-Cases, Change Request, Projektrisiken und -Issues, Aktivitäten und Meilensteine, Projekt-Priorisierung durch ein Wertbeitrags- modell etc. enthalten oder nur Teile daraus? Das reduziert die Komplexität, bietet aber gleich- zeitig die Sicherheit, mit der Standardlösung später wachsen zu können.

• Alle Aspekte einer Portfolio- und Projektsteuerung wie bspw. Planung, Ist-Controlling (Kosten und Ressourcen), Aktivitäten, Meilensteine, Projekt-Statusbericht, Change-Request, Projekt-Risiko- und Issue-Management, Kapazitäts- und Ressourcenplanung/-Steuerung etc. sind abgedeckt. Die Projektdokumentation kann strukturiert auf Projekt- und/oder auf Ebene der Aktivitäten (bspw. Vorstudie, Grobkonzept, …) erfolgen.

• Dashboards für den Portfoliomanager und den Projektleiter unterstützen die unter- schiedlichen Steuerungsbedürfnisse. Mustervorlagen für einen Projektsteckbrief, Projekt- statusbericht, Risiko-Portfolio, Projektübersicht als Jahres- oder Mehrjahressichten für unter schiedliche Rollen (Projektmanager, Projektcontroller etc.) sind bereits in SIMON Plus hinter- legt.SiesindflexibelundindividuellüberdenReport-Manageranpassbarunderweiterbar.

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Modul Kapazitätsmanagement (Addon) – Planung und Steuerung von Kapazitäten und Ressourcen in der Linie und Projekten

• Das Modul „Kapazitätsmanagement“ unterstützt die Personalplanungs- und Steuerungs- prozesse als Top-Down- und/oder Button-Up-Ansatz. Das Modul ist fachlich skalierbar aufge- baut, d.h. einzelne Datensichten und Funktionen können jederzeit ein- bzw. ausgeschaltet werden. Welcher Leistungsumfang genutzt werden soll, wird beim initialen Aufbau Ihrer Umgebung festgelegt.

• Die Kapazitäten können auf Bereichs-, Abteilungs-, Team- und Mitarbeiterebene gesteuert werden. Für die Steuerung wird zwischen „Change“- und „Run“- Tätigkeiten unterschieden. Die Change-Tätigkeiten werden über das Projektportfoliomanagement gesteuert. Für die Planung der „Run“-Tätigkeiten kann auf ein Set von Linientätigkeiten (bspw. Besprechung, IT-Controlling, Fachbereichsbetreuung etc.) zurückgegriffen werden, die selbstverständlich individuell erweiterbar sind. Es wird zwischen Plan, genehmigtes (Budget) und Ist-Kapazität unterschieden.

• Die Planung auf Linientätigkeiten ermöglicht einen schnellen Blick auf verfügbare Ressour- cen im Betrieb und in den Projekten. Dies ermöglicht bei geplanten Kapazitätsverände- rungen eine genaue Festlegung, „welche Aufgaben nicht mehr oder weniger/mehr gemacht werden sollen“.

• Die Planung wird zudem durch „Personalmaßnahmen“ wie z.B. Mutterschutz, Versetzung, Reduktion, Altersteilzeit etc. unterstützt. Je nach Genehmigungsstatus können diese Informationen in ihrer Wirkung auf die Kapazitäten ausgewertet werden („was wäre, wenn“). Ressourcen-Anforderungen der Programme und Projekte sind auf allen Ebenen sichtbar. Dies ermöglicht umfangreiche Analysen in den Dimensionen Plan, Budget, Prognose und ist insbesondere hinsichtlich der Kapazitäts-Ressourcenbedarfsanalyse bzw. der Aus- lastung auf Bereichs- bis zur Mitarbeiter-Ebene geeignet. Das Modul liefert eine leistungs- fähige Steuerung der Ressourcen. Die Ressourcen können auf Basis der Ressourcenanfor- derungen und -Auslastungen sowie auf Basis von „Ist“-Kapazitäten gemanagt werden. Die Aufwandserfassung erfolgt auf Linien- und/oder Projektaktivitäten.

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Modul IT-Controlling – Effizientes IT-Kostenmanagement

• Das Modul „IT-Controlling“ unterstützt den gesamten Zyklus von der operativen bzw. mittelfristigen Planung bis zur Steuerung der IT-Kosten. Zudem beinhaltet es die Planung, Prognose und Ist-Kontrolle der zentralen und dezentralen Kosten sowie eine ganzheitliche Sicht auf die Betriebs- und Projektkosten. Alle wesentlichen Steuerungskonzepte wie z.B. Kostenarten (HK-Konten), Kostenstellen und Kostenträger werden hier abgebildet. Damit stehen klassische und bekannte Konzepte des Kostenmanagements weiterhin zur Verfü- gung. Diese werden sowohl durch den integrierten Ansatz als auch durch moderne Konzepte des Kostenmanagements ergänzt.

• Als zentrales Steuerungsinstrument erlaubt der Leistungskatalog eine verursachergerechte, beeinflussbareKosten-undLeistungssicht(bankfachlicheZuordnung).Gemeinsammitdem FachbereichlassensichsounnötigeLeistungen(Kosten)reduzieren,sowiedieEffizienzder angebotenen Leistungen steigern. Zudem sind die Leistungen direkt mit anderen Instituten vergleichbar.

• Kern des Moduls ist die leistungsfähige Analyse- und Reporting-Engine. Damit stehen umfangreiche Analyse- und Steuerungsaspekte der IT-Kosten zur Verfügung, die auf den Erfahrungen von zahlreichen Instituten beruhen. Leistungsfähige Konzepte wie bspw. IT-Stückkostenrechnung, Kontoauszug der IT-Kosten für die Fachbereiche etc., Analysen über die Zusammensetzung der Bereichskosten sowie über Kostensenkungsmöglichkeiten, können vom Institut eingesehen werden.

• StandardberichtefürdasKostenmanagementmitKennzahlenundprofessionellergrafischer Aufbereitung dienen der Steuerung und dem Leistungsnachweis.

• Standardschnittstellen zu allen wesentlichen Kostenquellen wie bspw. CoRe, SAP, KoPla etc. stehen direkt zur Verfügung. Der Einrichtungsaufwand ist damit sehr gering.

• Wirksame Rechnungsanalysen (Kosten- und Mengen) wesentlicher Dienstleister durch zahlreiche bewährte Analysewerkzeuge und Berichte runden das Leistungsspektrum ab.

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Modul Vertragsmanagement – Umfassende Lösung für das Management von Verträgen und Lizenzen

• Das Modul „Vertragsmanagement“ liefert umfassende Vertragsmanagementlösungen mit allen wesentlichen Funktionen, die für das professionelle Management von Verträgen notwendig sind. Der Vertragsprozess wird vollumfänglich unterstützt. Der mailgestützte WorkflowermöglichtdieEinbindungvonmehrerenPersonenindenWorkflowprozess.

•MitdemRechtesystemlegtderAnwenderflexibelfest,welcheInformationenfürdiejeweilige Rolle relevant sind und welche Verträge angezeigt werden sollen (z.B. nur die eigenen Verträge oder Verträge der eigenen OE). Alle anderen Informationen werden ausgeblendet. Dies reduziert die Komplexität und ermöglicht die bessere Einbeziehung der Fachbereiche in den Vertragsprozess.

• Alle wesentlichen Informationen und Funktionen zu einem Vertrag bzw. Vertragspartner und zur Erfüllung aufsichtsrechtlicher Anforderungen stehen zur Verfügung. Die Vertragsdoku- mente können sicher in der Datenbank, auf dem Fileserver oder in einem externen Archiv abgelegtwerden.DieAnzeigeerfolgtdirektinderentsprechendenPflegemaske.Selbstver- ständlich wird auch das OSPlus Archiv unterstützt (direkte Dokumentenansicht) und kann als Ablage genutzt werden.

• Das Modul setzt auf bewährte Vertragsmanagementkonzepte und zielt darauf ab, das Vertrags- und Lieferantenportfolio in den Dimensionen Kosten, Leistungen, Sicherheit und Qualität zu optimieren. Verschiedene Konzepte wie z.B. Vertrags- und Lieferantenbewer- tungen, Wiedervorlagemanagement mit Mailbenachrichtigung, Terminüberwachungen z.B. von lange nicht nachverhandelten Verträgen u.v.m. stehen, wenn gewünscht, zur Verfügung.

• Maßnahmen können zu Lieferanten oder/und Verträgen erfasst werden. Durch die Maßnah- menüberwachung kann sichergestellt werden, dass diese umgesetzt werden.

• Weitere wichtige Funktionen des Moduls sind das Lizenzmanagement (Haben- und Ist- Verwaltung), die Verwaltung von Vertragskosten mit Verbindungen zum Controlling-Modul sowieweiterevertragstypspezifischeFunktionenwiebspw.fürdasMobilfunkmanagement.

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Modul Dienstleistersteuerung – Unterstützung aller wesentlichen Prozesse des Dienstleistermanagements

• Das Modul „Dienstleistersteuerung“ deckt alle wesentlichen Prozesse der Dienstleister- steuerung ab, wie z.B. die Vertragsvorprüfung (Auslagerungsrelevanz), die Risikoanalyse, Eskalations- und Störungsmanagement, Dienstleister-Berichtsbewertung/-management bis hin zur vorgeschriebenen Berichterstattung an die relevanten Gremien.

• DieerweiterteWorkflowsteuerungerlaubtu.a.dieFreigabedurchmehrereBeteiligtein einemWorkflowschritt(bspw.Datenschutz,Revision,Fachbereich(e)).

• Die Dienstleistersteuerung baut (technisch) auf dem Modul Vertragsmanagement auf. Die PflegederVerträgeundVertragspartnererfolgtdaherinbeidenModulengleich.Zusätzlich können in diesem Modul SLAs und Leistungen in der Hierarchie bis zu einzelnen Leistungs- indikatoren (Messpunkten) professionell gemanagt werden. Das SLA-Modul unterstützt damit umfassend die Verwaltung und Überwachung von Service-Leveln.

• Die Risikoanalyse von Auslagerungen wird unterstützt: Bewertungen werden historisiert und stehen in ihrem Verlauf dokumentiert zur Verfügung. Ein Kurzcheck erleichtert die periodische Überprüfung der Auslagerungen. Mit Hilfe von Mailbenachrichtigungen wird man an Termine erinnert.

• Die Steuerung der Kosten wird durch die Verbindung mit Budget-Positionen (Controlling) deutlichvereinfacht.FürStandard-Anbieter,wiez.B.dieFI,stehenentsprechendevordefi- nierte Importe und Analysen zur Verfügung.

• DieAnalyse-KomponenteerlaubtdietabellarischeundgrafischeAuswertungderSLAssowie derenEinhaltungunddervereinbartenMaßnahmen.VordefinierteReportsdienenalsVorlage für die internen Berichte.

• Durch die Unterstützung der Service-Gespräche, von den jeweiligen Analysen bis zur Proto- kollierung der Gespräche, sowie sogenannter Service Optimierungsprozesse mit entspre- chenden Maßnahmen, wird der gesamte Bereich des SLA Management unterstützt.

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Modul IT-Architekturmanagement – Umfassende Verwaltung des Anwendungsportfolios in Verbindung zu Prozessen und Infrastruktur

• Das Modul „IT-Architekturmanagement“ ist ein umfassendes Architekturmanagement- systemfürdiezentrale/dezentralePflegeundVerwaltungderAnwendungssystemeund derenfachlicher/technischerBewertung.DasModulfasstdabeigleichmehrere,häufigin getrennten Anwendungen/Listen geführten Aufgaben in einer Lösung zusammen (Software- freigabe,Verfahrensverzeichnis,Schutzbedarfsanalyseetc.).Durchdie(de-)zentralePflege- möglichkeitwirdeineffizientesManagementdesAnwendungsportfoliosunterstützt.

•MitHilfevonWorkflowswerdenAnwendungenerfasstundfreigegeben.MehrerePersonen könnenperMailbenachrichtigungundentsprechenderFreigabeindieWorkflowsmiteinbe- zogen werden. Zudem erfolgt eine Überwachung der regelmäßigen Bewertung der Systeme (inkl.Mailbenachrichtigung).DurchdasRechtesystemkannflexibelfestgelegtwerden, welche Funktionen durch welche Rollen genutzt werden oder ganz ausgeblendet werden sollen, wie z.B. die Unterstützung eines LifeCycle-Management, die Optimierung der Nutzung der Anwendungen, Standardisierung u.v.m. Die Nutzer „sehen“ nur das, was von Ihnen wirklich benötigt wird.

• Durchgängige Unterstützung der Struktur- und Schutzbedarfsanalyse (Prozesse > Anwendungen > Plattformen > Geräte) und des Verfahrensverzeichnisses. Die Anwendungs- systeme können im Prozess- und im Organisations-Kontext verwaltet werden.

• Das Modul zeichnet sich durch eine Durchgängigkeit der Unternehmens- bis hin zur strate- gischen Bebauungsplanung aus. Im Kontext der Unternehmens- und IT-Strategie (siehe Modul Strategische Planung) erfolgt eine strategische Bebauungsplanung und Entwicklung der Domänen - inkl. der Kennzahlen zur Strategieerreichung.

• GrafischeDarstellungderAnwendungenundSchnittstelleninBebauungsplänenzufrei wählbaren Zeitpunkten (Releases, strategischer Bebauungsplan, …). Die effektive Unter- stützung von IT-Fusionen (Konsolidierung der IT-Landschaft) wird zusätzlich abgebildet.

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Modul IT-Infrastrukturmanagement – Strukturierte Verwaltung der Hardware-Landschaft

• Dieses Modul ermöglicht eine einfache aber leistungsfähige Verwaltung der IT-Infrastruktur. Die Verwaltung der Geräte orientiert sich an der Hierarchie von Gerätetypen, -Modellen und den zugeordneten Geräten. Auf jeder Ebene können Informationen erfasst werden. So kann z.B. der Schutzbedarf auf der Typ-Ebene (bspw. „Server“), der Modell-Ebene (bspw. „HP-ProLiant DL80“) oder bei den einzelnen Geräten erfasst werden. Das Gleiche gilt u.a. auch für Kosten oder die Technologiebewertung.

• Über leistungsfähige Filterkonzepte erfolgt durch das Modul ein Schnellzugriff auf Geräte. Die Geräte werden Standorten, OEs, Vertragspartnern und Infrastrukturtypen/Modelle zuge- ordnet.Dadurchkönnendieseentsprechendausgewertetund/odergefiltertwerden.

• Das integrierte Maßnahmenmanagement ermöglicht die Erfassung, Überwachung und Dokumentation aller Aufgaben (z.B. Tausch eines Gerätes etc.). So entsteht ein guter Gesamtüberblick und einzelne Aufgaben werden nicht vergessen. Maßnahmen können zudem an externe Stellen vergeben werden. Die jeweiligen Verantwortlichen werden über die Zuordnung per E-Mail informiert und vor dem geplanten Ende-Termin, wenn gewünscht, nochmals erinnert.

• Das Modul bietet umfangreiche Möglichkeiten der Kostenauswertungen und der Investitions- planungdurchdefinierbareKosten-/Nutzen-Kategorienwiez.B.Reparatur-,Wartungs-, Wiederanschaffungskosten, etc. Durch das Anschaffungsdatum und die geplante Laufzeit können Übersichten über den erforderlichen Geräteaustausch erstellt werden (Maßnahmen- planung, Investitionsplanung).

• Zahlreiche Standardauswertungen/Kennzahlen stehen durch das Modul zur Verfügung. Diese können mit der Auswertungskomponente leicht erweitert und angepasst werden. So wird das Management der Drucker und anderer Infrastrukturkomponenten wirksam unterstützt (Druckseiten pro Mitarbeiter, je OE, Clients pro Mitarbeiter etc.).

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Modul SB-Management – Management des SB-Portfolios und der Standorte

• Das Modul „SB-Management“ bietet ein an der Strategie orientiertes Standortmanagement hinsichtlich der Ausstattung und Steuerung der Nutzung von SB-Geräten, der Kassen und ab Version 2017-2 auch des Online-Bankings der Kunden an.

• Die Basis dieses Moduls bildet die Verwaltung der Geräte (GAA, SBT, CRS, AKT, Kassen etc.) und der monatliche Import der Transaktionen sowie die Verwaltung der Standortinforma- tionen wie bspw. Filialtyp, Standorttyp und vieler weiterer Informationen. Umzüge oder der Austausch von Geräten können taggenau erfasst werden. So „verbleiben“ bis zu dem Stich- tag die gebuchten Transaktionen an dem alten Standort. In der Summe ergibt sich dadurch die notwendige Genauigkeit in den Auswertungen.

• DurchdasRechtesystemkannflexibeleingestelltwerdenwelcheInformationzupflegen sind. Nicht gewünschte Attribute und / oder Funktionen können ausgeblendet werden.

• Das Modul liefert leistungsfähige Auswertungen und Berichte, die in der Praxis mit den Instituten (weiter-) entwickelt werden. Typische Analysen sind z.B.:

- Geräteauslastung (Transaktionen, Gebühren), „Renner-Listen“ (beste, schlechteste Auslastung, …), Kundengruppen- bzw. Geschäftsvorfall-Analysen, Gebühren inkl. Geldkarte und Prepaid, Anteil SB, SB-Kasse, Kasse und Internet (Überleitungsanteil, Kostenoptimie- rung …) bis hin zu

- detaillierten Kostenkalkulationen (Standort, Gerät) oder der

- vergleichenden Nutzung von Geräten in der tagesgenauen zeitlichen Nutzung (über einen Tag, Woche, Monat, …) um z.B. Schlangenbildungen zu erkennen oder Spitzenzeiten / -zeiträumezuidentifizierenetc.

Uns ist kein anderes System bekannt, das diese wirksamen Analysen und diese Vielfalt bietet.

• Über Zielkarten können gemeinsam mit den Filialen die Ausstattung oder andere Maßnah- men analysiert, besprochen und geplant werden. Der Maßnahmenverantwortliche erhält per E-Mail Informationen und Terminerinnerungen. Das integrierte Maßnahmenmanagement ermöglicht so die zentrale Überwachung und Dokumentation der Maßnahmen.

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Modul (IT-) Benchmarking (ab Version 2017-2)

• Das Modul „(IT-)Benchmarking“ vergleicht die (IT-) Kosten auf Basis einer bankfachlichen Produktstruktur. Durch die echte „Kalkulation“ im Modul IT-Controlling können zentrale und dezentrale Kosten verglichen werden. Dies wird durch eine professionelle, kalkulatorische Verrechnung und durch die Nutzung von sogenannten Kostenträgern möglich.

• Essenzieller Bestandteil des Benchmarks ist die Kostenzuordnung, die wir gemeinsam mit den Verantwortlichen im Hause vornehmen. Mit unserer Erfahrung stellen wir sicher, dass den Produkten die gleichen Kosten zugeordnet werden, keine Kosten(arten) „vergessen“ oder zu viel zugerechnet werden. Durch unsere 15-Jährige Erfahrung ist der initiale Aufwand gering und reduziert sich im Folgejahr auf ein Minimum.

• Je nach gewähltem Benchmarkvergleich können entweder „nur“ die IT-Stückkosten (was kosteteinGAA,einTelefonoderdieUnterstützungeinesBaufinanzierungskredits)oderdie gesamten Stückkosten inkl. der vertriebsanteiligen, Marktfolge- und Unterstützungskosten inkl. der Personalkosten vergleichen werden.

• DieBenchmark-GruppekannflexibeldurchdasInstitutgewähltwerden.DerKosten- planerPlus kann durch die teilnehmenden Institute als Basisdatenschnittstelle genutzt werden, ist aber keine Voraussetzung.

• Der Benchmark ist ein von uns begleiteter Prozess. Neben der gemeinsamen (initialen) Zuordnung der Kosten organisieren wir in der jeweiligen Vergleichsgruppe ein jährliches Benchmark-Treffen. Ziel des Benchmarktreffens ist die Qualitätssicherung und das Erkennen von Optimierungspotentialen. Ergebnis ist ein ausführlicher jährlicher Benchmark-Bericht und auf Wunsch ein Summary für den Vorstand mit der „übergreifenden Sicht“ des Bench- markers.

• Mit geringem Aufwand wird so ein transparenter, unternehmensübergreifender Vergleich wesentlicherUnternehmenskenngrößeninderStrukturderbranchenspezifischenWert- schöpfungsprodukte, Serviceleistungen und -prozesse möglich.

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