Deep Dive zur geplanten Neufassung der GoBD

Die GoBD(neu) in der Analyse

Stefan GroßPeters, Schönberger & Partner

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Die vorliegenden Ausführungen geben die persönliche Meinung des Autors zur derzeitigenRechtslage wieder und enthalten lediglich einen Überblick über einzelne Themenkomplexe. SpezielleUmstände einzelner Fallkonstellationen wurden nicht berücksichtigt; diese können durchaus zuabweichenden Betrachtungsweisen und/oder Ergebnissen führen. Die dargestellten Ausführungenkönnen daher keine rechtliche oder steuerliche Beratung ersetzen; bitte holen Sie eine auf IhreUmstände zugeschnittene, weitere Entwicklungen berücksichtigende Empfehlung Ihres Steuer-beraters oder Wirtschaftsprüfers ein, bevor Sie Entscheidungen über die in diesen Ausführungenbesprochenen Themen treffen. Die Finanzverwaltung und/oder Gerichte können abweichendeAuffassungen zu den hier behandelten Themen haben oder entwickeln.

Disclaimer

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Ihre Crew

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Klarer Trend zur Digitalisierung des Steuerrechts …

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GoBD

XRechnung

E-Rechnung

MobilesScannen

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Wrap-UpGoBD

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GoBS und GDPdU-Nachfolger

Allgemeine Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit

Anforderungen an die Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen

Anforderungen an die Aufbewahrung

Vorgaben zum Datenzugriff

Elektronische Erfassung von Papierdokumenten

Verfahrensdokumentation

Die GoBD im Überblick

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GoBD(neu) legitimierenMobiles Scannen

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Mobile Capture – Vom Smartphone in die Buchführung

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Mehrwert

Mobiles Ablichten von Reisekostenbelegen, Tankquittungen oder Hotelrechnungen

Ortsunabhängig

Direkte Anbindung an DMS/ECM

Direkte Mitarbeiter-Integration in die Prozesskette

Direkte Prozessübergabe Rechnungsprüfung, Zahlungsfreigabe und Aufbewahrung

Deutliche Reduzierung des administrativen Aufwands und der Durchlaufzeiten

Mehrwert Mobiles Scannen

Was sagt das Steuerrecht?

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GoBD gestatten Mobiles Scannen (Klarstellung)

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Erfassung von Handels- oder Geschäftsbriefen sowie Buchungsbelegen, welche in Papierform empfangen wurden, kann mit den verschiedensten Arten von Geräten wie Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scanstraßen erfolgen (Technologieneutral)

Damit erkennen die GoBD(neu) die bildliche Erfassung von Papierbelegen an, unabhängig davon, ob der Scan- bzw. Fotografiervorgang mobil, stationär, zentral oder dezentral erfolgt

Unabhängig von der jeweiligen technischen Ausprägung müssen allerdings die Anforderungen der GoBD durchweg erfüllt werden

Bildliche Erfassung mobiler Geräte (z. B. Smartphones) auch im Ausland zulässig, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen werden und dort direkt erfasst werden

Wir sprechen über den Entwurf einer Neufassung !

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Die GoBD im Kontext des Mobilen Scannens – Anforderungen konkret

Anforderung

Das Scanergebnis ist so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlichübereinstimmt, wenn es (über das DV-System per Bildschirm) lesbar gemacht wird

Alle Belege, die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt wurden, dürfen nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden (Verfügbarkeit und Unveränderbarkeit)

Der mobil erfasste Beleg ist mit einem eindeutigen Index zu versehen, der zentral für alle Belegarten vergeben wird

Der fotografisch generierte und via App übermittelte Beleg ist zeitnah ins Unternehmens-archiv zu überführen (Zeitgerechtheit)

Für Zwecke des Datenzugriffs sind die digitalisierten Belege bereitzustellen(maschinell auswertbar)

Steuerliche Verfahrensdokumentation, die für den End-to-end-Prozess dezidiert darlegt, wie die Anforderungen der GoBD eingehalten werden („GoBD-Kontrollumfeld“)

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Digitale Reisekostenabrechnung

MobilesScannen

StationäresScannen

Originärelektronisch

Verschiedene Eingangstypologien beachten !

GoBD-Kontrollumfeld und Verfahrensdokumentation

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Verfahrensdokumentation als roter Faden

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Verfahrensdokumentation als „Must-have“

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Scannen, bildliche Erfassung, Mobiles Scannen, …

(Elektronischer) Belegeingang und Belegausgang

Elektronische Aufbewahrung und Datenzugriff

Steuerliches IKS, Tax CMS, …

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Dokumentation nach Best Practice

1 Überblick und Zielsetzung (Zielsetzung, steuerliche Vorgaben/GoBD,

generischer Aufbau, Überblick sachlogische Prozesse, Mitgeltende Unterlagen)

2 Aufbauorganisation (Kurzportrait, Organigramm, Internes Kontrollsystem (IKS),

Aktivitäten-Split, Cloud-Lösung)

3 Sachlogische Beschreibung Mobiles/Stationäres ScannenGoBD-Anforderung – Sachlogik – GoBD-Kontrollumfeld – Mitgeltende Unterlagen

5 Elektronische AufbewahrungGoBD-Anforderung – Sachlogik – GoBD-Kontrollumfeld – Mitgeltende Unterlagen

6 Bereitstellung (Z1 bis Z3)GoBD-Anforderung – Sachlogik – GoBD-Kontrollumfeld – Mitgeltende Unterlagen

7 IT-Umfeld (Überblick, GoBD-Anforderungen, IT-Komponenten, IT-Kontrollumfeld (ITGC),

IT-Kontrollumfeld Dienstleister, Mitgeltende Unterlagen)

4 RechnungseingangsprüfungUStG-Anforderung – Sachlogik –UStG-Kontrollumfeld – Mitgeltende Unterlagen

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Hauptdokumentmit im Wesentlichen

unveränderten Inhalten+

Referenzen auf die Unterdokumente Verträge, Protokolle, …

Arbeitsanweisungen, …Verfahrens-beschreibungen

im Detail

Technische Unterlagen,Handbücher, …

Versionierung und Aufbewahrung beachten:Alle Bestandteile einer Verfahrensdokumentation sind aktuell zu halten und

über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (zehn Jahre) aufzubewahren.

Mitgeltende Unterlagen und Sekundärdokumente

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Neues zur Aufbewahrung

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evtl.Konvertierungen

„OriginäresFormat“

Papieraufbewahrung

Originalkann digitalisiert werden GoBD

Elektronische Aufbewahrung

Papierrechnung

E-Rechnung

Aufbewahrung: Digitalisate vs. originär elektronisch

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GoBD gestatten künftig Scannen im Ausland

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Neufassung ortsneutral

Bildlichen Erfassung mobiler Geräte (z. B. Smartphones) auch im Ausland zulässig, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen werden und dort direkt erfasst werden

Dazu wird es nicht beanstandet, wenn papierbasierte Ursprungsbelege im Rahmen einer bereits genehmigten Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland an den Ortder elektronischen Buchführung verbracht und dort bildlich erfasst (digitalisiert) werden

Voraussetzung: Die Digitalisierung erfolgt zeitnah zur Verbringung der Papierbelegeins Ausland

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Aus aktuellem Anlass: Aufbewahrung im Ausland

EU-Ausland

Antrag nach § 146 Abs. 2a AOGrundsatz: Inland

E-Rechnung § 146 Abs. 2a AO

Drittland

§ 14b UStGOnline-Zugriff

Cloud-Systeme sind nach der Neufassung explizit in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen

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GoBD(neu) erleichternKonvertierung

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Anforderungen an das ersetzende Konvertieren

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Die isolierte Aufbewahrung der konvertierten Fassung ist unter bestimmten Voraussetzungen ausreichend (Bildung von „Äquivalenzklassen“)

Es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen

Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation)

Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren

Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werdennicht eingeschränkt

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Denken in Äquivalenzklassen

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TIF

PDF

XML

PDF

TIF

TIF/PDF

Original Konvertierung

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E-Mails nicht vergessen

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Sonderfall(e) E-Mails

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Grundsatz: E-Mails sind als Handels- und Geschäftsbriefe aufbewahrungspflichtig

Keine Aufbewahrungspflicht soweit nur als „Transportmittel“

Außersteuerliche Gründe beachten

Datenschutz – DSGVO !

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Mathematisch technische Auswertungen

Volltextsuche Prüfung im weitesten Sinne

Maschinelle Auswertbarkeit

„IDEA-Auswertbarkeit“ E-Mails/DMS Bildschirmabfragen etc.

Maschinelle Auswertbarkeit und Datenzugriff

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evtl.Konvertierungen

„OriginäresFormat“

RFC 2322MSG

„OriginäresFormat“

evtl.Konvertierungen

Attachment

Mail

… mit oder ohne Attachement

…XLS, DOC, …

…

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Die GoBD(neu) im Überblick

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GoBD 2.0 – Die geplante Neufassung im Überblick

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Das Fotografieren von Belegen durch mobile Geräte (Mobiles Scannen) ist dem stationären Scanvorgang gleichgestellt

Zulässigkeit der bildlichen Erfassung durch mobile Geräte im Ausland

Das Verbringen von Papierbelegen ins Ausland mit anschließender Digitalisierung ist zulässig

Unter bestimmten Voraussetzung ist die Aufbewahrung einer Konvertierung ausreichendund es bedarf nicht weiter der Aufbewahrung der Ursprungsversion

Cloud-Systeme sind explizit in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen

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Was hat dies alles mit Italien zu tun ???

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1. Erstellung

E-Rechnung

XML

Rechnungsaussteller Fiskus Rechnungsempfänger

SdI

2. Übermittlung 3. Kontrolle und

Validierung

5. Bestätigung

4. Zustellung

6. Abruf

E-Rechnung

XML

ArchivArchiv(optional)

7. Archivierung7. Archivierung

Italien macht E-Rechnung zur Pflicht

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Einheitliches Datenformat für alle

Standardformat fürautomatisierte Prozesse

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Italienische Verhältnisse befeuern TaxTech …

Gesamter Belegflussdigital verfügbar

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3

TaxTech

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Weiterführende Informationen und Arbeitshilfen

www.psp.eu/gobd

www.psp.eu/e-rechnung

www.psp.eu/tax-compliance

www.psp.eu/e-rechnung

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Der PSP GoBD-Alert

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Sie können sich kostenlos registrieren unter: www.psp.eu/abo

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Webinare im „Landeanflug“

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Anmeldung zu den PSP-Webinaren unter: www.psp.eu/webinare

Datum Webinar-Thema

10. April 201910:00 – 11:00 Uhr

DSGVO und Geschäftsführerhaftung

30. April 201910:30 – 11:30 Uhr

Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain

3. Mai 201910:00 – 11:00 Uhr

Vision Tax Tech

8. Mai 201910:30 – 11:30 Uhr

DSGVO und B2B-Direktmarketing

9. Mai 201910:30 – 11:30 Uhr

Anzeigepflichten für Steuergestaltungen:Überblick zum aktuellen Gesetzesentwurf

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !

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Peters, Schönberger & PartnerRechtsanwälte Wirtschaftsprüfer SteuerberaterSchackstraße 280539 MünchenTel.: +49 89 3 81 72 - 0Fax: +49 89 3 81 72 - 204 E-Mail: psp@psp.euInternet: www.psp.eu

Stefan Großs.gross@psp.eu

Pilot

Jakob Hamburgj.hamburg@psp.eu

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