[DE] Vortrag: eAkte - Das ECM-System ist nur die halbe Wahrheit | Dr. Ulrich Kampffmeyer | PROJECT...

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

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Breitenfelder Straße 1720251 Hamburg 1

Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit.

Dr. Ulrich KampffmeyerBerlin, 17.04.2012

IBM als End to End Service Provider für die eAkte in der öffentlichen Verwaltung

Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit. PROJECT CONSULT Dr. Ulrich Kampffmeyer 2

Agenda

1. Klärung: Was ist ECM?

2. Anwendung: ECM, elektronische Akte und Vorgangsbearbeitung

3. Betrieb: Von Inhouse bis Cloud

4. Nutzen: Wann rechnet sich ECM?

5. Wandel: Die organisatorische Herausforderung bleibt

6. Zukunft: Information im Überfluss, immer und überall

„Enterprise-Content-Management (ECM) umfasst

die Methoden, Technologien und Werkzeuge zur

Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung

und Bereitstellung von Content und Dokumenten

zur Unterstützung organisatorischer Prozesse im

Unternehmen.“

ECM: Definition

“Enterprise Content Management (ECM) is the

strategies, methods and tools used to capture,

manage, store, preserve, and deliver content and

documents related to organizational processes.

ECM tools and strategies allow the management

of an organization's unstructured information,

wherever that information exists.”

AIIM Association for Information and Image Management International, 2010

1Klärung:ECM Enterprise

ContentManage-ment

AIIM Modell für ECM

CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

WF/BPM

DMCollabMANAGE

Document Management• Checkin/Checkout• Versionsmanagement• Suchen und Navigieren• Visualisierung

MANAGECollaboration• Gemeinsames Editieren• Wissensbasen • Whiteboards • Videoconferencing• Informations-

zusammenführung

MANAGEWeb Content Management• Editieren und Gestalten• Publikationsprozess• Konvertierung• Sicherheit• VisualisierungMANAGE

Records Management• Ablagesystematik• Indizierung und Thesaurus• Aufbewahrungsfristen• Meta-Daten• Archivverwaltung

MANAGEBusiness Process Management• Ablauf- und Aufbauorganisation• Prozessdesign• Vorgangsbildung• Routen• Mitzeichnung• Paralleles und sequentielles

Bearbeiten• Wiedervorlage, Fristen• Kontrolle• Protokollierung

DitributionSecurity Technologies

Transformation

• PapierViewer

• Digitales Fernsehen• Digital Signature• KonverterPublishing

• Syndication

• Compression

• Datenübermittlung mittelsEDI, XML u. anderer Formate

• CD / DVD

• PDF

• Email und Fax• Digital RightsManagement/Watermark

• XML

• E-Business-Portale• Personalization

• Internet, Intranet, Extranet• PKI• COLD/ERMLayout/Design

DitributionSecurity Technologies

Transformation

• PapierViewer

• Digitales Fernsehen• Digital Signature• KonverterPublishing

• Syndication

• Compression

• Datenübermittlung mittelsEDI, XML u. anderer Formate

• CD / DVD

• PDF

• Email und Fax• Digital RightsManagement/Watermark

• XML

• E-Business-Portale• Personalization

• Internet, Intranet, Extranet• PKI• COLD/ERMLayout/Design

Security as ECM Infrastructure

Output

• Sichere Archivierung• Posteingang• Vorgangsbearbeitung• Elektronische Rechnung• E-Mail-Management• Dokumentenmanagement• Zusammenarbeit• Elektronische Akte• Prozessautomation• Schnelles Finden• Sicherheit für Dokumente• Erfüllung Rechtsvorgaben

ECM im Deutschen: Es geht um…

Wo ist die elektronische Akte?

CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE WCM

WF/BPM

Collab

eAkteRM

MANAGE

Zwischen deutschen und englischen Begriffen

Elektronische Akte

Vorgang

Vorgangsbearbeitung

Records Management

Dokumentenmanagement

Case Management

Prozess

Business Process Management

Workflow

Anwendung:2VORGANGS-BEARBEITUNG

ELEKTRONISCHE AKTE

Aktenplan und elektronische Akte

Ziel: Identifizierung und Klassifikation jedes Objektes im Aktenplan. Beliebig tiefe Hierarchie.

Ziel: Ablageort und Navigation. Die Objekte sind in Akten zusammengefasst. Dreistufiger Aktenplan.

Elektronische Akte: Statisch

Ziel: Vordefinierte Struktur. Einordnung der Objekte nach Inhalt und/oder Dokumentenklassen.

Elektronische Akte: Struktur und Visualisierung

Elektronische Akte und Vorgänge

Ziel: Akte als Zusammenfassung von Vorgängen. Objekte liegen in Vorgängen.

Elektronische Akte: virtuelle Sichten

Ziel: Durch Klassen, Berechtigungen und Objekteigenschaften erzeugte Sichten von Objekten.

Sicht A

Sicht B

Sicht C

Sicht D

Der Unternehmens-Trend 2012: Cloud Computing

3BETRIEB:VON INHOUSE BIS CLOUD

Das ECM System ist nur die halbe Wahrheit. PROJECT CONSULT Dr. Ulrich Kampffmeyer

Cloud Computing

The Cloud

Infra-structure

as a Service

Platform as a

Service

Software as a

Service

Amazon Elastic Compute Cloud (EC2)

Microsoft AzureAmazon SimpleDBAmazon Simple Queue Service (SQS)Amazon Simple Storage Service (S3)PayPal

Microsoft Office 365Google AppsSalesforceBox

Sichere Auslegung von eAkte-Systemen

Archivoperativ

ArchivSicherung

Inhouse Outhouse

Archivoperativ

ArchivSicherung

Archivoperativ

ArchivSicherung

Eigen-Anwender

Eigen-Anwendermit outge-sourctemSicherheits-archiv

SaaS & Outsourcing

Argumentation Inhouse versus Outsourced

Inhouse OutsourcedDokumente verbleiben im Haus Einsparen von Mitarbeitern?

Jederzeit Zugriff auf Dokumente Einsparen von Ressourcen?

Rechtsicherheit und Datenschutz Flexibilität

Kosten(Einmalinvestition, Wartung und Personal)

Kosten(Kontinuierlich für Verarbeitung und ggf. Zugriff)Kostenreduzierung bis zu 50%

Mehr Effizienz

Keine aufwendige IT

ECM nicht in der Cloud?!

Der Einsatz von Enterprise Content Management und der elektronischen Akteist wirtschaftlich!4WANN

RECHNET SICH ECM?

NUTZEN:

… aber wie die Wirtschaftlichkeit seriös berechnen?

Verfälschung von Wirtschaftlichkeitsaussagen

• Ansatz kalkulatorischer Kosten- und Erlösgrößen anstatt Ausgaben- und Einnahmengrößen

• Vernachlässigung von Planungs-, Wartungs-, Beratungs-, Vorsorge- und Umstellungsaufwänden

• Überbetonung der Hardwarekosten und zu niedriger Ansatz der Software- und Dienstleistungskosten

• Vernachlässigung der Leistungsseite• Vernachlässigung langfristiger Folgewirkungen• Vernachlässigung von Überwälzungseffekten durch

zu engen Betrachtungswinkel

Zu erwartender Nutzen durch die neue Lösung

Ein Problem der Einführung von Enterprise Content Management ist, das viele Nutzeneffekte keine direkten Kosteneinsparungen, sondern zu bewertende qualitative Faktoren sind.

Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts-verbesserungen

• Reduktion Personalkosten- Ablegen- Suchzeiten- Ausgeben- Kopieren- Transportzeiten- Archivunterhalt- keine Mehrfachablagen- Telefonate / Fax- Bearbeitungszeiten- Rückstellzeiten

• Reduktion Infrastrukturkosten- Archivsysteme- Bürohilfsmittel

• Reduktion externe Kosten- Mikroverfilmung- Kopierkosten- Porti / Transport

• Reduktion Raumkosten

• Kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten• Direkter Informationszugriff mit unterschiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien• Mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung• Breitere Informationsbasis• Höhere Produktivität durch schnellere Rückgriffe• Hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für mehrere Benutzer • Höhere Sicherheit• Mehr Transparenz, bessere Steuerung• Keine Fehlablagen • Erhöhter Datenschutz durch kontrollierte Zugriffsberechtigung• Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitspeicherung

Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkte

Das weitaus höhere Potenzial

Eher gering

Nutzenkategorien von DMS-Lösungen

ROI & SUCCESS STORIES

Sucess-Stories

Zahlreiche Success-Stories der Anbieter belegen die Wirtschaftlichkeit von ECM:

• 25% Zeitersparnis im Case Management• 250.000 € jährlich durch die Ablösung des

Papierarchives gespart• ROI bei Electronic Invoice Capturing in nur

3 Monaten• Workflow beschleunigt Costumer Response von 2

Tagen auf 1 Stunde

• usw.

Helfen da noch Milchmädchenrechnungen?

Milchmädchenrechnung …

• Ein Versicherungsunternehmen hat 1000 Mitarbeiter und arbeitet mit Papier, Fachanwendung und E-Mail

• 1000 Mitarbeiter arbeiten 8 Stunden an 240 Tagen im Jahr, macht 1.920.000 Stunden

• 1000 Mitarbeiter kosten bei Vollkostenrechnung, sagen wir 50.000 € im Mittel, macht 50.000.000 € (50 Millionen) im Jahr

• Nehmen wir an, jeder Mitarbeiter spart nur 20 Minuten am Tag (1/24 der Arbeitszeit) durch die elektronische Akte und das elektronische Archiv, macht im Jahr 72.000 Arbeitsstunden oder 2.083.333 € (2 Millionen) sowie durch Abschaffung des Papierarchivs 200.000 Ersparnis.

• Das ECM kostet mit Lizenzen, Hardware und Einführung, sagen wir einmal 3.000.000 € (3 Millionen), bringt also den ROI nach 1,4 Jahren

Milchmädchenrechnung helfen nicht weiter

Die Kostenersparnis beträgt nur 4%.

Diese 4% der Kosten werden nur dann gespart, • wenn 40 Mitarbeiter entlassen werden und • die Kosten für den Betrieb nicht höher als die

übrigen Einsparungen (Papier, Raum,…) sind,• von den Einführungs- und

Übergangsbetriebskosten in einer Organisation mit 1000 Mitarbeitern einmal ganz zu schweigen.

Wirtschaftliche Vorteile der eAkte

• Führt Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammen

• Strukturiert die Ablage datenbankgestützt• Ist übersichtlich, frei einrichtbar und immer aktuell• Bedient verschiedene Sichten entsprechend den

Berechtigungen• Führt ein Protokoll über die Bearbeitsschritte und

die enthaltenen Dokumente mit• Verwaltet Wiedervorlagen und Fristen• Integriert Daten aus Anwendungen und läßt sich

aus anderen Anwendungen starten

Die eAkte für alle Informationsarten

…E-Mail Word PDF Scan Excel Web SMS Präsentation Daten

Ziel: Alle Informationen mit dazugehörigen Daten im Kontext visualisiert!

ECM neu definiert

Wenn Enterprise Content Management im Informationsmanagement aufgegangen ist und das Akronym ECM wieder frei wird, dann werden wir es für

ENTERPRISE CHANGE MANAGEMENT

benutzen!5WANDEL:DIE ORGANISATORISCHE HERAUSFORDERUNG BLEIBT

Organisation vor Technik

StrategieZiele und Rahmenbedingungen

OrganisationVorgehensweisen und Reihenfolgen

TechnikEinzusetzende (technische) Mittel

Technik allein hilft nicht

Strategie vor Organisation,Organisation vor Technik ...

aber der Mensch im Mittelpunkt !

Strategie

Mensch

Organisation Technik

Rasante Entwicklung

Web 3D6 ZUKUNFT:

INFORMATION IM ÜBERFLUSS,IMMER UND ÜBERALL

Informationsüberflutung

Wir leiden an einer Informationsüberflutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen.

Die systematische Erschließung der exponentiell wachsenden Information muss geplant, umgesetzt und regelmäßig kontrolliert werden.

Abhängigkeit…

Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und Richtigkeit von elektronischer Information wächst ständig. Ganze Bereiche unseres öffentlichen Lebens, unserer Wirtschaft und unserer Verwaltung arbeiten nur noch mit elektronischer Information. Ist sie nicht verfügbar, sind wir nicht arbeitsfähig – oder in Zukunft – nicht überlebensfähig. Die Frage nach der Verfügbarkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit von Information ist längst eine Existenzfrage geworden.

Enterprise Search vs. Records Management

Suchen in chaotischen Datenbeständen„Enterprise Search“

Ordnung schaffen„Records Management“

Enterprise Search vs. Records Management

Thesen• Enterprise Search ist der „natürliche Feind“ von

geordneter, datenbankgestützter und mit Metadaten versehener Schriftgutverwaltung.

• Die Erwartung ist, alles über eine einfache Suche in einem Feld zu finden – die aufwändige facettierte Suche ist out!

• Die Automatische Klassifizierung ist der Schlüssel zur Überwindung des Flaschenhalses der Informationserfassung.

• Compliance-Anforderungen sind zur Zeit die letzte Bastion des klassischen Records Managements

Gesellschaftliche Herausforderung

• Die Informationsgesellschaft wird von Software getragen, gesteuert und manipuliert.

• Informationsverfügbarkeit verändert soziale Schichtung.

• Die Beschleunigung beeinflusst und beeinträchtigt uns zunehmend.

• Ein neuer Mensch – oder ein neues Menschenbild? – steht am Horizont:

„Homo socialus electronicus“

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Vielen Dank!

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Die eAkte in der öffentlichen Verwaltung

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