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1
Enterprise Content ManagementDr. Ulrich Kampffmeyer
Euroforum
2-Tage-Intensiv-Workshop
Köln, 12. – 13.12.2001
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Dokumentation der Flipcharts
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Was erwarten Sie vom Workshop ?
• Informationen zu Archivierung und Workflow (1)• Informationen zu DMS (2)• Positionierung Workflow (3)• Veränderungen Rechtssituation (3)• Abgrenzung Knowledge Management, Enterprise
Content Management, Web Content Management (2)• Intranet-Lösungen (1)• Entwicklung und Trends Informationsmanagement (1)• Mehr Wissen zu Enterprise Content Management (2)
Anzahl Nennungen in Klammern
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Die vier „i“ der WebSite-Entwicklung
i1 Image
ca. 65% aller WebSites im Internet
i2 Information
ca. 20% aller WebSites im Internet
i3 Interaktion
(z.B. auch B2C ...) ca. 10% aller WebSites im Internet
i4 Integration
(zusammengeführte Internet-, Extranet- und Intranet-Lösungen mit Backoffice&Legacy-Integration) < 1%
aller WebSites im Internet
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5 0110011304
• Verwaltung der Dokumentewährend des Lebenszyklusin Notes
• Nur für Langzeitarchivierung Import aus und Re-Import zurück in Notes
• Notes- und diverse Attachment-Formate
• Nutzung Archiv nur eingeschränkt außerhalb von Notes möglich
Notes-Client
DMSEnabling
SchnittstelleDB
Index Archiv
DB
Notes
Anwendungs-funktionen
DB-Verwaltung
DynamischesDokumenten-Management
Notes/Domino und ArchivierungFlache Integration
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6 0110011304
• Frühe Auslagerung von Daten und Dokumenten aus Notes
• Nutzung eines DMS mit Indexdatenbank für Ablage und Archivierung
• Import aus und Re-Import zurück in Notes
• Konvertierung in neutrale Formate• Nutzung des Archives auch
außerhalb von Notes
Notes-Client
DMSEnabling
Interface/Konverter
DB
Index
Archiv
Ablage
DB
Notes
Anwendungs-funktionen
temporäresCaching
Notes/Domino und ArchivierungTiefe Integration
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Rapid Prototyping versus Standard-Vorgehen
Rapid Prototyping Standard-Vorgehen
Kriterien überschaubares Fachliche, technische undUmfeld organisatorische Vorbereitung
nötig
Risiken Fehlschlag durch Aufwendiges und zeitinten-falsche Produktauswahl sives Vorgehen, geringe
und mangelnde organi- Risikensatorische Vorbereitung
Vorgehen 1. Anforderungsdefinition 1. Zielsetzung2. Vorbereitungsphase3. Fachliche Definition
2. Produktauswahl 4. Produktauswahl5. Vertragsmanagement
3. Prototyping 6. Pilotierung4. Vertragsmanagement5. Optimierung 7. Produktivversion6. Rollout 8. Rollout
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Websites
• Erwähnte WebSites mit Inhalten zum Thema:http://www.doq.dehttp://www.contentmanager.dehttp://www.knowledgemarkt.de
• PROJECT CONSULT Websitehttp://www.project-consult.com
Rubrik „Wissen“, Unterrubrik “Archiv“Passwort und Kennung für den geschützten Bereich:Kennung: PCA10901Passwort: Austern
Weitere Informationen in den Unterrubriken von „Wissen“:„Was ist ...“„Glossar“„Artikel“„Download“
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Benutzte Folien des vorbereiteten Vortrages
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PROJECT CONSULTPROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg
Geschäftsführer PROJECT CONSULT International Ltd., London Managing Partner
AIIM Association of Information and Image Management International AIIM International, Washington D.C., Silver Springs
Member of the International Advisory Board AIIM Europe, London-Datchett
Executive Director, Vice-Chair of the European Board of Directors
Europäische Kommission, DLM, BrüsselMember of the DLM-Monitoring CommitteeChair of the DLM/ICT-Industry Working Group
BITKOM e.V., AK KEM Knowledge Engineering und ManagementMitglied des Vorstands
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Agenda – 1. Seminartag
09:00 Begrüßung
09:15 Enterprise Content Management
Markttrends
13:00 Mittagessen
14:00 Auswahl, Einführung und Betrieb
17:30 Ende des 1. Seminartages
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Agenda – 2. Seminartag
09:00 Veränderungen der Rechtssituation
Sicherheitsanforderungen an ECM-Lösungen
13:00 Mittagessen
14:00 Grundsätzliche Migrations- und
Anwendungsszenarien
Typische Anwendungsszenarien
(Banken, Versicherung, Pharma, Öffentliche
Verwaltung)
Abschlussdiskussion
16:30 Ende des 2. Seminartages
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Enterprise Content ManagementEingrenzung & Definition
Content Management (ECM, WCM)
Document Related Technologies
Architektur von ECM-Lösungen
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WEB CONTENT MGT. DOCUMENT MGT. IMAGINGEAI
E-PROCESS MGT. DATA MINING PORTALSSTORAGEMOBILE APPLIANCE
CONTENT MGT. COLLABORATION KNOWLEDGE MGT.
ENTERPRISE CONTENT
MANAGMENT
ORDERPROCESSING
WAREHOUSEMANAGEMENT
ERPSHIPPINGSYSTEMS
ELECTRONIC BILLPRES./PAYMENT
FULFILLMENT(BACK-OFFICEAPPLICATIONS
DATABASES STORAGE NETWORKINFRASTRUCTURE
E-COMMERCEE-COMMERCE SALESAUTOMATION
SALESAUTOMATION CRMCRM SUPPLY-CHAIN
MGT.SUPPLY-CHAIN
MGT.MARKETING
CAMPAIGN MGT.MARKETING
CAMPAIGN MGT.COMMERCE
(FRONT-END APPLICATIONS
PORTALSPORTALS
B2EB2E
B2CB2C
B2B B2B
BROWSERSBROWSERS
Von DM zu ECM Komponenten-Architektur
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Von DM zu ECM ECM Architektur
Create Manage DeliverCapture-email-paper-feeds
Officeapps
Webapps
Kunde
Unternehmen
Pe
rso
na
lisie
rter
Co
nte
nt
Mobil
PropertiesMeta data
DatenbankenFederated repository
Au
tom
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ED
M S
ervi
ces
Intranet/extranet Infrastruktur
CM Products
Te
mp
late
s &
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les
De
sig
n &
dev
ice
s
Regierung
Quelle Strategy Partners
FirmenAnwend.
Document bases
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Von DM zu ECM ECM Architektur
Create Manage DeliverCapture-email-paper-feeds
Officeapps
Webapps
Kunde
Unternehmen
Pe
rso
na
lisie
rter
Co
nte
nt
Mobil
PropertiesMeta data
DatenbankenGemeinsamer Speicher
Au
tom
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M S
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ces
Intranet/extranet Infrastruktur
CM Products
Vo
rlag
en &
Stil
e
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n &
dev
ice
s
Regierung
Quelle Strategy Partners
FirmenAnwend.
Dokumenten Grundlage
Eine
zukünftige Basis-
Technologie
XML
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Alles nur eine Frage der Definition ?
• von Groupware zum Knowledge Management • vom Dokumenten-Management zum Content
Management• vom elektronischen Archiv zum Document
Warehouse • von OCR und ICR zur automatischen Klassifikation• vom Workflow zu CRM Costumer Relationship
Management und SCM Supply Chain Management • von Intranet-Document-Management zum
Enterprise Portal• von Enterprise-Document-Management-Solutions
(EDMS) zu eBusiness und Enterprise Content Management
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Enterprise Content Management
“The technologies used to create, capture, customize,
deliver, and manage enterprise content to support
business processes.”
Von DM zu ECMAIIM’s Definition von ECM
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Unstructured Content
AIIM’s Definition of ECM
DataBusiness Processes
CUSTOMIZE
CAPTURE
DELIVER
MANAGE
CREATE
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Was ist der Unterschied? Enterprise Content Management
DM KM ECMArchival Collaboration Federated RepositoryGroupware Groupware CollaborationWorkflow Workflow eProcessDocument ManagementDocument ManagementContent ManagementIntranet Intranet IntranetScanning Capture CaptureAuto-Categorization Auto-Categorization Auto-CategorizationRetrieval Intelligent Retrieval Search EnginesDocument Warehouse Data Mining Document WarehouseRecords Management Personalisation Web-Content-Management
Portal Portal
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Was ist der Unterschied? Knowledge Management
DM KM ECMArchival Collaboration Federated RepositoryGroupware Groupware CollaborationWorkflow Workflow eProcessDocument ManagementDocument ManagementContent ManagementIntranet Intranet IntranetScanning Capture CaptureAuto-Categorization Auto-Categorization Auto-CategorizationRetrieval Intelligent Retrieval Search EnginesDocument Warehouse Data Mining Document WarehouseRecords Management Personalisation Web-Content-Management
Portal Portal
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Was ist der Unterschied? Enterprise Content Management
DM KM ECMArchival Collaboration Federated RepositoryGroupware Groupware CollaborationWorkflow Workflow eProcessDocument ManagementDocument ManagementContent ManagementIntranet Intranet IntranetScanning Capture CaptureAuto-Categorization Auto-Categorization Auto-CategorizationRetrieval Intelligent Retrieval Search EnginesDocument Warehouse Data Mining Document WarehouseRecords Management Personalisation Web-Content-Management
Portal Portal
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Was ist der Unterschied? DM, KM & ECM
DM KM ECMArchival Collaboration Federated RepositoryGroupware Groupware CollaborationWorkflow Workflow eProcessDocument ManagementDocument ManagementContent ManagementIntranet Intranet IntranetScanning Capture CaptureAuto-Categorization Auto-Categorization Auto-CategorizationRetrieval Intelligent Retrieval Search EnginesDocument Warehouse Data Mining Information WarehouseRecords Management Personalisation Web-Content-Management
Portal Portal
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Definitionen Was ist Content ?
• Content (engl. Inhalt) sind Informationen in strukturierter, schwach strukturierter und unstrukturierter Form, die in elektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestellt werden
• Content ist nicht einfach eine Übertragung des Dokument-Begriffes. Content wird heute so verstanden, daß die Informationsobjekte Inhalt, Layout und Meta-Daten umfassen
• Strukturierter Content sind Daten, die in einem standardisierten Layout aus datenbankgestützten Systemen bereitgestellt werden (z.B. formatierte Datensätze aus einer Datenbank)
• Schwach strukturierter Content sind Informationen und Dokumente, die zum Teil Layout und Meta-Daten mit sich tragen, jedoch nicht standardisiert sind (z.B. Textverarbeitungsdateien)
• Unstrukturierter Content sind beliebige Informationsobjekte, deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann und die nicht eine Trennung von Inhalt, Layout und Metadaten besitzen (Bilder, GIF`s, Video, Sprache, Faksimiles etc.)
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DefinitionenWas ist Content Management ?
• Content Management Systeme im übergeifenden Sinn unterstützen
• die Erstellung von Content (direkt oder durch Anbindung)• die Verwaltung von Content (Content Management im engeren
Sinn)• die Bereitstellung von Content (Präsentation, Distribution)• die Kontrolle von Content (Rechte, Versionierung)• die Individualisierung von Content (Personalisierung, Sichten)
• Content Management im engeren Sinn bezeichnet lediglich die programmgestützte Verwaltung von Inhalten (Datenbanken, Archive etc.)
• Content Management ist die Weiterführung von Dokumentenmanagement mit Nutzung von Internet-Technologien
• Die Begriffe Content Management und CMS werden von den Anbietern undifferenziert benutzt
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DefinitionenWas ist Web-Content-Management ?
• Web-Content-Management umfasst die Verwaltung von Content auf internet-basierten Web-Sites und Portalen
• Web-Content-Management-Systeme (WCMS, WebCMS) lassen sich funktional wie folgt gruppieren:
• Redaktionssysteme zur Erstellung, Verwaltung und Beschickung von Web-Sites (Web-Editoren, Web-eProcess u.a.)
• Web-Site-Operating-Systeme, die den Content zur Laufzeit bereitstellen. Diese Systeme sind zunehmend Datenbank-basiert (Ablösung von HTML-hierarchischen Verzeichnissen)
• Web-Design-Werkzeuge zum Entwurf und Aufbau der Funktionalität eine WebSite
• Web-Publishing-Lösungen mit aktiver Informationsverteilung
• Web-CMS konzentriert sich auf die Bereitstellung von Content für offene Benutzergemeinschaften im Internet.
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DefinitionenWas ist Enterprise-Content-Management?
• Enterprise Content Management (ECM) geht vom Ansatz aus, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern („Unified-Global-Repository“-Ansatz, Data-/Document-/Content-Warehouse)
• ECM umfasst herkömmliche Informationstechnologien wie Dokumentenmanagement, Knowledge Management, Workflow, Archivierung etc. und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Portal- und anderen Internet-Technologien
• Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen
• ECM ist eine Basistechnologie von eBusiness zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der Prozesse
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DefinitionenWas ist eBusiness ?
• eBusiness ist mehr als eCommerce. eCommerce ist die Umsetzung herkömmlicher Geschäftstätigkeit mit Internet-Technologien
• eBusiness hat den Anspruch, interne und externe Nutzer zusammenzuführen:
• intern (Intranet, B2E Business to Employee, z.B. als Knowledge Management für die Mitarbeiter der NORD/LB),
• im Partnerverbund (Extranet, B2B Business to Business, z.B. in der Zusammenarbeit mit NSGV, LBS u.a.)
• im Außenverhältnis (Internet, B2C Business to Consumer, z.B. Bereitstellung von Informationen und Geschäftstransaktionen für Kunden)
• eBusiness ist inhalts- und prozessgetrieben. Es setzt die Integration unterschiedlichster Technologien und die Anpassung organisatorischer Prozesse voraus
• eBusiness schließt heute Lösungen wie eProcurement, Marktplätze, Collaborative Commerce, eCommunity, CRM, SCM etc. ein
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ECM Technologien: Applikationen mit Infrastruktur verbinden
Source: AIIM 2001 Industry Study
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ECM Technologien: Applikationen mit Infrastruktur verbinden
Basis Idee Nr. 1 Enterprise Content Management
als
integrative Middleware
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ECM Technologien: Applikationen mit Infrastruktur verbinden
Basis Idee Nr. 2 Enterprise Content Management
als
unabhängige Dienstefür alle Anwendungen
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ECM Technologien: Applikationen mit Infrastruktur verbinden
Basis Idee Nr. 3 Enterprise Content Management
als
ein einheitliches, übergreifendesEnterprise Repository
für jeden Informationstyp
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• Aktuellen Integrations- und Lösungsszenarien
• Aus den Beispielen werden die geeigneten Produkt- und Lösungsansätze abgeleitet
• Es gibt keine grüne Wiese!
Anwendungsszenarien bestimmen den Lösungsansatz
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Elektronische Archivierung
• Records Management• Der Begriff „elektronische Archivierung“ entspricht dem
„Records Management“ im englischen Sprachgebrauch
• Langzeitarchivierung• Unter „elektronische Langzeitarchivierung“ versteht man die
Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren
• Revisionssichere Archivierung• Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man
Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten
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Elektronische Archivierung
• Die elektronische Archivierung ist auf die langzeitige Verfügbarkeit von Daten und Dokumenten ausgelegt
• Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfügt ein elektronisches Archivsystem über eine datenbankgestützte Verwaltungs- und Retrievalkomponente
• Elektronische Archivsysteme sichern die Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit von beliebigen Informationen unabhängig von der erzeugenden Anwendung
• Archivsysteme können sowohl Online-Bestände als auch Nearline (Jukebox, Bandspeichersysteme) und Offline (im Regal mit Nachlegen des Mediums auf Anforderung) verwalten
• Elektronische Archive sollten als nachgeordnete Dienste allen Anwendungen in einem Unternehmen zur Verfügung stehen und Information übergreifend erschließbar machen
• Elektronische Archive müssen Standard-Schnittstellen und Standard-Formate unterstützen, um den übergreifenden Zugriff und die Migration von Beständen zu unterstützen
• Archivsysteme müssen über effektive Sicherheits- und Schutzmechanismen verfügen
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Elektronische ArchivierungAnwendungsbereiche
• Traditionelle Archivsysteme• „Imaging-Archive“ – spezielle Systeme mit Scannen von
Dokumenten, inzwischen um Fax, Office-Dokumente etc. ergänzt
• „COLD-Archive“ – Listen- und Druck-Output-Archivierungssysteme
• Spezielle Archive• „Hierarchisches Speichermanagement“ – nachgeordnete Systeme
nur für eine Anwendung
• „E-Mail-“ oder „Groupware-Archive“ – spezialisierte Systeme zur Entlastung von Domino, Exchange und andere Standardsoftwarepaketen
• „Transaktionsarchivierung“ – nachgeordnete Systeme für Portale und WebSites zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen
• Universelle Archive• „Federated Unified Repositories“ – unternehmensweite,
einheitliche, von Anwendungen unabhängige Enterprise-Content-Management-Systeme
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Fehleinschätzung ?!
• Große digitale Informationsbestände sind heute bereits nicht mehr erschließbar oder verloren
• Analysten veröffentlichen Einschätzungen, dass der Markt für elektronische Archivierung zu 80% gesättigt sei...
• Falsch, der Abdeckungsgrad ist eher bei 20%• Viele singuläre Insellösungen, keine Enterprise-Systeme• Ca. 50% der Systeme stehen zur Migration an (nicht
mehr vorhandene Produkte oder Anbieter, veraltete Architekturen, etc.)
• E-Mail-, Transaktions- , Web-, Content- und andere Archivierungsformen stehen erst am Anfang
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38
Anforderungen an elektronische Archivierung im eCommerce
• Transaktionsarchivierung• Eingang• Ausgang• Verarbeitung
• Zeitstempel / Zeitzonenproblematik• Authentifizierung• Sprachabhängigkeiten bei virtuellen Dokumenten• Angebote auf Websites• Informationsnutzung entsprechend Copyright und
Urheberrecht• Kommunikation, Konsolidierung und Integration mit
operativen Systemen
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Anforderungen an elektronische Archivierung im eBusiness
• Übergreifende Lösungen für B2C, B2B, B2E...• Harmonisierung elektronischer Signaturen im
internen und externen Gebrauch• Mitarbeiter kann gleichzeitig Kunde sein• Zeichnungsberechtigung in Abhängigkeit von Position
und Rolle
• Medienbrüche zwischen internem und externem Content
• Durchgehende Berechtigungen über alle betroffenen Systeme
• Unified, federated Repositories als Enterprise-Content-Management-Infrastruktur
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• Transaktionsarchivierung• Angebote, Geschäfte etc. über Web-Server und Portale
sind reproduzierfähig und recherchierbar zu archivieren• Der Protokollierung kommt besondere Bedeutung zu
• Recherchierfähigkeit• Für bestimmte Aufgaben müssen die Daten
recherchierfähig gehalten werden; PDF und TIFF kommen nur für bestimmte Anwendungsfälle in Frage
• Objektbildung• Standardisierung von Meta-Daten schreitet voran• Objektbildung zum Aufbau von Referenzen (z.B.
elektronische Signatur auf Zertifikat) inzwischen unerläßlich (bei SKO-Informationsobjekten gegeben)
Generelle Anforderungen an dieArchivierung
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• Elektronische Signaturen• Die elektronische Signatur ist rechtskräftig• Elektronisch signierte Dokumente müssen archiviert
werden, da sie nicht mehr für die Papierreproduktion geeignet sind
• Schlüsselprüfung muß während der Aufbewahrungsfrist gegeben sein
• Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat mu gewährleistet sein
• Organisatorische Aufteilung von Datenbeständen• Wegen „Mitnahmemöglichkeit“ und Recherche durch
Prüfer müssen Datenbestände in der Index-Datenbank und dem Archiv sinnvoll nach Klassen aufgeteilt werden
• Das Berechtigungssystem muß den Schutz nicht steuerrelevanter Unterlagen (besonders BDSG) sicherstellen
Generelle Anforderungen an dieArchivierung
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Standards
• Viele der „alten“ DMS-Standards haben sich überlebt oder nicht durchgesetzt:
• veraltet: DMA, DFR, ODA, SGML ...
• ums Überleben kämpfend: ODMA, WfMC ...
• Bei Dokument-Formaten steht ein Generationenwechsel an:• alt: TIFF, JPEG, HTML
• neu: XML, JPEG2000, PDF
• Neue Standards im Umfeld Dokumenten-Technologie:• ISO/IETF/OASIS: 15489, WebDAV, XML-
Dialekte, Metadatenstandards
elektronische Signatur ...
• branchenspezifische: DoD, Domea, OAIS ...
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Vom Dokumenten-Management zum Enterprise-Content-Management
Document Related Technologies
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Also, wo ist der Unterschied zwischen
Enterprise-Content-Management
und
Web-Content-Management ?
Von DM zu ECM
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Nur ein
Marketing & Positionierungs-Problem
oder
eine komplett neue Entwicklung ?
Von DM zu ECM
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Was ist DRT ?Document Related Technologies
• Internet, Intranet & Extranet• Document, Workflow & Knowledge Management• eCommerce & Electronic Signature• Document Input, Distribution & Storage• OCR, ICR & Pattern Recognition• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval• Imaging & Multimedia• Archival & Records Management• Secure Communication & Unified Messaging• Groupware & Office Automation Solutions• Forms & Output Management• Middleware & Componentware• Content Management, Syndication & Distribution
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DRTDocument Related Technologies
• Internet, Intranet & Extranet• Document, Workflow & Knowledge Management• eCommerce & Electronic Signature• Document Input, Distribution & Storage• OCR, ICR & Pattern Recognition• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval• Imaging & Multimedia• Archival & Records Management• Secure Communication & Unified Messaging• Groupware & Office Automation Solutions• Forms & Output Management• Middleware & Componentware• Content Management, Syndication & Distribution
DRT sind
a) Systeme, die auf die Verarbeitung un- oder schwachstrukturierterInformation („Dokumente“) spezialisiert sind
b) Dokumenten-orientierte Funktionen,die in beliebige Anwendungen undIT-Infrastrukturen integriert werden
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DRT „Abgrenzungen“
• Dokumenten-Management (im weiteren Sinn)• Elektronische Archivierung, COLD• Dynamisches oder klassisches Dokumenten-Management• Workflow, Groupware• Capture, Scannen
• Knowledge Management• 8 Quellen: Groupware, Dokumentenmanagement, Künstliche Intelligenz,
DataWarehouse/DataMining, Management-Informationssysteme, Automatische Klassifikation, multimediale Datenbanken, E-Learning
• Eigene Merkmale: auto-categorisation, personalisation, agents, classification, profiling, skill-management, data mining etc.
• Enterprise Content Management• Umfaßt Dokumenten-Management im weiteren Sinn• Zusätzlich: Portale, Internet-basierte Technologien, Knowledge
Management, ASP/DMCO etc.• Plattform für Anwendungen: E-Business, Supply Chain Management,
Costumer Relationsship Management, Collaborative Commerce etc.
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DRT-Trends
• Integration von Dokumenten-Management und Archivierung als nachgeordnete Dienste; Enabling und Einbindung in vorhandene IT-Landschaften
• Vertikale, fachspezifische Ready-to-Work-Anwendungen• Rezentralisierung, ASP und Document Management
Complete Outsourcing• Nutzung mit Internet-Technologien über Browser und Applet• Der einheitliche Postkorb für alle Arten von Eingängen und
Dokumenten• Automatische Klassifikation als Basis für Knowledge
Management• Directory Services• Elektronische Signatur• Web Content Management und Enterprise Content
Management
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DRT-Trends... einige Erklärungen
Was verbirgt sich hinter AutomatischerKlassifikation ?
• Automatisierte Posteingangserfassung mit maschineller Indizierung zur Überwindung des Flaschenhalses der Erfassung
• Automatische Indizierung von Email undanderen elektronischen Dokumenten
• Intelligente Unterstützung der Recherche• Auswertung von Datenbasen im Sinne von
DataMining• Sichere und personenunabhängige
Klassifikation
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DRT-Trends... einige Erklärungen
Was verbirgt sich hinter Content Management mit XML ?
• Verwaltung von Daten- und Dokumenten-beständen auf Web-Servern
• Standardisierte, Internet-gerechte Objekt-Beschreibungen, Meta-Daten und Austauschformate
• Einheitliche Verwaltung beliebiger Formen von Informationen
• Grundlage vieler Web-Content-Management-Lösungen
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DRT-Trends... einige Erklärungen
Was verbirgt sich hinter Integration in Bürokommunikation und EAI ?
• Einheitlicher Posteingangskorb für alleFormen von Nachrichten und Dokumenten
• Keine eigenständigen Clienten-Oberflächenmehr, sondern Nutzung aus Exchange,Notes/Domino oder ERP (wie z.B. SAP)
• Speichern, Finden und Bearbeiten mitder Funktionalität der Standard-Anwendung
• Zusammenführung von untershciedlichsten Anwendungen mit einheitlicher Speicherung aller Dokumente in einem Speichersystem
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DRT-Trends... einige Erklärungen
Was verbirgt sich hinter Ready-to-Work ?
• Keine aufwendigen individuellen Entwicklungen mehr
• Einsatz von vorkonfigurierten Branchenlösungen
• Für die öffentliche Verwaltung z.B. vorkonfigurierte Lösungen auf Basis des DOMEA-Konzeptes
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DRT-Trends... einige Erklärungen
Was verbirgt sich hinter ASP undDokumentenmanagement-Outsourcing ?
• Nutzung der Software und der Speicher eines Application Service Providers
• Outsourcing von Erfassung und Betrieb• Keine eigene Hardware, kein eigenes Personal,
keine Migrationen ...• „Pay-per-View“, „Pay-per-Volume“, „Pay-per-...“• Nutzung mit Internet-Mitteln
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DRT-Trends... einige Erklärungen
Was verbirgt sich hinter Security ?
• Kryptographie für die sichere Übertragung• Elektronische Signaturen für authentische
Dokumente• Rollenbasierte Authorisierungskonzepte• Firewalls und „Viren-Killer“
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DRT-Trends... einige Erklärungen
Was verbirgt sich hinter Directory Services und LDAP ?
• Single-Logon in allen Systemen• Einheitliche Berechtigungen für alle Systeme• Konsistente und nicht-redundante Adressbestände• Standardisierte Verwaltung von Ressourcen-
Daten• Ersparnis bei den Pflegekosten
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DRT-Trends... einige Erklärungen
Was verbirgt sich hinter Knowledge Management ?
• Verbesserte inhaltliche Erschließung vonInformationen
• Abbildung des expliziten, impliziten (mit starken Einschränkungen) und kollektivenWissens einer Organisation
• Situationsgerechte Kombination und Verdichtung relevanter Information
• „Unabhängigkeit vom Wissen einzelner“
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DRT-Trends... einige Erklärungen
Was verbirgt sich hinter Web-Content-Management und Enterprise-Content-Management ?
• WCM dient zur • Gestaltung auf Auftritten, Durchführung von
Redaktionsprozessen und Verwaltung von • externen Websites (Internet) und internen Intranets
• ECM folgt der Idee, dass• Alle Informationen für die verschiedenen Bearbeitungs-
und Anzeigezwecke nur einmal gespeichert werden• Content-Management eine integrative Zwischenschicht zur
Verwaltung, Verteilung, Kontrolle, Speicherung und datenbankgestützten Bereitstellung aller Dokumente bildet
• Alle Anwendungen einheitlich die Dienste von ECM nutzen
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DRT-Trends... einige Erklärungen
Was verbirgt sich hinter E-Business ?
• Kombinierte interne Lösung und Abwicklung des Geschäftsverkehrs mit Internet-Mitteln
• aber auchz.B. Beteiligung des Bürgers an elektronischen Mitbestimmungs- undVerwaltungsprozessen
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Anforderungen an unternehmensweites Content Management
• Speicherung aller Arten von Informationen• Speicherung dynamischer und unveränderlicher
Informationen• Dienstekonzept• Große und kleine Lösungen• Eigener Recherche-Client oder Einbindung in
vorhandene Anwendungen• Zentrale und verteilte Indexdatenbanken• Konsistente Langzeitspeicherung• Modular ausbaubar• Verteilte Archive• Integration in vorhandene Systeme
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ECM AnwendungAktuelle Themen
• Verlinkung von Technologien mit Anwendungen -- e-Business Automation
• Effektives Management von Web Content -Intranet, Extranet Content Aufgaben
• Rechtssituation, Langzeitverfügbarkeit und Migration von Daten
• Beschleunigung der time-to-market - Überlegungen zu ASP-Lösungen
• Implementierungsfragen
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• Welche Typen und Klassifikationsmöglichkeiten von Daten existieren?
• Wieviele Typen sind es, wieviele können es werden und wie sieht es mit dem Lebenszyklus aus?
• Einzelseiten, Container, Vorgänge, Journale ...wie sind sie gemeinsam zu speichern?
• Anpassung an individuelle Bedürfnisse, wie steht es um einheitliche Archive und inhaltliche Erschließung
ECM Anwendung Intranet, Extranet und Content-Fragen
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ECM Anwendung ASP-Problematik
• Sicherheit• Bandbreite• Langfristige Informationsverfügbarkeit• Anpassungsfähigkeit• Implementation und Integration• Die Risiken...
• Sind Sie bereit, Risiken zu teilen?• Wie steht es um die Sicherheit?• Ist die ständige Verfügbarkeit der Informationen
garantiert?• Was passiert, wenn es nicht funktioniert?• Wird das ASP-Unternehmen überleben?
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ECM Anwendung Implementationsfragen
• Definition von Metadaten, Richtlinien, Prozeduren• Import, Konvertierung, Migration• Plattformen, Datenbanken, Browser, Client• Desktop Integration, Integration von Anwendungen,
Back Office Integration• Prozess und Workflow Modellierung• Kulturelle Grenzen bei Online vs. Offline Arbeit• Wie werden die Komponenten vernetzt?
(EAI Enterprise Application Integration)
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CM als reines Redaktionssystem
Firewall
WebServer
Präsentation
Redaktions-Applikation
InhalteLayoutPublikationsprozess
ContentRepository
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CM als Content Management System
Firewall
Redaktions-Applikation
Nutzungs-Applikation
ContentManagement
WorkflowEngine
Intranet
Server
Application
Server
(eBusiness)
LegacySystems
Content Repository
WebServer
Präsentation
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CM als Enterprise Content-Management-System
Firewall
Portal
InterfaceRedaktions-Applikation
Capture
Fachan-wendung
Groupware-Kommuni-
kation
ERPApplication
Portal
Intranet
Server
Content
Management
Classification
Knowledge
Management
Application
ServerGroupware
ServerERP
Content
RepositoryLegacy Groupware
RepositoryERP
Repository
Enterprise Records Management
(Archivierung)
DMSWorkflow
EA
I
WebServer
Präsentation
eBusiness-Transaktionen
Contentenabled
Contentenabled
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Internet
Info
rmat
ion
Agg
rega
tion
& P
ublis
hing
Know
ledge
Managem
ent
RetrievalGroupware
ER
P
Dokumenten-Management
Business
Intelligence
Excalibur
PC DOCSFULCRUM
Dataware
grapeVineHyperwave
IntraspectMeta Systems Guild
SemiaVerity
Autonomy
Knowledge Track
Verge Perspecta
DatachannelSagemaker
GiyphicaPowerize.com
Coextant
USU
Aaneid
Microsoft
Lotus/IBM
Radnet
InfoImage
GorechangeSAP (mySAP)
PeopleSoft
J.D.EdwardsOracle
Ariba
Yahoo!
AOL/Netscape
Infoseek
Inktomi
Portera
EpicentricIntranetSolutions
OpenText
Documentum
CE AG
ViadorHummingbird
Sqribe
InformationAdvantage
Top Tiar
SER
Quelle: Delphi Group
Der Portal-Stern
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Bedeutung von e-Business Zwei Architekturen im Wettbewerb
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Bedeutung von e-Business DREI Architekturen im Wettbewerb
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Traditionelle monolithische Anwendungen
ModulareC/S-
Anwendungen
Web-ServerEngines
ECM-Architekturen
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ModulareC/S-
Anwendungen
Web-ServerEngines
Geschlossene "Insel"-Anwendungen
Client
Applikation
DMS
Alle benötigten Anwendungenmüssen in den Clienten und die ECM-Applikation einge-bunden werden
Kein Dienste-Konzept
Häufig fehlende Modularität
Traditionelle monolithische Anwendungen
ECM-Architekturen
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Traditionelle monolithische Anwendungen
Web-ServerEngines
Jukebox
WorkflowDMS
Anwendungen
WorkflowDMS
Anwendungen
Client
ServerDienste
DMS-Repositories
Benutzeroberfläche
Index-DB
ECM alsMaster-Anwendung
ModulareC/S-
Anwendungen
ECM-Architekturen
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Traditionelle monolithische Anwendungen
ModulareC/S-
Anwendungen
Web-Server
Anwendung
Jukebox
Anwendung
Client
ServerDienste
DMS-Repositories
ECMWorkflow
Workflow DMS
Engine
DB
ECM EnablingAnwendung
Engines
• Keine eigenen Clienten• Image- und Document-Management-Enabling von
kommerziellen Anwendungen• Workflow- und Document-Management-Service-
Engines werden in kommerzielle Anwendungen
ECM-Architekturen
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Traditionelle monolithische Anwendungen
ModulareC/S-
Anwendungen
Engines
ServerDienste
DMS-Repositories
BrowserApplet
Jukebox
DMS-Service
Web-Server
Web-Server
ECM-Architekturen
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Ablage-Ebene
ClientOberfläche
Recherche-Client
LokalesDokumen -ten -Mana -
gement
ViewerAnzeige-
komponenteZugriff
“Enabling”
Anwendung
LokalesDokumen -ten -Mana -
gement
Viewer-Anzeige-
komponenteZugriff
Daten-bank
CacheLokali -sierer
UniqueIdentifier
Konverter
. . .Versions -
Management
Archiv-Ebene
IRSSpeicher-system -
verwaltung
IRSSpeicher-system -
verwaltung
IRSSpeicher-system -
verwaltung
IRSSpeicher-system -
verwaltung
IRSSpeicher-system -
verwaltung
Benutzer-verwal -
tungWorkflowNotesFAX . . .
Autori -sierung -Interface
WorkflowGroup -ware -
Interface
Fax-Interface
Three Tier C/S Architektur
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Ablage-Ebene
ClientOberfläche
Recherche-Client
LokalesDokumen -ten -Mana -
gement
ViewerAnzeige-
komponenteZugriff
“Enabling”
Anwendung
LokalesDokumen -ten -Mana -
gement
Viewer-Anzeige-
komponenteZugriff
Daten-bank
CacheLokali -sierer
UniqueIdentifier
Konverter
. . .Versions -
Management
Archiv-Ebene
IRSSpeicher-system -
verwaltung
IRSSpeicher-system -
verwaltung
IRSSpeicher-system -
verwaltung
IRSSpeicher-system -
verwaltung
IRSSpeicher-system -
verwaltung
Benutzer-verwal -
tungWorkflowNotesFAX . . .
Autori -sierung -Interface
WorkflowGroup -ware -
Interface
Fax-Interface
Eine Archivsystemschnittstelle
Verschiedene Schnittstellen
Three Tier C/S Architektur
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Markttrends
Marktkonsolidierung und Anbieterverlässlichkeit
Produktangebot nach Kategorien
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Trends 2001
Trends aus Marktsicht
Trends aus Marketingsicht
Trends aus Anbietersicht
Trends aus Produktsicht
Trends aus Beratungssicht
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80
Markt
• Anwender zurückhaltend mit Kaufentscheidungen für die Produkte „kleiner“ Anbieter. Das Geschäft machen zunehmend die „großen“ Anbieter und die Integratoren
• Im Fokus liegen Themen wie EURO, CRM, EAI, Betriebssystemplattformen oder Web-Content-Management – nicht das traditionelle Dokumentenmanagement
• Aus dem Umfeld von Groupware, Web-Content-Management, ERP und Datenbanken dringen immer mehr Anbieter in den traditionellen DMS-Markt ein
• DRT Document Related Technologies wird immer mehr als Infrastruktur-Komponente begriffen und rückt damit aus der Wahrnehmung der Endanwender heraus
• Die Marktabschätzungen der Analysten haben sich angesichts der Rezession nicht bewahrheitet
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Marketing
• Rechtsfragen wie AO, elektronische Signatur, GDPdU
• Web-Enabling und Portale
• Knowledge Management
• Integration in bestehende Softwareumgebungen
• Enterprise-Content-Management
• E-Mail-Archive
• Branchenlösungen für vertikale Märkte
• Zertifizierung
• Digital Preservation und Langzeitarchivierung
• Wirtschaftlichkeit
• Document Warehouses
• ASP
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Anbieter
• Die Anbieter versuchen sich durch Restrukturierung und Neuaufstellung dem verändernden Markt anzupassen
• Die meisten Anbieter benötigen neben dem Produktgeschäft das Projekt-, Lösungs- und Integrationsgeschäft, da die Lizenzverkäufe das Überleben nicht sichern
• Kooperationen, Firmenzusammenschlüsse und Akquisitionen sollen das nötige Gewicht verleihen, um im Verdrängungs-wettbewerb zu bestehen
• Es steht ein „Shake-out“ der DMS-Branche bevor. Immer mehr Unternehmen haben nicht mehr die finanzielle Kraft im Markt zu expandieren und neue, umfassendere Produkte in gebotener Qualität und zeitgerecht zur Verfügung zu stellen
• Noch nie war so viel qualifiziertes Personal am Markt. Der DRT-Personalmarkt wandelt sich vom Nachfrage- zum Angebotsmarkt
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Produkte
• Neue Produkte als Ergänzung vorhandener Produktlinien. Konsolidierung bisher inkompatibler Komponenten.
• Schwerpunkte der Entwicklung neuer Produkte:• Automatische Klassifikation• Hochleistungserfassungssysteme• Speziallösungen für CRM, E-Mail-Archiv und Fachanwendungen• Anbindung an ERP- und andere Standardprodukte• Personalisierung• Output-Management• Web-Content-Management• Schnittstellen und Konverter für eine vereinfachte Integration• Portale• Universell einsetzbare Repositories für Unternehmensarchive• Integration von Sicherheitskomponenten und Directory-Services• Adhoc-Workflow-Funktionalität und Postkörbe• Multilingualität
• Wechsel auf neue Entwicklungsplattformen (Java, XML)
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Beratung
• Unterschiede zwischen Unternehmens- und Systemberatung verschwimmen:
• DRT-Anbieter und Integratoren dringen in das Consulting-Marktsegment ein
• Consulting-Firmen bieten zunehmend Systemintegration und produktbezogene Beratungsleistungen an
• Produktunabhängige Berater spezialisieren sich auf Projektmanagement, Managementberatung und Organisationsberatung
• „Einzelkämpfer“ und kleinere Beratungshäuser geraten durch DRT-Anbieter und große Consulting- Unternehmen unter Druck
• Die Anforderungen an die fachliche Tiefe der Beratung werden größer, da das Allgemeinwissen um Dokumentenmanagement inzwischen weiter verbreitet ist
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Entwicklung
Das Produkt-Anbieterfeld teilt sich auf:• wenige führende Unternehmen
• USA: IBM, FileNet, Tibco, Oracle, Xerox u.a.• Europa: SER, CE, EASY, iXOS, FileNet, IBM u.a.
• das Mittelfeld fällt zurück• Europa: A.I.S., ACS, COI, Docunet, Fabasoft, Materna,
Staffware, Win!DMS u.a.
• Viele kleine laufen hinterher ...
Aus vielen Produktanbietern werden Systemintegratoren
Aus vielen traditionellen Anbietern und Dienstleistern werden ASP-Anbieter
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Kosten, Nutzen-Potenziale undWirtschaftlichkeit
Rechenbare und qualitative Nutzenargumente
Effizienter Einsatz von DRT bei HEINGAS
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87
Rund 90 % der Ablagekosten sind Personalkosten
Zeit- / Personalkosten85 - 97 %
Raumkosten 1 - 2 %
Einrichtungskosten 2 - 14 %
• größtes Rationalisierungspotential
• Ablagemittel und -technik richten sich nach den Personalanforderungen
• DRT erleichtert die Arbeit und erlaubt, in der gleichen Zeit mehr zu leisten
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Relevante Kostenarten
• Arbeitskosten für Archivierungs- und Retrievalfunktionen
• Dokumenteneingang und –ersterfassung, Indexierung/Erschließung, Ablage, Retrieval, Transport, Kopierzeiten, Systempflege und –wartung, Benutzerbetreuung
• Sachkosten• Hardware und Software, Mobiliar, Sicherheitsausstattung,
Raumkosten, Wartungskosten, Kommunikationskosten
• Einführungskosten• Externe Beratungskosten, Anpassung und Programmierung,
interne Projektkosten, organisatorische Umstellungskosten, Schulung, Qualifizierung
• (gegebenenfalls externer Scanservice)
• Kapitalkosten
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Rechenbarer Nutzen
• Verfügbarkeit unabhängig von Erzeuger der Information, Zeit und Ort
• Vollständigkeit von Unterlagen• Retrievalfähigkeit nach verschiedenen Anforderungen und
Sichten• Schnellerer Transport und Bereitstellung von Informationen• Zeitersparnis durch elektronisch unterstütztes Arbeiten• Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen
Quellen unter einer Bearbeitungsoberfläche• Kontrollierbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Prozessen• Elektronisch gestützte Wiedervorlage und Vertretung• Geringerer Raumbedarf für Archive• Sicherung vor Verlust und Verfälschung• Überwindung Medienbruch zwischen Papier und
elektronischen Daten
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Rechenbarer Nutzen
• Verfügbarkeit unabhängig von Erzeuger der Information, Zeit und Ort
• Vollständigkeit von Unterlagen• Retrievalfähigkeit nach verschiedenen Anforderungen und
Sichten• Schnellerer Transport und Bereitstellung von Informationen• Zeitersparnis durch elektronisch unterstütztes Arbeiten• Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen
Quellen unter einer Bearbeitungsoberfläche• Kontrollierbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Prozessen• Elektronisch gestützte Wiedervorlage und Vertretung• Geringerer Raumbedarf für Archive• Sicherung vor Verlust und Verfälschung• Überwindung Medienbruch zwischen Papier und
elektronischen Daten
Zeit
Infrastruktur
Vollständigkeit
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Qualitativer Nutzen
• Optimierung von Arbeitsprozessen durch Überbrückung von Medienbrüchen und Arbeitsplatz- unabhängige Informationsbereitstellung
• Neue Arbeitsformen (Bereitstellung Informationen für Außendienst, über das Internet, für Heimarbeit)
• Vermeidung von Redundanz und Förderung der Eindeutigkeit von Informationen
• Anpassung auf die Veränderung des Marktes und Nutzung modernerer Technologien als bisher
• Zusammenführung von Informationen mit übergreifendem Zugriff
• Verringerung der Informationsflut (Information Overload)
• Entlastung von Routinetätigkeiten
• Erweiterung der Qualifikation (mehr leisten mit gleicher Mitarbeiterzahl bei höherer Qualifikation)
• Reduzierung geistiger Rüstzeiten
• Kein „Verschwinden“ von Unterlagen
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Qualitativer Nutzen
• Optimierung von Arbeitsprozessen durch Überbrückung von Medienbrüchen und Arbeitsplatz- unabhängige Informationsbereitstellung
• Neue Arbeitsformen (Bereitstellung Informationen für Außendienst, über das Internet, für Heimarbeit)
• Vermeidung von Redundanz und Förderung der Eindeutigkeit von Informationen
• Anpassung auf die Veränderung des Marktes und Nutzung modernerer Technologien als bisher
• Zusammenführung von Informationen mit übergreifendem Zugriff
• Verringerung der Informationsflut (Information Overload)
• Entlastung von Routinetätigkeiten
• Erweiterung der Qualifikation (mehr leisten mit gleicher Mitarbeiterzahl bei höherer Qualifikation)
• Reduzierung geistiger Rüstzeiten
• Kein „Verschwinden“ von Unterlagen
Qualität
Dienstleistung
Markt
Sicherheit
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Nutzenkategorien von DRT-Lösungen
Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts-verbesserungen
• Reduktion Personalkosten- Ablegen- Suchzeiten- Ausgeben- Kopieren- Transportzeiten- Archivunterhalt- keine Mehrfachablagen- Telefonate / Fax- Bearbeitungszeiten- Rückstellzeiten
• Reduktion Infrastrukturkosten- Archivsysteme- Bürohilfsmittel
• Reduktion externe Kosten- Mikroverfilmung- Kopierkosten- Porti / Transport
• Reduktion Raumkosten
• kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten• direkter Informationszugriff mit unter- schiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien
• mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung
• breitere Informationsbasis• höhere Produktivität durch schnellere Rückgriffe
• hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für mehrere Benutzer
• höhere Sicherheit• mehr Transparenz, bessere Steuerung• keine Fehlablagen • erhöhter Datenschutz durchkontrollierte Zugriffsberechtigung
• Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitspeicherung
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Nutzenkategorien von DRT-Lösungen
Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts-verbesserungen
• Reduktion Personalkosten- Ablegen- Suchzeiten- Ausgeben- Kopieren- Transportzeiten- Archivunterhalt- keine Mehrfachablagen- Telefonate / Fax- Bearbeitungszeiten- Rückstellzeiten
• Reduktion Infrastrukturkosten- Archivsysteme- Bürohilfsmittel
• Reduktion externe Kosten- Mikroverfilmung- Kopierkosten- Porti / Transport
• Reduktion Raumkosten
• kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten• direkter Informationszugriff mit unter- schiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien
• mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung
• breitere Informationsbasis• höhere Produktivität durch schnellere Rückgriffe
• hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für mehrere Benutzer
• höhere Sicherheit• mehr Transparenz, bessere Steuerung• keine Fehlablagen • erhöhter Datenschutz durchkontrollierte Zugriffsberechtigung
• Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitspeicherung
Eher gering
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Nutzenkategorien von DRT-Lösungen
Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts-verbesserungen
• Reduktion Personalkosten- Ablegen- Suchzeiten- Ausgeben- Kopieren- Transportzeiten- Archivunterhalt- keine Mehrfachablagen- Telefonate / Fax- Bearbeitungszeiten- Rückstellzeiten
• Reduktion Infrastrukturkosten- Archivsysteme- Bürohilfsmittel
• Reduktion externe Kosten- Mikroverfilmung- Kopierkosten- Porti / Transport
• Reduktion Raumkosten
• kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten• direkter Informationszugriff mit unter- schiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien
• mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung
• breitere Informationsbasis• höhere Produktivität durch schnellere Rückgriffe
• hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für mehrere Benutzer
• höhere Sicherheit• mehr Transparenz, bessere Steuerung• keine Fehlablagen • erhöhter Datenschutz durchkontrollierte Zugriffsberechtigung
• Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitspeicherung
Eher gering
das weitaus
höhere
Potenzial
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Ganzheitliche Nutzenermittlung, Basis für die Wirtschaftlichkeit
Kosten-abbau- Infrastucktur- Extern- Raum etc.
Tiefere Kosten
Kürzere Durchlaufzeiten
BessereServicequalität
Kürzere Produkt-entwicklung
NeueMarktleistung
mehrErtrag
?
?
?
?
Erhaltung / Verbesserung Wettbewerbsfähigkeit
bessereEffizienz- Bearb.-Zeit- Transportzeit- Zugriff
höhereQualität- Tranzparenz- Verfügbarkeit- Sicherheit
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Nutzenpotenziale
verbesserteProzesse
Informations-verfügbarkeit
Informationsschutz
Qualität derArbeitsergebnisse
Kundenzufriedenheit
Mitarbeitermotivation
neue Services/Produkte
verbesserteOrganisationsstruktur
Bewerteter Nutzen Produktivitätssteigerung Gestärkte Wettbewerbsposition
Raumkosten
Personalkosten
techn. Ausstattungz.B.:
PapierlogistikMikroverfilmung
administrativer Aufwand
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Mittagspause bis 14:00
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Auswahl, Einführung und Betrieb
Neue Ansätze für Auswahlverfahren
Grundlagen der Vertragsgestaltung
Vorgehen bei Tests und Abnahmen
Einführungskonzepte
Betriebskonzepte
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100
StrategieZiele und Rahmenbedingungen
OrganisationVorgehensweisen und Reihenfolgen
vor
TechnikEinzusetzende (technische) Mittel
vor
ECM-Projekte
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101
Projekt-team
Entscheider
Qualitäts-sicherung
SponsorLenkungs-ausschuß Fachberater
Projektmanagement
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Projekt-Struktur-Plan erstellen
Vorgänge und deren Anordnungsbeziehung darstellen
Dauer, Zeitpunkte ermitteln undTermine berechnen
Personal-Kapazitäten und Einsatz-Mittel ermitteln und berechnen
Kosten ermitteln und berechnen
Zusammensetzung des Projektteams
Aufgaben
StrukturplanungStrukturplanung
AblaufplanungAblaufplanung
TerminplanungTerminplanung
EinsatzmittelplanungEinsatzmittelplanung
KostenplanungKostenplanung
Leiter
Assistent Dokumentator
Teilprojekt-leiter 1
Mitarbeiter 1
Mitarbeiter 2
Mitarbeiter 'n'
Teilprojekt-leiter 'n'
Teilprojekt-leiter 2
Assistent
Projektmanagement
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"Buy experience instead of reinventing the wheel"Einbeziehung erfahrener Berater oder Mitarbeiter eines Anbieters anstelle der Nutzung eigener Ressourcen
"Just do it, then fix it"Beginn mit Prototyping anstelle der sofortigen Entwicklung von Gesamtkonzepten
"Flexibility versus predefined structure"Ad hoc Workflow für weniger strukturierte Vorgänge anstelle aufwendiges Prozessdesign und Production Workflow
"Pull is easier than Push"Aktive Suche in Dokumenten-Management- oder Archivsystemen anstelle automatisierte Bereitstellung in Workflow oder Groupware
Strategien
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• Fachkonzept• Kriterienkatalog• Ausschreibung• Auswertung• Vertragliche Regelungen
Vorgehen bei der Produktauswahl
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• Vergleichbarer Erfolg bei unterschiedlichen Wegen und technologischen Lösungsansätzen
• Konkrete Definition der fachlichen Anforderungen
Das Nutzungsmodell als Voraussetzung für eine Lösungsauswahl
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• Definitionen und Abgrenzungen• IT-Infrastruktur• Anforderungen an das DMS-/Archivsystem• DMS-Architektur• Lösungsszenarien• Formate und Standards• DMS-Komponenten• DMS-Integration• Datenbanken• Berechtigungssystem• Datensicherheit und Datenschutz• Risikobewertung und Empfehlung
Gliederung Fachkonzept
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• Die Produkte sind sehr vergleichbar geworden
• Der Kriterienkatalog der Vergangenheit verliert als alleiniges Auswahlverfahren an Bedeutung
• Fachkonzepte, nachprüfbare Szenarien und die Berücksichtigung der "weichen Faktoren" werden immer bedeutender
• Konkrete Anleitungen für die Durchführung einer effizienten Anbieterauswahl
Hat der Kriterienkatalog ausgedient ?
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• Technische Voraussetzungen
• Software Voraussetzungen
• Datenschutz
• Datensicherheit
• Utilities und Tools
• Installation, Wartung und Support
• Unternehmen
Gliederung Kriterienkatalog
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Erstellung• Tool-gestützt• Nicht nur Ja/Nein-Fragen• Gezielte Redundanzen• FangfragenAuswertung• Basis: Preis- / Leistungsverhältnis,
Personalressourcen des Anbieters, Garantien für die Lebensdauer, Wartung, Migration
• K. O.-Kriterien definieren, Anbieterkreis reduzieren
• Nachrecherche bei verbliebenen Anbietern• Bei Bedarf: neues konkretisiertes Angebot
Erstellung und Auswertung Kriterienkatalog
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• Ausbaufähigkeit eines SystemsSpeichervolumen, Anwendungsspektrum, ...
• Supportbei der Systempflege, beim Ausbau und bei der Wartung des Systems
• Schulungder Anwender, der Administratoren
• Standort des AnbietersEntfernung zum Einsatzort
• ReferenzinstallationenAnzahl der Installationen, Vergleichbarkeit mit den vorliegenden Anforderungen, Zufriedenheit der Anwender
• Preis ....
Allgemeine Auswahlkriterien (1)
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Funktionale Erfordernisse• Zu welchem Grad in welcher Qualität lassen sich
mit einem System die funktionalen Anforderungen erfüllen
Standards• Nationale bzw. internationale Normen für
Betriebs-, Netzwerk- und Softwaresystemarchitekturen, Schnittstellen zu Anwendungsprogrammen, Speichermedien
• Hausinterne Standards und Konventionen für Dateiformate und Kompressionsalgorithmen, Datenbanksysteme, Benutzeroberflächen
Allgemeine Auswahlkriterien (2)
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Bestandteile einer Ausschreibung
Fachkonzept
• = Basiskonzept der Archivlösungauf der Grundlage der IST-Analysenund den Anforderungen der Fachabteilungen
Kriterienkatalog
• Basiert auf fachlichem Sollkonzept
• Beinhaltet alle detaillierten Anforderungen an ein elektronisches Archivsystem
• Anbieter liefert Feindesign
• Risiko für Vollständigkeit, fachliche Ordnungsmäßigkeit und Fehlerverantwortung beim Anwender
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Vorgehen (1)
Selbst erstellen oder
Unterstützung durch Berater/Tools
Beispiel 4ap• Datenbank-basierte Verwaltung von
Auswahlkriterien• Ständige Aktualisierung durch aktiven Einsatz in
Projekten• Automatische Generierung des
Kriterienkatalogs• Unterstützung der Auswertung
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Vorgehen (2)
Auswahlverfahren
Konventionelle Ausschreibung• Eingeschränkte oder öffentliche Ausschreibung• Nur Lasten- oder Pflichtenheft als Basis• Aufwendiges, langwieriges Verfahren
Verkürztes Verfahren• Vorselektion der Anbieter mit Berater
Kritische Punkte bei Auswahl• Vertrag• Personal
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Vertragliche Regelungen
• Rahmenvertrag und Einzelvertäge
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Vorgehen bei Test und Abnahme
• Definition von Szenarien• Eindeutige Fehlerklassifikation
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Ist-Analyse
Personal für das Archivsystem Schu-
lungen
Abnahme-verfahren
Verfahrens-beschreibungDatenschutz/
Datensicherheit
Migration
Test-verfahren
Stufenplan
Elemente der Einführungsstrategie
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Planung und Vorbereitung• Strategie, Stufenplan, Soll-Konzept, interne
Maßnahmen, Design, Lasten-/Pflichtenheft
Strukturierte Einführung
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Planung und Vorbereitung• Strategie, Stufenplan, Soll-Konzept, interne
Maßnahmen, Design, Lasten-/Pflichtenheft
Einführung und Betrieb• Realisierung, Einführung, Erhaltung,
Personaleinsatz
Strukturierte Einführung
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Planung und Vorbereitung• Strategie, Stufenplan, Soll-Konzept, interne
Maßnahmen, Design, Lasten-/Pflichtenheft
Einführung und Betrieb• Realisierung, Einführung, Erhaltung,
Personaleinsatz
Qualität und Erfolg• Abnahmeverfahren, Verfahrensdokumentation,
Testbetrieb, Risiken und Erfolgsfaktoren
Strukturierte Einführung
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Betriebskonzepte
• Fachbereich• Intranet• Rechenzentrum• ASP
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Agenda – 2. Seminartag
09:00 Veränderungen der Rechtssituation
Sicherheitsanforderungen an ECM-Lösungen
13:00 Mittagessen
14:00 Grundsätzliche Migrations- und
Anwendungsszenarien
Typische Anwendungsszenarien
(Banken, Versicherung, Pharma, Öffentliche
Verwaltung)
Abschlussdiskussion
16:30 Ende des 2. Seminartages
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Veränderungen der Rechtssituation
HGB, GoBS, GDPdU
Spezielle Anforderungen für Personalakten
Digitale Signatur
Verfahrensdokumentation
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Rechtsgrundlagen (1)
BGB - Bürgerliches Gesetzbuch• § 126 BGB• Rechtliche Grenzen bei der digitalen Erklärung
HGB/AO - Handelsgesetzbuch/Abgabenordnung• Einführungsgesetz zur Abgabenordnung 1977• Bundessteuerblatt Teil 1 vom 14.12.1995 (GoBS)
GoBS - Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme
• auch bei Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen anzuwenden
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Rechtsgrundlagen (2)
ZPO - Zivilprozeßordnung• keine Urkundenqualität• Objekt des Augenscheins
BDSG - Bundesdatenschutzgesetz• Datenschutz• Recht auf Löschung personenbezogener Daten
IuKDG - Informations- und Kommunikationsdienstegesetz
• Daten- und Dokumentenaustausch• Digitale Signatur
Betr.VG - Betriebsverfassungsgesetz• Unterweisungsrecht• Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates
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Rechtsgrundlagen (3)
• Bestimmungen des Sozialgesetzbuches für Sozialversicherungsträger
• besondere Aufbewahrungs-, Vertraulichkeits- und Sicherheitsvorschriften für Patientenakten in Krankenhäusern
• Regeln für Forschungs-, Produktions- und Antragsdokumentationen in der pharmazeutischen Industrie
• DoD/CALS-Standards im militärischen Umfeld• Richtlinien des für Revisionsfragen zuständigen
Ausschusses des Deutschen Sparkassen- und Giroverbandes für Institute der Sparkassenorganisation
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Grundsätze der elektronischen Archivierung
• Dokumenten-Management und elektronische Archivierung sind die Grundlagentechnologien für die Bereitstellung von Dokumenten und Informationen.
• Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ sollen die Rechtssicherheit des Einsatzes von Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen verbessern, damit die Nutzen- und Effizienzpotentiale künftig besser genutzt werden können.
• Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ berücksichtigen die besonderen rechtlichen Bedingungen in Deutschland.
• Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ des VOI sind kein Gesetz und keine Rechtsvorschrift und ersetzen auch keine Gesetze oder Rechtsvorschriften.
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1. Jedes Dokument muß unveränderbar archiviert werden.
2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
3. Jedes Dokument muß mit geeigneten Retrievaltechniken wieder-auffindbar sein.
4. Es muß genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist.
5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können.
6. Jedes Dokument muß in genau der gleichen Form, wie es erfaßt wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.
Sonstige Vorgaben und EmpfehlungenZehn Merksätze des VOI
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7. Jedes Dokument muß zeitnah wiedergefunden werden können.
8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, daß die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.
9. Elektronische Archive sind so auszulegen, daß eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.
10. Das System muß dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.
Sonstige Vorgaben und EmpfehlungenZehn Merksätze des VOI
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130
Änderungen im HGB AO
Abgabenordnung (geändert am 14.07.2000)• Während der Aufbewahrungsfrist müssen Daten
jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell ausgewertet werden können
• Sind Daten mit einem Datenverarbeitungssystem erzeugt worden, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen
• Die Daten müssen maschinell auswertbar sein und auf Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt werden
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GDPdU und andere Gesetze
Was heißt GDPdU ?„Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ • Umfeld
• Buchhaltungsdaten• Sonstige steuerrechtlich relevante Informationen und
Dokumente
• Gültigkeit• Brief vom BMF 16.07.2001• Umzusetzen ab 01.01.2002• Übergangsregelungen
• Herkunft• Steuerreform (StSenkG)• HGB AO
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Wichtige Aussagen der GDPdU
I. Datenzugriff
• Prüfungsgegenstand sind wie bisher nur die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen
• Recht auf direkten Zugriff auf Buchhaltungssysteme mit Recherchemöglichkeit
• Drei Formen des Zugriffs:a) die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen mit
Unterstützung durch das Personal des Steuerpflichtigen (Unmittelbarer Zugriff)
b) Zurverfügungstellung von Auswertungen durch den Steuerpflichtigen entsprechend den Vorgaben des Prüfers (Mittelbarer Zugriff)
c) die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt (Datenträgerüberlassung)
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Wichtige Aussagen der GDPdU
II. Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
• Elektronische Unterlagen sind:• Elektronische Abrechnungen• Die qualifizierte elektronische Signatur ist Bestandteil der
elektronischen Abrechnung• Elektronisch signierte Dokumente• Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen i.S.d. §147 Abs. 1
AO, die digitalisiert sind und nicht in Papierform übermittelt werden
• Aufbewahrungsfristen• Speicherung von Zertifikaten• Protokollierung
• Konvertierung• Verarbeitung• Indexänderungen• Transformationen
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Wichtige Aussagen der GDPdU
III. Archivierung digitaler Unterlagen
• Maschinelle Auswertbarkeit• COM-Verfilung nicht mehr ausreichend• PDF, TIFF und andere Image-Formate für
auswertbare Dateien nicht zulässig• Nur einmal beschreibbare digitale Speicher
(WORM-Verfahren: write once read many)
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Digitale Signatur
• Elektr. Signatur:• einfache gescannte Unterschriften• in Anwendungen wie Lotus Notes integrierte Verfahren• Public Key-Verfahren ohne Authentizitätsprüfung, z.B. „PGP“
• Fortgeschrittene elektr. Signatur• Gemäß RleS (Europäische Richtlinie) gehören zu den
"fortgeschrittenen elektronischen Signaturen" alle Verfahren, die die technischen Voraussetzungen erfüllen und von einem angemeldeten Trustcenter zertifiziert werden
• Fortgeschrittene elektr. Signatur besonderer Qualität
• Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht den rechtlichen Anforderungen der fortgeschrittenen Signatur und verlangt darüber hinausgehend ein gültiges Zertifikat sowie die Signaturerzeugung mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit
• Sie entspricht weitgehend den Anforderungen des deutschen Signaturgesetzes.
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• Prinzipielle Übereinstimmung mit der qualifizierten elektronischen Signatur
• Auswirkungen des geänderten SigG:• Freiwillige Akkreditierung für Trustcenter. Keine Vorab-
Genehmigung für den Betrieb durch die Regulierungsbehörde
• Einordnung der rechtlichen Relevanz für definierte Geschäftsvorgänge (Änderungen im HGB und BGB)
• Protokollierung der Zertifikatserstellung• Eindeutige Haftungsregelungen des Trustcenters• In der Schwebe sind derzeit Überlegungen, ob das
Trustcenter die abgeschlossenen Transaktionen zwischen den Kunden als neutrale dritte Stelle archivieren und bei Rechtsstreitigkeiten vorlegen muß
Die elektronische Signatur Deutsches Signatur Gesetz (SigG)
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Die elektronische Signatur Teletrust
• Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie hat den Teletrust e.V. beauftragt:
• Einen einheitlichen Interoperabilitätsstandard für elektronische Signaturen zu erarbeiten
• Eine harmonisierte Spezifikation zu entwickeln und in den internationalen Standardisierungsprozess einzubringen
• Eine Spezifikation für Kompatibilitätstests zu entwickeln
• Eine erste Fassung der Interoperabilitäts-Spezifikation ISIS-MTT wird bis zum 30. September 2001 erstellt.
• Derzeit existieren zwei Standards in Deutschland:• Industrial Signature Interoperability Specification (ISIS) der AG
Trustcenter e.V. i.G.
• MailTrusT (MTT) des TeleTrust e.V..
• Diese Inkompabilität wird nun durch den Auftrag an Teletrust e.V. beseitigt.
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Probleme der Archivierung der elektronischen Signatur
• Zeitlich begrenzte Gültigkeit• Speicherung
• Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat
• Persönliche Signatur nicht für automatische Dokumenterstellung in Massenverfahren geeignet
• Mehrfach-Signaturen, z.B.:• Mitzeichnung gleichberechtigter Unterzeichner• Unterzeichnung Mitarbeiter und Vorgesetzter in vorgegebener
Reihenfolge• Abruf elektronisch signierten Dokumente aus einem Archiv führt
automatisch zur Erzeugung einer Anzeigekopie• Formatprobleme des Dokumentinhaltes, die nicht mehr
angezeigt werden können (Konvertierung führt zum Verlust der Signatur)
• Referenzierung elektronisch signierter Dokumente zu Index-Datenbank, gespeicherten Zertifikaten und Journalen bei Reorganisation und Migration
• usw.
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Zeichnungsvarianten
einfache Signatur Gleichberechtigte Signatur
Hierarchische Signatur Gemischte Signatur
Signatur Schröder
Dokument
Signatur Sachbearbeiter 1Signatur Sachbearbeiter 2
Dokument
Signatur Abteilungsleiter
Signatur Sachbearbeiter
Dokument
Signatur Sachbearbeiter 1Signatur Sachbearbeiter 2
Dokument
Signatur Bereichsleiter
Integration der digitalen Signatur
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Digital signierte Dokumente müssen entsprechend ihrer Aufbewahrungsfristen nach Jahren in ihrem Kontext widerspruchsfrei dargestellt werden können !
Integration der digitalen Signatur
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• Die USA galten lange Zeit als die Vorreiter in Sachen Kryptografie
• Trotz des jahrelangen Schutzes ihrer Algorithmen wurde das Public Key-Verfahren kaum vorangetrieben
• Die PKI-Lösungen werden insgesamt als unzureichend gelöst bewertet
• Aus diesem Grund wird den biometrischen Verfahren der Vorzug gegeben
• Diese gewährleisten allerdings nur Sicherheit im Bereich der Authentifzierung und nicht bei der Datenintegrität
• Damit verfolgen die USA primär den Weg der „Einfachen Signatur“
• In Standardprodukte integrierte Software aus den USA kann alle europäischen und nationalen Bemühungen obsolet machen
Die elektronische Signatur USA - Digitale Signatur & Kryptographie
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Grundlagen für die Verfahrensdokumentation
• „Code of Practice“: Grundsätze der Verfahrensdokumentation Fassung vom 14.12.1995
• Richtlinien für die Verfahrensbeschreibungen des VOI Verband Optische Informationssyteme e.V., 1996
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• Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht
• Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige Unternehmen
• Die Verfahrensdokumentation muß vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein
Verfahrensdokumentation nach GoBS
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• Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben
• Die GoBS legen nur den Mindestinhalt fest, der auf die speziellen Eigenschaften eines Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystems anzupassen ist
• Eine Reihe von Anbietern und Systemintegratoren verfügen über Musterverfahrensdokumentationen, die die individuelle Anpassung und Ergänzung erleichtern
• Der VOI hat die „Grundsätze der Verfahrens-dokumentation“ als Richtlinie herausgegeben
• Diese Richtlinie ist Grundlage für das PK-DML- Zertifizierungsverfahren von VOI/TüVIT
Verfahrensdokumentation nach GoBSUmfang und Struktur
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Bestandteile einer Verfahrensbeschreibung
1. Allgemeines Verfahren
2. Organisation
3. Rechtsgrundlagen
4. Datenschutz
5. Vorgangsdefinition
6. Scannen
7. Transport im System
8. Datenbank
9. Archivsystemkomponenten
10. Drucken
11. Ausfallsicherheit des Systems
12. Formate
13. Qualität
14. Betrieb
15. Wartung
16. Migration
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Struktur von Verfahrensdokumentationen
Verfahrensdokumentation• organisatorische Teile des Betreibers• Technik einschließlich Subsysteme Dritter• Software - Grundmodule des Herstellers• individuelle Anpassungen das Systemintegrators• Betriebsvoraussetzungen für den Anwender• Sicherheit, Wiederherstellung und Migration• Qualitätssicherung
Abnahme und Testdokumentation• Testmaterial und Szenarien• Abnahmendokument
Zertifikat der Ordnungsmäßigkeit
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Signaturfragen - • Elektronische Signatur – seit Mai 2001 in
Deutschland rechtskräftig
Authentizität & Berechtigung• Wer hat die Nachricht wirklich gesendet?• Wer kann ein Unternehmen zu einer Investition von
1Mio. Euro verpflichten?
Integrität von Dokumenten• Wurde das Dokument unterwegs verändert oder ist
es vollständig und unverändert?• Wie wurde Versendung, Eingang, Verarbeitung und
Speicherung nachgewiesen?
ECM Anwendung Rechtsfragen (1)
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ECM Anwendung Rechtsfragen (2)
Bewahrung und Archivierung von Dokumenten und AufzeichnungenIn der alten Bürowelt gab es stets die Fragen:• Was kann weggeworfen werden?• Im Ordner kann ich blättern und finde immer alles...• “Ein Büro ohne Papier ist genauso sinnvoll wie eine Toilette
ohne Papier.” (Unbekannt)In der neuen digitalen Welt folgende:• Was muss gespeichert werden...und in welcher Form?...bevor
es für immer verloren ist?• Wie wird der Kontext einer Web-Transaktion sicher
dokumentiert? Werden Dokumente mit Metadaten verbunden und die Verarbeitung dokumentiert?
• In absehbarer Zukunft werden die Benutzer mit einen komplexen Mix aus Datei-Typen umgehen müssen, die nicht nur von verschiedenen Quellen stammen sondern auch an verschiedene Stellen versendet werden müssen.
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Grundsätzliche Sicherheitsanforderungen an ECM-Lösungen
Restart, Recovery, Sicherheit
Benutzer und Directory Services
Eindeutige Indizierung
Transaktionsarchivierung
ASP-Anforderungen
Migration
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Datenschutz und Datensicherheit
Benutzer-profile
Benutzer-profile
datenschutz-rechtliche
Vorschriften
datenschutz-rechtliche
VorschriftenMigrationMigrationorganisatorische
Planungen
organisatorischePlanungen
Software-komponenten
Software-komponenten
Hardware-komponenten
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Restart - Wiederanlauf
• Wiederanlauf nach Betriebsstörungen• Verlust der Netzwerkverbindung• Störungen der Indexdatenbank• Störungen des IRS• Störungen der optischen Speichereinheit• Störungen (z.B. Überlauf) der temporären Speicher• Der Wiederanlauf stellt sicher, daß die Systeme
kurzfristig mit herkömmlichen DV-Mitteln ohne Dokumentenverlust weiterarbeiten können
• Gegebenenfalls ist ein Teil-Recovery notwendig, um die Konsistenz im System wieder herzustellen
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Verfahren zum Wiederanlauf
• Redundante Systeme• z.B. gespiegelter Server, RAID, Dual Homing etc.
innerhalb eines Systems • z.B. Sicherheitsrechenzentren
• Problem: hohe Kosten, aufwendiger Betrieb
• Einspielen von Sicherungen• z.B. Bandsicherungen
Problem: Teile der aktuellen Daten- und Dokumentenbestände fehlen, Teil-Recovery und Konsistenzabgleich erforderlich
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Teil-Recovery
• Definierte Teile des optischen Archivs sind nicht mehr verfügbar
• Teil-Recovery, z.B.• Recovery über einen bestimmten Zeitraum• Recovery eines Mediums• Recovery einer bestimmten Dokumentengruppe
oder eines bestimmten Dokumentenortes• Durch das Zusammenwirken von Teil-Recovery
und Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt
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Voll-Recovery
• Komplettes Archiv oder Archiv-Subsystem ist ausgefallen
• Voll-Recovery• Recovery meint in der Regel den Wiederaufbau des
gesamten Systems von den optischen Speichermedien
• Durch das Zusammenwirken von Voll-Recovery mit Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt
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Herkömmlich• Datenbank, Netzwerk etc. werden über Bänder gesichert• Im Archiv liegen nur die Dokumente selbst
(in Zukunft für revisionssichere Archivierung nicht mehr zulässig)
Zusätzliche Sicherung über digitale optische Speicher• Zugriffs- und Indexinformationen werden als String nahe beim
Dokument gespeichert• Teile der Datenbank werden mit auf die gleiche Seite der
optischen Platte geschrieben• Es werden “Self contained”-Informationsobjekte archiviert, die
im Header alle notwendigen Informationen mit sich tragen(sicherste Methode; auch für den Austausch von Dokumenten geeignet)
Verfahren der Absicherung für den Recovery-Fall
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Eindeutige Indizierung
• WiderspruchAutomatische Klassifikation / herkömmliche Indizierung
• Stabilität• Volltext versus Struktur
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Transaktionsarchivierung
• Gewährleistung des langfristigen Datenzugriffs
• Im eBusiness-Umfeld entstehen Dokumente anderer Qualität
• Es wird nicht mehr ausreichen, die reinen Informationen zu archivieren
• Zukünftig werden Informationen in ihrem sachlogischen, zeitlich definierten Zusammenhang reproduziert werden müssen
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Migration
Ein schwerwiegender Interessenkonflikt:
• Der Gesetzgeber fordert Aufbewahrungsfristen von 10 oder mehr Jahren
• Informationen sollen langfristig verfügbar seinDer Markt entwickelt sich stürmisch weiter: jedes Jahr neue Software, neue Hardware, neue Standards ...
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Migration
Entscheidung
Realisierung Produktions-betrieb
GeänderteAnforderungen
Migration
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Migration
Strategie eines Migrationskonzeptes muß sein, über die erste Realisierungsphase hinaus
• Betrieb,• Informationsverfügbarkeit,• Ausbaufähigkeit und• Systemwechsel
sicherzustellen.
Das Migrationskonzept sollte bei jeder Ausschreibung Bestandteil der Anforderungen sein und in den Vertrag übernommen werden.
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• Kontinuierlicher Ausbau mit dem Lokalisiererkonzept
• Entfernung nicht mehr benötigter Medien, bis ein älteres Archivsystem überflüssig wird
• Umkopieren von Informationen auf neue Medien, Konvertierung älterer Formate
Migration
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Grundsätzliche Migrations- und Anwendungsszenarien
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PZW
TechnischeArchive
Anwendungen
Client-Ebene
IBM Host„classic“
BK-Appl.Web-
Server
Firewall
BrowserApplets BK-Client Lotus Notes
TerminalEmulation
Smalltalk-Appl.
DB Index
C/S-Appl.
C/S-Client „Master“-DMS-ClientScan, Index,Recherche
IBM
DMS-Enabling
DMS-Enabling
DMS-Enabling
DMS-Enabling
FileNet ...
DB Index
DB Index
Aktiver IndexArchiv-APIsODBC Konverter
Produktflexible Zwischenschichtmit temporärer Datenhaltung
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Produktflexible Zwischenschichtmit redundanter Datenhaltung
PZW
TechnischeArchive
Anwendungen
Client-Ebene
IBM Host„classic“
BK-Appl.Web-
Server
Firewall
BrowserApplets BK-Client Lotus Notes
TerminalEmulation
Smalltalk-Appl.
DB Index
C/S-Appl.
C/S-Client „Master“-DMS-ClientScan, Index,Recherche
IBM
DMS-Enabling
DMS-Enabling
DMS-Enabling
DMS-Enabling
FileNet ...
DB Index
DB Index
Master-
indexArchiv-APIs Replikation
ODBC Caching PZW -Schnittstelle
Konverter
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Produktflexible Zwischenschichtmit ausschließlicher Datenhaltung
PZW
TechnischeArchive
Anwendungen
Client-Ebene
IBM Host„classic“
BK-Appl.Web-
Server
Firewall
BrowserApplets BK-Client Lotus Notes
TerminalEmulation
Smalltalk-Appl.
C/S-Appl.
C/S-Client „Master“-DMS-ClientScan, Index,Recherche
IBM
DMS-Enabling
DMS-Enabling
DMS-Enabling
DMS-Enabling
FileNet ...
DB-Index
DB -Index
Archiv-APIs
Caching PZW-Schnittstelle
Archivfunktionalität
DB-Index
DB-Index
Konverter
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Produktflexible Zwischenschichtohne Datenhaltung
PZW
TechnischeArchive
Anwendungen
Client-Ebene
IBM Host„classic“
BK-Appl.Web-
Server
Firewall
BrowserApplets BK-Client Lotus Notes
TerminalEmulation
Smalltalk-Appl.
DB Index
C/S-Appl.
C/S-Client „Master“-DMS-ClientScan, Index,Recherche
IBM
DMS-Enabling
DMS-Enabling
DMS-Enabling
DMS-Enabling
FileNet ...
DB Index
DB Index
Index-SchemataArchiv-APIsPZW-Schnittstelle
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Anforderungen aus Anwendersicht
Automatisierung der Informationserfassung
„Der einheitliche Postkorb"
Integrationsaspekte
Erschließung von Wissen
Sicherheit
Einfacher Betrieb
Rechtssichere Archivierung
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Integration in kommerzielle Anwendungen als Dienste
• Client• Keine eigenen Clienten• Image- und Document-Management-Enabling von
kommerziellen Anwendungen• Server
• Workflow- und Document-Management-Service-Engines werden in kommerzielle Anwendungen integriert
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Integration in Bürokommunikation
• Einheitlicher Posteingangskorb für alle Formen von Nachrichten und Dokumenten
• Keine eigenständigen Clienten-Oberflächen mehr, sondern Nutzung aus Exchange, Notes/Domino oder ERP (wie z.B. SAP)
• Speichern, Finden und Bearbeiten mit der Funktionalität der Standard-Anwendung
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Automatische Posterfassung
• Automatische Klassifikationautomatische Indizierung und Zuordnung von eingehenden elektronischen und Papier-basierten Dokumenten
• Technologien• neuronale Netze
• Selbstlernende Mechanismen, künstliche Intelligenz• Auf Grund einer Definierten Lernmenge können alle
weiteren Informationen automatisch zugeordnet werden• Der Effekt des Übertrainierens kann diese Systeme in
unkontrollierbare Zustände versetzen• Regel-basierte Ansätze
• Jegliche Merkmale, die ein bestimmten Dokumententyp beschreiben müssen durch Regel beschrieben werden
• Bei sehr heterogenen Dokumenten können erhebliche Administrationsaufwände entstehen
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Nutzung nachgeordneter Dienste:
Enabling
Benutzerverwaltung
Anhängen von Pointern etc.
Enabling von Fachanwendungen
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• KundenakteAlle Kunden-relevante Informationen im zentralen Zugriff
• TelefonieIntegration von Telefon, Daten und Dokumenten
• Call CenterDurch die Anruferkennung werden die relevanten Kundeninformationen am Arbeitsplatz präsentiert
Customer Relationship Management
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• Wesentliche Szenarien
• Anbindung an Office
• Nutzung SAP aus Office Produkten
• Nutzung Office Produkte aus SAP
• Anbindung Groupware
• Nutzung SAP mit Exchange
• Nutzung SAP mit Notes
• Nutzung Groupware und SAP mit Office Produkte
SAP- und Bürokommunikationsintegration
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Workflow als Middleware für Portale
Workflow-Standardclient
Präsentationsebene
Funktionsebene
Datenbankebene Workflow - Datenbank
Applikations-Client
Applikations-Datenbank
Host-Datenbank
Host-EmulationMS Office-
Anwendungen
Wo
rkfl
ow
- En
gin
e
Applikation Services
Host-Transaktionen
MS Back Office
Workflow-Webclient
Middleware
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Workflow als Middleware für Portale
Workflow-WebclientPräsentationsebene
Funktionsebene
Datenbankebene Workflow - Datenbank
Applikations-Datenbank
Host-Datenbank
Applikation Services
Host-Transaktionen
MS Back Office
Sybase-Webclient
Sybase EAS
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Technische Ansätze
• DMS / Archivierung als Add on zu Fachapplikationen
• Datenarchivierung, z.B. Buchhaltungsdaten• Dokumentenarchivierung für z.B. Lotus Notes• DMS / Archivlösungen für spezifische, z. T. einmalige
Anforderungen (Beispiel Vertragsumstellung Versorger)• DMS / Archivlösungen für die Verwaltung spezifischer
Abteilungsanforderungen (Beispiel Vorschlagswesen)
• DRT als unternehmensweite Basistechnologie• DMS / Archiv als Infrastrukturkomponente• Einheitliche Verwaltung aller Datentypen• Zentraler Zugriff von Mitarbeitern, Partnern, Kunden...• Hohe Anforderungen an das Berechtigungssystem
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Automatisierung der Informationserfassung
Schlagworte: Automatische Klassifikation, Auto-Categorisation
Komponenten: OCR, ICR, Klassifikation, Indizierung, Routing, Workflow etc.
Anwendererwartung:• Keine manuelle Indizierung zur Informationsverteilung beim
Posteingangsscannen
• Zusammenführen von gescanntem Posteingang mit anderen Quellen (E-Mail, elektronisches Fax)
• Abgleich mit vorhandenen Stammdaten zur Qualitätsverbesserung
• Routing von Dokumenten nach Klassifikationskriterien
• (Vor-)Indizierung und strukturierte Ablage nach Klassifikationskriterien
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Der „einheitliche Postkorb“
Schlagworte: Unified Messaging, Unified In-Box
Komponenten: Groupware, E-Mail, Workflow, DMS, Portale etc.
Anwendererwartung:• Alle Nachrichten aus den Quellen Posteingang,
Vorgangsbearbeitung, interne E-Mail, Internet-Mail, Fax, Datenbankrecherchen, Sprachaufzeichnung etc. in nur einer In-Box
• Überwindung des Medienbruches zwischen derzeit verschiedenen Clienten („man muß wissen, wo die Information ist“)
• Einheitliche, strukturierte Benutzeroberfläche mit Dokumentenmanagement-Funktionalität
• Integriert in Standard-Produkte wie Lotus Notes/Domino, Microsoft Outlook/Exchange oder SAP mySAP.com
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Integrationsaspekte
Schlagworte: EAI Enterprise Application Integration, Portal, ECM Enterprise Content Management
Komponenten: Application Server, Portale, EAI-Komponenten, Schnittstellenprogrammierung etc.
Anwendererwartung:• Zusammenführung aller Informationen aus unterschiedlichen
Anwendungen über eine Middleware
• Einheitliche Dienste, die von verschiedenen Anwendungen gleichermaßen genutzt werden können
• Nutzung vorhandener Anwendungen mit einer „übergestülpten Middleware-Schicht“, um ohne große Aufwand „Thin-Clients“ bedienen zu können
• Kontrolle von Prozessen und Daten-Konsistenz
• Nutzung von Portalen um die Informationsbereitstellung personalisiert und situationsgerecht steuern zu können
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Erschließung von Wissen
Schlagworte: Knowledge Management, Knowledge Sharing, Knowledge Enabling
Komponenten: Classification, Data-Mining, Profiling, Agents,Personalisation, Context-Analysis etc.
Anwendererwartung:• Verdichtung von vorhandenen Informationen durch „intelligente
Software“ zu „Wissen“ um sich selbst Strukturierungs- und Ordnungsaufwände zu sparen
• Vollständigkeit, Richtigkeit, Relevanz und Aktualität von Recherche-Ergebnissen in unstrukturierten Daten und Dokumenten
• Übertragung des Wissens der Mitarbeiter in Softwaresysteme, um sich von den einzelnen Köpfen unabhängig zu machen, situations- und anforderungsgerecht, zeit- und ortsunabhängig „Wissen“ elektronisch bereitzustellen
• Wissen messbar und wirtschaftlich bewertbar zu machen
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Sicherheit
Schlagworte: Kryptographie, redundante Systemauslegung, Firewall, Active Protection Agents
Komponenten: Verteilte Systeme, Sicherheitsprotokolle, Berechtigungssysteme etc.
Anwendererwartung:• Single Logon – der Anwender hat in allen Systemen
immer aktuell die gleichen Rechte• Neben traditionellen Firewalls eine Software, die im
Hintergrund ständig die Virenfreiheit und den Schutz vor unberechtigtem Zugriff überwacht
• Elektronische Signaturen zur Authentifizierung im E-Business und in internen Anwendungen
• Sichere Protokolle, Leitungen und kryptografische Encodierung zur Absicherung des Informationsaustausches
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Einfacher Betrieb
Schlagworte: Grafische Administrationstools, Monitoring, Workflow-Self-Optimisation,
„Browser“
Komponenten: Directory Services, übergreifende Admin-Tools für unterschiedliche Anwendungen, Software- verteilung, Portale mit “Thin-Clients“ etc.
Anwendererwartung:• Reduzierung der Administrationsaufwände bei gleichzeitiger
Erhöhung der Datenintegrität
• Rollenkonzepte zur Überwindung der bisherigen Restriktionen von Berechtigungssystemen
• Einheitliche Speichersysteme als Enterprise Repositories oder DataWarehouses zur Überwindung von Medienbrüchen, Informationsredundanz und Format-Problemen
• Selbstoptimierende, fehlertolerante Software
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Typische Anwendungsszenarien einzelner Branchen
Banken
Verbände
Versicherungen
Bauindustrie
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Banken
Anforderungen an Integration und Enabling• Bürokommunikation / Groupware• Hostanwendungen• Client/Server-Applikationen (SAP)• Service Center / CRM• Posteingangsverarbeitung / Workflow• Revisionssichere Archivierung • Internetfähigkeit• Elektronische Signatur• Directory Services
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Sparkassen-Standardisierung Ziele des Projekts
• Anforderungen der unterschiedlichsten Anwendungen• Vorgangsmanagementsysteme, Groupware,
Zahlungsverkehr, Kreditanwendungen etc.
• Einsatz für unterschiedlich große, zentrale wie verteilte Organisationen und von kleinen bis großen Instituten
• Lauffähig in unterschiedlichen Anwendungsumgebungen• Client/Server-Systemen unter UNIX, Windows NT und OS/2
sowie in hybriden Systemen mit MVS-Host
• Bereiche mit geringem Archivbedarf wie auch mit hochkapazitiven Speichereinheiten
• Sicherstellung des Informationsaustauschs zwischen verschiedenen Systemen
• Rechtliche Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung
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Sparkassen-Standardisierung Architekturszenario
SIZ-Ablage
Archiv
Ablage - Ebene
Work-flow
Engine
WfMC
Kommu-nikations-service
HTTP
Web-Service
HTTP
Web-Service
SAPohneeigeneAblage
ArchiveLink
SAPmit
eigenerAblage
NotesohneeigeneAblage
Dynam.Dok.-
Manage-mentDMA
Notesmit
eigenerAblage
MVSMVS
Lokali-sierer
Konverter
Konverter Konverter Konverter Konverter Konverter Konverter Konverter Konverter
Index
DB
DB
DB
Index Datenbank(en)
Einheitliche SIZ-Informationsobjekte
AIX SIZ-Ablage
HostAnwendung
Ablage aufdem Host
SIZAblage
Dynam.Doku.-
Managem.
Notesmit und ohne
eigenes Archiv
SAPmit und ohne
eigenes ArchivWorkflow
DataWarehouse
VirtuellerMarktplatz
WWWIntranet
S-VerbundKommuni-
kation
Lokali-sierer
KonverterKonverter ABAPKonverter
TerminalMasterClient
ClientEnabling
Standard-Browser
JAVA-Applet
AnfrageDruckauftrag
HitlisteDaten
AnfrageDruckauftrag
DatenDokumente
HitlisteDatenListen
Dokumente
AnfrageDruck-auftrag
AnfrageDruckauftrag
DatenDokumente
HitlisteDatenListen
Dokumente
AnfrageDruckauftrag
DatenDokumente
HitlisteDatenListenDoku-mente
HitlisteDatenListen
Dokumente
HitlisteDaten
DokumenteListen
AnfrageDruckauftrag
ListenDokumente
AnfrageDruckauftrag
ListenDaten
Dokumente
HitlisteDaten
DokumenteListen
Druckauftrag
AnfrageDruckauftrag
DatenDokumente
HitlisteDatenDoku-menteListen
AnfrageDruckauftrag
DatenDokumente
HitlisteDatenDoku-menteListen
AnfrageDB-
AuszügeDaten
Dokumente
HitlisteDatenDoku-mente
DB-Auszüge
DokumenteDaten
AnfrageDruck-auftrag
DB-Auszüge
DokumenteDaten
HitlisteDB-
Auszüge
AnfrageListenDoku-menteDaten
Steuerdatei
ListenDatenDoku-mente
HitlisteSteuer-
datei
ListenDoku-menteDaten
AnfrageDruck-auftragSteuer-
datei
ListenDatenDoku-menteHitliste
DatenDoku-mente
AnfrageSteuer-
datei
DatenDoku-menteHitlisteSteuer-
datei
DatenDoku-mente
AnfrageDB-
Auszüge
DatenDoku-mente
HitlisteDB-
Auszüge
Anfrage DatenDoku-menteHitliste
DatenDoku-menteAnfrage
DatenDoku-menteHitliste
DatenDoku-mente
ListenDatenDoku-menteHitliste
AnfrageSteuerdatei
ListenDatenDoku-menteHitliste
AnfrageSteuerdatei
S-Verbund
entfernterLokali-sierer
Archiv-system
Index Index
Index
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VerbandZiele des Projektes
• Planung und Realisierung aktueller und künftiger Informationstechniken zur Nutzung im Verband
• Technisch-organisatorische Gesamtlösung• Verwaltung und Zugriff auf Daten und Dokumente
Unabhängig vom Standort und bestehenden Organisationseinheiten
• Effizienter Betrieb und einfache Pflege der Lösung• Integration aller Funktionen in eine einfach zu bedienende
Benutzeroberfläche
• Integration der verschiedenen Bürokommunikationsmodule mit einheitlicher Nutzung
• Kooperatives Bearbeiten von Dokumenten
• Verringerung des Raumbedarfs sowie Optimierung von Transport- und Zugriffszeiten durch elektronische Ablage und Archivierung
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VerbandKommunikationsmodell
Verbands-interneKommunikationBonn Berlin
Neuhardenberg
Brüssel
Verbände
Institute
Landes-banken
VRZ
VerbundKommunikation
Medien
Presse
Politik
andere externeKommunikation
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VerbandTrägerplattform
Betriebssystem• Windows NT 4
Groupwaresystem• Lotus Domino 5
Ablage-/Archivsystem• SIZ-konformes CE-Archivsystem• Client- und Anwendungskomponente: DocAkte
Datenbanksystem• Oracle 8
Standardanwendungen• Office 2000
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VerbandArchitektur
• Einheitliche Oberflächen und Bedienung für allgemeine Bürokommunikations-Funktionen
• Nutzung von Standarddiensten wie Directory Service, Fax, etc.
• Zentrale, dezentrale, lokale und off-line Nutzung der Informationen
• Spezielle Clienten für Sonderfunktionalitäten• Internetfähigkeit durch Nutzung von Browser-Technologien• Trennung von Posteingangs-, strukturierter Ablage mit
Informationsbearbeitungs- und Postausgangs-Funktionalität• Modular erweiterbar• SIZ-Konformität
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VerbandBasislösung
• Einheitlicher Postkorb für den Anwender(Papierpost, E-Mail, Fax)
• Kalendertool• Adreßverwaltung/Ressource-Directory• Informationsforen• Internetrecherche• Dokumentenmanagement und Archivsystem• Indizierung unter Verwendung der Nomenklatur• Elektronische Formularverwaltung• Scannen
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VerbandBasislösung
Client
Anwendungs-Ebene
Ablage-Ebene
Grundanwendungen
Post-Empfang
Standard-Masken
Rund-schreiben
ExterneInforma-
tions-verteilung
Projekt
Archiv-Dienst
Ablage- / DMS-DienstIndex-DB
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VerbandIntegrierte Spezialwendungen
Grundanwendungen Spezialanwendungen
Client-Ebene
Anwendungs-Ebene
Ablage-Ebene
Standard-Masken
Zusatz-Masken
Spezial-und Markt-statistiken
Vertrag
Bibliothek Sitzung
Presse
Recht
VorstandPost-
EmpfangRund-
schreiben
ExterneInforma-tions-
verteilung
Projekt
Archiv-Dienst
Ablage- / DMS-DienstIndex-DB
Spezielanwendungen:• Vermerk-Ablaufsteuerung• Sitzungsdienst• Raumverwaltung• Vorstandsvorlagen• Rundschreiben mit Dokument-Attachement• Kongreßverwaltung• Foren• WWW-Bereitstellung von Unterlagen
auf Basis von Rendition-Management
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VersicherungÜbersicht
• Problemstellung:• DMS als Infrastrukturkomponente für alle
Versicherungssysteme• Geografische Verteilung, standortunabhänge Zugriffe• Offline-Zugriffe
• Applikationen• Fachanwendungen• Host• Lotus Notes • Internet
• Lösung• Konzeption• Anbieterauswahl• Pilotierung
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VersicherungCustomer Relationship Management
Kundenakte• Alle Kunden-relevante Informationen im zentralen
Zugriff
Telefonie• Integration von Telefon, Daten und Dokumenten
Call Center• Durch die Anruferkennung werden die relevanten
Kundeninformationen am Arbeitsplatz präsentiert
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VersicherungArchitekturszenario
ViewerFAX Terminal-Emulation
SAPRecher-
cheScan-nen
Benutzer-verwaltung
FAXDienst
Host-Anwen-dungen
SAP
Archivebene
Ablageebene
dynami-schesDMS
ZugriffschutzSicherheit
Single Login
ZugriffschutzSicherheit
Web-Service
Applet
Index-DB
Office-Integra-
tion
Anwen-dungs-Enabling
Workflow
Workflow-Engine
LotusNotes
LotusNotes
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VersicherungVerteilte Infrastruktur
Verteilte mit zentraler Host-Datenbank
ZN / ID
VGS
extern
extern
extern
A J S F
d
d
d
Host(OS 390)
(DB2)
D
A DS F (DB2 / SQL)
Zentrale
D: DatenbankserverA: ArchivserverJ: JukeboxserverS: ScanserverF: Faxserverd: lokale Datenbank
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VersicherungPosteingangsverarbeitung
SB in derArbeits-vorbereitung
Scannen(QS Stufe 1)
Indizierungund Clearing(QS Stufe 2)
SB im Service-center und imFachbereich(QS Stufe 3)
Schriftguteingang Expedition DMS-integrierteSparten/Bereiche
Indizierung Clearing
Qualitätsgesicherte Dokumentobjekte zur Freigabe an DMS
Direktion
Scannen...
Nicht eindeutig zustellbar
Formalisiert/Individuell
Regelwerk / Verteiler
DV-gerecht
SachbearbeiterServicecenter
...SB-Pools
SachbearbeiterFachbereich
...SB-"Mini"-Pools
Sonstiges
...z.B. Inkasso, Agenturen
Schlechte Qualität,falsche Zustellung
etc.
Weiter-leitung
Zwischen-ablage
(ca.1 Monat)
Original-archiv
Nicht DMS-integrierte
Sparten/Bereiche
formalisiert-DV-gerecht
Betrieb Schaden Inkasso Rechnungs-wesen
formalisiert-nicht-DV-gerecht
Vor-gangsart
Vor-gangsart
Vor-gangsart
Vor-gangsart
Formu-larart
Verteilung in Papierform
PersönlicheZustellungen
nicht eindeutig zustellbar
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Industrie
Anforderungen an Integration und Enabling• CAD• SAP• Stücklisten• Prüflisten / Qualitätsmanagement• Supply Chain Management• Groupware / Internet• Multilingualität • Roaming User / Notebookeinsatz• Revisionssichere Archivierung • Directory Services• Workflow
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IndustrieÜbersicht
• Problemstellung• Unternehmensweites Dokumenten-Management• Neutrale, für alle Anwendungen geeignete Plattform• Verteilte Standorte• Multilingualität
• Applikationen• SAP• Grafik-Systeme• Bürokommunikation• baubetriebliche Systeme• Intranet, Internet
• Ergebnis• Konzeption• Anbieterauswahl
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201
IndustrieSAP-Integration
RechercheClient
SAPClient
IndexDB
SAPKonverter
Schnittstellen zu:- SAP- Archivsystem- Index-DB
Parameter Dateien
Pflegekomponente
HeaderGenerator
Informationsobjekt
Entpacken vonInformationsobjekten
(wenn kein ABAP vorhanden)
UI-Generator
Ablageebene
Sucheund
Bereit-stellung
Übergabe SAP-Objekte Bereitstellung SAP-Objekte
Suche und Bereitstellung über SAPArchivierung
IRS
Jukebox
unabhängigvonSAP
Archivebene
ABAPSAP
(alternativ: Bereitstellung Informationsobjekte)
Schnittstelle
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IndustrieArchitekturszenario Ist
Oberfläche / PortalIntranet
Dokumenten-Management-System
iXOSARCHIVE
SAP R/3
MSOFFICE.
Content-Mgmt
Sonst.An-wendungen...
Workflow
Workgroup
SAPWorkplace
VIP GAUSS Interprise (?)
MSEXCHANGEOUTLOOK
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IndustrieArchitekturszenario Soll (1)
Funktionalität
Präsentation
Datenhaltung
EnterpriseDirectoryService
SAP R/3ContentMgmt.(VIP)
DMSExchangeWorkflow
WorkgroupPortal /Internet
OutlookOffice SAPGUI
Sonst.Anwend.
Browser
iXOSArchiveIndex-DB Sonst.
Repositories...
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204
IndustrieArchitekturszenario Soll (2)
Funktionalität
Präsentation
Datenhaltung
EnterpriseDirectoryService
SAP R/3ContentMgmt.
DMS / Middleware
ExchangeWorkflow
Workgroup
OutlookOffice SAPGUI
Sonst.Anwend.
Browser
iXOSArchiveIndex-DB Sonst.
Repositories...
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