SIMPLIFYSCANA sharp choice in intelligent scanning
SimplifyScan ist eine intelligente Scanlösung, mit der Sie
Dokumente mühelos erfassen und Kopien an beliebige Stellen im
Netz weiterleiten, direkt von Ihrem Sharp MFP. Ein Tastendruck
und die Auswahl des Speicherordners für das Dokument genügen!
Dokumente lassen sich so schnell und effizient in jeden digitalen
Workflow integrieren. SimplifyScan sorgt dafür, dass jedes
Dokument als Datei mit durchsuchbarem Text im richtigen Ordner
abgelegt wird. Möglich sind Archivdateien, wie PDF oder PDF/A,
oder bearbeitbare Formate, wie Word oder Excel.
Über SimplifyScan kommunizieren Sie in Echtzeit bidirektional mit
Ihrem Netzwerk bzw. Ihrer Datenbank. Der Speicherort lässt sich
bequem über das Display des Sharp MFP auswählen, indem Sie
die einzelnen Ordner durchblättern und/oder Registerkarten und
Filter verwenden. Prozesse, die bisher manuell erledigt werden
mussten und mehrere Minuten in Anspruch nahmen, werden jetzt
innerhalb von Sekunden automatisch abgearbeitet. SimplifyScan
kombiniert Erfindungsgabe mit Benutzerfreundlichkeit. Das
Ergebnis: Eine leicht zu verwendende und intuitive Scanlösung, die
sich in alle Geschäftsprozesse integrieren lässt.
SIMPLIFYSCAN A sharp choice in intelligent scanning
SIMPLIFYSCAN: A SHARP CHOICE IN INTELLIGENT SCANNING
DIE HAUPTVORTEILE
• Preisgünstig und benutzerfreundlich
• Fügt sich nahtlos in vorhandene Workflows ein
• Einfache Handhabung über programmierbare Tasten
• Optimierte Produktivität und Effizienz
• Zieldateien mit durchsuchbarem Text
• Scannen in beliebige Anwendungen und Verzeichnisse
Scannen Sie direkt in Ihre Windows-Dateistruktur
Das zu scannende Dokument wird einfach in den Sharp-
Multifunktionsdrucker (MFP) eingelegt. Der Speicherort des gescannten
Dokuments kann am Display des MFP ausgewählt werden. Jeder
Benutzer kann sogar seine eigene Windows-Dateistruktur anzeigen und/
oder mit Registerkarten und Filtern den gewünschten Speicherordner
auswählen. Auch neue Ordner können direkt am MFP-Display
erstellt werden. SimplifyScan kann automatisch basierend auf den
im Dokument enthaltenen Daten wie Datum, Uhrzeit usw. an einer
beliebigen Stelle in der Dateistruktur einen Ordner anlegen. Darüber
hinaus können beim Scanvorgang weitere Daten hinzugefügt werden.
Diese Daten werden z. B. für den Dateinamen oder zur Angabe von
Dokumenteigenschaften verwendet. Nach Drücken der Start-Taste wird
das Dokument als Datei mit durchsuchbarem Text im gewünschten
Ausgabeformat und Verzeichnis gespeichert. Resultat: Dank
hochentwickelter Scanfunktionen arbeiten Sie deutlich produktiver.
In jede Geschäftsanwendung scannen
SimplifyScan kann Dokumente scannen und an der gewünschten
Stelle in Ihrer Windows-Dateistruktur ablegen. Wenn Sie jedoch eine
andere Anwendung, wie z. B. eine Finanz-, Dokumentenmanagement-,
CRM-, ERP- oder Kanzleisoftware verwenden, sind alle Daten über
die Geschäftspartner, Rechnungen usw. in der jeweiligen Datenbank
aufgeführt. In diesem Fall wäre es viel einfacher, Dokumente direkt in diese
Anwendung zu scannen und auch dort zu speichern. SimplifyScan kann
die Dokumente direkt am richtigen Platz in Ihrer spezifischen Anwendung
ablegen. Beantworte dazu lediglich eine oder zwei Fragen am Display des
Multifunktionsdruckers. Weitere Informationen über die Anbindung an
solche Anwendungen finden Sie auf www.simplifyscan.com.
DIGITALE ARCHIVIERUNG WAR NOCH NIE SO EINFACH WIE MIT SIMPLIFYSCAN!
FUNKTIONEN UND VORTEILE
SIMPLIFYSCAN A sharp choice in intelligent scanning
IN JEDE GESCHÄFTSANWENDUNG SCANNEN
Beschreibung
Scannen und speichern Sie direkt in Ihre Windows-Dateistruktur,
Microsoft SharePoint oder Ihre Geschäftsanwendung.
SimplifyScan arbeitet in Echtzeit mit der spezifischen Anwendung
in Ihrem Unternehmen zusammen. Sie können SimplifyScan
mühelos in Ihre vorhandenen Prozesse integrieren. Produktivität
und Effizienz steigen.
Vorteile
- Gesteigerte Produktivität und Effizienz
- Nahtlose Integration in Ihre vorhandenen Workflows
- Scannen direkt in Ihre Windows-Dateistruktur, E-Mail-
Anwendung, Standardverzeichnis oder Geschäftsanwendung
- Direktes Scannen an eine E-Mail-Adresse über LDAP
DURCHSUCHBARE PDF- UND PDF/A-DATEIEN (OCR)
Beschreibung
Mit SimplifyScan können erfasste Dokumente zur
Archivierung in durchsuchbare PDF- und PDF/A-
Dateien konvertiert werden. Durch OCR (optische
Zeichenerkennung) werden die Dokumente durchsuchbar.
Gescannte Dokumente lassen sich dadurch leichter finden
und abrufen.
Vorteile
- Problemloses Abrufen von Dokumenten
- Durchsuchbare Dokumente
- Hinzufügen von PDF-Dateieigenschaften
- Anhängen neuer Scans an vorhandene PDF-Dateien
E-MAIL-FÄHIGKEIT
Beschreibung
SimplifyScan kann gescannte Dokumente direkt an eine
E-Mail-Adresse senden. Nach dem Scannen konvertiert
SimplifyScan das Dokument in eine PDF-Datei mit
durchsuchbarem Text und hängt diese an eine neue E-Mail
an. Mithilfe eines LDAP-Connectors können Sie im
adressbuch den gewünschten Kontakt suchen und das
Dokument mit einem einfachen Tastendruck versenden.
Eine Kopie der E-Mail wird automatisch im Ordner
Gesendete Objekte Ihrer Mailbox gespeichert.
Vorteile
- Schnelles Versenden gescannter Dokumente per E-Mail
- Gesteigerte Effizienz
- Problemloses Abrufen versandter Objekte
BATES-STEMPEL UND REVISIONSPFAD
Beschreibung
Mit Bates-Stempeln können Sie beim Scannen Rechts-
und Geschäftsdokumente durchnummerieren oder mit
Datums-/Uhrzeitmarkierungen versehen, um ihre
Rechtsgültigkeit oder Vollständigkeit zu gewährleisten. Text
und Nummerierung sowie Position und Ausrichtung des
Stempels sind frei wählbar.
Vorteile
- Gewährleistung der Authentizität durch fortlaufende
Nummerierung oder Markierung
- Optionale Aufzeichnung durch das System in einer Prüfdatei
ZAHLREICHE AUSGABEFORMATE
Beschreibung
SimplifyScan kann gescannte Dokumente in verschiedene
Ausgabeformate wie PDF, JPG, TIFF, Word, Excel oder
OpenOffice konvertieren. Für Dokumente, die nach dem
Scannen weiterbearbeitet werden sollen, können Sie Word
erwenden; zum Archivieren ist das PDF-Format ideal.
Vorteile
- Ausgabe in bearbeitbaren Dateiformaten
- Ausgabe als Archivdatei- Bildausgabe
PERSONALISIERTE VORLAGEN UND AUTHENTIFIZIERUNG
Beschreibung
Melden Sie sich einfach mit einem eindeutigen Active
Directory-Nutzernamen oder Namen/Passwort an. Oder, je
nach verwendeter Authentifizierungsmethode, ziehen Sie
Ihre Chipkarte durch oder geben eine PIN ein. Nach der
Authentifizierung wird Ihr Nutzername angezeigt und es wird
Ihr persönliches Scan-Menü aufgerufen. Die Angabe einer
E-Mail-Adresse oder eines Standardverzeichnisses ist nicht
nötig – alle Daten werden von Active Directory oder der lokalen
Benutzerdatenbank abgerufen. Damit kommt jedes Dokument
sicher und präzise ans Ziel.
Vorteile
- Personalisierte Scanvorlagen
- Dokumente kommen sicher und präzise ans Ziel
- Sie scannen ohne Eingabe zusätzlicher Daten an Ihre
persönlichen Speicherziele
DATENERKENNUNG
Beschreibung
Mit Zone OCR können Sie Dokumente automatisch verarbeiten.
Erstellen Sie eine Suchoption für Werte, die in Dokumenten
enthalten sind, oder treffen Sie eine Vorauswahl der Bereiche, in
denen Metadaten zu finden sind. Die Werte werden in die
Eigenschaften der PDF-Datei übernommen und zum Benennen
von Dokumenten, Erstellen von Ordnern und Weiterleiten von
Dokumenten verwendet.
Mit dem Barcode-Modul können außerdem im Dokument
vorhandene Barcodes gelesen werden. SimplifyScan liest
den Wert ab und extrahiert die Metadaten. Verwende barcodes
zum Scannen in Stapelverarbeitung und mache die Eingabe von
Metadaten am Gerät überflüssig.
Vorteile
- Extrahieren von Daten aus Dokumenten
- Scannen in Stapelverarbeitung
KEINE CLIENT-ANWENDUNG
Beschreibung
SimplifyScan residiert auf einem zentralen Server und nur der
IT-Adiministrator muss darauf zugreifen. Eine Installation der
Software auf den einzelnen Clientcomputern der Benutzer
ist nicht nötig. Die Installation ist einfach und es ist keine
Benutzerschulung erforderlich, die Benutzer arbeiten direkt am MFP.
Vorteile
- Keine Schulung erforderlich
- Zentrale Installation, keine Installation auf lokalen Clientcomputern
SIMPLIFYSCAN A sharp choice in intelligent scanning
Schritt 1
Legen Sie das zu erfassende Dokument in den Sharp MFP ein.
Schritt 2
Drücken Sie in der SimplifyScan-Oberfläche auf die
vordefinierte Taste Ihrer Wahl und wählen Sie das Speicherziel
für Ihr Dokument aus.
Schritt 3
Mit SimplifyScan ist eine bidirektionale Kommunikation zwischen
dem Sharp MFP und Ihrem Netzwerk/Ihrer Datenbank möglich.
Wählen Sie einfach am Display des Sharp MFP den gewünschten
Speicherordner aus einer von Ihrer Datenbank erstellten Liste aus.
Schritt 4 Drücken Sie die Start-Taste, um das Dokument zu erfassen und
zu speichern. SimplifyScan liefert die gescannten Dokumente
im gewünschten Ausgabeformat: PDF/A, JPEG, Excel, Word,
TIFF oder OpenOffice.
Schritt 5
Das Dokument wird anhand Ihrer Eingabe am Sharp
MFP im richtigen Netzwerkpfad und im gewünschten
Ausgabeformat gespeichert. Sie können Dokumente nicht
nur in Ihrer Windows-Ordnerstruktur, sondern auch in
zahlreichen Anwendungen speichern: Finanzen/Buchhaltung,
Dokumentenverwaltung, CRM, ERP oder Kanzleisoftware.
EINFACHE SCHRITTE ZUR INTELLIGENTEN ABLAGE
Alle in dieser Broschüre beschriebenen Funktionen basieren
auf Sharp OSA® (Open Systems Architecture), eine
Entwicklungsplattform, mit der Ihr Multifunktionsdrucker im Büro
zu einer Leitstelle für Dokumente im gesamten Unternehmen
wird.
Deshalb können die MFPs der neuen Generation so viel mehr
als nur drucken, kopieren, faxen und scannen. Mit Sharp
OSA geben Ihnen die neuen Geräte direkten Zugriff auf Ihre
Netzwerkanwendungen – und die Workflows werden schneller,
einfacher und effizienter.
Automatisierung für Genauigkeit und Effizienz
Sharp OSA ist ideal für die Automatisierung und Optimierung von
Routineaufgaben – z. B. Scannen, Katalogisieren und Ablegen von
Dokumenten. Die Effizienz steigt. Fehler werden vermieden.
Einfache Integration und mühelose Implementierung
OSA-Anwendungen von Sharp verwenden Protokolle und
Benutzeroberflächen nach Branchenstandard und werden über
das Netzwerk implementiert, was eine problemlose, schnelle
Integration und Unterstützung ermöglicht.
Eine Investition, die sich auszahlt
Die OSA-fähigen MFPs von Sharp erleichtern jedem Nutzer im
Unternehmen die tägliche Arbeit. Sie stehen nicht am Ende
der Dokumentverarbeitung, sondern sind das Kernstück des
Informationsflusses.
SHARP OSA: EINE NEUE DENKWEISE
®
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