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Untersuchung der Organisation von Studium und Lehre an der Universität Bielefeld
Bielefeld, 7. Oktober 2010
Birga Stender, Johannes Moes
an der Universität Bielefeld
Hochschulöffentliche Ergebnispräsentation
ZIEL
Projektrahmen und -durchführung
Ergebnisse
� Stärken und Schwächen der Uni Bielefeld im Bereich OSL
� Analyseergebnisse und Handlungsempfehlungen
Organisationskultur und Kommunikation
Aufgabenfelder OSL
Agenda
| 2Ergebnispräsentation zum Projektabschluss, 07.10.2010
Aufgabenfelder OSL
Weiterentwicklung der Organisationsstruktur
� Zusammenfassung der Handlungsempfehlungen
Nächste Schritte
Projektauftrag und Zielstellung
� Auftrag:
Durchführen einer Untersuchung der derzeitigen Organisation von Studium und Lehre (insb. der Studien- und Prüfungsorganisation) an der Universität Bielefeld;Entwicklung von Handlungsempfehlungen und Verbesserungs-potenzialen für die zukünftige Gestaltung dieses Bereiches (Aufgabenverteilung, Prozesse, Struktur)
Zeitraum:11/2009 – 08/2010
| 3Ergebnispräsentation zum Projektabschluss, 07.10.2010
� Reichweite:
beteiligte zentrale Bereiche, Fakultäten
� Zielsetzung:
Entlastung von Lehrenden und Studierenden, Verbesserung der Organisationsleistung in Studium und Lehre sowie der zentralen Unterstützung der Fakultäten, effiziente und effektive Bereitstellung von zentralen Leistungen
Untersuchte Aufgabenfelder im Bereich OSL
Studien-gangs-
management
Zeugnis-& Dok.-erstellung
Prüfungs-verwaltung
Lehrplanung/ Veranstaltungs-Mgt.
Studieninform./Studienberatung
| 4Ergebnispräsentation zum Projektabschluss, 07.10.2010
IT-Infrastruktur (BIS/ Campus Mgt.-System)
Raumvergabe/ Medientechnik
Projektarchitektur
An der Projektdurchführung beteiligt waren:
� die Steuerungsgruppe, die das Projekt strategisch gesteuert unddie Ergebnisse abgenommen hat (Vorsitz: Fr. Lang, Hr. Hellermann)
� der Projektleiter Hr. Roth, der für die universitätsinterne Koordination und die Abstimmung mit HIS zuständig war
� ein Projektteam, das die konkreten Arbeitsphasen vorbereitet hat
| 5Ergebnispräsentation zum Projektabschluss, 07.10.2010
� ein Projektteam, das die konkreten Arbeitsphasen vorbereitet hat
� HIS als externer Partner, der die Durchführung der Organisations-untersuchung übernommen hat (Fr. Stender, Hr. Moes, Fr. Bauer)
Projektstruktur und Phasen
• Aufgaben- und Ressourcenanalyse
• Strukturanalyse
• Prozessanalyse
• Nutzersicht
• Handlungsempfeh-lungen und Reorga-nisationsvorschläge zur Optimierung der Ablauf- und Aufbau-
• Umsetzung der Handlungsempfeh-lungen im Rahmen einer Organisations-entwicklung
• Feinabstimmung (organisatorisch und inhaltlich)
•Strategiegespräch
Vorbereitungs-
phase
Erhebungs-, Analyse-
& Bewertungsphase
Entwicklung
Sollkonzept
Umsetzungsphase
(mögliche 2. Phase)
| 6Ergebnispräsentation zum Projektabschluss, 07.10.2010
01.12.2009-31.05.2010 01.05.2010-31.07.2010 6 Monate
• Nutzersicht
Erhebung in 2 Schritten:
1. Überblicksanalyse (bis Ende 01/10)
2. Vertiefte Analyse(bis Ende 05/10)
Ablauf- und Aufbau-organisation
entwicklung
01.11.2009-31.12.2009
•Strategiegespräch
• Projektauftakt
Projektverlauf
Projektkoordination (Roth/Doht, HIS)
Abstimmung Auftraggeber
Treffen Projektgremien
Information/Projekt-kommunikation
Nov 09 Dez 09 Jan 10 Feb 10 Mrz 10 Apr 10 Mai 10 Juni 10 Juli 10 Aug 10 Sept 10 Okt 10
| 7Ergebnispräsentation zum Projektabschluss, 07.10.2010
Gespräche Überblicksanalyse
Gespräche Vertiefte Analyse
Prozessanalysen
Nutzerforen
Termine Soll-Konzeption
Vertiefte Analyse
Ergebnisdokumentation
� Schriftlicher Projektbericht mit Anlagenteil auf CD-Romendgültige Fassung ist der Universität Bielefeld am 27.09.2010 zugegangen
� Darstellung von � Projektverlauf
� Methodik
| 8Ergebnispräsentation zum Projektabschluss, 07.10.2010
� Analyseergebnissen
� Handlungsempfehlungen
� Zielsetzung
nachvollziehbare Dokumentation der
Projektergebnisse zur universitätsinternen Weiterbearbeitung der Fragestellungen
Handlungsempfehlungen
� insgesamt 72 Handlungs-empfehlungen
� Adressaten: � Hochschulleitung
� zentrale Verwaltung
� Fakultäten
� jeweils in inhaltliche Abschnitte
| 9Ergebnispräsentation zum Projektabschluss, 07.10.2010
� jeweils in inhaltliche Abschnitte eingearbeitet
� am Ende des Berichtes gebündelt
� durchgehende Nummerierung zur besseren Orientierung
Projektrahmen und -durchführung
Ergebnisse
� Stärken und Schwächen der Uni Bielefeld im Bereich OSL
� Analyseergebnisse und Handlungsempfehlungen
Organisationskultur und Kommunikation
Aufgabenfelder OSL
Agenda
| 10Ergebnispräsentation zum Projektabschluss, 07.10.2010
Aufgabenfelder OSL
Weiterentwicklung der Organisationsstruktur
� Zusammenfassung der Handlungsempfehlungen
Nächste Schritte
Stärken der Uni Bielefeld im Bereich OSL
� An der Universität Bielefeld besteht zentral und in den Fakultäten Raum für Suchprozesse und offene Diskussionen bei der angemessenen Organisation des OSL-Bereiches.
� Es besteht der Anspruch zu einer Studienorganisation, die Inter-disziplinarität ermöglicht und den Studierenden Freiheiten lässt. Studierende werden in Diskussionen und Entscheidungen einbezogen.
� Innovative Ideen/Konzepte, z.B. zu Studierbarkeit oder nachfrage-
| 11Ergebnispräsentation zum Projektabschluss, 07.10.2010
� Innovative Ideen/Konzepte, z.B. zu Studierbarkeit oder nachfrage-orientierter Steuerung des Lehrangebotes, wurden entwickelt und genutzt.
� Zentral und in den Fakultäten übernehmen MA mit hoher personen-bezogener Kompetenz, Zusammenhangswissen und viel Engagement wichtige Aufgaben im Bereich OSL.
Schwächen der Uni Bielefeld im Bereich OSL
� Es fehlen Leitlinien dafür, welche Zielsetzungen und Qualitätsansprüche für OSL angestrebt werden sollen.
� Die Studierbarkeit der Studienangebote wird nicht systematisch sichergestellt. Leerstellen liegen v.a. bei fach-/fakultätsübergreifenden Fragen (Überschneidungen, asynchrone Platzvergabe, NF-Studium, Lehrimporte/-exporte).
� Aus Fakultäts- und zentraler Sicht mangelt es wechselseitig an festen
| 12Ergebnispräsentation zum Projektabschluss, 07.10.2010
� Aus Fakultäts- und zentraler Sicht mangelt es wechselseitig an festen Funktions- und Entscheidungsträgern; die Aufgabenwahrnehmung ist an vielen Stellen stark personalisiert
� Gute Ideen/Konzepte werden nicht konsequent umgesetzt.
� eine stark dezentrale Verwaltungsstruktur ist etabliert
� frühzeitig Befassung mit OSL auf zentraler Ebene und Etablierung entsprechender Austausch- und Koordinationsrunden
� viel Kommunikation auf zentraler Ebene, die inzwischen als aufwändig, anstrengend und ineffektiv erlebt wird
� ähnlich gilt auch innerhalb von Fakultäten, dass der Aufwand für
Organisationskultur / Kommunikation -Kernaspekte der Analyse
| 13Ergebnispräsentation zum Projektabschluss, 07.10.2010
� ähnlich gilt auch innerhalb von Fakultäten, dass der Aufwand für Austausch und Kommunikation im Bereich OSL als hoch erlebt wird
� Verhältnis Fakultäten und „Zentrale“ ist von Misstrauen geprägt; unzureichende Kommunikation und Kooperation
� Ziele und Erwartungen der Universitätsleitung wenig sichtbar
» ZV: klare und transparente Einbeziehung der Fakultäten bei der Formulierung von Erwartungen/Anforderungen und der Gestaltung zentraler Unterstützungs- bzw. Koordinationsleistungen
» R: als Hochschulleitung universitätsweite Perspektive deutlicher vertreten und Partikularinteressen gegenüber stellen
» R: Kommunikation klar und offen gestalten; Entscheidungen treffen und Mitgestaltungs- sowie Verhandlungsspielräume benennen
Organisationskultur / Kommunikation –Empfehlungen
| 14Ergebnispräsentation zum Projektabschluss, 07.10.2010
Mitgestaltungs- sowie Verhandlungsspielräume benennen
» ZV: bestehende zentrale Austausch- und Koordinationsrunden überprüfen und, wo möglich, diese durch eindeutige organisatorische Zuordnung von Verantwortung reduzieren
� Studiengangsmgt.: Daueraufgabe, Auswirkungen auf andere Aufgabenfelder
� Veranstaltungsmgt.: stark nachfrageorientiert angelegt; ähnlich durch-geführte Prozesse in betrachteten Fakultäten, Optimierungsbedarf z.B. bei fakultätsübergreifenden Fragen und zentralen Aufgaben/Angeboten; übergreifende Interessen schwach positioniert; wenig Verlässlichkeit
� Prüfungsverwaltung: dezentrale PÄ prägend; viel passiert in den letzten Jahren; gute Situation in Bezug auf Personalausstattung, Technik,
Aufgabenfelder OSL – Kernaspekte Analyse
| 15Ergebnispräsentation zum Projektabschluss, 07.10.2010
Jahren; gute Situation in Bezug auf Personalausstattung, Technik, Vernetzung und Zufriedenheit; hohes Maß an Professionalisierung
� Studieninformation: zentrale Leistung, guter Ist-Stand, Lücke „in der Mitte“ (Module)
� Studienberatung: viele Angebote – viele Anbieter
� IT-Unterstützung: gutes maßgeschneidertes Angebot (ekVV, PV, OBE, Raumvergabe, spezifische Services); hohe Änderungssensibilität in Fakultäten; Schwachstellen Studiengangsmgt. und E-Learning
Aufgabenfelder OSL – Empfehlungen (1)
Studiengangs-management
» Fak.: Folgeaufwand von Entscheidungen bei der (Um-)Gestaltung von Studienangeboten mit bedenken und entsprechende Ressourcen einplanen
» Fak.: Daueraufgabe „Studiengangsmgt.“ absichern
» ZV: diese Unterstützungs- & Koordinationsangebote bei der Bündelung der zentralen Leistungen einbeziehen und erweitern (z.B. um Auswertungsdienstleistungen)
| 16Ergebnispräsentation zum Projektabschluss, 07.10.2010
erweitern (z.B. um Auswertungsdienstleistungen)
Veranstaltungs-management
» Fak./ZV.: Prozessklärungen in den Fak. und zentral weiterführen; Prozessverbesserungen gemeinsam mit Fakultäten festlegen und dezentral / zentral umsetzen
» ZV: zentral wahrgenommene Bestandteile im Prozess erhalten und konsequent umsetzen bzw. weiterentwickeln
» ZV: technische Unterstützung für Planungsprozesse anbieten, E-Learning-Angebote klären
Aufgabenfelder OSL – Empfehlungen (2)
Prüfungs-verwaltung
» Fak.: Zukünftige Herausforderung: Kooperation!
» ZV/Fak.: Prozess weiter modernisieren: Lehrende über Technik direkter einbinden
Studien-information
» ZV: auf Modulebene uniweites Informationsangebot bereitstellen („Moduldatenbank“)
» ZV: Bereitstellung und nutzergruppengerechte Aufbe-
| 17Ergebnispräsentation zum Projektabschluss, 07.10.2010
» ZV: Bereitstellung und nutzergruppengerechte Aufbe-reitung zentral gebündelter Studieninformationen (z.B. für Studieninteressierte, Lehrplanende, Studienberatung)
» ZV: eng abgestimmte inhaltliche (zentraler OSL-Bereich) und technische Umsetzung (BIS)
Studienberatung » Fak./ZV: besser abstimmen; zentrale Koordination durch ZSB denkbar
� Der Bereich OSL liegt zum größten Teil in der Zuständigkeit und Verantwortung der Fakultäten. Inhaltlich verantwortlich ist der Studiendekan/die Studiendekanin.
� In den Fakultäten sind Professionalisierungstendenzen mit entspre-chenden Suchprozessen im Gang. Sie werden v.a. durch neue Aufgaben und Anforderungen sowie durch die gestiegene Komplexität ausgelöst.
Weiterentwicklung Organisationsstruktur –Kernaspekte der Analyse
| 18Ergebnispräsentation zum Projektabschluss, 07.10.2010
ausgelöst.
� Von zentraler Seite besteht ein Interesse an der Professionalisierung der Fakultäten im Bereich OSL.
� Zentral besteht ebenfalls die Anforderung zu stärkerer Professionali-sierung. Das Schaffen entsprechender Funktionen und eine organisa-torische Klärung wurden bisher zurückgestellt – dies erscheint jetzt „überfällig“.
Organisationsformen der 6 untersuchten Fakultäten für Veranstaltungsmanagement
EW:Ref. StD
+ AG-Sprecher (WiMi) + Sekretariate (eKVV) + Verw.-MA (Räume)
+ LeKo
Bio:Akad. Rat (StD)
+ Sekretärin (eKVV) + WiMi Praktikum
LiLi:WHK eKVV
+ Lehrkoordinat. Fächer + Akad. MA (StD)
+ LeKo
| 19Ergebnispräsentation zum Projektabschluss, 07.10.2010
TechFak:Sekretärin (eKVV)
Mathe:3 Akad. MA
(StD+ Didaktik
+ Tutorien, Räume)
WiWi:mehrere SHK (Stud.
Stdber.) + WHK (Ass. StD)
Kriterienorientierte Einschätzung der Organisationsformen der Fakultäten
KontinuitätIst die Aufgabenwahrnehmung dauerhaft gesichert, so dass Erfahrungs-wissen (z.B. über Abläufe und frühere Überlegungen) nicht verloren geht?
Erreichbar-keit
Sind die zuständigen Personen insb. für Studierende und Lehrende gut erreichbar?
Vertretung Ist die Vertretung bei Urlaub und Krankheit sichergestellt?
Fachlicher Bezug
Haben die zuständigen Personen einen für ihren Aufgabenbereich passenden Bezug zu Fächern und Studiengängen der Fakultät?
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Bezug passenden Bezug zu Fächern und Studiengängen der Fakultät?
Eskalations-wege
Ist klar definiert, mit Hilfe welcher Schritte Probleme und Konfliktfälle bearbeitet werden und wie Entscheidungen herbeigeführt werden?
Finanzieller Aufwand
Wie groß ist der finanzielle Aufwand für die genutzte Organisationsform? Ist er der Größe und Komplexität der Fakultät angemessen?
Spezifisches
Welche Besonderheiten sind in der jeweiligen Fakultät bei der Orga-nisation zu beachten (z.B. geplante Änderung der Organisationsform durch Ausscheiden von Akteuren oder Änderung der Finanzierungs-grundlagen)?
» Fak.: feste Funktionsträger/-innen in den Fakultäten aufbauen (für Studiengangsmanagement, Veranstaltungsmanagement und Raumvergabe); zentral moderierte Vernetzung herstellen
» Fak.: in den Fakultäten den Bereich OSL weiter professionalisieren (passend zu Größe und curricularen Anforderungen)
» ZV: dafür zentral Unterstützung und ggf. inhaltliche Beratung bei der Umsetzung in den Fakultäten anbieten
Weiterentwicklung der Organisationsstruktur – Empfehlungen
| 21Ergebnispräsentation zum Projektabschluss, 07.10.2010
Umsetzung in den Fakultäten anbieten
» R: Entscheidung für die künftige Organisation auf zentraler Ebene zur Unterstützung im Bereich OSL treffen und möglichst zügig umsetzen; inhaltlich klare Beauftragung durch das Rektorat
Optionen für die OSL-Organisation in den Fakultäten
Neue Stellen mit Funktionsschwerpunkt im OSL-Bereich
z.B. „Referent/-in oder Assistent/-in des Studiendekans“ oder „Lehr- und Studien-koordinator/-in“ der Fakultät
„Studiendekanat“ Auf Fakultätsebene Aufgaben und personelle Ressourcen insb. für Studiengangs- und Veranstaltungsmanagement bündeln, z.B. mit „zentralen“ Studiengangskoordinator(inn)en
| 22Ergebnispräsentation zum Projektabschluss, 07.10.2010
„zentralen“ Studiengangskoordinator(inn)en
Studienbüro studierendennahe OSL-Angebote organisato-risch bündeln (z.B. Veranstaltungsmanage-ment, Prüfungsamt, Studienberatung)
Fakultätsübergreifende Kooperation
z.B. Modellversuch Prüfungsämter, denkbar auch für Veranstaltungsmanagement„ähnlicher“ Fakultäten
Aufgabenbündelung in den
Fakultäten
Raummanagement
Studiengangsmanagement
Vorschläge zur Aufgabenbündelung
Zentrale Aufgabenbündelung
Studiengangsmanagement
Veranstaltungsmanagement
Prüfungsverwaltung
| 23Ergebnispräsentation zum Projektabschluss, 07.10.2010
Veranstaltungsmanagement
Studienberatung
Prüfungsverwaltung
Studieninformation
Raummanagement
IT-Unterstützung Campus Mgt.
Allg. StudienberatungLegende:
neue Funktionen„Studiendekanat“Studienbüro
Optionen für die zentrale OSL-Organisation
Prozessklärung
+ Koordination
Neue Linien-
Abteilung in ZV
Zentrales
OSL-Team
| 24Ergebnispräsentation zum Projektabschluss, 07.10.2010
Merkmale:
� Prozessdefinition/Schnitt-stellenklärung
� eine Koordinationsstelle
Einschätzung:
� nah am Status quo
� Wenig Reibung, wenig Entlastung
� nicht ausreichend f. Fak.
Merkmale:
� neue Abt. in Dez. I/II
� Einheit der ZV
Einschätzung:
� vertraute Organisationsform
� evtl. schwer zu realisieren
� Schnittstellen bleiben tw. bestehen
Merkmale:
� neue starke Einheit, An-bindung an Rektorat
� beteiligte MA bündeln
� Beraterkreis Fak./„ZfL“
Einschätzung:
� starke Veränderung
� gute Sichtbarkeit für Fak.
� Erfolgsfaktor Personal!
Zusammenfassung Handlungsempfehlungen
» gezielter Ausbau der Stärken von interdisziplinären Studien-möglichkeiten und nachfrageorientiertem Lehrveranstaltungs-management
» über zentrale Organisation im OSL-Bereich entscheiden
» mit den Fakultäten weitere Professionalisierungsmöglichkeiten im OSL-Bereich beraten und vereinbaren
» Interdependenzen zwischen den OSL-Aufgabenfeldern und
| 25Ergebnispräsentation zum Projektabschluss, 07.10.2010
» Interdependenzen zwischen den OSL-Aufgabenfeldern und Interferenzen zwischen verschiedenen Verfahren in den Fakultäten bei Veränderungen einbeziehen
Projektrahmen und -durchführung
Ergebnisse
� Stärken und Schwächen der Uni Bielefeld im Bereich OSL
� Analyseergebnisse und Handlungsempfehlungen
Organisationskultur und Kommunikation
Aufgabenfelder OSL
Agenda
| 26Ergebnispräsentation zum Projektabschluss, 07.10.2010
Aufgabenfelder OSL
Weiterentwicklung der Organisationsstruktur
� Zusammenfassung der Handlungsempfehlungen
Nächste Schritte
Nächste Schritte
Nach der umfangreichen Analyse liegt jetzt die – erfahrungsgemäß eher aufwändigere –Umsetzungsphase von Ihnen!
Hinweise dafür:
� Alle Fakultäten ins Boot nehmen!
Umset-
zung?
Analyse
ZIEL
| 27Ergebnispräsentation zum Projektabschluss, 07.10.2010
� Zusammenhänge zwischen Aktivitäten und Projekten schaffen
� Grundlegende Entscheidungen zügig treffen und vor diesem Rahmen mit den Beteiligten weiter ausgestalten
� Proberäume/Experimentierfelder schaffen, Erfahrungen auswerten und nachsteuern (Pilotbereiche, Evaluation)
� Umsetzung braucht Form, Zeit und Raum für Veränderungen
Für weitere Information und Nachfragen…
� Projektbericht im Intranet abrufbar unter: www.uni-bielefeld.de/osl
� Ansprechpartner bei Rückfragen:
Bastian Doht, Dez. I
bastian.doht@uni-bielefeld.de
| 28Ergebnispräsentation zum Projektabschluss, 07.10.2010
bastian.doht@uni-bielefeld.de
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