Post on 17-Sep-2018
Das neue Arbeiten Arbeitsplatz der Zukunft, ELAK 2.0,
elektronischer Dienstleister
Wien, 3. Juni 2014
ELAK – Was haben wir erreicht?
Elektronischer Akt ist das Original – Papier lediglich
eine temporäre Kopie
durchgängig elektronische Abläufe auf allen
Arbeitsplätzen der Bundesministerien
Vereinfachung und Beschleunigung (15 % im
Schnitt) der Geschäftsfallbearbeitung
Dokumentenmanagement für alle MitarbeiterInnen
Organisationsentwicklung durch neue Möglichkeiten
des Informationsmanagements (pull statt push – zeit-
und ortsunabhängiger Zugang)
Mobile Arbeitsplätze inkl. Teleworking
Papierreduktion (bis zu 50%)
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über 10 Jahre
ELAK
in der
öffentlichen
Verwaltung
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…und das digitale Leben findet statt?
über 1 Mrd Facebook User, davon über 400 Mio ständig aktiv
ca. 30.985 Mrd Logins seit Beginn des Jahres (sBJ)
2,5 Mrd Internetuser, jeden Tag kommen ca. 218.000 dazu
95 Mio Tweets pro Tag auf Twitter, 14.718 Mrd sBJ
ca 5 Mrd Handybesitzer, aber nur 4,2 Mrd besitzen eine Zahnbürste
seit Beginn des Jahres wurden ca. 49.865 Mrd. eMails verschickt,
2,9 Mrd Suchabfragen auf Google pro Tag, 447.215 Mrd sBJ
50 Mrd Dinge werden 2020 durch Internet gesteuert (Internet der Dinge – Einschätzung Cisco – 2013 sind es bereits 15 Mrd)
Alle 15 sec entsteht ein neuer bösartiger Code, seit Beginn des Jahres ca. 891.506
In D ca. 156.000 Fälle von Identitätsdiebstahl seit Beginn des Jahres
Quelle: http://de.globometer.com/internet.php
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Homo connectus - always connected
;-)
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mp
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…das Tempo steigt!!
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50 Millionen Nutzer in …
100 Millionen Nutzer in …
1 Million iPhones in …
3 Tagen
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Was passiert pro Minute im Netz?
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….digitaler Wachstum in einer
Dekade!
Bern - Ledinger | 26.06.2014
1 Exabyte = 1018 oder 1 Mrd Gigabyte
2005 2010 2015 Nach IDC 2012
130 EXABYTE
1227 EXABYTE
7910 EXABYTE
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Bern - Ledinger | 26.06.2014 10 |
Ist das jetzt das Ende der Amtsstube?
durch eine verstärkte Digitalisierung müssen neue
Herausforderungen bewältigt werden:
– Komplexität
– Geschwindigkeit
– Mengen und Größenordnungen
– Kultur der digitalen Welt
in der Vergangenheit haben wir Papierprozesse
digitalisiert und
elektronische „Anbringen“ umgesetzt
neue Methoden und neue Devices
verlangen andere Lösungen
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Rahmenbedingungen
IKT Budget des Bundes!
Kein übergreifendes
E-Gov/Projekt Budget,
Einsparungen durch IKT
sind nicht im Projektbudget
lukrierbar
sinkende Budgets
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411 Mio (2011)
394 Mio (2012)
390 Mio (2013)
ab 2016 nachhaltig minus 82 Mio jährlich
geplant Einsparungspfad
des Bundes -
tatsächlich heuer bis 30%
Rahmenbedingungen – Personal!
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Rahmenbedingungen – Personal!
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Warum ein neuer ELAK/Arbeitsplatz?
ELAK ist in die Jahre gekommen
Weiterentwicklung
– JETZT: Papier/Prozesse -> digitalisiert
– KÜNFTIG: digitalisierte Papierprozesse -> digitale Welt
demografische Entwicklung
– Digital Natives
– Wissensgap zwischen älteren und jüngeren MitarbeiterInnen
– Wettbewerb um die besten Köpfe – Was bietet die
Verwaltung?
neue Arbeitsformen etablieren sich laufend
– Mobilität
– Life balance
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Duale
Zustellung Portal
zB. HELP.gv.at,
USP.gv.at, Wien.gv.at etc.
zB. ELAK, Register ( ZMR, GWR,
Vollmachtsregister, Adressregister),
Finanz Online, sonstige Fach-
anwendungen etc. www.bka.gv.at/zustelldienste
1 2 3
Fachanwendung
/ Backoffice
Heute: input – output Prozesse
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Duale
Zustellung Portal
zB. HELP.gv.at,
USP.gv.at, Wien.gv.at etc.
zB. ELAK, Register ( ZMR, GWR,
Vollmachtsregister, Adressregister),
Finanz Online, sonstige Fach-
anwendungen etc. www.bka.gv.at/zustelldienste
1 2 3
Fachanwendung
/ Backoffice
Heute: input – output Prozesse
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Künftig: Verwaltung in der Interaktion
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Partizipation
im Prozess
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Künftig: Verwaltung in der Interaktion
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Partizipation
im Prozess
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Wissens- statt Aktenmanagement
Flexibilisierung der Arbeit
Attraktivität des Verwaltungsarbeitsplatzes
vernetzt statt linear
Rechtssicherheit bewahren
Transparenz ist die Regel und nicht die Ausnahme
Wissen teilen, kommentieren und verwerten („ich
habe 4711 Freunde, denen gefällt das!“)
Balance zwischen Sicherheit, Flexibilisierung,
Mobilität und Geschwindigkeit
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Einfache
Bedienung
Management-
Cockpit
für Führungskräfte
Zielsetzung
ein gemeinsames,
kostengünstiges und
einfaches ELAK System für
– alle Bundesministerien
– alle übrigen Dienststellen und Behörden
– alle kleinen Organisationseinheiten
Serviceorientierung für Bürgerinnen und Bürger und
Unternehmen
Schnittstelle zu bzw. Integration in Fachanwendungen
Grundfunktionen sollen als Basisbausteine zur Verfügung
stehen
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Zusammenhang -
Regierungsprogramm und Projekt
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•Nutzung von Verwaltungsdaten
•Beschleunigung von Verwaltungsabläufen
•One-Stop Verfahren
•Verfahrensmonitoring
01 Wachstum und Beschäftigung für
Österreich
•Informationsfreiheit statt Amtsgeheimnis
•verfassungsgesetzlich angeordnete Pflicht Informationen von allgemeinem Interesse der Öffentlichkeit zur Verfügung zu stellen (OGD)
07 Staatsreform und Demokratie –
Partizipation
•Bündelung von Aufgaben -> einheitliche übergreifende Prozesse
•durch strategische Nutzung von IKT soll Verwaltung effizient und bürgernah gestaltet werden
07 Staatsreform und Demokratie – Moderner Staat
Elektronischer Dienstleister
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Projektverlauf
Funktionelle Anforderungen
erstellen
Ausschreibungs-
/Evaluierungskatalog
erstellen
Bestehende
Module
evaluieren
Start durch
Präsidialisten
Rechtlichen
Änderungsbedarf erarbeiten
Organisatorische Rahmenbedingungen und
Verwaltungsarbeitsplatz der Zukunft erstellen
Adaptierungs-
konzept
erstellen
Ausschreibungs-
unterlagen
erstellen
Bestehendes
Modul
adaptieren
Ausschreibung durchführen
und Modul in Betrieb
nehmen
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Bestehendes Modul kann adaptiert werden
Bestehende Module können nicht adaptiert werden → In die Ausschreibung mitaufnehmen
…
…
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Okt. 2013 Regierungsprogramm
technische Anf.
erstellen
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Kerngruppen
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Detailausarbeitungen in
Kerngruppe durchführen
Management Instrumente
(BMASK-Fischer)
Intuitive Bedienung inkl. Alltagsbegriffe (BMLFUW-Unger)
Informelles und mobiles Arbeiten (VfGH-Kandlhofer)
Wissens-management (BMLVS-Dotter)
Kostenfaktoren/ -steuerung
(BMLVS-Hübsch)
formelles Arbeiten
(BMBF-Moser)
Ergebnis: Organisationskonzept
Adressiert den Arbeitsplatz der Zukunft – nicht nur
einen neuen ELAK
Umfasst:
– Formelles Arbeiten
– Neue Kommunikationsmöglichkeiten (informelles Arbeiten)
– Managementsteuerung
– Wissensmanagement
– Kostenfaktoren
Organisationskonzept und Rahmen
für die rechtliche, organisatorische
und technische Ausgestaltung
27. März 2014 abgenommen
Auftrag für Phase 2 erteilt
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Details aus den Kerngruppen – 1/6
Formelles Arbeiten
– Umfasst dokumentbasiertes Arbeiten (ELAK) und Fachapplikationen
– Basiert auf einem Workflow System
– Unterstützt als Assistent (nicht als Polizist)
– Unterstützt die Citizen-to-Government Interaktion
– Einfache Umwandlung von informellen in formelle Elemente - jederzeit
Nur ein Geschäftsfall-Typus: AKT?
NEUE Geschäftszahlensystematik – keine inhaltliche Bedeutung: Eindeutige ID / lfd. Nr. / Jahr
Entfall des klassischen Aktenplans
Akten beliebig miteinander verknüpfbar
Prozessstadien: Bearbeitung – Genehmigung – Ablage
– Optional: Abfertigung – Information/Stellungnahme
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„Strukturwandel“
Metainformationen MUSS MUSS
Nummernsystem - MUSS
Zugriffsrechte (Gruppen) KANN MUSS
Prozess (Workflow) KANN KANN
Unterschriften - KANN
Nachvollziehbarkeit (Versionierung)
KANN MUSS
Archivierung - MUSS (wenn archivwürdig)
Externe Beteiligung (BürgerInnen)
KANN -
Info-Objekt
Mögliche Informations- Objekt Typen: • Textdokument • E-Mail • Chat • Tondokument • Videodokument • WIKI • Teamroom Freier Status Gesicherter Status
freies
Info-Objekt
(GZ#)
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Entfall des Aktenplan
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Details aus den Kerngruppen – 2/6
Informelles Arbeiten
– Alle Tätigkeiten außerhalb normierter Verfahren
– „Soziales Verwaltungsnetzwerk“ (SVWN) wie Enterprise Social Network (ESN) mit Funktionen wie Profile, Newsroom, Forum, DMS, Teamroom, Wikis, ….
– Ziele: E-Mail als Leitmedium ablösen
– Wissensarbeit ermöglichen
Persönliches Cockpit – Mehrwert für die tägliche Aufgabenerfüllung
Suchfunktion – VW-einheitlich, umfassend, behördenübergreifend, fehlertolerant, lernend, Thesauri-unterstützt
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Details aus den Kerngruppen – 3/6
Potentielle Module soziales Verwaltungsnetzwerk
Enterprise Search Organisationsübergreifende Suchfunktion
DMS Dokumentenmanagement
Wissensdatenbank Datenbank mit Organisationswissen, Ideen, Problemlösungen, …
Wiki Benutzergetriebene Wissensplattform
Newsroom Für abonnierte Themen, konfigurier- und filterbar nach sozialem
Netzwerk und/oder Tagging
Projektraum (Teamroom)
Arbeitsumgebung für ausgewählte Gruppe zu einem Thema bzw.
Dokument
Meeting Space Vor-/Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen
Forum (Öffentliche) Diskussion und Bearbeitung eines Themas
Tagging Markieren und Interessensbekundung
Umfragen/Diskussionen Zur raschen Erfassung von Meinungen und Fakten
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Details aus den Kerngruppen – 4/6
Querschnittsfunktionen
Eine elektronische Plattform für sämtliche Verfahren – extern und intern
– Bürger/-innen: „Meine Behördenseite“
• Elektronisches Postfach
• Bezahlmöglichkeit
– „VW-Mitarbeitende: „Mein Arbeitsplatz“
Integration relevanter Applikationen
Single Sign On / Gesicherter Zugang
Veränderbar: Erledigungen bis zur Abfertigung, alles andere bis Genehmigung
Änderungen an Akten müssen nachvollzogen werden können
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Details aus den Kerngruppen – 5/6
Leichter verständliche Alltagssprache, z.B.:
– Statt Votum Zusammenfassung,
– Statt EB Stellungnahme
Bedienbar wie Tablet oder SmartPhone
Module beziehbar über Verwaltungs-AppStore
Schulungsaufwand minimieren
Management Cockpit für Führungskräfte
– Daten aus operativen Primärsystemen
– Individuelle Quellen
– Vergleichsparameter
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Management Cockpit
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Details aus den Kerngruppen – 6/6
Wissensverlust ist künftig ein Kostenfaktor → Wissen dokumentieren, bereitstellen, abrufbar machen
– Wildwuchs an Wissensplattformen verhindern
Liste der Kostenfaktoren und –treiber
– Sicherheit
– Hochverfügbarkeit
– Betriebsführung
– Zugriffszeiten
– Support: Kernzeiten
– …..
Erfordert Kompromisse zwischen (technischem) Optimum und Finanzierbarkeit
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Kurzfristiger Zeitplan
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Einberufung §8 Kommission
Nominierung des Arbeitsteams
Bestimmung der Struktur des Lastenheftes und Auswahl des Werkzeuges
Kic
k-O
ff
Ph
ase
2
Arbeit am Lastenheft
Mitte Juni
Umfrage und Diskussionstool online E
nd
e 2
01
4
Online-Befragung der
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
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Link: https://www.umfrageonline.com/s/edi
Screeny von Online-Fragebogen
Feedback-Prozess – Online-Umfrage
Anzahl der TN (bis 15.5.2014): 1929 Personen
Anteil der Arbeitszeit für formelles Arbeiten (ELAK,
SAP PM, …)
¾ verwenden weniger als 25 % ihrer Arbeitszeit für E-
Mail-Bearbeitung
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Knapp 80 % befürworten ressortübergreifende
Wissenplattformen
„Skill-Datenbank“ –
Qualifikationen/Fähigkeiten/Erfahrungen anderer
Mitarbeiter/innen zentral verfügbar:
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Feedback-Prozess – Online-Umfrage
Externer Zugriff auf E-Mail und Anwendungen –
zuhause und unterwegs:
Vorteilhaft?
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Feedback-Prozess – Online-Umfrage
Feedback-Prozess – Online-Umfrage
Top-5 Social Network
Funktionen
– 63 %
Wissensdatenbank
– 47 % Wiki
– 35 % Projektraum
– 34 % Enterprise
Search
– 34 %DMS
Top-3 Favoriten für
persönlichen
Arbeitsplatz
– 73 % Postfach
– 70 % ein zentraler
Arbeitsvorrat
– 63 % Fristen-
Monitoring
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Abstimmungs- und Diskussionsplattform
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Link: http://www.discuto.io/consultation/1264
Abstimmungs- und Diskussionsplattform
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Link: http://www.discuto.io/consultation/1264
Stand 7. Mai:
1.540 lesende Teilnehmende
62 Teilnehmende
2.560 Votes
258 Kommentare
Abstimmungsplattform: Auswertung
106 diskutierte Absätze
101 werden zugestimmt
5 müssen weiter diskutiert werden
95%
5%
Zustimmung / Ablehnung
Zustimmung
Ablehnung
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Bern - Ledinger | 26.06.2014 47 |
Wir brauchen neue Formen der Zusammenarbeit
Danke für Ihr Interesse!
Bundeskanzleramt
Ballhausplatz 2
1014 Wien