Christine Backhaus, Diplom-Psychologin

Checkliste „Management von Veränderungsprojekten“

ErkenntnissevonChristineBackhaus,Management-Consultant,auseinemgroßenChange-Management-Projekt:amBeispielderEinführungProzessorientierterProduktionbeieinemWeltmarktführer

DasProjektwarnachdemsogenannten"Empowerment"-Ansatzgestaltet,derdavonausgeht,dassdieMitarbeiterselbstdieExpertensindunddemnachaktivinVeränderungsaufgaben/Projekteeinbezogenwerdenmüssen,wasinmanchenFirmenimmernocheinemKulturwandelgleichkommt.

DieseChecklisteistdasErgebnisvonProjektlernen.Siekannergänztundgeändertwerden.

Was? Wie?(exemplarischesVorgehen–bitteimmerindividuellaufPassungüberprüfen!)

Wer? ü

AwarenessschaffenfürVeränderungCommitmentderFührungsmannschaftdesganzenUnternehmensbe-reicheszumVeränderungsprozessherstellen

1 VisiondesBereicheszurVisionallermachen.MitmachenistPflicht!BSC(strategisch)desBereichesàhiermussderBereichsleiterabgeleiteteErwartungenanFührungskräfteundMitarbeiterexplizitbenennen.

2 NotwendigkeitvonVeränderungherausarbeiten.(WeshalbistProzessorientierungindemBereichinZukunft(überlebens-)notwendig?DieFragemussantizipiertbeantwortetwerden:WeshalbsollichetwasinmeinemBereichändern,wennanderswoetwasnichtoptimalläuft?)

3 Vision/Zieleder(Teil-)ProjektedarstellenundandieFührungsmannschaftkommunizieren.

4 Herausarbeiten,wiedieZielederTeilprojektemitdenGesamtzielendesUnternehmensbereicheszusammenhängen(AbhängigkeitenundZusammenhängedarstellen).VerkettungvonEinzelschrittenunterBerücksichtigungderGesamtziele.

5 Wichtig:Solangeaktivnachfragen,bisvonALLENverstanden.Ggf."Übersetzer"einbinden

6 Herausstellen,dassesnurimerstenSchrittumdieOptimierungeines(Unternehmens-)Teilbereichesgeht.

7 Anregungen,DiskussionenübermöglicheStolpersteinevonAnfanganaufnehmen,dokumentierenundbearbeiten.Fragenzeitnahbeantworten.

8 MöglicheWiderständeernstnehmenoderÄngstevorsichveränderndenStrukturen/Rollenbesprechen(ggf.imVier-Augen-Gespräch).Proaktivansprechen,wiediesesichverändernkönnen(Szenarien).

9 Schnittstellenpartner/Kundeneinbeziehen.Frühzeitigaufzeigen,welcheVeränderungen(z.B.Systemanpassung)sichggf.fürihreBereicheergeben.Kundenmitgestaltenlassen.

10 Wichtig:ErfahrungenausanderenUnternehmens-BereichenzuähnlichenThemenaufnehmenundverarbeiten(z.B.Fertigungsinseln).

11 Würdigen,dassesdieseErfahrungengibt.

12 Herausarbeiten,dassBeitragzumProjektdiegesamteFertigungoptimiert.(Einflüsseantizipieren)

13 Projektlernenetablieren.Fragen,wasdieErkenntnissefürdieFührungsmannschaftbedeuten.

14 AnforderungenanFühreninVeränderungsprozessenableiten.Ggf.Qualifizierungsbedarfeableiten.

Projektplanungs-phase

15 Sicherstellen,dassProjektleitermitBefugnissen(MA/Zeit/Geld)ausgestattetist(AuftragsklärungmitdemAuftraggeber!).

16 StraffeProjektorganisationaufsetzen;ggf.Logistik/SteuerungundPlanungalsTeilprojekt.

17 Erarbeiten,welcheThemenblöckedasProjektbraucht.

18 WelcheKompetenzwirdfürwelchesProjektthemabenötigt(menschlich/fachlich)?WerkannwomiteinenBeitragzumProjekterfolgleisten?

19 ZielefürTeilprojektebenennen,dokumentierenundabgleichen,obvonTeilprojektleiternverstandenundalserreichbarbewertet.CommitmentzuTeilzielenherstellen;Bedenkenvorabdiskutieren.

20 DokumentationvonAufgabenundRollendesProjektleiters,Teilprojektleiters,Steuerkreisetc.(wer/was/wozu/wasanwenzuberichten).

21 Ressourcen/KapazitätenderProjektmitgliedervorabeinholenundabgleichen.

22 Leitplanken/GestaltungsspielräumefürProjekterarbeitenundanTeilprojektleiterundBeteiligtekundengerechtkommunizieren(z.B.Budget/Kennzahlen/Flächennutzung/Systemanforderungen/Manpower).

Kick-off 23 MitarbeiterbereitsinPlanungsphaseinvolvierenundzumGestaltenderFreiräumeeinladen.TrainingsinputzuProzessorientierung(wasistdaranandersalsanunserenheutigenAbläufen?)selbsterarbeitenlassendurch:Ist-AnalysedeseigenenBereiches/WelchesOptimierungspotentialbesteht?WasheißtProzessorientierungganzkonkretbeiuns?

24 ZieledesProjektesverständlichkommunizierenunddadurchProblembewusstseinerzeugen.

25 BreiteKommunikationzumProjekt(einfachundprägnant).

26 100%-Lösungenbenennen,aberErreichenvonMeilensteinenals80%-Lösungenauchakzeptieren.RahmenbedingungenfürUmsetzungbeachten.

Umsetzungsphase 27 ProjektleitertreibtdasProjektaktiv(Energie),trägtVerantwortungfürProjekterfolg,istsichseinerRollebewusst.

28 ProjektleitercontrolltteilprojektübergreifendeOPL,indienurdiewichtigstenAktivitätenaufgenommenwerden.

29 OPL-Themen„StrategieUnternehmens-Bereichgesamt“vonOPL„Projekt“deutlichseparieren,dabeimarkieren,woZusammenhängeundSynergiensind.àVisualisierung

30 TeilprojektleiterkommunizierenGesamt-undTeilzieleanalle,dieinihremTPmitarbeiten,auchanMitarbeiter,diespäterintegriertwerdenundsog.Zuarbeiter.Verständnisabfragen.Wissensvorsprungausgleichen.

31 DieFührungskräftetragenUmsetzungsverantwortungfürihrenBereich(Bsp.SegmentLeiter/Produktionsmeister).

32 DieMitarbeitergestaltenihrenBereich,werdenaktivindieProjektstruktureinbezogen(bereitsinPlanungsphase)à MitarbeitersindExperten.DieFührungskräfteinformierenihreMitarbeiterüberdenProjektstand(übergreifendeThemen).DieMitarbeiterderInselausdenTP(je1)informierenihreKollegenundnehmenderenAnregungenmitinsTP.

Steuerkreismeeting 33 Kurzberichte:z.B.zumStandTeilProjektebzgl.Zielerreichung.StandProjektgesamt(PLgibtKurzberichtmitdenkritischenPunkten).ControllingderZielerreichung.Problemeoffenbenennen/aktivnachfragenundUrsachenanalysebetreiben/Maßnahmenfestlegen,dokumentierenundumsetzen.Erfolgefeiern.Herausheben,wennetwasbesondersgutklappt.Meetingsmindestensmonatlich.

34 EinfachesAmpelsystemvisualisiertaufeinenBlickdenStanddesProjektes/derTeilprojekte.

35 WennZielerreichungnichtmöglich,rechtzeitigerAustauschundKorrekturdesProjektplanes(Inhalte/ZeitplanunddirekteKommunikationanalleBeteiligten.

36 WennÄnderungeninderProjektstruktur/KommunikationnotwendigàInformationanBeteiligte.Rolle/Auftrag/BefugnissevonneuenProjektmitarbeiternanallekommunizieren.

AnforderungenanSystem

37 EinKoordinatorundTreiberfüralleSystem-Themen(hatexplizitVerantwortungfürSystemanpassungenimProjekt),arbeitetteilprojektübergreifend.

Projekt-undFührungskulturdesUnternehmens-bereiches

38 Fachchinesischgibtesnicht.Aktives,konstruktivesNachfragenbeiUnverständnisistgewünscht.JederExpertesprichtdieSprache,diekonstruktivenAustauschuntereinanderermöglicht.Ggf.Logoeinführenfür„Habeichvollverstanden“oder„HierhabeichVerständnisschwierigkeiten“.NimmtÄngste,"sichzublamieren..

39 ProjektlernenwirdalsChancegesehen.KonstruktiveBeiträgewerdenernstgenommen.Erfolgebenannt.

40 ErgebnissedesProjektlernenswerdenUnternehmensbereichs-weitzurVerfügunggestellt(Ordneristallenbekannt).

41 VeränderteRollederFührungskraft(MeisterderFertigungsinsel)wirdkommuniziert(gemeinsamesLernen;AbleitenvonAnforderungenanFührungskräftedesBereiches!).CoachtheCoach.ErfahrungslernenmitanderenMeisternetablieren.

42 ErfahrungenandererUN-Bereichewerdenaktivgenutztunddokumentiert(nurdiewichtigstenErkenntnisse).AblagefüralleinzugänglichenOrdner.

IchwünscheIhnenfürIhreProjekte,egal,obberuflichoderprivat,vielFreudeundErfolg.

HerzlicheGrüße

Ihre

PS:MeldenSiesichaufitunesinmeinempodcastan#MACKENFREIKarriere&BeziehungimDialogan.

Siedürfengespanntsein,wassichhierindernächstenZeittunwird.

Ichfreuemichdarauf,Siehierzusehen.