Post on 25-Jan-2015
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eEvolution DMS Dokumenten Management & Office Produktivität Dipl. Ing. Jens Hampl
Dokumenten Management auch DMS Dokumenten Verwaltungssystem …bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. …in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen …und wird in einem erweiterten Sinn auch als Branchenbezeichnung verwendet. Quelle: Wikipedia 2013
Enterprise-Content-Management ECM ist ein modernes Kunstwort. - Enterprise steht für eine von allen Berechtigten nutzbare Lösung. Gilt auch für Unternehmen im weitesten Sinne - private Projekte, Vereine, Anstalten des öffentlichen Rechts - Content steht für beliebige Inhalte in elektronischen Systemen. - Management steht für die Verwaltung, Verarbeitung und Kontrolle
Was kennzeichnet bisherige DMS Systeme?
Die Verwaltung von Dateien in
Netzwerken
Systeme sind dokumentenorientiert
Zugriff, Verwaltung und Darstellung
erfolgen auf Basis von
Dokumentenmerkmalen.
Organisatorische Gesichtspunkte
wie gemeinsame Arbeiten mit Dokumenten und das Einbinden in
Prozesse etc.
spielen bei den klassischen Produkten keine Rolle!
Und was brauchen die Unternehmen heute?
Versionsmanagement
und selbstbeschreibende
Dokumentenobjekte
Bildung von
Dokumentengruppen /
Containern
gemeinsames Arbeiten
mit Dokumenten /
Einbinden in Prozesse
Wer setzt DMS ein und wer noch nicht?
…ist ein wichtiges Softwareinvestitionsfeld
geworden ist
… auch bei kleinen und mittelständischen
Unternehmen
…. 56% der Unternehmen setzen aktuell
eine DMS-Standardsoftware ein.
…ca. 3 % setzen Eigenentwicklung ein .
Quelle: RAAD Research | 25.02.2009
Quelle: IDC‘s Document Management Thought Leadership Survey, Feb. 2012
Versteckte Prozess Potentiale
eEvolution DMS als Standard Lösung !
eEvolution DMS als weiteres Modul
Reiter in eEvolution Modulen
Connect Fenster für Aktionen
Drop Zone - einfache manuelle Ablage
Deskbar – einfaches Suchen
eEvolution DMS Reiter!
eEvolution DMS Connect!
Aktionen zum Auftrag / Kunden, Bestellungen, Produktion, Service, NUG - Favoriten, Verlauf, schließt sich von allein nach einiger Zeit, zentral für alle Clients konfigurierbar (user configuration manager)
eEvolution DMS Drop Zone!
Manuelle Ablage von beliebigen Dokumenten durch drag & drop
eEvolution DMS Deskbar!
Freie Suchmöglichkeit im eEvolution DMS Kontext
Ablage der Dokumente im eEvolution DMS Sharepoint
Ablage der Dokumente im eEvolution DMS Sharepoint
Lizenzierung
eEvolution DMS / eEvolution DMS Connect / Templates eEvolution DMS, Serverlizenz 4.950,00 € eEvolution DMS, Nutzerlizenz 100,00 € eEvolution DMS Connect, Basissystem inkl. Designer-Modul 1.850,00 € eEvolution DMS Connect, Nutzer Lizenz 50,00 € eEvolution DMS Connect - Office Productivity Kit Serverlizenz, benötigt eEvolution DMS Connect 1.250,00 €
eEvolution DMS / eEvolution DMS Connect / Templates eEvolution DMS, Small Business Edition 10 Dokumenten Management Software 3.875,00 € eEvolution DMS, Small Business Edition 20 Dokumenten Management Software 5.900,00 € eEvolution DMS Connect, Small Business 10 Office Productivity Kit 2.250,00 € eEvolution DMS Connect, Small Business 20 Office Productivity Kit 3.600,00 €
eEvolution DMS / eEvolution DMS Connect / Templates eEvolution DMS Application Template 750,00 € eEvolution DMS Branchen Template Handel 750,00 € eEvolution DMS Branchen Template Service 750,00 € eEvolution DMS Branchen Template Produktion 500,00 € eEvolution DMS Branchen Template NUG
Weitere Templates werden in 2013 erstellt:
eEvolution DMS Branchen Template REWE
eEvolution DMS Branchen Template Technischer Handel / eCommerce…
LIVE DEMO durch David Crowder
So gelingen DMS Projekte
Aufgaben-, Ziel-, Kennzahlen definition
So gelingen DMS Projekte
Bestimmung von Begriffen und Inhalten
So gelingen DMS Projekte
Situationsanalyse erstellen
Welche Dokumente liegen vor? Woher kommen die Dokumente? Welche Ablagesystematiken gibt es? Um welche Mengen wächst der Bestand?
Welche Verbesserungen sind möglich? Wer hat von welchen Standorten aus Zugriff auf die Dokumente, wer liefert überhaupt welche? (Quelle: pixelio)
So gelingen DMS Projekte
Fachkonzept erstelle & Inhalte abstimmen - Fachliche Beschreibung des künftigen Zustands (etwa digitale Akte). - Technische Auswirkungen des Vorhabens, nötige Maßnahmen. - Definierte Aktenstruktur mit Dokumenten und Metainformationen. - Relevante Abläufe und Vorgänge. - Zugriffsberechtigungen / Zeitplan
So gelingen DMS Projekte
Systematische Kriterien Auswahl
So gelingen DMS Projekte
Umsetzung, Test, Pilotierung
So gelingen DMS Projekte
Übernahme in Produktivbetrieb
Prüfung des ROI Versprechens / kontinuierliche Überwachung der Kennzahlen
Kümmern Sie sich um Ihr DMS Projekt! Vielen Dank - Jens Hampl hampl@eevolution.de