inPointVertragsverwaltung

Sichere und effizienteVertragsverwaltungfür alle Branchen

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MEHR EFFIZIENZIM VERTRAGSWESEN

Gender Erklärung: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird in dieser Broschüre die Sprachform des generischen Maskulinums angewendet. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.

inPoint VERTRAGSVERWALTUNG

Behalten Sie mit inPoint Vertrags-verwaltung den Überblick über alle Verträge.

Verbessern Sie die Zusammenarbeit bei der Vertragsentwicklung zwischen Mitarbeitern und externen Beratern.

Handeln Sie rechtzeitig, bevor Kosten wegen Fristversäumnis entstehen.

Schützen Sie sensible Dokumente vor unbefugtem Zugriff und Verlust.

Intuitive Bedienung auf Computer, Notebook, Tablet und Smartphone.

Binden Sie bei Bedarf Daten von Geschäfts- und Vertragspartnern aus anderen Applikationen ein.

ERSTELLEN

Verträge einfach über Vorlagen erstellen, im Team rationell bearbeiten und digital freigeben.

Dokumente und Daten von Drittsystemen importieren.

VERWALTEN

Normierte Ablagestruktur oder eigene Ablagemodelle verwenden.Akten und Dokumente mit Suchformular oder via Volltextsuche finden.

Konsistente Verträge durch Versionsmanagement.

Agieren, statt reagieren mit Fristenverwaltung und Wiedervorlage.

SICHERHEIT

Zugriffsrechte bis auf Mitarbeiter und Dokumentenebene einstellbar.

COMPLIANCE

Dokumente über den gesamten Lebenszyklus vor Verlust und Zerstörung schützen. Schuldbefreiung durch Beweiskette in der Dokumentation.

MOBILITÄT

Im Offline Modus Digitale Verträge auf Geschäftsreise mitnehmen und Änderungen bei Rückkehr automatisch synchronisieren.

SYSTEMPFLEGE

Änderungen an Archivstruktur und Funktionen mit wenigen Mausklicks einfach zu realisieren.

D I E E I N FA C H S T E A RTD E R V E RT R A G S V E R W A LT U N G

Am Zustandekommen eines Vertrages sind viele

Personen beteiligt. Externe Rechtsberater, Behörden

und interne Fachabteilungen. Jeder Vertrag wird von

unzähligen E-Mails begleitet und widersprüchliche

Vertragsmutationen mit unklaren Zugriffsrechten

führen zu kaum nachvollziehbaren Erstellungsprozessen.

Mit inPoint Vertragsmanagement wird der gesamte

Erstellungs- und Pflegeprozess transparent und

effizient. An der Vertragserrichtung beteiligte interne

und externe Personen können in Echtzeit Dokumente

erstellen und während der gesamten Laufzeit verwalten.

Der bidirektionale Datenaustausch mit Drittlösungen

sorgt für die notwendige Datenkonsistenz.

inPoint Vertragsmanagement versendet Erinnerungen

zu Terminen und kann so hohe Folgekosten wegen

Fristversäumnissen verhindern. Selbstverständlich sind

alle Dokumente revisionssicher abgelegt und ein

ausgeprägtes Berechtigungsschema schützt sensibel

Daten und Dokumente vor Missbrauch und Verlust.

Das integrierte Berichtswesen ist geeignet,

um ein wirksames Vertragscontrolling zu gestalten.

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Vertragspartner

Rechtsberatung

Behörde

EXTERN

Finanz/Controlling

Geschäftsleitung

§

€

Fachabteilung

inPoint

VERTRAGSVERWALTUNG

ORGANISATION

D I E E I N FA C H S T E A RTV E RT R Ä G E Z U V E R W A LT E N

Der Wechsel zu anderen Unternehmensarchiven, sowie zur persönlichen Ablage ist auf Knopfdruck möglich. Entsprechend Ihrer Datenschutzpolitik können Daten und Dokumente temporär mit anderen Personen (Gruppen) in der Begegnungszone (geteilter Bereich) gesehen und/oder bearbeitet werden.

NAVIGATIONDie Aktenstruktur ist hierarchisch organisiert. Bei Akten mit Unterordnern wird die aktuelle Position im Pfad angezeigt.

VOLLTEXTSUCHEDie Volltextsuche ist extrem schnell und bietetDrill-Down Funktionen zum Verfeinern der Trefferliste.

DASHBOARD Alle Eckdaten zum Vertrags-Partner auf einen Blick. Bei der Anlage eines neuen Vertrages werden alle Unterordner automatisch angelegt.

Das Dashboard lässt sich an die eigene vertraute Organisation anpassen. Stamm- und Bewegungsdaten können zudem über Schnittstellen aus Drittlösungen übernommen und laufend bidirektional synchronisiert werden.

Gerne geben wir Auskunft, ob auch Ihre Drittlösungangebunden werden kann.

STARTHier wird der schnelle Zugriff auf persönliche Favoriten (häufig genutzte e.Akten und Dokumente sowie Suchergebnisse, Feeds und Aufgaben möglich

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SUCHEFinden Sie Lieferanten und/oder Rechnungen über formularbasierende Suche und Volltextsuche

AUFGABENHier wechseln Sie inden Bereich Aufgaben, um z.B. Vertragsfreigabenentlang eines digitalen Pfades zu bearbeiten.

DOKUMENTEIn der Dokumentenablagewerden zum Dashboard gehörende Dokumente verwaltet und zur Anzeige, bzw. Bearbeitung bereitgestellt.

Über die Funktion Ablegen können neue Dokumente manuell in der aktuellen Akte abgelegt werden.

Für noch mehr Überblick können Dokumente gefiltert, gruppiert und sortiert werden.

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D I E E . V E RT R A G S A K T ED O K U M E N T E A N Z E I G E N & B E A R B E I T E N

Arbeiten sie MIT und nicht FÜR Dokumente. inPoint stellt Ihnen mit einem Mausklick alle Informationen und

Werkzeuge zur Verfügung, die Sie für rationelle und sichere Bearbeitung von Dokumenten und Geschäftsfällen benötigen.

BEARBEITENStarten Sie hier Aktionen zum angezeigten Dokument.

ANZEIGE DOKUMENTDie Dokumentenanzeige orientiert sich am gewohnten Adobe Acrobat Reader. Dadurch ist eine intuitive Nutzung möglich und die Einarbeitungszeiten für Mitarbeiter reduziert sich auf ein Minimum.

METADATENDie Metadaten zum Dokumentkönnen berechtigungsgesteuertgeändert werden.

VERSIONSVERWALTUNGWerden Dokumente geändert,erzeugt inPoint automatisch eine neue Version. Frühere Versionen sind jederzeitverfügbar.

Welche Dokumente geändert werden dürfen, ist im inPointRechtesystem einstellbar.

D I E E . V E RT R A G S A K T EF I N D E N S TAT T S U C H E N

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Neben formularbasierender Suche zu Vertragspartner, Vertragsart, usw. steht auch die Volltextsuche zur Verfügung

um nach Textinhalten zu suchen. Etwa: Zeige mir alle Verträge mit Inhalt „Bandenwerbung“ .

Filtern Sie umfangreiche Trefferlisten (Alter, Größe, Typ, ..) und sortieren Sie diese für einen besseren Überblick.

VOLLTEXTSUCHEDokumente und e.Aktenso einfach finden wie mit Google.

In der Trefferliste führen Links direkt zum Dokument oder zur jeweiligen Lieferantenakte (Dashboard).

Dokumente können sofort in der Voransicht Geöffnet werden.

LESS PAPERMORE POWER

Untersuchungen zur Folge ist der eigentliche

Bearbeitungsaufwand eines Geschäftsfalles im Vergleich

zu Transport und Liegezeiten verhältnismäßig kurz.

So splittet sich die Durchlaufzeit eines Geschäftsvorganges

mit traditionellen Methoden in:

3-5 % Bearbeitungszeit

6-9 % Transportzeit

88-91% Liegezeit durch Mitzeichner, Urlaube, Krankheit u.Ä.

Abhilfe bieten elektronisch unterstützte Workflowsysteme.

Zu bearbeitende Dokumente und Informationen werden

nach einem bestimmten Regelwerk elektronisch von

Arbeitsschritt zu Arbeitsschritt geleitet woraus sich

eine Reihe von Vorteilen ergeben:

Verringerung der Durchlaufzeit

Entlastung bei Nachforschungen und Kontrolltätigkeiten

Gleichmäßigere Auslastung der Mitarbeiter

Verringerung des Bestands an unerledigten Aufgaben

Qualitätssteigerung bei der Vorgangsbearbeitung

Erhöhung der Termintreue

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D I E E . V E RT R A G S A K T EF R I S T E N U N D W I E D E R V O R L A G E N V E R W A LT E N

Schlechtes Vertragsmanagement kann Ihrer Organisation teuer zu stehen kommen.

Versäumte Fristen zwingt Ihre Organisation zu ungewollten Vertragsverlängerungen oder Strafzahlungen.

Verwalten Sie zu jeden Vertrag beliebig viele Aufgaben für unterschiedliche Mitarbeiter und Arbeitsgruppen.

inPoint wird betroffenePersonen rechtzeitigvia E-Mail über anstehende Aufgaben informieren (inklusive Outlook vcs Datei) und zusätzlich eine Aufgabe im Workflow-portal anlegen.

Nutzen Sie auch die inPointBericht Funktion um einen Überblick über alle künftigen Termine zu erhalten.

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D I E E . V E RT R A G S A K T EF R I S T E N U N D W I E D E R V O R L A G E N V E R W A LT E N

ÖFFNENStarten Sie hierden Bearbeitungsdialog

WORKFLOW COCKPITWechseln Sie innerhalbdes Portals zwischenunterschiedlichenEbenen um detaillierteInformationen über laufende und beendete Aufgaben zu erhalten.

Ob Wiedervorlage von Vertragsakten oder Freigabeprozesse für neue, bzw. geänderte Verträge:

Im Workflow Dashboard finden Sie alle wichtigen Informationen zu Aufgaben in kompakter Form.

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D I E E . V E RT R A G S A K T EF R I S T E N U N D W I E D E R V O R L A G E N V E R W A LT E N

ABSPRUNGMit einem Klick direkt in diebetreffende Vertragsakte

NACHFRAGENZusatzinformationenvon anderen Personeneinholen.

WORKFLOW COCKPITWechseln Sie innerhalbdes Portals zwischenunterschiedlichenEbenen um detaillierteInformationen über laufende und abge-schlossene Aufgaben zu erhalten.

Schlechtes Vertragsmanagement kann Ihrer Organisation teuer zu stehen kommen.

Versäumte Fristen zwingt Ihre Organisation zu ungewollten Vertragsverlängerungen oder Verwaltungsstrafen durch Behörden.

BEENDENDie Erledigung wird im Notizfeld dokumentiert Und gemeinsam mit dem neuen Status ‚ERLEDIGT‘in der Aufgabenzeileder inPoint Vertragsaktegespeichert.

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D I G I TA L W O R K F L OW M A N A G E M E N TF R E I G A B E P R OZ E S S F Ü R D O K U M E N T E

Verträge sind verbindlich und die Freigabe daher besonders sensibel. Mit dem integrierten Basis Freigabeworkflow

setzen Sie den ersten Schritt für einen transparenten und sicheren Freigabeprozess, der nach belieben erweitert werden kann.

Mit der Funktion ‚Workflow starten‘übergeben Sie das ausgewählteDokument einem digitalisiertenFreigabepfad.

Beteiligte Anwender erhaltenvon inPoint eine E-Mail Nachricht.Der enthaltene Link öffnet dasWorkflowportal mit der betreffenden Aufgabe.

Um Dokumente und Daten zu bearbeitenstehen im Sidebar Panel weitere Funktionen zur Verfügung.

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D I G I TA L W O R K F L OW M A N A G E M E N TF R E I G A B E P R OZ E S S F Ü R D O K U M E N T E

Im Workflowportal kann der Anwender die erforderlichen Teilnehmer für den Genehmigungsvorgang auswählen und starten.

Der mitgelieferte Freigabeprozess deckt Standardanforderungen ab, die im Rahmen von Projekten ausgebaut werden können.

FORTSCHRITTDer Bearbeitungsfortschrittzur aktuellen Aufgabe

DOKUMENTENLISTEAufgabenrelevanteDokumente könnenhier geöffnet werden.

BETEILIGTE PERSONENoder Gruppen werden in den Prüf/Freigabeprozesseingebunden werden.

KOMMENTAREBeteiligte Personen könnenhier Kommentare eintragen.

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D I G I TA L W O R K F L OW M A N A G E M E N TF R E I G A B E P R OZ E S S F Ü R D O K U M E N T E

Der Standardprozess erlaubt die Einbindungbeliebig vieler Personen in den Freigabeprozess.Jede Person entscheidet auf JA/NEIN undfügt Kommentar hinzu.

Wenn alle beteiligten Personen die Aufgabebearbeitet haben, wird diese an den Ersteller zurückgeliefert. Zusätzlich wird automatisch ein PDF Vorgangsprotokollerstellt und in der e.Akte abgelegt

Der mitgelieferte Standardprozess kann auf individuelle Wünsche hin angepasst werden.

ENDE

ERSTELLER

PERSON 1

PERSON 2

PERSON 3

ERSTELLER

START WFLn Freigeberauswählen

Freigeben J/N + Kommentar

Freigeben J/N + Kommentar

Freigeben J/N + Kommentar

Gesamtergebnis

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i n P o i n tT E C H N I S C H E D AT E N

Technische Leistungsmerkmale

Betriebssystem: MS-Windows Win2008R2 (bis Win2012R2)

Clientunterstützung: (OS Win7, Win8 x32 und x64)

Clients verfügbar für: Stand Alone Windows App, WebApp und als PlugIn für MS-Outlook ab 2010, MS-Office ab 2010, MS-Explorer (übergreifende Funktionen mittels Active Sync Service)

Unterstützte Datenbank: MS SQL von 2012, ORACLE von 11g

Mehrsprachig - derzeit Deutsch, Englisch, Tschechisch (weitere Sprachen auf Anfrage)

Löschschutz von Dokumenten durch Verwendung von Archivierungszeiten und Unterstützung von rechtlich sicheren Speichermedien

Authentifizierung/Rechteverwaltung basierend auf MS Active Directory / LDAP. Autorisierung und Rollen sind direkt in der inPoint Lösung konfigurierbar

Identity Server / OAuth (Open Authorization) zur sicheren API-Autorisierung für Desktop-, Web- und Mobile-Anwendungen.

Zertifizierungen: Microsoft Gold Partner, SAP Certified (Integration with SAP NetWeaver)

Hardwarezertifikate für Storage Systeme: EMC, FAST LTA, iTernity, NetApp

Technische Leistungsmerkmale - Schnittstellen

SAP S/4HANA via the SAP integration scenario S/4-BC-AL 7.20, sowie SAP NetWaever via the SAP integration scenario BC-AL 7.2

Anbindung an Microsoft Dynamics AX; BMD; CASYMIR; PENTA; AGRONIMIS; u.v.m.

NetInfo/ArcGis Integration zur geografischen netztopologischen Suche und Anzeige von Dateien (Bilder, Pläne, etc.)

Representational State Transfer (ReST)

Unterstütze Endgeräte

Android Mobile/Tablets: Chrome, IE Edge, Android Browser

iPhone/iPad: Safari, Chrome

Windows: IE Edge, Chrome, FireFox, Opera, IE11

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i n P o i n tT E C H N I S C H E D AT E N

FUNKTIONSUMFANG

Mandantenfähig mit unbegrenzter Anzahl von Dateien und Dokumenten

Wechseln Sie mit einem Klick zwischen Corporate Archive, persönlichem Archiv und Begegnungszone

Erstellen Sie eine Klammer um einen Geschäftsfall mit einer unbegrenzten Anzahl von Dokumenten wie PDF, MS-Office, Mediendateien, ...

Der bidirektionale Datenaustausch mit Drittsystemen reduziert den Aufwand für die Datenerhebung drastisch und garantiert die Datenkompatibilität

Platzieren Sie Dokumentverknüpfungen zu anderen e.Akten

Speichern Sie neue Dokumente per Drag & Drop in der digitalen Datei

Automatischer Import von Massendokumenten und Stichwortverzeichnis-XML-Metadaten (z. B. Rechnungen)

Einfache Navigation durch hierarchische Dateistruktur wie im MS Explorer

Finden Sie Geschäftsfälle und Dokumente durch Suche mit Formularen oder über die Volltextsuche

Filtern, Sortieren, Gruppieren von Dokumenten innerhalb der digitalen Akte (so einfach wie in Excel)

Markieren Sie Dateien und Dokumente als Favoriten und öffnen Sie sie mit einem Klick

Verwalten und speichern Sie bevorzugte und komplexe Suchoperationen für schnelle Wiederholung

Dokumente im mitgelieferten Quick-View-Monitor anzeigen (skalieren, drehen, anheften)

Vergleichen Sie den Inhalt von Dokumenten und lassen Sie sich Unterschiede im Highlighting Verfahren anzeigen (optional)

Erstellen Sie neue Dokumente mithilfe der integrierten Vorlagenbibliothek

Starten Sie eine neue Workflow-Aufgabe direkt mit einem Dokument (optional)

Automatisches Erstellen von Versionen im Falle der Bearbeitung und Verwaltung des kompletten Verlaufs

Wiedervorlage mit Erinnerungsdienst in Outlook als E-Mail, Kalender und Aufgabe

Zeigen Sie die Beziehung einzelner Dokumenten als Karte oder in Listenform an

Stellen Sie Dokumente anderen Benutzern vorübergehend oder dauerhaft zur Verfügung inkl. individueller Berechtigung

Informieren Sie über neue oder bearbeitete Akteninhalte über RSS Feed und direktlink zum abgelegten Dokument

Offline Funktion für selbsttragendes Archiv mit Synchronisation und Konfliktmanagement

Berichterstellung zur Auswertung von Falldaten mit dem MS SQL Report Manager

Die einfachste Artmit Dokumenten zu arbeiten

H&S Heilig und Schubert Software AGGoldschlagstrasse 87-89, 1150 WienÖsterreich

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inPoint ist eine Marke der H&S Heilig und Schubert Software AG. Microsoft, Windows, Microsoft Windows und Microsoft SQL Server sind in den USA eingetragene Marken der Microsoft Corporation.Andere Produktnamen und Logos werden zur Identifikation der Produkte verwendet und sind eingetragene Marken der jeweiligen Hersteller. Copyright 07/2016 by H&S Heilig und Schubert Software AG.Änderungen vorbehalten. Garantien für Produkte und Services werden ausschließlich in der entsprechenden, zum Produkt/Service gehörigen Garantieerklärung beschrieben. Aus dem vorliegendenDokument sind keine weiter reichenden Garantieansprüche abzuleiten. H&S übernimmt keine Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben. Rev. 2019.11