1 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und...

Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer

ECM - Markt, Auswahl und Einführung

PROJECT CONSULT

UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Oderfelder Strasse 17

20149 Hamburg

www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2001

1

Enterprise Content ManagementDr. Ulrich Kampffmeyer

Euroforum

2-Tage-Intensiv-Workshop

Köln, 12. – 13.12.2001

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


2

Dokumentation der Flipcharts




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


3

Was erwarten Sie vom Workshop ?

• Informationen zu Archivierung und Workflow (1)• Informationen zu DMS (2)• Positionierung Workflow (3)• Veränderungen Rechtssituation (3)• Abgrenzung Knowledge Management, Enterprise

Content Management, Web Content Management (2)• Intranet-Lösungen (1)• Entwicklung und Trends Informationsmanagement (1)• Mehr Wissen zu Enterprise Content Management (2)

Anzahl Nennungen in Klammern




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


4

Die vier „i“ der WebSite-Entwicklung

i1 Image

ca. 65% aller WebSites im Internet

i2 Information

ca. 20% aller WebSites im Internet

i3 Interaktion

(z.B. auch B2C ...) ca. 10% aller WebSites im Internet

i4 Integration

(zusammengeführte Internet-, Extranet- und Intranet-Lösungen mit Backoffice&Legacy-Integration) < 1%

aller WebSites im Internet




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


5 0110011304

• Verwaltung der Dokumentewährend des Lebenszyklusin Notes

• Nur für Langzeitarchivierung Import aus und Re-Import zurück in Notes

• Notes- und diverse Attachment-Formate

• Nutzung Archiv nur eingeschränkt außerhalb von Notes möglich

Notes-Client

DMSEnabling

SchnittstelleDB

Index Archiv

DB

Notes

Anwendungs-funktionen

DB-Verwaltung

DynamischesDokumenten-Management

Notes/Domino und ArchivierungFlache Integration




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


6 0110011304

• Frühe Auslagerung von Daten und Dokumenten aus Notes

• Nutzung eines DMS mit Indexdatenbank für Ablage und Archivierung

• Import aus und Re-Import zurück in Notes

• Konvertierung in neutrale Formate• Nutzung des Archives auch

außerhalb von Notes

Notes-Client

DMSEnabling

Interface/Konverter

DB

Index

Archiv

Ablage

DB

Notes

Anwendungs-funktionen

temporäresCaching

Notes/Domino und ArchivierungTiefe Integration




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


7

Rapid Prototyping versus Standard-Vorgehen

Rapid Prototyping Standard-Vorgehen

Kriterien überschaubares Fachliche, technische undUmfeld organisatorische Vorbereitung

nötig

Risiken Fehlschlag durch Aufwendiges und zeitinten-falsche Produktauswahl sives Vorgehen, geringe

und mangelnde organi- Risikensatorische Vorbereitung

Vorgehen 1. Anforderungsdefinition 1. Zielsetzung2. Vorbereitungsphase3. Fachliche Definition

2. Produktauswahl 4. Produktauswahl5. Vertragsmanagement

3. Prototyping 6. Pilotierung4. Vertragsmanagement5. Optimierung 7. Produktivversion6. Rollout 8. Rollout




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


8

Websites

• Erwähnte WebSites mit Inhalten zum Thema:http://www.doq.dehttp://www.contentmanager.dehttp://www.knowledgemarkt.de

• PROJECT CONSULT Websitehttp://www.project-consult.com

Rubrik „Wissen“, Unterrubrik “Archiv“Passwort und Kennung für den geschützten Bereich:Kennung: PCA10901Passwort: Austern

Weitere Informationen in den Unterrubriken von „Wissen“:„Was ist ...“„Glossar“„Artikel“„Download“




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


9

Benutzte Folien des vorbereiteten Vortrages




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


10


PROJECT CONSULTPROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg

Geschäftsführer PROJECT CONSULT International Ltd., London Managing Partner

AIIM Association of Information and Image Management International AIIM International, Washington D.C., Silver Springs

Member of the International Advisory Board AIIM Europe, London-Datchett

Executive Director, Vice-Chair of the European Board of Directors

Europäische Kommission, DLM, BrüsselMember of the DLM-Monitoring CommitteeChair of the DLM/ICT-Industry Working Group

BITKOM e.V., AK KEM Knowledge Engineering und ManagementMitglied des Vorstands




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


11

Agenda – 1. Seminartag

09:00 Begrüßung

09:15 Enterprise Content Management

Markttrends

13:00 Mittagessen

14:00 Auswahl, Einführung und Betrieb

17:30 Ende des 1. Seminartages




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


12


09:00 Veränderungen der Rechtssituation

Sicherheitsanforderungen an ECM-Lösungen

13:00 Mittagessen

14:00 Grundsätzliche Migrations- und

Anwendungsszenarien

Typische Anwendungsszenarien

(Banken, Versicherung, Pharma, Öffentliche

Verwaltung)

Abschlussdiskussion





PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


13

Enterprise Content ManagementEingrenzung & Definition

Content Management (ECM, WCM)

Document Related Technologies

Architektur von ECM-Lösungen




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


14

WEB CONTENT MGT. DOCUMENT MGT. IMAGINGEAI

E-PROCESS MGT. DATA MINING PORTALSSTORAGEMOBILE APPLIANCE

CONTENT MGT. COLLABORATION KNOWLEDGE MGT.

ENTERPRISE CONTENT

MANAGMENT

ORDERPROCESSING

WAREHOUSEMANAGEMENT

ERPSHIPPINGSYSTEMS

ELECTRONIC BILLPRES./PAYMENT

FULFILLMENT(BACK-OFFICEAPPLICATIONS

DATABASES STORAGE NETWORKINFRASTRUCTURE

E-COMMERCEE-COMMERCE SALESAUTOMATION

SALESAUTOMATION CRMCRM SUPPLY-CHAIN

MGT.SUPPLY-CHAIN

MGT.MARKETING

CAMPAIGN MGT.MARKETING

CAMPAIGN MGT.COMMERCE

(FRONT-END APPLICATIONS

PORTALSPORTALS

B2EB2E

B2CB2C

B2B B2B

BROWSERSBROWSERS

Von DM zu ECM Komponenten-Architektur




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


15

Von DM zu ECM ECM Architektur

Create Manage DeliverCapture-email-paper-feeds

Officeapps

Webapps

Kunde

Unternehmen

Pe

rso

na

lisie

rter

Co

nte

nt

Mobil

PropertiesMeta data

DatenbankenFederated repository

Au

tom

atis

eirt

e P

roze

sse

ED

M S

ervi

ces

Intranet/extranet Infrastruktur

CM Products

Te

mp

late

s &

sty

les

De

sig

n &

dev

ice

s

Regierung

Quelle Strategy Partners

FirmenAnwend.

Document bases




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


16

Von DM zu ECM ECM Architektur

Create Manage DeliverCapture-email-paper-feeds

Officeapps

Webapps

Kunde

Unternehmen

Pe

rso

na

lisie

rter

Co

nte

nt

Mobil

PropertiesMeta data

DatenbankenGemeinsamer Speicher

Au

tom

atis

eirt

e P

roze

sse

ED

M S

ervi

ces

Intranet/extranet Infrastruktur

CM Products

Vo

rlag

en &

Stil

e

De

sig

n &

dev

ice

s

Regierung

Quelle Strategy Partners

FirmenAnwend.

Dokumenten Grundlage

Eine

zukünftige Basis-

Technologie

XML




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


17

Alles nur eine Frage der Definition ?

• von Groupware zum Knowledge Management • vom Dokumenten-Management zum Content

Management• vom elektronischen Archiv zum Document

Warehouse • von OCR und ICR zur automatischen Klassifikation• vom Workflow zu CRM Costumer Relationship

Management und SCM Supply Chain Management • von Intranet-Document-Management zum

Enterprise Portal• von Enterprise-Document-Management-Solutions

(EDMS) zu eBusiness und Enterprise Content Management




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


18

Enterprise Content Management

“The technologies used to create, capture, customize,

deliver, and manage enterprise content to support

business processes.”

Von DM zu ECMAIIM’s Definition von ECM




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


19

Unstructured Content

AIIM’s Definition of ECM

DataBusiness Processes

CUSTOMIZE

CAPTURE

DELIVER

MANAGE

CREATE




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


20

Was ist der Unterschied? Enterprise Content Management

DM KM ECMArchival Collaboration Federated RepositoryGroupware Groupware CollaborationWorkflow Workflow eProcessDocument ManagementDocument ManagementContent ManagementIntranet Intranet IntranetScanning Capture CaptureAuto-Categorization Auto-Categorization Auto-CategorizationRetrieval Intelligent Retrieval Search EnginesDocument Warehouse Data Mining Document WarehouseRecords Management Personalisation Web-Content-Management

Portal Portal




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


21

Was ist der Unterschied? Knowledge Management


Portal Portal




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


22

Was ist der Unterschied? Enterprise Content Management


Portal Portal




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


23

Was ist der Unterschied? DM, KM & ECM

DM KM ECMArchival Collaboration Federated RepositoryGroupware Groupware CollaborationWorkflow Workflow eProcessDocument ManagementDocument ManagementContent ManagementIntranet Intranet IntranetScanning Capture CaptureAuto-Categorization Auto-Categorization Auto-CategorizationRetrieval Intelligent Retrieval Search EnginesDocument Warehouse Data Mining Information WarehouseRecords Management Personalisation Web-Content-Management

Portal Portal




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


24

Definitionen Was ist Content ?

• Content (engl. Inhalt) sind Informationen in strukturierter, schwach strukturierter und unstrukturierter Form, die in elektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestellt werden

• Content ist nicht einfach eine Übertragung des Dokument-Begriffes. Content wird heute so verstanden, daß die Informationsobjekte Inhalt, Layout und Meta-Daten umfassen

• Strukturierter Content sind Daten, die in einem standardisierten Layout aus datenbankgestützten Systemen bereitgestellt werden (z.B. formatierte Datensätze aus einer Datenbank)

• Schwach strukturierter Content sind Informationen und Dokumente, die zum Teil Layout und Meta-Daten mit sich tragen, jedoch nicht standardisiert sind (z.B. Textverarbeitungsdateien)

• Unstrukturierter Content sind beliebige Informationsobjekte, deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann und die nicht eine Trennung von Inhalt, Layout und Metadaten besitzen (Bilder, GIF`s, Video, Sprache, Faksimiles etc.)




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


25

DefinitionenWas ist Content Management ?

• Content Management Systeme im übergeifenden Sinn unterstützen

• die Erstellung von Content (direkt oder durch Anbindung)• die Verwaltung von Content (Content Management im engeren

Sinn)• die Bereitstellung von Content (Präsentation, Distribution)• die Kontrolle von Content (Rechte, Versionierung)• die Individualisierung von Content (Personalisierung, Sichten)

• Content Management im engeren Sinn bezeichnet lediglich die programmgestützte Verwaltung von Inhalten (Datenbanken, Archive etc.)

• Content Management ist die Weiterführung von Dokumentenmanagement mit Nutzung von Internet-Technologien

• Die Begriffe Content Management und CMS werden von den Anbietern undifferenziert benutzt




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


26

DefinitionenWas ist Web-Content-Management ?

• Web-Content-Management umfasst die Verwaltung von Content auf internet-basierten Web-Sites und Portalen

• Web-Content-Management-Systeme (WCMS, WebCMS) lassen sich funktional wie folgt gruppieren:

• Redaktionssysteme zur Erstellung, Verwaltung und Beschickung von Web-Sites (Web-Editoren, Web-eProcess u.a.)

• Web-Site-Operating-Systeme, die den Content zur Laufzeit bereitstellen. Diese Systeme sind zunehmend Datenbank-basiert (Ablösung von HTML-hierarchischen Verzeichnissen)

• Web-Design-Werkzeuge zum Entwurf und Aufbau der Funktionalität eine WebSite

• Web-Publishing-Lösungen mit aktiver Informationsverteilung

• Web-CMS konzentriert sich auf die Bereitstellung von Content für offene Benutzergemeinschaften im Internet.




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


27

DefinitionenWas ist Enterprise-Content-Management?

• Enterprise Content Management (ECM) geht vom Ansatz aus, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern („Unified-Global-Repository“-Ansatz, Data-/Document-/Content-Warehouse)

• ECM umfasst herkömmliche Informationstechnologien wie Dokumentenmanagement, Knowledge Management, Workflow, Archivierung etc. und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Portal- und anderen Internet-Technologien

• Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen

• ECM ist eine Basistechnologie von eBusiness zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der Prozesse




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


28

DefinitionenWas ist eBusiness ?

• eBusiness ist mehr als eCommerce. eCommerce ist die Umsetzung herkömmlicher Geschäftstätigkeit mit Internet-Technologien

• eBusiness hat den Anspruch, interne und externe Nutzer zusammenzuführen:

• intern (Intranet, B2E Business to Employee, z.B. als Knowledge Management für die Mitarbeiter der NORD/LB),

• im Partnerverbund (Extranet, B2B Business to Business, z.B. in der Zusammenarbeit mit NSGV, LBS u.a.)

• im Außenverhältnis (Internet, B2C Business to Consumer, z.B. Bereitstellung von Informationen und Geschäftstransaktionen für Kunden)

• eBusiness ist inhalts- und prozessgetrieben. Es setzt die Integration unterschiedlichster Technologien und die Anpassung organisatorischer Prozesse voraus

• eBusiness schließt heute Lösungen wie eProcurement, Marktplätze, Collaborative Commerce, eCommunity, CRM, SCM etc. ein




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


29

ECM Technologien: Applikationen mit Infrastruktur verbinden

Source: AIIM 2001 Industry Study




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


30


Basis Idee Nr. 1 Enterprise Content Management

als

integrative Middleware




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


31



als

unabhängige Dienstefür alle Anwendungen




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


32



als

ein einheitliches, übergreifendesEnterprise Repository

für jeden Informationstyp




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


33

• Aktuellen Integrations- und Lösungsszenarien

• Aus den Beispielen werden die geeigneten Produkt- und Lösungsansätze abgeleitet

• Es gibt keine grüne Wiese!

Anwendungsszenarien bestimmen den Lösungsansatz




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


34

Elektronische Archivierung

• Records Management• Der Begriff „elektronische Archivierung“ entspricht dem

„Records Management“ im englischen Sprachgebrauch

• Langzeitarchivierung• Unter „elektronische Langzeitarchivierung“ versteht man die

Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren

• Revisionssichere Archivierung• Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man

Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


35

Elektronische Archivierung

• Die elektronische Archivierung ist auf die langzeitige Verfügbarkeit von Daten und Dokumenten ausgelegt

• Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfügt ein elektronisches Archivsystem über eine datenbankgestützte Verwaltungs- und Retrievalkomponente

• Elektronische Archivsysteme sichern die Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit von beliebigen Informationen unabhängig von der erzeugenden Anwendung

• Archivsysteme können sowohl Online-Bestände als auch Nearline (Jukebox, Bandspeichersysteme) und Offline (im Regal mit Nachlegen des Mediums auf Anforderung) verwalten

• Elektronische Archive sollten als nachgeordnete Dienste allen Anwendungen in einem Unternehmen zur Verfügung stehen und Information übergreifend erschließbar machen

• Elektronische Archive müssen Standard-Schnittstellen und Standard-Formate unterstützen, um den übergreifenden Zugriff und die Migration von Beständen zu unterstützen

• Archivsysteme müssen über effektive Sicherheits- und Schutzmechanismen verfügen




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


36

Elektronische ArchivierungAnwendungsbereiche

• Traditionelle Archivsysteme• „Imaging-Archive“ – spezielle Systeme mit Scannen von

Dokumenten, inzwischen um Fax, Office-Dokumente etc. ergänzt

• „COLD-Archive“ – Listen- und Druck-Output-Archivierungssysteme

• Spezielle Archive• „Hierarchisches Speichermanagement“ – nachgeordnete Systeme

nur für eine Anwendung

• „E-Mail-“ oder „Groupware-Archive“ – spezialisierte Systeme zur Entlastung von Domino, Exchange und andere Standardsoftwarepaketen

• „Transaktionsarchivierung“ – nachgeordnete Systeme für Portale und WebSites zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen

• Universelle Archive• „Federated Unified Repositories“ – unternehmensweite,

einheitliche, von Anwendungen unabhängige Enterprise-Content-Management-Systeme




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


37

Fehleinschätzung ?!

• Große digitale Informationsbestände sind heute bereits nicht mehr erschließbar oder verloren

• Analysten veröffentlichen Einschätzungen, dass der Markt für elektronische Archivierung zu 80% gesättigt sei...

• Falsch, der Abdeckungsgrad ist eher bei 20%• Viele singuläre Insellösungen, keine Enterprise-Systeme• Ca. 50% der Systeme stehen zur Migration an (nicht

mehr vorhandene Produkte oder Anbieter, veraltete Architekturen, etc.)

• E-Mail-, Transaktions- , Web-, Content- und andere Archivierungsformen stehen erst am Anfang




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


38

Anforderungen an elektronische Archivierung im eCommerce

• Transaktionsarchivierung• Eingang• Ausgang• Verarbeitung

• Zeitstempel / Zeitzonenproblematik• Authentifizierung• Sprachabhängigkeiten bei virtuellen Dokumenten• Angebote auf Websites• Informationsnutzung entsprechend Copyright und

Urheberrecht• Kommunikation, Konsolidierung und Integration mit

operativen Systemen




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


39

Anforderungen an elektronische Archivierung im eBusiness

• Übergreifende Lösungen für B2C, B2B, B2E...• Harmonisierung elektronischer Signaturen im

internen und externen Gebrauch• Mitarbeiter kann gleichzeitig Kunde sein• Zeichnungsberechtigung in Abhängigkeit von Position

und Rolle

• Medienbrüche zwischen internem und externem Content

• Durchgehende Berechtigungen über alle betroffenen Systeme

• Unified, federated Repositories als Enterprise-Content-Management-Infrastruktur




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


40

• Transaktionsarchivierung• Angebote, Geschäfte etc. über Web-Server und Portale

sind reproduzierfähig und recherchierbar zu archivieren• Der Protokollierung kommt besondere Bedeutung zu

• Recherchierfähigkeit• Für bestimmte Aufgaben müssen die Daten

recherchierfähig gehalten werden; PDF und TIFF kommen nur für bestimmte Anwendungsfälle in Frage

• Objektbildung• Standardisierung von Meta-Daten schreitet voran• Objektbildung zum Aufbau von Referenzen (z.B.

elektronische Signatur auf Zertifikat) inzwischen unerläßlich (bei SKO-Informationsobjekten gegeben)

Generelle Anforderungen an dieArchivierung




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


41

• Elektronische Signaturen• Die elektronische Signatur ist rechtskräftig• Elektronisch signierte Dokumente müssen archiviert

werden, da sie nicht mehr für die Papierreproduktion geeignet sind

• Schlüsselprüfung muß während der Aufbewahrungsfrist gegeben sein

• Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat mu gewährleistet sein

• Organisatorische Aufteilung von Datenbeständen• Wegen „Mitnahmemöglichkeit“ und Recherche durch

Prüfer müssen Datenbestände in der Index-Datenbank und dem Archiv sinnvoll nach Klassen aufgeteilt werden

• Das Berechtigungssystem muß den Schutz nicht steuerrelevanter Unterlagen (besonders BDSG) sicherstellen

Generelle Anforderungen an dieArchivierung




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


42

Standards

• Viele der „alten“ DMS-Standards haben sich überlebt oder nicht durchgesetzt:

• veraltet: DMA, DFR, ODA, SGML ...

• ums Überleben kämpfend: ODMA, WfMC ...

• Bei Dokument-Formaten steht ein Generationenwechsel an:• alt: TIFF, JPEG, HTML

• neu: XML, JPEG2000, PDF

• Neue Standards im Umfeld Dokumenten-Technologie:• ISO/IETF/OASIS: 15489, WebDAV, XML-

Dialekte, Metadatenstandards

elektronische Signatur ...

• branchenspezifische: DoD, Domea, OAIS ...




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


43

Vom Dokumenten-Management zum Enterprise-Content-Management

Document Related Technologies




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


44

Also, wo ist der Unterschied zwischen

Enterprise-Content-Management

und

Web-Content-Management ?

Von DM zu ECM




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


45

Nur ein

Marketing & Positionierungs-Problem

oder

eine komplett neue Entwicklung ?

Von DM zu ECM




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


46

Was ist DRT ?Document Related Technologies

• Internet, Intranet & Extranet• Document, Workflow & Knowledge Management• eCommerce & Electronic Signature• Document Input, Distribution & Storage• OCR, ICR & Pattern Recognition• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval• Imaging & Multimedia• Archival & Records Management• Secure Communication & Unified Messaging• Groupware & Office Automation Solutions• Forms & Output Management• Middleware & Componentware• Content Management, Syndication & Distribution




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


47

DRTDocument Related Technologies

• Internet, Intranet & Extranet• Document, Workflow & Knowledge Management• eCommerce & Electronic Signature• Document Input, Distribution & Storage• OCR, ICR & Pattern Recognition• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval• Imaging & Multimedia• Archival & Records Management• Secure Communication & Unified Messaging• Groupware & Office Automation Solutions• Forms & Output Management• Middleware & Componentware• Content Management, Syndication & Distribution

DRT sind

a) Systeme, die auf die Verarbeitung un- oder schwachstrukturierterInformation („Dokumente“) spezialisiert sind

b) Dokumenten-orientierte Funktionen,die in beliebige Anwendungen undIT-Infrastrukturen integriert werden




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


48

DRT „Abgrenzungen“

• Dokumenten-Management (im weiteren Sinn)• Elektronische Archivierung, COLD• Dynamisches oder klassisches Dokumenten-Management• Workflow, Groupware• Capture, Scannen

• Knowledge Management• 8 Quellen: Groupware, Dokumentenmanagement, Künstliche Intelligenz,

DataWarehouse/DataMining, Management-Informationssysteme, Automatische Klassifikation, multimediale Datenbanken, E-Learning

• Eigene Merkmale: auto-categorisation, personalisation, agents, classification, profiling, skill-management, data mining etc.

• Enterprise Content Management• Umfaßt Dokumenten-Management im weiteren Sinn• Zusätzlich: Portale, Internet-basierte Technologien, Knowledge

Management, ASP/DMCO etc.• Plattform für Anwendungen: E-Business, Supply Chain Management,

Costumer Relationsship Management, Collaborative Commerce etc.




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


49

DRT-Trends

• Integration von Dokumenten-Management und Archivierung als nachgeordnete Dienste; Enabling und Einbindung in vorhandene IT-Landschaften

• Vertikale, fachspezifische Ready-to-Work-Anwendungen• Rezentralisierung, ASP und Document Management

Complete Outsourcing• Nutzung mit Internet-Technologien über Browser und Applet• Der einheitliche Postkorb für alle Arten von Eingängen und

Dokumenten• Automatische Klassifikation als Basis für Knowledge

Management• Directory Services• Elektronische Signatur• Web Content Management und Enterprise Content

Management




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


50

DRT-Trends... einige Erklärungen

Was verbirgt sich hinter AutomatischerKlassifikation ?

• Automatisierte Posteingangserfassung mit maschineller Indizierung zur Überwindung des Flaschenhalses der Erfassung

• Automatische Indizierung von Email undanderen elektronischen Dokumenten

• Intelligente Unterstützung der Recherche• Auswertung von Datenbasen im Sinne von

DataMining• Sichere und personenunabhängige

Klassifikation




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


51


Was verbirgt sich hinter Content Management mit XML ?

• Verwaltung von Daten- und Dokumenten-beständen auf Web-Servern

• Standardisierte, Internet-gerechte Objekt-Beschreibungen, Meta-Daten und Austauschformate

• Einheitliche Verwaltung beliebiger Formen von Informationen

• Grundlage vieler Web-Content-Management-Lösungen




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


52


Was verbirgt sich hinter Integration in Bürokommunikation und EAI ?

• Einheitlicher Posteingangskorb für alleFormen von Nachrichten und Dokumenten

• Keine eigenständigen Clienten-Oberflächenmehr, sondern Nutzung aus Exchange,Notes/Domino oder ERP (wie z.B. SAP)

• Speichern, Finden und Bearbeiten mitder Funktionalität der Standard-Anwendung

• Zusammenführung von untershciedlichsten Anwendungen mit einheitlicher Speicherung aller Dokumente in einem Speichersystem




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


53


Was verbirgt sich hinter Ready-to-Work ?

• Keine aufwendigen individuellen Entwicklungen mehr

• Einsatz von vorkonfigurierten Branchenlösungen

• Für die öffentliche Verwaltung z.B. vorkonfigurierte Lösungen auf Basis des DOMEA-Konzeptes




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


54


Was verbirgt sich hinter ASP undDokumentenmanagement-Outsourcing ?

• Nutzung der Software und der Speicher eines Application Service Providers

• Outsourcing von Erfassung und Betrieb• Keine eigene Hardware, kein eigenes Personal,

keine Migrationen ...• „Pay-per-View“, „Pay-per-Volume“, „Pay-per-...“• Nutzung mit Internet-Mitteln




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


55


Was verbirgt sich hinter Security ?

• Kryptographie für die sichere Übertragung• Elektronische Signaturen für authentische

Dokumente• Rollenbasierte Authorisierungskonzepte• Firewalls und „Viren-Killer“




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


56


Was verbirgt sich hinter Directory Services und LDAP ?

• Single-Logon in allen Systemen• Einheitliche Berechtigungen für alle Systeme• Konsistente und nicht-redundante Adressbestände• Standardisierte Verwaltung von Ressourcen-

Daten• Ersparnis bei den Pflegekosten




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


57


Was verbirgt sich hinter Knowledge Management ?

• Verbesserte inhaltliche Erschließung vonInformationen

• Abbildung des expliziten, impliziten (mit starken Einschränkungen) und kollektivenWissens einer Organisation

• Situationsgerechte Kombination und Verdichtung relevanter Information

• „Unabhängigkeit vom Wissen einzelner“




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


58


Was verbirgt sich hinter Web-Content-Management und Enterprise-Content-Management ?

• WCM dient zur • Gestaltung auf Auftritten, Durchführung von

Redaktionsprozessen und Verwaltung von • externen Websites (Internet) und internen Intranets

• ECM folgt der Idee, dass• Alle Informationen für die verschiedenen Bearbeitungs-

und Anzeigezwecke nur einmal gespeichert werden• Content-Management eine integrative Zwischenschicht zur

Verwaltung, Verteilung, Kontrolle, Speicherung und datenbankgestützten Bereitstellung aller Dokumente bildet

• Alle Anwendungen einheitlich die Dienste von ECM nutzen




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


59


Was verbirgt sich hinter E-Business ?

• Kombinierte interne Lösung und Abwicklung des Geschäftsverkehrs mit Internet-Mitteln

• aber auchz.B. Beteiligung des Bürgers an elektronischen Mitbestimmungs- undVerwaltungsprozessen




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


60

Anforderungen an unternehmensweites Content Management

• Speicherung aller Arten von Informationen• Speicherung dynamischer und unveränderlicher

Informationen• Dienstekonzept• Große und kleine Lösungen• Eigener Recherche-Client oder Einbindung in

vorhandene Anwendungen• Zentrale und verteilte Indexdatenbanken• Konsistente Langzeitspeicherung• Modular ausbaubar• Verteilte Archive• Integration in vorhandene Systeme




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


61

ECM AnwendungAktuelle Themen

• Verlinkung von Technologien mit Anwendungen -- e-Business Automation

• Effektives Management von Web Content -Intranet, Extranet Content Aufgaben

• Rechtssituation, Langzeitverfügbarkeit und Migration von Daten

• Beschleunigung der time-to-market - Überlegungen zu ASP-Lösungen

• Implementierungsfragen




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


62

• Welche Typen und Klassifikationsmöglichkeiten von Daten existieren?

• Wieviele Typen sind es, wieviele können es werden und wie sieht es mit dem Lebenszyklus aus?

• Einzelseiten, Container, Vorgänge, Journale ...wie sind sie gemeinsam zu speichern?

• Anpassung an individuelle Bedürfnisse, wie steht es um einheitliche Archive und inhaltliche Erschließung

ECM Anwendung Intranet, Extranet und Content-Fragen




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


63

ECM Anwendung ASP-Problematik

• Sicherheit• Bandbreite• Langfristige Informationsverfügbarkeit• Anpassungsfähigkeit• Implementation und Integration• Die Risiken...

• Sind Sie bereit, Risiken zu teilen?• Wie steht es um die Sicherheit?• Ist die ständige Verfügbarkeit der Informationen

garantiert?• Was passiert, wenn es nicht funktioniert?• Wird das ASP-Unternehmen überleben?




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


64

ECM Anwendung Implementationsfragen

• Definition von Metadaten, Richtlinien, Prozeduren• Import, Konvertierung, Migration• Plattformen, Datenbanken, Browser, Client• Desktop Integration, Integration von Anwendungen,

Back Office Integration• Prozess und Workflow Modellierung• Kulturelle Grenzen bei Online vs. Offline Arbeit• Wie werden die Komponenten vernetzt?

(EAI Enterprise Application Integration)




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


65

CM als reines Redaktionssystem

Firewall

WebServer

Präsentation

Redaktions-Applikation

InhalteLayoutPublikationsprozess

ContentRepository




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


66

CM als Content Management System

Firewall

Redaktions-Applikation

Nutzungs-Applikation

ContentManagement

WorkflowEngine

Intranet

Server

Application

Server

(eBusiness)

LegacySystems

Content Repository

WebServer

Präsentation




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


67

CM als Enterprise Content-Management-System

Firewall

Portal

InterfaceRedaktions-Applikation

Capture

Fachan-wendung

Groupware-Kommuni-

kation

ERPApplication

Portal

Intranet

Server

Content

Management

Classification

Knowledge

Management

Application

ServerGroupware

ServerERP

Content

RepositoryLegacy Groupware

RepositoryERP

Repository

Enterprise Records Management

(Archivierung)

DMSWorkflow

EA

I

WebServer

Präsentation

eBusiness-Transaktionen

Contentenabled

Contentenabled




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


68

Internet

Info

rmat

ion

Agg

rega

tion

& P

ublis

hing

Know

ledge

Managem

ent

RetrievalGroupware

ER

P

Dokumenten-Management

Business

Intelligence

Excalibur

PC DOCSFULCRUM

Dataware

grapeVineHyperwave

IntraspectMeta Systems Guild

SemiaVerity

Autonomy

Knowledge Track

Verge Perspecta

DatachannelSagemaker

GiyphicaPowerize.com

Coextant

USU

Aaneid

Microsoft

Lotus/IBM

Radnet

InfoImage

GorechangeSAP (mySAP)

PeopleSoft

J.D.EdwardsOracle

Ariba

Yahoo!

AOL/Netscape

Infoseek

Inktomi

Portera

EpicentricIntranetSolutions

OpenText

Documentum

CE AG

ViadorHummingbird

Sqribe

InformationAdvantage

Top Tiar

SER

Quelle: Delphi Group

Der Portal-Stern




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


69

Bedeutung von e-Business Zwei Architekturen im Wettbewerb




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


70

Bedeutung von e-Business DREI Architekturen im Wettbewerb




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


71

Traditionelle monolithische Anwendungen

ModulareC/S-

Anwendungen

Web-ServerEngines

ECM-Architekturen




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


72

ModulareC/S-

Anwendungen

Web-ServerEngines

Geschlossene "Insel"-Anwendungen

Client

Applikation

DMS

Alle benötigten Anwendungenmüssen in den Clienten und die ECM-Applikation einge-bunden werden

Kein Dienste-Konzept

Häufig fehlende Modularität


ECM-Architekturen




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


73


Web-ServerEngines

Jukebox

WorkflowDMS

Anwendungen

WorkflowDMS

Anwendungen

Client

ServerDienste

DMS-Repositories

Benutzeroberfläche

Index-DB

ECM alsMaster-Anwendung

ModulareC/S-

Anwendungen

ECM-Architekturen




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


74


ModulareC/S-

Anwendungen

Web-Server

Anwendung

Jukebox

Anwendung

Client

ServerDienste

DMS-Repositories

ECMWorkflow

Workflow DMS

Engine

DB

ECM EnablingAnwendung

Engines

• Keine eigenen Clienten• Image- und Document-Management-Enabling von

kommerziellen Anwendungen• Workflow- und Document-Management-Service-

Engines werden in kommerzielle Anwendungen

ECM-Architekturen




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


75


ModulareC/S-

Anwendungen

Engines

ServerDienste

DMS-Repositories

BrowserApplet

Jukebox

DMS-Service

Web-Server

Web-Server

ECM-Architekturen




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


76

Ablage-Ebene

ClientOberfläche

Recherche-Client

LokalesDokumen -ten -Mana -

gement

ViewerAnzeige-

komponenteZugriff

“Enabling”

Anwendung


gement

Viewer-Anzeige-

komponenteZugriff

Daten-bank

CacheLokali -sierer

UniqueIdentifier

Konverter

. . .Versions -

Management

Archiv-Ebene

IRSSpeicher-system -

verwaltung


verwaltung


verwaltung


verwaltung


verwaltung

Benutzer-verwal -

tungWorkflowNotesFAX . . .

Autori -sierung -Interface

WorkflowGroup -ware -

Interface

Fax-Interface

Three Tier C/S Architektur




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


77

Ablage-Ebene

ClientOberfläche

Recherche-Client


gement

ViewerAnzeige-

komponenteZugriff

“Enabling”

Anwendung


gement

Viewer-Anzeige-

komponenteZugriff

Daten-bank

CacheLokali -sierer

UniqueIdentifier

Konverter

. . .Versions -

Management

Archiv-Ebene


verwaltung


verwaltung


verwaltung


verwaltung


verwaltung

Benutzer-verwal -

tungWorkflowNotesFAX . . .

Autori -sierung -Interface

WorkflowGroup -ware -

Interface

Fax-Interface

Eine Archivsystemschnittstelle

Verschiedene Schnittstellen

Three Tier C/S Architektur




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


78

Markttrends

Marktkonsolidierung und Anbieterverlässlichkeit

Produktangebot nach Kategorien




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


79

Trends 2001

Trends aus Marktsicht

Trends aus Marketingsicht

Trends aus Anbietersicht

Trends aus Produktsicht

Trends aus Beratungssicht




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


80

Markt

• Anwender zurückhaltend mit Kaufentscheidungen für die Produkte „kleiner“ Anbieter. Das Geschäft machen zunehmend die „großen“ Anbieter und die Integratoren

• Im Fokus liegen Themen wie EURO, CRM, EAI, Betriebssystemplattformen oder Web-Content-Management – nicht das traditionelle Dokumentenmanagement

• Aus dem Umfeld von Groupware, Web-Content-Management, ERP und Datenbanken dringen immer mehr Anbieter in den traditionellen DMS-Markt ein

• DRT Document Related Technologies wird immer mehr als Infrastruktur-Komponente begriffen und rückt damit aus der Wahrnehmung der Endanwender heraus

• Die Marktabschätzungen der Analysten haben sich angesichts der Rezession nicht bewahrheitet




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


81

Marketing

• Rechtsfragen wie AO, elektronische Signatur, GDPdU

• Web-Enabling und Portale

• Knowledge Management

• Integration in bestehende Softwareumgebungen

• Enterprise-Content-Management

• E-Mail-Archive

• Branchenlösungen für vertikale Märkte

• Zertifizierung

• Digital Preservation und Langzeitarchivierung

• Wirtschaftlichkeit

• Document Warehouses

• ASP




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


82

Anbieter

• Die Anbieter versuchen sich durch Restrukturierung und Neuaufstellung dem verändernden Markt anzupassen

• Die meisten Anbieter benötigen neben dem Produktgeschäft das Projekt-, Lösungs- und Integrationsgeschäft, da die Lizenzverkäufe das Überleben nicht sichern

• Kooperationen, Firmenzusammenschlüsse und Akquisitionen sollen das nötige Gewicht verleihen, um im Verdrängungs-wettbewerb zu bestehen

• Es steht ein „Shake-out“ der DMS-Branche bevor. Immer mehr Unternehmen haben nicht mehr die finanzielle Kraft im Markt zu expandieren und neue, umfassendere Produkte in gebotener Qualität und zeitgerecht zur Verfügung zu stellen

• Noch nie war so viel qualifiziertes Personal am Markt. Der DRT-Personalmarkt wandelt sich vom Nachfrage- zum Angebotsmarkt




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


83

Produkte

• Neue Produkte als Ergänzung vorhandener Produktlinien. Konsolidierung bisher inkompatibler Komponenten.

• Schwerpunkte der Entwicklung neuer Produkte:• Automatische Klassifikation• Hochleistungserfassungssysteme• Speziallösungen für CRM, E-Mail-Archiv und Fachanwendungen• Anbindung an ERP- und andere Standardprodukte• Personalisierung• Output-Management• Web-Content-Management• Schnittstellen und Konverter für eine vereinfachte Integration• Portale• Universell einsetzbare Repositories für Unternehmensarchive• Integration von Sicherheitskomponenten und Directory-Services• Adhoc-Workflow-Funktionalität und Postkörbe• Multilingualität

• Wechsel auf neue Entwicklungsplattformen (Java, XML)




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


84

Beratung

• Unterschiede zwischen Unternehmens- und Systemberatung verschwimmen:

• DRT-Anbieter und Integratoren dringen in das Consulting-Marktsegment ein

• Consulting-Firmen bieten zunehmend Systemintegration und produktbezogene Beratungsleistungen an

• Produktunabhängige Berater spezialisieren sich auf Projektmanagement, Managementberatung und Organisationsberatung

• „Einzelkämpfer“ und kleinere Beratungshäuser geraten durch DRT-Anbieter und große Consulting- Unternehmen unter Druck

• Die Anforderungen an die fachliche Tiefe der Beratung werden größer, da das Allgemeinwissen um Dokumentenmanagement inzwischen weiter verbreitet ist




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


85

Entwicklung

Das Produkt-Anbieterfeld teilt sich auf:• wenige führende Unternehmen

• USA: IBM, FileNet, Tibco, Oracle, Xerox u.a.• Europa: SER, CE, EASY, iXOS, FileNet, IBM u.a.

• das Mittelfeld fällt zurück• Europa: A.I.S., ACS, COI, Docunet, Fabasoft, Materna,

Staffware, Win!DMS u.a.

• Viele kleine laufen hinterher ...

Aus vielen Produktanbietern werden Systemintegratoren

Aus vielen traditionellen Anbietern und Dienstleistern werden ASP-Anbieter




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


86

Kosten, Nutzen-Potenziale undWirtschaftlichkeit

Rechenbare und qualitative Nutzenargumente

Effizienter Einsatz von DRT bei HEINGAS




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


87

Rund 90 % der Ablagekosten sind Personalkosten

Zeit- / Personalkosten85 - 97 %

Raumkosten 1 - 2 %

Einrichtungskosten 2 - 14 %

• größtes Rationalisierungspotential

• Ablagemittel und -technik richten sich nach den Personalanforderungen

• DRT erleichtert die Arbeit und erlaubt, in der gleichen Zeit mehr zu leisten




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


88

Relevante Kostenarten

• Arbeitskosten für Archivierungs- und Retrievalfunktionen

• Dokumenteneingang und –ersterfassung, Indexierung/Erschließung, Ablage, Retrieval, Transport, Kopierzeiten, Systempflege und –wartung, Benutzerbetreuung

• Sachkosten• Hardware und Software, Mobiliar, Sicherheitsausstattung,

Raumkosten, Wartungskosten, Kommunikationskosten

• Einführungskosten• Externe Beratungskosten, Anpassung und Programmierung,

interne Projektkosten, organisatorische Umstellungskosten, Schulung, Qualifizierung

• (gegebenenfalls externer Scanservice)

• Kapitalkosten




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


89

Rechenbarer Nutzen

• Verfügbarkeit unabhängig von Erzeuger der Information, Zeit und Ort

• Vollständigkeit von Unterlagen• Retrievalfähigkeit nach verschiedenen Anforderungen und

Sichten• Schnellerer Transport und Bereitstellung von Informationen• Zeitersparnis durch elektronisch unterstütztes Arbeiten• Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen

Quellen unter einer Bearbeitungsoberfläche• Kontrollierbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Prozessen• Elektronisch gestützte Wiedervorlage und Vertretung• Geringerer Raumbedarf für Archive• Sicherung vor Verlust und Verfälschung• Überwindung Medienbruch zwischen Papier und

elektronischen Daten




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


90

Rechenbarer Nutzen

• Verfügbarkeit unabhängig von Erzeuger der Information, Zeit und Ort

• Vollständigkeit von Unterlagen• Retrievalfähigkeit nach verschiedenen Anforderungen und

Sichten• Schnellerer Transport und Bereitstellung von Informationen• Zeitersparnis durch elektronisch unterstütztes Arbeiten• Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen

Quellen unter einer Bearbeitungsoberfläche• Kontrollierbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Prozessen• Elektronisch gestützte Wiedervorlage und Vertretung• Geringerer Raumbedarf für Archive• Sicherung vor Verlust und Verfälschung• Überwindung Medienbruch zwischen Papier und

elektronischen Daten

Zeit

Infrastruktur

Vollständigkeit




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


91

Qualitativer Nutzen

• Optimierung von Arbeitsprozessen durch Überbrückung von Medienbrüchen und Arbeitsplatz- unabhängige Informationsbereitstellung

• Neue Arbeitsformen (Bereitstellung Informationen für Außendienst, über das Internet, für Heimarbeit)

• Vermeidung von Redundanz und Förderung der Eindeutigkeit von Informationen

• Anpassung auf die Veränderung des Marktes und Nutzung modernerer Technologien als bisher

• Zusammenführung von Informationen mit übergreifendem Zugriff

• Verringerung der Informationsflut (Information Overload)

• Entlastung von Routinetätigkeiten

• Erweiterung der Qualifikation (mehr leisten mit gleicher Mitarbeiterzahl bei höherer Qualifikation)

• Reduzierung geistiger Rüstzeiten

• Kein „Verschwinden“ von Unterlagen




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


92

Qualitativer Nutzen

• Optimierung von Arbeitsprozessen durch Überbrückung von Medienbrüchen und Arbeitsplatz- unabhängige Informationsbereitstellung

• Neue Arbeitsformen (Bereitstellung Informationen für Außendienst, über das Internet, für Heimarbeit)

• Vermeidung von Redundanz und Förderung der Eindeutigkeit von Informationen

• Anpassung auf die Veränderung des Marktes und Nutzung modernerer Technologien als bisher

• Zusammenführung von Informationen mit übergreifendem Zugriff

• Verringerung der Informationsflut (Information Overload)

• Entlastung von Routinetätigkeiten

• Erweiterung der Qualifikation (mehr leisten mit gleicher Mitarbeiterzahl bei höherer Qualifikation)

• Reduzierung geistiger Rüstzeiten

• Kein „Verschwinden“ von Unterlagen

Qualität

Dienstleistung

Markt

Sicherheit




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


93

Nutzenkategorien von DRT-Lösungen

Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts-verbesserungen

• Reduktion Personalkosten- Ablegen- Suchzeiten- Ausgeben- Kopieren- Transportzeiten- Archivunterhalt- keine Mehrfachablagen- Telefonate / Fax- Bearbeitungszeiten- Rückstellzeiten

• Reduktion Infrastrukturkosten- Archivsysteme- Bürohilfsmittel

• Reduktion externe Kosten- Mikroverfilmung- Kopierkosten- Porti / Transport

• Reduktion Raumkosten

• kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten• direkter Informationszugriff mit unterschiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien

• mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung

• breitere Informationsbasis• höhere Produktivität durch schnellere Rückgriffe

• hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für mehrere Benutzer

• höhere Sicherheit• mehr Transparenz, bessere Steuerung• keine Fehlablagen • erhöhter Datenschutz durchkontrollierte Zugriffsberechtigung

• Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitspeicherung




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


94













Eher gering




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


95













Eher gering

das weitaus

höhere

Potenzial




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


96

Ganzheitliche Nutzenermittlung, Basis für die Wirtschaftlichkeit

Kosten-abbau- Infrastucktur- Extern- Raum etc.

Tiefere Kosten

Kürzere Durchlaufzeiten

BessereServicequalität

Kürzere Produkt-entwicklung

NeueMarktleistung

mehrErtrag

?

?

?

?

Erhaltung / Verbesserung Wettbewerbsfähigkeit

bessereEffizienz- Bearb.-Zeit- Transportzeit- Zugriff

höhereQualität- Tranzparenz- Verfügbarkeit- Sicherheit




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


97

Nutzenpotenziale

verbesserteProzesse

Informations-verfügbarkeit

Informationsschutz

Qualität derArbeitsergebnisse

Kundenzufriedenheit

Mitarbeitermotivation

neue Services/Produkte

verbesserteOrganisationsstruktur

Bewerteter Nutzen Produktivitätssteigerung Gestärkte Wettbewerbsposition

Raumkosten

Personalkosten

techn. Ausstattungz.B.:

PapierlogistikMikroverfilmung

administrativer Aufwand




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


98

Mittagspause bis 14:00




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


99

Auswahl, Einführung und Betrieb

Neue Ansätze für Auswahlverfahren

Grundlagen der Vertragsgestaltung

Vorgehen bei Tests und Abnahmen

Einführungskonzepte

Betriebskonzepte




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


100

StrategieZiele und Rahmenbedingungen

OrganisationVorgehensweisen und Reihenfolgen

vor

TechnikEinzusetzende (technische) Mittel

vor

ECM-Projekte




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


101

Projekt-team

Entscheider

Qualitäts-sicherung

SponsorLenkungs-ausschuß Fachberater

Projektmanagement




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


102

Projekt-Struktur-Plan erstellen

Vorgänge und deren Anordnungsbeziehung darstellen

Dauer, Zeitpunkte ermitteln undTermine berechnen

Personal-Kapazitäten und Einsatz-Mittel ermitteln und berechnen

Kosten ermitteln und berechnen

Zusammensetzung des Projektteams

Aufgaben

StrukturplanungStrukturplanung

AblaufplanungAblaufplanung

TerminplanungTerminplanung

EinsatzmittelplanungEinsatzmittelplanung

KostenplanungKostenplanung

Leiter

Assistent Dokumentator

Teilprojekt-leiter 1

Mitarbeiter 1

Mitarbeiter 2

Mitarbeiter 'n'

Teilprojekt-leiter 'n'

Teilprojekt-leiter 2

Assistent

Projektmanagement




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


103

"Buy experience instead of reinventing the wheel"Einbeziehung erfahrener Berater oder Mitarbeiter eines Anbieters anstelle der Nutzung eigener Ressourcen

"Just do it, then fix it"Beginn mit Prototyping anstelle der sofortigen Entwicklung von Gesamtkonzepten

"Flexibility versus predefined structure"Ad hoc Workflow für weniger strukturierte Vorgänge anstelle aufwendiges Prozessdesign und Production Workflow

"Pull is easier than Push"Aktive Suche in Dokumenten-Management- oder Archivsystemen anstelle automatisierte Bereitstellung in Workflow oder Groupware

Strategien




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


104

• Fachkonzept• Kriterienkatalog• Ausschreibung• Auswertung• Vertragliche Regelungen

Vorgehen bei der Produktauswahl




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


105

• Vergleichbarer Erfolg bei unterschiedlichen Wegen und technologischen Lösungsansätzen

• Konkrete Definition der fachlichen Anforderungen

Das Nutzungsmodell als Voraussetzung für eine Lösungsauswahl




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


106

• Definitionen und Abgrenzungen• IT-Infrastruktur• Anforderungen an das DMS-/Archivsystem• DMS-Architektur• Lösungsszenarien• Formate und Standards• DMS-Komponenten• DMS-Integration• Datenbanken• Berechtigungssystem• Datensicherheit und Datenschutz• Risikobewertung und Empfehlung

Gliederung Fachkonzept




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


107

• Die Produkte sind sehr vergleichbar geworden

• Der Kriterienkatalog der Vergangenheit verliert als alleiniges Auswahlverfahren an Bedeutung

• Fachkonzepte, nachprüfbare Szenarien und die Berücksichtigung der "weichen Faktoren" werden immer bedeutender

• Konkrete Anleitungen für die Durchführung einer effizienten Anbieterauswahl

Hat der Kriterienkatalog ausgedient ?




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


108

• Technische Voraussetzungen

• Software Voraussetzungen

• Datenschutz

• Datensicherheit

• Utilities und Tools

• Installation, Wartung und Support

• Unternehmen

Gliederung Kriterienkatalog




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


109

Erstellung• Tool-gestützt• Nicht nur Ja/Nein-Fragen• Gezielte Redundanzen• FangfragenAuswertung• Basis: Preis- / Leistungsverhältnis,

Personalressourcen des Anbieters, Garantien für die Lebensdauer, Wartung, Migration

• K. O.-Kriterien definieren, Anbieterkreis reduzieren

• Nachrecherche bei verbliebenen Anbietern• Bei Bedarf: neues konkretisiertes Angebot

Erstellung und Auswertung Kriterienkatalog




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


110

• Ausbaufähigkeit eines SystemsSpeichervolumen, Anwendungsspektrum, ...

• Supportbei der Systempflege, beim Ausbau und bei der Wartung des Systems

• Schulungder Anwender, der Administratoren

• Standort des AnbietersEntfernung zum Einsatzort

• ReferenzinstallationenAnzahl der Installationen, Vergleichbarkeit mit den vorliegenden Anforderungen, Zufriedenheit der Anwender

• Preis ....

Allgemeine Auswahlkriterien (1)




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


111

Funktionale Erfordernisse• Zu welchem Grad in welcher Qualität lassen sich

mit einem System die funktionalen Anforderungen erfüllen

Standards• Nationale bzw. internationale Normen für

Betriebs-, Netzwerk- und Softwaresystemarchitekturen, Schnittstellen zu Anwendungsprogrammen, Speichermedien

• Hausinterne Standards und Konventionen für Dateiformate und Kompressionsalgorithmen, Datenbanksysteme, Benutzeroberflächen

Allgemeine Auswahlkriterien (2)




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


112

Bestandteile einer Ausschreibung

Fachkonzept

• = Basiskonzept der Archivlösungauf der Grundlage der IST-Analysenund den Anforderungen der Fachabteilungen

Kriterienkatalog

• Basiert auf fachlichem Sollkonzept

• Beinhaltet alle detaillierten Anforderungen an ein elektronisches Archivsystem

• Anbieter liefert Feindesign

• Risiko für Vollständigkeit, fachliche Ordnungsmäßigkeit und Fehlerverantwortung beim Anwender




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


113

Vorgehen (1)

Selbst erstellen oder

Unterstützung durch Berater/Tools

Beispiel 4ap• Datenbank-basierte Verwaltung von

Auswahlkriterien• Ständige Aktualisierung durch aktiven Einsatz in

Projekten• Automatische Generierung des

Kriterienkatalogs• Unterstützung der Auswertung




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


114

Vorgehen (2)

Auswahlverfahren

Konventionelle Ausschreibung• Eingeschränkte oder öffentliche Ausschreibung• Nur Lasten- oder Pflichtenheft als Basis• Aufwendiges, langwieriges Verfahren

Verkürztes Verfahren• Vorselektion der Anbieter mit Berater

Kritische Punkte bei Auswahl• Vertrag• Personal




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


115

Vertragliche Regelungen

• Rahmenvertrag und Einzelvertäge




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


116

Vorgehen bei Test und Abnahme

• Definition von Szenarien• Eindeutige Fehlerklassifikation




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


117

Ist-Analyse

Personal für das Archivsystem Schu-

lungen

Abnahme-verfahren

Verfahrens-beschreibungDatenschutz/

Datensicherheit

Migration

Test-verfahren

Stufenplan

Elemente der Einführungsstrategie




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


118

Planung und Vorbereitung• Strategie, Stufenplan, Soll-Konzept, interne

Maßnahmen, Design, Lasten-/Pflichtenheft

Strukturierte Einführung




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


119



Einführung und Betrieb• Realisierung, Einführung, Erhaltung,

Personaleinsatz





PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


120



Einführung und Betrieb• Realisierung, Einführung, Erhaltung,

Personaleinsatz

Qualität und Erfolg• Abnahmeverfahren, Verfahrensdokumentation,

Testbetrieb, Risiken und Erfolgsfaktoren





PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


121

Betriebskonzepte

• Fachbereich• Intranet• Rechenzentrum• ASP




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


122


09:00 Veränderungen der Rechtssituation

Sicherheitsanforderungen an ECM-Lösungen

13:00 Mittagessen

14:00 Grundsätzliche Migrations- und

Anwendungsszenarien

Typische Anwendungsszenarien

(Banken, Versicherung, Pharma, Öffentliche

Verwaltung)

Abschlussdiskussion





PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


123

Veränderungen der Rechtssituation

HGB, GoBS, GDPdU

Spezielle Anforderungen für Personalakten

Digitale Signatur

Verfahrensdokumentation




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


124

Rechtsgrundlagen (1)

BGB - Bürgerliches Gesetzbuch• § 126 BGB• Rechtliche Grenzen bei der digitalen Erklärung

HGB/AO - Handelsgesetzbuch/Abgabenordnung• Einführungsgesetz zur Abgabenordnung 1977• Bundessteuerblatt Teil 1 vom 14.12.1995 (GoBS)

GoBS - Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme

• auch bei Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen anzuwenden




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


125


ZPO - Zivilprozeßordnung• keine Urkundenqualität• Objekt des Augenscheins

BDSG - Bundesdatenschutzgesetz• Datenschutz• Recht auf Löschung personenbezogener Daten

IuKDG - Informations- und Kommunikationsdienstegesetz

• Daten- und Dokumentenaustausch• Digitale Signatur

Betr.VG - Betriebsverfassungsgesetz• Unterweisungsrecht• Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


126


• Bestimmungen des Sozialgesetzbuches für Sozialversicherungsträger

• besondere Aufbewahrungs-, Vertraulichkeits- und Sicherheitsvorschriften für Patientenakten in Krankenhäusern

• Regeln für Forschungs-, Produktions- und Antragsdokumentationen in der pharmazeutischen Industrie

• DoD/CALS-Standards im militärischen Umfeld• Richtlinien des für Revisionsfragen zuständigen

Ausschusses des Deutschen Sparkassen- und Giroverbandes für Institute der Sparkassenorganisation




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


127

Grundsätze der elektronischen Archivierung

• Dokumenten-Management und elektronische Archivierung sind die Grundlagentechnologien für die Bereitstellung von Dokumenten und Informationen.

• Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ sollen die Rechtssicherheit des Einsatzes von Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen verbessern, damit die Nutzen- und Effizienzpotentiale künftig besser genutzt werden können.

• Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ berücksichtigen die besonderen rechtlichen Bedingungen in Deutschland.

• Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ des VOI sind kein Gesetz und keine Rechtsvorschrift und ersetzen auch keine Gesetze oder Rechtsvorschriften.




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


128

1. Jedes Dokument muß unveränderbar archiviert werden.

2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.

3. Jedes Dokument muß mit geeigneten Retrievaltechniken wieder-auffindbar sein.

4. Es muß genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist.

5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können.

6. Jedes Dokument muß in genau der gleichen Form, wie es erfaßt wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.

Sonstige Vorgaben und EmpfehlungenZehn Merksätze des VOI




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


129

7. Jedes Dokument muß zeitnah wiedergefunden werden können.

8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, daß die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.

9. Elektronische Archive sind so auszulegen, daß eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.

10. Das System muß dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.

Sonstige Vorgaben und EmpfehlungenZehn Merksätze des VOI




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


130

Änderungen im HGB AO

Abgabenordnung (geändert am 14.07.2000)• Während der Aufbewahrungsfrist müssen Daten

jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell ausgewertet werden können

• Sind Daten mit einem Datenverarbeitungssystem erzeugt worden, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen

• Die Daten müssen maschinell auswertbar sein und auf Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt werden




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


131

GDPdU und andere Gesetze

Was heißt GDPdU ?„Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ • Umfeld

• Buchhaltungsdaten• Sonstige steuerrechtlich relevante Informationen und

Dokumente

• Gültigkeit• Brief vom BMF 16.07.2001• Umzusetzen ab 01.01.2002• Übergangsregelungen

• Herkunft• Steuerreform (StSenkG)• HGB AO




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


132

Wichtige Aussagen der GDPdU

I. Datenzugriff

• Prüfungsgegenstand sind wie bisher nur die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen

• Recht auf direkten Zugriff auf Buchhaltungssysteme mit Recherchemöglichkeit

• Drei Formen des Zugriffs:a) die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen mit

Unterstützung durch das Personal des Steuerpflichtigen (Unmittelbarer Zugriff)

b) Zurverfügungstellung von Auswertungen durch den Steuerpflichtigen entsprechend den Vorgaben des Prüfers (Mittelbarer Zugriff)

c) die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt (Datenträgerüberlassung)




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


133


II. Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

• Elektronische Unterlagen sind:• Elektronische Abrechnungen• Die qualifizierte elektronische Signatur ist Bestandteil der

elektronischen Abrechnung• Elektronisch signierte Dokumente• Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen i.S.d. §147 Abs. 1

AO, die digitalisiert sind und nicht in Papierform übermittelt werden

• Aufbewahrungsfristen• Speicherung von Zertifikaten• Protokollierung

• Konvertierung• Verarbeitung• Indexänderungen• Transformationen




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


134


III. Archivierung digitaler Unterlagen

• Maschinelle Auswertbarkeit• COM-Verfilung nicht mehr ausreichend• PDF, TIFF und andere Image-Formate für

auswertbare Dateien nicht zulässig• Nur einmal beschreibbare digitale Speicher

(WORM-Verfahren: write once read many)




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


135

Digitale Signatur

• Elektr. Signatur:• einfache gescannte Unterschriften• in Anwendungen wie Lotus Notes integrierte Verfahren• Public Key-Verfahren ohne Authentizitätsprüfung, z.B. „PGP“

• Fortgeschrittene elektr. Signatur• Gemäß RleS (Europäische Richtlinie) gehören zu den

"fortgeschrittenen elektronischen Signaturen" alle Verfahren, die die technischen Voraussetzungen erfüllen und von einem angemeldeten Trustcenter zertifiziert werden

• Fortgeschrittene elektr. Signatur besonderer Qualität

• Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht den rechtlichen Anforderungen der fortgeschrittenen Signatur und verlangt darüber hinausgehend ein gültiges Zertifikat sowie die Signaturerzeugung mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit

• Sie entspricht weitgehend den Anforderungen des deutschen Signaturgesetzes.




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


136

• Prinzipielle Übereinstimmung mit der qualifizierten elektronischen Signatur

• Auswirkungen des geänderten SigG:• Freiwillige Akkreditierung für Trustcenter. Keine Vorab-

Genehmigung für den Betrieb durch die Regulierungsbehörde

• Einordnung der rechtlichen Relevanz für definierte Geschäftsvorgänge (Änderungen im HGB und BGB)

• Protokollierung der Zertifikatserstellung• Eindeutige Haftungsregelungen des Trustcenters• In der Schwebe sind derzeit Überlegungen, ob das

Trustcenter die abgeschlossenen Transaktionen zwischen den Kunden als neutrale dritte Stelle archivieren und bei Rechtsstreitigkeiten vorlegen muß

Die elektronische Signatur Deutsches Signatur Gesetz (SigG)




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


137

Die elektronische Signatur Teletrust

• Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie hat den Teletrust e.V. beauftragt:

• Einen einheitlichen Interoperabilitätsstandard für elektronische Signaturen zu erarbeiten

• Eine harmonisierte Spezifikation zu entwickeln und in den internationalen Standardisierungsprozess einzubringen

• Eine Spezifikation für Kompatibilitätstests zu entwickeln

• Eine erste Fassung der Interoperabilitäts-Spezifikation ISIS-MTT wird bis zum 30. September 2001 erstellt.

• Derzeit existieren zwei Standards in Deutschland:• Industrial Signature Interoperability Specification (ISIS) der AG

Trustcenter e.V. i.G.

• MailTrusT (MTT) des TeleTrust e.V..

• Diese Inkompabilität wird nun durch den Auftrag an Teletrust e.V. beseitigt.




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


138

Probleme der Archivierung der elektronischen Signatur

• Zeitlich begrenzte Gültigkeit• Speicherung

• Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat

• Persönliche Signatur nicht für automatische Dokumenterstellung in Massenverfahren geeignet

• Mehrfach-Signaturen, z.B.:• Mitzeichnung gleichberechtigter Unterzeichner• Unterzeichnung Mitarbeiter und Vorgesetzter in vorgegebener

Reihenfolge• Abruf elektronisch signierten Dokumente aus einem Archiv führt

automatisch zur Erzeugung einer Anzeigekopie• Formatprobleme des Dokumentinhaltes, die nicht mehr

angezeigt werden können (Konvertierung führt zum Verlust der Signatur)

• Referenzierung elektronisch signierter Dokumente zu Index-Datenbank, gespeicherten Zertifikaten und Journalen bei Reorganisation und Migration

• usw.




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


139

Zeichnungsvarianten

einfache Signatur Gleichberechtigte Signatur

Hierarchische Signatur Gemischte Signatur

Signatur Schröder

Dokument

Signatur Sachbearbeiter 1Signatur Sachbearbeiter 2

Dokument

Signatur Abteilungsleiter

Signatur Sachbearbeiter

Dokument

Signatur Sachbearbeiter 1Signatur Sachbearbeiter 2

Dokument

Signatur Bereichsleiter

Integration der digitalen Signatur




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


140

Digital signierte Dokumente müssen entsprechend ihrer Aufbewahrungsfristen nach Jahren in ihrem Kontext widerspruchsfrei dargestellt werden können !

Integration der digitalen Signatur




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


141

• Die USA galten lange Zeit als die Vorreiter in Sachen Kryptografie

• Trotz des jahrelangen Schutzes ihrer Algorithmen wurde das Public Key-Verfahren kaum vorangetrieben

• Die PKI-Lösungen werden insgesamt als unzureichend gelöst bewertet

• Aus diesem Grund wird den biometrischen Verfahren der Vorzug gegeben

• Diese gewährleisten allerdings nur Sicherheit im Bereich der Authentifzierung und nicht bei der Datenintegrität

• Damit verfolgen die USA primär den Weg der „Einfachen Signatur“

• In Standardprodukte integrierte Software aus den USA kann alle europäischen und nationalen Bemühungen obsolet machen

Die elektronische Signatur USA - Digitale Signatur & Kryptographie




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


142

Grundlagen für die Verfahrensdokumentation

• „Code of Practice“: Grundsätze der Verfahrensdokumentation Fassung vom 14.12.1995

• Richtlinien für die Verfahrensbeschreibungen des VOI Verband Optische Informationssyteme e.V., 1996




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


143

• Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht

• Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige Unternehmen

• Die Verfahrensdokumentation muß vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein

Verfahrensdokumentation nach GoBS




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


144

• Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben

• Die GoBS legen nur den Mindestinhalt fest, der auf die speziellen Eigenschaften eines Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystems anzupassen ist

• Eine Reihe von Anbietern und Systemintegratoren verfügen über Musterverfahrensdokumentationen, die die individuelle Anpassung und Ergänzung erleichtern

• Der VOI hat die „Grundsätze der Verfahrens-dokumentation“ als Richtlinie herausgegeben

• Diese Richtlinie ist Grundlage für das PK-DML- Zertifizierungsverfahren von VOI/TüVIT

Verfahrensdokumentation nach GoBSUmfang und Struktur




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


145

Bestandteile einer Verfahrensbeschreibung

1. Allgemeines Verfahren

2. Organisation

3. Rechtsgrundlagen

4. Datenschutz

5. Vorgangsdefinition

6. Scannen

7. Transport im System

8. Datenbank

9. Archivsystemkomponenten

10. Drucken

11. Ausfallsicherheit des Systems

12. Formate

13. Qualität

14. Betrieb

15. Wartung

16. Migration




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


146

Struktur von Verfahrensdokumentationen

Verfahrensdokumentation• organisatorische Teile des Betreibers• Technik einschließlich Subsysteme Dritter• Software - Grundmodule des Herstellers• individuelle Anpassungen das Systemintegrators• Betriebsvoraussetzungen für den Anwender• Sicherheit, Wiederherstellung und Migration• Qualitätssicherung

Abnahme und Testdokumentation• Testmaterial und Szenarien• Abnahmendokument

Zertifikat der Ordnungsmäßigkeit




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


147

Signaturfragen - • Elektronische Signatur – seit Mai 2001 in

Deutschland rechtskräftig

Authentizität & Berechtigung• Wer hat die Nachricht wirklich gesendet?• Wer kann ein Unternehmen zu einer Investition von

1Mio. Euro verpflichten?

Integrität von Dokumenten• Wurde das Dokument unterwegs verändert oder ist

es vollständig und unverändert?• Wie wurde Versendung, Eingang, Verarbeitung und

Speicherung nachgewiesen?

ECM Anwendung Rechtsfragen (1)




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


148

ECM Anwendung Rechtsfragen (2)

Bewahrung und Archivierung von Dokumenten und AufzeichnungenIn der alten Bürowelt gab es stets die Fragen:• Was kann weggeworfen werden?• Im Ordner kann ich blättern und finde immer alles...• “Ein Büro ohne Papier ist genauso sinnvoll wie eine Toilette

ohne Papier.” (Unbekannt)In der neuen digitalen Welt folgende:• Was muss gespeichert werden...und in welcher Form?...bevor

es für immer verloren ist?• Wie wird der Kontext einer Web-Transaktion sicher

dokumentiert? Werden Dokumente mit Metadaten verbunden und die Verarbeitung dokumentiert?

• In absehbarer Zukunft werden die Benutzer mit einen komplexen Mix aus Datei-Typen umgehen müssen, die nicht nur von verschiedenen Quellen stammen sondern auch an verschiedene Stellen versendet werden müssen.




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


149

Grundsätzliche Sicherheitsanforderungen an ECM-Lösungen

Restart, Recovery, Sicherheit

Benutzer und Directory Services

Eindeutige Indizierung

Transaktionsarchivierung

ASP-Anforderungen

Migration




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


150

Datenschutz und Datensicherheit

Benutzer-profile

Benutzer-profile

datenschutz-rechtliche

Vorschriften

datenschutz-rechtliche

VorschriftenMigrationMigrationorganisatorische

Planungen

organisatorischePlanungen

Software-komponenten

Software-komponenten

Hardware-komponenten




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


151

Restart - Wiederanlauf

• Wiederanlauf nach Betriebsstörungen• Verlust der Netzwerkverbindung• Störungen der Indexdatenbank• Störungen des IRS• Störungen der optischen Speichereinheit• Störungen (z.B. Überlauf) der temporären Speicher• Der Wiederanlauf stellt sicher, daß die Systeme

kurzfristig mit herkömmlichen DV-Mitteln ohne Dokumentenverlust weiterarbeiten können

• Gegebenenfalls ist ein Teil-Recovery notwendig, um die Konsistenz im System wieder herzustellen




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


152

Verfahren zum Wiederanlauf

• Redundante Systeme• z.B. gespiegelter Server, RAID, Dual Homing etc.

innerhalb eines Systems • z.B. Sicherheitsrechenzentren

• Problem: hohe Kosten, aufwendiger Betrieb

• Einspielen von Sicherungen• z.B. Bandsicherungen

Problem: Teile der aktuellen Daten- und Dokumentenbestände fehlen, Teil-Recovery und Konsistenzabgleich erforderlich




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


153

Teil-Recovery

• Definierte Teile des optischen Archivs sind nicht mehr verfügbar

• Teil-Recovery, z.B.• Recovery über einen bestimmten Zeitraum• Recovery eines Mediums• Recovery einer bestimmten Dokumentengruppe

oder eines bestimmten Dokumentenortes• Durch das Zusammenwirken von Teil-Recovery

und Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


154

Voll-Recovery

• Komplettes Archiv oder Archiv-Subsystem ist ausgefallen

• Voll-Recovery• Recovery meint in der Regel den Wiederaufbau des

gesamten Systems von den optischen Speichermedien

• Durch das Zusammenwirken von Voll-Recovery mit Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


155

Herkömmlich• Datenbank, Netzwerk etc. werden über Bänder gesichert• Im Archiv liegen nur die Dokumente selbst

(in Zukunft für revisionssichere Archivierung nicht mehr zulässig)

Zusätzliche Sicherung über digitale optische Speicher• Zugriffs- und Indexinformationen werden als String nahe beim

Dokument gespeichert• Teile der Datenbank werden mit auf die gleiche Seite der

optischen Platte geschrieben• Es werden “Self contained”-Informationsobjekte archiviert, die

im Header alle notwendigen Informationen mit sich tragen(sicherste Methode; auch für den Austausch von Dokumenten geeignet)

Verfahren der Absicherung für den Recovery-Fall




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


156

Eindeutige Indizierung

• WiderspruchAutomatische Klassifikation / herkömmliche Indizierung

• Stabilität• Volltext versus Struktur




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


157

Transaktionsarchivierung

• Gewährleistung des langfristigen Datenzugriffs

• Im eBusiness-Umfeld entstehen Dokumente anderer Qualität

• Es wird nicht mehr ausreichen, die reinen Informationen zu archivieren

• Zukünftig werden Informationen in ihrem sachlogischen, zeitlich definierten Zusammenhang reproduziert werden müssen




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


158

Migration

Ein schwerwiegender Interessenkonflikt:

• Der Gesetzgeber fordert Aufbewahrungsfristen von 10 oder mehr Jahren

• Informationen sollen langfristig verfügbar seinDer Markt entwickelt sich stürmisch weiter: jedes Jahr neue Software, neue Hardware, neue Standards ...




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


159

Migration

Entscheidung

Realisierung Produktions-betrieb

GeänderteAnforderungen

Migration




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


160

Migration

Strategie eines Migrationskonzeptes muß sein, über die erste Realisierungsphase hinaus

• Betrieb,• Informationsverfügbarkeit,• Ausbaufähigkeit und• Systemwechsel

sicherzustellen.

Das Migrationskonzept sollte bei jeder Ausschreibung Bestandteil der Anforderungen sein und in den Vertrag übernommen werden.




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


161

• Kontinuierlicher Ausbau mit dem Lokalisiererkonzept

• Entfernung nicht mehr benötigter Medien, bis ein älteres Archivsystem überflüssig wird

• Umkopieren von Informationen auf neue Medien, Konvertierung älterer Formate

Migration




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


162

Grundsätzliche Migrations- und Anwendungsszenarien




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


163

PZW

TechnischeArchive

Anwendungen

Client-Ebene

IBM Host„classic“

BK-Appl.Web-

Server

Firewall

BrowserApplets BK-Client Lotus Notes

TerminalEmulation

Smalltalk-Appl.

DB Index

C/S-Appl.

C/S-Client „Master“-DMS-ClientScan, Index,Recherche

IBM

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

FileNet ...

DB Index

DB Index

Aktiver IndexArchiv-APIsODBC Konverter

Produktflexible Zwischenschichtmit temporärer Datenhaltung




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


164

Produktflexible Zwischenschichtmit redundanter Datenhaltung

PZW

TechnischeArchive

Anwendungen

Client-Ebene


BK-Appl.Web-

Server

Firewall


TerminalEmulation

Smalltalk-Appl.

DB Index

C/S-Appl.


IBM

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

FileNet ...

DB Index

DB Index

Master-

indexArchiv-APIs Replikation

ODBC Caching PZW -Schnittstelle

Konverter




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


165

Produktflexible Zwischenschichtmit ausschließlicher Datenhaltung

PZW

TechnischeArchive

Anwendungen

Client-Ebene


BK-Appl.Web-

Server

Firewall


TerminalEmulation

Smalltalk-Appl.

C/S-Appl.


IBM

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

FileNet ...

DB-Index

DB -Index

Archiv-APIs

Caching PZW-Schnittstelle

Archivfunktionalität

DB-Index

DB-Index

Konverter




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


166

Produktflexible Zwischenschichtohne Datenhaltung

PZW

TechnischeArchive

Anwendungen

Client-Ebene


BK-Appl.Web-

Server

Firewall


TerminalEmulation

Smalltalk-Appl.

DB Index

C/S-Appl.


IBM

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

DMS-Enabling

FileNet ...

DB Index

DB Index

Index-SchemataArchiv-APIsPZW-Schnittstelle




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


167

Anforderungen aus Anwendersicht

Automatisierung der Informationserfassung

„Der einheitliche Postkorb"

Integrationsaspekte

Erschließung von Wissen

Sicherheit

Einfacher Betrieb

Rechtssichere Archivierung




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


168

Integration in kommerzielle Anwendungen als Dienste

• Client• Keine eigenen Clienten• Image- und Document-Management-Enabling von

kommerziellen Anwendungen• Server

• Workflow- und Document-Management-Service-Engines werden in kommerzielle Anwendungen integriert




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


169

Integration in Bürokommunikation

• Einheitlicher Posteingangskorb für alle Formen von Nachrichten und Dokumenten

• Keine eigenständigen Clienten-Oberflächen mehr, sondern Nutzung aus Exchange, Notes/Domino oder ERP (wie z.B. SAP)

• Speichern, Finden und Bearbeiten mit der Funktionalität der Standard-Anwendung




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


170

Automatische Posterfassung

• Automatische Klassifikationautomatische Indizierung und Zuordnung von eingehenden elektronischen und Papier-basierten Dokumenten

• Technologien• neuronale Netze

• Selbstlernende Mechanismen, künstliche Intelligenz• Auf Grund einer Definierten Lernmenge können alle

weiteren Informationen automatisch zugeordnet werden• Der Effekt des Übertrainierens kann diese Systeme in

unkontrollierbare Zustände versetzen• Regel-basierte Ansätze

• Jegliche Merkmale, die ein bestimmten Dokumententyp beschreiben müssen durch Regel beschrieben werden

• Bei sehr heterogenen Dokumenten können erhebliche Administrationsaufwände entstehen




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


171

Nutzung nachgeordneter Dienste:

Enabling

Benutzerverwaltung

Anhängen von Pointern etc.

Enabling von Fachanwendungen




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


172

• KundenakteAlle Kunden-relevante Informationen im zentralen Zugriff

• TelefonieIntegration von Telefon, Daten und Dokumenten

• Call CenterDurch die Anruferkennung werden die relevanten Kundeninformationen am Arbeitsplatz präsentiert

Customer Relationship Management




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


173

• Wesentliche Szenarien

• Anbindung an Office

• Nutzung SAP aus Office Produkten

• Nutzung Office Produkte aus SAP

• Anbindung Groupware

• Nutzung SAP mit Exchange

• Nutzung SAP mit Notes

• Nutzung Groupware und SAP mit Office Produkte

SAP- und Bürokommunikationsintegration




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


174

Workflow als Middleware für Portale

Workflow-Standardclient

Präsentationsebene

Funktionsebene

Datenbankebene Workflow - Datenbank

Applikations-Client

Applikations-Datenbank

Host-Datenbank

Host-EmulationMS Office-

Anwendungen

Wo

rkfl

ow

- En

gin

e

Applikation Services

Host-Transaktionen

MS Back Office

Workflow-Webclient

Middleware




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


175

Workflow als Middleware für Portale

Workflow-WebclientPräsentationsebene

Funktionsebene

Datenbankebene Workflow - Datenbank

Applikations-Datenbank

Host-Datenbank

Applikation Services

Host-Transaktionen

MS Back Office

Sybase-Webclient

Sybase EAS

Workflow-Engine




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


176

Technische Ansätze

• DMS / Archivierung als Add on zu Fachapplikationen

• Datenarchivierung, z.B. Buchhaltungsdaten• Dokumentenarchivierung für z.B. Lotus Notes• DMS / Archivlösungen für spezifische, z. T. einmalige

Anforderungen (Beispiel Vertragsumstellung Versorger)• DMS / Archivlösungen für die Verwaltung spezifischer

Abteilungsanforderungen (Beispiel Vorschlagswesen)

• DRT als unternehmensweite Basistechnologie• DMS / Archiv als Infrastrukturkomponente• Einheitliche Verwaltung aller Datentypen• Zentraler Zugriff von Mitarbeitern, Partnern, Kunden...• Hohe Anforderungen an das Berechtigungssystem




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


177

Automatisierung der Informationserfassung

Schlagworte: Automatische Klassifikation, Auto-Categorisation

Komponenten: OCR, ICR, Klassifikation, Indizierung, Routing, Workflow etc.

Anwendererwartung:• Keine manuelle Indizierung zur Informationsverteilung beim

Posteingangsscannen

• Zusammenführen von gescanntem Posteingang mit anderen Quellen (E-Mail, elektronisches Fax)

• Abgleich mit vorhandenen Stammdaten zur Qualitätsverbesserung

• Routing von Dokumenten nach Klassifikationskriterien

• (Vor-)Indizierung und strukturierte Ablage nach Klassifikationskriterien




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


178

Der „einheitliche Postkorb“

Schlagworte: Unified Messaging, Unified In-Box

Komponenten: Groupware, E-Mail, Workflow, DMS, Portale etc.

Anwendererwartung:• Alle Nachrichten aus den Quellen Posteingang,

Vorgangsbearbeitung, interne E-Mail, Internet-Mail, Fax, Datenbankrecherchen, Sprachaufzeichnung etc. in nur einer In-Box

• Überwindung des Medienbruches zwischen derzeit verschiedenen Clienten („man muß wissen, wo die Information ist“)

• Einheitliche, strukturierte Benutzeroberfläche mit Dokumentenmanagement-Funktionalität

• Integriert in Standard-Produkte wie Lotus Notes/Domino, Microsoft Outlook/Exchange oder SAP mySAP.com




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


179

Integrationsaspekte

Schlagworte: EAI Enterprise Application Integration, Portal, ECM Enterprise Content Management

Komponenten: Application Server, Portale, EAI-Komponenten, Schnittstellenprogrammierung etc.

Anwendererwartung:• Zusammenführung aller Informationen aus unterschiedlichen

Anwendungen über eine Middleware

• Einheitliche Dienste, die von verschiedenen Anwendungen gleichermaßen genutzt werden können

• Nutzung vorhandener Anwendungen mit einer „übergestülpten Middleware-Schicht“, um ohne große Aufwand „Thin-Clients“ bedienen zu können

• Kontrolle von Prozessen und Daten-Konsistenz

• Nutzung von Portalen um die Informationsbereitstellung personalisiert und situationsgerecht steuern zu können




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


180

Erschließung von Wissen

Schlagworte: Knowledge Management, Knowledge Sharing, Knowledge Enabling

Komponenten: Classification, Data-Mining, Profiling, Agents,Personalisation, Context-Analysis etc.

Anwendererwartung:• Verdichtung von vorhandenen Informationen durch „intelligente

Software“ zu „Wissen“ um sich selbst Strukturierungs- und Ordnungsaufwände zu sparen

• Vollständigkeit, Richtigkeit, Relevanz und Aktualität von Recherche-Ergebnissen in unstrukturierten Daten und Dokumenten

• Übertragung des Wissens der Mitarbeiter in Softwaresysteme, um sich von den einzelnen Köpfen unabhängig zu machen, situations- und anforderungsgerecht, zeit- und ortsunabhängig „Wissen“ elektronisch bereitzustellen

• Wissen messbar und wirtschaftlich bewertbar zu machen




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


181

Sicherheit

Schlagworte: Kryptographie, redundante Systemauslegung, Firewall, Active Protection Agents

Komponenten: Verteilte Systeme, Sicherheitsprotokolle, Berechtigungssysteme etc.

Anwendererwartung:• Single Logon – der Anwender hat in allen Systemen

immer aktuell die gleichen Rechte• Neben traditionellen Firewalls eine Software, die im

Hintergrund ständig die Virenfreiheit und den Schutz vor unberechtigtem Zugriff überwacht

• Elektronische Signaturen zur Authentifizierung im E-Business und in internen Anwendungen

• Sichere Protokolle, Leitungen und kryptografische Encodierung zur Absicherung des Informationsaustausches




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


182

Einfacher Betrieb

Schlagworte: Grafische Administrationstools, Monitoring, Workflow-Self-Optimisation,

„Browser“

Komponenten: Directory Services, übergreifende Admin-Tools für unterschiedliche Anwendungen, Software- verteilung, Portale mit “Thin-Clients“ etc.

Anwendererwartung:• Reduzierung der Administrationsaufwände bei gleichzeitiger

Erhöhung der Datenintegrität

• Rollenkonzepte zur Überwindung der bisherigen Restriktionen von Berechtigungssystemen

• Einheitliche Speichersysteme als Enterprise Repositories oder DataWarehouses zur Überwindung von Medienbrüchen, Informationsredundanz und Format-Problemen

• Selbstoptimierende, fehlertolerante Software




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


183

Typische Anwendungsszenarien einzelner Branchen

Banken

Verbände

Versicherungen

Bauindustrie




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


184

Banken

Anforderungen an Integration und Enabling• Bürokommunikation / Groupware• Hostanwendungen• Client/Server-Applikationen (SAP)• Service Center / CRM• Posteingangsverarbeitung / Workflow• Revisionssichere Archivierung • Internetfähigkeit• Elektronische Signatur• Directory Services




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


185

Sparkassen-Standardisierung Ziele des Projekts

• Anforderungen der unterschiedlichsten Anwendungen• Vorgangsmanagementsysteme, Groupware,

Zahlungsverkehr, Kreditanwendungen etc.

• Einsatz für unterschiedlich große, zentrale wie verteilte Organisationen und von kleinen bis großen Instituten

• Lauffähig in unterschiedlichen Anwendungsumgebungen• Client/Server-Systemen unter UNIX, Windows NT und OS/2

sowie in hybriden Systemen mit MVS-Host

• Bereiche mit geringem Archivbedarf wie auch mit hochkapazitiven Speichereinheiten

• Sicherstellung des Informationsaustauschs zwischen verschiedenen Systemen

• Rechtliche Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


186

Sparkassen-Standardisierung Architekturszenario

SIZ-Ablage

Archiv

Ablage - Ebene

Work-flow

Engine

WfMC

Kommu-nikations-service

HTTP

Web-Service

HTTP

Web-Service

SAPohneeigeneAblage

ArchiveLink

SAPmit

eigenerAblage

NotesohneeigeneAblage

Dynam.Dok.-

Manage-mentDMA

Notesmit

eigenerAblage

MVSMVS

Lokali-sierer

Konverter

Konverter Konverter Konverter Konverter Konverter Konverter Konverter Konverter

Index

DB

DB

DB

Index Datenbank(en)

Einheitliche SIZ-Informationsobjekte

AIX SIZ-Ablage

HostAnwendung

Ablage aufdem Host

SIZAblage

Dynam.Doku.-

Managem.

Notesmit und ohne

eigenes Archiv

SAPmit und ohne

eigenes ArchivWorkflow

DataWarehouse

VirtuellerMarktplatz

WWWIntranet

S-VerbundKommuni-

kation

Lokali-sierer

KonverterKonverter ABAPKonverter

TerminalMasterClient

ClientEnabling

Standard-Browser

JAVA-Applet

AnfrageDruckauftrag

HitlisteDaten

AnfrageDruckauftrag

DatenDokumente

HitlisteDatenListen

Dokumente

AnfrageDruck-auftrag

AnfrageDruckauftrag

DatenDokumente

HitlisteDatenListen

Dokumente

AnfrageDruckauftrag

DatenDokumente

HitlisteDatenListenDoku-mente

HitlisteDatenListen

Dokumente

HitlisteDaten

DokumenteListen

AnfrageDruckauftrag

ListenDokumente

AnfrageDruckauftrag

ListenDaten

Dokumente

HitlisteDaten

DokumenteListen

Druckauftrag

AnfrageDruckauftrag

DatenDokumente

HitlisteDatenDoku-menteListen

AnfrageDruckauftrag

DatenDokumente

HitlisteDatenDoku-menteListen

AnfrageDB-

AuszügeDaten

Dokumente

HitlisteDatenDoku-mente

DB-Auszüge

DokumenteDaten

AnfrageDruck-auftrag

DB-Auszüge

DokumenteDaten

HitlisteDB-

Auszüge

AnfrageListenDoku-menteDaten

Steuerdatei

ListenDatenDoku-mente

HitlisteSteuer-

datei

ListenDoku-menteDaten

AnfrageDruck-auftragSteuer-

datei

ListenDatenDoku-menteHitliste

DatenDoku-mente

AnfrageSteuer-

datei

DatenDoku-menteHitlisteSteuer-

datei

DatenDoku-mente

AnfrageDB-

Auszüge

DatenDoku-mente

HitlisteDB-

Auszüge

Anfrage DatenDoku-menteHitliste

DatenDoku-menteAnfrage

DatenDoku-menteHitliste

DatenDoku-mente


AnfrageSteuerdatei


AnfrageSteuerdatei

S-Verbund

entfernterLokali-sierer

Archiv-system

Index Index

Index




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


187

VerbandZiele des Projektes

• Planung und Realisierung aktueller und künftiger Informationstechniken zur Nutzung im Verband

• Technisch-organisatorische Gesamtlösung• Verwaltung und Zugriff auf Daten und Dokumente

Unabhängig vom Standort und bestehenden Organisationseinheiten

• Effizienter Betrieb und einfache Pflege der Lösung• Integration aller Funktionen in eine einfach zu bedienende

Benutzeroberfläche

• Integration der verschiedenen Bürokommunikationsmodule mit einheitlicher Nutzung

• Kooperatives Bearbeiten von Dokumenten

• Verringerung des Raumbedarfs sowie Optimierung von Transport- und Zugriffszeiten durch elektronische Ablage und Archivierung




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


188

VerbandKommunikationsmodell

Verbands-interneKommunikationBonn Berlin

Neuhardenberg

Brüssel

Verbände

Institute

Landes-banken

VRZ

VerbundKommunikation

Medien

Presse

Politik

andere externeKommunikation




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


189

VerbandTrägerplattform

Betriebssystem• Windows NT 4

Groupwaresystem• Lotus Domino 5

Ablage-/Archivsystem• SIZ-konformes CE-Archivsystem• Client- und Anwendungskomponente: DocAkte

Datenbanksystem• Oracle 8

Standardanwendungen• Office 2000




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


190

VerbandArchitektur

• Einheitliche Oberflächen und Bedienung für allgemeine Bürokommunikations-Funktionen

• Nutzung von Standarddiensten wie Directory Service, Fax, etc.

• Zentrale, dezentrale, lokale und off-line Nutzung der Informationen

• Spezielle Clienten für Sonderfunktionalitäten• Internetfähigkeit durch Nutzung von Browser-Technologien• Trennung von Posteingangs-, strukturierter Ablage mit

Informationsbearbeitungs- und Postausgangs-Funktionalität• Modular erweiterbar• SIZ-Konformität




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


191

VerbandBasislösung

• Einheitlicher Postkorb für den Anwender(Papierpost, E-Mail, Fax)

• Kalendertool• Adreßverwaltung/Ressource-Directory• Informationsforen• Internetrecherche• Dokumentenmanagement und Archivsystem• Indizierung unter Verwendung der Nomenklatur• Elektronische Formularverwaltung• Scannen




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


192

VerbandBasislösung

Client

Anwendungs-Ebene

Ablage-Ebene

Grundanwendungen

Post-Empfang

Standard-Masken

Rund-schreiben

ExterneInforma-

tions-verteilung

Projekt

Archiv-Dienst

Ablage- / DMS-DienstIndex-DB




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


193

VerbandIntegrierte Spezialwendungen

Grundanwendungen Spezialanwendungen

Client-Ebene

Anwendungs-Ebene

Ablage-Ebene

Standard-Masken

Zusatz-Masken

Spezial-und Markt-statistiken

Vertrag

Bibliothek Sitzung

Presse

Recht

VorstandPost-

EmpfangRund-

schreiben

ExterneInforma-tions-

verteilung

Projekt

Archiv-Dienst

Ablage- / DMS-DienstIndex-DB

Spezielanwendungen:• Vermerk-Ablaufsteuerung• Sitzungsdienst• Raumverwaltung• Vorstandsvorlagen• Rundschreiben mit Dokument-Attachement• Kongreßverwaltung• Foren• WWW-Bereitstellung von Unterlagen

auf Basis von Rendition-Management




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


194

VersicherungÜbersicht

• Problemstellung:• DMS als Infrastrukturkomponente für alle

Versicherungssysteme• Geografische Verteilung, standortunabhänge Zugriffe• Offline-Zugriffe

• Applikationen• Fachanwendungen• Host• Lotus Notes • Internet

• Lösung• Konzeption• Anbieterauswahl• Pilotierung




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


195

VersicherungCustomer Relationship Management

Kundenakte• Alle Kunden-relevante Informationen im zentralen

Zugriff

Telefonie• Integration von Telefon, Daten und Dokumenten

Call Center• Durch die Anruferkennung werden die relevanten

Kundeninformationen am Arbeitsplatz präsentiert




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


196

VersicherungArchitekturszenario

ViewerFAX Terminal-Emulation

SAPRecher-

cheScan-nen

Benutzer-verwaltung

FAXDienst

Host-Anwen-dungen

SAP

Archivebene

Ablageebene

dynami-schesDMS

ZugriffschutzSicherheit

Single Login

ZugriffschutzSicherheit

Web-Service

Applet

Index-DB

Office-Integra-

tion

Anwen-dungs-Enabling

Workflow

Workflow-Engine

LotusNotes

LotusNotes




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


197

VersicherungVerteilte Infrastruktur

Verteilte mit zentraler Host-Datenbank

ZN / ID

VGS

extern

extern

extern

A J S F

d

d

d

Host(OS 390)

(DB2)

D

A DS F (DB2 / SQL)

Zentrale

D: DatenbankserverA: ArchivserverJ: JukeboxserverS: ScanserverF: Faxserverd: lokale Datenbank




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


198

VersicherungPosteingangsverarbeitung

SB in derArbeits-vorbereitung

Scannen(QS Stufe 1)

Indizierungund Clearing(QS Stufe 2)

SB im Service-center und imFachbereich(QS Stufe 3)

Schriftguteingang Expedition DMS-integrierteSparten/Bereiche

Indizierung Clearing

Qualitätsgesicherte Dokumentobjekte zur Freigabe an DMS

Direktion

Scannen...

Nicht eindeutig zustellbar

Formalisiert/Individuell

Regelwerk / Verteiler

DV-gerecht

SachbearbeiterServicecenter

...SB-Pools

SachbearbeiterFachbereich

...SB-"Mini"-Pools

Sonstiges

...z.B. Inkasso, Agenturen

Schlechte Qualität,falsche Zustellung

etc.

Weiter-leitung

Zwischen-ablage

(ca.1 Monat)

Original-archiv

Nicht DMS-integrierte

Sparten/Bereiche

formalisiert-DV-gerecht

Betrieb Schaden Inkasso Rechnungs-wesen

formalisiert-nicht-DV-gerecht

Vor-gangsart

Vor-gangsart

Vor-gangsart

Vor-gangsart

Formu-larart

Verteilung in Papierform

PersönlicheZustellungen

nicht eindeutig zustellbar




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


199

Industrie

Anforderungen an Integration und Enabling• CAD• SAP• Stücklisten• Prüflisten / Qualitätsmanagement• Supply Chain Management• Groupware / Internet• Multilingualität • Roaming User / Notebookeinsatz• Revisionssichere Archivierung • Directory Services• Workflow




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


200

IndustrieÜbersicht

• Problemstellung• Unternehmensweites Dokumenten-Management• Neutrale, für alle Anwendungen geeignete Plattform• Verteilte Standorte• Multilingualität

• Applikationen• SAP• Grafik-Systeme• Bürokommunikation• baubetriebliche Systeme• Intranet, Internet

• Ergebnis• Konzeption• Anbieterauswahl




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


201

IndustrieSAP-Integration

RechercheClient

SAPClient

IndexDB

SAPKonverter

Schnittstellen zu:- SAP- Archivsystem- Index-DB

Parameter Dateien

Pflegekomponente

HeaderGenerator

Informationsobjekt

Entpacken vonInformationsobjekten

(wenn kein ABAP vorhanden)

UI-Generator

Ablageebene

Sucheund

Bereit-stellung

Übergabe SAP-Objekte Bereitstellung SAP-Objekte

Suche und Bereitstellung über SAPArchivierung

IRS

Jukebox

unabhängigvonSAP

Archivebene

ABAPSAP

(alternativ: Bereitstellung Informationsobjekte)

Schnittstelle




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


202

IndustrieArchitekturszenario Ist

Oberfläche / PortalIntranet

Dokumenten-Management-System

iXOSARCHIVE

SAP R/3

MSOFFICE.

Content-Mgmt

Sonst.An-wendungen...

Workflow

Workgroup

SAPWorkplace

VIP GAUSS Interprise (?)

MSEXCHANGEOUTLOOK




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


203

IndustrieArchitekturszenario Soll (1)

Funktionalität

Präsentation

Datenhaltung

EnterpriseDirectoryService

SAP R/3ContentMgmt.(VIP)

DMSExchangeWorkflow

WorkgroupPortal /Internet

OutlookOffice SAPGUI

Sonst.Anwend.

Browser

iXOSArchiveIndex-DB Sonst.

Repositories...




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


204

IndustrieArchitekturszenario Soll (2)

Funktionalität

Präsentation

Datenhaltung

EnterpriseDirectoryService

SAP R/3ContentMgmt.

DMS / Middleware

ExchangeWorkflow

Workgroup

OutlookOffice SAPGUI

Sonst.Anwend.

Browser

iXOSArchiveIndex-DB Sonst.

Repositories...




PROJECT CONSULT



20149 Hamburg


205

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !

Weitere Informationen:

Dr. Ulrich KampffmeyerUlrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.COMwww.PROJECT-CONSULT.com

1 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und...

Documents

Transcript of 1 Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und...