Weg von Notes/Domino, koste es was es wolleErfahrungen aus dem Leben eines SystembetreuersEC15 | Track 4 – Session 2 | Torsten Link (Tode)
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Weg von Notes/Domino, koste es was es wolle.
Wie kommt es zum "Projekt Migration"
Welche Gründe gibt
Welchen Verlauf nimmt das Projekt üblicherweise (bevor es losgeht)
Und wann werden die Admins gefragt?… und wann die User?
Was wird migriert (In scope / Out of scope)
Wie wird migriert
Wie können / müssen wir (von Notes / Domino- Seite) unterstützen
Welche Aufgaben kommen auf alle zu
Welche Werkzeuge solltet Ihr parat haben
Wie lange dauert die Migration
Ablösung einer Applikation
Und was kommt danach?
Fazit
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Wie kommt es zum „Projekt Migration“
Übernahme / Fusion
Entscheidung in der Führungsebene
„Outlook kenne ich von der letzten Firma“
Golfplatz…
Lizenzverhandlungen mit Microsoft
Lizenzverhandlungen mit IBM
Fazit: In den wenigstens Fällen geht das Projekt von einer zwingenden technischen Notwendigkeit aus.
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Welche Gründe gibt es (angeblich)TCO – Das Lieblingsargument überhaupt
Outlook kostet ja „nix“
Hardwarekosten spielen keine Rolle
Aufwand für Migration wird ignoriert
Administrationsaufwand?
Die Anwender
Akzeptanz der Software
Schulungsbedarf („Jeder kennt Outlook von zu Hause“)
Die Administratoren
Weniger Administrationsaufwand (Serverseitig)
Updates automatisch (Windows Update)
Softwareverteilung problemlos
Die Features
Notes / Domino kann nicht ___________ (hier das Feature der Wahl einsetzen)
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Welchen Verlauf nimmt das Projekt üblicherweise (bevor es losgeht)
Eine Studie wird in Auftrag gegeben
Das Ergebnis steht schon vorher fest
Im Zweifel dürfen über das „Verliererprodukt“ Unwahrheiten in der Studie stehen, vorzugsweise wird mit sehr alten Versionen der Software verglichen
Fehlende Features werden alle akribisch aufgelistet
Features, bei denen das Wunschprodukt schlechter abschneidet werden nicht erwähnt
Ein Konzept für die Migration wird aufgestellt
Klare Zeitvorgaben für die Migration
Theoretische Vorgehensweise
Definition des „Wer“
Definition des „Was“
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Und wann werden die Admins gefragt?
Zur bestehenden Infrastruktur?
Zu verwendeten Features??
Zum Umfeld (Zusatzprodukte)???
Zur Umsetzbarkeit des Konzeptes????
Häufig gar nicht…
Und die Benutzer?
…
Fazit: Eine erfolgreiche Migration funktioniert nur, wenn man die Admins UND die Benutzer von Anfang an mit ins Boot nimmt.
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Was wird migriert: Was ist „in scope“, was „out of scope“
Mail ist typischerweise „in scope“ in verschiedenen Ausprägungen:
Gesamte Mail (eher selten, die Datenmengen stellen das Zielsystem sowie die Migrationstools vor grössere Probleme)
Mail der letzten x Monate, der Rest bleibt in Notes
Mail ja, Archiv (sofern vorhanden) nein
Kalender wird üblicherweise migriert
Änderungen (Serientermine, Einladungen, etc. ) sind typischerweise im neuen System nicht möglich, Termine müssen in dem Fall neu angelegt werden.
ACHTUNG: Koexistenz / Kooperation während der Migrationsphase ist meist NICHT berücksichtigt
Kontakte: Meist problemlos (ausser Fieldmapping)
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Was wird migriert: Was ist „in scope“, was „out of scope“
NAB (Personen / Gruppen) werden häufig neu angelegt.
Zentrale Adressbücher / Abteilungsadressbücher
Können je nach Zielsystem übernommen werden, meist manueller Aufwand
Mailin- Datenbanken
Werden in der Planung häufig „vergessen“
Stellen je nach Zielsystem kleinere oder größere Probleme dar
Applikationen sind IMMER „out of Scope“ und werden später „gesondert betrachtet“
Angebundene / verwandte Systeme werden meist gesondert betrachtet (also vergessen)
SMTP- Mails (MuFu- Drucker, Scanner, Host- Systeme, Überwachungen, Anwendungen)
Fax
Telefonanlagenintegration
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Wie wird migriert
PIM mit den mitgelieferten Standard- Tools
Niemals…
PIM- Migration mithilfe von Kauf- Tools
Quest
BinaryTree
Mail / Kalender / Aufgaben werden von Server zu Server migriert
Achtung: Je nach Migrationswerkzeug Probleme bei:
Zu vielen Mails in einem Ordner
Zu großen Datenbanken
Zu vielen Ordnern
Kontakte: Vorher in die Mail synchronisieren (Kontakte synchronisieren)
Alles andere: Handarbeit über CSV und HTML / PDF
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Wie wird migriert - Mailrouting
mydomain.com
NOTESmydomain.com
ANDERESother.mydomain
.com
Mailadresse: [email protected]
Mailadresse: [email protected]
Weiterleitungsadresse: [email protected]
Mailadresse: [email protected]
Alias: [email protected]
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Wie wird migriert - Mailrouting
mydomain.com
NOTESnotes.mydomai
n.com
ANDERESmydomain.com
Mailadresse: [email protected]
Alias: [email protected]
Mailadresse: [email protected]
Weiterleitungsadresse: [email protected]
Mailadresse: [email protected]
Alias: [email protected]
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Wie können / müssen wir (von Notes / Domino- Seite) unterstützen
Istdaten analysieren und validieren
Datenmenge
Struktur der Daten (Anzahl Ordner, Anzahl Dokumente in Ordnern)
Datenkonsistenz sicherstellen
Kontakte mit Server synchronisieren
Lokale Archive auf Server bringen (wenn in scope)
ggf. Serverinfrastruktur bereit stellen
spezielle Migrationsserver installieren
Service- Accounts mit Zugriff „auf alles“ einrichten
Servertasks aktivieren / konfigurieren (u.U. IMAP, POP)
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Wie können / müssen wir (von Notes / Domino- Seite) unterstützen
Mailrouting sicherstellen
Dummy- Domains für Domino und Zielsystem einrichten
mx- Einträge zum richtigen Zeitpunkt anpassen
Benutzerdokument bei Migration im Batch anpassen
Mailsystem korrigieren
Weiterleitungsadresse eintragen
ggf. Aliasse für den Rückweg eintragen
Kalendaring ermöglichen
Sobald Weiterleitung eingetragen, geht „Standard“ nicht mehr � Zusatztools nötig
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Wie können / müssen wir (von Notes / Domino- Seite) unterstützen
„Out of scope“- Daten bereitsstellen, die auf Anwenderdruck plötzlich „in scope“ sind
Abwesenheitsagenten
Mailregeln
Persönliche Journale
„Wissensdatenbanken“
Zugriff auf die Daten sicherstellen, die nicht migriert werden, aber trotzdem noch benötigt werden
iNotes- Zugriff auf Archive
Datenbanken webfähig machen
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Welche Aufgaben kommen auf Euch zu
Primäraufgabe (laut Konzept): Datenmigration, Überwachung des Prozesses
Tatsächliche Hauptaufgabe: Anwendern die „strategische Entscheidung“ erklären, wegen der genau IHRE Daten nicht auf das neue System übernommen werden.
Daten bereitstellen, die dann doch irgendwie migriert werden sollen
Anwenderschulung für das neue System oder zumindest First Level Support
Entgegen der Aussagen kennt sich doch nicht jeder mit Exchange aus oder das Webmail-System ist doch nicht so intuitiv wie gedacht
„Hey, Du hast mir doch immer bei Mailproblemen geholfen“… Das werdet Ihr auch im neuen System nicht los
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Welche Werkzeuge solltet Ihr parat haben
Excel- / CSV- Exporter für Applikationen
Als gesonderte Applikation oder als „Design- Element- Sammlung“ (in Ziel-DB „kopieren“)
Gewählte Dokumente
Alle Dokumente eines bestimmten Typs
Ansichtsinhalte
Dokumenteninhalte
Attachment- Exporter
Automatisch in entsprechende Verzeichnisse sortieren
Doppelte Dateinamen berücksichtigen
Länge des gesamten Pfades berücksichtigen
XML Exporter (für die „Fiesen“ unter Euch)
HTML - / Mime- / PDF- Konverter für Richtextitems
Selbst programmieren � Pain…
Kaufprodukte (Notes2PDF, etc.)
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Wie lange dauert die Migration
Projektziel ist fast immer „wenige Monate mit minimalem Parallelbetrieb beider Lösungen“
Die eigentliche Datenmigration geht grundsätzlich um den Faktor 2-3 mal so lange, wie die pessimistischsten Schätzungen ergeben haben.
Erfahrung für reine Mailmigration: ca. 1-2 Tage pro 100 User
Während der Migration werden -ebenfalls erfahrungsgemäß- die Zielserver 1-2 mal aufgestockt (entweder Platten oder CPU / Memory oder beides), weil man feststellt, dass die „Performance irgendwie nicht so ist, wie man das erwartet hat“
Tatsächliche Dauer für die reine Mailmigration: 1-2 Jahre
Applikationen hat man dann noch gar nicht begonnen…
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Ablösung einer Applikation (Beispiel Sharepoint)
Dokumentation / Analyse der „gewachsenen“ Notes- / Domino- Anwendung
Erstellung eines Konzeptes für die Umsetzung der neuen Applikation
Programmierung der neuen Applikation
Umsetzen der Wünsche, die in der Dokumentation nicht drin waren, weil sie der Ersteller der Doku für selbstverständlich hielt (einfache Name- Picker, Links versenden, abhängige Kategorisierungen, Volltextsuche… )
ca. 5 Tage
ca. 5 Tage
ca. 10 Tage
ca. 5 Tage
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Und was kommt danach?
Back to Business as usual…
Die Applikationsentwicklung „schleicht“ sich wieder durch die Hintertür ein
Der Notes- Client konnte nicht abgelöst werden, wegen einzelner unternehmenskritischer Applikationen, die sich nicht migrieren lassen
Alte Applikationen werden plötzlich „schön“ gemacht, damit sie in der schönen neuen Infrastruktur Platz haben
Lizenzen werden erneuert…
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FAZIT
Auch nach einer Migration bleibt jede Menge zu tun.
Nach der Migration ist vor der Migration
Alles bleibt besser…
|04.03.2015 Dies ist ein Platzhaltertext für Ihre Fußzeile 21
Zeit für Ihre Fragen.
Weitere Infos:bechtle.com
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