[DE] ECM: Was auch immer das ist | Datasec Keynote | Ulrich Kampffmeyer
ECM - Markt, Auswahl und Einführung | Euroforum | Dr. Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT...
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ECM
Konzeption, Auswahl und EinführungDr. Ulrich Kampffmeyer
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Stuttgart, 29.11.2001
P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
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FlipChart-Dokumentation
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3
Wir haben schon ...
Archiv 5 (davon mehr als 4 mehrere Archive)
COLD 3
Groupware 7 (wie im Workshop definiert)
Workflow 6
Portal 4
Dynamische DMS 5
Capture 4
DataWarehouse 5
E-Business 4
Knowledge Management 2
E-Forms 3
Intranet 5
ASP ?
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Wenn alle schon einzelne Komponenten von ECM haben, was erwarten Sie dann vom Workshop ?
• Was gibt es Neues ? (2)• Konzepte zur Konsolidierung (3)• Tips & Erfahrungen (2)• Erschließung von Informationen, Prozesse,
Technologien (1)• Überwindung der Einführungsproblematik
(Organisation vor Technik) (2)• Verbindung von Archiv, Content
Management und Knowledge Management (2)• Welche Produkte sind wofür geeignet ? (2)
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5
Die vier „i“ der WebSite-Entwicklung
i1 Image
ca. 65% aller WebSites im Internet
i2 Information
ca. 20% aller WebSites im Internet
i3 Interaktion
(z.B. auch B2C ...) ca. 10% aller WebSites im Internet
i4 Integration
(zusammengeführte Internet-, Extranet- und Intranet-Lösungen mit Backoffice&Legacy-Integration) < 1%
aller WebSites im Internet
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Document Life Cycle
Nutzung
Zeit
ERP
DMS WorkflowKnowledge Management
Archiv
Frühes
Archivieren Spätes
ArchivierenNutzung der archivierten Infor-mation während des Prozesses „Endablage“ mit geringer Nutzung
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7 0110011304
• Verwaltung der Dokumentewährend des Lebenszyklusin Notes
• Nur für Langzeitarchivierung Import aus und Re-Import zurück in Notes
• Notes- und diverse Attachment-Formate
• Nutzung Archiv nur eingeschränkt außerhalb von Notes möglich
Notes-Client
DMSEnabling
SchnittstelleDB
Index Archiv
DB
Notes
Anwendungs-funktionen
DB-Verwaltung
DynamischesDokumenten-Management
Notes/Domino und ArchivierungFlache Integration
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8 0110011304
• Frühe Auslagerung von Daten und Dokumenten aus Notes
• Nutzung eines DMS mit Indexdatenbank für Ablage und Archivierung
• Import aus und Re-Import zurück in Notes
• Konvertierung in neutrale Formate• Nutzung des Archives auch
außerhalb von Notes
Notes-Client
DMSEnabling
Interface/Konverter
DB
Index
Archiv
Ablage
DB
Notes
Anwendungs-funktionen
temporäresCaching
Notes/Domino und ArchivierungTiefe Integration
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Architektur- & Plattform-FragenRelevanz bei der ProduktauswahlPlattform Archiv Workflow DMS KM
Hohe Architektur-Ebene
Com+ Nicht relevant, da separate Subsysteme
Relevant, C/S- Produkte MS-basiert
Relevant, Großteil C/S- Produkte MS-basiert
Relevant, die meisten C/S-Produkte MS-basiert
Corba Nicht relevant, da separate Subsysteme
Relevant, geringerer Anteil C/S-Produkte UNIX-basiert
Relevant, nur kleiner Anteil C/S-Produkte UNIX-basiert
Relevant, nur kleiner Anteil C/S-Produkte UNIX-basiert
Java(Beans) Irrelevant, da die meisten Produkte C/S-basiert
Relevant, viele Produkte für Web entwickelt
Relevant, aber nur wenige Produkte
Relevant, viele Produkte für Web entwickelt
Plattform
LAN/NT/Win2000 Mehrzahl der Produkte
Ca. Hälfte der Produkte
Mehrzahl der Produkte
Mehrzahl der Produkte
Legacy Host Nur sehr wenige Produkte
Praktische keine Praktische keine Nur sehr wenige Produkte
UNIX Deutlich geringerer Anteil als Win
Ca. Hälfte der Produkte
wenige Deutlich geringerer Anteil als Win
Linux Nur sehr wenige Produkte
Nur sehr wenige Produkte
Nur sehr wenige Produkte
Nur sehr wenige Produkte
Web-Portal-Plattformen Praktische keine zahlreiche wenige zahlreiche
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Benutzte Folien des vorbereiteten Vortrages
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Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULTPROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg
Geschäftsführer PROJECT CONSULT International Ltd., London Managing Partner
AIIM Association of Information and Image Management International AIIM International, Washington D.C., Silver Springs
Member of the International Advisory Board AIIM Europe, London-Datchett
Executive Director, Vice-Chair of the European Board of Directors
Europäische Kommission, DLM, BrüsselMember of the DLM-Monitoring CommitteeChair of the DLM/ICT-Industry Working Group
BITKOM e.V., AK KEM Knowledge Engineering und ManagementMitglied des Vorstands
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Agenda
• Ist Dokumenten-Management nicht mehr aktuell ?• Das Nutzungsmodell als Voraussetzung für eine
Lösungsauswahl• Anwendungsszenarien bestimmen den
Lösungsansatz• Hat der Kriterienkatalog ausgedient ?• Dokumenten-, Content- und Knowledge-
Management sind zu 90% organisatorische Aufgaben
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WEB CONTENT MGT. DOCUMENT MGT. IMAGINGEAI
E-PROCESS MGT. DATA MINING PORTALSSTORAGEMOBILE APPLIANCE
CONTENT MGT. COLLABORATION KNOWLEDGE MGT.
ENTERPRISE CONTENT
MANAGMENT
ORDERPROCESSING
WAREHOUSEMANAGEMENT
ERPSHIPPINGSYSTEMS
ELECTRONIC BILLPRES./PAYMENT
FULFILLMENT(BACK-OFFICEAPPLICATIONS
DATABASES STORAGE NETWORKINFRASTRUCTURE
E-COMMERCEE-COMMERCE SALESAUTOMATION
SALESAUTOMATION CRMCRM SUPPLY-CHAIN
MGT.SUPPLY-CHAIN
MGT.MARKETING
CAMPAIGN MGT.MARKETING
CAMPAIGN MGT.COMMERCE
(FRONT-END APPLICATIONS
PORTALSPORTALS
B2EB2E
B2CB2C
B2B B2B
BROWSERSBROWSERS
Von DM zu ECM Komponenten-Architektur
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Von DM zu ECM ECM Architektur
Create Manage DeliverCapture-email-paper-feeds
Officeapps
Webapps
Kunde
Unternehmen
Pe
rso
na
lisie
rter
Co
nte
nt
Mobil
PropertiesMeta data
DatenbankenFederated repository
Au
tom
atis
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roze
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M S
ervi
ces
Intranet/extranet Infrastruktur
CM Products
Te
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late
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les
De
sig
n &
dev
ice
s
Regierung
Quelle Strategy Partners
FirmenAnwend.
Document bases
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Von DM zu ECM ECM Architektur
Create Manage DeliverCapture-email-paper-feeds
Officeapps
Webapps
Kunde
Unternehmen
Pe
rso
na
lisie
rter
Co
nte
nt
Mobil
PropertiesMeta data
DatenbankenGemeinsamer Speicher
Au
tom
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Intranet/extranet Infrastruktur
CM Products
Vo
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en &
Stil
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ice
s
Regierung
Quelle Strategy Partners
FirmenAnwend.
Dokumenten Grundlage
Eine
zukünftige Basis-
Technologie
XML
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Alles nur eine Frage der Definition ?
• von Groupware zum Knowledge Management • vom Dokumenten-Management zum Content
Management• vom elektronischen Archiv zum Document
Warehouse • von OCR und ICR zur automatischen Klassifikation• vom Workflow zu CRM Costumer Relationship
Management und SCM Supply Chain Management • von Intranet-Document-Management zum
Enterprise Portal• von Enterprise-Document-Management-Solutions
(EDMS) zu eBusiness und Enterprise Content Management
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Enterprise Content Management
“The technologies used to create, capture, customize,
deliver, and manage enterprise content to support
business processes.”
Von DM zu ECMAIIM’s Definition von ECM
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Unstructured Content
AIIM’s Definition of ECM
DataBusiness Processes
CUSTOMIZE
CAPTURE
DELIVER
MANAGE
CREATE
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Was ist der Unterschied? Enterprise Content Management
DM KM ECMArchival Collaboration Federated RepositoryGroupware Groupware CollaborationWorkflow Workflow eProcessDocument ManagementDocument ManagementContent ManagementIntranet Intranet IntranetScanning Capture CaptureAuto-Categorization Auto-Categorization Auto-CategorizationRetrieval Intelligent Retrieval Search EnginesDocument Warehouse Data Mining Document WarehouseRecords Management Personalisation Web-Content-Management
Portal Portal
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Was ist der Unterschied? Knowledge Management
DM KM ECMArchival Collaboration Federated RepositoryGroupware Groupware CollaborationWorkflow Workflow eProcessDocument ManagementDocument ManagementContent ManagementIntranet Intranet IntranetScanning Capture CaptureAuto-Categorization Auto-Categorization Auto-CategorizationRetrieval Intelligent Retrieval Search EnginesDocument Warehouse Data Mining Document WarehouseRecords Management Personalisation Web-Content-Management
Portal Portal
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Was ist der Unterschied? Enterprise Content Management
DM KM ECMArchival Collaboration Federated RepositoryGroupware Groupware CollaborationWorkflow Workflow eProcessDocument ManagementDocument ManagementContent ManagementIntranet Intranet IntranetScanning Capture CaptureAuto-Categorization Auto-Categorization Auto-CategorizationRetrieval Intelligent Retrieval Search EnginesDocument Warehouse Data Mining Document WarehouseRecords Management Personalisation Web-Content-Management
Portal Portal
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Was ist der Unterschied? DM, KM & ECM
DM KM ECMArchival Collaboration Federated RepositoryGroupware Groupware CollaborationWorkflow Workflow eProcessDocument ManagementDocument ManagementContent ManagementIntranet Intranet IntranetScanning Capture CaptureAuto-Categorization Auto-Categorization Auto-CategorizationRetrieval Intelligent Retrieval Search EnginesDocument Warehouse Data Mining Information WarehouseRecords Management Personalisation Web-Content-Management
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Definitionen Was ist Content ?
• Content (engl. Inhalt) sind Informationen in strukturierter, schwach strukturierter und unstrukturierter Form, die in elektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestellt werden
• Content ist nicht einfach eine Übertragung des Dokument-Begriffes. Content wird heute so verstanden, daß die Informationsobjekte Inhalt, Layout und Meta-Daten umfassen
• Strukturierter Content sind Daten, die in einem standardisierten Layout aus datenbankgestützten Systemen bereitgestellt werden (z.B. formatierte Datensätze aus einer Datenbank)
• Schwach strukturierter Content sind Informationen und Dokumente, die zum Teil Layout und Meta-Daten mit sich tragen, jedoch nicht standardisiert sind (z.B. Textverarbeitungsdateien)
• Unstrukturierter Content sind beliebige Informationsobjekte, deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann und die nicht eine Trennung von Inhalt, Layout und Metadaten besitzen (Bilder, GIF`s, Video, Sprache, Faksimiles etc.)
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DefinitionenWas ist Content Management ?
• Content Management Systeme im übergeifenden Sinn unterstützen
• die Erstellung von Content (direkt oder durch Anbindung)• die Verwaltung von Content (Content Management im engeren
Sinn)• die Bereitstellung von Content (Präsentation, Distribution)• die Kontrolle von Content (Rechte, Versionierung)• die Individualisierung von Content (Personalisierung, Sichten)
• Content Management im engeren Sinn bezeichnet lediglich die programmgestützte Verwaltung von Inhalten (Datenbanken, Archive etc.)
• Content Management ist die Weiterführung von Dokumentenmanagement mit Nutzung von Internet-Technologien
• Die Begriffe Content Management und CMS werden von den Anbietern undifferenziert benutzt
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DefinitionenWas ist Web-Content-Management ?
• Web-Content-Management umfasst die Verwaltung von Content auf internet-basierten Web-Sites und Portalen
• Web-Content-Management-Systeme (WCMS, WebCMS) lassen sich funktional wie folgt gruppieren:
• Redaktionssysteme zur Erstellung, Verwaltung und Beschickung von Web-Sites (Web-Editoren, Web-eProcess u.a.)
• Web-Site-Operating-Systeme, die den Content zur Laufzeit bereitstellen. Diese Systeme sind zunehmend Datenbank-basiert (Ablösung von HTML-hierarchischen Verzeichnissen)
• Web-Design-Werkzeuge zum Entwurf und Aufbau der Funktionalität eine WebSite
• Web-Publishing-Lösungen mit aktiver Informationsverteilung
• Web-CMS konzentriert sich auf die Bereitstellung von Content für offene Benutzergemeinschaften im Internet.
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DefinitionenWas ist Enterprise-Content-Management?
• Enterprise Content Management (ECM) geht vom Ansatz aus, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern („Unified-Global-Repository“-Ansatz, Data-/Document-/Content-Warehouse)
• ECM umfasst herkömmliche Informationstechnologien wie Dokumentenmanagement, Knowledge Management, Workflow, Archivierung etc. und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Portal- und anderen Internet-Technologien
• Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen
• ECM ist eine Basistechnologie von eBusiness zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der Prozesse
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DefinitionenWas ist eBusiness ?
• eBusiness ist mehr als eCommerce. eCommerce ist die Umsetzung herkömmlicher Geschäftstätigkeit mit Internet-Technologien
• eBusiness hat den Anspruch, interne und externe Nutzer zusammenzuführen:
• intern (Intranet, B2E Business to Employee, z.B. als Knowledge Management für die Mitarbeiter der NORD/LB),
• im Partnerverbund (Extranet, B2B Business to Business, z.B. in der Zusammenarbeit mit NSGV, LBS u.a.)
• im Außenverhältnis (Internet, B2C Business to Consumer, z.B. Bereitstellung von Informationen und Geschäftstransaktionen für Kunden)
• eBusiness ist inhalts- und prozessgetrieben. Es setzt die Integration unterschiedlichster Technologien und die Anpassung organisatorischer Prozesse voraus
• eBusiness schließt heute Lösungen wie eProcurement, Marktplätze, Collaborative Commerce, eCommunity, CRM, SCM etc. ein
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ECM Technologien: Applikationen mit Infrastruktur verbinden
Source: AIIM 2001 Industry Study
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ECM Technologien: Applikationen mit Infrastruktur verbinden
Basis Idee Nr. 1 Enterprise Content Management
als
integrative Middleware
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ECM Technologien: Applikationen mit Infrastruktur verbinden
Basis Idee Nr. 2 Enterprise Content Management
als
unabhängige Dienstefür alle Anwendungen
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ECM Technologien: Applikationen mit Infrastruktur verbinden
Basis Idee Nr. 3 Enterprise Content Management
als
ein einheitliches, übergreifendesEnterprise Repository
für jeden Informationstyp
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ECM Anwendung Implementationsfragen
• Definition von Metadaten, Richtlinien, Prozeduren• Import, Konvertierung, Migration• Plattformen, Datenbanken, Browser, Client• Desktop Integration, Integration von Anwendungen,
Back Office Integration• Prozess und Workflow Modellierung• Kulturelle Grenzen bei Online vs. Offline Arbeit• Wie werden die Komponenten vernetzt?
(EAI Enterprise Application Integration)
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Bedeutung von e-Business Zwei Architekturen im Wettbewerb
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Bedeutung von e-Business DREI Architekturen im Wettbewerb
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CM als reines Redaktionssystem
Firewall
WebServer
Präsentation
Redaktions-Applikation
InhalteLayoutPublikationsprozess
ContentRepository
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CM als Content Management System
Firewall
Redaktions-Applikation
Nutzungs-Applikation
ContentManagement
WorkflowEngine
Intranet
Server
Application
Server
(eBusiness)
LegacySystems
Content Repository
WebServer
Präsentation
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CM als Enterprise Content-Management-System
Firewall
Portal
InterfaceRedaktions-Applikation
Capture
Fachan-wendung
Groupware-Kommuni-
kation
ERPApplication
Portal
Intranet
Server
Content
Management
Classification
Knowledge
Management
Application
ServerGroupware
ServerERP
Content
RepositoryLegacy Groupware
RepositoryERP
Repository
Enterprise Records Management
(Archivierung)
DMSWorkflow
EA
I
WebServer
Präsentation
eBusiness-Transaktionen
Contentenabled
Contentenabled
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ModulareC/S-
Anwendungen
Web-ServerEngines
Geschlossene "Insel"-Anwendungen
Client
Applikation
DMS
Alle benötigten Anwendungenmüssen in den Clienten und die ECM-Applikation einge-bunden werden
Kein Dienste-Konzept
Häufig fehlende Modularität
Traditionelle monolithische Anwendungen
ECM-Architekturen
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Traditionelle monolithische Anwendungen
Web-ServerEngines
Jukebox
WorkflowDMS
Anwendungen
WorkflowDMS
Anwendungen
Client
ServerDienste
DMS-Repositories
Benutzeroberfläche
Index-DB
ECM alsMaster-Anwendung
ModulareC/S-
Anwendungen
ECM-Architekturen
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Traditionelle monolithische Anwendungen
ModulareC/S-
Anwendungen
Web-Server
Anwendung
Jukebox
Anwendung
Client
ServerDienste
DMS-Repositories
ECMWorkflow
Workflow DMS
Engine
DB
ECM EnablingAnwendung
Engines
• Keine eigenen Clienten• Image- und Document-Management-Enabling von
kommerziellen Anwendungen• Workflow- und Document-Management-Service-
Engines werden in kommerzielle Anwendungen
ECM-Architekturen
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Traditionelle monolithische Anwendungen
ModulareC/S-
Anwendungen
Engines
ServerDienste
DMS-Repositories
BrowserApplet
Jukebox
DMS-Service
Web-Server
Web-Server
ECM-Architekturen
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42
Marktentwicklung Lotus & Dokumentenmanagement
• Lotus bewegt sich mit Domino schon seit längerem von eMail und Groupware in Richtung Dokumenten-Management
• Die Lücke im Bereich KM soll durch den Knowledge Discovery Server geschlossen werden
• In Kombination mit der K-Station wurde kurzfristig als Knowledge Discovery System vermarktet
• Die Portallösung K-Station wird wegen Konkurrenzsituation mit IBM nicht mehr vertrieben
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43
MarktentwicklungKnowledge Discovery Server
• Positionierung im Web Content Management• Jedoch nicht Publishing, sondern mögliche
Anbindung an multiple Datenquellen• Keine Notwendigkeit von Notes/Domino• Strategische Ausrichtung und Abgrenzung in Bezug
auf IBM unklar• Zukünftig wird Lotus nur noch Notes und Domino
als eigene Komponenten anbieten• Andere Produkte, wie der Lotus Workflow werden
unabhängig von Domino angeboten und gehen langfristig in das IBM-Angebot über
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Die Lotus Knowledge-Discovery Architektur
Domino
Directory
Files
HTML
MetricsDB/2
CatalogDB/2
FullText
People.nsf
Work QueueXML Normalization
KDS
CatalogGenerator
Editor
End User
Quelle: Lotus Development
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Marktentwicklung Ursprüngliche Lotus-Produktstrategie
• Domino (als Basis-Plattform; bleibt erhalten)• Domino.doc (als Dokumentenmanagement;
Weiterentwicklung nicht gesichert)• Domino Workflow (eingekauft; wird nicht
weiterverfolgt)• Domino RecordsManager (Archivierung; eingestellt)• Knowledge Discovery Server (Weiterentwicklung
eingeschränkt ohne K-Station)
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Marktentwicklung Microsoft Sharepoint Portal Server
Quelle: Microsoft
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Marktentwicklung Microsoft Sharepoint Portal Server
• Neue Funktionen mit Sharepoint Portal Server:• Edition• Publikation• Web-orientierten Object Management• Ansätze zur automatischen Klassifikation• Personalization
• Kernstück ist das Web Storage System• Workflow• Eingeschränktes Dokumenten-Management
• Keine feldorientierte Suche. Keine Anbindung an relationale Datenbanken
• Check-In/-Out• Versionierung• Rollenbasierte Zugriffsrechte
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Marktentwicklung Positionierung Sharepoint Portal Server
• Wettbewerb zu Web-Publishing-Tools• Als Ablöseprodukt des heutigen Site-Servers zu
sehen, nicht als Ergänzung zu Exchange oder SQL-Server
• Ausrichtung eher in Richtung Web Content Management
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Die Microsoft Knowledge Management Plattform
Geschäftslogik Sicherheit Replikation
Kommunikation Directory AdministrationSystemSystem
Geschäftslogik Sicherheit Replikation
Kommunikation Directory Administration
Geschäftslogik Sicherheit Replikation
Kommunikation Directory AdministrationSystemSystem
Knowledge PortalKnowledge Portal
Knowledge ToolsKnowledge Tools
KnowledgeKnowledgeDesktopDesktop(Client)(Client)
Knowledge PortalKnowledge Portal
Knowledge ToolsKnowledge Tools
KnowledgeKnowledgeDesktopDesktop(Client)(Client)
Telefon PDA Tablet Laptop DesktopMobiler ZugriffMobiler Zugriff Telefon PDA Tablet Laptop DesktopMobiler ZugriffMobiler Zugriff
Outlook, Internet Explorer, Digital Dashboards
Office, Project, Visio
Windows
KnowledgeKnowledgeDiensteDienste(Server)(Server)
Suchen, Liefern, Portal, Suchen, Liefern, Portal, CommunityCommunity
CollaborationCollaboration WorkflowWorkflow Content-Mgmt. AnalyseAnalyse
DokDok..--MgmtMgmt.. E-Learning Skill-Mgmt. BIBIKnowledgeKnowledge
DiensteDienste(Server)(Server)
Suchen, Liefern, Portal, Suchen, Liefern, Portal, CommunityCommunity
CollaborationCollaboration WorkflowWorkflow Content-Mgmt. AnalyseAnalyse
DokDok..--MgmtMgmt.. E-Learning Skill-Mgmt. BIBI
Exchange Server, Exchange Conferencing Server, Mobile Information Server, SharePoint Portal Server,
Content Management Server, Commerce Server, BizTalk Server, SQL Server, sowie Lösungen auf
Basis dieser Produkte von Microsoft und von Partnern
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Marktentwicklung Microsoft
• Offiziell adressiert Microsoft nicht den Dokumenten-Management, Archivierungs- und Workflow-Markt sondern „nur“ Content Management und Knowledge Management
• Abgesehen vom Thema revisionssichere Archivierung kann mit Microsoft Eigenprodukten derzeit fast jede Dokumenten-Management-Funktionalität abgebildet werden
• Der Sharepoint-Portal-Server ist nicht das Ende der Entwicklung. Er zielt auf den WCM-Markt und nicht auf den DM-Markt
• Es wird eine eigenständige Content-Repository-Komponente zukünftig von Microsoft geben (derzeit noch verschiedene Speicherort-Strategien)
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Pharma
Anforderungen an Integration und Enabling• Forschung & Entwicklung• Groupware / Internet• FDA-Beantragungsverfahren • Revisionssichere Archivierung • Kontrollierter Wortschatz / Nomenklatur• Directory Services• Produktion • ERP • CAD
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PharmaÜbersicht
• Problemstellung• Wo kommt Dokumenten-Management zum Einsatz?• Zusammenspiel und Schnittstellen• Dokumente hoher Qualität• Pharmazeutische Sorgfaltspflicht, Zusammenhang mit
entsprechenden Zulassungsbehörden• Anwendungsübergreifendes, internationales
Dokumentenrerieval• Applikationen
• DMS• SAP• FileNET-Archiv• Eigene Dokumentenverwaltungen
• Ergebnis• Vereinheitlichung, DMS-Architektur• Masterindex, kontrollierter Wortschatz• Directory Service
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PharmaArchitekturszenario - IST
FileNET-Archive1 2 3 n. . .
LotusDomino
DMS COMDOK SAP PlanetONE
Base 1
Base n
. . .
ScanCAD OfficeCOLDNotes
TechDocGlobDoc
COMDOK EDI SAP
DVS
Planet SQLSQL-BASE
Referenzierung der Dok-IDÜbergabe der Dokumente
Recherche und Vergabe der IndiziesÜbergabe der Dokumente
TRIP
Browser
. . .
Wf
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PharmaArchitekturszenario - SOLL
DMS SAP
DVS
Masterindex
CADOffice
TechGlob Scan COLDEDI
SAP
EnterpriseDirectoryService
Lotus Notes
Browser
Referenzierung der Dok-IDÜbergabe der Dokumente
DES
DECS(Operative Daten)
Recherche und Vergabe der IndiziesÜbergabe der Dokumente
1 2 3 n. . . FileNET-Archive
LotusDomino
SOP
Wf
KOM
KOM
TRP
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PharmaMasterindex und Nomenklatur
• Masterindex• Obligatorisch für jede Information • Eindeutig• Automatisch und unveränderbar erstellt
• Zusatzinformationen auf Indexdatenbank• Zusatzfelder nicht zwingend erforderlich• Helfen beim Suchen• Sparen Zeit
• Hitlisten• Bauen auf Baisisindex und Zusatzinformationen auf
• Zuständigkeiten• Einmalige Festlegung der Indizes im Projektverlauf• Laufende Pflege von Suchkriterien und
Ordnungsbegriffen
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PharmaDirectory Services
MetaVerzeichnis- Server
MetaVerzeichnis-
Server
Network-Operating-
Systems
Netzwerk-dienste
EnterpriseRessource-Planning
EnterpriseRessource-
Planning
E-MailE-Mail PaBXPABX
z.B. SAP, ...
Abgleich Abgleich
z.B. Windows NT, OS/2, ...
z.B. Lotus NOTES, MS Exchange, ... PABX's ( Private Branch Exchanges ),z.B. Siemens Hicom, Ericsson, ...
ClientClient ClientClient ClientClient
AbgleichAbgleich
NutzungNutzung Nutzung
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PharmaRechtssichere Archivierung
Schlagworte: Änderung HGB AO, GDPdU, elektronische Signatur, Transaktionsarchivierung
Komponenten: Revisionsichere Archivsysteme, recherchierfähige
Speicherformate, qualifizierteSignatur, Archivsystem-Dienste etc.
Anwendererwartung:• Bereitstellung von Software und Hardware, die den
Anforderungen des Gesetzgebers entspricht
• Migrationskonzepte, die die unveränderte und verlustfreie Nutzung von Informationen über die Aufbewahrungsfrist garantieren
• Standardisierte, langlebige Speicherformate
• Lösungen zur Integration der elektronischen Signatur und zur problemlosen Verwaltung von Zertifikaten und Archivierung von elektronisch signierten Dokumenten
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Sparkassen-Standardisierung Ziele des Projekts
• Anforderungen der unterschiedlichsten Anwendungen• Vorgangsmanagementsysteme, Groupware,
Zahlungsverkehr, Kreditanwendungen etc.
• Einsatz für unterschiedlich große, zentrale wie verteilte Organisationen und von kleinen bis großen Instituten
• Lauffähig in unterschiedlichen Anwendungsumgebungen• Client/Server-Systemen unter UNIX, Windows NT und OS/2
sowie in hybriden Systemen mit MVS-Host
• Bereiche mit geringem Archivbedarf wie auch mit hochkapazitiven Speichereinheiten
• Sicherstellung des Informationsaustauschs zwischen verschiedenen Systemen
• Rechtliche Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung
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Sparkassen-Standardisierung Architekturszenario
SIZ-Ablage
Archiv
Ablage - Ebene
Work-flow
Engine
WfMC
Kommu-nikations-service
HTTP
Web-Service
HTTP
Web-Service
SAPohneeigeneAblage
ArchiveLink
SAPmit
eigenerAblage
NotesohneeigeneAblage
Dynam.Dok.-
Manage-mentDMA
Notesmit
eigenerAblage
MVSMVS
Lokali-sierer
Konverter
Konverter Konverter Konverter Konverter Konverter Konverter Konverter Konverter
Index
DB
DB
DB
Index Datenbank(en)
Einheitliche SIZ-Informationsobjekte
AIX SIZ-Ablage
HostAnwendung
Ablage aufdem Host
SIZAblage
Dynam.Doku.-
Managem.
Notesmit und ohne
eigenes Archiv
SAPmit und ohne
eigenes ArchivWorkflow
DataWarehouse
VirtuellerMarktplatz
WWWIntranet
S-VerbundKommuni-
kation
Lokali-sierer
KonverterKonverter ABAPKonverter
TerminalMasterClient
ClientEnabling
Standard-Browser
JAVA-Applet
AnfrageDruckauftrag
HitlisteDaten
AnfrageDruckauftrag
DatenDokumente
HitlisteDatenListen
Dokumente
AnfrageDruck-auftrag
AnfrageDruckauftrag
DatenDokumente
HitlisteDatenListen
Dokumente
AnfrageDruckauftrag
DatenDokumente
HitlisteDatenListenDoku-mente
HitlisteDatenListen
Dokumente
HitlisteDaten
DokumenteListen
AnfrageDruckauftrag
ListenDokumente
AnfrageDruckauftrag
ListenDaten
Dokumente
HitlisteDaten
DokumenteListen
Druckauftrag
AnfrageDruckauftrag
DatenDokumente
HitlisteDatenDoku-menteListen
AnfrageDruckauftrag
DatenDokumente
HitlisteDatenDoku-menteListen
AnfrageDB-
AuszügeDaten
Dokumente
HitlisteDatenDoku-mente
DB-Auszüge
DokumenteDaten
AnfrageDruck-auftrag
DB-Auszüge
DokumenteDaten
HitlisteDB-
Auszüge
AnfrageListenDoku-menteDaten
Steuerdatei
ListenDatenDoku-mente
HitlisteSteuer-
datei
ListenDoku-menteDaten
AnfrageDruck-auftragSteuer-
datei
ListenDatenDoku-menteHitliste
DatenDoku-mente
AnfrageSteuer-
datei
DatenDoku-menteHitlisteSteuer-
datei
DatenDoku-mente
AnfrageDB-
Auszüge
DatenDoku-mente
HitlisteDB-
Auszüge
Anfrage DatenDoku-menteHitliste
DatenDoku-menteAnfrage
DatenDoku-menteHitliste
DatenDoku-mente
ListenDatenDoku-menteHitliste
AnfrageSteuerdatei
ListenDatenDoku-menteHitliste
AnfrageSteuerdatei
S-Verbund
entfernterLokali-sierer
Archiv-system
Index Index
Index
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VerbandZiele des Projektes
• Planung und Realisierung aktueller und künftiger Informationstechniken zur Nutzung im Verband
• Technisch-organisatorische Gesamtlösung• Verwaltung und Zugriff auf Daten und Dokumente
Unabhängig vom Standort und bestehenden Organisationseinheiten
• Effizienter Betrieb und einfache Pflege der Lösung• Integration aller Funktionen in eine einfach zu bedienende
Benutzeroberfläche
• Integration der verschiedenen Bürokommunikationsmodule mit einheitlicher Nutzung
• Kooperatives Bearbeiten von Dokumenten
• Verringerung des Raumbedarfs sowie Optimierung von Transport- und Zugriffszeiten durch elektronische Ablage und Archivierung
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VerbandKommunikationsmodell
Verbands-interneKommunikationBonn Berlin
Neuhardenberg
Brüssel
Verbände
Institute
Landes-banken
VRZ
VerbundKommunikation
Medien
Presse
Politik
andere externeKommunikation
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VerbandTrägerplattform
Betriebssystem• Windows NT 4
Groupwaresystem• Lotus Domino 5
Ablage-/Archivsystem• SIZ-konformes CE-Archivsystem• Client- und Anwendungskomponente: DocAkte
Datenbanksystem• Oracle 8
Standardanwendungen• Office 2000
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VerbandArchitektur
• Einheitliche Oberflächen und Bedienung für allgemeine Bürokommunikations-Funktionen
• Nutzung von Standarddiensten wie Directory Service, Fax, etc.
• Zentrale, dezentrale, lokale und off-line Nutzung der Informationen
• Spezielle Clienten für Sonderfunktionalitäten• Internetfähigkeit durch Nutzung von Browser-Technologien• Trennung von Posteingangs-, strukturierter Ablage mit
Informationsbearbeitungs- und Postausgangs-Funktionalität• Modular erweiterbar• SIZ-Konformität
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VerbandBasislösung
• Einheitlicher Postkorb für den Anwender(Papierpost, E-Mail, Fax)
• Kalendertool• Adreßverwaltung/Ressource-Directory• Informationsforen• Internetrecherche• Dokumentenmanagement und Archivsystem• Indizierung unter Verwendung der Nomenklatur• Elektronische Formularverwaltung• Scannen
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VerbandBasislösung
Client
Anwendungs-Ebene
Ablage-Ebene
Grundanwendungen
Post-Empfang
Standard-Masken
Rund-schreiben
ExterneInforma-
tions-verteilung
Projekt
Archiv-Dienst
Ablage- / DMS-DienstIndex-DB
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VerbandIntegrierte Spezialwendungen
Grundanwendungen Spezialanwendungen
Client-Ebene
Anwendungs-Ebene
Ablage-Ebene
Standard-Masken
Zusatz-Masken
Spezial-und Markt-statistiken
Vertrag
Bibliothek Sitzung
Presse
Recht
VorstandPost-
EmpfangRund-
schreiben
ExterneInforma-tions-
verteilung
Projekt
Archiv-Dienst
Ablage- / DMS-DienstIndex-DB
Spezielanwendungen:• Vermerk-Ablaufsteuerung• Sitzungsdienst• Raumverwaltung• Vorstandsvorlagen• Rundschreiben mit Dokument-Attachement• Kongreßverwaltung• Foren• WWW-Bereitstellung von Unterlagen
auf Basis von Rendition-Management
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Trends 2001
Trends aus Marktsicht
Trends aus Marketingsicht
Trends aus Anbietersicht
Trends aus Produktsicht
Trends aus Beratungssicht
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Markt
• Anwender zurückhaltend mit Kaufentscheidungen für die Produkte „kleiner“ Anbieter. Das Geschäft machen zunehmend die „großen“ Anbieter und die Integratoren
• Im Fokus liegen Themen wie EURO, CRM, EAI, Betriebssystemplattformen oder Web-Content-Management – nicht das traditionelle Dokumentenmanagement
• Aus dem Umfeld von Groupware, Web-Content-Management, ERP und Datenbanken dringen immer mehr Anbieter in den traditionellen DMS-Markt ein
• DRT Document Related Technologies wird immer mehr als Infrastruktur-Komponente begriffen und rückt damit aus der Wahrnehmung der Endanwender heraus
• Die Marktabschätzungen der Analysten haben sich angesichts der Rezession nicht bewahrheitet
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Marketing
• Rechtsfragen wie AO, elektronische Signatur, GDPdU
• Web-Enabling und Portale
• Knowledge Management
• Integration in bestehende Softwareumgebungen
• Enterprise-Content-Management
• E-Mail-Archive
• Branchenlösungen für vertikale Märkte
• Zertifizierung
• Digital Preservation und Langzeitarchivierung
• Wirtschaftlichkeit
• Document Warehouses
• ASP
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Anbieter
• Die Anbieter versuchen sich durch Restrukturierung und Neuaufstellung dem verändernden Markt anzupassen
• Die meisten Anbieter benötigen neben dem Produktgeschäft das Projekt-, Lösungs- und Integrationsgeschäft, da die Lizenzverkäufe das Überleben nicht sichern
• Kooperationen, Firmenzusammenschlüsse und Akquisitionen sollen das nötige Gewicht verleihen, um im Verdrängungs-wettbewerb zu bestehen
• Es steht ein „Shake-out“ der DMS-Branche bevor. Immer mehr Unternehmen haben nicht mehr die finanzielle Kraft im Markt zu expandieren und neue, umfassendere Produkte in gebotener Qualität und zeitgerecht zur Verfügung zu stellen
• Noch nie war so viel qualifiziertes Personal am Markt. Der DRT-Personalmarkt wandelt sich vom Nachfrage- zum Angebotsmarkt
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Produkte
• Neue Produkte als Ergänzung vorhandener Produktlinien. Konsolidierung bisher inkompatibler Komponenten.
• Schwerpunkte der Entwicklung neuer Produkte:• Automatische Klassifikation• Hochleistungserfassungssysteme• Speziallösungen für CRM, E-Mail-Archiv und Fachanwendungen• Anbindung an ERP- und andere Standardprodukte• Personalisierung• Output-Management• Web-Content-Management• Schnittstellen und Konverter für eine vereinfachte Integration• Portale• Universell einsetzbare Repositories für Unternehmensarchive• Integration von Sicherheitskomponenten und Directory-Services• Adhoc-Workflow-Funktionalität und Postkörbe• Multilingualität
• Wechsel auf neue Entwicklungsplattformen (Java, XML)
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Beratung
• Unterschiede zwischen Unternehmens- und Systemberatung verschwimmen:
• DRT-Anbieter und Integratoren dringen in das Consulting-Marktsegment ein
• Consulting-Firmen bieten zunehmend Systemintegration und produktbezogene Beratungsleistungen an
• Produktunabhängige Berater spezialisieren sich auf Projektmanagement, Managementberatung und Organisationsberatung
• „Einzelkämpfer“ und kleinere Beratungshäuser geraten durch DRT-Anbieter und große Consulting- Unternehmen unter Druck
• Die Anforderungen an die fachliche Tiefe der Beratung werden größer, da das Allgemeinwissen um Dokumentenmanagement inzwischen weiter verbreitet ist
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