SIMPLIFYSCANA sharp choice in intelligent scanning

SimplifyScan ist eine intelligente Scanlösung, mit der Sie

Dokumente mühelos erfassen und Kopien an beliebige Stellen im

Netz weiterleiten, direkt von Ihrem Sharp MFP. Ein Tastendruck

und die Auswahl des Speicherordners für das Dokument genügen!

Dokumente lassen sich so schnell und effizient in jeden digitalen

Workflow integrieren. SimplifyScan sorgt dafür, dass jedes

Dokument als Datei mit durchsuchbarem Text im richtigen Ordner

abgelegt wird. Möglich sind Archivdateien, wie PDF oder PDF/A,

oder bearbeitbare Formate, wie Word oder Excel.

Über SimplifyScan kommunizieren Sie in Echtzeit bidirektional mit

Ihrem Netzwerk bzw. Ihrer Datenbank. Der Speicherort lässt sich

bequem über das Display des Sharp MFP auswählen, indem Sie

die einzelnen Ordner durchblättern und/oder Registerkarten und

Filter verwenden. Prozesse, die bisher manuell erledigt werden

mussten und mehrere Minuten in Anspruch nahmen, werden jetzt

innerhalb von Sekunden automatisch abgearbeitet. SimplifyScan

kombiniert Erfindungsgabe mit Benutzerfreundlichkeit. Das

Ergebnis: Eine leicht zu verwendende und intuitive Scanlösung, die

sich in alle Geschäftsprozesse integrieren lässt.

SIMPLIFYSCAN A sharp choice in intelligent scanning

SIMPLIFYSCAN: A SHARP CHOICE IN INTELLIGENT SCANNING

DIE HAUPTVORTEILE

• Preisgünstig und benutzerfreundlich

• Fügt sich nahtlos in vorhandene Workflows ein

• Einfache Handhabung über programmierbare Tasten

• Optimierte Produktivität und Effizienz

• Zieldateien mit durchsuchbarem Text

• Scannen in beliebige Anwendungen und Verzeichnisse

Scannen Sie direkt in Ihre Windows-Dateistruktur

Das zu scannende Dokument wird einfach in den Sharp-

Multifunktionsdrucker (MFP) eingelegt. Der Speicherort des gescannten

Dokuments kann am Display des MFP ausgewählt werden. Jeder

Benutzer kann sogar seine eigene Windows-Dateistruktur anzeigen und/

oder mit Registerkarten und Filtern den gewünschten Speicherordner

auswählen. Auch neue Ordner können direkt am MFP-Display

erstellt werden. SimplifyScan kann automatisch basierend auf den

im Dokument enthaltenen Daten wie Datum, Uhrzeit usw. an einer

beliebigen Stelle in der Dateistruktur einen Ordner anlegen. Darüber

hinaus können beim Scanvorgang weitere Daten hinzugefügt werden.

Diese Daten werden z. B. für den Dateinamen oder zur Angabe von

Dokumenteigenschaften verwendet. Nach Drücken der Start-Taste wird

das Dokument als Datei mit durchsuchbarem Text im gewünschten

Ausgabeformat und Verzeichnis gespeichert. Resultat: Dank

hochentwickelter Scanfunktionen arbeiten Sie deutlich produktiver.

In jede Geschäftsanwendung scannen

SimplifyScan kann Dokumente scannen und an der gewünschten

Stelle in Ihrer Windows-Dateistruktur ablegen. Wenn Sie jedoch eine

andere Anwendung, wie z. B. eine Finanz-, Dokumentenmanagement-,

CRM-, ERP- oder Kanzleisoftware verwenden, sind alle Daten über

die Geschäftspartner, Rechnungen usw. in der jeweiligen Datenbank

aufgeführt. In diesem Fall wäre es viel einfacher, Dokumente direkt in diese

Anwendung zu scannen und auch dort zu speichern. SimplifyScan kann

die Dokumente direkt am richtigen Platz in Ihrer spezifischen Anwendung

ablegen. Beantworte dazu lediglich eine oder zwei Fragen am Display des

Multifunktionsdruckers. Weitere Informationen über die Anbindung an

solche Anwendungen finden Sie auf www.simplifyscan.com.

DIGITALE ARCHIVIERUNG WAR NOCH NIE SO EINFACH WIE MIT SIMPLIFYSCAN!

FUNKTIONEN UND VORTEILE

SIMPLIFYSCAN A sharp choice in intelligent scanning

IN JEDE GESCHÄFTSANWENDUNG SCANNEN

Beschreibung

Scannen und speichern Sie direkt in Ihre Windows-Dateistruktur,

Microsoft SharePoint oder Ihre Geschäftsanwendung.

SimplifyScan arbeitet in Echtzeit mit der spezifischen Anwendung

in Ihrem Unternehmen zusammen. Sie können SimplifyScan

mühelos in Ihre vorhandenen Prozesse integrieren. Produktivität

und Effizienz steigen.

Vorteile

- Gesteigerte Produktivität und Effizienz

- Nahtlose Integration in Ihre vorhandenen Workflows

- Scannen direkt in Ihre Windows-Dateistruktur, E-Mail-

Anwendung, Standardverzeichnis oder Geschäftsanwendung

- Direktes Scannen an eine E-Mail-Adresse über LDAP

DURCHSUCHBARE PDF- UND PDF/A-DATEIEN (OCR)

Beschreibung

Mit SimplifyScan können erfasste Dokumente zur

Archivierung in durchsuchbare PDF- und PDF/A-

Dateien konvertiert werden. Durch OCR (optische

Zeichenerkennung) werden die Dokumente durchsuchbar.

Gescannte Dokumente lassen sich dadurch leichter finden

und abrufen.

Vorteile

- Problemloses Abrufen von Dokumenten

- Durchsuchbare Dokumente

- Hinzufügen von PDF-Dateieigenschaften

- Anhängen neuer Scans an vorhandene PDF-Dateien

E-MAIL-FÄHIGKEIT

Beschreibung

SimplifyScan kann gescannte Dokumente direkt an eine

E-Mail-Adresse senden. Nach dem Scannen konvertiert

SimplifyScan das Dokument in eine PDF-Datei mit

durchsuchbarem Text und hängt diese an eine neue E-Mail

an. Mithilfe eines LDAP-Connectors können Sie im

adressbuch den gewünschten Kontakt suchen und das

Dokument mit einem einfachen Tastendruck versenden.

Eine Kopie der E-Mail wird automatisch im Ordner

Gesendete Objekte Ihrer Mailbox gespeichert.

Vorteile

- Schnelles Versenden gescannter Dokumente per E-Mail

- Gesteigerte Effizienz

- Problemloses Abrufen versandter Objekte

BATES-STEMPEL UND REVISIONSPFAD

Beschreibung

Mit Bates-Stempeln können Sie beim Scannen Rechts-

und Geschäftsdokumente durchnummerieren oder mit

Datums-/Uhrzeitmarkierungen versehen, um ihre

Rechtsgültigkeit oder Vollständigkeit zu gewährleisten. Text

und Nummerierung sowie Position und Ausrichtung des

Stempels sind frei wählbar.

Vorteile

- Gewährleistung der Authentizität durch fortlaufende

Nummerierung oder Markierung

- Optionale Aufzeichnung durch das System in einer Prüfdatei

ZAHLREICHE AUSGABEFORMATE

Beschreibung

SimplifyScan kann gescannte Dokumente in verschiedene

Ausgabeformate wie PDF, JPG, TIFF, Word, Excel oder

OpenOffice konvertieren. Für Dokumente, die nach dem

Scannen weiterbearbeitet werden sollen, können Sie Word

erwenden; zum Archivieren ist das PDF-Format ideal.

Vorteile

- Ausgabe in bearbeitbaren Dateiformaten

- Ausgabe als Archivdatei- Bildausgabe

PERSONALISIERTE VORLAGEN UND AUTHENTIFIZIERUNG

Beschreibung

Melden Sie sich einfach mit einem eindeutigen Active

Directory-Nutzernamen oder Namen/Passwort an. Oder, je

nach verwendeter Authentifizierungsmethode, ziehen Sie

Ihre Chipkarte durch oder geben eine PIN ein. Nach der

Authentifizierung wird Ihr Nutzername angezeigt und es wird

Ihr persönliches Scan-Menü aufgerufen. Die Angabe einer

E-Mail-Adresse oder eines Standardverzeichnisses ist nicht

nötig – alle Daten werden von Active Directory oder der lokalen

Benutzerdatenbank abgerufen. Damit kommt jedes Dokument

sicher und präzise ans Ziel.

Vorteile

- Personalisierte Scanvorlagen

- Dokumente kommen sicher und präzise ans Ziel

- Sie scannen ohne Eingabe zusätzlicher Daten an Ihre

persönlichen Speicherziele

DATENERKENNUNG

Beschreibung

Mit Zone OCR können Sie Dokumente automatisch verarbeiten.

Erstellen Sie eine Suchoption für Werte, die in Dokumenten

enthalten sind, oder treffen Sie eine Vorauswahl der Bereiche, in

denen Metadaten zu finden sind. Die Werte werden in die

Eigenschaften der PDF-Datei übernommen und zum Benennen

von Dokumenten, Erstellen von Ordnern und Weiterleiten von

Dokumenten verwendet.

Mit dem Barcode-Modul können außerdem im Dokument

vorhandene Barcodes gelesen werden. SimplifyScan liest

den Wert ab und extrahiert die Metadaten. Verwende barcodes

zum Scannen in Stapelverarbeitung und mache die Eingabe von

Metadaten am Gerät überflüssig.

Vorteile

- Extrahieren von Daten aus Dokumenten

- Scannen in Stapelverarbeitung

KEINE CLIENT-ANWENDUNG

Beschreibung

SimplifyScan residiert auf einem zentralen Server und nur der

IT-Adiministrator muss darauf zugreifen. Eine Installation der

Software auf den einzelnen Clientcomputern der Benutzer

ist nicht nötig. Die Installation ist einfach und es ist keine

Benutzerschulung erforderlich, die Benutzer arbeiten direkt am MFP.

Vorteile

- Keine Schulung erforderlich

- Zentrale Installation, keine Installation auf lokalen Clientcomputern

SIMPLIFYSCAN A sharp choice in intelligent scanning

Schritt 1

Legen Sie das zu erfassende Dokument in den Sharp MFP ein.

Schritt 2

Drücken Sie in der SimplifyScan-Oberfläche auf die

vordefinierte Taste Ihrer Wahl und wählen Sie das Speicherziel

für Ihr Dokument aus.

Schritt 3

Mit SimplifyScan ist eine bidirektionale Kommunikation zwischen

dem Sharp MFP und Ihrem Netzwerk/Ihrer Datenbank möglich.

Wählen Sie einfach am Display des Sharp MFP den gewünschten

Speicherordner aus einer von Ihrer Datenbank erstellten Liste aus.

Schritt 4 Drücken Sie die Start-Taste, um das Dokument zu erfassen und

zu speichern. SimplifyScan liefert die gescannten Dokumente

im gewünschten Ausgabeformat: PDF/A, JPEG, Excel, Word,

TIFF oder OpenOffice.

Schritt 5

Das Dokument wird anhand Ihrer Eingabe am Sharp

MFP im richtigen Netzwerkpfad und im gewünschten

Ausgabeformat gespeichert. Sie können Dokumente nicht

nur in Ihrer Windows-Ordnerstruktur, sondern auch in

zahlreichen Anwendungen speichern: Finanzen/Buchhaltung,

Dokumentenverwaltung, CRM, ERP oder Kanzleisoftware.

EINFACHE SCHRITTE ZUR INTELLIGENTEN ABLAGE

Alle in dieser Broschüre beschriebenen Funktionen basieren

auf Sharp OSA® (Open Systems Architecture), eine

Entwicklungsplattform, mit der Ihr Multifunktionsdrucker im Büro

zu einer Leitstelle für Dokumente im gesamten Unternehmen

wird.

Deshalb können die MFPs der neuen Generation so viel mehr

als nur drucken, kopieren, faxen und scannen. Mit Sharp

OSA geben Ihnen die neuen Geräte direkten Zugriff auf Ihre

Netzwerkanwendungen – und die Workflows werden schneller,

einfacher und effizienter.

Automatisierung für Genauigkeit und Effizienz

Sharp OSA ist ideal für die Automatisierung und Optimierung von

Routineaufgaben – z. B. Scannen, Katalogisieren und Ablegen von

Dokumenten. Die Effizienz steigt. Fehler werden vermieden.

Einfache Integration und mühelose Implementierung

OSA-Anwendungen von Sharp verwenden Protokolle und

Benutzeroberflächen nach Branchenstandard und werden über

das Netzwerk implementiert, was eine problemlose, schnelle

Integration und Unterstützung ermöglicht.

Eine Investition, die sich auszahlt

Die OSA-fähigen MFPs von Sharp erleichtern jedem Nutzer im

Unternehmen die tägliche Arbeit. Sie stehen nicht am Ende

der Dokumentverarbeitung, sondern sind das Kernstück des

Informationsflusses.

SHARP OSA: EINE NEUE DENKWEISE

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