ECM - Konzeption, Auswahl und Einführung | Euroforum | Dr. Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT...

Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

ECM - Markt, Auswahl und Einführung

PROJECT CONSULT

UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Oderfelder Strasse 17

20149 Hamburg

www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2001

1

ECM

Konzeption, Auswahl und EinführungDr. Ulrich Kampffmeyer

Euroforum: Dokumenten- und Workflow Management

Stuttgart, 29.11.2001

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH




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PROJECT CONSULTPROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg

Geschäftsführer PROJECT CONSULT International Ltd., London Managing Partner

AIIM Association of Information and Image Management International AIIM International, Washington D.C., Silver Springs

Member of the International Advisory Board AIIM Europe, London-Datchett

Executive Director, Vice-Chair of the European Board of Directors

Europäische Kommission, DLM, BrüsselMember of the DLM-Monitoring CommitteeChair of the DLM/ICT-Industry Working Group

BITKOM e.V., AK KEM Knowledge Engineering und ManagementMitglied des Vorstands




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Agenda

• Ist Dokumenten-Management nicht mehr aktuell ?• Das Nutzungsmodell als Voraussetzung für eine

Lösungsauswahl• Anwendungsszenarien bestimmen den

Lösungsansatz• Hat der Kriterienkatalog ausgedient ?• Dokumenten-, Content- und Knowledge-

Management sind zu 90% organisatorische Aufgaben




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Enterprise Content ManagementEingrenzung & Definition

Content Management (ECM, WCM)

Document Related Technologies

Architektur von ECM-Lösungen




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Bedeutung von e-BusinessErfolgsfaktoren

• Die Erfolgsfaktoren - Warum müssen Organisationen strategisch über Content nachdenken? Warum gerade jetzt?1) Komplexität und Volumen von unstrukturiertem Content




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Bedeutung von e-BusinessÜberschwemmt von der eMail Flut

101 Mrd. e-mails wurden 1995 gesendet. 2000 : 2.6 Billionen e-mails weltweit.9.2 Billionen e-mails werden es im Jahre 2005 sein.

–IDC

101 Mrd. e-mails wurden 1995 gesendet. 2000 : 2.6 Billionen e-mails weltweit.9.2 Billionen e-mails werden es im Jahre 2005 sein.

–IDC

2.7 Mrd.: Anzahl der Web Seiten.5 Millionen kommen täglich dazu

–NEC Research

2.7 Mrd.: Anzahl der Web Seiten.5 Millionen kommen täglich dazu

–NEC Research

66% der Links führen zu noch bestehenden Seiten.

–Network Solutions

66% der Links führen zu noch bestehenden Seiten.

–Network Solutions

Viele Firmen stecken bereits in der Entwicklungsphase fest -- sie sind immer noch darauf fokussiert, möglichst viel Inhalt auf ihre Seite zu bringen als darüber nachzudenken, wie der Content später verwaltet werden soll.

– Jane M. Falla, E-Business Advisor Magazine

Viele Firmen stecken bereits in der Entwicklungsphase fest -- sie sind immer noch darauf fokussiert, möglichst viel Inhalt auf ihre Seite zu bringen als darüber nachzudenken, wie der Content später verwaltet werden soll.

– Jane M. Falla, E-Business Advisor Magazine




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Bedeutung von e-Business e-Dokumente sind entscheidend

• Unternehmen beruhen auf Dokumenten. • Dokumente verbreiten Produkt-Details, beschreiben

Innovationen, beinhalten Wünsche und Anregungen, bestätigen Fristen und wickeln Zahlungen ab.

• Dokumente zeigen Kunden wie Produkte benutzt werden, verbreiten informative Analysen und setzen Verabredungen zwischen den Unternehmen sowie zwischen Kunden und Unternehmen fest.

• “Dokumente sind der Grundstock einer jeden Firma”

(Interleaf)




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• Die Erfolgsfaktoren - Warum müssen Organisationen strategisch über Content nachdenken ?Warum gerade jetzt?1) Komplexität und Volumen von unstrukturiertem Content

verlangen nach Aufmerksamkeit2) Es geht nicht darum das eigene Unternehmen ins Internet zu

bringen, sondern das Internet in Ihr Unternehmen.3) Web-basierte Prozesse verlangen eine Integration von front-

end e-business Anwendungen und den verbleibenden Anteilen der Infrastruktur und supply chain.

Bedeutung von e-Business Denken Sie strategisch




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Bedeutung von e-Business Das Web & e-Business

“Das Internet (und Enterprise Content Management) ist

wie der Sex in der High School...• Jeder denkt alle anderen tun es• Jeder möchte es tun• In Wirklichkeit aber tun es nur einige wenige• Und diejenigen, die es wirklich tun, machen es nicht

wirklich gut”(Kate Muldoon, line56 magazine)




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Bedeutung von e-Business Der “e-Business Eisberg”

Infrastructure

Fulfillment

Content

Commerce




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Neue IT-Herausforderungen…• Bestehende veraltete Technologien

• Systeme wickeln heutzutage weit mehr ab als nur strukturierte Daten – oft auch ohne Logik...

• Unstrukturierte Informationen sind weitaus komplizierter als einfache Datenmengen und müssen deshalb auch anders verwaltet werden.

Unstrukturiert

Strukturiert

Bedeutung von e-Business Explosion unstrukturierter Information




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WEB CONTENT MGT. DOCUMENT MGT. IMAGINGEAI

E-PROCESS MGT. DATA MINING PORTALSSTORAGEMOBILE APPLIANCE

CONTENT MGT. COLLABORATION KNOWLEDGE MGT.

ENTERPRISE CONTENT

MANAGMENT

ORDERPROCESSING

WAREHOUSEMANAGEMENT

ERPSHIPPINGSYSTEMS

ELECTRONIC BILLPRES./PAYMENT

FULFILLMENT(BACK-OFFICEAPPLICATIONS

DATABASES STORAGE NETWORKINFRASTRUCTURE

E-COMMERCEE-COMMERCE SALESAUTOMATION

SALESAUTOMATION CRMCRM SUPPLY-CHAIN

MGT.SUPPLY-CHAIN

MGT.MARKETING

CAMPAIGN MGT.MARKETING

CAMPAIGN MGT.COMMERCE

(FRONT-END APPLICATIONS

PORTALSPORTALS

B2EB2E

B2CB2C

B2B B2B

BROWSERSBROWSERS

Von DM zu ECM Komponenten-Architektur




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Von DM zu ECM ECM Architektur

Create Manage DeliverCapture-email-paper-feeds

Officeapps

Webapps

Kunde

Unternehmen

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Mobil

PropertiesMeta data

DatenbankenFederated repository

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Intranet/extranet Infrastruktur

CM Products

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Regierung

Quelle Strategy Partners

FirmenAnwend.

Document bases




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Von DM zu ECM ECM Architektur

Create Manage DeliverCapture-email-paper-feeds

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Webapps

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Intranet/extranet Infrastruktur

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Regierung

Quelle Strategy Partners

FirmenAnwend.

Dokumenten Grundlage

Eine

zukünftige Basis-

Technologie

XML




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Alles nur eine Frage der Definition ?

• von Groupware zum Knowledge Management • vom Dokumenten-Management zum Content

Management• vom elektronischen Archiv zum Document

Warehouse • von OCR und ICR zur automatischen Klassifikation• vom Workflow zu CRM Costumer Relationship

Management und SCM Supply Chain Management • von Intranet-Document-Management zum

Enterprise Portal• von Enterprise-Document-Management-Solutions

(EDMS) zu eBusiness und Enterprise Content Management




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Enterprise Content Management

“The technologies used to create, capture, customize,

deliver, and manage enterprise content to support

business processes.”

Von DM zu ECMAIIM’s Definition von ECM




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Unstructured Content

AIIM’s Definition of ECM

DataBusiness Processes

CUSTOMIZE

CAPTURE

DELIVER

MANAGE

CREATE




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Was ist der Unterschied? Enterprise Content Management

DM KM ECMArchival Collaboration Federated RepositoryGroupware Groupware CollaborationWorkflow Workflow eProcessDocument ManagementDocument ManagementContent ManagementIntranet Intranet IntranetScanning Capture CaptureAuto-Categorization Auto-Categorization Auto-CategorizationRetrieval Intelligent Retrieval Search EnginesDocument Warehouse Data Mining Document WarehouseRecords Management Personalisation Web-Content-Management

Portal Portal




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Was ist der Unterschied? Knowledge Management


Portal Portal




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Was ist der Unterschied? Enterprise Content Management


Portal Portal




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Was ist der Unterschied? DM, KM & ECM

DM KM ECMArchival Collaboration Federated RepositoryGroupware Groupware CollaborationWorkflow Workflow eProcessDocument ManagementDocument ManagementContent ManagementIntranet Intranet IntranetScanning Capture CaptureAuto-Categorization Auto-Categorization Auto-CategorizationRetrieval Intelligent Retrieval Search EnginesDocument Warehouse Data Mining Information WarehouseRecords Management Personalisation Web-Content-Management

Portal Portal




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Definitionen Was ist Content ?

• Content (engl. Inhalt) sind Informationen in strukturierter, schwach strukturierter und unstrukturierter Form, die in elektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestellt werden

• Content ist nicht einfach eine Übertragung des Dokument-Begriffes. Content wird heute so verstanden, daß die Informationsobjekte Inhalt, Layout und Meta-Daten umfassen

• Strukturierter Content sind Daten, die in einem standardisierten Layout aus datenbankgestützten Systemen bereitgestellt werden (z.B. formatierte Datensätze aus einer Datenbank)

• Schwach strukturierter Content sind Informationen und Dokumente, die zum Teil Layout und Meta-Daten mit sich tragen, jedoch nicht standardisiert sind (z.B. Textverarbeitungsdateien)

• Unstrukturierter Content sind beliebige Informationsobjekte, deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann und die nicht eine Trennung von Inhalt, Layout und Metadaten besitzen (Bilder, GIF`s, Video, Sprache, Faksimiles etc.)




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DefinitionenWas ist Content Management ?

• Content Management Systeme im übergeifenden Sinn unterstützen

• die Erstellung von Content (direkt oder durch Anbindung)• die Verwaltung von Content (Content Management im engeren

Sinn)• die Bereitstellung von Content (Präsentation, Distribution)• die Kontrolle von Content (Rechte, Versionierung)• die Individualisierung von Content (Personalisierung, Sichten)

• Content Management im engeren Sinn bezeichnet lediglich die programmgestützte Verwaltung von Inhalten (Datenbanken, Archive etc.)

• Content Management ist die Weiterführung von Dokumentenmanagement mit Nutzung von Internet-Technologien

• Die Begriffe Content Management und CMS werden von den Anbietern undifferenziert benutzt




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DefinitionenWas ist Web-Content-Management ?

• Web-Content-Management umfasst die Verwaltung von Content auf internet-basierten Web-Sites und Portalen

• Web-Content-Management-Systeme (WCMS, WebCMS) lassen sich funktional wie folgt gruppieren:

• Redaktionssysteme zur Erstellung, Verwaltung und Beschickung von Web-Sites (Web-Editoren, Web-eProcess u.a.)

• Web-Site-Operating-Systeme, die den Content zur Laufzeit bereitstellen. Diese Systeme sind zunehmend Datenbank-basiert (Ablösung von HTML-hierarchischen Verzeichnissen)

• Web-Design-Werkzeuge zum Entwurf und Aufbau der Funktionalität eine WebSite

• Web-Publishing-Lösungen mit aktiver Informationsverteilung

• Web-CMS konzentriert sich auf die Bereitstellung von Content für offene Benutzergemeinschaften im Internet.




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DefinitionenWas ist Enterprise-Content-Management?

• Enterprise Content Management (ECM) geht vom Ansatz aus, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern („Unified-Global-Repository“-Ansatz, Data-/Document-/Content-Warehouse)

• ECM umfasst herkömmliche Informationstechnologien wie Dokumentenmanagement, Knowledge Management, Workflow, Archivierung etc. und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Portal- und anderen Internet-Technologien

• Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen

• ECM ist eine Basistechnologie von eBusiness zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der Prozesse




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DefinitionenWas ist eBusiness ?

• eBusiness ist mehr als eCommerce. eCommerce ist die Umsetzung herkömmlicher Geschäftstätigkeit mit Internet-Technologien

• eBusiness hat den Anspruch, interne und externe Nutzer zusammenzuführen:

• intern (Intranet, B2E Business to Employee, z.B. als Knowledge Management für die Mitarbeiter der NORD/LB),

• im Partnerverbund (Extranet, B2B Business to Business, z.B. in der Zusammenarbeit mit NSGV, LBS u.a.)

• im Außenverhältnis (Internet, B2C Business to Consumer, z.B. Bereitstellung von Informationen und Geschäftstransaktionen für Kunden)

• eBusiness ist inhalts- und prozessgetrieben. Es setzt die Integration unterschiedlichster Technologien und die Anpassung organisatorischer Prozesse voraus

• eBusiness schließt heute Lösungen wie eProcurement, Marktplätze, Collaborative Commerce, eCommunity, CRM, SCM etc. ein




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ECM Technologien: Applikationen mit Infrastruktur verbinden

Source: AIIM 2001 Industry Study




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Basis Idee Nr. 1 Enterprise Content Management

als

integrative Middleware




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als

unabhängige Dienstefür alle Anwendungen




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als

ein einheitliches, übergreifendesEnterprise Repository

für jeden Informationstyp




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• Aktuellen Integrations- und Lösungsszenarien

• Aus den Beispielen werden die geeigneten Produkt- und Lösungsansätze abgeleitet

• Es gibt keine grüne Wiese!

Anwendungsszenarien bestimmen den Lösungsansatz




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Elektronische Archivierung

• Records Management• Der Begriff „elektronische Archivierung“ entspricht dem

„Records Management“ im englischen Sprachgebrauch

• Langzeitarchivierung• Unter „elektronische Langzeitarchivierung“ versteht man die

Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren

• Revisionssichere Archivierung• Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man

Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten




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Elektronische Archivierung

• Die elektronische Archivierung ist auf die langzeitige Verfügbarkeit von Daten und Dokumenten ausgelegt

• Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfügt ein elektronisches Archivsystem über eine datenbankgestützte Verwaltungs- und Retrievalkomponente

• Elektronische Archivsysteme sichern die Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit von beliebigen Informationen unabhängig von der erzeugenden Anwendung

• Archivsysteme können sowohl Online-Bestände als auch Nearline (Jukebox, Bandspeichersysteme) und Offline (im Regal mit Nachlegen des Mediums auf Anforderung) verwalten

• Elektronische Archive sollten als nachgeordnete Dienste allen Anwendungen in einem Unternehmen zur Verfügung stehen und Information übergreifend erschließbar machen

• Elektronische Archive müssen Standard-Schnittstellen und Standard-Formate unterstützen, um den übergreifenden Zugriff und die Migration von Beständen zu unterstützen

• Archivsysteme müssen über effektive Sicherheits- und Schutzmechanismen verfügen




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Elektronische ArchivierungAnwendungsbereiche

• Traditionelle Archivsysteme• „Imaging-Archive“ – spezielle Systeme mit Scannen von

Dokumenten, inzwischen um Fax, Office-Dokumente etc. ergänzt

• „COLD-Archive“ – Listen- und Druck-Output-Archivierungssysteme

• Spezielle Archive• „Hierarchisches Speichermanagement“ – nachgeordnete Systeme

nur für eine Anwendung

• „E-Mail-“ oder „Groupware-Archive“ – spezialisierte Systeme zur Entlastung von Domino, Exchange und andere Standardsoftwarepaketen

• „Transaktionsarchivierung“ – nachgeordnete Systeme für Portale und WebSites zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen

• Universelle Archive• „Federated Unified Repositories“ – unternehmensweite,

einheitliche, von Anwendungen unabhängige Enterprise-Content-Management-Systeme




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Fehleinschätzung ?!

• Große digitale Informationsbestände sind heute bereits nicht mehr erschließbar oder verloren

• Analysten veröffentlichen Einschätzungen, dass der Markt für elektronische Archivierung zu 80% gesättigt sei...

• Falsch, der Abdeckungsgrad ist eher bei 20%• Viele singuläre Insellösungen, keine Enterprise-Systeme• Ca. 50% der Systeme stehen zur Migration an (nicht

mehr vorhandene Produkte oder Anbieter, veraltete Architekturen, etc.)

• E-Mail-, Transaktions- , Web-, Content- und andere Archivierungsformen stehen erst am Anfang




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Anforderungen an elektronische Archivierung im eCommerce

• Transaktionsarchivierung• Eingang• Ausgang• Verarbeitung

• Zeitstempel / Zeitzonenproblematik• Authentifizierung• Sprachabhängigkeiten bei virtuellen Dokumenten• Angebote auf Websites• Informationsnutzung entsprechend Copyright und

Urheberrecht• Kommunikation, Konsolidierung und Integration mit

operativen Systemen




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Anforderungen an elektronische Archivierung im eBusiness

• Übergreifende Lösungen für B2C, B2B, B2E...• Harmonisierung elektronischer Signaturen im

internen und externen Gebrauch• Mitarbeiter kann gleichzeitig Kunde sein• Zeichnungsberechtigung in Abhängigkeit von Position

und Rolle

• Medienbrüche zwischen internem und externem Content

• Durchgehende Berechtigungen über alle betroffenen Systeme

• Unified, federated Repositories als Enterprise-Content-Management-Infrastruktur




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• Transaktionsarchivierung• Angebote, Geschäfte etc. über Web-Server und Portale

sind reproduzierfähig und recherchierbar zu archivieren• Der Protokollierung kommt besondere Bedeutung zu

• Recherchierfähigkeit• Für bestimmte Aufgaben müssen die Daten

recherchierfähig gehalten werden; PDF und TIFF kommen nur für bestimmte Anwendungsfälle in Frage

• Objektbildung• Standardisierung von Meta-Daten schreitet voran• Objektbildung zum Aufbau von Referenzen (z.B.

elektronische Signatur auf Zertifikat) inzwischen unerläßlich (bei SKO-Informationsobjekten gegeben)

Generelle Anforderungen an dieArchivierung




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• Elektronische Signaturen• Die elektronische Signatur ist rechtskräftig• Elektronisch signierte Dokumente müssen archiviert

werden, da sie nicht mehr für die Papierreproduktion geeignet sind

• Schlüsselprüfung muß während der Aufbewahrungsfrist gegeben sein

• Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat mu gewährleistet sein

• Organisatorische Aufteilung von Datenbeständen• Wegen „Mitnahmemöglichkeit“ und Recherche durch

Prüfer müssen Datenbestände in der Index-Datenbank und dem Archiv sinnvoll nach Klassen aufgeteilt werden

• Das Berechtigungssystem muß den Schutz nicht steuerrelevanter Unterlagen (besonders BDSG) sicherstellen

Generelle Anforderungen an dieArchivierung




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Standards

• Viele der „alten“ DMS-Standards haben sich überlebt oder nicht durchgesetzt:

• veraltet: DMA, DFR, ODA, SGML ...

• ums Überleben kämpfend: ODMA, WfMC ...

• Bei Dokument-Formaten steht ein Generationenwechsel an:• alt: TIFF, JPEG, HTML

• neu: XML, JPEG2000, PDF

• Neue Standards im Umfeld Dokumenten-Technologie:• ISO/IETF/OASIS: 15489, WebDAV, XML-

Dialekte, Metadatenstandards

elektronische Signatur ...

• branchenspezifische: DoD, Domea, OAIS ...




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DRTDocument Related Technologies




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Was ist DRT ?Document Related Technologies

• Internet, Intranet & Extranet• Document, Workflow & Knowledge Management• eCommerce & Electronic Signature• Document Input, Distribution & Storage• OCR, ICR & Pattern Recognition• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval• Imaging & Multimedia• Archival & Records Management• Secure Communication & Unified Messaging• Groupware & Office Automation Solutions• Forms & Output Management• Middleware & Componentware• Content Management, Syndication & Distribution




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DRTDocument Related Technologies

• Internet, Intranet & Extranet• Document, Workflow & Knowledge Management• eCommerce & Electronic Signature• Document Input, Distribution & Storage• OCR, ICR & Pattern Recognition• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval• Imaging & Multimedia• Archival & Records Management• Secure Communication & Unified Messaging• Groupware & Office Automation Solutions• Forms & Output Management• Middleware & Componentware• Content Management, Syndication & Distribution

DRT sind

a) Systeme, die auf die Verarbeitung un- oder schwachstrukturierterInformation („Dokumente“) spezialisiert sind

b) Dokumenten-orientierte Funktionen,die in beliebige Anwendungen undIT-Infrastrukturen integriert werden




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DRT „Abgrenzungen“

• Dokumenten-Management (im weiteren Sinn)• Elektronische Archivierung, COLD• Dynamisches oder klassisches Dokumenten-Management• Workflow, Groupware• Capture, Scannen

• Knowledge Management• 8 Quellen: Groupware, Dokumentenmanagement, Künstliche Intelligenz,

DataWarehouse/DataMining, Management-Informationssysteme, Automatische Klassifikation, multimediale Datenbanken, E-Learning

• Eigene Merkmale: auto-categorisation, personalisation, agents, classification, profiling, skill-management, data mining etc.

• Enterprise Content Management• Umfaßt Dokumenten-Management im weiteren Sinn• Zusätzlich: Portale, Internet-basierte Technologien, Knowledge

Management, ASP/DMCO etc.• Plattform für Anwendungen: E-Business, Supply Chain Management,

Costumer Relationsship Management, Collaborative Commerce etc.




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DRT-Trends

• Integration von Dokumenten-Management und Archivierung als nachgeordnete Dienste; Enabling und Einbindung in vorhandene IT-Landschaften

• Vertikale, fachspezifische Ready-to-Work-Anwendungen• Rezentralisierung, ASP und Document Management

Complete Outsourcing• Nutzung mit Internet-Technologien über Browser und Applet• Der einheitliche Postkorb für alle Arten von Eingängen und

Dokumenten• Automatische Klassifikation als Basis für Knowledge

Management• Directory Services• Elektronische Signatur• Web Content Management und Enterprise Content

Management




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DRT-Trends... einige Erklärungen

Was verbirgt sich hinter AutomatischerKlassifikation ?

• Automatisierte Posteingangserfassung mit maschineller Indizierung zur Überwindung des Flaschenhalses der Erfassung

• Automatische Indizierung von Email undanderen elektronischen Dokumenten

• Intelligente Unterstützung der Recherche• Auswertung von Datenbasen im Sinne von

DataMining• Sichere und personenunabhängige

Klassifikation




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Was verbirgt sich hinter Content Management mit XML ?

• Verwaltung von Daten- und Dokumenten-beständen auf Web-Servern

• Standardisierte, Internet-gerechte Objekt-Beschreibungen, Meta-Daten und Austauschformate

• Einheitliche Verwaltung beliebiger Formen von Informationen

• Grundlage vieler Web-Content-Management-Lösungen




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Was verbirgt sich hinter Integration in Bürokommunikation und EAI ?

• Einheitlicher Posteingangskorb für alleFormen von Nachrichten und Dokumenten

• Keine eigenständigen Clienten-Oberflächenmehr, sondern Nutzung aus Exchange,Notes/Domino oder ERP (wie z.B. SAP)

• Speichern, Finden und Bearbeiten mitder Funktionalität der Standard-Anwendung

• Zusammenführung von untershciedlichsten Anwendungen mit einheitlicher Speicherung aller Dokumente in einem Speichersystem




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Was verbirgt sich hinter Ready-to-Work ?

• Keine aufwendigen individuellen Entwicklungen mehr

• Einsatz von vorkonfigurierten Branchenlösungen

• Für die öffentliche Verwaltung z.B. vorkonfigurierte Lösungen auf Basis des DOMEA-Konzeptes




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Was verbirgt sich hinter ASP undDokumentenmanagement-Outsourcing ?

• Nutzung der Software und der Speicher eines Application Service Providers

• Outsourcing von Erfassung und Betrieb• Keine eigene Hardware, kein eigenes Personal,

keine Migrationen ...• „Pay-per-View“, „Pay-per-Volume“, „Pay-per-...“• Nutzung mit Internet-Mitteln




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Was verbirgt sich hinter Security ?

• Kryptographie für die sichere Übertragung• Elektronische Signaturen für authentische

Dokumente• Rollenbasierte Authorisierungskonzepte• Firewalls und „Viren-Killer“




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Was verbirgt sich hinter Directory Services und LDAP ?

• Single-Logon in allen Systemen• Einheitliche Berechtigungen für alle Systeme• Konsistente und nicht-redundante Adressbestände• Standardisierte Verwaltung von Ressourcen-

Daten• Ersparnis bei den Pflegekosten




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Was verbirgt sich hinter Knowledge Management ?

• Verbesserte inhaltliche Erschließung vonInformationen

• Abbildung des expliziten, impliziten (mit starken Einschränkungen) und kollektivenWissens einer Organisation

• Situationsgerechte Kombination und Verdichtung relevanter Information

• „Unabhängigkeit vom Wissen einzelner“




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Was verbirgt sich hinter Web-Content-Management und Enterprise-Content-Management ?

• WCM dient zur • Gestaltung auf Auftritten, Durchführung von

Redaktionsprozessen und Verwaltung von • externen Websites (Internet) und internen Intranets

• ECM folgt der Idee, dass• Alle Informationen für die verschiedenen Bearbeitungs-

und Anzeigezwecke nur einmal gespeichert werden• Content-Management eine integrative Zwischenschicht zur

Verwaltung, Verteilung, Kontrolle, Speicherung und datenbankgestützten Bereitstellung aller Dokumente bildet

• Alle Anwendungen einheitlich die Dienste von ECM nutzen




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Was verbirgt sich hinter E-Business ?

• Kombinierte interne Lösung und Abwicklung des Geschäftsverkehrs mit Internet-Mitteln

• aber auchz.B. Beteiligung des Bürgers an elektronischen Mitbestimmungs- undVerwaltungsprozessen




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Anforderungen an unternehmensweites Content Management

• Speicherung aller Arten von Informationen• Speicherung dynamischer und unveränderlicher

Informationen• Dienstekonzept• Große und kleine Lösungen• Eigener Recherche-Client oder Einbindung in

vorhandene Anwendungen• Zentrale und verteilte Indexdatenbanken• Konsistente Langzeitspeicherung• Modular ausbaubar• Verteilte Archive• Integration in vorhandene Systeme




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ECM AnwendungAktuelle Themen

• Verlinkung von Technologien mit Anwendungen -- e-Business Automation

• Effektives Management von Web Content -Intranet, Extranet Content Aufgaben

• Rechtssituation, Langzeitverfügbarkeit und Migration von Daten

• Beschleunigung der time-to-market - Überlegungen zu ASP-Lösungen

• Implementierungsfragen




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• Welche Typen und Klassifikationsmöglichkeiten von Daten existieren?

• Wieviele Typen sind es, wieviele können es werden und wie sieht es mit dem Lebenszyklus aus?

• Einzelseiten, Container, Vorgänge, Journale ...wie sind sie gemeinsam zu speichern?

• Anpassung an individuelle Bedürfnisse, wie steht es um einheitliche Archive und inhaltliche Erschließung

ECM Anwendung Intranet, Extranet und Content-Fragen




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ECM Anwendung ASP-Problematik

• Sicherheit• Bandbreite• Langfristige Informationsverfügbarkeit• Anpassungsfähigkeit• Implementation und Integration• Die Risiken...

• Sind Sie bereit, Risiken zu teilen?• Wie steht es um die Sicherheit?• Ist die ständige Verfügbarkeit der Informationen

garantiert?• Was passiert, wenn es nicht funktioniert?• Wird das ASP-Unternehmen überleben?




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ECM Anwendung Implementationsfragen

• Definition von Metadaten, Richtlinien, Prozeduren• Import, Konvertierung, Migration• Plattformen, Datenbanken, Browser, Client• Desktop Integration, Integration von Anwendungen,

Back Office Integration• Prozess und Workflow Modellierung• Kulturelle Grenzen bei Online vs. Offline Arbeit• Wie werden die Komponenten vernetzt?

(EAI Enterprise Application Integration)




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CM als reines Redaktionssystem

Firewall

WebServer

Präsentation

Redaktions-Applikation

InhalteLayoutPublikationsprozess

ContentRepository




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CM als Content Management System

Firewall

Redaktions-Applikation

Nutzungs-Applikation

ContentManagement

WorkflowEngine

Intranet

Server

Application

Server

(eBusiness)

LegacySystems

Content Repository

WebServer

Präsentation




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CM als Enterprise Content-Management-System

Firewall

Portal

InterfaceRedaktions-Applikation

Capture

Fachan-wendung

Groupware-Kommuni-

kation

ERPApplication

Portal

Intranet

Server

Content

Management

Classification

Knowledge

Management

Application

ServerGroupware

ServerERP

Content

RepositoryLegacy Groupware

RepositoryERP

Repository

Enterprise Records Management

(Archivierung)

DMSWorkflow

EA

I

WebServer

Präsentation

eBusiness-Transaktionen

Contentenabled

Contentenabled




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Internet

Info

rmat

ion

Agg

rega

tion

& P

ublis

hing

Know

ledge

Managem

ent

RetrievalGroupware

ER

P

Dokumenten-Management

Business

Intelligence

Excalibur

PC DOCSFULCRUM

Dataware

grapeVineHyperwave

IntraspectMeta Systems Guild

SemiaVerity

Autonomy

Knowledge Track

Verge Perspecta

DatachannelSagemaker

GiyphicaPowerize.com

Coextant

USU

Aaneid

Microsoft

Lotus/IBM

Radnet

InfoImage

GorechangeSAP (mySAP)

PeopleSoft

J.D.EdwardsOracle

Ariba

Yahoo!

AOL/Netscape

Infoseek

Inktomi

Portera

EpicentricIntranetSolutions

OpenText

Documentum

CE AG

ViadorHummingbird

Sqribe

InformationAdvantage

Top Tiar

SER

Quelle: Delphi Group

Der Portal-Stern




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WebMarkets

WebCommerce

WebPublishing

Bedeutung von e-Business Stufen der Web-Entwicklung




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Bedeutung von e-Business Zu viel, zu schnell

“Das Internet entwickelt für Kunden und Unternehmen

gleichermaßen Möglichkeiten mit einer

atemberaubenden Geschwindigkeit. Aber die

Veränderungen kommen so schnell, das wir uns oft in

einer Online-Version des Turmbau zu Babel

wiederfinden.”(Lawrence A. Weinbach, Chairman, Unisys)




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67

Bedeutung von e-Business Erfolgsfaktoren

• Die Erfolgsfaktoren - Warum müssen Organisationen strategisch über Content nachdenken ? Warum gerade jetzt?1) Komplexität und Volumen von unstrukturiertem Content

verlangen nach Aufmerksamkeit2) Es geht nicht darum das eigene Unternehmen ins Internet zu

bringen, sondern das Internet in Ihr Unternehmen.




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68

AnwendungenAnwendungenSicherheits-

systemeSicherheits-

systeme

ArbeitnehmerArbeitnehmer

RDBMSRDBMS

Quelle: Marimba

Innerhalb des Unternehmens

Innerhalb der 4 Wände:

Das Management fokussiert auf die physische Infrastruktur und das Netzwerk.

Zur Client/Server Umgebung zusätzliche Komplexität.

Das Auftauchen von Informationssilos.

Bedeutung von e-Business System-Management vor der Internet-Ära




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69

SecuritySecuritySystemsSystems

RDBMSRDBMS

AußendienstEmployeesMitarbeiter

CustomersKunden

Business Geschäfts-partner

ApplicationsAnwendungen

DocumentsDokumente

DataDaten

Application ServerApplication Server

Web ServerWeb

Server

Quelle: Marimba

Die Informationen, die für die Auslieferung an verschiedenste Gruppen bestimmt sind, werden

innerhalb und außerhalb des Unternehmens mit einer Vielzahl an Formaten gebildet, obgleich

von Mitarbeitern oder Nicht-Mitarbeitern

Bedeutung von e-Business Information im Internet-Zeitalter




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70

• “Den meisten B2B-Anwendungen, die in den letzten Jahren aufgetaucht sind, fehlte einfach in jeder Weise die Fähigkeit sich der Organisation anzupassen und sich mit den Unternehmensprozessen zu harmonisieren.

• Die Versuchung besteht darin, ein Portal und einen Exchange Server aufzubauen und dann die Arbeit als erledigt zu betrachten. Solche Anwender leiden unter dem sog. Eisbergproblem - 90% der Probleme bleiben unter der Oberfläche.”

(Carl Frappaolo, Delphi Group)

Bedeutung von e-Business Der „e-business Eisberg“




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71

Architekturen von ECM-Lösungen




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72

Bedeutung von e-Business Zwei Architekturen im Wettbewerb




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73

Bedeutung von e-Business DREI Architekturen im Wettbewerb




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74

Integration von Front und Back Office• Kbkids.com, Macys.com, ToysRus.com mussten

aufgrund von nicht eingehaltenen Lieferzeiten $1.5Mio. an Strafe bezahlen. Folgende Kernfragen wurden nicht beachtet:

• Wie sollen Front Office Anwendungen (CRM, Supply-Chain-Management, Elektronischer Handel, Beschaffung, etc.)

ECM Anwendung Risiken des ECM-Einsatzes

• INTEGRIERT WERDEN MIT… • Back Office Anwendungen (ERP, Datenbankverwaltung,

Bestandsmanagement, Versandsysteme, etc.) ?

• Passen Ihre Unternehmensprozesse mit den neuen e-Business Technologien, die implementiert werden sollen, zusammen?




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75

Key Technologies -- Creation and Capture

Forms Processing Software Imaging, Scanning, & Hybrid Systems

Application Dev Tools Handwriting Recognition

Publishing ICR/OCR/Voice Recognition

Authoring Software Voice Recognition

Web Authoring Streaming Media

ProcessOutcome

Business ProcessCustomerRequest

Voice Appfiles Paper

Web DatabaseImagesApp filesDataOther

WebServer

ECM Anwendung Erstellung und Erfassung




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76

ECM Anwendung Informations-Management

Key Technologies – Management

Data Warehousing

Storage Systems, SAN, WORM, RAID, MO, DVD, CD-ROM

Archiving/Preservation

Compression

Workflow

DatabaseImagesApp filesDataOther

ProcessOutcome

WebServer



Web




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77

ECM Anwendung Verteilung und Verarbeitung (1)


ProcessOutcome

WebServer



Web

Key Technologies – Delivery and Customization

Portals Data Mining

Search Engines Wireless/WAP/Blue Tooth

Web Caching Print Systems/Print Utilities

XML Electronic Data Interchange (EDI)

Public Key Infrastructure (PKI) P3P, Encryption, Authenticity, Digital Signature/Notarization




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78


ProcessOutcome

WebServer



Web

Key Technologies – Delivery and Customization

Portals Data Mining

Search Engines Wireless/WAP/Blue Tooth

Web Caching Print Systems/Print Utilities

XML Electronic Data Interchange (EDI)

Public Key Infrastructure (PKI) P3P, Encryption, Authenticity, Digital Signature/Notarization

ECM Anwendung Verteilung und Verarbeitung (2)




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79

ECM Anwendung Durchgängiger Einsatz über alle Prozesse

Und schließlich die Frage – vielleicht sogar die wichtigste – wie muß eine Content Management Strategie über Prozesse optimiert werden, damit ein durchgängiger Zugriff sowie eine gemeinsame Nutzung von Informationen möglich ist.




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80

Traditionelle monolithische Anwendungen

ModulareC/S-

Anwendungen

Web-ServerEngines

ECM-Architekturen




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81

ModulareC/S-

Anwendungen

Web-ServerEngines

Geschlossene "Insel"-Anwendungen

Client

Applikation

DMS

Alle benötigten Anwendungenmüssen in den Clienten und die ECM-Applikation einge-bunden werden

Kein Dienste-Konzept

Häufig fehlende Modularität


ECM-Architekturen




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82


Web-ServerEngines

Jukebox

WorkflowDMS

Anwendungen

WorkflowDMS

Anwendungen

Client

ServerDienste

DMS-Repositories

Benutzeroberfläche

Index-DB

ECM alsMaster-Anwendung

ModulareC/S-

Anwendungen

ECM-Architekturen




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83


ModulareC/S-

Anwendungen

Web-Server

Anwendung

Jukebox

Anwendung

Client

ServerDienste

DMS-Repositories

ECMWorkflow

Workflow DMS

Engine

DB

ECM EnablingAnwendung

Engines

• Keine eigenen Clienten• Image- und Document-Management-Enabling von

kommerziellen Anwendungen• Workflow- und Document-Management-Service-

Engines werden in kommerzielle Anwendungen

ECM-Architekturen




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84


ModulareC/S-

Anwendungen

Engines

ServerDienste

DMS-Repositories

BrowserApplet

Jukebox

DMS-Service

Web-Server

Web-Server

ECM-Architekturen




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85

Ablage-Ebene

ClientOberfläche

Recherche-Client

LokalesDokumen -ten -Mana -

gement

ViewerAnzeige-

komponenteZugriff

“Enabling”

Anwendung


gement

Viewer-Anzeige-

komponenteZugriff

Daten-bank

CacheLokali -sierer

UniqueIdentifier

Konverter

. . .Versions -

Management

Archiv-Ebene

IRSSpeicher-system -

verwaltung


verwaltung


verwaltung


verwaltung


verwaltung

Benutzer-verwal -

tungWorkflowNotesFAX . . .

Autori -sierung -Interface

WorkflowGroup -ware -

Interface

Fax-Interface

Three Tier C/S Architektur




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86

Ablage-Ebene

ClientOberfläche

Recherche-Client


gement

ViewerAnzeige-

komponenteZugriff

“Enabling”

Anwendung


gement

Viewer-Anzeige-

komponenteZugriff

Daten-bank

CacheLokali -sierer

UniqueIdentifier

Konverter

. . .Versions -

Management

Archiv-Ebene


verwaltung


verwaltung


verwaltung


verwaltung


verwaltung

Benutzer-verwal -

tungWorkflowNotesFAX . . .

Autori -sierung -Interface

WorkflowGroup -ware -

Interface

Fax-Interface

Eine Archivsystemschnittstelle

Verschiedene Schnittstellen

Three Tier C/S Architektur




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87

Markttrends

AIIM/Gartner

Microsoft und Lotus

Trends 2001




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88

Trends im Markt für Content Management AIIM / Gartner Markstudie

Ziele:Stand und Trends der Einführung von e-Business und Dokumenten-Technologien Technologien:• Workflow/Process Management• Data Warehousing/Mining• Content Management• Electronic Document Imaging• Collaborative Tools

Anwendungen:• Customer Relationship Management (CRM)• Enterprise Resource Planning (ERP)• Records Management/Archiving (RM/A)• Accounts Payable/Accounts Receivable (AP/AR)• Human Resource Management (HRM)




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89

Regionale Untersuchungsbereiche

Nord Amerika Europa Pazifischer Raum Latein AmerikaUSA Großbritannien Japan Brasilien

Kanada Frankreich Singapur ArgentinienMexiko Deutschland Hong Kong

Österreich AustralienSchweiz Neuseeland

DänemarkNorwegenSchwedenFinnland

Niederlande

BelgienSpanienItalien





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90

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

NordAmerika

Europa PazifischerRaum

LateinAmerika

Weltweit

Klein

Mittel

Groß

Unternehmensgröße, nach Region





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91

Enterprise Data Types

93% Words

(Unstructured Information)

7% Numbers

(Structured Information)

--Source: Tom Jenkins, Open Text, AIIM 2001 Keynote




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92

Managing eContent

All others

Synchronizing multiple sites

Moving from static to dynamic

Managing for multiple browsers

Broken links

Workflow/version control

Getting content from within org.

Not enough resources

44%44%

38%38%

22%22%

22%22%

12%12%

10%10%

10%10%

6%6%

16%16%




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93

Implementation Status – Document Technologies

--Source: AIIM 2001 Industry Study

36

27

37

21

31

2158

17

45

17

0

20

40

60

80

WF DW CM DI CT

active planning




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94

Document Technologies Usage and Enterprise Applications


0

10

20

30

40

50

60

7080

90

CRM ERP RM/A AP/AR HRM

WF/PM DW/DM CM DI CT




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95

Are You Currently Using These ECM Technologies?

0

20

40

60

80

Workflow DataMine/Ware

Web CM Imaging CollabTools

North America Europe Pacific Rim





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96

Insgesamt Ind. Verw. Versich Gesundheit Versorg Telek Transp Finanz Recht andere

Im Einsatz 30% 35% 15% 34% 23% 38% 45% 21% 38% 22% 30%

Geplant 30% 37% 29% 20% 23% 28% 21% 39% 22% 33% 28%

Unsicher 14% 16% 14% 14% 16% 16% 21% 12% 14% 11% 11%

Nicht geplant 24% 11% 36% 26% 32% 13% 10% 27% 17% 33% 30%

K. Antwort 1% 0% 2% 0% 3% 0% 0% 0% 1% 0% 0%

Weiß nicht 2% 1% 3% 6% 3% 6% 3% 0% 8% 0% 1%

N= 804 194 123 35 31 32 29 33 72 9 246


Nutzung des Web für B2B bei e-Business-Anwendungen,

nach Branchen




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97

Insgesamt Ind. Verw Versich Gesundheit Versorg Telek Transp Finanz Recht andere

Im Einsatz 31% 28% 28% 28% 26% 48% 34% 20% 49% 46% 30%

Geplant 21% 18% 30% 28% 28% 17% 17% 14% 17% 15% 20%

Unsicher 12% 14% 12% 14% 7% 12% 20% 11% 5% 15% 12%

Nicht geplant 32% 36% 25% 26% 37% 17% 23% 46% 28% 15% 35%

Keine Angabe 5% 4% 6% 5% 2% 7% 6% 9% 1% 8% 4%

N= 1014 245 163 43 43 42 35 35 82 13 309


Weltweiter Content-Management Implementierungs-Status,

nach Branchen




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98

Do You Have a Fully Active Implementation in….

0

10

20

30

40

B2B e-Procure Extranet Intermed.Mktplace

B2C B2E

North America Europe Pacific Rim





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99

Insgesamt Nord Amerika Europa Pazifischer Raum

Latein Amerika

Im Einsatz 34% 32% 38% 38% 24%

Geplant 23% 24% 22% 21% 14%

Unsicher 10% 10% 8% 13% 14%

Nicht involviert 31% 31% 30% 27% 49%

Keine Antwort 1% 1% 1% 0% 0%

Weiß nicht 2% 2% 1% 0% 0%

N= 804 499 179 89 37


Nutzung des Web für B2C bei e-Business-Anwendungen,

nach Region




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100

What Criteria Do You Consider When Buying Enterprise Applications?


NA Eur Pac Rim

Features #3

Usability #2

Performance #2 #2

Scalability

Web connect

SW costs

Vendor supp #3

Reliability #1 #1 #1

Customization

Integration #3




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101

What Are the Primary Obstacles to Deploying Enterprise Applications?


NA Eur Pac Rim

Not web enab

Can’t find vendor

Hard to integrate #3 #3

Security #1 #1 #2

Data integrity #2 #2 #1

Costs #3

Doesn’t scale

User resistance

Privacy

Poor document




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102

Marktentwicklung Lotus & Dokumentenmanagement

• Lotus bewegt sich mit Domino schon seit längerem von eMail und Groupware in Richtung Dokumenten-Management

• Die Lücke im Bereich KM soll durch den Knowledge Discovery Server geschlossen werden

• In Kombination mit der K-Station wurde kurzfristig als Knowledge Discovery System vermarktet

• Die Portallösung K-Station wird wegen Konkurrenzsituation mit IBM nicht mehr vertrieben




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103

MarktentwicklungKnowledge Discovery Server

• Positionierung im Web Content Management• Jedoch nicht Publishing, sondern mögliche

Anbindung an multiple Datenquellen• Keine Notwendigkeit von Notes/Domino• Strategische Ausrichtung und Abgrenzung in Bezug

auf IBM unklar• Zukünftig wird Lotus nur noch Notes und Domino

als eigene Komponenten anbieten• Andere Produkte, wie der Lotus Workflow werden

unabhängig von Domino angeboten und gehen langfristig in das IBM-Angebot über




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104

Die Lotus Knowledge-Discovery Architektur

Domino

Directory

eMail

Files

HTML

MetricsDB/2

CatalogDB/2

FullText

People.nsf

Work QueueXML Normalization

KDS

CatalogGenerator

Editor

End User

Quelle: Lotus Development




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105

Marktentwicklung Ursprüngliche Lotus-Produktstrategie

• Domino (als Basis-Plattform; bleibt erhalten)• Domino.doc (als Dokumentenmanagement;

Weiterentwicklung nicht gesichert)• Domino Workflow (eingekauft; wird nicht

weiterverfolgt)• Domino RecordsManager (Archivierung; eingestellt)• Knowledge Discovery Server (Weiterentwicklung

eingeschränkt ohne K-Station)




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106

Marktentwicklung Microsoft Sharepoint Portal Server

Quelle: Microsoft




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107

Marktentwicklung Microsoft Sharepoint Portal Server

• Neue Funktionen mit Sharepoint Portal Server:• Edition• Publikation• Web-orientierten Object Management• Ansätze zur automatischen Klassifikation• Personalization

• Kernstück ist das Web Storage System• Workflow• Eingeschränktes Dokumenten-Management

• Keine feldorientierte Suche. Keine Anbindung an relationale Datenbanken

• Check-In/-Out• Versionierung• Rollenbasierte Zugriffsrechte




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108

Marktentwicklung Positionierung Sharepoint Portal Server

• Wettbewerb zu Web-Publishing-Tools• Als Ablöseprodukt des heutigen Site-Servers zu

sehen, nicht als Ergänzung zu Exchange oder SQL-Server

• Ausrichtung eher in Richtung Web Content Management




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20149 Hamburg


109

Die Microsoft Knowledge Management Plattform

Geschäftslogik Sicherheit Replikation

Kommunikation Directory AdministrationSystemSystem


Kommunikation Directory Administration


Kommunikation Directory AdministrationSystemSystem

Knowledge PortalKnowledge Portal

Knowledge ToolsKnowledge Tools

KnowledgeKnowledgeDesktopDesktop(Client)(Client)

Knowledge PortalKnowledge Portal

Knowledge ToolsKnowledge Tools

KnowledgeKnowledgeDesktopDesktop(Client)(Client)

Telefon PDA Tablet Laptop DesktopMobiler ZugriffMobiler Zugriff Telefon PDA Tablet Laptop DesktopMobiler ZugriffMobiler Zugriff

Outlook, Internet Explorer, Digital Dashboards

Office, Project, Visio

Windows

KnowledgeKnowledgeDiensteDienste(Server)(Server)

Suchen, Liefern, Portal, Suchen, Liefern, Portal, CommunityCommunity

CollaborationCollaboration WorkflowWorkflow Content-Mgmt. AnalyseAnalyse

DokDok..--MgmtMgmt.. E-Learning Skill-Mgmt. BIBIKnowledgeKnowledge

DiensteDienste(Server)(Server)

Suchen, Liefern, Portal, Suchen, Liefern, Portal, CommunityCommunity

CollaborationCollaboration WorkflowWorkflow Content-Mgmt. AnalyseAnalyse

DokDok..--MgmtMgmt.. E-Learning Skill-Mgmt. BIBI

Exchange Server, Exchange Conferencing Server, Mobile Information Server, SharePoint Portal Server,

Content Management Server, Commerce Server, BizTalk Server, SQL Server, sowie Lösungen auf

Basis dieser Produkte von Microsoft und von Partnern




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20149 Hamburg


110

Marktentwicklung Microsoft

• Offiziell adressiert Microsoft nicht den Dokumenten-Management, Archivierungs- und Workflow-Markt sondern „nur“ Content Management und Knowledge Management

• Abgesehen vom Thema revisionssichere Archivierung kann mit Microsoft Eigenprodukten derzeit fast jede Dokumenten-Management-Funktionalität abgebildet werden

• Der Sharepoint-Portal-Server ist nicht das Ende der Entwicklung. Er zielt auf den WCM-Markt und nicht auf den DM-Markt

• Es wird eine eigenständige Content-Repository-Komponente zukünftig von Microsoft geben (derzeit noch verschiedene Speicherort-Strategien)




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20149 Hamburg


111

Trends 2001

Trends aus Marktsicht

Trends aus Marketingsicht

Trends aus Anbietersicht

Trends aus Produktsicht

Trends aus Beratungssicht




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20149 Hamburg


112

Markt

• Anwender zurückhaltend mit Kaufentscheidungen für die Produkte „kleiner“ Anbieter. Das Geschäft machen zunehmend die „großen“ Anbieter und die Integratoren

• Im Fokus liegen Themen wie EURO, CRM, EAI, Betriebssystemplattformen oder Web-Content-Management – nicht das traditionelle Dokumentenmanagement

• Aus dem Umfeld von Groupware, Web-Content-Management, ERP und Datenbanken dringen immer mehr Anbieter in den traditionellen DMS-Markt ein

• DRT Document Related Technologies wird immer mehr als Infrastruktur-Komponente begriffen und rückt damit aus der Wahrnehmung der Endanwender heraus

• Die Marktabschätzungen der Analysten haben sich angesichts der Rezession nicht bewahrheitet




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113

Marketing

• Rechtsfragen wie AO, elektronische Signatur, GDPdU

• Web-Enabling und Portale

• Knowledge Management

• Integration in bestehende Softwareumgebungen

• Enterprise-Content-Management

• E-Mail-Archive

• Branchenlösungen für vertikale Märkte

• Zertifizierung

• Digital Preservation und Langzeitarchivierung

• Wirtschaftlichkeit

• Document Warehouses

• ASP




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114

Anbieter

• Die Anbieter versuchen sich durch Restrukturierung und Neuaufstellung dem verändernden Markt anzupassen

• Die meisten Anbieter benötigen neben dem Produktgeschäft das Projekt-, Lösungs- und Integrationsgeschäft, da die Lizenzverkäufe das Überleben nicht sichern

• Kooperationen, Firmenzusammenschlüsse und Akquisitionen sollen das nötige Gewicht verleihen, um im Verdrängungs-wettbewerb zu bestehen

• Es steht ein „Shake-out“ der DMS-Branche bevor. Immer mehr Unternehmen haben nicht mehr die finanzielle Kraft im Markt zu expandieren und neue, umfassendere Produkte in gebotener Qualität und zeitgerecht zur Verfügung zu stellen

• Noch nie war so viel qualifiziertes Personal am Markt. Der DRT-Personalmarkt wandelt sich vom Nachfrage- zum Angebotsmarkt




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115

Produkte

• Neue Produkte als Ergänzung vorhandener Produktlinien. Konsolidierung bisher inkompatibler Komponenten.

• Schwerpunkte der Entwicklung neuer Produkte:• Automatische Klassifikation• Hochleistungserfassungssysteme• Speziallösungen für CRM, E-Mail-Archiv und Fachanwendungen• Anbindung an ERP- und andere Standardprodukte• Personalisierung• Output-Management• Web-Content-Management• Schnittstellen und Konverter für eine vereinfachte Integration• Portale• Universell einsetzbare Repositories für Unternehmensarchive• Integration von Sicherheitskomponenten und Directory-Services• Adhoc-Workflow-Funktionalität und Postkörbe• Multilingualität

• Wechsel auf neue Entwicklungsplattformen (Java, XML)




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116

Beratung

• Unterschiede zwischen Unternehmens- und Systemberatung verschwimmen:

• DRT-Anbieter und Integratoren dringen in das Consulting-Marktsegment ein

• Consulting-Firmen bieten zunehmend Systemintegration und produktbezogene Beratungsleistungen an

• Produktunabhängige Berater spezialisieren sich auf Projektmanagement, Managementberatung und Organisationsberatung

• „Einzelkämpfer“ und kleinere Beratungshäuser geraten durch DRT-Anbieter und große Consulting- Unternehmen unter Druck

• Die Anforderungen an die fachliche Tiefe der Beratung werden größer, da das Allgemeinwissen um Dokumentenmanagement inzwischen weiter verbreitet ist




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117

Entwicklung

Das Produkt-Anbieterfeld teilt sich auf:• wenige führende Unternehmen

• USA: IBM, FileNet, Tibco, Oracle, Xerox u.a.• Europa: SER, CE, EASY, iXOS, FileNet, IBM u.a.

• das Mittelfeld fällt zurück• Europa: A.I.S., ACS, COI, Docunet, Fabasoft, Materna,

Staffware, Win!DMS u.a.

• Viele kleine laufen hinterher ...

Aus vielen Produktanbietern werden Systemintegratoren

Aus vielen traditionellen Anbietern und Dienstleistern werden ASP-Anbieter




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118

Kosten, Nutzen-Potenziale undWirtschaftlichkeit

Rechenbare und qualitative Nutzenargumente

Effizienter Einsatz von DRT




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119

Rund 90 % der Ablagekosten sind Personalkosten

Zeit- / Personalkosten85 - 97 %

Raumkosten 1 - 2 %

Einrichtungskosten 2 - 14 %

• größtes Rationalisierungspotential

• Ablagemittel und -technik richten sich nach den Personalanforderungen

• DRT erleichtert die Arbeit und erlaubt, in der gleichen Zeit mehr zu leisten




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120

Relevante Kostenarten

• Arbeitskosten für Archivierungs- und Retrievalfunktionen

• Dokumenteneingang und –ersterfassung, Indexierung/Erschließung, Ablage, Retrieval, Transport, Kopierzeiten, Systempflege und –wartung, Benutzerbetreuung

• Sachkosten• Hardware und Software, Mobiliar, Sicherheitsausstattung,

Raumkosten, Wartungskosten, Kommunikationskosten

• Einführungskosten• Externe Beratungskosten, Anpassung und Programmierung,

interne Projektkosten, organisatorische Umstellungskosten, Schulung, Qualifizierung

• (gegebenenfalls externer Scanservice)

• Kapitalkosten




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20149 Hamburg


121

Rechenbarer Nutzen

• Verfügbarkeit unabhängig von Erzeuger der Information, Zeit und Ort

• Vollständigkeit von Unterlagen• Retrievalfähigkeit nach verschiedenen Anforderungen und

Sichten• Schnellerer Transport und Bereitstellung von Informationen• Zeitersparnis durch elektronisch unterstütztes Arbeiten• Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen

Quellen unter einer Bearbeitungsoberfläche• Kontrollierbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Prozessen• Elektronisch gestützte Wiedervorlage und Vertretung• Geringerer Raumbedarf für Archive• Sicherung vor Verlust und Verfälschung• Überwindung Medienbruch zwischen Papier und

elektronischen Daten




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122

Rechenbarer Nutzen

• Verfügbarkeit unabhängig von Erzeuger der Information, Zeit und Ort

• Vollständigkeit von Unterlagen• Retrievalfähigkeit nach verschiedenen Anforderungen und

Sichten• Schnellerer Transport und Bereitstellung von Informationen• Zeitersparnis durch elektronisch unterstütztes Arbeiten• Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen

Quellen unter einer Bearbeitungsoberfläche• Kontrollierbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Prozessen• Elektronisch gestützte Wiedervorlage und Vertretung• Geringerer Raumbedarf für Archive• Sicherung vor Verlust und Verfälschung• Überwindung Medienbruch zwischen Papier und

elektronischen Daten

Zeit

Infrastruktur

Vollständigkeit




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123

Qualitativer Nutzen

• Optimierung von Arbeitsprozessen durch Überbrückung von Medienbrüchen und Arbeitsplatz- unabhängige Informationsbereitstellung

• Neue Arbeitsformen (Bereitstellung Informationen für Außendienst, über das Internet, für Heimarbeit)

• Vermeidung von Redundanz und Förderung der Eindeutigkeit von Informationen

• Anpassung auf die Veränderung des Marktes und Nutzung modernerer Technologien als bisher

• Zusammenführung von Informationen mit übergreifendem Zugriff

• Verringerung der Informationsflut (Information Overload)

• Entlastung von Routinetätigkeiten

• Erweiterung der Qualifikation (mehr leisten mit gleicher Mitarbeiterzahl bei höherer Qualifikation)

• Reduzierung geistiger Rüstzeiten

• Kein „Verschwinden“ von Unterlagen




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124

Qualitativer Nutzen

• Optimierung von Arbeitsprozessen durch Überbrückung von Medienbrüchen und Arbeitsplatz- unabhängige Informationsbereitstellung

• Neue Arbeitsformen (Bereitstellung Informationen für Außendienst, über das Internet, für Heimarbeit)

• Vermeidung von Redundanz und Förderung der Eindeutigkeit von Informationen

• Anpassung auf die Veränderung des Marktes und Nutzung modernerer Technologien als bisher

• Zusammenführung von Informationen mit übergreifendem Zugriff

• Verringerung der Informationsflut (Information Overload)

• Entlastung von Routinetätigkeiten

• Erweiterung der Qualifikation (mehr leisten mit gleicher Mitarbeiterzahl bei höherer Qualifikation)

• Reduzierung geistiger Rüstzeiten

• Kein „Verschwinden“ von Unterlagen

Qualität

Dienstleistung

Markt

Sicherheit




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125

Nutzenkategorien von DRT-Lösungen

Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts-verbesserungen

• Reduktion Personalkosten- Ablegen- Suchzeiten- Ausgeben- Kopieren- Transportzeiten- Archivunterhalt- keine Mehrfachablagen- Telefonate / Fax- Bearbeitungszeiten- Rückstellzeiten

• Reduktion Infrastrukturkosten- Archivsysteme- Bürohilfsmittel

• Reduktion externe Kosten- Mikroverfilmung- Kopierkosten- Porti / Transport

• Reduktion Raumkosten

• kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten• direkter Informationszugriff mit unterschiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien

• mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung

• breitere Informationsbasis• höhere Produktivität durch schnellere Rückgriffe

• hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für mehrere Benutzer

• höhere Sicherheit• mehr Transparenz, bessere Steuerung• keine Fehlablagen • erhöhter Datenschutz durchkontrollierte Zugriffsberechtigung

• Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitspeicherung




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126













Eher gering




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127













Eher gering

das weitaus

höhere

Potenzial




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128

Ganzheitliche Nutzenermittlung, Basis für die Wirtschaftlichkeit

Kosten-abbau- Infrastucktur- Extern- Raum etc.

Tiefere Kosten

Kürzere Durchlaufzeiten

BessereServicequalität

Kürzere Produkt-entwicklung

NeueMarktleistung

mehrErtrag

?

?

?

?

Erhaltung / Verbesserung Wettbewerbsfähigkeit

bessereEffizienz- Bearb.-Zeit- Transportzeit- Zugriff

höhereQualität- Tranzparenz- Verfügbarkeit- Sicherheit




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129

Nutzenpotenziale

verbesserteProzesse

Informations-verfügbarkeit

Informationsschutz

Qualität derArbeitsergebnisse

Kundenzufriedenheit

Mitarbeitermotivation

neue Services/Produkte

verbesserteOrganisationsstruktur

Bewerteter Nutzen Produktivitätssteigerung Gestärkte Wettbewerbsposition

Raumkosten

Personalkosten

techn. Ausstattungz.B.:

PapierlogistikMikroverfilmung

administrativer Aufwand




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130

Auswahl, Einführung und Betrieb




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131

StrategieZiele und Rahmenbedingungen

OrganisationVorgehensweisen und Reihenfolgen

vor

TechnikEinzusetzende (technische) Mittel

vor

ECM-Projekte




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132

Projekt-team

Entscheider

Qualitäts-sicherung

SponsorLenkungs-ausschuß Fachberater

Projektmanagement




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133

Projekt-Struktur-Plan erstellen

Vorgänge und deren Anordnungsbeziehung darstellen

Dauer, Zeitpunkte ermitteln undTermine berechnen

Personal-Kapazitäten und Einsatz-Mittel ermitteln und berechnen

Kosten ermitteln und berechnen

Zusammensetzung des Projektteams

Aufgaben

StrukturplanungStrukturplanung

AblaufplanungAblaufplanung

TerminplanungTerminplanung

EinsatzmittelplanungEinsatzmittelplanung

KostenplanungKostenplanung

Leiter

Assistent Dokumentator

Teilprojekt-leiter 1

Mitarbeiter 1

Mitarbeiter 2

Mitarbeiter 'n'

Teilprojekt-leiter 'n'

Teilprojekt-leiter 2

Assistent

Projektmanagement




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134

"Buy experience instead of reinventing the wheel"Einbeziehung erfahrener Berater oder Mitarbeiter eines Anbieters anstelle der Nutzung eigener Ressourcen

"Just do it, then fix it"Beginn mit Prototyping anstelle der sofortigen Entwicklung von Gesamtkonzepten

"Flexibility versus predefined structure"Ad hoc Workflow für weniger strukturierte Vorgänge anstelle aufwendiges Prozessdesign und Production Workflow

"Pull is easier than Push"Aktive Suche in Dokumenten-Management- oder Archivsystemen anstelle automatisierte Bereitstellung in Workflow oder Groupware

Strategien




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135

• Fachkonzept• Kriterienkatalog• Ausschreibung• Auswertung• Vertragliche Regelungen

Vorgehen bei der Produktauswahl




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136

• Vergleichbarer Erfolg bei unterschiedlichen Wegen und technologischen Lösungsansätzen

• Konkrete Definition der fachlichen Anforderungen

Das Nutzungsmodell als Voraussetzung für eine Lösungsauswahl




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137

• Definitionen und Abgrenzungen• IT-Infrastruktur• Anforderungen an das DMS-/Archivsystem• DMS-Architektur• Lösungsszenarien• Formate und Standards• DMS-Komponenten• DMS-Integration• Datenbanken• Berechtigungssystem• Datensicherheit und Datenschutz• Risikobewertung und Empfehlung

Gliederung Fachkonzept




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138

• Die Produkte sind sehr vergleichbar geworden

• Der Kriterienkatalog der Vergangenheit verliert als alleiniges Auswahlverfahren an Bedeutung

• Fachkonzepte, nachprüfbare Szenarien und die Berücksichtigung der "weichen Faktoren" werden immer bedeutender

• Konkrete Anleitungen für die Durchführung einer effizienten Anbieterauswahl

Hat der Kriterienkatalog ausgedient ?




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139

• Technische Voraussetzungen

• Software Voraussetzungen

• Datenschutz

• Datensicherheit

• Utilities und Tools

• Installation, Wartung und Support

• Unternehmen

Gliederung Kriterienkatalog




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140

Erstellung• Tool-gestützt• Nicht nur Ja/Nein-Fragen• Gezielte Redundanzen• FangfragenAuswertung• Basis: Preis- / Leistungsverhältnis,

Personalressourcen des Anbieters, Garantien für die Lebensdauer, Wartung, Migration

• K. O.-Kriterien definieren, Anbieterkreis reduzieren

• Nachrecherche bei verbliebenen Anbietern• Bei Bedarf: neues konkretisiertes Angebot

Erstellung und Auswertung Kriterienkatalog




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141

• Ausbaufähigkeit eines SystemsSpeichervolumen, Anwendungsspektrum, ...

• Supportbei der Systempflege, beim Ausbau und bei der Wartung des Systems

• Schulungder Anwender, der Administratoren

• Standort des AnbietersEntfernung zum Einsatzort

• ReferenzinstallationenAnzahl der Installationen, Vergleichbarkeit mit den vorliegenden Anforderungen, Zufriedenheit der Anwender

• Preis ....

Allgemeine Auswahlkriterien (1)




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142

Funktionale Erfordernisse• Zu welchem Grad in welcher Qualität lassen sich

mit einem System die funktionalen Anforderungen erfüllen

Standards• Nationale bzw. internationale Normen für

Betriebs-, Netzwerk- und Softwaresystemarchitekturen, Schnittstellen zu Anwendungsprogrammen, Speichermedien

• Hausinterne Standards und Konventionen für Dateiformate und Kompressionsalgorithmen, Datenbanksysteme, Benutzeroberflächen

Allgemeine Auswahlkriterien (2)




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143

Bestandteile einer Ausschreibung

Fachkonzept

• = Basiskonzept der Archivlösungauf der Grundlage der IST-Analysenund den Anforderungen der Fachabteilungen

Kriterienkatalog

• Basiert auf fachlichem Sollkonzept

• Beinhaltet alle detaillierten Anforderungen an ein elektronisches Archivsystem

• Anbieter liefert Feindesign

• Risiko für Vollständigkeit, fachliche Ordnungsmäßigkeit und Fehlerverantwortung beim Anwender




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144

Vorgehen (1)

Selbst erstellen oder

Unterstützung durch Berater/Tools

Beispiel 4ap• Datenbank-basierte Verwaltung von

Auswahlkriterien• Ständige Aktualisierung durch aktiven Einsatz in

Projekten• Automatische Generierung des

Kriterienkatalogs• Unterstützung der Auswertung




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145

Vorgehen (2)

Auswahlverfahren

Konventionelle Ausschreibung• Eingeschränkte oder öffentliche Ausschreibung• Nur Lasten- oder Pflichtenheft als Basis• Aufwendiges, langwieriges Verfahren

Verkürztes Verfahren• Vorselektion der Anbieter mit Berater

Kritische Punkte bei Auswahl• Vertrag• Personal




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146

Vertragliche Regelungen

• Rahmenvertrag und Einzelverträge

• Personalverfügbarkeit

• Wartung und Support

• Gewährleistung für langfristigen Betrieb vs.

Gesetzliche Gewährleistung

• Migration




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147

Vorgehen bei Test und Abnahme

• Schulungen sind Voraussetzung für Test und

Abnahme

• Definition von Szenarien

• Mehrstufige Verfahren

• Eindeutige Fehlerklassifikation

• Führen einer Fehlerdatenbank




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148

Ist-Analyse

Personal für das Archivsystem Schu-

lungen

Abnahme-verfahren

Verfahrens-beschreibungDatenschutz/

Datensicherheit

Migration

Test-verfahren

Stufenplan

Elemente der Einführungsstrategie




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149

Planung und Vorbereitung• Strategie, Stufenplan, Soll-Konzept, interne

Maßnahmen, Design, Lasten-/Pflichtenheft

Strukturierte Einführung




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150



Einführung und Betrieb• Realisierung, Einführung, Erhaltung,

Personaleinsatz





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151



Einführung und Betrieb• Realisierung, Einführung, Erhaltung,

Personaleinsatz

Qualität und Erfolg• Abnahmeverfahren, Verfahrensdokumentation,

Testbetrieb, Risiken und Erfolgsfaktoren





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152

Betriebskonzepte

• Fachbereich• Intranet• Rechenzentrum• ASP




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153

Veränderungen der Rechtssituation

HGB, GoBS, GDPdU

Spezielle Anforderungen für Personalakten

Digitale Signatur

Verfahrensdokumentation




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154

Rechtsgrundlagen (1)

BGB - Bürgerliches Gesetzbuch• § 126 BGB• Rechtliche Grenzen bei der digitalen Erklärung

HGB/AO - Handelsgesetzbuch/Abgabenordnung• Einführungsgesetz zur Abgabenordnung 1977• Bundessteuerblatt Teil 1 vom 14.12.1995 (GoBS)

GoBS - Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme

• auch bei Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen anzuwenden




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155


ZPO - Zivilprozeßordnung• keine Urkundenqualität• Objekt des Augenscheins

BDSG - Bundesdatenschutzgesetz• Datenschutz• Recht auf Löschung personenbezogener Daten

IuKDG - Informations- und Kommunikationsdienstegesetz

• Daten- und Dokumentenaustausch• Digitale Signatur

Betr.VG - Betriebsverfassungsgesetz• Unterweisungsrecht• Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates




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156


• Bestimmungen des Sozialgesetzbuches für Sozialversicherungsträger

• besondere Aufbewahrungs-, Vertraulichkeits- und Sicherheitsvorschriften für Patientenakten in Krankenhäusern

• Regeln für Forschungs-, Produktions- und Antragsdokumentationen in der pharmazeutischen Industrie

• DoD/CALS-Standards im militärischen Umfeld• Richtlinien des für Revisionsfragen zuständigen

Ausschusses des Deutschen Sparkassen- und Giroverbandes für Institute der Sparkassenorganisation




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157

Grundsätze der elektronischen Archivierung

• Dokumenten-Management und elektronische Archivierung sind die Grundlagentechnologien für die Bereitstellung von Dokumenten und Informationen.

• Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ sollen die Rechtssicherheit des Einsatzes von Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen verbessern, damit die Nutzen- und Effizienzpotentiale künftig besser genutzt werden können.

• Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ berücksichtigen die besonderen rechtlichen Bedingungen in Deutschland.

• Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ des VOI sind kein Gesetz und keine Rechtsvorschrift und ersetzen auch keine Gesetze oder Rechtsvorschriften.




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158

1. Jedes Dokument muß unveränderbar archiviert werden.

2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.

3. Jedes Dokument muß mit geeigneten Retrievaltechniken wieder-auffindbar sein.

4. Es muß genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist.

5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können.

6. Jedes Dokument muß in genau der gleichen Form, wie es erfaßt wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.

Sonstige Vorgaben und EmpfehlungenZehn Merksätze des VOI




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7. Jedes Dokument muß zeitnah wiedergefunden werden können.

8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, daß die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.

9. Elektronische Archive sind so auszulegen, daß eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.

10. Das System muß dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.

Sonstige Vorgaben und EmpfehlungenZehn Merksätze des VOI




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160

Änderungen im HGB AO

Abgabenordnung (geändert am 14.07.2000)• Während der Aufbewahrungsfrist müssen Daten

jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell ausgewertet werden können

• Sind Daten mit einem Datenverarbeitungssystem erzeugt worden, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen

• Die Daten müssen maschinell auswertbar sein und auf Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt werden




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161

GDPdU und andere Gesetze

Was heißt GDPdU ?„Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ • Umfeld

• Buchhaltungsdaten• Sonstige steuerrechtlich relevante Informationen und

Dokumente

• Gültigkeit• Brief vom BMF 16.07.2001• Umzusetzen ab 01.01.2002• Übergangsregelungen

• Herkunft• Steuerreform (StSenkG)• HGB AO




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162

Wichtige Aussagen der GDPdU

I. Datenzugriff

• Prüfungsgegenstand sind wie bisher nur die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen

• Recht auf direkten Zugriff auf Buchhaltungssysteme mit Recherchemöglichkeit

• Drei Formen des Zugriffs:a) die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen mit

Unterstützung durch das Personal des Steuerpflichtigen (Unmittelbarer Zugriff)

b) Zurverfügungstellung von Auswertungen durch den Steuerpflichtigen entsprechend den Vorgaben des Prüfers (Mittelbarer Zugriff)

c) die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt (Datenträgerüberlassung)




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II. Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

• Elektronische Unterlagen sind:• Elektronische Abrechnungen• Die qualifizierte elektronische Signatur ist Bestandteil der

elektronischen Abrechnung• Elektronisch signierte Dokumente• Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen i.S.d. §147 Abs. 1

AO, die digitalisiert sind und nicht in Papierform übermittelt werden

• Aufbewahrungsfristen• Speicherung von Zertifikaten• Protokollierung

• Konvertierung• Verarbeitung• Indexänderungen• Transformationen




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III. Archivierung digitaler Unterlagen

• Maschinelle Auswertbarkeit• COM-Verfilung nicht mehr ausreichend• PDF, TIFF und andere Image-Formate für

auswertbare Dateien nicht zulässig• Nur einmal beschreibbare digitale Speicher

(WORM-Verfahren: write once read many)




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Digitale Signatur

• Elektr. Signatur:• einfache gescannte Unterschriften• in Anwendungen wie Lotus Notes integrierte Verfahren• Public Key-Verfahren ohne Authentizitätsprüfung, z.B. „PGP“

• Fortgeschrittene elektr. Signatur• Gemäß RleS (Europäische Richtlinie) gehören zu den

"fortgeschrittenen elektronischen Signaturen" alle Verfahren, die die technischen Voraussetzungen erfüllen und von einem angemeldeten Trustcenter zertifiziert werden

• Fortgeschrittene elektr. Signatur besonderer Qualität

• Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht den rechtlichen Anforderungen der fortgeschrittenen Signatur und verlangt darüber hinausgehend ein gültiges Zertifikat sowie die Signaturerzeugung mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit

• Sie entspricht weitgehend den Anforderungen des deutschen Signaturgesetzes.




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167

• Prinzipielle Übereinstimmung mit der qualifizierten elektronischen Signatur

• Auswirkungen des geänderten SigG:• Freiwillige Akkreditierung für Trustcenter. Keine Vorab-

Genehmigung für den Betrieb durch die Regulierungsbehörde

• Einordnung der rechtlichen Relevanz für definierte Geschäftsvorgänge (Änderungen im HGB und BGB)

• Protokollierung der Zertifikatserstellung• Eindeutige Haftungsregelungen des Trustcenters• In der Schwebe sind derzeit Überlegungen, ob das

Trustcenter die abgeschlossenen Transaktionen zwischen den Kunden als neutrale dritte Stelle archivieren und bei Rechtsstreitigkeiten vorlegen muß

Die elektronische Signatur Deutsches Signatur Gesetz (SigG)




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168

Die elektronische Signatur Teletrust

• Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie hat den Teletrust e.V. beauftragt:

• Einen einheitlichen Interoperabilitätsstandard für elektronische Signaturen zu erarbeiten

• Eine harmonisierte Spezifikation zu entwickeln und in den internationalen Standardisierungsprozess einzubringen

• Eine Spezifikation für Kompatibilitätstests zu entwickeln

• Eine erste Fassung der Interoperabilitäts-Spezifikation ISIS-MTT wird bis zum 30. September 2001 erstellt.

• Derzeit existieren zwei Standards in Deutschland:• Industrial Signature Interoperability Specification (ISIS) der AG

Trustcenter e.V. i.G.

• MailTrusT (MTT) des TeleTrust e.V..

• Diese Inkompabilität wird nun durch den Auftrag an Teletrust e.V. beseitigt.




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169

Probleme der Archivierung der elektronischen Signatur

• Zeitlich begrenzte Gültigkeit• Speicherung

• Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat

• Persönliche Signatur nicht für automatische Dokumenterstellung in Massenverfahren geeignet

• Mehrfach-Signaturen, z.B.:• Mitzeichnung gleichberechtigter Unterzeichner• Unterzeichnung Mitarbeiter und Vorgesetzter in vorgegebener

Reihenfolge• Abruf elektronisch signierten Dokumente aus einem Archiv führt

automatisch zur Erzeugung einer Anzeigekopie• Formatprobleme des Dokumentinhaltes, die nicht mehr

angezeigt werden können (Konvertierung führt zum Verlust der Signatur)

• Referenzierung elektronisch signierter Dokumente zu Index-Datenbank, gespeicherten Zertifikaten und Journalen bei Reorganisation und Migration

• usw.




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170

Zeichnungsvarianten

einfache Signatur Gleichberechtigte Signatur

Hierarchische Signatur Gemischte Signatur

Signatur Schröder

Dokument

Signatur Sachbearbeiter 1Signatur Sachbearbeiter 2

Dokument

Signatur Abteilungsleiter

Signatur Sachbearbeiter

Dokument

Signatur Sachbearbeiter 1Signatur Sachbearbeiter 2

Dokument

Signatur Bereichsleiter

Integration der digitalen Signatur




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171

Digital signierte Dokumente müssen entsprechend ihrer Aufbewahrungsfristen nach Jahren in ihrem Kontext widerspruchsfrei dargestellt werden können !

Integration der digitalen Signatur




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172

• Die USA galten lange Zeit als die Vorreiter in Sachen Kryptografie

• Trotz des jahrelangen Schutzes ihrer Algorithmen wurde das Public Key-Verfahren kaum vorangetrieben

• Die PKI-Lösungen werden insgesamt als unzureichend gelöst bewertet

• Aus diesem Grund wird den biometrischen Verfahren der Vorzug gegeben

• Diese gewährleisten allerdings nur Sicherheit im Bereich der Authentifzierung und nicht bei der Datenintegrität

• Damit verfolgen die USA primär den Weg der „Einfachen Signatur“

• In Standardprodukte integrierte Software aus den USA kann alle europäischen und nationalen Bemühungen obsolet machen

Die elektronische Signatur USA - Digitale Signatur & Kryptographie




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173

Grundlagen für die Verfahrensdokumentation

• „Code of Practice“: Grundsätze der Verfahrensdokumentation Fassung vom 14.12.1995

• Richtlinien für die Verfahrensbeschreibungen des VOI Verband Optische Informationssyteme e.V., 1996




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174

• Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht

• Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige Unternehmen

• Die Verfahrensdokumentation muß vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein

Verfahrensdokumentation nach GoBS




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175

• Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben

• Die GoBS legen nur den Mindestinhalt fest, der auf die speziellen Eigenschaften eines Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystems anzupassen ist

• Eine Reihe von Anbietern und Systemintegratoren verfügen über Musterverfahrensdokumentationen, die die individuelle Anpassung und Ergänzung erleichtern

• Der VOI hat die „Grundsätze der Verfahrens-dokumentation“ als Richtlinie herausgegeben

• Diese Richtlinie ist Grundlage für das PK-DML- Zertifizierungsverfahren von VOI/TüVIT

Verfahrensdokumentation nach GoBSUmfang und Struktur




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176

Bestandteile einer Verfahrensbeschreibung

1. Allgemeines Verfahren

2. Organisation

3. Rechtsgrundlagen

4. Datenschutz

5. Vorgangsdefinition

6. Scannen

7. Transport im System

8. Datenbank

9. Archivsystemkomponenten

10. Drucken

11. Ausfallsicherheit des Systems

12. Formate

13. Qualität

14. Betrieb

15. Wartung

16. Migration




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177

Struktur von Verfahrensdokumentationen

Verfahrensdokumentation• organisatorische Teile des Betreibers• Technik einschließlich Subsysteme Dritter• Software - Grundmodule des Herstellers• individuelle Anpassungen das Systemintegrators• Betriebsvoraussetzungen für den Anwender• Sicherheit, Wiederherstellung und Migration• Qualitätssicherung

Abnahme und Testdokumentation• Testmaterial und Szenarien• Abnahmendokument

Zertifikat der Ordnungsmäßigkeit




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178

Grundsätzliche Sicherheitsanforderungen an ECM-Lösungen

Restart, Recovery, Sicherheit

Benutzer und Directory Services

Eindeutige Indizierung

Transaktionsarchivierung

ASP-Anforderungen

Migration




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179

Datenschutz und Datensicherheit

Benutzer-profile

Benutzer-profile

datenschutz-rechtliche

Vorschriften

datenschutz-rechtliche

VorschriftenMigrationMigrationorganisatorische

Planungen

organisatorischePlanungen

Software-komponenten

Software-komponenten

Hardware-komponenten




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180

Restart - Wiederanlauf

• Wiederanlauf nach Betriebsstörungen• Verlust der Netzwerkverbindung• Störungen der Indexdatenbank• Störungen des IRS• Störungen der optischen Speichereinheit• Störungen (z.B. Überlauf) der temporären Speicher• Der Wiederanlauf stellt sicher, daß die Systeme

kurzfristig mit herkömmlichen DV-Mitteln ohne Dokumentenverlust weiterarbeiten können

• Gegebenenfalls ist ein Teil-Recovery notwendig, um die Konsistenz im System wieder herzustellen




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181

Verfahren zum Wiederanlauf

• Redundante Systeme• z.B. gespiegelter Server, RAID, Dual Homing etc.

innerhalb eines Systems • z.B. Sicherheitsrechenzentren

• Problem: hohe Kosten, aufwendiger Betrieb

• Einspielen von Sicherungen• z.B. Bandsicherungen

Problem: Teile der aktuellen Daten- und Dokumentenbestände fehlen, Teil-Recovery und Konsistenzabgleich erforderlich




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182

Teil-Recovery

• Definierte Teile des optischen Archivs sind nicht mehr verfügbar

• Teil-Recovery, z.B.• Recovery über einen bestimmten Zeitraum• Recovery eines Mediums• Recovery einer bestimmten Dokumentengruppe

oder eines bestimmten Dokumentenortes• Durch das Zusammenwirken von Teil-Recovery

und Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt




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183

Voll-Recovery

• Komplettes Archiv oder Archiv-Subsystem ist ausgefallen

• Voll-Recovery• Recovery meint in der Regel den Wiederaufbau des

gesamten Systems von den optischen Speichermedien

• Durch das Zusammenwirken von Voll-Recovery mit Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt




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184

Herkömmlich• Datenbank, Netzwerk etc. werden über Bänder gesichert• Im Archiv liegen nur die Dokumente selbst

(in Zukunft für revisionssichere Archivierung nicht mehr zulässig)

Zusätzliche Sicherung über digitale optische Speicher• Zugriffs- und Indexinformationen werden als String nahe beim

Dokument gespeichert• Teile der Datenbank werden mit auf die gleiche Seite der

optischen Platte geschrieben• Es werden “Self contained”-Informationsobjekte archiviert, die

im Header alle notwendigen Informationen mit sich tragen(sicherste Methode; auch für den Austausch von Dokumenten geeignet)

Verfahren der Absicherung für den Recovery-Fall




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185

MultimediaWWW

Telefon

VideoKonferenz

Security

Workflow

ApplicationSharing

Netzwerk-Admin

E-Mail

DokumentenManagement

Groupware

EnterpriseDirectoryService

Directory Services




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186

Charakteristiken

Nutzung von jeder Anwendung.

Pflege von Informationen an einer einzigen Stelle.

Universelle, bedienfreundliche Zugriffs-Oberfläche.

Unverzichtbar im Intranet.

Fast jede Anwendung und jedes System verwalten heute noch eigene Directories z.B.:

• SAP: Personalwesen, Benutzerverw., Kreditoren, Debitoren, etc.

• RACF: Verwaltung der Zugriffsrechte von Personen und Rollen auf geschäftliche und technische Objekte

• Windows NT: Public Domain Controller

• Windows 2000: Active Directory Service (ADS)

• Lotus Notes: Namens- und Adreßbuch

• ...




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187

White Pages - Yellow Pages

Auf Verzeichnisse wird über zwei Formen zugegriffen:• White Pages - Primärschlüsselzugriff und • Yellow Pages - Suche über Kategorien




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188

Was ist ein Directory Service?

• Spezialisierung auf die Bewältigung großer Suchanfrage-Mengen. Optimierter Lesezugriff (zu Lasten der Änderungsperformance).

• Kooperation mit sehr vielen verschiedenen Anwendungen. Directory Services unterliegen daher in zunehmenden Maße der Standardisierung (X.500, LDAP).

• Nutzung typischerweise für die Verwaltung relativ ‚statischer‘ Informationen:

• E-Mail-Adressen für Electronic Messaging,

• Berechtigungsprofile für die Gewährung von Zugriffsschutz in Anwendungen,

• Ressourcen und Lokationen für Netzwerkdienste und

• Zertifikate für eine Authentifizierung.




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189

Anwendungs-Client Directory-Server

Anwendung

Anfrage Antwort

API

Directory-Client

Nachricht erhaltenZugriff auf

das Directory

Antwort senden

Netzwerk-Dienst Netzwerk-Dienst Directory

Security

Partitionierung

Verteilung

Replikation

Was ist ein Directory Service?

Ein Directory Service stellt der „Anwendungsumwelt“ ein

Directory bereit und übernimmt dabei vier Aufgaben:




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190

Zum Schutz von Informationen vor unberechtigter Benutzung werden Mechanismen zur Vergabe und Anwendung von Schutzrechten, zur Authentifizierung, Autorisierung und Verschlüsselung zur Verfügung gestellt.

DirectoryDirectory

Autorisierter ZugriffNicht autorisierter Zugriff

VertraulichkeitVerfügbarkeitVerbindlichkeitIntegrität

Security




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191

DirectoryService

... ist die technische Aufteilung auf verschiedene Speicher oder Rechner, um so die erforderliche Performance zu erreichen.

Partitionierung




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192

AdresseZertifikat

Berlin

MontvilleHamburg

DirectoryService

Name

... ist die geographische Aufteilung auf mehrere, über ein Netzwerk verteilte Rechner.

• Diese arbeiten wie ein einziges Directory zusammen.• Suchanfragen werden von einem Directory zu anderen

Directory-Servern im Netz weitergeleitet.

Verteilung




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193

Directories mit ganz oder teilweise identischem Inhalt werden durch Replikationsmechanismen in definierter Weise synchron gehalten, d.h. daß Informationen auf andere Directory-Server im Netz kopiert werden. So sind diese auch entfernten Anwendern schnell und sicher zugänglich, ohne daß diese dabei unerwünschte Inkonsistenzen in Kauf nehmen müssen.

DirectoryService

DirectoryService

Name

Adresse

Zertifikat

Name*

Adresse*

Zertifikat*

Replikation(Regeln)

Berlin Hamburg

Replikation




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194

• Anwender-AuthenitifikationAnmeldung mit einem Namen und Paßwort bei verschiedenen Systemen

• Personalisierung von Web-Seiten,• ein Network Quality of Service (QoS),

z.B. Netzwerkbandbreite gemäß dem Status des Anwenders,

• Erkennung von Gruppenzugehörigkeiten von sich anmeldenden Anwendern,

• Netzwerkweite Bereitstellung von Konfigurationsinformation für Travelling User,

• Auslösen von Ereignisse.Ausscheiden oder Beförderung eines Mitarbeiters.

Einsatzmöglichkeiten




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195

Konsistente Informationen• Informationen aus verschiedenen Anwendungen werden

durch den Directory Service verfügbar und konsistent gehalten.

• Das bezieht im Innenverhältnis die Mitarbeiter und im Außenverhältnis Kunden und Partner ein.

Dadurch kann• inkonsistente Speicherung aufgrund nicht kontrollierter

Redundanz vermieden werden,• ein einheitlicher Dienst für alle Arten von Adreßstammdaten

im Innen- und Außenverhältnis genutzt werden,• eine eigenständige Pflege von Anwendungen, die

Adreßinformationen verarbeiten, kann durch eine gemeinsame konsolidierte Bereitstellung in einem Dienst vermieden werden.

Nutzenpotentiale




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196

Durch die Berücksichtigung internationaler Standards wird ...

• eine ungehinderte Kommunikation mit anderen Zweigstellen,

• eine einheitliche Strategie für die Softwareentwicklung,

• ein flexibles Zusammenspiel unterschiedlicher Systeme,

• eine spätere Migrationen,

• Austausch, Replikation und Harmonisierung auf Basis einheitlicher Formate und Protokolle,

• eine Steuerung der Nutzung durch Bereitstellen beliebig konfigurierbarer Sichten und Rechteprofile und

• Nutzung und Integration mit Directory Services, die zukünftig Bestandteil von Betriebssystemen, Groupware oder ”Back-Office”-Suiten sind,

... ermöglicht.

Nutzenpotentiale




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197

Administration und Konfiguration vielfältiger Anwendungen von einer Stelle aus ermöglichen die ...

• Unterstützung beliebiger Organisationsformen, wie Rollen oder Gruppen,

• Nutzung des Directories als zentralen Speicher für beliebige Benutzerverwaltungssysteme und

• Nutzung einer einheitlichen Pflegekomponente für den Dienst.

Nutzenpotentiale




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198

Der Directory Service ist eine flexible Infrastrukturkomponente, die verschiedene Sichten und Verdichtungen auf die verzeichneten Daten zuläßt. Das führt zu...

• langfristig hoher Rentabilität durch anwendungs- und plattformunabhängige Directory-Informationen,

• vielfältigen Einsatzmöglichkeiten je nach Berechtigung und Nutzungsprofil und zu

• universellen Auswertungs- und Verdichtungsmöglichkeiten (Ressource-Warehouse).

Nutzenpotentiale




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199

Eindeutige Indizierung

• WiderspruchAutomatische Klassifikation / herkömmliche Indizierung

• Stabilität• Volltext versus Struktur




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200

Transaktionsarchivierung

• Gewährleistung des langfristigen Datenzugriffs

• Im eBusiness-Umfeld entstehen Dokumente anderer Qualität

• Es wird nicht mehr ausreichen, die reinen Informationen zu archivieren

• Zukünftig werden Informationen in ihrem sachlogischen, zeitlich definierten Zusammenhang reproduziert werden müssen




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201

MarktentwicklungASP - Application Service Providing

Ursprüngliche Ansätze• Bereitstellung von Anwendungen von zentralen

Servern, die über das Internet lokal genutzt werden• NC-Rechner• Network Computing

Schwerpunkte• Softwareverteilung• Schlanke Clienten• Nutzung über Browser und Applet• Speicherung der Daten aus den Anwendungen

(Nebeneffekt)




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202

Marktentwicklung ASP: eine Erfindung der Internet-Ära ?

Rezentralisierung von Anwendungen• Überwindung Problematik Client/Server• Anknüpfen an „Host“-Szenarien

Rechenzentren nannten ihre Dienstleistung nie ASP ...

ist eine Abgrenzung möglich ?• Betrieb durch Dritte• Nutzung mit Internet-Mitteln• Nutzung nur bei Bedarf• Ortsunabhängige Nutzung• Neue Abrechnungsmodelle




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203

Marktentwicklung ASP: Neuer Schwerpunkt im DM-Umfeld

• Bereitstellung von Speicherraum auf zentralen Servern, der über das Internet lokal genutzt wird

• Schwerpunkte• Bereitstellung von Speicherraum• Verwaltung von Daten und Dokumenten• Nutzung über Browser und Applet• Neue Qualität im Outsourcing

• DMCO• Document Management Complete Outsourcing• nicht mehr nur Scannen, sondern auch kompletter

Betrieb von Archiv- und DMS-Lösungen




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204

Marktentwicklung ASP & DMCO

Trend: vollständiges Outsourcing aller Document Related Technologies (Hardware, Software, Service, Betrieb) an zentrale oder verteilte Provider mit

„Pay-per-View“, „Pay-per-Index“, „Pay-per-Transaction“, „Pay-per-Login“, „Per-per-Click“, „Pay-per-Volume“

und anderen Abrechnungsmodellen

Aber auch• „Inhouse-Hosting“• „Mobile Operation“• „Leasing“




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205

Marktentwicklung ASP-Anwender-Vorteile

• unabhängig vom Standort jederzeit verfügbar• hohe Verfügbarkeit durch sicher und redundant

beim Provider ausgelegten Systeme• keine eigene Hardware• kein eigenes Personal• keine Software-Integrations- und Update-

Problematik• keine Migrationsproblematik• geringe Einführungskosten• Wandlung von Investitionen in laufende Kosten• Dienstleistungen aus einer Hand• sicher kalkulierbare Kosten




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206

Marktentwicklung ASP-Anbieter-Vorteile

• Extreme Kundenbindung bei revisionssicherer Archivierung

• Wettbewerbsvorteile durch neues Dienstleistungsangebot

• Bessere Nutzung von Eigeninvestitionen• Hohe Auslastung von Leitungen durch

Dokumentengröße• Abrechnung über Telefonrechnung• Vordringen in das „Content-Management“ (Speicherung

von Inhalten)• Möglichkeit des Vordringens in das „Enterprise Portal“-

Geschäft• Zusätzliche Dienstleistungen durch Customizing• Nutzbarkeit der gleichen Plattform für

Eigenanwendungen




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207

Marktentwicklung ASP & DMCO Probleme

• Sicherheit• Performance (Bandbreite)• Konfigurationsmanagement• Mandantenfähigkeit• Benutzerverwaltung• Anwendungsintegration• Administration durch Benutzer• Skalierbarkeit• Abhängigkeit vom Anbieter• Verfügbarkeit• Rechtsfragen• Abrechnung




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208

Marktentwicklung ASP Trendthemen

• E-Business-Portale• Software-Distribution & Softwarevertrieb• Provider-Dienstleistungen• Internet-Technologie-basierte Produkte• Microsoft Terminal-Server




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209

Marktentwicklung ASP Prognosen

• ASP im Web-Umfeld jährliches Wachstum ca. 200%

• Content Providing neben B2B stärkster Entwicklungstrend

• Content Verfügbarkeit entscheidend für ganze Branchen (Film, Verlage) und wichtiges Unterscheidungsmerkmal für Provider

aber auch• 60% der derzeitigen Anbieter, besonders kleinere

Unternehmen werden verschwinden• das Geschäft werden die Großen mit hoher

technischer Sicherheit und Vertrauensvorschuß machen




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210

Marktentwicklung ASP Auswirkungen: Softwarehersteller

• Herkömmliche Lizensierungsmodelle greifen nicht mehr

• Kannibalisierung des eigenen Partner- und Endkundengeschäftes

• Durch OEM-Lösungen keine eigenständige Visibilität beim Endkunden

• Herkömmliches Software-Design ist überholt




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211

Marktentwicklung ASP Auswirkungen: Technologietrends

• Virtuelle Unternehmen und Roaming User• Web-basiertes Home-Office• Merge von Telekommunikation, TV und Computer• E-Business-Third-Party-Plattform-Anbieter




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212

Marktentwicklung ASP Anbieterklassifikation

• „echte“ TelCo`s (eigene RZ, eigene Leitungen) z.B. TeleKom, NetCologne u.a.

• Tel-Provider (eigene RZ, keine eigenen Leitungen) z.B. MobilCom, Talkline u.a.

• Rechenzentren (eigenes RZ, keine eigenen Leitungen) z.B. SKO, VB, Datev, Behörden u.a.

• „Sekundär“-Betreiber (eigenes RZ, eigene Leitungen) z.B. (DB), Veba, RWE u.a.

• Systemdienstleister (eigenes RZ, keine eigenen Leitungen) z.B. DEBIS u.a.

• sonstige z.B. CISCO, GE, u.a.




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213

Marktentwicklung ASP DMCO Anbieter

Traditionelle DMS-Anbieter: DRT-Software-Produkte• Produkt verfügbar: AsOne, CEYONIQ, DocMan,

EASY, FileNET, iXOS, Accelio, Opentext, onBase, Tower, Staffware, Tibco, u.a.

• im Produktivbetrieb: AsOne, Accelio, Tibco u.a.

Traditionelle DMS-Anbieter: ASP Dienstleistungen• im Produktbetrieb: daa, Datasec, DocHarbor,

Docustore, IQDOQ, u.a. • in Vorbereitung: SRZ u.v.a.




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214

Marktentwicklung ASP DMCO Anbieter

• Wettbewerb von „außerhalb“: Software-Produkte (Content Management)

IBM, Lotus, Microsoft, Oracle, SAP ...• Wettbewerb von „außerhalb“: ASP-Dienstleistungen

Debis, IBM, EDS, Siemens (SBS) ...• Wettbewerb durch Provider: Software-Produkte

Yahoo, Web.de und zukünftig auch andere Portalbetreiber ...

• Wettbewerb im Bankenumfeld: Web-Safes

IQDOQ, memIQ, NetBerry ...




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215

Marktentwicklung ASP DMCO Angebotstypen

Web Space• Speicherraum mit Zugriff über File- oder URL-Strukturen

Web Content Management• Spezialisierte Repository Systeme mit eigenen

Ordnungs- und Zugriffsstrukturen (vorrangig XML, aber auch traditionelle DMS als Backbone)

Web Archive• Web-fähig gemachte Lösungen mit traditionelle Referenz-

Datenbank-Architektur und separatem Repository

E-Business Store• Nachgelagerte DM-, WF- und CM-Dienste, integriert in

Portal-Architekturen und unsichtbar für den Anwender

Web Safes• Hochsichere Archivspeicher im Banken- und

Versicherungsumfeld für deren Kunden




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216

Marktentwicklung ASP Kommunikationsgrundlagen

Internet über öffentliche Leitungen• Sicherheits- und Performance Probleme• Nutzung mit Browser• Keine direkte Anwendungsintegration• Importproblematik

VPN Virtual Private Network / Inhouse WAN• Relativ hohe Sicherheit und Verfügbarkeit• Nutzung mit Browser und Applet• Gegebenenfalls spezielle Serverkomponenten

Inhouse• Anwendungsintegration ist möglich

Letztendlich ist die Nutzung von ASP-Diensten eine Vertrauensfrage!!




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217

Marktentwicklung ASP Kommunikation: Internet und VPN

ASP beruht auf der Internettechnologie, dieses impliziert nicht die Verwendung des Internet!




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218

Marktentwicklung ASP & DMCO Nutzungstypen

• View-Only

• View & Store

• Shared Repositories

• Distributed Repositories




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219

Marktentwicklung ASP View Only

View-Only• Zugriff auf Repositories beim Provider mit Browser,

asynchrone Wege der Speicherung der Information (Service Companies und Nearline Download erforderlich)

... die einfache Lösung




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220


SW

Provider

Dienst-leister

Einzel-anwender

Unter-nehmen

Datenspeichern

COLD, Papier, Office-Doc`s als COLD

Aufbereitete, indizierte Doc`s




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221


SW

Provider

Dienst-leister

Einzel-anwender

Unter-nehmen

Datenabrufen

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

über Browser

über Browser im LAN(opt. Server im Unternehmen)




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222


Vertrieb und Projektabwicklungüber den Provider

SW

Provider

Dienst-leister

Projekt &Service

Unter-nehmen




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223

Unter-nehmen

Provider


BenutzerverwaltungDB-ServicekonverterProtokollierungStatistikAccountingSecurityArchiv Server

BrowserExporter

FallbackVersionstoolSW-Distributions-ToolSW

Dienst-leister

ErfassenIndizieren manuellIndizieren automatischToolsExporterimporter




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224

Marktentwicklung ASP View & Store

View & Store• Applet-basierte Nutzung, die auch das Speichern

online ermöglichen (Schnittstellen zu Office-, BK- und Anwendungssoftware sowie Service Companies und Nearline Download erforderlich)

... schon etwas schwieriger, aber noch in 2002 „State-of-the-Art“




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225


Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Direktes online und nearline Speichern

COLD, Papier, zeitversetztes Nearline

Aufbereitete, indizierte Doc`s

Unter-nehmen

Provider

SW

Dienst-leister

Datenspeichern




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226


Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Unter-nehmen

Provider

SW

Dienst-leister

Datenabrufen




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227


Unter-nehmen

Provider

SW

Dienst-leister

Projekt &Service

Vertrieb und Projektabwicklungüber den Provider




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228


Provider

SW

Dienst-leister

Unter-nehmen

BenutzerverwaltungDB-ServicekonverterProtokollierungStatistikAccountingSecurityDigital Signatur ServiceArchiv Server

BrowserAppletBenutzerverwaltungKonverterSecurity

ErfassenIndizieren manuellindizieren automatischToolsExporterimporter

FallbackVersionstoolSW-Distributions-Tool




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229

Marktentwicklung ASP Shared Repositories

Shared Repositories• ASP-Providerlösung für veröffentlichte oder

sicherheitsarchivierte Informationen kombiniert mit gleichartiger Inhouse-Lösung (traditionelle Clienten; ansonsten wie View & Store mit zusätzlichen Server-Diensten)

... sehr schwierig, aber sehr interessant für Unternehmen die bereits DMS-Lösungen besitzen und gemischt ASP über Browser im Rahmen einer Migrations- oder Vereinheitlichungsstrategie fahren wollen




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230


Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Unter-nehmen

Provider

SW

Dienst-leister

Datenspeichern




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231


Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Unter-nehmen

Provider

SW

Dienst-leister

Datenabrufen




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232


Unter-nehmen

Provider

SW

Dienst-leister

Projekt &Service

Vertrieb und Projektabwicklungüber Provider und/oder SW-Anbieter




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233


Unter-nehmen

Provider

SW

Dienst-leister

BenutzerverwaltungDB-ServicekonverterProtokollierungStatistikAccountingSecurityDigital Signatur ServiceBusiness ApplikationArchiv Server

BrowserAppletBenutzerverwaltungDB-ServiceKonverterProtokollierungStatistikAccountingSecurityBusiness ApplikationArchiv ServerTools






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234

Marktentwicklung ASP Distributed Repositories

Distributed Repositories• Im Unterschied zu Shared Repository Kombination

verschiedener Repositories an unterschiedlichen Standorten; Eigenanwendungen und ASP-Anwendungen

... teuere Großprojekte mit multiplen DMS, ASP sowie zentralen, lokalen, dezentralen und verteilten Lösungen z.B. für Filial-Unternehmen, Supply-Chain-Management mit Partnern, internationale Großkonzerne




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235


Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Unter-nehmen

Provider

SW

Dienst-leister

Datenspeichern

Zahlreiche und verschiedeneWege der Informationsstellung

Infoaustauschzwischen den Beteiligten

Filiale

SCM-Partner

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender




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236

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender


Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Unter-nehmen

Provider

SW

Dienst-leister

Datenabrufen

Filiale

SCM-Partner

Einzel-anwender

Einzel-anwender

Einzel-anwender




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237


Unter-nehmen

Provider

SW

Dienst-leister

Projekt &Service

SCM-Partner

Vertrieb und Projektabwicklungüber SW-Anbieter




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238


Filiale

SCM-Partner

Unter-nehmen

Provider

SW

BenutzerverwaltungDB-ServicekonverterProtokollierungStatistikAccountingSecurityDigital Signatur ServiceBusiness ApplikationArchiv Server




Dienst-leister





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239

MarktentwicklungWettbewerbssituation RZ & ASP

• Allgemeine Archiv-ASPs mit Nutzern in der Sparkassen-Finanzgruppe:

• DataSec (Kleindienst-Tochter)

• IQDOQ (Materna-Tochter; Angebot zusammen mit T-Systems)

• ASP-Angebote von Banken (z.B. Web-Safes):• HypoVereinsbank (sucht weitere Partner für memIQ;

führt auch Verhandlungen mit Instituten der Sparkassen-Finanzgruppe)

• ASP-Produkte für Banken:• NetSafe von NetBerry (Zielgruppe Rechenzentren)




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240

Grundsätzliche Migrations- und Anwendungsszenarien




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241

Migration

Ein schwerwiegender Interessenkonflikt:

• Der Gesetzgeber fordert Aufbewahrungsfristen von 10 oder mehr Jahren

• Informationen sollen langfristig verfügbar seinDer Markt entwickelt sich stürmisch weiter: jedes Jahr neue Software, neue Hardware, neue Standards ...




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242

Migration

Entscheidung

Realisierung Produktions-betrieb

GeänderteAnforderungen

Migration




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243

Migration

Strategie eines Migrationskonzeptes muß sein, über die erste Realisierungsphase hinaus

• Betrieb,• Informationsverfügbarkeit,• Ausbaufähigkeit und• Systemwechsel

sicherzustellen.

Das Migrationskonzept sollte bei jeder Ausschreibung Bestandteil der Anforderungen sein und in den Vertrag übernommen werden.




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244

• Kontinuierlicher Ausbau mit dem Lokalisiererkonzept

• Entfernung nicht mehr benötigter Medien, bis ein älteres Archivsystem überflüssig wird

• Umkopieren von Informationen auf neue Medien, Konvertierung älterer Formate

Migration




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245

PZW

TechnischeArchive

Anwendungen

Client-Ebene

IBM Host„classic“

BK-Appl.Web-

Server

Firewall

BrowserApplets BK-Client Lotus Notes

TerminalEmulation

Smalltalk-Appl.

DB Index

C/S-Appl.

C/S-Client „Master“-DMS-ClientScan, Index,Recherche

IBM

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

FileNet ...

DB Index

DB Index

Aktiver IndexArchiv-APIsODBC Konverter

Produktflexible Zwischenschichtmit temporärer Datenhaltung




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246

Produktflexible Zwischenschichtmit redundanter Datenhaltung

PZW

TechnischeArchive

Anwendungen

Client-Ebene


BK-Appl.Web-

Server

Firewall


TerminalEmulation

Smalltalk-Appl.

DB Index

C/S-Appl.


IBM

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

FileNet ...

DB Index

DB Index

Master-

indexArchiv-APIs Replikation

ODBC Caching PZW -Schnittstelle

Konverter




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247

Produktflexible Zwischenschichtmit ausschließlicher Datenhaltung

PZW

TechnischeArchive

Anwendungen

Client-Ebene


BK-Appl.Web-

Server

Firewall


TerminalEmulation

Smalltalk-Appl.

C/S-Appl.


IBM

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

FileNet ...

DB-Index

DB -Index

Archiv-APIs

Caching PZW-Schnittstelle

Archivfunktionalität

DB-Index

DB-Index

Konverter




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248

Produktflexible Zwischenschichtohne Datenhaltung

PZW

TechnischeArchive

Anwendungen

Client-Ebene


BK-Appl.Web-

Server

Firewall


TerminalEmulation

Smalltalk-Appl.

DB Index

C/S-Appl.


IBM

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

FileNet ...

DB Index

DB Index

Index-SchemataArchiv-APIsPZW-Schnittstelle




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249

Anforderungen aus Anwendersicht

Automatisierung der Informationserfassung

„Der einheitliche Postkorb"

Integrationsaspekte

Erschließung von Wissen

Sicherheit

Einfacher Betrieb

Rechtssichere Archivierung




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250

Integration in kommerzielle Anwendungen als Dienste

• Client• Keine eigenen Clienten• Image- und Document-Management-Enabling von

kommerziellen Anwendungen• Server

• Workflow- und Document-Management-Service-Engines werden in kommerzielle Anwendungen integriert




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251

Integration in Bürokommunikation

• Einheitlicher Posteingangskorb für alle Formen von Nachrichten und Dokumenten

• Keine eigenständigen Clienten-Oberflächen mehr, sondern Nutzung aus Exchange, Notes/Domino oder ERP (wie z.B. SAP)

• Speichern, Finden und Bearbeiten mit der Funktionalität der Standard-Anwendung




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252

Automatische Posterfassung

• Automatische Klassifikationautomatische Indizierung und Zuordnung von eingehenden elektronischen und Papier-basierten Dokumenten

• Technologien• neuronale Netze

• Selbstlernende Mechanismen, künstliche Intelligenz• Auf Grund einer Definierten Lernmenge können alle

weiteren Informationen automatisch zugeordnet werden• Der Effekt des Übertrainierens kann diese Systeme in

unkontrollierbare Zustände versetzen• Regel-basierte Ansätze

• Jegliche Merkmale, die ein bestimmten Dokumententyp beschreiben müssen durch Regel beschrieben werden

• Bei sehr heterogenen Dokumenten können erhebliche Administrationsaufwände entstehen




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253

Nutzung nachgeordneter Dienste:

Enabling

Benutzerverwaltung

Anhängen von Pointern etc.

Enabling von Fachanwendungen




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254

• KundenakteAlle Kunden-relevante Informationen im zentralen Zugriff

• TelefonieIntegration von Telefon, Daten und Dokumenten

• Call CenterDurch die Anruferkennung werden die relevanten Kundeninformationen am Arbeitsplatz präsentiert

Customer Relationship Management




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255

• Wesentliche Szenarien

• Anbindung an Office

• Nutzung SAP aus Office Produkten

• Nutzung Office Produkte aus SAP

• Anbindung Groupware

• Nutzung SAP mit Exchange

• Nutzung SAP mit Notes

• Nutzung Groupware und SAP mit Office Produkte

SAP- und Bürokommunikationsintegration




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256

Workflow als Middleware für Portale

Workflow-Standardclient

Präsentationsebene

Funktionsebene

Datenbankebene Workflow - Datenbank

Applikations-Client

Applikations-Datenbank

Host-Datenbank

Host-EmulationMS Office-

Anwendungen

Wo

rkfl

ow

- En

gin

e

Applikation Services

Host-Transaktionen

MS Back Office

Workflow-Webclient

Middleware




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257

Workflow als Middleware für Portale

Workflow-WebclientPräsentationsebene

Funktionsebene

Datenbankebene Workflow - Datenbank

Applikations-Datenbank

Host-Datenbank

Applikation Services

Host-Transaktionen

MS Back Office

Sybase-Webclient

Sybase EAS

Workflow-Engine




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258

Technische Ansätze

• DMS / Archivierung als Add on zu Fachapplikationen

• Datenarchivierung, z.B. Buchhaltungsdaten• Dokumentenarchivierung für z.B. Lotus Notes• DMS / Archivlösungen für spezifische, z. T. einmalige

Anforderungen (Beispiel Vertragsumstellung Versorger)• DMS / Archivlösungen für die Verwaltung spezifischer

Abteilungsanforderungen (Beispiel Vorschlagswesen)

• DRT als unternehmensweite Basistechnologie• DMS / Archiv als Infrastrukturkomponente• Einheitliche Verwaltung aller Datentypen• Zentraler Zugriff von Mitarbeitern, Partnern, Kunden...• Hohe Anforderungen an das Berechtigungssystem




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259

Automatisierung der Informationserfassung

Schlagworte: Automatische Klassifikation, Auto-Categorisation

Komponenten: OCR, ICR, Klassifikation, Indizierung, Routing, Workflow etc.

Anwendererwartung:• Keine manuelle Indizierung zur Informationsverteilung beim

Posteingangsscannen

• Zusammenführen von gescanntem Posteingang mit anderen Quellen (E-Mail, elektronisches Fax)

• Abgleich mit vorhandenen Stammdaten zur Qualitätsverbesserung

• Routing von Dokumenten nach Klassifikationskriterien

• (Vor-)Indizierung und strukturierte Ablage nach Klassifikationskriterien




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260

Der „einheitliche Postkorb“

Schlagworte: Unified Messaging, Unified In-Box

Komponenten: Groupware, E-Mail, Workflow, DMS, Portale etc.

Anwendererwartung:• Alle Nachrichten aus den Quellen Posteingang,

Vorgangsbearbeitung, interne E-Mail, Internet-Mail, Fax, Datenbankrecherchen, Sprachaufzeichnung etc. in nur einer In-Box

• Überwindung des Medienbruches zwischen derzeit verschiedenen Clienten („man muß wissen, wo die Information ist“)

• Einheitliche, strukturierte Benutzeroberfläche mit Dokumentenmanagement-Funktionalität

• Integriert in Standard-Produkte wie Lotus Notes/Domino, Microsoft Outlook/Exchange oder SAP mySAP.com




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261

Integrationsaspekte

Schlagworte: EAI Enterprise Application Integration, Portal, ECM Enterprise Content Management

Komponenten: Application Server, Portale, EAI-Komponenten, Schnittstellenprogrammierung etc.

Anwendererwartung:• Zusammenführung aller Informationen aus unterschiedlichen

Anwendungen über eine Middleware

• Einheitliche Dienste, die von verschiedenen Anwendungen gleichermaßen genutzt werden können

• Nutzung vorhandener Anwendungen mit einer „übergestülpten Middleware-Schicht“, um ohne große Aufwand „Thin-Clients“ bedienen zu können

• Kontrolle von Prozessen und Daten-Konsistenz

• Nutzung von Portalen um die Informationsbereitstellung personalisiert und situationsgerecht steuern zu können




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262

Erschließung von Wissen

Schlagworte: Knowledge Management, Knowledge Sharing, Knowledge Enabling

Komponenten: Classification, Data-Mining, Profiling, Agents,Personalisation, Context-Analysis etc.

Anwendererwartung:• Verdichtung von vorhandenen Informationen durch „intelligente

Software“ zu „Wissen“ um sich selbst Strukturierungs- und Ordnungsaufwände zu sparen

• Vollständigkeit, Richtigkeit, Relevanz und Aktualität von Recherche-Ergebnissen in unstrukturierten Daten und Dokumenten

• Übertragung des Wissens der Mitarbeiter in Softwaresysteme, um sich von den einzelnen Köpfen unabhängig zu machen, situations- und anforderungsgerecht, zeit- und ortsunabhängig „Wissen“ elektronisch bereitzustellen

• Wissen messbar und wirtschaftlich bewertbar zu machen




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263

Sicherheit

Schlagworte: Kryptographie, redundante Systemauslegung, Firewall, Active Protection Agents

Komponenten: Verteilte Systeme, Sicherheitsprotokolle, Berechtigungssysteme etc.

Anwendererwartung:• Single Logon – der Anwender hat in allen Systemen

immer aktuell die gleichen Rechte• Neben traditionellen Firewalls eine Software, die im

Hintergrund ständig die Virenfreiheit und den Schutz vor unberechtigtem Zugriff überwacht

• Elektronische Signaturen zur Authentifizierung im E-Business und in internen Anwendungen

• Sichere Protokolle, Leitungen und kryptografische Encodierung zur Absicherung des Informationsaustausches




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264

Einfacher Betrieb

Schlagworte: Grafische Administrationstools, Monitoring, Workflow-Self-Optimisation,

„Browser“

Komponenten: Directory Services, übergreifende Admin-Tools für unterschiedliche Anwendungen, Software- verteilung, Portale mit “Thin-Clients“ etc.

Anwendererwartung:• Reduzierung der Administrationsaufwände bei gleichzeitiger

Erhöhung der Datenintegrität

• Rollenkonzepte zur Überwindung der bisherigen Restriktionen von Berechtigungssystemen

• Einheitliche Speichersysteme als Enterprise Repositories oder DataWarehouses zur Überwindung von Medienbrüchen, Informationsredundanz und Format-Problemen

• Selbstoptimierende, fehlertolerante Software




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265

Typische Anwendungsszenarien einzelner Branchen

Banken

Versicherung

Pharma

Öffentliche Verwaltung




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266

Banken

Anforderungen an Integration und Enabling• Bürokommunikation / Groupware• Hostanwendungen• Client/Server-Applikationen (SAP)• Service Center / CRM• Posteingangsverarbeitung / Workflow• Revisionssichere Archivierung • Internetfähigkeit• Elektronische Signatur• Directory Services




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267

BankIT-Architektur für WCM und ECM

Die IT-Architektur berücksichtigt die grundlegenden Anforderungen und daraus abgeleitet drei alternative Szenarien:

• Die grundlegenden Anforderungen werden unabhängig von den drei möglichen Lösungsszenarien definiert

• Die drei alternativen Vorgehensmöglichkeiten Web-Präsenz sind:

• Ad-hoc-Schaffung einer Insellösung für den Fachbereich zur Ablösung der vorhandenen Web-Präsenz

• Übergangslösung, bei der Aufbau und Inhalt so konzipiert werden, dass sie in eine spätere ECM-/eBusiness-Lösung problemlos überführt werden können

• Strategische CMS-/ECM-/eBusiness-Lösung als unternehmensweite Infrastruktur, die den weiteren parallelen Betrieb des jetzigen Systems über einen längeren Zeitraum erforderlich machen wird




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268

Grundlegende Anforderungen: Systemaufbau

Trennung von Redaktions- und Publikationssystem• Sicherheit (getrennt durch Firewall)

• Fall-Back (Wiederherstellung der Publikations-Web-Site nach Störungen)

• Historisierung und Archivierung von Informationsständen

• Sichere Einbindung in internes Netzwerk zur Unterstützung des mehrstufigen Redaktionsprozesses

• Kontrollierte Übertragung oder Replikation (in Abhängigkeit gewählter Betriebssystem- und Datenbank-Plattform) zu definierten Zeitpunkten auf den Präsenz-WebSite-Server

• Vermeidung von Performance- und Zugriffsproblemen (kein Berechtigungssystem für den Präsenz-Server erforderlich, geringerer Pflegeaufwand, Präsenz-Server hat nur den aktuellen Content)

Redaktions-Server

Editions- und Freigabe-Prozess

Web-Präsenz-Server

Publikations-prozess

Firewall




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269

Grundlegende Anforderungen: Ablaufsteuerung

Kontrollierter Editionsprozess (Redaktions-Workflow):• Mehrstufige Bearbeitung und kontrollierte Freigabe (Vier-Augen-

Prinzip)

• Unterschiedliche Berechtigungen für Erstellung, Redaktion, Freigabe und Pflege

• Nutzung der Berechtigungen im Netzwerk (alternativ, jedoch mit erhöhtem Aufwand, eigenständiges Berechtigungssystem für den Redaktionsprozess)

• Plattformauswirkungen: Nutzung interne Bürokommunikation (TWO). Lotus Notes/Domino, Workflow-Tool (noch nicht vorhanden) oder Einstellen in Datenbank (des Redaktions-Servers, noch nicht vorhanden)

Redaktions-Server

Erstellung mit Standardvorlagenmit gegebenenfalls mehreren Schrittenund Autoren

Mehrstufige Redaktion

Ein- oder mehrstufige Freigabeund Pflege (z.B. Änderung und Löschung)

1 2 3




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270

Grundlegende Anforderungen: Migration

Übernahme des vorhandenen Content:• Mengenproblem

• Vereinheitlichung Layout

• Neu-Verlinkung

• Sicherung vorhandener Stand (einfrieren, historisieren)

Änderungswünsche ?• Neue Struktur und Layout ?

• Neue Funktionalität ?

• neuer oder geänderter Content ?

Redaktions-Server


Web-Präsenz-Server

Publikations-prozess

Firewall

„alte“WebSite

Drei mögliche Migrations-Szenarien(a) Content in

Redaktionsprozess(b) Content-Migration

in Redaktions-Datenbank(c) Automatische Content Transformation(a)

(b)(c)




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271

Grundlegende Anforderungen: Betrieb

Technische Lösung:• Nutzung bisherige Plattform ?• Schaffung einer eigenen Plattform ?• Nutzung Plattform-Angebot eines anderen Betreibers ?

Randparameter• Notwendige Software-Plattform für das Redaktions-

System ?• Performance, Sicherheit, Verfügbarkeit, Skalierbarkeit,

Konsistenz und Speicherplatz ?• Betriebspersonal, Support ?

Redaktions-Server


Redaktions-Server

Editions- und Freigabe-Prozess NORD/LB

Web-Präsenz-Server

Fire-wall

nbg/dvgWeb-Präsenz-

Server

ProviderWeb-Präsenz-

Server

Fire-wall

Fire-wall

Redaktions-Server


Redaktions-Server

Editions- und Freigabe-Prozess NORD/LB

Web-Präsenz-Server

Fire-wall

nbg/dvgWeb-Präsenz-

Server

ProviderWeb-Präsenz-

Server

Fire-wall

Fire-wall




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272

Grundlegende Anforderungen: ECM

Technische Lösung:• Basisdienste als zentrale Infrastruktur (z.B. Workflow,

Berechtigungssystem, Security, Groupware, Archiv etc.)• Spezifische Applikationen nutzen diese Infrastruktur (z.B.

Redaktionsprozess)

Redaktions-Prozess

Web-Präsenz-Server

Fire- wall Einheitliches Unternehmens-Content-Repository

(Speichersystem)

DienstKonverter

Dienst Workflow

Dienst eProcure-

ment

Dienst CMS

Schnitt-stellen

...

SAPTWO Notes




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273

Sparkassen-Standardisierung Ziele des Projekts

• Anforderungen der unterschiedlichsten Anwendungen• Vorgangsmanagementsysteme, Groupware,

Zahlungsverkehr, Kreditanwendungen etc.

• Einsatz für unterschiedlich große, zentrale wie verteilte Organisationen und von kleinen bis großen Instituten

• Lauffähig in unterschiedlichen Anwendungsumgebungen• Client/Server-Systemen unter UNIX, Windows NT und OS/2

sowie in hybriden Systemen mit MVS-Host

• Bereiche mit geringem Archivbedarf wie auch mit hochkapazitiven Speichereinheiten

• Sicherstellung des Informationsaustauschs zwischen verschiedenen Systemen

• Rechtliche Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung




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274

Sparkassen-Standardisierung Architekturszenario

SIZ-Ablage

Archiv

Ablage - Ebene

Work-flow

Engine

WfMC

Kommu-nikations-service

HTTP

Web-Service

HTTP

Web-Service

SAPohneeigeneAblage

ArchiveLink

SAPmit

eigenerAblage

NotesohneeigeneAblage

Dynam.Dok.-

Manage-mentDMA

Notesmit

eigenerAblage

MVSMVS

Lokali-sierer

Konverter

Konverter Konverter Konverter Konverter Konverter Konverter Konverter Konverter

Index

DB

DB

DB

Index Datenbank(en)

Einheitliche SIZ-Informationsobjekte

AIX SIZ-Ablage

HostAnwendung

Ablage aufdem Host

SIZAblage

Dynam.Doku.-

Managem.

Notesmit und ohne

eigenes Archiv

SAPmit und ohne

eigenes ArchivWorkflow

DataWarehouse

VirtuellerMarktplatz

WWWIntranet

S-VerbundKommuni-

kation

Lokali-sierer

KonverterKonverter ABAPKonverter

TerminalMasterClient

ClientEnabling

Standard-Browser

JAVA-Applet

AnfrageDruckauftrag

HitlisteDaten

AnfrageDruckauftrag

DatenDokumente

HitlisteDatenListen

Dokumente

AnfrageDruck-auftrag

AnfrageDruckauftrag

DatenDokumente

HitlisteDatenListen

Dokumente

AnfrageDruckauftrag

DatenDokumente

HitlisteDatenListenDoku-mente

HitlisteDatenListen

Dokumente

HitlisteDaten

DokumenteListen

AnfrageDruckauftrag

ListenDokumente

AnfrageDruckauftrag

ListenDaten

Dokumente

HitlisteDaten

DokumenteListen

Druckauftrag

AnfrageDruckauftrag

DatenDokumente

HitlisteDatenDoku-menteListen

AnfrageDruckauftrag

DatenDokumente

HitlisteDatenDoku-menteListen

AnfrageDB-

AuszügeDaten

Dokumente

HitlisteDatenDoku-mente

DB-Auszüge

DokumenteDaten

AnfrageDruck-auftrag

DB-Auszüge

DokumenteDaten

HitlisteDB-

Auszüge

AnfrageListenDoku-menteDaten

Steuerdatei

ListenDatenDoku-mente

HitlisteSteuer-

datei

ListenDoku-menteDaten

AnfrageDruck-auftragSteuer-

datei

ListenDatenDoku-menteHitliste

DatenDoku-mente

AnfrageSteuer-

datei

DatenDoku-menteHitlisteSteuer-

datei

DatenDoku-mente

AnfrageDB-

Auszüge

DatenDoku-mente

HitlisteDB-

Auszüge

Anfrage DatenDoku-menteHitliste

DatenDoku-menteAnfrage

DatenDoku-menteHitliste

DatenDoku-mente


AnfrageSteuerdatei


AnfrageSteuerdatei

S-Verbund

entfernterLokali-sierer

Archiv-system

Index Index

Index




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275

VerbandZiele des Projektes

• Planung und Realisierung aktueller und künftiger Informationstechniken zur Nutzung im Verband

• Technisch-organisatorische Gesamtlösung• Verwaltung und Zugriff auf Daten und Dokumente

Unabhängig vom Standort und bestehenden Organisationseinheiten

• Effizienter Betrieb und einfache Pflege der Lösung• Integration aller Funktionen in eine einfach zu bedienende

Benutzeroberfläche

• Integration der verschiedenen Bürokommunikationsmodule mit einheitlicher Nutzung

• Kooperatives Bearbeiten von Dokumenten

• Verringerung des Raumbedarfs sowie Optimierung von Transport- und Zugriffszeiten durch elektronische Ablage und Archivierung




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VerbandKommunikationsmodell

Verbands-interneKommunikationBonn Berlin

Neuhardenberg

Brüssel

Verbände

Institute

Landes-banken

VRZ

VerbundKommunikation

Medien

Presse

Politik

andere externeKommunikation




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VerbandTrägerplattform

Betriebssystem• Windows NT 4

Groupwaresystem• Lotus Domino 5

Ablage-/Archivsystem• SIZ-konformes CE-Archivsystem• Client- und Anwendungskomponente: DocAkte

Datenbanksystem• Oracle 8

Standardanwendungen• Office 2000




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VerbandArchitektur

• Einheitliche Oberflächen und Bedienung für allgemeine Bürokommunikations-Funktionen

• Nutzung von Standarddiensten wie Directory Service, Fax, etc.

• Zentrale, dezentrale, lokale und off-line Nutzung der Informationen

• Spezielle Clienten für Sonderfunktionalitäten• Internetfähigkeit durch Nutzung von Browser-Technologien• Trennung von Posteingangs-, strukturierter Ablage mit

Informationsbearbeitungs- und Postausgangs-Funktionalität• Modular erweiterbar• SIZ-Konformität




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279

VerbandBasislösung

• Einheitlicher Postkorb für den Anwender(Papierpost, E-Mail, Fax)

• Kalendertool• Adreßverwaltung/Ressource-Directory• Informationsforen• Internetrecherche• Dokumentenmanagement und Archivsystem• Indizierung unter Verwendung der Nomenklatur• Elektronische Formularverwaltung• Scannen




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280

VerbandBasislösung

Client

Anwendungs-Ebene

Ablage-Ebene

Grundanwendungen

Post-Empfang

Standard-Masken

Rund-schreiben

ExterneInforma-

tions-verteilung

Projekt

Archiv-Dienst

Ablage- / DMS-DienstIndex-DB




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VerbandIntegrierte Spezialwendungen

Grundanwendungen Spezialanwendungen

Client-Ebene

Anwendungs-Ebene

Ablage-Ebene

Standard-Masken

Zusatz-Masken

Spezial-und Markt-statistiken

Vertrag

Bibliothek Sitzung

Presse

Recht

VorstandPost-

EmpfangRund-

schreiben

ExterneInforma-tions-

verteilung

Projekt

Archiv-Dienst

Ablage- / DMS-DienstIndex-DB

Spezielanwendungen:• Vermerk-Ablaufsteuerung• Sitzungsdienst• Raumverwaltung• Vorstandsvorlagen• Rundschreiben mit Dokument-Attachement• Kongreßverwaltung• Foren• WWW-Bereitstellung von Unterlagen

auf Basis von Rendition-Management




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VersicherungÜbersicht

• Problemstellung:• DMS als Infrastrukturkomponente für alle

Versicherungssysteme• Geografische Verteilung, standortunabhänge Zugriffe• Offline-Zugriffe

• Applikationen• Fachanwendungen• Host• Lotus Notes • Internet

• Lösung• Konzeption• Anbieterauswahl• Pilotierung




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283

VersicherungCustomer Relationship Management

Kundenakte• Alle Kunden-relevante Informationen im zentralen

Zugriff

Telefonie• Integration von Telefon, Daten und Dokumenten

Call Center• Durch die Anruferkennung werden die relevanten

Kundeninformationen am Arbeitsplatz präsentiert




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VersicherungArchitekturszenario

ViewerFAX Terminal-Emulation

SAPRecher-

cheScan-nen

Benutzer-verwaltung

FAXDienst

Host-Anwen-dungen

SAP

Archivebene

Ablageebene

dynami-schesDMS

ZugriffschutzSicherheit

Single Login

ZugriffschutzSicherheit

Web-Service

Applet

Index-DB

Office-Integra-

tion

Anwen-dungs-Enabling

Workflow

Workflow-Engine

LotusNotes

LotusNotes




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285

VersicherungVerteilte Infrastruktur

Verteilte mit zentraler Host-Datenbank

ZN / ID

VGS

extern

extern

extern

A J S F

d

d

d

Host(OS 390)

(DB2)

D

A DS F (DB2 / SQL)

Zentrale

D: DatenbankserverA: ArchivserverJ: JukeboxserverS: ScanserverF: Faxserverd: lokale Datenbank




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286

VersicherungPosteingangsverarbeitung

SB in derArbeits-vorbereitung

Scannen(QS Stufe 1)

Indizierungund Clearing(QS Stufe 2)

SB im Service-center und imFachbereich(QS Stufe 3)

Schriftguteingang Expedition DMS-integrierteSparten/Bereiche

Indizierung Clearing

Qualitätsgesicherte Dokumentobjekte zur Freigabe an DMS

Direktion

Scannen...

Nicht eindeutig zustellbar

Formalisiert/Individuell

Regelwerk / Verteiler

DV-gerecht

SachbearbeiterServicecenter

...SB-Pools

SachbearbeiterFachbereich

...SB-"Mini"-Pools

Sonstiges

...z.B. Inkasso, Agenturen

Schlechte Qualität,falsche Zustellung

etc.

Weiter-leitung

Zwischen-ablage

(ca.1 Monat)

Original-archiv

Nicht DMS-integrierte

Sparten/Bereiche

formalisiert-DV-gerecht

Betrieb Schaden Inkasso Rechnungs-wesen

formalisiert-nicht-DV-gerecht

Vor-gangsart

Vor-gangsart

Vor-gangsart

Vor-gangsart

Formu-larart

Verteilung in Papierform

PersönlicheZustellungen

nicht eindeutig zustellbar




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287

Pharma

Anforderungen an Integration und Enabling• Forschung & Entwicklung• Groupware / Internet• FDA-Beantragungsverfahren • Revisionssichere Archivierung • Kontrollierter Wortschatz / Nomenklatur• Directory Services• Produktion • ERP • CAD




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288

PharmaÜbersicht

• Problemstellung• Wo kommt Dokumenten-Management zum Einsatz?• Zusammenspiel und Schnittstellen• Dokumente hoher Qualität• Pharmazeutische Sorgfaltspflicht, Zusammenhang mit

entsprechenden Zulassungsbehörden• Anwendungsübergreifendes, internationales

Dokumentenrerieval• Applikationen

• DMS• SAP• FileNET-Archiv• Eigene Dokumentenverwaltungen

• Ergebnis• Vereinheitlichung, DMS-Architektur• Masterindex, kontrollierter Wortschatz• Directory Service




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289

PharmaArchitekturszenario - IST

FileNET-Archive1 2 3 n. . .

LotusDomino

DMS COMDOK SAP PlanetONE

Base 1

Base n

. . .

ScanCAD OfficeCOLDNotes

TechDocGlobDoc

COMDOK EDI SAP

DVS

Planet SQLSQL-BASE

Referenzierung der Dok-IDÜbergabe der Dokumente

Recherche und Vergabe der IndiziesÜbergabe der Dokumente

TRIP

Browser

. . .

Wf




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290

PharmaArchitekturszenario - SOLL

DMS SAP

DVS

Masterindex

CADOffice

TechGlob Scan COLDEDI

SAP

EnterpriseDirectoryService

Lotus Notes

Browser

Referenzierung der Dok-IDÜbergabe der Dokumente

DES

DECS(Operative Daten)

Recherche und Vergabe der IndiziesÜbergabe der Dokumente

1 2 3 n. . . FileNET-Archive

LotusDomino

SOP

Wf

KOM

KOM

TRP




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291

PharmaMasterindex und Nomenklatur

• Masterindex• Obligatorisch für jede Information • Eindeutig• Automatisch und unveränderbar erstellt

• Zusatzinformationen auf Indexdatenbank• Zusatzfelder nicht zwingend erforderlich• Helfen beim Suchen• Sparen Zeit

• Hitlisten• Bauen auf Baisisindex und Zusatzinformationen auf

• Zuständigkeiten• Einmalige Festlegung der Indizes im Projektverlauf• Laufende Pflege von Suchkriterien und

Ordnungsbegriffen




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292

PharmaDirectory Services

MetaVerzeichnis- Server

MetaVerzeichnis-

Server

Network-Operating-

Systems

Netzwerk-dienste

EnterpriseRessource-Planning

EnterpriseRessource-

Planning

E-MailE-Mail PaBXPABX

z.B. SAP, ...

Abgleich Abgleich

z.B. Windows NT, OS/2, ...

z.B. Lotus NOTES, MS Exchange, ... PABX's ( Private Branch Exchanges ),z.B. Siemens Hicom, Ericsson, ...

ClientClient ClientClient ClientClient

AbgleichAbgleich

NutzungNutzung Nutzung




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293

PharmaRechtssichere Archivierung

Schlagworte: Änderung HGB AO, GDPdU, elektronische Signatur, Transaktionsarchivierung

Komponenten: Revisionsichere Archivsysteme, recherchierfähige

Speicherformate, qualifizierteSignatur, Archivsystem-Dienste etc.

Anwendererwartung:• Bereitstellung von Software und Hardware, die den

Anforderungen des Gesetzgebers entspricht

• Migrationskonzepte, die die unveränderte und verlustfreie Nutzung von Informationen über die Aufbewahrungsfrist garantieren

• Standardisierte, langlebige Speicherformate

• Lösungen zur Integration der elektronischen Signatur und zur problemlosen Verwaltung von Zertifikaten und Archivierung von elektronisch signierten Dokumenten




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294

Öffentliche Verwaltung

Anforderungen an Integration und Enabling• Stammdaten• Webbasierte Formulare • Elektronische Signatur • Mitzeichnungsverfahren • Workflow• Revisionssichere Archivierung • Directory Services




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295

Das „e“-Tüpfelchen der öffentlichen Verwaltung

eGovernmentAbwicklung geschäftlicher Vorgänge beim Regieren und Verwalten mit Hilfe von Informations- und Kommunikations-technologien mittels elektronischer Medien

G2GGovernment to Government - die verwaltungsinterne Lösung

G2C & C2GGovernment to Citizen und Citizen to Government - das Zusammenspiel mit dem Bürger

G2B & B2GGovernment to Business und Business to Government - das Zusammenspiel mit der Wirtschaft

G2N & N2GGovernment to Non-Government-Organization & vice versadas Zusammenspiel mit nichtstaatlichen Organisationen




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296

Fernziel „Online-Behörde“

• Umsetzung von eGovernment in Deutschland:heute Versuchsstadium,in drei Jahren über 35%

• Ziele einer Verwaltungsmodernisierung:• Höhere Bürgerzufriedenheit (72%)• Verbesserung der Stadt als Wirtschaftsstandort (69%)• Besserer Service für Unternehmen (67%)• Höhere Effektivität und Produktivität der Verwaltung

(59%)• Höhere Wirtschaftlichkeit der Verwaltung (57%)• Größere Kompetenz der Verwaltungsmitarbeiter (43)• Größere Zufriedenheit der Verwaltungsmitarbeiter (37%)• Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen

Stadtparlament und Verwaltung (26%)

(Ergebnisse einer Studie der Bertelsmann-Stiftung, Befragung von Kommunen, Oktober 2000)




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297

Zwischen Anspruch und Wirklichkeit

Neue Technologien im Außenverhältnis

laufen ohne entsprechendeInfrastruktur und Lösungen

im Innenverhältnisins Leere




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298

MedienbrüchePolitisch auf verschiedenen Ebenen

Bund

Land Land

Kommune Kommune Kommune




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299

MedienbrücheOrganisatorisch innerhalb der Verwaltung

Dezernat

Behörde

Verwaltung

DezernatAbteilung

Behörde

Dezernat

Abteilung




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300

MedienbrücheKommunikation & Interaktion mit Dritten

Verwaltung

Bürger

Unter-nehmen

Liefe-ranten

NGOsVerbände

Politik

Justiz

öffentl.Betriebe

Auftrags-Dienstl.




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301

Das hehre Ziel von eGovernmentEinbindung aller Beteiligten ohne Medienbruch

Die verntzteVerwaltung

Bürger

Unter-nehmen

Liefe-ranten

NGOsVerbände

Politik

Justiz

öffentl.Betriebe

Auftrags-Dienstl.

Bund Land Kommune

Medien




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302

... die verwaltungsinterne Welt:Infrastruktur bereitstellen

• Elektronische ArchivierungEffizientere, zeitnahe, vollständige und sichere Bereitstellung von Dokumenten

• DataWarehouseZusammenführung von „Kunden“-Daten aus unterschiedlichen Quellen für ganzheitliche Beratung

• Groupware, WorkflowKooperatives Bearbeiten von Geschäftsvorgängen und Dokumenten

• Knowledge ManagementKontextsensitive Bereitstellung von Wissen und automatische Erschließung von Informationen

• Mobile Arbeitsplätze mit übergreifender FunktionalitätUnterstützung von Vorort- und Heimarbeit

• Integrierte Internet-PräsenzVerknüpfung von WebSeiten-Daten und -Formularen mit der internen Verarbeitung bei der Sachbearbeitung




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303

Einige Beispiele

• Elektronische Kommunikation und Aktenführung im Bonn-Berlin-Verbund der Ministerien

• Standardisierte Lösungen auf Basis des DOMEA-Konzeptes bei Bund und Ländern

• Elektronische Unterschrift in Niedersachsen• Elektronische Bebauungsplan in Osnabrück• Elektronischer Bauantrag in Hessen• Elektronisches Bürgerbüro übers Internet in

Bremen

• ... und eDemocracy ...Elektronische Mitbestimmung in Virginia (USA)




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304

Öffentliche VerwaltungDOMEA

• Dokumenten-Management und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang

• KBSt als verfahrensverantwortliches Ressort(Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung)

Ziele:• Organisationskonzept zur IT-Unterstützung der

Vorgangsbearbeitung• elektronische Akte• stufenweiser funktionaler Ausbau• Pilotsystem aus marktgängigen Standardprodukten• Organisationskonzept und Handlungsleitfaden zur

technischen Realisierung




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305

Öffentliche VerwaltungDOMEA- Einführungsstrategie

• Nutzung als Schriftgutverwaltungssystem• Posteingang• Metadaten• Papiergebundene Bearbeitung

• Nutzung als elektronische Aktenablage• Import von eMail oder Fax• Import von elektronischen Dokumenten• Scannen von Papierdokumenten• Papiergebundene Bearbeitung

• Nutzung als Vorgangsbearbeitungssystem• Unterstützung des Bearbeitungsprozesses• Protokollierung der Prozesse• Bearbeitung teilweise oder vollständig elektronisch




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306

Strukturplan und AblageBeispiel: Schweiz




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307

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !

Weitere Informationen:

Dr. Ulrich KampffmeyerUlrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.COMwww.PROJECT-CONSULT.com

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