bmLeistung 2016

b&m Informatik GmbHGeschäftshaus Dorf 389044 Wald AR071 878 60 00www.bm-informatik.chInfo@bm-informatik.ch

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Benutzerverwaltung

1 = Passwort ändern 2 = Daten- Import, Export von Vorerfassung 3 = Menü Wartung 4 = Grundeinstellungen 5 = Benutzer-Eigenschaften 6 = Neuer Benutzer erfassen 7 = Benutzer löschen 8 = Programm-Darstellung 9 = Fernwartung

Benutzer können jederzeit gelöscht werden. Auf den Datenbestand hat das keinen Einfluss.

Auch Sitzungszimmer können als Benutzer erfasst werden. In der Agenda sind sie anschliessend planbar.

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Benutzer-Eigenschaften, mutieren

1 = Name Vorname des Benutzers 2 = Schnellzuteilung 3 = Einstiegspasswort 4 = Berechtigung übernehmen 5 = Benachrichtigung

Mit der Leerschlagtaste kann man einzelne Berechtigungen wechseln (rot/grün).

Mit dem roten Button „Zauberstab“ ändert man den Namen eines Benutzers.

Oben im Suchfeld kann man einen Suchbegriff, z.B. Agenda eingeben.

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Agenda

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Firmen-, Abteilungsauswahl

1 = Freischaltbutton 2 = Neue Firma (Mandant eröffnen) 3 = Firma entfernen 4 = In die Firmendaten 5 = gelöschte Firmen anzeigen

Löscht man „aus Versehen“ eine Firma (Mandant), werden keine Daten gelöscht. Die gelöschte Firma oder Abteilung kann wiederhergestellt werden.Klicken Sie dazu zuerst den Freischaltbutton 1 und klicken dann das Markierfeld 5.

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Firmendaten bearbeiten

1 = Branche (Auswahl Leistungsarten) Sobald Buchungen existieren, kann und darf die Branche nicht mehr geändert werden.

2 = Wenn sich Firmen den Adressbestand teilen, können diese Markierfelder gesetzt werden. In der Regel sind diese gesetzt.

3 = In diesen Ordner legt bmLeistung die Word- Fakturen ab. Jede Firma kann einen eigenen Ordner haben.

4 = Beachten Sie auch die Möglichkeit Zutritts- berechtigungen vergeben zu können.

Wichtig, ändern Sie die Branche nicht mehr wenn schon Leistungen erfasst wurden.

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Hauptmenü

1 = Mitarbeiter erfassen, mutieren 2 = Verschiedene Erfassmöglichkeiten 3 = Mehrfach Projekt 4 = Adressen und Projekte 5 = Projekte 6 = Hauptdruckmenü 7 = Diverse Einstellungen 8 = Agenda, Firmenplaner Notizen 9 = Pendenzen Mail und Favoriten 10 = Automatischer Programmeinstieg 11 = Tagesinformation Geburtstag etc.

Mit dem Button 10 automatisiert man den Programmeinstieg. Ein Rechtsklick löscht den automatischen Einstieg

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Adressverwaltung

1 = Link auf E-Mail und Webseite 2 = Kundennummer 3 = Briefanrede 4 = Versandsperre 5 = Projekte dieses Kunden 6 = Umbenennen eines Suchcodes 7 = Ins Druckmenü 8 = Diese Adresse drucken 9 = Adresse importieren 10 = Angaben für die Fristenkontrolle 11 = Undelete-Funktionen 12 = Ansprechpartner 13 = Kundendatenbank 14 = Dokumente dieses Mandanten

Mit dem „Zauberstab“ siehe Button 6, werden Suchcodes geändert

Es ist auch möglich Vcards einzulesen. Beachten Sie auch die Funktion Online aktualisieren. Dazu muss der Kunde in local.ch unter der Telefonnummer 1 eingetragen sein.

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Adressverwaltung drucken

Mit der Funktion Codierung oder Selektionsliste kann man eine ganz bestimmte Adress-Gruppe selektieren.

Start UND alle Bedingungen müssen zutreffen.

Start ODER, mindestens ein Codierfeld muss markiert sein und zutreffen.

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Projekte bearbeiten

1 = Mandant (Treuhand, Revisionsstelle) 2 = Suchcode ändern 3 = Projektstopp 4 = Auslandkunden ohne MWST 5 = Buchungen auf diesem Projekt 6 = Unterprojekte 7 = Gelöschte Projekte anzeigen 8 = Internes Projekt nur codierte LA verwendbar 9 = Mandatsleiter dieses Projektes 10 = Projekt-Liste drucken 11 = Fixe Honorare definieren

Leistungen werden immer auf Projekte rapportiert. Projekte selber sind jeweils mit einer Adresse verknüpft. Eine Adresse kann beliebig viele Projekte besitzen.

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Unterprojekte

Damit in den Projekten das Menü Unterprojekte erscheint, muss im Menü Branche die entsprechende Aktivierung gemacht werden.

Der Umgang mit der Budgetierung und den Unterprojekten bedarf spezieller Kenntnisse. Lassen Sie sich besser beraten.

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Diverse Einstellungen

1 = Planer-Menü 2 = Leistungsgruppen 3 = Leistungsarten 4 = BESR Definitionen 5 = Zeitachse Prozentualer Spesenanteil 6 = Telefonanwahl definieren (TAPI)

In den Projekten unter Ansätze, lässt sich ein prozentualer Spesenanteil aktivieren. Siehe auch Punkt 5.

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Leistungsarten (LA)

1 = Leistungsart umbenennen 2 = Übersicht 3 = Std. Spesen LA 4 = In die Gruppendefinition 5 = Einheit 6 = MWST-Code mit Zeitachse 7 = Codierung (siehe auch Planer) 8 = Undelete (löschen rückgängig) 9 = Leistungsarten verbergen 10 = Budget-Leistungsart 11 = Leistungsarten-Katalog drucken 12 = Akonto-Leistungsart 13 = Erweiterte Leistungsart-Einstellungen 14 = Leistungsart abhängige Ansätze

Interne Leistungsarten werden codiert. Siehe Punkt 7. Nummern < 50 sind für Abwesenheiten > 50 für interne Arbeiten.

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Erfassen

1 = Mitarbeiter, Datum, Mandant, Projekt 2 = Stoppuhr 3 = Leistungsart (Eingabe 200 oder Steuer...) 4 = Uhrzeit von bis 5 = Erweiteter Buchungstext 6 = verbuchen 7 = Erfass-Journal

Versuchen Sie einmal ohne Maus zu arbeiten. Das geht ganz einfach.

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Tagesrapport

1 = Eingabezeile 2 = Datum via Kalender eingeben 3 = Tagestotal 4 = Buchung mutieren Doppelklick auch möglich 5 = Ins Hauptjournal

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Präsenzzeitkontrolle (Stempeluhr)

Findet bmLeistung in der Mitarbeiterauswertung an einem Tag Stempeleinträge aus dieser Präsenzzeitliste, werden die Stunden an dem Tag daraus ermittelt. Andernfalls wird die Ist-Zeit anhand der Erfassungen ermittelt.

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Mehrfach Projekt

1 = Kontext Menü (rechte Maustaste) 2 = Neues Projekt anfügen

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Erfassung fixe Honorare im Projekt

Im Buchungstext oder bei den Mengen, sind Platzhalter für das Jahr zugelassen:@jahr@jahr+1@jahr-1

Im Hauptmenü Fixe Honorare, kann man Listen ausdrucken.

1 = Änderungsmodus Ein/Aus 2 = Neuer Eintrag erstellen 3 = Eintrag löschen

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Fixe Honorare

1 = Stichdatum 2 = Fixe Honorare verbuchen 3 = Listenauswahl 4 = Word-Faktura 5 = Listen-Ausgabe starten 6 = Einen Verbuchungslauf stornieren 7 = In die Projektverwaltung

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In den Projekten werden die Fixen Honorare eingetragen.

Im Buchungstext der fixen Honorare kann man mit Variabeln @jahr etc. arbeiten.

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Planer

1 = Symbole gem. Planercode-Tabelle 2 = Mitarbeiter scrollen 3 = Planereinträge drucken 4 = Datum eingeben (Juli, heute etc. möglich)

Planereintragungen werden mit einem Rechtsklick mutiert!

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Agenda

1 = Wochentag anklickbar 2 = Agendaeintrag 3 = Mitarbeiterauswahl 4 = Datumeingabe (heute etc. auch möglich) 5 = Agenda durchsuchen, Daueralarme etc.

Diese Agenda ist netzwerkfähig, d.h. somit Mitarbeiterübergreifend anwendbar

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Login Tool

1 = Mögliche Zugänge 2 = Zugang definieren

Stern(*) = KommentarRUN http://www.....{TAB} = Tablulator{ENTER} = Enter

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To-Do-Liste

Der Zugang auf Exchange-Server ist nicht möglich.

Im Button @ definieren Sie Ihren E-Mail-Account und geben an, welche Ordner mit aufgenommen werden sollen.

Man kann mit Symbol [+] eigene Einträge erstellen.

Unten links kann die To-Do-Liste anderer Mitarbeiter gezeigt werden.

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Mailsystem 1 = Mail schreiben oder beantworten 2 = Posteingang drucken 3 = Erhaltene Mails 4 = vom Empfänger noch nicht gelesen

Eine gute Alternative zum Telefon

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Dokumentenverwaltung

1 = Clear (löscht alle Eingaben) 2 = Vorlage 3 = Link zur Adresse 4 = Betreff, Suchbegriff 5 = Zum Dokumenten Import 6 = Erstellt das Dokument in Word 7 = Ins Vorlagenmenü 8 = Netzwerkscanner

Man kann auch anstelle der Adresse einen Kontakt angeben.

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Dokumentenvorlagen

1 = Bezeichung der Vorlage 2 = Schnellstartsymbol 3 = Vorlage öffnen oder Ordner öffnen 4 = Hilfe zu möglichen Textmarken 5 = Eine Vorlage zuordnen 6 = Befehle

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Gescannte Dokumente zuteilen

1 = Dokument löschen 2 = Einstellungen 3 = ok Dokument einlesen 4 = PDF-Vorschau

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Hauptdruckmenü Auswertungen

1 = Ausgabenmedium 2 = Mitarbeiter und Zeitbereich 3 = Journal Optionen 4 = Mitarbeiterauswertungen 5 = Einstellungen speichern 6 = Spesenabrechnung 7 = Präsenzzeit (Stempeluhr)

Das Symbol mit der Palme, druckt das Mitarbeiterblatt.Darauf ersichtlich sind Stunden,Überzeit und die Ferienkontrolle.

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Auswertungen Projekte

1 = Ausgabemedium 2 = Projektübersicht 3 = Angefangene Arbeiten 4 = Einzelprojektübersicht 5 = Debitoren-, Fakturaliste 6 = Gestoppte Projekte ausblenden

Gestoppte und interne Projekte können mit Markierfeld 6 ausge-blendet werden.

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Fakturation

1 = Ausgabemedium, Anzahl Ausdrucke 2 = Probedruck / Definitive Faktura 3 = Fakturavorschlag auslösen 4 = Word-Faktura 5 = Einzahlungsschein 6 = Fakturadatum 7 = Buchungen bis Stichdatum 8 = Zu-, Abschlag vorab verbuchen 9 = Akontofaktura erstellen

Akonto-Fakturen erstellt man überden Button Akonto oder man bucht diese ein.Dabei verwendet man die Leistungsart Akonto welche entsprechend markiert ist und erfasst den Betrag negativ.

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Kiss (Kunden-Informations-System)

1 = Projekt (Kunde) 2 = Filterbegriff 3 = Verrechnete Positionen 4 = Debitoren, Fakturen 5 = Öffnen einer Faktura

Alles auf einen Blick

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bmTree (Baumstruktur)

1 = Projekt (Kunde) 2 = Adresse 3 = Dokumente in der Dok-Verwaltung 4 = Projekte 5 = Fakturen, Zahlungen 6 = Buchungen

Mit Doppelklick auf ein Objektöffnet man dessen Link

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Akonto-Faktura erstellen

1 = Neue Akonto erstellen 2 = Mitarbeiter und Projekt auswählen 3 = Nettobetrag eingeben 4 = Zahlstelle 5 = Faktura auslösen 6 = Leistungsart auswählen

Alle gelben Zellen müssen ausgefüllt werden bei der Neuerstellung!

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Zahlungseingang erfassen, Zahlungs-File einlesen

1 = Mandant 2 = Zahlstelle 3 = Datum, Projekt, Fakt.Nr. 4 = Sollbetrag 5 = Istbetrag 6 = Zahlung auslösen 7 = Zahlung stornieren 8 = DTA-File einlesen

Im Menü diverses Einstellungen werden die Zahlstellen verwaltet.

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Fristenkontrolle

1 = Kunde (Fristprojekt) 2 = Auftraggeber z.B. EStV 3 = Fristart 4 = Auftrag drucken 5 = Packzettel für Dossier 6 = Fristprojekt löschen 7 = Fristprojekt mutieren 8 = Neues Fristprojekt erstellen 9 = Fristarten mutieren 10 = Diverse Eingrenzungen

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Archivverwaltung

Die zu archivierenden Unterlagen, werden in bmLeistung erfasst und mit einer entsprechenden Etikette versehen, welche direkt aus der Archivverwaltung gedruckt werden kann. Das Auffinden von Unterlagen, die Pflege und Entsorgung wird damit sehr vereinfacht.